Contract

ArboNed kent deze samenwerkingsvoorwaarden om een goede samenwerking te waarborgen. Deze samenwerkingsvoorwaarden maken onlosmakelijk onderdeel uit van het contract dat uw organisatie direct met ArboNed heeft afgesloten, of via uw verzuim- verzekeraar met ArboNed als uitvoerder van de dienstverlening. Hierin zijn de minimale vereisten aan een overeenkomst uit de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) opgenomen, het zogenaamde basiscontract. Uw werknemersvertegenwoordiging dient akkoord te gaan met uw arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid en in te stemmen met deze samenwerkingsvoorwaarden.

Wat moet u doen?

Op deze samenwerkingsvoorwaarden is het instemmingsrecht van de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) van kracht. Bij ontbreken van de OR of PVT dient u dit met de betrokken werknemers af te stemmen.

De persoon die hiervoor in uw organisatie bevoegd is, moet deze samenwerkingsvoorwaarden ondertekenen. Dit getekende exemplaar dient u vervolgens in uw eigen administratie te bewaren.

Voldoen aan wettelijke eisen basiscontract

De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) vormt het uitgangspunt voor een optimaal arbeidsomstandighedenbeleid (arbobeleid).

Vangnetregeling

Volgens de Arbowet zijn werkgevers verplicht om deskundige ondersteuning te regelen bij hun arbeidsomstandigheden- en verzuimbeleid. Bij het afsluiten van een verzuimabonnement bij ArboNed heeft u gekozen voor de zogenoemde ‘vangnetregeling’. Dit betekent dat u uw arbotaken heeft ondergebracht bij ArboNed als gecertificeerde arbodienst en de afspraken over de samenwerkingen zijn vastgelegd in een wettelijk verplicht ‘basiscontract’.

Vanuit dit basiscontract is ArboNed u van dienst bij de volgende wettelijk verplichte taken van een werkgever:

• Het adviseren bij de verzuimbegeleiding van werknemers.

• Het toetsen van uw Risico-inventarisatie en

-evaluatie (RI&E) en daarover adviseren.

• Het uitvoeren van een preventief medisch onderzoek (PMO of PAGO) bij uw werknemers.

• Het uitvoeren van aanstellingskeuringen (indien van toepassing).

• Bieden van de mogelijkheid om de bedrijfsarts te consulteren (bijvoorbeeld via een open spreekuur bij de bedrijfsarts).

Afspraken RI&E en PMO

U maakt samen met ArboNed afspraken over het prioriteren van risico’s in het plan van aanpak RI&E en over de bijdrage aan het arbeidsomstandighedenbeleid. In de Arbowet staat dat werkgevers werknemers periodiek een preventief medisch onderzoek (PMO OF PAGO) aan moeten bieden. Op basis van de uitkomsten van de uitgevoerde RI&E, maakt u met ArboNed afspraken over het aanbieden van een PMO of PAGO aan uw werknemers. Voor het uitvoeren van aanstellingskeuringen, worden met u afspraken gemaakt over de specifieke medische eisen die aan een functie worden gesteld.

Samenwerking met Preventiemedewerker, OR of PV Door het bespreken van de veiligheids- en gezondheidsrisico’s binnen uw organisatie met ArboNed, kan ArboNed u en uw werknemers gevraagd en ongevraagd adviseren over preventieve maatregelen gericht op een zo goed mogelijk arbeidsomstandighedenbeleid. ArboNed werkt daarbij nauw samen met uw preventiemedewerker, de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging. Indien nodig worden hierbij (kern)deskundigen (bedrijfsarts, arbeidshygiënist, arbeids-en organisatiedeskundige en veiligheidskundige) van ArboNed ingeschakeld en zij kunnen multidisciplinaire ondersteuning bieden aan werkgever en werknemer.

Informatieplicht

U dient tijdig alle relevante informatie beschikbaar te stellen rond de preventie van verzuim en de verzuim- en re-integratiebegeleiding binnen uw organisatie. U zorgt er samen met ArboNed voor dat er voldoende tijd beschikbaar is voor de advisering over preventieve maatregelen door ArboNed. Voor aanvang van de werkzaamheden maken wij hierover graag afspraken met u.

Individuele verzuimbegeleiding

Onze verzuimbegeleiding voeren wij uit op basis van het ArboNed verzuimproces, het Activiteiten- en tarievenoverzicht en conform de professionele normen en richtlijnen. Onze professionals, waaronder de bedrijfsarts, nemen hierin een onafhankelijke positie in en adviseren zowel werkgever als werknemer.

Vanaf ingangsdatum van het contract met ArboNed hebben uw werknemers recht op onze dienstverlening, ook indien uw werknemer al voor ingangsdatum ziek was.

Wanneer een ziekmelding met terugwerkende kracht aan ons wordt doorgegeven, kan ArboNed geen aansprakelijkheid voor de Poortwachter activiteiten in die periode ten laste gelegd worden. ArboNed is niet verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding voor ingangsdatum van het contract met ArboNed.

U en uw werknemer ontvangen van onze (telefonische) consulten een schriftelijke terugkoppeling, inclusief advies over herstel- en re-integratiemogelijkheden.

ArboNed biedt haar klanten de mogelijkheid om 24/7 gebruik te maken van de portal Vandaag voor het verwerken van ziek- en herstelmeldingen, het inzien van terugkoppelingen en het genereren van rapportages. U dient zorg te dragen dat uw gegevens en die van uw werknemers actueel worden gehouden.

In geval van beroeps gebonden aandoeningen en beroepsziekten zal de bedrijfsarts worden betrokken bij het voorkomen, signaleren en – waar mogelijk – behandelen hiervan. De bedrijfsarts heeft tevens de wettelijke plicht om beroepsziekten te onderzoeken en u en uw werknemer hierover te adviseren. Daarnaast dient hij hier een anonieme melding van te maken bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB). De bedrijfsarts adviseert over preventieve maatregelen met betrekking tot het algemeen arbeidsomstandighedenbeleid en eventuele aanpassing daarvan, mede op grond van de samengevoegde gegevens. Indien nodig schakelt de bedrijfsarts waar nodig andere (kern)deskundigen in.

Verzuim- en preventiebeleid

U en uw werknemers zijn – wettelijk bepaald – gezamenlijk verantwoordelijk voor goede arbeidsomstandigheden, gezondheid, veiligheid en welzijn. Wij ontvangen graag alle relevante informatie over uw huidige beleid in dezen. ArboNed adviseert en ondersteunt uw organisatie om hier beleidsmatig en praktisch invulling aan te geven.

Wij vragen u daarom uw werknemers te informeren over onze samenwerking, uw verzuim- en preventiebeleid en de verplichtingen die dit voor uw werknemers met zich meebrengt, alsook de mogelijkheid om onze professionals te benaderen met vragen over gezondheid, veiligheid of welzijn. Voor zover er een verband is met werk en/of werkomstandigheden of arbeidsverhoudingen, is dit een wettelijke verplichting. Uw werknemers kunnen hiervoor anoniem het open spreekuur bezoeken. Wij hebben (naar wens) ondersteunende communicatiemiddelen ter beschikking. Daarnaast verzoeken wij u om onze bedrijfsarts toegang tot uw bedrijf te geven, om goed inzicht te krijgen in de

bedrijfsvoering en in gesprek te kunnen gaan met uw werknemers. En als onze professionals bij u op locatie werken, om een passende werkruimte en materiaal ter beschikking te stellen. Mocht er onverhoopt een bedrijfsongeval plaatsvinden, dan schakelt u onze bedrijfsarts of andere kerndeskundige in bij de analyse van het ongeval. Daarnaast kunt u onze Calamiteitenservice bellen voor de opvang van bijvoorbeeld collega’s.

Om te voldoen aan uw en onze verplichtingen meldt u zieke werknemers binnen één week ziek bij ArboNed en laat hen tijdig oproepen voor het spreekuur. De bedrijfsarts wordt in voorkomende gevallen tijdig geïnformeerd. Zo kan de bedrijfsarts, vanaf dat hem bekend is dat een medewerker ziek gemeld is, zicht houden op hoe het verzuimdossier zich ontwikkelt.

Voor het verwerken van ziek- en herstelmeldingen maakt u gebruik van de portal Vandaag.

De bedrijfsarts stelt, bij dreigend langdurig verzuim, uiterlijk na zes weken verzuim een probleemanalyse op of zoveel eerder als de aard van de problematiek daartoe aanleiding geeft. Als op basis van de inhoud van de achterliggende problematiek pas na zes weken verzuim duidelijk wordt dat er sprake is van langdurig verzuim, maakt de bedrijfsarts direct een probleemanalyse en motiveert de verlengde termijn.

Ook stelt de bedrijfsarts het actueel oordeel op bij een WIA-aanvraag of voert een spreekuur ‘ziek uit dienst‘ uit inclusief medisch dossierverslag ‘ziek uit dienst’.

Werkgever en werknemer wijzen per individuele ziekmelding een casemanager aan en stellen binnen twee weken na de (bijstelling van de) probleemanalyse een plan van aanpak op. In het plan van aanpak wordt de casemanager benoemd. De casemanager verwerkt geen medische (persoons)gegevens. De bedrijfsarts ontvangt een afschrift.

Uiterlijk aan het einde van het eerste ziektejaar evalueren u en uw zieke werknemer het plan van aanpak en stellen dit zo nodig bij. De vervolgafspraken door de bedrijfsarts voor een tussentijdse evaluatie of bijstelling van de probleemanalyse vinden plaats op basis van de inhoud van de achterliggende problematiek. De frequentie van de vervolgplanning (of een afwijking daarvan) wordt gemotiveerd door de bedrijfsarts.

De advisering van de bedrijfsarts wordt voortgezet zolang het dienstverband duurt en er nog geen WIA beoordeling heeft plaatsgevonden, ook al is de periode van 104 weken verzuim overschreden. De advisering na 104 weken maakt geen onderdeel uit van het abonnementstarief en zal separaat gefactureerd worden.

De bedrijfsarts signaleert tijdig of er sprake is van stagnatie in het herstel van de medische toestand en/ of de functionele mogelijkheden en de eventuele werk gebonden oorzaken daarvan en adviseert over (onderbouwde) interventies. Tevens adviseert de bedrijfsarts over herstel- en

re-integratiemogelijkheden en schakelt gericht, op basis van professionele en wettelijke normen, andere professionals in om daarbij te adviseren en te ondersteunen. De bedrijfsarts overlegt indien nodig met de huisarts of behandelend specialist van de zieke

werknemer (slechts na toestemming daartoe van de zieke werknemer) inzake informatie-uitwisseling of een behandeling in de reguliere zorg.

De door ArboNed in te zetten bedrijfsarts verplicht zich de werknemer de mogelijkheid te bieden een second opinion aan te vragen. De second opinion wordt uitgevoerd door een BIG-geregistreerde bedrijfsarts van de Landelijke poule bedrijfsartsen.

De meest actuele lijst vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Deze bedrijfsarts is niet werkzaam voor of namens ArboNed

B.V. De kosten van de second opinion komen voor rekening van de werkgever tenzij in het abonnement opgenomen en tenzij de werknemer zelf kiest om een bedrijfsarts buiten de in de lijst genoemde bedrijfsarts te kiezen voor de second opinion. Voor de second opinion wordt het binnen ArboNed gehanteerde tarief in rekening gebracht.

Informeren/afstemming derden

De volgende informatie bent u verplicht om zelf aan UWV te verstrekken: een ziekmelding die binnen de Vangnetregeling valt – hierop zullen wij u, voor zover de privacywetgeving dit toelaat, attenderen – of een werknemer die ziek uit dienst gaat. U kunt de bedrijfsarts verzoeken een verslag bij ziek uit dienst te laten opmaken.

Met uw ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging stemt u de samenwerking met ArboNed af volgens de Vangnetregeling. Uw ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging of de belanghebbende werknemers ontvangt/ontvangen individu overstijgende rapportages. Indien de bedrijfsarts aanleiding ziet voor een overleg, zal de bedrijfsarts het overleg initiëren en daartoe contact opnemen met de vaste contactpersoon die het medezeggenschaps- orgaan aanwijst. De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging kan ook contact opnemen met de bedrijfsarts.

Op het moment dat de overeenkomst eindigt (door opzegging, ontbinding of beëindiging door u, ArboNed of uw verzekeraar), dan zult u naast werknemers die ArboNed begeleidt, ook de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging of de belanghebbende werknemers van uw bedrijf hiervan schriftelijk op de hoogte stellen.

Geheimhouding, anonimiteit en privacy

ArboNed zal, conform de wettelijke regelgeving en aanverwante richtlijnen alle medische informatie en informatie van vertrouwelijke of persoonlijke aard strikt vertrouwelijk behandelen en zorgvuldig bewaren. Om dit te waarborgen tekenen al onze werknemers en de door ons ingeschakelde derden een geheimhoudingsverklaring.

Als u of wij verplicht zijn informatie te verstrekken op grond van de wet, een bindende uitspraak van een rechter of een ander overheidsorgaan, dan stemmen wij, voor zover mogelijk, de vorm, inhoud en wijze van communicatie eerst samen af.

Conform de wettelijke richtlijnen staan wij in voor de volledige anonimiteit van de individuele werknemer(s). ArboNed zal u daarom niet laten weten welke werknemers gebruik hebben gemaakt van een open spreekuur of hebben deelgenomen aan een PMO. In (groeps)rapportages verstrekken wij geen informatie die herleidbaar kan zijn tot individuen. Wij bespreken constateringen alleen in algemene zin met u.

Alleen als de werknemer die een aanstellingskeuring ondergaat ons toestemming geeft om u over de uitslag te informeren, of een werknemer die een preventief spreekuur bezoekt ons toestemming geeft om u een terugkoppeling te geven, zullen wij dit – na vastlegging van zijn toestemming – doen. Ook als wij hiervoor geen toestemming krijgen, bent u vergoeding van de kosten voor de keuring of het preventief spreekuur verschuldigd. ArboNed zal van de werknemers die wij onderzoeken of begeleiden, een (medisch) dossier

bijhouden.

Naast ArboNed heeft alleen de werknemer recht op inzage in zijn medische dossier. U en andere derden kunnen alleen inzage in dit dossier krijgen, als u hiervoor een schriftelijke, specifiek voor de betreffende situatie verleende, machtiging van de werknemer kunt overleggen.

Op het moment dat de samenwerking eindigt, kunnen medische dossiers worden overgedragen als de werknemer hier schriftelijk toestemming voor geeft. De met deze overdracht gemoeide kosten brengen wij u in rekening. Na overdracht vervalt iedere aansprakelijk- heid met betrekking tot de bewaarplicht van deze dossiers door ArboNed.

Als u ervoor heeft gekozen om de medische en administratieve gegevens in een ander systeem dan het medisch dossiersysteem van ArboNed te registeren, kunnen wij geen verantwoordelijkheid nemen voor adequate registratie in de dossiers.

In verband met verwerking persoonsgegevens zal een separate verwerkersovereenkomst worden gesloten. Op de in het medische dossier opgenomen medische en persoonsgegevens is ons privacyreglement van toepassing. U en uw werknemers kunnen dit regelement lezen op xxxxxxx.xx/xxxxxxx.

Omgangsvormen

Helaas komt het soms voor dat normale omgangs- en fatsoensnormen niet in acht worden genomen.

ArboNed is gerechtigd om passende maatregelen te nemen. Indien nodig zal de betreffende persoon worden uitgesloten van onze dienstverlening. Wij zullen de betrokken partijen hierover informeren.

Eventuele nadelige (financiële) consequenties van het wangedrag zijn niet voor rekening van ArboNed.

Kwaliteit van dienstverlening

ArboNed streeft ernaar de dienstverlening zo goed mogelijk uit te voeren. Daarbij spelen onder meer inhoud – onze professionals werken volgens actuele, professionele richtlijnen –, bereikbaarheid, snelheid van werken, bejegening en informatievoorziening een rol. Bent u ontevreden over de dienstverlening, dan vragen wij u hierover contact op te nemen met uw vaste contactpersoon bij ArboNed. Wilt u of uw werknemer een officiële klacht indienen? Onze klachtenprocedure leest u op xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.

Financiële aspecten

Annulering van een afspraak met ArboNed moet, ongeacht de hersteldatum, uiterlijk 24 uur van tevoren door de werkgever worden gedaan. Als de afspraak later of niet wordt afgezegd, brengen wij de kosten hiervan bij u in rekening.

Voor effectieve verzuimbegeleiding kan of moet de bedrijfsarts volgens richtlijnen overleg met de reguliere zorg voeren, een eerder medisch dossier opvragen of andere professionals inschakelen. De hiermee gemoeide kosten worden aan u doorberekend.

Voor dat deel van de aan onze verschuldigde vergoeding die gebaseerd is op het aantal werknemers dat bij u in dienst is, berekenen wij deze in eerste instantie op basis van het aantal werknemers dat u heeft ingevuld op het opdrachtformulier.

Als uw werknemersaantal wijzigt, en u geeft dit binnen één maand na wijziging -bij voorkeur via onze verzuimportal ‘Vandaag’- aan ons door, dan verrekenen wij onze vergoeding aan het einde van het lopende contractjaar.

Wij verzoeken u om ons in elk geval aan het begin van ieder kalenderjaar, uiterlijk vóór 1 maart, een door een accountant gewaarmerkte kopie van de verzamel- loonstaat van het voorgaande kalenderjaar toe te sturen. Wij berekenen op basis hiervan de daadwerkelijk verschuldigde vergoeding voor komend jaar. Het aantal werknemers per ingang van de contractverlengingsdatum is hier leidend. Op basis van de actuele cijfers vindt verrekening plaats met de

werkgever. Als u ons onverhoopt, na een herinnering, niet van de benodigde gegevens voorziet, zijn wij gerechtigd om - bij wijze van boete het laatst bekende aantal werknemers te verhogen met maximaal 25%. Het verkrijgen van de juiste werknemersaantallen is niet alleen belangrijk voor een goede facturatie, maar ook voor de accuratesse van uw verzuimrapportages.

Als op basis van onze gegevens blijkt dat de berekende verschuldigde vergoeding meer dan 5% afwijkt van de totale reeds gefactureerde vergoeding over het betreffende kalenderjaar, kunnen wij deze verrekenen.

Zouden wij twijfelen aan de juistheid van de gegevens, dan behouden wij ons het recht voor deze gegevens nader te (laten) verifiëren en indien gegevens onvolledig of onjuist blijken te zijn, met terugwerkende kracht de juiste tarieven en prijzen in rekening te brengen, de onderzoekskosten bij u te verhalen, alsmede om de overeenkomst op te zeggen.

Indien het arbodienstverleningscontract wordt beëindigd, bestaat vanaf de beëindigingsdatum geen recht meer op arbodienstverlening voor zowel ziektegevallen ontstaan voor de beëindigingsdatum als ziektegevallen ontstaan na de beëindigingsdatum. Eventuele werkzaamheden die na beëindiging van de arbodienstverleningscontract zijn verricht door ArboNed worden gefactureerd conform de meest recente tarieflijst van ArboNed.

Aanvullende samenwerkingsvoorwaarden voor klanten die verzekerd zijn voor loondoorbetaling bij ziekte Bent u verzekerd voor loondoorbetaling bij ziekmelding? Dan moet u de ziekmelding zelf bij de verzekeraar doorgeven, tenzij hun polisvoorwaarden anders aangeven. Ook kunnen er afwijkende afspraken gelden voor het doorgeven van ziek- en herstelmeldingen aan ArboNed en de verzekeraar.

Raadpleeg daarvoor de polisvoorwaarden van uw verzekeraar.

Indien het contract met ArboNed gekoppeld is aan een verzuimverzekering, een zogenaamd combipakket, dan zijn de eerdergenoemde bepalingen inzake het doorgeven van werknemersaantallen niet van toepassing. De voorwaarden van de gekoppelde verzuimverzekering ten aanzien van looptijd, verlenging en opzegging zijn van toepassing op het contract met ArboNed. Na afloop van het contract is omzetting naar een ander gekoppeld product van ArboNed en de verzuimverzekeraar mogelijk indien er geen sprake is van lopend verzuim.

Akkoord

Deze samenwerkingsvoorwaarden maken als addendum integraal onderdeel uit van het contract dat uw organisatie direct met ArboNed B.V. heeft afgesloten of via uw verzuimverzekeraar met ArboNed als uitvoerder van de dienstverlening. Hierdoor voldoet de overeenkomst aan de minimale eisen die de wetgever stelt aan de overeenkomst in het kader van de wettelijke vangnetregeling zoals opgenomen in de Arbeidsomstandighedenwet per 1 juli 2017, het zogenaamde basiscontract.

Voor zover deze samenwerkingsvoorwaarden strijdig zijn met de algemene voorwaarden van ArboNed prevaleren deze samenwerkingsvoorwaarden.

Voor akkoord

Naam organisatie

Naam

Functie

Plaats

Datum