Procesbeschrijving: 2.1 Beheren contracten leveranciers
Procesbeschrijving: 2.1 Beheren contracten leveranciers
Versie | Datum akkoord MT | Wijzigingen |
1.0 | 19/6/14 | Initiële versie |
Afbakening
Het betreft enkel contracten waarvoor GEEN Europese aanbesteding heeft plaatsgevonden. Het proces beschrijft op hoofdlijnen (1) de te volgen stappen voor het afsluiten van nieuwe/gewijzigde contracten en (2) het beheren van lopende contracten. De relaties met SLM en Operationeel Beheer zijn eveneens opgenomen (zie tevens de procesplaat van “Procesmodel ContractBeheer”). Het proces beschrijft de “happy flow” zonder daarmee uitputtend te zijn voor alle mogelijke situaties.
KPI’s
KPI | Toelichting |
Compleetheid | Alle (concept-)contracten zijn opgevoerd in TopDesk |
Leveranciersmanagement | Van alle contracten wordt de nakoming van ingekochte diensten pro-actief beheerd (krijgen we waar we voor betalen?) Van alle leveranciers beschikken we over een onderbouwd beeld van geleverde kwaliteit. Hierover vindt periodiek afstemming plaats met de leverancier. |
Stuurrapportages
Rapportage | Doelgroep |
Statusoverzicht contracten | MT en contractbeheerder |
Financieel /Budgettair* | MT en contractbeheerder |
Leveranciersperformance* | MT, contractbeheerder, coördinatoren team accommodaties |
* Niet vanuit TopDesk
Rollen
Rol | Beschrijving |
Inhoudelijk- verantwoordelijke | Hij/zij die inhoudelijk verantwoordelijk is voor het domein waarop het contract betrekking heeft. |
Budget- verantwoordelijke | Hij/zij die voor de aard en som van het betreffende contract budgettair verantwoordelijk is voor het domein waarop het contract betrekking heeft. |
Contractbeheerder | Binnen Maastricht Sport is één persoon verantwoordelijk voor het proces van contractbeheer. Met als primaire taken: - Beheer contractgegevens - Archivering en ontsluiting contracten - Bewaking contract data - Opstellen xxx.xxxx |
Leverancier | De contractpartij waarmee het contract is/wordt afgesloten |
Processtappen
Nr. | Stap | Toelichting | Hulpmiddelen |
1 | Samenstellen Programma van eisen | ®Inhoud- Budgetverantwoordelijke zijn samen verantwoordelijk voor het opstellen van het programma van eisen | |
2 | Organiseren uitvraag/selectie leveranciers | De ®Contractbeheerder organiseert het proces van uitvraag en selectie van de leveranciers | |
Eigen contract | We kennen 2 contract-varianten: (1) opgesteld door de leverancier en (2) opgesteld door MaastrichtSport | ||
3 | Contractontwerp vastleggen | De ®Contractbeheerder legt het contract vast in TopDesk | TopDesk |
Contract-ontwerp akkoord | |||
4 | Bevestigen contract | De ®Budgetverantwoordelijke (conform de mandateringsregeling) bevestigt het contract formeel | Mandateringsregeling MaastrichtSport |
5 | Contractontwerp aanpassen | ||
6 | Definitief contract vastleggen | De ®Contractbeheerder legt het definitieve contract | TopDesk |
vast in TopDesk | |||
7 | Doorvertalen naar Operationeel Beheer/K&I | Nieuwe contracten dienen te worden doorvertaald naar Operationeel Beheer | Formulier agenderingen n.a.v. contracten TopDesk Operationeel beheer |
8 | Leveranciersmanagement | Pro-actief bewaken van de (kwaliteit van) levering van de diensten | Formulier agenderingen n.a.v. contracten TopDesk Operationeel beheer |
9 | Contractbewaking | De ®Budgetverantwoordelijke bewaakt gedurende de looptijd van het contract de levering van de afgesproken dienstverlening (SLM) en contractbasisgegevens (opzegtermijn etc) | Formulier agenderingen n.a.v. contracten TopDesk Operationeel beheer |
Contractevaluatie | |||
10 | Beëindigen contract | ||
11 | Wijzigen/verlengen contract | ||
Risico’s
Risico | Weging | Eigenaar | Maatregel(en) |
H/M/L | |||
Opmerkingen en aantekeningen |