ALGEMENE VOORWAARDEN 2021
ALGEMENE VOORWAARDEN 2021
Xxxxxxxxxxxxxxxxx 000 XX - 0000 Xxxxxxxx
T: x00 (0)00 00 00 00
xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx xxx.xxxxxxxxxxx.xxx
ARTIKEL 1 : VOORWERP
De bv Kortrijk Xpo, verder genoemd “Kortrijk Xpo”, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te Kortrijk, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 000, stelt ruimte ter beschikking van de medecontractant, verder genoemd “de organisator”, die er op eigen initiatief en verantwoordelijkheid manifestaties kan in organiseren zoals tentoonstellingen, beurzen, congressen, vergaderingen, conferenties, seminaries, studiedagen, recepties, banketten, sportmanifestaties, shows, productvoorstellingen, massa-events, etc…
De overeenkomst voor de terbeschikkingstelling van de ruimte zal niet als handelshuurovereenkomst gekwalificeerd kunnen worden. Kortrijk Xpo treedt niet op als verhuurder van gebouwen maar wel als realisator van initiatieven die door de organisator worden genomen.
ARTIKEL 2 : BENAMING VAN DE HALLEN
Het complex van Kortrijk Xpo omvat de Hallen 1, 2, 3, 4, 5, 6, zaal XXL, Rambla Noord en Rambla Zuid, de beurssecretariaten de kantoorgebouwen, de magazijnen, de parkeerterreinen en parkeergarages. De terbeschikkingstelling heeft betrekking op het gebruik van de hallen en lokalen die uitdrukkelijk vermeld staan in de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ van de infrastructuur en diensten van de Kortrijk Xpo’ (hierna vermeld als ‘aanvraag tot terbeschikkingstelling’). (De vergader- en conferentiezalen van het Kortrijk Xpo Meeting Center zijn het voorwerp van afzonderlijke Algemene Voorwaarden voor vergaderzalen).
Om elke verwarring te vermijden, mag de organisator in de omgang zowel met Kortrijk Xpo als met derden, uitsluitend de hierboven geciteerde benamingen gebruiken.
Behoudens bijzondere overeenkomst, maken de lokalen en standplaatsen die binnen de hallen en in hun omgeving toegewezen zijn aan bepaalde mandatarissen of concessionarissen van Kortrijk Xpo, zoals de cateringpunten en restaurants, sanitair, vestiaires, automaten, …, geen deel uit van de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’. Dit geldt eveneens voor de keukeninrichtingen.
De organisator mag de benaming ‘Kortrijk Xpo’ slechts gebruiken om de plaats aan te duiden waar de door hem georganiseerde manifestatie plaatsvindt. Hier is verboden deze benaming op een zodanige wijze te gebruiken dat bij het publiek de indruk wordt gewekt, dat de manifestatie wordt ingericht door Kortrijk Xpo, hetzij in samenwerking met of onder bescherming van deze laatste. Evenmin mag de term ‘Stad Kortrijk’ worden gebruikt.
Het gebruik van de naam of afbeelding van de verschillende entiteiten van Kortrijk Xpo, zoals het Kortrijk Xpo Meeting Center, Kortrijk Xpo Services, Kortrijk Xpo Organizations,
… moet eveneens het voorwerp uitmaken van een expliciete aanvraag bij Kortrijk Xpo.
ARTIKEL 3 : RESERVATIE-OPTIES
Opties kunnen enkel door Kortrijk Xpo worden verleend.
Deze opties mogen slechts als verbintenis van Kortrijk Xpo worden ingeroepen als deze schriftelijk werden aangevraagd door de organisator en als deze slaan op een specifiek aangeduide hal en op een vastgelegd tijdstip.
ARTIKEL 4 : PROGRAMMA VAN DE MANIFESTATIES
De organisator mag enkel de manifestatie(s) organiseren die uitdrukkelijk vermeld is (zijn) in de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’.
Kortrijk Xpo behoudt zich het recht voor om een kandidaat-organisator te weigeren. Deze beslissing dient niet te worden gemotiveerd en kan geenszins aanleiding geven tot schadevergoeding.
Kortrijk Xpo behoudt zich eveneens het recht een exposant, die reeds door de organisator werd aanvaard, de toegang te weigeren wanneer het oordeelt dat zijn activiteiten geen enkel verband hebben met het karakter of het doel van de manifestatie of indien het toelaten van deze exposant de reputatie van Kortrijk Xpo op één of andere manier zou schaden. Deze beslissing dient niet te worden gemotiveerd en kan geen aanleiding geven tot schadevergoeding.
Wanneer de manifestatie een politiek, militair of moraliserend karakter heeft, moet de organisator er van bij zijn eerste contact nadrukkelijk naar verwijzen en moet dit als dusdanig worden opgenomen in de aanvraag.
In geval de organisator de manifestatie waarvoor hij de terbeschikkingstelling van infrastructuur en diensten heeft bekomen, niet zou inrichten, krijgt Kortrijk Xpo van rechtswege weer vrije beschikking over de hal die het voorwerp ervan uitmaakte, onverminderd de toepassing van artikel 10, dat de door organisator te betalen schadeloosstelling bepaalt.
De ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ impliceert voor de organisator ervan, dat hij zich onderwerpt aan de algemene en speciale wetten en besluiten van het Rijk, de Provincie en de Gemeente, die betrekking hebben op de uitbouw van zijn manifestatie, meer bepaald op tombola’s, verkoop van verrassingsomslagen, … . Hij kan evenwel
geen enkele schadeloosstelling eisen van Kortrijk Xpo uit hoofde van deze wetten en besluiten.
Iedere inbreuk op dit artikel zal de nietigverklaring van de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ tot gevolg hebben, zonder dat de organisator aanspraak kan maken op schadevergoeding. Hetzelfde geldt in geval Kortrijk Xpo oordeelt, dat de manifestatie haar materiële en morele schade zou kunnen berokkenen. Kortrijk Xpo hoeft de motieven van haar beslissing niet te rechtvaardigen.
Kortrijk Xpo is gerechtigd in haar exporuimte en/of lokalen tegelijkertijd diverse manifestaties te organiseren of te laten organiseren.
Te allen tijde kan Kortrijk Xpo tijdelijke of aanvullende installaties optrekken voor het organiseren van manifestaties zonder dat een organisator aanspraak kan maken op schadevergoeding.
ARTIKEL 5 : PRESTATIES EN DIENSTEN
De prijs voor de terbeschikkingstelling omvat het gebruik van de hallen en de lokalen die er uitdrukkelijk het voorwerp van zijn, evenals de volgende diensten:
• een systeem van bewaking van de buitenterreinen via een net van camera’s. Het beheer ervan gebeurt door Kortrijk Xpo.
• ter beschikkingstelling van een telruimte en beveiliging van de fondsen
• ter beschikkingstelling van een EHBO-ruimte
• ter beschikkingstelling van een crisis- en veiligheidscentrum
• ter beschikkingstelling van 3 parkeerplaatsen per gehuurde hal op de terreinen bij de gebouwen
• ter beschikkingstelling van de gemeenschappelijke zones (onthaal, doorgangen, …) onderhouden door Kortrijk Xpo
• ter beschikkingstelling van meubilair – beperkt tot een courant gebruik – in de secretariaten die bovendien zullen worden uitgerust met telefoons.
• omroepsysteem
Het omroepsysteem wordt gratis ter beschikking gesteld van de organisator gedurende de ganse duur van de manifestatie, vanaf de eerste opbouwdag tot de laatste ontruimingsdag.
Alle overige kosten met betrekking tot de manifestatie zijn niet inbegrepen in de prijs voor de terbeschikkingstelling en vallen ten laste van de organisator.
Dit betreft ondermeer :
• verwarming
De kosten voor de verwarming van de oppervlaktes die ter beschikking van de organisator worden gesteld, zullen hem aangerekend worden tegen de geldende tarieven uit de prijslijst van Kortrijk Xpo. Kortrijk Xpo zorgt voor de besturing van de verwarmingsinstallaties volgens de richtlijnen van de organisator.
• stand-by technische ploeg
Gedurende de opbouw, beurs en ontruiming is er minstens één medewerker van de technische dienst van Kortrijk Xpo Services aanwezig minimum een half uur voor opening van de gebouwen tot een half uur na sluiting. Deze kost is ten laste van de organisator tegen de geldende tarieven uit de prijslijst van Kortrijk Xpo.
• toiletdienst
Gedurende de opbouw, beursdagen en afbraak is een toiletdienst beheerd door Kortrijk Xpo verplicht.
• elektriciteit
De kosten van het elektriciteitsverbruik zullen aangerekend worden aan de organisator tegen de geldende tarieven uit de prijslijst van Kortrijk Xpo
• schoonmaak
De schoonmaak van de hallen gebeurt op kosten van de organisator en moet beëindigd zijn voor middernacht van de laatste dag van terbeschikkingstelling. Om deze schoonmaak uit te voeren dient de organisator beroep te doen op de door Kortrijk Xpo bevoegd verklaarde diensten. Na de eindschoonmaak zal door Kortrijk Xpo een bijkomende ‘natte’ schoonmaak worden uitgevoerd indien de planning het toelaat.
De schoonmaakdiensten zijn verplicht hun afval (hout, tapijt, karton, …) te storten in het containerpark van Kortrijk Xpo. Het sorteren en evacueren van het afval zal door Kortrijk Xpo aan de organisator gefactureerd worden.
• beschadigingen
De beschadiging aan de installaties (roerende, onroerende en materieel) zullen aangerekend worden aan de organisator op basis van de door de 2 partijen contradictoir opgestelde staat van bevinding.
• Sabam – Billijke vergoeding
In geval de organisator beslist om sfeermuziek uit te zenden via de centrale geluidsversterkingsinstallatie, moet hij contact opnemen met de verantwoordelijke Onthaal & PR van Kortrijk Xpo. Alsook moet hij contact opnemen met XXXXX voor het bekomen van de toelating en het rechtstreeks regelen van de auteursrechten die eraan verbonden zijn.
De organisator of exposant moet ook een Billijke Vergoeding betalen voor opgenomen muziek die in de hallen of op de standen ten gehore gebracht wordt. Deze vergoedingen zijn voor uitvoerende artiesten en producenten. Deze
vergoeding wordt overkoepelend door Kortrijk Xpo betaald aan de Billijke Vergoeding en wordt aan betreffende organisator aan een forfaitair bedrag per manifestatie aangerekend.
• Overige: alle andere prestaties of leveringen zijn ten laste van de organisator
.
ARTIKEL 6 : BEZETTING
De bezetting van de lokalen en het gebruik van de diensten die het voorwerp zijn van de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ worden slechts toegelaten op de data vastgesteld in de genoemde ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’, met inachtneming dat de lokalen op de overeengekomen ontruimingsdag volledig ontruimd en terug in goede staat van onderhoud en netheid gebracht moeten zijn. Iedere bijkomende bezetting, zowel voor als na de overeengekomen data, zal worden aangerekend aan de organisator tegen een bedrag dat werd bepaald in de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ en zal van de eventueel gevraagde waarborgsom (zie artikel 7) worden afgetrokken, ongeacht de schadevergoeding die aan Kortrijk Xpo zou kunnen verschuldigd zijn.
Tegen de laatste ontruimingsdatum die vermeld staat in de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’, moeten de ter beschikking gestelde ruimtes en hun omgeving volledig schoongemaakt zijn en ontdaan van alle decoratiematerieel inbegrepen de kleefbanden, zoniet is deze extra schoonmaak ten laste van de organisator.
Kortrijk Xpo behoudt zich het recht voor na ondertekening van de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ verandering-, herstelling- en inrichtingswerken uit te voeren in de hallen, zonder dat de organisator aanspraak kan maken op gelijk welke schadevergoeding. De uitvoering van dergelijke werken kan in geen geval aanleiding geven tot de verbreking van de overeenkomst.
ARTIKEL 7 : BETALINGEN –WAARBORGSOM – BANKWAARBORG
Naast de betaling van het bedrag van de terbeschikkingstelling kan Kortrijk Xpo een waarborgsom vragen met betrekking tot de realisatiekost van de manifestatie en/of een bijkomende bankwaarborg eisen voor een bedrag ten belope van 75% van de totaal verwachte realisatiekost, btw en andere taksen inbegrepen. Deze bijkomende waarborg zal slechts worden terugbetaald wanneer een organisator al zijn verplichtingen heeft voldaan en wanneer alle verschuldigde bedragen vereffend zijn.
Het bedrag verschuldigd voor de terbeschikkingstelling van de infrastructuur en het gebruik van de diensten samen met de waarborgsom moeten betaald worden op de data die vermeld zijn in de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’.
Bij het sluiten van huidige overeenkomst is een voorschot van 25 % van de totale huurgelden verschuldigd alsook de eventueel overeengekomen waarborgsom. Het resterende saldo van 75 % van de totale huurgelden dient ten laatste 2 maanden vóór aanvang van de manifestatie vereffend te zijn. Het 1e voorschot van 25 % en het resterende saldo van 75 % kunnen afzonderlijk gefactureerd worden.
Indien de integrale storting niet tijdig werd uitgevoerd, kan Kortrijk Xpo de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ als vervallen beschouwen, ongerekend de vordering van het opeisbaar saldo of de schadevergoeding.
Alle sommen verschuldigd voor diensten of leveringen uitgevoerd door Kortrijk Xpo moeten door de organisator worden betaald voor de geleverde prestaties.
Kortrijk Xpo kan, desgewenst, bovengenoemde sommen aftrekken van de waarborgsom. Hetzelfde geldt voor de bedragen, verschuldigd voor beschadigingen of herstellingen aan de lokalen.
Het uitblijven van gehele of gedeeltelijke betaling op de vervaldag van een factuur brengt van rechtswege het verval mee van het betalingsuitstel voor andere diensten of leveringen en maakt alle niet-vervallen facturen onmiddellijk opeisbaar.
Om het even welke klacht kan slechts ontvankelijk zijn en in aanmerking worden genomen indien hij schriftelijk gesteld is en binnen de acht dagen na ontvangst van de factuur is ingediend. Behoudens tegenbewijs met geschriften, geldt de factuurdatum als datum van ontvangst van de factuur.
ARTIKEL 8 : HERROEPING
De ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ is pas definitief aanvaard door Kortrijk Xpo en kan pas in werking treden na ondertekening, enerzijds door de directeur van Kortrijk Xpo Services en anderzijds door de organisator.
Indien de organisator om om het even welke reden de overeenkomst tot terbeschikkingstelling opzegt, is hij een forfaitaire schadeloosstelling verschuldigd. In geval de opzegging geschiedt binnen drie maanden vóór het begin der inbezitneming van de gereserveerde installaties, is de organisator een forfaitaire schadeloosstelling verschuldigd die gelijk is aan de totale prijs van de gereserveerde installaties; in geval de opzegging meer dan drie maanden vóór de datum der inbezitneming geschiedt, is de organisator een schadeloosstelling verschuldigd gelijk aan 50 % van de totale prijs der
gereserveerde installaties. De organisator erkent dat dit bedrag gelijk is aan de door Kortrijk Xpo werkelijk geleden schade in geval van annulering van de reservatie.
De organisator verzaakt onherroepelijk dit bedrag der voorafgaandelijke overeengekomen schadeloosstelling naderhand te betwisten. De opzeggingen gebeuren geldig per aangetekende zending.
De organisator zal eveneens de kosten moeten betalen van de reeds geleverde prestaties en diensten, zelfs al zijn deze nog niet gefactureerd.
ARTIKEL 9 : STAAT VAN BEVINDING
Op een door Kortrijk Xpo en de organisator vastgestelde datum, zal een afgevaardigde van Kortrijk Xpo zich ter beschikking stellen van de organisator, om de staat van bevinding van de installaties op het ogenblik van de inbezitneming op te stellen. Indien de organisator verzuimt te komen of zich te laten vertegenwoordigen, zal de afgevaardigde alleen de nodige vaststellingen doen en het rapport ter beschikking van de betrokkene houden. In dat geval wordt de plaatsbeschrijving geacht te zijn geschied op tegensprekelijke wijze en verzaakt de organisator onherroepelijk aan enige betwisting ten opzichte hiervan.
Hij erkent de installaties, dit zijn de hallen, lokalen en hun onmiddellijke omgeving zowel binnen als buiten, in goede staat ontvangen te hebben, behalve in geval er tegengestelde of tegenstrijdige vaststellingen vermeld staan in de staat van bevinding. De organisator zal verantwoordelijk worden gesteld voor alle schade die wordt berokkend aan de installaties (onroerende, roerende en materieel) tijdens de bezetting van de lokalen, zelfs in geval van ongeregeldheden of muiterij. Kortrijk Xpo zal de aangerichte schade herstellen en het bedrag van de kosten van de waarborgsom, die de organisator stortte, aftrekken, zoals overigens in artikel 9 is gepreciseerd. Hetzelfde geldt voor de kosten, die voortkomen uit het eventueel verwijderen door Kortrijk Xpo van afval, papier, verpakkingen, … die binnen de vereiste termijn niet werden weggehaald, evenals voor de prestaties voor de verwijdering van kleefresten, spijkers, diverse vlekken (vet, olie, verf, …).
Voor evenementen waarbij aarde, zand, keien e.a. worden gebruikt binnen moeten speciale voorzieningen getroffen worden om vervuiling van kabelgoten, rioleringen, waterafvoer e.d. te vermijden. Deze voorzieningen zijn ten laste van de organisator. Daarnaast wordt speciale aandacht gevraagd voor de volledige verwijdering ervan met inbegrip van het stof. Om deze supplementaire schoonmaak uit te voeren dient de organisator beroep te doen op de door Kortrijk Xpo bevoegd verklaarde diensten.
De organisatoren van manifestaties waarop dieren aanwezig zijn, moeten ervoor zorgen dat alle resten van stro, mest, urine e.d. worden verwijderd en nemen de kosten van ontsmetting en verdelging van ongedierte ten laste.
ARTIKEL 10 : BIJKOMENDE KOSTEN TEN LASTE VAN DE ORGANISATOR
Komen o.a. voor rekening van de organisator:
1. de kosten ontstaan door de toepassing van de maatregelen die zouden getroffen zijn in het belang van de orde en de veiligheid;
2. de kosten waarvan sprake in artikel 5;
3. alle taksen en belastingen: de organisator verbindt er zich toe zich tenminste 5 werkdagen voordat de ter beschikking gestelde lokalen worden ingenomen in verbinding te stellen met de betrokken organismen;
4. alle andere kosten, van welke aard dan ook, met betrekking tot de opbouw, ontruiming en realisatie van de manifestatie.
De hier opgesomde kosten gelden als voorbeeld en zijn niet limitatief.
ARTIKEL 11 : INRICHTINGSWERKEN
De inrichtings- en versieringswerken moeten zodanig uitgevoerd worden dat zij op geen enkele wijze het onroerend goed bestaande uit de gebouwen en de omliggende terreinen van Kortrijk Xpo beschadigen, de werking of de besturing van de uitrustingen van deze gebouwen hinderen en tenslotte rechtstreeks of onrechtstreeks gevaar opleveren voor personen en goederen ongeacht dewelke.
ARTIKEL 12 : VEILIGHEID
12.1 De organisator is te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid op zijn evenement – dit zowel tijdens de opbouwdagen, beursdagen als de ontruiming. De organisator verbindt er zich dan ook toe om alle toepasselijke wetgevingen na te leven, waaronder de Wet Welzijn en haar uitvoeringsbesluiten, evenals de voorschriften van het Veiligheidshandboek Kortrijk Xpo en de Procedure werken met derden. Tenslotte kan de lokale brandweerzone Fluvia en/of Kortrijk Xpo extra aanbevelingen meegeven.
In het bijzonder verbindt de organisator er zich ook toe de risico-analyse, en het evacuatieplan (aanhangsel van risicoanalyse opgemaakt door de preventieadviseur) en de eventuele verslagen van de vergaderingen voor veiligheid, georganiseerd ter gelegenheid van het betreffende evenement na te leven.
De organisator zal zijn medewerkers, exposanten, aannemers en onderaannemers van het door de organisator georganiseerde evenement steeds tijdig en volledig informeren over deze wetgevingen en veiligheidsvoorschriften.
12.2 De organisator is gehouden om gedurende de volledige duur van het door hem georganiseerde evenement de tegenwoordigheid te verzekeren van een EHBO- post.
12.3 De organisator zal op 1 maand voor het evenement in het bezit zijn van de volgende gegevens:
° De plannen met betrekking tot het evenement;
° De lijst van aannemers, onderaannemers en exposanten met wie de organisator samen werkt of wenst samen te werken en van hun eventuele onderaannemers.
De organisator zal bij aanvang van het evenement in het bezit zijn van de volgende gegevens:
° Een kopie van alle verslagen die door een controleorganisme moeten worden afgeleverd (onder andere een keuring van de elektrische aansluitingen en een keuring van ophangingen);
12.4 De plannen met betrekking tot het evenement worden door de organisator 1 maand voor de beurs ter advies voor gelegd aan de preventieadviseur van Kortrijk Xpo. Hierbij moeten beide ingangen (Xpo Zuid en Xpo Noord) steeds gebruikt worden. Afwijkingen kunnen in onderling overleg besproken worden waarbij Kortrijk Xpo steeds het beslissingsrecht behoudt.
De organisator is steeds gehouden het advies van de preventieadviseur te volgen.
Het advies van de preventieadviseur kan in geen geval ingeroepen worden om de eigen verantwoordelijkheid van de organisator te beperken ten nadele van Kortrijk Xpo.
12.5 Indien Kortrijk Xpo vaststelt dat de organisator zijn in artikel 12 bedoelde verplichtingen niet of gebrekkig naleeft, dan kan Kortrijk Xpo de organisator de
toegang tot de inrichting van Kortrijk Xpo ontzeggen en/of zelf de nodige maatregelen treffen op kosten van de organisator.
12.6 De organisator zal deze wetgevingen en veiligheidsvoorschriften doen naleven door zijn onderaannemers en door de exposanten van het door de organisator georganiseerde evenement.
De organisator verbindt er zich in het bijzonder toe om in de overeenkomst(en) met de onderaannemer(s) en de exposanten van het door de organisator georganiseerde evenement, de bedingen op te nemen zoals bedoeld in artikel 12.1 en 12.5.
Derhalve is Kortrijk Xpo gerechtigd een onderaannemer of exposant de toegang tot de inrichting van Kortrijk Xpo te ontzeggen wanneer de onderaannemer of de exposant de veiligheidsverplichtingen niet of gebrekkig naleeft.
De organisator is steeds gehouden elke inbreuk door één van zijn onderaannemers of exposanten onmiddellijk te melden aan Kortrijk Xpo.
Voorafgaande stappen
De stand- en grondplannen van de manifestaties moeten ten gepaste tijd voor goedkeuring voorgelegd worden aan de preventieadviseur.
Op advies van de preventieadviseur, kan Kortrijk Xpo eisen dat aan de plannen of de uitvoeringen ter plaatse, elke wijziging wordt aangebracht die zij nuttig oordeelt voor de eerbiediging van de voorschriften van dit artikel 12.
In geen enkel geval, kan de afwezigheid van opmerkingen vanwege de diensten van Kortrijk Xpo beschouwd worden als een goedkeuring.
Veiligheidshandboek
Naast de wettelijke of voorgeschreven maatregelen toepasselijk op de manifestaties, die plaatshebben in zijn gebouwen, voorziet Kortrijk Xpo een ‘veiligheidshandboek’ welke nageleefd moet worden.
ARTIKEL 13 : WELZIJNSWET
13.1 De organisator zal bij het uitvoeren van de maatregelen met betrekking tot het welzijn van de werknemers op het werk steeds samenwerken met de onderaannemers, de exposanten en de andere ondernemingen of instellingen die bedrijvig zijn in de inrichting van Kortrijk Xpo.
Rekening houdend met de aard van het werk zal de organisator steeds het optreden van de onderaannemers, de exposanten en de andere ondernemingen of instellingen die bedrijvig zijn in de inrichting van Kortrijk Xpo coördineren met het oog op de bescherming tegen en preventie van risico's voor het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk.
De organisator zal aan de onderaannemers, de exposanten en de andere ondernemingen of instellingen die bedrijvig zijn in de inrichting van Kortrijk Xpo steeds de nodige informatie geven betreffende de risico's voor het welzijn alsmede de preventiemaatregelen voor elke activiteit voor zover relevant voor de samenwerking of coördinatie. De organisator zal tevens de informatie geven betreffende de maatregelen die genomen zijn voor de eerste hulp, de brandbestrijding en de evacuatie van de werknemers en de aangeduide personen die belast zijn met het in de praktijk brengen van deze maatregelen.
13.2 De organisator zal steeds samenwerken met de onderaannemers, de exposanten en de andere ondernemingen of instellingen die bedrijvig zijn in de inrichting van Kortrijk Xpo, met betrekking tot het gebruik en het beheer van de uitrustingen en de voorzieningen die een invloed kunnen hebben op de veiligheid en de gezondheid van de werknemers die op deze arbeidsplaatsen werken.
ARTIKEL 14 : ROOKVERBOD
In alle hallen, vergaderzalen en doorgangen van Kortrijk Xpo geldt er een algemeen rookverbod, ook voor E-sigaretten.
De organisator verplicht zich ertoe dit aan alle medewerkers, exposanten en bezoekers te melden en dit rookverbod te doen naleven gedurende het volledige traject van zijn manifestatie of m.a.w. vanaf de start van de opbouw tot en met de beëindiging van de ontruiming.
In de ruimtes waar een rookverbod geldt, moet duidelijk zichtbaar aangegeven worden dat er niet mag gerookt worden en moeten alle asbakken verwijderd worden.
De controle op het naleven van dit verbod op publieke plaatsen is de bevoegdheid van de inspecteurs van de controledienst TABAK van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu.
Boetes voor personen die weigeren om het rookverbod na te leven, variëren van 150,00
€ tot 16.500,00€. Deze boetes gelden niet alleen voor zij die de inbreuk plegen maar ook voor de organisator van de respectievelijke manifestatie.
ARTIKEL 15 : BRANDVOORKOMING
De organisator heeft de plicht alle beschermingsmaatregelen te treffen die zich opdringen in functie van de aard van de manifestaties.
Volgende maatregelen zijn vereist :
a. Inplantingsplannen
De inplantingsplannen van de stands moeten voorafgaandelijk ter goedkeuring worden voorgelegd aan Kortrijk Xpo. Het nummer dat aan elke stand werd toegekend moet op deze plannen voorkomen, en het moet tevens duidelijk op de stands zelf aangebracht worden.
Op de plannen moet tevens aangeduid zijn : de ligging van de hydranten, de brandblussers, de elektrische schakelkasten en alle uitgangen die ter beschikking staan van het publiek.
Bij het opmaken van de inplantingsplannen, plaatsing van stands, decoratie en ander materiaal, dient de organisator rekening te houden met het volgende:
- hij mag geen enkele belemmering creëren voor het normaal functioneren van de verwarming, de ventilatie, voor de toegang tot de blusapparaten of brandhaspels, tot de elektrische installaties, enz.
- hij moet rekening houden met de bestaande situatie betreffende de technische inplanting van alle aansluitingen op het net van elektriciteit, gas, water, afloop, enz.
- voor de uitgangen en nooduitgangen mogen geen standen geplaatst worden.
- In de vluchtwegen mogen zich geen hindernissen bevinden noch brandbare materialen opgehangen worden. Alle materiaal dient brandvertragend of vlamwerend te zijn en eventuele verpakkingen moeten buiten de gebouwen of mits schriftelijke toestemming in afzonderlijke ruimtes binnen de exporuimte opgeslagen worden.
De aandacht van de organisator wordt er speciaal op gevestigd dat het niet naleven van deze aanwijzingen hem bloot stelt aan het risico om op eigen kosten zijn installaties te moeten afbreken en te herbouwen, zo zij niet voorafgaandelijk schriftelijk werden goedgekeurd door Kortrijk Xpo.
Het ontwerp van de inplantingsplannen dient bij opmaak overgemaakt te worden aan Kortrijk Xpo. Minimum twee maanden voor de beurs dient het definitieve plan overgemaakt te worden aan Kortrijk Xpo.
b. Uitgangen
Alle deuren moeten op de plannen aangeduid worden. Tijdens de bezoekuren van de manifestatie moeten alle deuren die op de plannen voorkomen volledig vrij zijn. Ze mogen niet op slot zijn, ze moeten onmiddellijk kunnen worden geopend.
c. Hydranten en blusmiddelen
Iedere uitgebate beurshal moet uitgerust zijn met minstens één bluseenheid per
150 m² en minimum 1 per niveau/verdiep.
Het is verder verplicht een bijkomend blusapparaat type schuimblusser ABF 6L te plaatsen in de onmiddellijke nabijheid van elk toestel dat wordt gebruikt voor koken/opwarmen in de stands.
Per gebruikte Xppohal is een bijkomende polyvalente poederblusser ABC 50 kg of schuimblusser 50L voorzien. Deze brandblusser is aangebracht worden op een goed zichtbare en gemakkelijk te bereiken plaats.
d. Brandpreventie
Het aanwezige personeel (kassiers, controleurs, secretariaatspersoneel, hostesses, enz.) moet over de gevaren die een brand veroorzaakt, ingelicht worden. Zij moeten in het bezit gesteld worden van de plannen die opgesteld zijn door Kortrijk Xpo, waarop de nooduitgangen en de ligging van de brandhaspels en brandblusapparaten vermeld zijn.
De organisator wordt in het bezit gesteld van het noodplan van Kortrijk Xpo, alsook een risicoanalyse en evacuatieplan.
e. Brandlast (Afval en verpakkingen)
Afval, papier, karton en ander brandbaar materiaal, bestemd voor afval, dienen regelmatig ontruimd te worden uit de standen en hun omgeving. Kisten, vaten en verpakkingen mogen zich niet in of achter de standen bevinden. Verpakkingen, die geen inhoud meer bevatten, moeten onmiddellijk verwijderd worden.
Indien de organisator of zijn exposanten zich niet aan de regels houden, heeft Kortrijk Xpo het recht om zelf het afval en de verpakkingen te verwijderen. Dit gebeurt op kosten en risico’s van de organisator die het op zijn beurt kan verhalen op de exposant.
f. Instructies in geval van brand binnen de terreinen van Kortrijk Xpo
EHBO | Rode telefoon 056 24 11 24 |
Ziekenwagen | 112 |
Ziekenhuis SPOEDDIENST | Campus AZ Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxxx |
Brandweer | 112 |
Politie | 101 |
Antigifcentrum | 070/24 52 45 |
ARTIKEL 16 : LEGIONELLA
Zie veiligheidshandboek Kortrijk Xpo.
ARTIKEL 17 : ERFDIENSTBAARHEDEN
De organisator noteert dat alle leden van de Gemeenteraad van de Stad Kortrijk, de leden van de raad van bestuur van Kortrijk Xpo, de personeelsleden van Kortrijk Xpo en alle personen die in het bezit zijn van een permanente toegangskaart of badge van Kortrijk Xpo, het recht hebben de gebruikte ruimtes te betreden zonder inkomgeld te betalen. Zij kunnen slechts een beroep doen op gereserveerde plaatsen in de mate dat die nog ter beschikking zijn.
De organisator moet op elk ogenblik vrije toegang verlenen tot de gebouwen van Kortrijk Xpo aan de voertuigen van leveranciers, concessionarissen en technische diensten van Kortrijk Xpo, wel te verstaan dat Kortrijk Xpo erover zal moeten waken de bewakingsdienst van de organisator te verwittigen welke leveranciers en technische diensten van deze vrije toegang gebruik mogen maken.
De organisator moet tevens gratis aan Kortrijk Xpo een minimum van 25 uitnodigingskaarten afleveren voor zijn propaganda- en persdoeleinden.
ARTIKEL 18 : VERANTWOORDELIJKHEDEN
Kortrijk Xpo kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het volledig of gedeeltelijk uitvallen van de elektrische verlichting of de levering van stroom, die de manifestatie zou verhinderen of deze op gelijk welke manier zou storen.
Kortrijk Xpo kan evenmin verantwoordelijk worden gesteld voor brand, diefstal, verlies of welke beschadigingen ook, veroorzaakt aan voorwerpen of meubels in het algemeen, die door de organisatoren werden ondergebracht in de zalen en hun toegangswegen en evenmin voor eender welke ongevallen die kunnen gebeuren ten gevolge van de bezetting.
De organisator ziet af van ieder verhaal op Kortrijk Xpo, evenals ook zijn beambten, aangestelden of woordvoerders voor om het even welk motief, alsook de Stad Kortrijk, gedeeltelijke eigenaars van de gebouwen.
De organisator is volledig verantwoordelijk ten opzichte van derden voor alle schade, die zou kunnen ontstaan uit het feit dat hij de lokalen bezet. De organisator moet deze verantwoordelijkheid laten verzekeren zonder verhaal op Kortrijk Xpo, zijn beambten, aangestelden of woordvoerders of op de Stad Kortrijk als gedeeltelijke eigenaars van de gebouwen en hij moet deze verzekering ook bewijzen aan Kortrijk Xpo indien men erom verzoekt.
Alle maatregelen die door Kortrijk Xpo of door zijn tussenkomst worden getroffen voor al de toestemmingen, nazichten of controles, ontslaan de organisator van geen enkele van zijn verantwoordelijkheden en kunnen anderzijds, in geen enkel geval onder de verantwoordelijkheid vallen van Kortrijk Xpo of van de Stad Kortrijk.
Kortrijk Xpo behoudt zich het recht voor de organisator, zelfs na ondertekening van de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’, ertoe te verplichten een verzekering af te sluiten in het algemeen voor gelijk welk risico met betrekking tot de bezette hallen en het ter beschikking gestelde materieel alsook ten opzichte van derden, hetzij het aandeel in de verzekering, die Kortrijk Xpo zelf zou hebben aangegaan, voor zijn rekening te nemen.
Bij ondertekening van de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ verbindt de organisator zich ertoe zowel de sociale als de fiscale wetgeving van toepassing op zijn activiteiten na te leven. Hij verbindt zich ertoe deze verplichting op te leggen aan alle organisatoren en tussenkomende derden die aanwezig zullen zijn ter gelegenheid van de organisatie van het beoogde evenement.
Kortrijk Xpo kan bijgevolg geenszins aansprakelijk worden gesteld voor welke gevolgen dan ook die voortvloeien uit de niet naleving door de organisator van de sociale of
fiscale wetgeving. Kortrijk Xxx behoudt zich verder het recht alle schadevergoedingen aan de organisator op te eisen ter dekking van de schade die door de niet naleving van de voornoemde wetgeving zou zijn berokkend, met inbegrip het verlies aan imago en faam welke zouden voortvloeien uit onwettige praktijken te wijten aan de organisator of derden die in zijn opdracht, of omwille van het evenement tussenkomen.
De aansprakelijkheid van Kortrijk Xpo mag in geen enkel geval worden ingeroepen indien de binnen de terreinen van Kortrijk Xpo toegekende oppervlakte op de gevraagde datum niet beschikbaar zou zijn ten gevolge van voorafgaandelijk aan of tijdens de duur van de bezetting opgelopen schade, zoals brand, ontploffing, neerstorten van vliegtuigen of ruimtetuigen of delen ervan en / of instorting of gevaar voor instorting van één of meerdere gebouwen die de bezetting ervan gevaarlijk maakt.
In geval van onbeschikbaarheid van de toegezegde oppervlakten als gevolg van bovenvermelde gebeurtenissen, zal Kortrijk Xpo een maximum van schikkingen treffen om snel de materiële en immateriële hinder die voortvloeit uit de zich voordoende situatie te neutraliseren, maar in geen geval zal Kortrijk Xpo moeten tussenkomen voor om het even welke gevolgen die de organisator mocht ondervinden.
ARTIKEL 19 : VERZEKERINGEN – AANSPRAKELIJKHEID
De organisator verbindt zich ertoe al het nodige te zullen doen opdat zijn exposanten de bepalingen van de overeenkomst met Kortrijk Xpo zullen naleven.
De organisator is solidair en ondeelbaar gehouden tegenover Kortrijk Xpo voor alle verplichtingen die de exposanten aangaan tegenover Kortrijk Xpo en voor eventuele schade die berokkend werd door zijn exposanten.
De organisator is verantwoordelijk voor alle schade, ongeacht de oorzaak ervan, met inbegrip van schade door vandalisme, die werd veroorzaakt tijdens zijn manifestatie – de periode van de (voor)opbouw en ontruiming inbegrepen – aan de volledige infrastructuur, met inbegrip van alle ruimtes en lokalen die niet het voorwerp uitmaken van de overeenkomst. Kortrijk Xpo zal de eventuele schade zelf laten herstellen en de kosten in rekening brengen van de organisator.
De organisatie van de manifestatie gebeurt op kosten, risico en verantwoordelijkheid van de organisator. Kortrijk Xpo kan geenszins aansprakelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen of schade die hieruit voortvloeien.
Personeel en aangestelden van de organisator en personen die werk uitvoeren voor rekening van de organisator ongeacht de aard van hun contractuele relatie, zullen
geenszins kunnen beschouwd worden als aangestelden van de Kortrijk Xpo en diens aansprakelijkheid in het gedrang kunnen brengen, zelfs niet wanneer zij instructies zouden gekregen hebben van Kortrijk Xpo.
De organisator draagt de volledige verantwoordelijkheid voor zijn goederen of producten of deze van derden onder zijn bewaring en dit van zodra deze goederen binnen de exporuimte worden gebracht en dit voor de ganse duur van de overeenkomst tot en met het ogenblik dat deze de exporuimte opnieuw verlaten.
Kortrijk Xpo kan nooit als bewaarnemer worden beschouwd voor wat betreft de goederen van de organisator of diens exposanten en bezoekers en kan dan ook geenszins aangesproken worden voor de gebeurlijke verliezen van of schade aan deze goederen en aan eventueel toevertrouwde voorwerpen.
Exoneratie
Kortrijk Xxx zal nooit aangesproken kunnen worden voor schade die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt met één van de volgende gevallen : diefstal, vandalisme, kwaad opzet, oorlog, aardbeving, vloedgolf, grondverzakking of -verschuiving, hoge waterstand, overstroming of elke andere natuurramp.
Kortrijk Xpo is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het gebruik, bezit of manipulatie van springstoffen, munitie of oorlogstuigen.
Kortrijk Xpo is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit een gebrek aan producten of werken die te wijten is aan een fout of een tekortkoming in het ontwerp, fabricage, bereiding, gebruiksonderrichtingen of -aanwijzingen, uitgezonderd in geval van lichamelijke schade te wijten aan een vergiftiging of aan een intoxicatie ten gevolge van het innemen van drank of voedingswaren die onder controle van Kortrijk Xpo worden opgediend.
Schadegeval
Bij elk schadegeval moet de organisator Kortrijk Xpo hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen en onverwijld alle juiste, volledige en nuttige inlichtingen verstrekken over de omstandigheden van het schadegeval.
Bij elk schadegeval moet de organisator op eigen kosten en verantwoordelijkheid alle maatregelen nemen om de gevolgen van het schadegeval te voorkomen en te beperken.
Verzekering
De organisator moet erop toezien dat zijn exposanten, vooraleer zij deelnemen aan de manifestatie, in het bezit zijn van een verzekering "alle risico's van nagel tot nagel" die dekking biedt voor de waarborgen brand, diefstal (met uitsluiting van eenvoudige verdwijning), beschadiging of vernieling door gekenmerkt ongeval voor zowel verblijf op de manifestatie als voor heen- en terugtransport.
Indien zijn exposanten niet een dergelijke verzekering bezitten zal de organisator zijn exposanten verplichten deze verzekering af te sluiten via Kortrijk Xpo bij middel van een bestelbon, vervat in de dienstenbrochure.
De organisator moet, vooraleer een aanvang te nemen met de organisatie en vooraleer de terreinen van Kortrijk Xpo te betreden, in het bezit zijn van een verzekering Burger- lijke Aansprakelijkheid Uitbatingsrisico, met een verplichte uitbreiding van dekking wanneer het risico zich voordoet buiten de exploitatiezetel van de organisator zoals op manifestaties of beurzen.
De organisator is verplicht zich te verzekeren voor arbeidsongevallen van eigen personeel en moet erop toezien dat zijn exposanten ook een dergelijke verzekering hebben afgesloten.
Overmacht
Indien Kortrijk Xpo wegens een geval van overmacht de voorziene exporuimte of de voorziene dienst op de voorziene dag en/of het voorziene uur, onmogelijk ter beschikking zou kunnen stellen van de organisator, blijft haar verantwoordelijkheid strikt beperkt tot het terugbetalen van de door de organisator vooraf gestorte sommen. De vergoedingen voor reeds geleverde prestaties en diensten blijven evenwel verschuldigd, zelfs indien deze nog niet werden gefactureerd.
Indien wegens omstandigheden, die het gevolg zijn van overmacht, de gevraagde ruimte of de gevraagde dienst niet of niet tijdig ter beschikking van de organisator of een exposant kan worden gesteld, dan zal aan deze laatsten geen enkel schadevergoeding worden toegekend.
Met overmacht worden gelijkgesteld onvoorziene omstandigheden met betrekking tot personen en/of materiaal, met inbegrip van de exporuimte, waarvan Kortrijk Xpo zich bij de uitvoering van de overeenkomst bedient of pleegt te bedienen, welke van die aard zijn dat de uitvoering van de overeenkomst daardoor onmogelijk, dan wel dermate bezwaard en/of onevenredig kostbaar wordt dat de prompte naleving van de overeenkomst in redelijkheid niet van de Kortrijk Xpo kan worden gevergd. Worden daarom als overmacht beschouwd, zonder dat deze lijst evenwel beperkend is, brand,
ontploffing, water- of vorstschade, overstromingen, stakingen, oproer, ongevallen of ziekte van personeel, bedrijfsstoringen, gebrek aan materiaal en/of energie, vertraging of uitblijven van levering door toeleveranciers, transportstoringen, import- en exportbeperkingen, beperkingen of om het even welk verbod opgelegd door openbare besturen.
ARTIKEL 20 : DIENSTEN IN EXCLUSIEF BEHEER VAN KORTRIJK XPO EN HAAR PARTNER-LEVERANCIERS
Kortrijk Xpo heeft een deel van haar activiteiten op haar campus gedelegeerd aan partners die gespecialiseerd zijn in verschillende domeinen waarin de bv zelf geen expert is. Het gaat hier om :
• het recht op het uitbaten van de openbare restauratie tijdens de beurzen, evenementen, congressen, …
• het beheer van de ophangingen (rigging)
• het beheer van de schoonmaak
• het beheer van de wateraansluitingen
• het beheer van de elektrische aansluitingen en elektrische schakelkasten
• het beheer van de vestiaires en toiletten
• het beheer van de bewaking
• het beheer van de parking
• het beheer van het afval
• internet- en telefoonaansluitingen
Deze exclusieve activiteiten worden in samenwerking met en onder de directe controle van Kortrijk Xpo uitgevoerd. Kortrijk Xpo factureert deze diensten aan de organisator. Hij engageert zich om de exposanten op de hoogte te brengen van de aangeboden diensten die uitdrukkelijk worden voorbehouden aan Kortrijk Xpo.
In het bijzonder heeft Kortrijk Xpo het beheer van zijn openbare restauratie- & cateringdienst tijdens evenementen en beurzen toevertrouwd aan het bedrijf Koresto nv. Bijgevolg is de aanwezigheid van andere traiteurs in de hallen, zalen en vaste installaties niet toegelaten. In uitzonderlijke gevallen en mits de expliciete toestemming van Kortrijk Xpo kan het horecarecht worden afgekocht. De voorwaarden tot het afkopen van het horecarecht zijn opgenomen in artikel 25 van dit reglement.
De tarieven van die diensten en prestaties kunnen worden gewijzigd zonder dat Kortrijk Xpo de organisatoren van evenementen of beurzen hiervan op de hoogte hoeft te brengen maar Kortrijk Xpo zal wel steeds proberen om prijswijzigingen tijdig te melden. Alle communicatie hieromtrent moet uitsluitend worden gericht naar Kortrijk Xpo.
De installatie van de stroomgeneratoren voor de stroomvoorziening van standen of hallen alsook de plaatsing van WiFi-antennes strikt verboden op het volledige grondgebied van Kortrijk Xpo.
In geval Kortrijk Xpo de toestemming heeft gegeven om de bestaande technische uitrusting van de hallen te gebruiken, is de organisator alleen verantwoordelijk mocht er zich schade aan deze uitrusting voordoen. De kosten voor herstelling zijn volledig ten laste van de organisator.
De organisator kan Kortrijk Xpo niet verantwoordelijk stellen in geval het bovenvermelde materiaal defect is.
ARTIKEL 21 : EXTERNE LEVERANCIERS
De organisator verbindt er zich toe de bepalingen van het intern reglement aan zijn exposanten kenbaar te maken en tevens te laten naleven. De tekst van het intern reglement is hierna opgenomen.
“Kortrijk Xpo behoudt zich het recht voor de toegang te weigeren tot de hallen aan elkeen die de goede gang van zaken tijdens de opbouw, de manifestatie en de ontruiming in het gedrang zou kunnen brengen.
Elke exposant is gehouden zich te schikken naar de richtlijnen van zijn organisator en zich te onthouden van elke andere activiteit waarvoor niet uitdrukkelijk door Kortrijk Xpo een toelating werd verleend.
Op straffe van gerechtelijke vervolgingen is het voor elke bezoeker verboden commerciële activiteiten uit te oefenen, offertes voor diensten uit te delen of propaganda te verspreiden tijdens én op de plaats van de manifestaties.
In overeenstemming met wat voorafgaat, moet voor elke levering van goederen evenals elke offerte of prestatie van diensten in de hallen, een toelating verleend worden door Kortrijk Xpo.
Het huidige reglement is van toepassing op iedereen met of zonder hoedanigheid van handelaar op de terreinen van Kortrijk Xpo.
Elke inbreuk op het huidig intern reglement wordt bestraft met een forfaitaire boete van 6.200,00 € behoudens een eventueel beroep tot eis voor schadevergoeding van een hoger bedrag.”
De exposanten welke een beroep wensen te doen op externe leveranciers moeten hiervan Kortrijk Xpo inlichten, als enige bevoegd een speciale toelating te verlenen.
ARTIKEL 22 : PUBLICITEIT
Kortrijk Xpo, die zich alle rechten van publiciteit en affichage voorbehoudt, verbiedt elke publiciteit in de hallen en in de gemeenschappelijke delen zoals de forums en de Rambla’s behalve de aankondiging van de manifestatie, die het voorwerp uitmaakt van de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’. De mogelijkheid bestaat evenwel om voor de organisatoren voorbehouden publiciteitsborden te verhuren.
Publiciteit op de parkeerterreinen van Kortrijk Xpo en op de openbare wegen rond de campus van Kortrijk Xpo is verboden.
Cinematografische projecties in de standen kunnen toegelaten worden onder bepaalde veiligheidsvoorwaarden. De aanvragen zullen tijdig aan Kortrijk Xpo overhandigd worden.
Door de ondertekening van de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ geeft de organisator aan Kortrijk Xpo de toestemming om gedurende het evenement foto’s te nemen. Kortrijk Xxx op zijn beurt verbindt er zich toe deze foto’s enkel privé te gebruiken ter promotie van Kortrijk Xpo en zijn gebouwen.
De organisator verbiedt elke vorm van illegaal aanplakken van affiches voor zijn evenement op het grondgebied van Stad Kortrijk en verbindt zich ertoe de betrokken wetgeving stipt na te leven.
ARTIKEL 23 : BEWAKERS EN OPZICHTERS
De organisator moet de bewaking verzekeren van de lokalen die het voorwerp uitmaken van de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ vanaf het ogenblik van de start van de opbouw tot het einde van de ontruiming, zowel overdag als ’s nachts.
Deze bewakingsopdracht wordt toevertrouwd aan door Kortrijk Xxx aangestelde erkende personen of organismen.
Ook zal hij één bewaker plaatsen aan elke toegangsweg van Kortrijk Xpo, gebruikt tijdens de periode van terbeschikkingstelling. Deze toegangswegen worden in gemeenschappelijk overleg bepaald door Kortrijk Xpo en de organisator.
Enkel de nachtwakers, de reinigings- en hersteldiensten mogen in de hallen vertoeven na het sluiten van de poorten.
ARTIKEL 24 : PLAATSEN VAN PLANKENVLOEREN
Indien in de hallen een exposant zijn stand wenst te verhogen ten opzichte van het niveau van de wandelwegen met een vlakke verharde vloer en hiervoor gebruik maakt van een plankenvloer, dan wordt deze laatste beschouwd als een element dat deel uitmaakt van de standinrichting en overeen te komen is tussen de betrokken exposant en door de organisator van het evenement. Zie ook het veiligheidshandboek Xpo voor de te volgen richtlijnen.
ARTIKEL 25 : REGLEMENT TOT HET AFKOPEN VAN HET HORECARECHT BINNEN KORTRIJK XPO
Art 25a : Exclusiviteit Kortrijk Xpo Meeting Center
Kortrijk Xpo Meeting Center (nv. Koresto) is de unit van Kortrijk Xpo die instaat voor de organisatie van seminaries en congressen evenals voor de volledige catering binnen de Xpo gebouwen.
In het streven naar een optimale kwaliteit en het volledig naleven van de strenge voedselhygiëne kreeg Kortrijk Xpo Meeting Center het exclusieve recht tot het leveren van alle dranken, etenswaren en andere consumptieartikelen. Dit betreft zowel de catering van de huurder / beursorganisator of event-organisator, als die ten behoeve van exposanten en bezoekers.
Het verstrekken van consumptieartikelen en sampling op de standen ten behoeve van reclame is enkel van toepassing na schriftelijke toestemming van Kortrijk Xpo Meeting Center en indien:
1. er sprake is van naar omvang niet-volwaardige consumpties
2. alle artikelen gratis worden aangeboden Verkoop van cateringartikelen is echter niet toegestaan.
Art 25b : Afkoop van het horecarecht niet gerelateerd aan beurzen
Het afkopen van het horecarecht van Kortrijk Xpo Meeting Center is slechts mogelijk voor evenementen, banketten niet gerelateerd aan beurzen. De afkoopsom slaat op evenementen binnen de expohallen en dus niet op de gebouwen van het Meeting Center of andere cateringfaciliteiten op de campus.
Het recht tot verkoop van cateringproducten is pas van toepassing na schriftelijke goedkeuring van Kortrijk Xpo Meeting Center en na betaling van het horecarecht. Gebruik van de bestaande cateringinfrastructuur binnen Kortrijk Xpo is niet inbegrepen in deze overeenkomst.
De afkoopsom bedraagt 20% op de totale menuprijs en dit met een minimum van 5,00 € excl. BTW per persoon. De afkoopsom wordt berekend op het totale aantal aanwezigen met een minimum van 500 personen.
Art 25c : Afkoop van het horecarecht gerelateerd aan beurzen
De afkoopsom slaat enkel op catering gratis aangeboden door de exposant en dit binnen de standruimte van het deelnemende bedrijf. In openbare ruimten van Kortrijk Xpo en in de gangen kan geen catering aangeboden worden. De afkoopsom wordt berekend op de totale oppervlakte van de stand evenals het aantal beursdagen.
De afkoopsom bedraagt:
Standen ≤ 20m² Bedrag per m² | Standen > 20m² Bedrag per m² | |
Enkel verbruik van dranken | 1,00 EUR x # dagen | 0,50 EUR x # dagen |
Verbruik van dranken + voeding zoals broodjes | 2,50 EUR x # dagen | 1,00 EUR x # dagen |
Gebruik van volledige traiteurdienst (bvb. recepties) | 5,00 EUR x # dagen | 2,50 EUR x # dagen |
Verkoop van cateringartikelen is echter niet toegestaan!
Art 25d: Wettelijke bepalingen
De huurder of het door hem aangesteld cateringbedrijf dat het horecarecht van Kortrijk Xpo Meeting Center afkoopt, is aansprakelijk voor het handhaven en correct naleven van de navolgende bepalingen voortvloeiend uit de drank- en horecawet.
De huurder blijft finaal verantwoordelijk waardoor bij inbreuken op deze wettelijke bepalingen, hij de eindverantwoordelijkheid zal dragen.
Bepalingen omtrent drank- en horecawet
A) Het aanbieden van etenswaren en dranken kan slechts indien:
1. het cateringbedrijf hiervoor een schriftelijke goedkeuring kreeg van Kortrijk Xpo Meeting Center
2. het cateringbedrijf een voedselvergunning van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, FAVV, kan voorgelegd worden.
3. het cateringbedrijf voldoet aan de algemene hygiëne-eisen voorgeschreven in HACCP- reglementering voor de horeca waaronder:
a. het continue controleren en beperken van fysische, scheikundige en microbiologische gevaren in de goederenstroom vanaf de bestelling en levering tot aan de afwas en afvalverwijdering.
b. het respecteren van de koude- en warmelijn met registratie van de temperaturen.
c. het werken in een éénrichtingsstroom
d. Het opslaan en transporteren van gerechten bij een temperatuur lager dan 7°C of hoger dan 65 °C
e. Het toepassen van adequate reinigingstechnieken tijdens en na het evenement.
f. Het handhaven van een goede persoonlijke hygiëne en een onberispelijke handhygiëne.
g. Het inzetten van gecontracteerd personeel met elementaire kennis van de horeca en voedselhygiëne.
4. het bedrag van het horecarecht minimum 30 dagen vóór aanvang van de activiteit werd volstort aan Kortrijk Xpo Meeting Center op rekening : 285- 0583900-86
5. het cateringbedrijf een verzekering heeft van burgerlijke aansprakelijkheid waarvan vooraf een kopie van de polis wordt voorgelegd aan Kortrijk Xpo Meeting Center evenals een bewijs van de premiebetaling.
6. het cateringbedrijf voldoet aan alle voorschriften van het politiereglement, belastingen, Sabam en Billijke Vergoeding, sluitingsuur enz..
B) Het aanbieden van alcoholische dranken kan slechts indien :
de organisatie een vergunning van tijdelijke aard aanvraagt bij de Administratie der Douane en Accijnzen voor het occasioneel schenken van gegiste en sterke dranken en mits goedkeuring van Kortrijk Xpo Meeting Center.
Artikel 25e : Beschadiging
Bij bewezen beschadiging aan de infrastructuur wordt de gebruiker aansprakelijk gesteld en wordt de herstelling van de schade integraal doorgerekend aan de aanvrager. Kortrijk Xpo Meeting Center legt hiervoor een schadeclaim of offerte van herstelling voor. Het is verboden de infrastructuur te benagelen, te bekladden of van hechtmiddelen te voorzien.
Artikel 25f : Verbodsbepalingen
1. Het is verboden om gasflessen te plaatsen binnen de gebouwen van Kortrijk Xpo. Enkel elektrische ovens en verwarmingstoestellen worden toegelaten.
2. In alle lokalen van Kortrijk Xpo, dus ook alle cateringlokalen, geldt er een totaal rookverbod, inclusief E-sigaretten..
Artikel 25g : Gebeurlijke ongevallen
Kortrijk Xpo Meeting Center kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen op de site van Kortrijk Xpo. Dit geldt ook voor wat betreft diefstal of beschadiging van het materiaal van de organisator.
ARTIKEL 26 : ONVERVREEMDBAARHEID
De ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ mag maar gedaan worden door één enkele kandidaat organisator. Iedere overeenkomst waarbij de rechten, die voortvloeien uit de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ zodra deze is aanvaard, rechtstreeks of onrechtstreeks, al dan niet tijdelijk worden afgestaan of overgedragen aan een derde, is verboden.
ARTIKEL 27 : AFWIJKINGEN
Alle afwijkingen van de hier vermelde artikelen moeten schriftelijk worden toegestaan door Kortrijk Xpo, dat aan de organisator een attest zal afleveren om te tonen bij ieder verzoek vanwege het personeel gelast met de naleving van het reglement.
ARTIKEL 28 : TOEPASSING VAN DE REGLEMENTEN
In geval Kortrijk Xpo zou beslissen tussenbeide te komen, teneinde één of ander bepaling van haar reglementen of van de ‘Aanvraag tot Terbeschikkingstelling’ te doen toepassen, kan zij in alle omstandigheden een beroep doen op de tussenkomst van beambten of agenten, die daarvoor zijn aangesteld. Zij hebben tot taak op staande voet een einde te maken aan al wat inbreuk maakt op de hier vermelde voorwaarden.
De bezetter moet zich onderwerpen aan de beslissingen, die Kortrijk Xpo zou moeten nemen om niet voorziene gevallen en toestanden te regelen.
ARTIKEL 29: GESCHILLEN
Enkel de rechtbanken van Kortrijk zijn bevoegd uitspraak te doen over de geschillen in verband met de interpretatie van de hier vermelde artikelen, alsook met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomsten tussen Kortrijk Xpo en de organisator.
ARTIKEL 30 : TOEPASSING VAN HIER VERMELDE VOORWAARDEN
De bepalingen van de hier vermelde voorwaarden zullen zowel voor de organisator als voor zijn exposanten, decorateurs en/of aannemers toepasselijk zijn.
ARTIKEL 31 : ONTBINDING VAN DE OVEREENKOMST
Indien de organisator volledig of gedeeltelijk in gebreke blijft eender welke contractuele verplichting te zijnen laste uit te voeren, zal Kortrijk Xpo gerechtigd zijn, indien zij dit wenst, de overeenkomst van rechtswege als ontbonden te beschouwen drie dagen na verzending van een zonder gevolg gebleven ingebrekestelling. Deze ingebrekestelling zal voldoende blijken uit een aangetekende zending.
Zo ook, in geval van faillissement of aanvraag van een gerechtelijk concordaat, zal de overeenkomst tot terbeschikkingstelling van installaties en diensten van Kortrijk Xpo van rechtswege ontbonden zijn, zonder enige andere formaliteit, krachtens huidig uitdrukkelijk ontbindend beding.
In geval van wanuitvoering en/of faillissement of gerechtelijk concordaat, geeft de organisator op onherroepelijke wijze mandaat aan Kortrijk Xpo om de installaties te ontruimen op kosten van de organisator. Kortrijk Xpo behoudt zich in deze hypothese het recht om lastens de organisator, benevens de vergoeding voor de ontruiming van de hallen, alle andere schadevergoedingen te vorderen welke voortspruiten uit de wanuitvoering van de overeenkomst.
ARTIKEL 32 : NALEVING VAN DE OVEREENKOMST
De contractuele relaties tussen partijen worden uitsluitend beheerst door onderhavige algemene voorwaarden, tenzij hiervan uitdrukkelijk werd afgeweken in de bijzondere voorwaarden vervat in de overeenkomst afgesloten tussen Kortrijk Xpo en de organisator, alsmede door alle bijkomende schriftelijke richtlijnen of documenten van Kortrijk Xpo.
De organisator erkent ervan kennis te hebben genomen en uitdrukkelijk afstand te hebben gedaan van zijn eigen algemene voorwaarden.
Elke afwijking van onderhavige algemene voorwaarden moet door Kortrijk Xpo voorafgaandelijk schriftelijk worden bevestigd en zal slechts éénmalig gelden.
Bij niet-werkzaamheid van een bepaling van onderhavige algemene voorwaarden treedt daarvoor een regeling in de plaats die de bedoeling van de niet-werkzame bepaling zo dicht mogelijk benadert. De overige bepalingen blijven volledig van kracht.
De tussenkomst van Kortrijk Xpo om onderhavige algemene voorwaarden en de bijzondere voorwaarden van de overeenkomst te doen naleven, zal gebeuren door bemiddeling van haar aangestelden.