VOLMACHT
VOLMACHT
GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN 10 MEI 2022
(Een kopie van) dit behoorlijk ingevulde, gedateerde en ondertekende volmachtformulier moet bij de Vennootschap toekomen op uiterlijk 4 mei 2022,
- per gewone brief (naar de zetel van de Vennootschap: Xxxxxxxxxxxxxx 00 (xxx 00), 0000 Xxxxxxx); of
- per e-mail (naar: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx)
Aandeelhouders kunnen daarnaast eveneens gebruik maken van een elektronische volmacht door gebruik te maken van het platform van ABN AMRO (xxx.xxxxxxx.xxx/xxxxxxx) waar de aandeelhouder een volmacht met steminstructie aan de Vennootschap kan geven. De elektronische volmacht moet uiterlijk op 4 mei 2022 worden ontvangen door ABN AMRO Bank N.V.
Volmachtformulieren die te laat toekomen of die niet voldoen aan de vereiste formaliteiten, zullen worden geweigerd.
Benaming en rechtsvorm: | |
Zetel: | |
Ondernemingsnummer: | |
Geldig vertegenwoordigd door1: | 1. 2. |
Ondergetekende (de “Volmachtgever”), Rechtspersoon:
Natuurlijke persoon:
Familienaam en voornaam: | |
Adres: |
1 Indien de ondertekening gebeurt namens een rechtspersoon, gelieve dan de voor- en achternaam en de functie van de natuurlijke perso(o)n(en) te vermelden en documentatie te bezorgen waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt. Bij gebreke hiervan, verklaart ondergetekende aan Aedifica NV/SA volledige volmacht te hebben om dit formulier voor de aandeelhouder te ondertekenen.
Eigenaar van aandelen op naam (in volle eigendom / in vruchtgebruik / in blote eigendom)2 en
gedematerialiseerde aandelen (in volle eigendom / in vruchtgebruik / in blote eigendom)3 van de naamloze vennootschap “AEDIFICA”, openbare gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch recht, met zetel te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxx 00 (xxx 00), XXX Xxxxxxx 0877.248.501 (hierna, “Aedifica” of de “Vennootschap”), stelt hierbij aan tot bijzondere volmachthouder met mogelijkheid tot indeplaatsstelling:
Familienaam en voornaam:
Adres:
(Gelieve op te merken dat, indien u een lid van de raad van bestuur/het uitvoerend comité van “AEDIFICA”, of enige werknemer of andere persoon die banden heeft met “AEDIFICA” aanduidt als bijzondere volmachthouder, die persoon dan, op basis van de wet, geacht wordt een belangenconflict te hebben voor de uitoefening van het stemrecht, en bijgevolg enkel zal mogen stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.)
aan wie de Volmachtgever alle bevoegdheden verleent om hem/haar te vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering der aandeelhouders van “AEDIFICA”, die zal gehouden worden in hotel Hilton Brussels Xxxxx Xxxxx, Xxxxxxxxxxxxxxx 0 te 0000 Xxxxxxx, op 10 mei 2022 om 15u en om voor diens rekening te stemmen volgens de hierna te kennen gegeven stemintenties.
Teneinde toegelaten te worden tot de algemene vergadering zullen de volmachthouders hun identiteit moeten bewijzen, en de vertegenwoordigers of bijzondere volmachthouders van rechtspersonen zullen de documenten die hun vertegenwoordigingsbevoegdheid bewijzen moeten toevoegen aan huidig volmachtformulier, of deze ten laatste onmiddellijk vóór het begin van de vergadering moeten voorleggen. Bij gebreke hiervan, verklaart de ondergetekende aan Aedifica NV volledige volmacht te hebben om dit formulier voor de aandeelhouder te ondertekenen.
Het is de volmachthouder uitdrukkelijk toegestaan om:
- de gewone algemene vergadering bij te wonen;
- het bureau van de algemene vergadering samen te stellen en te vormen;
- deel te nemen aan elke beraadslaging en te stemmen over elk voorstel op de agenda;
- te dien einde, alle stukken, notulen, aanwezigheidslijsten en andere documenten te tekenen, de eigen bevoegheden te subdelegeren en in het algemeen al het nuttige en nodige te doen.
Indien een stemintentie niet tot uitdrukking is gebracht, zal de volmachthouder ten voordele van het voorstel stemmen, of indien de Volmachtgever de voorafgaande zinsnede (“zal de volmachthouder ten voordele van het voorstel stemmen”) heeft geschrapt, zal de volmachthouder in functie van de beraadslaging stemmen in het belang van de aandeelhouder. In geval van een potentieel belangenconflict in de zin van artikel 7:143, §4 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (“WVV”), zal de volmachthouder evenwel enkel mogen stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.
In het geval er nieuwe punten of voorstellen van besluit aan de agenda worden toegevoegd ingevolge artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (zie oproeping voor meer informatie), zal de Vennootschap een aangepast volmachtformulier ter beschikking stellen op haar website. In dergelijk geval, raadt de Vennootschap u ten sterkste aan het aangepaste volmachtformulier te gebruiken. Indien een volmacht werd overgemaakt aan de Vennootschap met betrekking tot de oorspronkelijke agenda, en geen aangepast volmachtformulier (tijdig) zou worden ontvangen door de Vennootschap voor de aangepaste agenda, zullen de volgende regels van toepassing zijn:
- de volmachten die geldig werden ter kennis gebracht aan de Vennootschap vóór de publicatie van de herziene agenda, blijven geldig voor de punten vermeld op de agenda waarvoor de volmacht werd gegeven.
2 Schrappen wat niet past.
3 Schrappen wat niet past.
- in geval de herziene agenda één of meer nieuwe voorstellen tot besluit zou bevatten voor punten die oorspronkelijk op de agenda stonden, mag de volmachthouder afwijken van de instructies gegeven door de Volmachtgever indien de uitvoering van deze instructies de belangen van de Volmachtgever zou kunnen schaden. In dat geval moet de volmachthouder de Volmachtgever daarvan in kennis stellen.
- indien de herziene agenda één of meerdere nieuwe te behandelen punten bevat (die niet werden vermeld in de oorspronkelijke agenda), dan moet in de (oorspronkelijke) volmacht worden vermeld of de volmachthouder al dan niet gemachtigd is om te stemmen over deze nieuwe punten, dan wel of hij/zij zich moet onthouden (door hierna het gepaste vakje aan te kruisen):
☐ de Volmachtgever geeft instructie aan de volmachthouder om zich te onthouden van stemming over de nieuwe punten en de bijbehorende voorstellen tot besluit die op de agenda van de algemene vergadering zouden worden opgenomen;
☐ de Volmachtgever geeft toelating aan de volmachthouder om te stemmen over de nieuwe punten en de bijbehorende voorstellen tot besluit die op de agenda van de algemene vergadering zouden worden opgenomen, zoals hij/zij gepast acht, met inachtneming van de belangen van de Volmachtgever.
Als de Volmachtgever geen enkel vakje heeft aangekruist of als hij beide vakjes heeft aangekruist, dan moet de volmachthouder zich onthouden om te stemmen over de nieuwe punten en de bijbehorende voorstellen tot besluit die op de agenda van de algemene vergadering zouden kunnen worden geplaatst.
Deze volmacht geldt ook voor elke andere algemene vergadering die zou worden bijeengeroepen met dezelfde agenda. Dit geldt evenwel enkel voor zover de Volmachtgever te gepasten tijde heeft voldaan aan de formaliteiten die moeten worden vervuld om deel te nemen aan en te stemmen op de volgende vergaderingen.
De volmachthouder zal het stemrecht van de Volmachtgever als volgt uitoefenen (zie agenda als gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, L’Echo en De Tijd en op de website xxxxx://xxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/ ):
1. Kennisname jaarverslag | VEREIST GEEN STEMMING | ||
2. Kennisname verslagen commissaris | VEREIST GEEN STEMMING | ||
3. Kennisname geconsolideerde jaarrekening | VEREIST GEEN STEMMING | ||
4. Goedkeuring statutaire jaarrekening per 31 december 2021 en resultaatverwerking | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Goedkeuring toekenning brutodividend van 3,40 EUR per aandeel (als volgt verdeeld tussen coupon nr. 28: 1,5370 EUR en coupon nr. 29: 1,8630 EUR) | JA | NEEN | ONTHOUDING |
5. Goedkeuring remuneratieverslag | JA | NEEN | ONTHOUDING |
6. Kwijting aan de xxxx Xxxxx Xxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting aan de xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting aan xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting aan de xxxx Xxxx Xxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting aan de xxxx Xxxx Xxxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting aan xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting aan mevrouw Xxxxxxxxx Xxx- Xxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting aan de xxxx Xxx Xxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting aan xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting aan de heer Xxxxxxx-Xxxxxxx xxx Xxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting aan de xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
7. Kwijting aan EY Bedrijfsrevisoren BV/SRL, vertegenwoordigd door de heer Xxxxx Xxxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
8. Benoeming van xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx als niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Benoeming van de xxxx Xxxxx Xxxxxxxxx als uitvoerend bestuurder | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Bezoldiging van xxxxxxx Xxxxxxxx op dezelfde wijze als de andere niet- uitvoerende bestuurders in het kader van het remuneratiebeleid. Het mandaat van de uitvoerende bestuurder zal niet afzonderlijk worden bezoldigd. | JA | NEEN | ONTHOUDING |
9. Goedkeuring controleveranderingclausules in de kredietovereenkomst van 8 juni 2021 met KBC Bank NV/SA | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Goedkeuring controleveranderingclausules in de kredietovereenkomsten van 23 juni 2021 met BNP Paribas Fortis NV/SA | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Goedkeuring controleveranderingclausules in de kredietovereenkomst van 12 juli 2021 met Belfius Bank NV/SA | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Goedkeuring controleveranderingclausules in de kredietovereenkomst van 15 juli 2021 met ING Belgium NV/SA | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Goedkeuring controleveranderingclausules in de kredietovereenkomsten van 27 juli 2021 en 22 november 2021 met ABN AMRO Bank NV/SA | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Goedkeuring controleveranderingclausules onder Voorwaarde 6(c) van de algemene voorwaarden van de Sustainable Notes uitgegeven door de Vennootschap op 9 september 2021 | JA | NEEN | ONTHOUDING |
10. Goedkeuring jaarrekening van stamWall BV/SRL van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2021 (inclusief) | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Goedkeuring jaarrekening van Familiehof BV/SRL van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2021 (inclusief) | JA | NEEN | ONTHOUDING |
11. Kwijting bestuurders van stamWall BV/SRL van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2021 (inclusief), en, voor zoveel als nodig, van 1 juli 2021 tot 9 november 2021): - Aedifica NV, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
- xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
- de xxxx Xxxx Xxxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
- de heer Xxxxxxx-Xxxxxxx Xxx Xxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting bestuurders van Familiehof BV/SRL van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2021 (inclusief), en, voor zoveel als nodig, van 1 juli 2021 tot 9 november 2021): - Aedifica NV, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
- xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
- de xxxx Xxxx Xxxxxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
- de heer Xxxxxxx-Xxxxxxx Xxx Xxxxx | JA | NEEN | ONTHOUDING |
12. Kwijting aan BST Réviseurs d’Entreprises BV/SRL, vertegenwoordigd door Xxxxxxx Xxxxxx (commissaris van stamWall van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2021 (inclusief), en, voor zoveel als nodig, van 1 juli 2021 tot 9 november 2021) | JA | NEEN | ONTHOUDING |
Kwijting aan XX Xxxxxxxxxxxxxxxxx BV/SRL, vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxxx (commissaris van Familiehof van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2021 (inclusief), en, voor zoveel als nodig, van 1 juli 2021 tot 9 november 2021) | JA | NEEN | ONTHOUDING |
13. Varia | VEREIST GEEN STEMMING | ||
Gedaan te , op 2022.
Voor de Volmachtgever,
Getekend4
Naam | Naam |
4 Handtekening laten voorafgaan door handgeschreven tekst "goed voor volmacht".