DEFINITIES
DEFINITIES
Artikel 1
Dit document is een bijlage van de AV Schema Biodiversiteitsmonitor en neemt de definities over van de AV Schema Biodiversiteitsmonitor.
SCOPE
Artikel 2
1. Deze erkenningsvoorwaarden zijn van toepassing op CI’s die Gebruikers op basis van het Schema Biodiversiteitsmonitor willen controleren en certificeren.
2. Deze erkenningsvoorwaarden zijn vastgesteld door de Schemabeheerder.
INLEIDING
Artikel 3
1. Een potentiele CI dient door de Schemabeheerder te worden erkend. Voordat de Schemabeheerder tot erkenning over kan gaan, dient de potentiele CI, voor zover van toepassing, aan het volgende te voldoen:
a) de AV Schema Biodiversiteitsmonitor en haar bijlagen;
b) eventuele nadere afspraken of aanwijzingen van de Schemabeheerder.
2. De erkenning wordt vastgelegd in een overeenkomst tussen de (potentiele) CI en de Schemabeheerder. In deze overeenkomst wordt tevens vastgelegd voor welke BM-modules een de betreffende CI als Certificerende Instantie mag optreden en een BM-certificaat mag worden afgegeven.
AANVRAAG TOT ERKENNING
Artikel 4
1. De CI meldt zich met een aanvraagformulier (bijlage A van deze erkenningsvoorwaarden) en benodigde documenten bij het Secretariaat Schema Biodiversiteitsmonitor.
2. De aanvraag wordt in behandeling genomen zodra het ingevulde aanvraagformulier en alle gevraagde documenten zijn ingediend. De aanvraag dient vergezeld te gaan van de volgende documenten:
a. kopie geldig accreditatiecertificaat ISO/IEC 17065 of ISO/IEC 17021;
b. beschrijving van eventuele uitbesteding bepaalde controle werkzaamheden;
c. een volledig ingevuld aanvraagformulier (zie bijlage A van deze erkenningsvoorwaarden);
d. documenten waaruit blijkt dat de CI over voldoende expertise beschikt (o.a. bijlage B t/m D van deze erkenningsvoorwaarden;
e. het handboek op basis waarvan de certificatie wordt uitgevoerd (o.a. procedures, werkinstructies, checklijsten).
3. Het Secretariaat Schema Biodiversiteitsmonitor bevestigt de ontvangst van de aanvraag schriftelijk.
4. In verband met beoordeling van de aanvraag kunnen kosten in rekening worden gebracht bij de aanvrager.
OVEREENKOMST
Artikel 5
1. De erkenning door de Schemabeheerder wordt vastgelegd in een overeenkomst tussen CI en de Schemabeheerder.
2. De Schemabeheerder plaatst de erkende CI in een openbare lijst op haar website. In deze lijst wordt tevens vermeld voor welke BM-module de erkenning geldt.
ACCREDITATIE
Artikel 6
1. De werkzaamheden worden aantoonbaar conform de accreditatie ISO/IEC 17065 of ISO/IEC 17021 uitgevoerd. Daarnaast voert de CI haar taken uit, zoals omschreven in het Schema Biodiversiteitsmonitor. Indien een CI in een uitzonderlijk geval van een voorgeschreven voorschrift van het Schema Biodiversiteitsmonitor wenst af te wijken, dient deze hiertoe een beargumenteerd verzoek ter beoordeling in te dienen bij de Schemabeheerder.
2. Een CI kan de controlewerkzaamheden onder haar verantwoordelijkheid uitbesteden aan een derde. Deze derde dient minimaal in het bezit te zijn van een ISO/IEC 17020 accreditatie.
3. De CI is tegenover de Schemabeheerder verantwoordelijk voor het correct (doen) uitvoeren van de certificatiewerkzaamheden, zoals omschreven in het Schema Biodiversiteitsmonitor. Indien een CI de controles uitbesteedt aan een derde, dan draagt de CI er zorg voor dat de derde de controles en de daarbij behorende werkzaamheden correct en tijdig uitvoert.
4. Wanneer een CI zelf overige activiteiten uitvoert in het kader van het Schema Biodiversiteits- monitor, voldoet het aan de eisen van de betreffende normen, zoals gespecificeerd in het certificatieschema.
EISEN AAN CONTROLEUR, BEOORDELAAR, BESLISSER EN COÖRDINATOR
Artikel 7
1. Controleur: Ten behoeve van de controles kunnen controleurs worden ingezet met minimaal HBO-niveau. Alle controleurs dienen minimaal te voldoen aan de kwalificaties zoals opgenomen in bijlage B van dit document. De controleur mag voor dezelfde Gebruiker en/of de daaraan verbonden Deelnemers geen beoordelings- en/of besliswerkzaamheden in het kader van het Schema Biodiversiteitsmonitor uitvoeren.
2. Beoordelaar: De beoordelaar beoordeelt alle controlebevindingen en herstelmaatregelen. Op basis van de beoordeling identificeert de beoordelaar welke maatregelen al dan niet tegen het bedrijf worden genomen. De beoordelaar heeft minimaal een HBO-niveau en is aantoonbaar deskundig voor het certificatieproces. Hiertoe voldoet hij/zij minimaal aan de kwalificaties zoals opgenomen in bijlage C van dit document. De beoordelaar mag voor dezelfde Gebruiker en/of de daaraan verbonden Deelnemers geen besliswerkzaamheden en/of controle werkzaamheden in het kader van het Schema Biodiversiteitsmonitor uitvoeren.
3. Beslisser: De beslisser is verantwoordelijk voor het certificatiebesluit. De beslisser heeft minimaal HBO-niveau en is aantoonbaar deskundig en verantwoordelijk voor het certificatiebesluit uitgevoerd voor het Schema Biodiversiteitsmonitor. Hiertoe voldoet hij/zij minimaal aan de kwalificaties zoals opgenomen in bijlage D van dit document. De beslisser mag voor dezelfde Gebruiker en/of daaraan verbonden Deelnemers geen controlewerkzaamheden en/of beoordelingswerkzaamheden in het kader van het Schema Biodiversiteitsmonitor uitvoeren. De functie van beslisser kan door een beoordelaar vervuld worden.
4. Coördinator: Naast de in lid 1 t/m 3 genoemde personen stelt de CI een coördinator aan die de contacten met de Schemabeheerder onderhoudt. De functie van coördinator kan door een beoordelaar of beslisser vervuld worden.
5. Indien van de gestelde eisen wordt afgeweken dient een onderbouwing hiervoor z.s.m. aan de Schemabeheerder worden voorgelegd.
SCHOLINGSPROGRAMMA
Artikel 8
1. De CI is verantwoordelijk voor adequate interne scholing van de controleurs, beoordelaars, beslissers en coördinatoren. Het scholingsprogramma dient onder meer de volgende elementen te omvatten:
kennis van het meest actuele Schema Biodiversiteitsmonitor;
de interpretatie van de controlevragen;
het gebruik van de voorschriften en de controlerapportage;
de kennis van relevante databases;
het bijwonen van harmonisatie overleggen die de CI organiseert voor haar medewerkers.
2. Daarnaast dient het (bij)scholingsprogramma de betreffende medewerker op de hoogte te stellen van gewijzigde of nieuwe wet- of regelgeving die van belang is voor de BM-module waarin de medewerker actief is. De CI dient aan te kunnen tonen dat het scholingsprogramma op adequate wijze is ingevuld. Nadere eisen aan het scholingsprogramma zijn ook terug te vinden in bijlage B, C en D.
UITVOERING CERTIFICATIE
Artikel 9
1. De certificatiewerkzaamheden kunnen bij alle Gebruikers worden uitgevoerd met dien verstande dat een CI alleen certificatiewerkzaamheden kan uitvoeren bij Gebruikers waar ze een overeenkomst mee heeft gesloten in het kader van het Schema Biodiversiteitsmonitor en alleen voor de BM-modules waar CI voor is erkend.
2. De CI verzorgt de gehele uitvoering van de aanmelding, controleplanning, het controlebezoek, de rapportage, beoordeling en de uiteindelijke certificatie. De certificatiewerkzaamheden worden uitgevoerd zoals beschreven in het Schema Biodiversiteitsmonitor.
3. De CI beschrijft in procedures de wijze waarop zij de voor het Schema Biodiversiteitsmonitor relevante werkzaamheden uitvoert (aanvraag t/m afgifte van het certificaat) en onderhoudt deze in het kader van haar werkzaamheden als CI voor het Schema Biodiversiteitsmonitor.
4. De Schemabeheerder informeert de CI’SschemoavBieodriverswiteiitsjmozniitorg. ingen i
De CI’s dienen deze wijzigingen vanaf
nemen.
tde e ingan
5. Op hetzelfde bedrijf/bij dezelfde Gebruiker mogen de vereiste controles maximaal vijf opeen- volgende jaren door dezelfde controleur worden uitgevoerd.
BESCHIKBAARHEID CERTIFCATIEGEGEVENS EN GEHEIMHOUDINGSPLICHT
Artikel 10
1. De CI is verantwoordelijk voor de inhoud van het rapport en het tijdig uploaden van controlerapport en certificatiegegevens in de daartoe aangewezen databank.
2. De CI’s zijn bij de uitoefenSchiemnagBiodvivearsniteitsh- monitor, verplicht tot geheimhouding conform het bepaalde in het Schema Biodiversiteits- monitor.
3. Gegevens dienen minimaal 7 jaar te worden bewaard.
4. Alle bij de certificatie- en controlewerkzaamheden betrokken personen dienen een geheimhoudingverklaring te ondertekenen bij aanvang van de werkzaamheden.
un taken
5. Bij de overstap van de Gebruiker van de ene CI naar een andere bestaat de verplichting om alle relevante bedrijfsgegevens aan de nieuwe certificerende instantie ter beschikking te stellen.
dK / ,d /͛^
Artikel 11
1. De Commissie van beheer toetst het functioneren van elke CI aan de hand van kritieke prestatie indicatoren, zoals vastgelegd in bijlage E. Om de kwaliteit van uitvoering en het functioneren van
de CI’s te contwroordlenegermeaankt vankoandner anederre: gebruik
a. de resultaten van de jaarlijkse onderzoeken bij de CI die door de Raad voor Accreditatie in het kader van het ISO/IEC 17065 en/of ISO/IEC 17021,. Deze resultaten dienen door de CI aan de Schemabeheerder te worden overgelegd;
b. periodieke rapportages (minimaal jaarlijks) van de CI aan het secretariaat over de resultaten van de uitgevoerde controles en beoordelingen;
c. evaluatie door de Schemabeheerder van de door CI aangeleverde gegevens;
d. eigen onderzoek bij de CI door de Schemabeheerder (kantoor audit);
e. Witness audits door de Schemabeheerder;
f. Schaduwaudits door de Schemabeheerder;
g. Harmonisatieoverleggen met d. e CI’s
2. De CI’s olpeeevrstee vrerezonek van de Schemabeheerder een overzicht van de gehanteerde
tarieven per controle aan.
3. Indien de Schemabeheerder in het belang van het Schema Biodiversiteitsmonitor dit noodzakelijk acht, kan het toezicht worden geïntensiveerd.
4. De Schemabeheerder is gehouden tot geheimhouding van geg
aangeleverd. De resultaten van het toezicht op de CIk’unsne,n geanonimiseerd aan de Commissie van beheer worden voorgelegd.
SANCTIONERING
Artikel 12
Indien het Schemabeheerder op basis van het toezicht (zoals genoemd in artikel 11) vaststelt dat een CI niet langer voldoet aan de gestelde voorwaarden, dient de CI de gesignaleerde afwijkingen zo spoedig mogelijk ten genoege van de Schemabeheerder te herstellen. Indien herstel niet volledig en/of tijdig plaatsvindt, kan de Schemabeheerder een voorstel doen aan de Commissie van beheer om te besluiten aan de CI een sanctie op te leggen. Sancties kunnen bestaan uit:
a. schorsing van (één of meer) controleurs;
b. schorsing van CI (voor alle dan wel een deel van de activiteiten waarvoor de CI erkend is);
c. extra trainingen laten uitvoeren (op kosten CI);
d. extra toezicht (bijv. witness audit of kantoor audits) op kosten CI;
e. intrekking van de erkenning van de CI.
VERGOEDINGEN EN DEELNEMERSBIJDRAGE
Artikel 13
1. De CI is een jaarlijkse vergoeding verschuldigd aan de Schemabeheerder. De hoogte van deze bijdrage wordt drie maanden voor implementatie door de Schemabeheerder aan de CI kenbaar gemaakt.
2. De CI draagt in voorkomend geval, elk kwartaal de bij de Gebruikers geïnde deelnemersbijdragen af aan de Schemabeheerder. De Schemabeheerder stuurt daartoe een factuur aan de CI gebaseerd op de door de CI aangeleverde gegevens over de in het betreffende kwartaal uitgevoerde controles.
3. Betaling van de vergoedingen zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel en deelnemersbijdragen zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel vindt plaats binnen 14 dagen na factuurdatum.
KLACHTEN
Artikel 14
1. De CI dient een klachtenregistratie bij te houden zoals voorgeschreven in de norm ISO/IEC 17065 of ISO/IEC 17021.
2. Indien de Schemabeheerder een klacht ontvangt over een CI of het vermoeden heeft dat een CI de certificatiewerkzaamheden niet uitvoert volgens het Schema Biodiversiteitsmonitor, dan kan zij nader onderzoek (laten) instellen bij de betreffende CI. Mocht de klacht gegrond worden verklaard door de Schemabeheerder worden er passende maatregelen genomen. Tevens kan de Schemabeheerder de Raad voor Accreditatie van een dergelijke klacht of vermoeden op de hoogte stellen.
GESCHILLEN
Artikel 15
1. Geschillen tussen de Schemabeheerder en de CI’s worden voorgelegd a
voor Agrarisch Recht, te Wageningen.
2. De geschillen tussenGebCruIike’rssomterennt de beoordeling worden behandeld conform het geschillenreglement van de CI.
3. Geschillen omtrent de inhoud van het Schema Biodiversiteitsmonitor worden behandeld conform het Geschillenreglement Schema Biodiversiteitsmonitor.
SLOTBEPALING
Artikel 16
1. Deze voorwaarden kunnen worden aangehaald als “Erkenningsvoorwaarden Certificerende
Instanties Schema. Biodiversiteitsmonitor”
BIJLAGE A͗ ED > /E'^&KZDh>/ Z /͛^
Aanmeldingsformulier voor de aanvraag voor erkenning van de Certificerende Instantie (CI) voor uitvoering van het Schema Biodiversiteitsmonitor. Gegevens Secretariaat Schema Biodiversiteits- monitor:
Algemene gegevens certificerende instelling
Naam instelling | |
Naam ondergetekende | |
Naam coördinator | |
Bezoekadres | |
Postcode en plaats | |
Land | |
Postadres | |
Postcode en plaats | |
Land | |
Tel.nummer | |
E-mailadres RVA registratienummer Soort RVA accreditaat* | ISO/IEC 17065 - ISO/IEC 17021 |
* omcirkel normatief document welke van toepassing is
BM-modules
-
Ondergetekende doet hierbij een aanvraag tot erkenning als certificerende instantie voor de hierboven aangevinkte BM-modules van het Schema Biodiversiteitsmonitor.
Ondergetekende is bekend met het bepaalde bij of krachtens het Schema Biodiversiteitsmonitor en verbindt zich hierbij tot medewerking aan de erkenningsprocedure.
Datum: Handtekening:
………………………………….. ……………………………………………………….. NB: Ondergetekende moet een rechtsgeldige vertegenwoordiger van de CI zijn. De volgende bijlagen dienen verplicht te zijn bijgevoegd :
Nr . | Omschrijving |
1 | Kopie geldig accreditatie certificaten (17065, 17021) voor de juiste scope inclusief verrichtingenlijst, dan wel kopie aanvraag bij RvA voor accreditatie betreffende verrichtingen |
2 | Beschrijving procedure controle- en beoordelingsproces (incl. eventuele uitbestede certificatiewerkzaamheden) |
3 | Een volledig ingevuld aanvraagformulier |
4 | Documentatie waaruit blijkt dat de CI over voldoende expertise beschikt. |
5 | Handboek op basis waarvan certificatie wordt uitgevoerd (o.a. procedures, werkinstructies, checklijsten) |
(NB zonder deze bijlagen wordt de aanvraag niet in behandeling genomen).
BIJLAGE 5b: EISEN AAN CONTROLEURS
Opleidings- en ervaringseisen voor controleurs die controles uitvoeren en/of monsters nemen bij bedrijven in het kader van het Schema Biodiversiteitsmonitor
Criterium | Minimale vereisten | Document ter beoordeling | |
Vereiste kennis bij indiensttreding | Persoonlijke kenmerken | Klantgericht, sociaal vaardig, integer en nauwkeurig, diplomatiek, goed waarnemingsvermogen, opmerkzaam, besluitvaardig, zelfstandig. | CV of ander bewijsmateria al |
Opleiding | Minimaal HBO-niveau of ervaring als omschreven onder criterium ‘erva | HBO-diploma, CV of ander bewijsmateria al | |
Ervaring | Minimaal 1 jaar werkervaring in de betreffende sector in relevante functie (kwaliteitszorg, productie, verwerkende industrie). | CV (formulier Bijlage 5), intern scholings- programma, of ander bewijs- materiaal | |
Kwalificatie-eisen | Kwalificatie | Minimaal 2 controles bijgewoond bij representatieve bedrijven in het kader van het Schema Biodiversiteitsmonitor | Intern scholings- programma. CV of ander bewijs- materiaal |
Vereiste bijscholing | Interne opleiding / bijscholing na indiensttredi ng | Voortdurende professionele ontwikkeling door aanvullende werkervaring, training, studie, bijeenkomsten, seminars of andere activiteiten. Per jaar binnen de functie controleur minimaal 2 controles uitgevoerd bij representatieve bedrijven in het kader van het Schema Biodiversiteitsmonitor. Verplichte aanwezigheid intern (harmonisatie)overleg minimaal 1x per jaar. | (Intern) scholings- programma |
BIJLAGE C: EISEN AAN BEOORDELAAR
Opleidings- en ervaringseisen voor de beoordelaar die verantwoordelijk is voor de beoordeling van de controle rapportage en eventuele maatregelen.
Criterium | Minimale vereisten | Aantoonbaar document ter beoordeling | |
Vereiste kennis bij indiensttredin g | Persoonlijke kenmerken | Integer, analytisch, diplomatiek, goed waarnemingsvermogen, opmerkzaam, besluitvaardig, nauwkeurig, zelfstandig. | Functioneringsbe oordeling |
Opleiding | Minimaal HBO-niveau of minimaal een gelijkwaardig ervaringsniveau als genoemd onder criterium ‘erv | HBO-diploma, CV of ander bewijsmateriaal | |
Ervaring | Minimaal 1 jaar werkervaring in relevante functie (productie, vertegenwoordiger, kwaliteitszorg, verwerkende industrie) of vakinhoudelijke kennis en vaardigheden met betrekking tot methoden en technieken gericht op het beoordelen van kwaliteitszorgsystemen, Schema Biodiversiteitsmonitor. | CV of ander bewijsmateriaal | |
Kwalificatie- eisen | Kwalificatie | Minimaal 2 controles bijgewoond bij representatieve bedrijven in het kader van het Schema Biodiversiteitsmonitor. Daarnaast minimaal 2 beoordelingen onder toezicht uitgevoerd. | CV of intern scholingsprogra mma |
Vereiste bijscholing | Interne opleiding / bijscholing na indiensttreding | Voortdurende professionele ontwikkeling door aanvullende werkervaring, training, studie, bijeenkomsten, seminars of andere activiteiten. Minimaal 4 beoordelingen uitgevoerd per jaar bij representatieve bedrijven in het kader van het Schema Biodiversiteitsmonitor. | (Intern) scholingsprogra mma |
BIJLAGE D: EISEN AAN BESLISSER
Opleidings- en ervaringseisen voor de beslisser die verantwoordelijk is voor het certificatiebesluit voor het Schema Biodiversiteitsmonitor en de op te leggen maatregelen.
Criterium | Minimale vereisten | Aantoonbaar document ter beoordeling | |
Vereiste kennis | Persoonlijke kenmerken | Ethisch, open geest, diplomatiek, goed waarnemingsvermogen, opmerkzaam, besluitvaardig, zelfstandig. | Functionerings beoordeling |
Opleiding | Relevante agrarische opleiding op minimaal HBO- niveau of minimaal een gelijkwaardig ervaringsniveau als omschreven onder criterium ‘ervaring’. | Diploma, CV of ander bewijsmateria al | |
Ervaring | Ervaring als zelfstandig beoordelaar op relevant werkterrein. Vakinhoudelijke kennis en vaardigheden met betrekking tot methoden en technieken gericht op het beoordelen van kwaliteitszorgsystemen, Schema Biodiversiteitsmonitor,. | Intern scholingsprogr amma | |
Kwalificatie | Kwalificatie | Minimaal 1 jaar werkervaring in een relevante functie (productie, vertegenwoordiger, kwaliteitszorg, verwerkende industrie) of minimaal 2 beoordelingen uitgevoerd voor representatieve bedrijven in het kader van het Schema Biodiversiteitsmonitor.. | CV, certificaten en intern scholingsprogr amma |
Vereiste bijscholing | Bijscholing | Voortdurende professionele ontwikkeling door aanvullende werkervaring, training, studie, bijeenkomsten, seminars of andere activiteiten. Verplichte aanwezigheid intern (harmonisatie)overleg minimaal 1x per jaar. | (intern) scholingsprogr amma |
BIJLAGE E͗ t/: s E dK / ,d KW /͛^
Naast het toezicht dat de Raad voor Accreditatie
voor de norm ISO/IEC 17065 of ISO/IEC 17021 , houdt de Schemabeheerder toezicht op de door haar erken.dBeij hetCniIet ’naskomen van een KPI wordt door de Commissie van beheer een sanctie opgelegd zoals eerder genoemd in dit document.
Wat | Wijze van controle | Frequentie | Tolerantie | |
KPI 1 | Bewijs van accreditatie | Nadat de CI is erkend stuurt deze de resultaten van de reguliere RvA toets (inclusief afwijkingen en maatregelen) door naar de Schemabeheerder. De Schemabeheerder garandeert zo dat de deelnemende CI’s v accreditatie standaard zijn geaccrediteerd met de juiste scope (ISO-normen). | Tijdens kantooraudit | Accreditatie moet zijn behaald (17065 en/of 17021) |
KPI 2 | Kwaliteit van de audits | Nadat de CI is erkend dient deze ten minste één keer per jaar een rapportage aan de Schemabeheerder te overleggen. Hierin wordt o.a. de gang van zaken omtrent controle benoemd. Kwaliteit van audits wordt ook gewaarborgd door een kantooraudit uit te voeren bij de CI, het uitvoeren van witness audits en het uitvoeren van schaduwaudits. Hiermee wordt bekeken of er constant aan de erkenningsvoorwaarden wordt voldaan en er een adequate wijze van controleren wordt gehanteerd. Voor harmonisering tussen verschillende CI’s wordt er mini door de Schemabeheerder een voorstel gedaan voor een harmonisatieoverleg. De CI is verplicht om hier een vertegenwoordiger naar af te vaardigen. | Jaarlijks Doorlopend Tweemaal per jaar | Minimaal 4 weken voor 1e harmonisatieo verleg. Op aangeven Schemabeheer der. Alle CI moeten min. 2 maal per jaar een harmonisatieo verleg bijwonen. |
KPI 3 | Adequate wijze van non- conformiteite n beoordelen | Overeenkomende met het Schema Biodiversiteitsmonitor worden non- conformiteiten n.a.v. een controle beoordeeld. Op afstand worden controlerapporten en beoordelingen opgevraagd en een inhoudelijke rapportage controle van beoordelingen en beslissingen uitgevoerd. Hier wordt gekeken of de beoordelaar of beslisser de juiste weging heeft gegeven aan de betreffende voorschriften en of de controleur de minimale toelichtingen op voorschriften heeft gegeven. Door het opvragen van communicatie met de deelnemer vind er ook een controle plaats dat eventuele non conformiteiten door de deelnemer tijdig en juist opgelost worden. | Onaangekon digd, doorlopend | Situatie afhankelijk |