BACKOFFICE PROCESSEN Wmo
BACKOFFICE PROCESSEN
BACKOFFICE PROCESSEN Wmo
Januari 2024
Backoffice Processen Wmo
Januari 2024
Inhoud
De belangrijkste keuzes voor de Wmo maatwerkvoorzieningen zijn: 3
Financieringsvormen en Bekostigingsvormen 4
Voorwaarden om deel te nemen aan het Berichtenverkeer 5
Declareren bij een tijdelijke stop 13
Bijlage 1 - Het standaardproces voor een nieuwe toewijzing 3A Hulp bij Huishouden 14
Inleiding
Hieronder de belangrijkste uitgangspunten en aandachtspunten van de nieuwe inkoop Wmo:
• Gemeenten willen in de toekomst meer vraaggericht werken vanuit de problematiek van de inwoner. Dit heeft gezorgd voor een omslag in het denken van producten naar segmenten.
• De toegang van de gemeente formuleert de WAT-vraag en de aanbieder is verantwoordelijk voor het HOE. De gemeente geeft aan WAT er moet worden bereikt aan doelstellingen door de ingezette ondersteuning. De aanbieder geeft aan HOE er invulling wordt gegeven aan het werken aan deze doelen. De opdrachtgever/gemeente beoordeelt passend bij de doelstelling (WAT) periodiek via evaluaties of de invulling (HOE) bijdraagt aan het behalen van de doelstelling.
• Bij elk segment wordt in principe gewerkt met één traject. Dit traject is gebaseerd op de gemiddelde inzet voor de betreffende doelgroep. Er wordt bij trajecten niet meer in uren geïndiceerd.
o Logeren is hierop een uitzondering. Hier blijven we werken met prijs x hoeveelheid, op basis van etmaaltarief x aantal etmalen.
• Er wordt een onderscheid gemaakt in twee soorten aanbieders: strategische regionale aanbieders en basis lokale aanbieders. Per gemeente kan het verschillen of gebruik wordt gemaakt van de basis lokale aanbieders.
De belangrijkste keuzes voor de Wmo maatwerkvoorzieningen zijn:
• Meerjarige contracten met aanbieders met ontwikkeldoelen (contracten van 4 jaar, met twee maal een mogelijkheid tot verlengen met 3 jaar = in totaal maximaal 10 jaar);
• Beperking van het aantal aanbieders;
• Aanscherping van kwaliteits- en toelatingseisen van aanbieders;
• Aanbieders hebben verantwoordelijkheid voor het behalen van resultaten;
• Sturing door de lokale toegang van de gemeente op doelen en resultaten;
• Eenduidige regionale afspraken en afwegingskaders voor de lokale toegang;
• Ontwikkelingen en transformatie vormgeven samen met strategische regionale aanbieders;
• Starten en intensivering van het regionale contract- en leveranciersmanagement met strategische regionale aanbieders.
Voor een meer uitgebreide beschrijving van onze visie, zie: Handboek Wmo aanbieders. Dit handboek is te vinden op de site van de MGR: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx- xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx
Vragen?
Voor vragen over de inkoop kun je zijn bij: xxxx@xxxx.xx
Voor algemene vragen over de backoffice processen: xxx@xxxxx.xx
Segmenten
De Wmo-maatwerkvoorzieningen worden onderverdeeld in de onderstaande segmenten:
Segment | Omschrijving |
Beschermd Wonen | Volwassenen (en jeugdigen vanaf 17 jaar) die niet of onvoldoende zelfstandig regie voeren waardoor ze 24-uurs ondersteuning nodig hebben |
Segment 1A | Volwassenen met een complexe en meervoudige ondersteuningsvraag |
Segment 1B | Volwassenen met een kortdurende en enkelvoudige ondersteuningsvraag |
Segment 2A | Volwassenen met een langdurige ondersteuningsvraag |
Segment 2B | Volwassenen met ouderdom gerelateerde beperkingen |
Segment 3A | Hulp bij huishouden |
Vervoer | |
Logeren |
Segment 1A is onderverdeeld in twee sub-segmenten te weten:
Segment 1A1 | Volwassenen met een complexe en meervoudige ondersteuningsvraag – begeleiding |
Segment 1A2 | Volwassenen met een complexe en meervoudige ondersteuningsvraag – dagbesteding |
Voor sommige cliënten zijn ook combinaties tussen meerdere segmenten mogelijk, zie hiervoor de
stapelingsmatrix in het Handboek Wmo aanbieders
Financieringsvormen en Bekostigingsvormen
Er zijn 3 financieringsvormen. Deze hebben elk een eigen Standaard Administratieprotocol (SAP)
• Inspanningsgericht
• Outputgericht
• Taakgericht
Om de verscheidenheid in bekostiging zoveel mogelijk te beperken zijn er 3 bekostigingsvormen beschreven:
• P*Q Inspanningsgericht
• Stuks-trajecten Inspanningsgericht
• Euro-trajecten Outputgericht
Hieronder de belangrijkste kenmerken van de 3 bekostigingsvormen. In het hoofdstuk Declaratie
onder Berichtenverkeer worden deze in detail uitgewerkt.
Prijs x Kwantiteit. Bij deze bekostigingsvorm wordt er op inspanningsbasis gedeclareerd.
• Wordt toegewezen als x Euro’s gedurende looptijd toewijzing;
• Traject loopt voor een afgebakende periode (heeft altijd een einddatum);
• Er wordt maandelijks achteraf een vast maandbedrag gedeclareerd als er sprake is van een actieve voorziening op de laatste dag van de kalendermaand;
• Het traject wordt aan het einde (dit is de maand waarin de stopdatum valt) afgerekend naar het afgesproken tarief, ongeacht de werkelijke doorlooptijd;
• Het tarief van het traject wordt bepaald door het tarief dat geldt op de begindatum van de toewijzing (dus niet startdatum). Dit houdt in dat het tarief van een lopend traject niet wordt geïndexeerd. Om dit te compenseren wordt gebruik gemaakt van een compensatietoeslag. De betreffende aanbieders zijn hierover in juni 2023 geïnformeerd.
• Wordt toegewezen als 1 stuks (inspanningsgericht) per maand;
• Kan voor onbepaalde tijd worden toegewezen;
• Er wordt maandelijks achteraf een vast maandbedrag gedeclareerd;
• Er is een inspanningsverplichting: er moet hulp zijn geleverd in de kalendermaand om die te mogen declareren;
• Het tarief van het traject wordt bepaald door het tarief dat geldt op het moment dat de zorg wordt geleverd.
Berichtenverkeer
Het berichtenverkeer en het declaratieproces tussen de aanbieder en de gemeente verloopt via Vecozo en het GGK (Gemeentelijk Gegevens Knooppunt). Voor het berichtenverkeer geldt het landelijke Standaard Administratie Protocol (SAP).
Vanaf 1 januari 2022 zijn tussen de gemeenten van de regio Limburg Noord en de gecontracteerde aanbieders voor de maatwerkdiensten het SAP Inspanningsgericht, en Outputgericht van toepassing. De zijn te vinden op de site van i-sociaaldomein:
xxxxx://x-xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx/xxxx/0x000x00-xx00-00x0-00xx-xxx000xxx000/xxxxxxx-xxxxxx- standaard-administratieprotocollen
Deze handleiding dient als toelichting en aanvulling op de SAP’s.
Voorwaarden om deel te nemen aan het Berichtenverkeer
Om deel te nemen aan het Berichtenverkeer moet de aanbieder aan een aantal voorwaarden voldoen. De aanbieder moet:
1. Een overeenkomst hebben met de regio Sociaal Domein Limburg-Noord (via de MGR).
2. Een AGB-code hebben voor de onderneming (dus niet een eventuele persoonlijke AGB-code), aan te vragen via xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx-xxxxxxxx. Deze AGB-code dient aangesloten te zijn op het knooppunt van VECOZO (xxx.xxxxxx.xx).
3. In staat zijn om berichten te lezen en te genereren. Dit kan op twee manieren:
a. Door middel van een softwarepakket. Via de volgende link is informatie te verkrijgen over de verschillende aanbieders van softwarepakketten voor het Berichtenverkeer: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxx-xxxx
b. Door middel van de ZilliZ berichtenapp: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/
4. Op de hoogte zijn van welke producten de aanbieder mag leveren aan de gemeente. Over de tarieven en producten zijn afspraken gemaakt met de MGR. Deze gegevens zijn te vinden op de website van de MGR: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx.xx/. De afspraken zijn ook vastgelegd in ISPnext (contractbeheersysteem).
Aanbieders en gemeenten communiceren via de standaardberichten Wmo en hanteren daarbij de maximale termijnen. De standaardberichten en termijnen zijn opgenomen in bijlage 3 van het SAP.
Gebruik berichtenverkeer
De volgende berichten worden gebruikt:
Bericht | Naam | Verzender | Termijnen |
WMO301 | Toewijzingsbericht | Gemeente | - |
WMO302 | Retourbericht op WMO301 | Opdrachtnemer | Binnen 3 werkdagen na ontvangst WMO301 |
WMO305 | Start Dienstverlening | Opdrachtnemer | Binnen 5 werkdagen na de daadwerkelijke datum waarop de hulp / ondersteuning gestart is |
WMO306 | Retourbericht op WMO305 | Gemeente | Binnen 3 werkdagen na ontvangst WMO305 |
WMO307 | Stop Dienstverlening | Opdrachtnemer | Binnen 5 werkdagen na de daadwerkelijke datum waarop de hulp / ondersteuning beëindigd is |
WMO308 | Retourbericht op WMO307 | Gemeente | Binnen 3 werkdagen na ontvangst WMO307 |
WMO317 | Verzoek om wijziging | Opdrachtnemer | Zodra de wens en gewenste ingangsdatum bekend zijn. Minimaal 8 weken voor de ingang van de wijziging. |
WMO318 | Retourbericht op WMO317 | Gemeente | Binnen 3 werkdagen na ontvangst WMO317 |
WMO319 | Antwoordbericht op WMO317 | Gemeente | Binnen 5 werkdagen na ontvangst WMO317 (Of WMO301) |
WMO320 | Retourbericht op WMO319 | Opdrachtnemer | Binnen 3 werkdagen na ontvangst WMO319 |
WMO323 | Declaratie zorg | Opdrachtnemer | Binnen 30 dagen na afloop periode |
WMO325 | Retourbericht op WMO323 | Gemeente | Binnen 10 werkdagen na ontvangst WMO323 |
Communicatie die niet via het Berichtenverkeer kan worden afgewikkeld, vindt via beveiligde e-mail plaats. Gemeenten en aanbieders moeten daarvoor beschikken over een programma voor het versturen van beveiligde e-mail.
Startbericht (WMO305)
Wat is een startbericht? Het SAP beschrijft deze, maar laat open wat het daadwerkelijke startmoment is. Hier moeten gemeenten met aanbieders afspraken over maken. De Afsprakenkaart geeft wel enig houvast. In onze regio is de start zorg het eerste declarabele moment.
Het eerste declarabele moment is afhankelijk van het segment. Dit is doorgaans het startgesprek van de aanbieder met de cliënt, inclusief het schrijven van plan van aanpak. Het matchingsgesprek valt hier in ieder geval niet onder. Zie het Handboek Toegang Wmo voor welke werkzaamheden per segment wel of niet declarabel zijn.
Toewijzingen dienen binnen 4 weken nadat een aanbieder een toewijzing heeft ontvangen te starten. Mocht een aanbieder niet zijn gestart, en dus ook geen startbericht hebben gestuurd, dan mag de gemeente de toewijzing intrekken.
Stopbericht (WMO307)
Met het stopbericht geeft de aanbieder aan de gemeente aan wanneer de levering beëindigd is, en wat de reden is van de beëindiging. Het stopbericht geeft de gemeente inzicht in het daadwerkelijk plaatsvinden van de levering van zorg en ondersteuning.
Het stopmoment is het laatste moment waarop daadwerkelijk zorg is geleverd.
De aanbieder moet binnen 5 werkdagen na het stopmoment een stopbericht sturen. Dit geldt bij einde levering van hulp, eind van de toewijzing, en bij een tijdelijke stop.
Als de hulp tijdelijk gestopt wordt voor langer dan 1 volledige kalendermaand, dan stuurt de aanbieder een stopbericht.
• Wordt de hulp opnieuw gestart, dan stuurt de aanbieder binnen 5 werkdagen een nieuw startbericht.
• Wordt de hulp na een tijdelijke stop niet opnieuw gestart, dan stuurt de aanbieder een definitieve stop binnen 5 werkdagen nadat duidelijk is dat de hulp niet opnieuw gestart wordt.
Het stopbericht bevat een veld “reden beëindiging” waar de aanbieder kan aangeven wat de reden is dat de zorg is gestopt.
De codes zijn via iStandaarden gedefinieerd. In onze regio wijken we hier bij twee codes af van de gebruikelijke interpretatie. Dit is om vast te kunnen stellen of doelen zijn behaald. Het behalen van doelen is een belangrijke KPI om te monitoren voor leveranciersmanagement.
Deze afwijkende interpretatie van codes 19 en 36 heeft in principe geen gevolgen voor de backoffice. Voor situaties waar een reden beëindiging gedefinieerd is, dan moet die code gebruikt worden.
Bijvoorbeeld: als de toewijzing stopt omdat de cliënt verhuist, dan moeten aanbieder code 31 vullen op het stopbericht.
Code bij Wmo 307- bericht | De reden van beëindiging van de Wmo-ondersteuning | Toepassing voor monitoring Sturing en inkoop |
02 | Overlijden | Overlijden |
19 | Levering volgens plan beëindigd | Xxxxxx zijn bereikt |
20 | Levering is tijdelijk beëindigd | Levering is tijdelijk beëindigd |
21 | Levering is eenzijdig door cliënt beëindigd | Levering is eenzijdig door cliënt beëindigd |
22 | Levering is eenzijdig door aanbieder beëindigd | Levering is eenzijdig door aanbieder beëindigd |
23 | Levering is in overeenstemming voortijdig beëindigd | Levering is in overeenstemming voortijdig beëindigd |
31 | Verhuizing naar een andere gemeente | Verhuizing naar een andere gemeente |
36 | Geïnitieerd door de gemeente | Doelen zijn niet, of deels bereikt |
37 | In verband met wijzigingsverzoek | In verband met wijzigingsverzoek |
38 | Overstap naar andere aanbieder | Overstap naar andere aanbieder |
39 | Uitstroom naar ander domein | Uitstroom naar ander domein |
Verzoek om Wijziging (WMO317)
Wanneer de aanbieder constateert dat de situatie van de cliënt verandert gedurende het leveren van ondersteuning, waardoor er een aangepast pakket aan ondersteuning nodig is, dan wordt dit kenbaar gemaakt met een verzoek om wijziging bericht, waarin de complete gewenste nieuwe situatie (van ongewijzigde, gewijzigde en of nieuw gewenste producten) wordt aangegeven.
Let op! Vul altijd goed en volledig de reden en argumentatie in van het verzoek om wijziging.
• Een verzoek om wijziging wordt altijd gestuurd vanuit een situatie waarbij er al geleverd wordt op basis van één of meer actieve toewijzingen. Indien er geen actuele toewijzing is, kan het verzoek om wijziging bericht dus níét gebruikt worden.
• Het Verzoek om Wijziging-bericht (WMO317) moet tijdig ingediend worden. De gemeente moet in staat zijn om op een wijzigingsverzoek te reageren voordat de gewenste ingangsdatum is bereikt.
a) De ingangsdatum moet minimaal 8 weken in de toekomst liggen.
b) Voor wijzigingen die eerder dan 8 weken of zelfs in het verleden liggen, zal de aanbieder contact moeten opnemen met de gemeente.
De aanbieder plaatst in het verzoek om wijziging de complete gewenste situatie:
a) Alle toewijzingen die ongewijzigd blijven.
b) Alle toewijzingen die de aanbieder wil wijzigen met ingangsdatum van de wijziging.
c) Alle nieuwe toewijzingen met de gewenste ingangsdatum.
De gemeente beoordeelt (‘Eerste beoordeling’) het verzoek om wijziging maximaal 5 werkdagen na het verzoek en bepaalt de reactie:
• Akkoord, de gemeente stuurt een toewijzingsbericht.
• Niet akkoord, de gemeente stuurt een antwoordbericht met de reden van afwijzing.
• Onderzoek, de gemeente heeft meer tijd nodig en stuurt een antwoordbericht met het antwoord ‘Aanvraag in onderzoek’.
De ‘Eerste beoordeling’ omvat ten minste alle controles die geautomatiseerd kunnen verlopen. De keuze van de gemeente om de aanvraag in onderzoek te nemen is dan alleen op inhoudelijke gronden. Bij het laten intrekken, inkorten, wijzigen volume/budget of product wijzigen controleert de gemeente vooraf dat dit niet tot onrechtmatigheid leidt of zal leiden of ongewenste situaties voor de cliënt. Voor al deze aanpassingen op lopende toewijzingen zoekt de gemeente vooraf, buiten het berichtenverkeer om, contact met de aanbieder.
Als de gemeente heeft besloten eerst een onderzoek te willen uitvoeren resteren na het onderzoek twee mogelijke reacties:
• Akkoord, de gemeente stuurt een toewijzingsbericht.
• Niet akkoord, de gemeente stuurt een antwoordbericht met de reden van afwijzing.
De aanbieder ontvangt een nieuw toewijzingsbericht (WMO301) met de aangepaste gegevens onder hetzelfde toewijzingsnummer. Het meest recent verstuurde toewijzingsbericht bevat de actuele gegevens voor de indicatie en vervangt het eerder verstuurde toewijzingsbericht.
Einde van een indicatie en vervolg nodig?
Er moet dan een nieuwe toewijzing van de gemeente komen indien er nog steeds een ondersteuningsvraag is. De cliënt moet in dit geval zelf tijdig (6-8 weken voordat de indicatie afloopt) contact opnemen met de gemeente of het wijkteam indien het gewenst is dat de ondersteuning doorloopt.
Declaratiebericht (WMO323)
Wanneer mag er gedeclareerd worden?
Bij P*Q is het daadwerkelijke hulpmoment bepalend; Bij Stuks-trajecten is de peildatum bepalend;
Bij Euro-trajecten is de peildatum bepalend en volgt een afrekening aan het eind van het traject.
De volledige productentabel met productcodes, eenheden en bekostigingsvariant is terug te vinden in ISPnext.
Termijn waarin gedeclareerd moet worden
In bijlage F van de raamovereenkomst wordt bepaald binnen welke termijn de declaraties moeten worden ingediend. Hieronder is de tekst van bijlage F toegevoegd.
2. Tarieven en declaratie
2.1 Opdrachtgever werkt met vaste tarieven, welke jaarlijks worden vastgesteld. Tegelijkertijd wordt vastgesteld op welke wijze Opdrachtnemers hun declaraties dienen in te richten. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze tarieven af te ronden om daarmee afrondings- en administratieve problemen te voorkomen.
2.2 De gecontracteerde tarieven zijn exclusief btw. Indien een vrijstelling van toepassing is, is het de eigen verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer om deze te verkrijgen en/of te behouden.
2.3 De tarieven worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de beschreven wijze van indexatie. Andere prijsontwikkelingen worden niet automatisch doorgevoerd, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
2.4 Alleen diensten die daadwerkelijk zijn geleverd en waarvoor opdracht is gegeven worden vergoed. Uitbetaling vindt plaats na declaratie en goedkeuring van de prestatie.
2.5 Voor zover van toepassing bij de bekostigingsvariant: Declaraties worden ingediend bij de betreffende gemeente op de wijze omschreven in de inkoopdocumenten. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om tijdens de loopduur van de (raam)overeenkomst nadere eisen te stellen aan de declaraties, in lijn met de landelijke ontwikkelingen.
2.6 Voor zover van toepassing bij de bekostigingsvariant: Opdrachtnemer declareert zijn dienstverlening binnen één maand na afloop van elke kalendermaand over die kalendermaand.
2.7 Voor zover van toepassing bij de bekostigingsvariant: Declaraties worden door de gemeenten betaald mits:
- ze binnen 6 maanden na verstrijken van de declaratieperiode bij de gemeente zijn ingediend, en;
- ze uiterlijk op 31 januari van het volgende kalenderjaar bij de gemeente zijn ingediend;
beide tenzij er sprake is van overmacht die buiten de invloedssfeer van de Opdrachtnemer ligt.
Correctiedeclaraties worden door de gemeenten betaald mits ze uiterlijk op 30 juni van het volgende kalenderjaar bij de gemeente zijn ingediend, tenzij sprake is van overmacht die buiten de invloedsfeer van de Opdrachtnemer ligt.
P*Q
P*Q oftewel Prijs x Kwantiteit. Bij deze bekostigingsvorm wordt er op inspanningsbasis gedeclareerd. Bijvoorbeeld bij levering van 3 etmalen logeren in een maand worden er 3 etmalen ingediend.
Segment | Productomschrijving | Productcode |
Logeren | Logeren all-in | 04A01 |
Euro-trajecten
Met Euro-trajecten wordt er bedoelt: toewijzingen met een bepaalde doorlooptijd en een te behalen doel tegen een vaste prijs.
Een Euro-traject:
• Wordt toegewezen in Euro’s gedurende looptijd toewijzing;
• Heeft altijd een einddatum;
• De einddatum kan opgerekt worden als de doelen nog niet zijn behaald;
• Op het traject wordt maandelijks gedeclareerd als er sprake is van een actieve voorziening op de laatste dag van de kalendermaand;
• Het traject wordt aan het einde (dit is de maand waarin de stopdatum valt) afgerekend naar het afgesproken tarief, ongeacht de werkelijke doorlooptijd;
• Het tarief van het traject wordt bepaald door het tarief dat geldt op de begindatum van de toewijzingen (dus niet startdatum). Dit houdt in dat het tarief van een lopend traject niet wordt geïndexeerd. Om dit te compenseren wordt gebruik gemaakt van een compensatietoeslag. De betreffende aanbieders zijn hierover in juni 2023 geïnformeerd.
De trajecten in Segment 1 zijn Euro-trajecten
Segment | Productomschrijving | Productcode | Standaard doorlooptijd* |
1A1 | Volwassenen met een complexe en meervoudige ondersteuningsvraag – begeleiding | 02A02 | 12 maanden |
1A2 | Volwassenen met een complexe en meervoudige ondersteuningsvraag – dagbesteding | 07A02 | 12 maanden |
1B | Volwassenen met een kortdurende, en enkelvoudige ondersteuningsvraag | 10B01 | 8 maanden |
Voor het bepalen voor het tarief van het product is er uitgegaan van een trajectprijs per jaar. Er mag maandelijks achteraf een deel van deze trajectprijs* worden gedeclareerd middels een declaratiebericht als er wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:
• Er is een actieve toewijzing op de laatste dag van die kalendermaand.
• De toewijzing is actief gemaakt door het sturen van een startbericht;
• Er is in de desbetreffende kalendermaand hulp geleverd;
• De kalendermaand waar de startdatum in valt mag wel gedeclareerd worden;
• Het maandbedrag mag in de kalendermaand waar de stopdatum in valt mag NIET gedeclareerd worden, tenzij de hulp eindigt op de laatste dag van de betreffende maand (307- bericht is hiervoor leidend). In deze maand mag wel een eventuele afrekening van het trajecttarief gedeclareerd worden.
• Indien de start- en de stopdatum van het traject in dezelfde kalendermaand vallen, én de stopdatum vóór de laatste dag van de kalendermaand ligt, dan mag deze maand niet in rekening worden gebracht.
*Het maandelijks te declareren bedrag is te vinden in ISPnext, deze is gelijk aan het tarief gedeeld door 12 maanden (behalve bij traject 1B kortdurend is het 8 maanden).
Bijvoorbeeld bij een traject met een (fictief) tarief van €12.000 is dit €1.000 per maand. Hiermee is er dus altijd een vast maandbedrag ongeacht de werkelijke doorlooptijd van het traject.
Voorbeeld 1
Begindatum toewijzing: 10 februari 2022
Einddatum toewijzing: 9 februari 2023
Datum startbericht: 10 februari 2022
Datum stopbericht: 9 februari 2023
In dit voorbeeld is de begindatum van de toewijzing gelijk aan de startdatum van de toewijzing. Principe bij declareren van trajecten is: eerste maand wél declareren, laatste maand niet, tenzij het een volledige kalendermaand is (oftewel, peildatum is de laatste dag van de maand)
Februari 2022 is de eerste declarabele maand. Februari 2023 is geen volledige kalendermaand, en mag niet worden gedeclareerd.
Voorbeeld 2
Begindatum toewijzing: 14 februari 2022
Einddatum toewijzing: 13 februari 2023
Datum startbericht: 14 februari 2022
Datum stopbericht: 21 december 2022
In dit voorbeeld is de begindatum van de toewijzing gelijk aan de startdatum van de toewijzing. Vanaf februari 2022 mag er worden gedeclareerd. Het traject stopt eerder dan de toewijzing. In december 2022 mag het resterende deel van het traject worden gedeclareerd. Dit komt neer op 2/12e deel van de trajectprijs.
Bij Euro-trajecten mag ongeacht de looptijd van de toewijzing het volledige bedrag op de toewijzing worden gedeclareerd. Op het moment dat er sprake is dat een Euro-traject voortijdig wordt afgebroken, kan het zijn dat niet het volledige traject wordt vergoed. Dit hangt samen met zogenoemde life-events. Dit zijn gebeurtenissen waarbij het traject voortijdig wordt afgebroken die het niet rechtvaardigen dat het volledige traject mag worden gedeclareerd. Voorbeelden hiervan, maar niet uitputtend, zijn: uitstroom naar Wlz, verhuizing buiten de gemeente, overlijden, maar ook indien er na korte tijd al wordt gestopt omdat er geen match is tussen cliënt en zorgaanbieder.
In dergelijke gevallen mag het traject naar rato worden gedeclareerd. Dat wil zeggen, voor de maanden waar hulp is geleverd mag het maandbedrag gedeclareerd worden, maar er wordt niet afgerekend.
Voorbeeld – Life-event
Begindatum toewijzing: 18 maart 2022
Einddatum toewijzing: 17 maart 2023
Datum startbericht: 18 maart 2022
Datum life-event: 25 juli 2022
Cliënt heeft Euro-traject voor een jaar toegewezen gekregen. Maandelijks wordt er een vast maandbedrag gedeclareerd. In dit geval steeds 1/12e van de totale trajectprijs.
Op 25 juli 2022 vindt er een life-event plaats. De maanden maart tot en met juni 2022 mogen worden gedeclareerd. Juli 2022 mag niet meer worden gedeclareerd conform de peildatum. Omdat het traject vanwege een life-event is beëindigd volgt er geen afrekening. Hierdoor mag er in totaal 4/12 van het volledige traject worden gedeclareerd.
Stuks-trajecten
Een Stuks-traject:
• Wordt toegewezen als 1 stuks (inspanningsgericht) per maand;
• Kan voor onbepaalde tijd worden toegewezen;
• Er wordt maandelijks achteraf een vast maandbedrag gedeclareerd;
• Er is een inspanningsverplichting: er moet hulp zijn geleverd in de kalendermaand om die te mogen declareren;
• Het tarief van het traject wordt bepaald door het tarief dat geldt op het moment dat de zorg wordt geleverd.
De volgende segmenten zijn Stuks-trajecten:
Segment | Productomschrijving | Productcode |
1A1 | Volwassenen met een complexe en meervoudige ondersteuningsvraag – begeleiding – Meerkosten Dit product mag vanaf 01-01-2024 niet meer worden gebruikt. De nog lopende indicatie blijven doorlopen tot de einddatum van deze indicatie. | 02M02 |
1A1 | Volwassenen met een complexe en meervoudige ondersteuningsvraag – begeleiding – Verlenging Vanaf 01-01-2024 moet deze code gebruikt worden voor de verlenging van de code 02A02. | 02C02 |
1A2 | Volwassenen met een complexe en meervoudige ondersteuningsvraag – dagbesteding – Meerkosten Dit product mag vanaf 01-01-2024 niet meer worden gebruikt. De nog lopende indicatie blijven doorlopen tot de einddatum van deze indicatie. | 07M02 |
1A2 | Volwassenen met een complexe en meervoudige ondersteuningsvraag – dagbesteding - Verlenging Vanaf 01-01-2024 moet deze code gebruikt worden voor de verlenging van de code 02A02. | 07C02 |
1B | Volwassenen met een kortdurende, en enkelvoudige ondersteuningsvraag - Meerkosten | 10M01 |
2A | Volwassenen met een langdurige ondersteuningsvraag | 10B02 |
2B | Volwassenen met ouderdom gerelateerde beperkingen | 10A06 |
3A | Hulp bij huishouden (zie bijlage 1) | 01B04 |
Vervoer | Regulier vervoer - eigen vervoer | 08V02 |
Vervoer | Regulier vervoer - gecontracteerd vervoer | 08V03 |
Vervoer | Rolstoelvervoer | 08V04 |
Voor het bepalen voor het tarief van het product is er uitgegaan van een trajectprijs per jaar. Deze trajectprijs wordt vertaald naar een vast maandbedrag. Bij een jaartraject is dat 1/12 van het jaartarief. (Het Euro-traject bij segment 1B heeft een doorlooptijd van 8 maanden, hierdoor is het maandbedrag bij 1B - meerkosten 1/8 van het traject-tarief).
Het maandbedrag mag maandelijks achteraf worden gedeclareerd middels een declaratiebericht als er wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:
• Er is een lopende en actieve toewijzing op de laatste dag van die kalendermaand.
• De toewijzing is actief gemaakt door het sturen van een startbericht;
• Er is in de desbetreffende kalendermaand hulp geleverd;
• De kalendermaand waar de startdatum in valt mag wel gedeclareerd worden;
• De kalendermaand waar de stopdatum in valt mag NIET gedeclareerd worden, tenzij de hulp eindigt op de laatste dag van de betreffende maand (307 bericht is hiervoor leidend).
• Indien de start- en de stopdatum van het traject in dezelfde kalendermaand vallen, én de stopdatum vóór de laatste dag van de kalendermaand ligt, dan mag deze maand niet in rekening worden gebracht.
In de volgende voorbeelden wordt aangegeven wanneer er wel en niet gedeclareerd mag worden:
Voorbeeld 1
Begindatum toewijzing: 10 februari 2022
Einddatum toewijzing: 9 februari 2023
Datum startbericht: 10 februari 2022
Datum stopbericht: 9 februari 2023
In dit voorbeeld is de begindatum van de toewijzing gelijk aan de startdatum van de toewijzing. De maand februari 2022 mag worden gedeclareerd, omdat de zorg is gestart voor de peildatum. Er wordt voldaan aan alle eisen. De maand februari 2023 mag niet in rekening worden gebracht.
Voorbeeld 2
Begindatum toewijzing: 14 februari 2022
Einddatum toewijzing: 13 februari 2023
Datum startbericht: 2 maart 2022
Datum stopbericht: 28 december 2022
In dit voorbeeld is de begin- en einddatum van de toewijzing niet gelijk aan de start- en stopdatum van de zorg. De maand februari 2022 mag niet worden gedeclareerd, de zorg is in deze maand nog niet gestart. De maand maart 2022 mag wel in rekening worden gebracht, aangezien aan alle eisen wordt voldaan. December 2022 is geen volledige kalendermaand, dus mag niet worden gedeclareerd.
November 2022 is de laatste maand dat er mag worden gedeclareerd.
Meerwerk komt voor in segment 1. Het mag alleen bij uitzondering worden ingezet. Wanneer er meer tijd nodig is om de bij het traject gestelde doelen te behalen is dit in beginsel geen meerwerk, maar valt binnen het toegewezen traject. In deze gevallen kan de einddatum van de toewijzing worden opgeschoven. De criteria voor het toekennen van een meerwerkindicatie zijn terug te vinden in het Handboek toegang Wmo.
Mocht er toch meerwerk worden toegewezen, dan zal deze aansluitend aan de eerdere toewijzing voor het traject worden ingezet. In tegenstelling tot het oorspronkelijke Euro-traject is voor het meerwerk de loopduur bepalend voor hoeveel de aanbieder betaald krijgt. Let op dat er hierbij van bekostigingsvariant wordt gewisseld. Is er initieel Euro-traject afgegeven, dan zal het meerwerk in Stuks-trajecten zijn.
Declareren bij een tijdelijke stop
Bij de bekostigingsvarianten waarbij er sprake is van trajecten (zowel Euro als stuks) mag er als er sprake is van een tijdelijke stop waarbij er een volledige kalendermaand geen zorg is geleverd geen declaratiebericht worden ingediend. Bij een tijdelijke stop dient er niet naar de peildatum te worden gekeken, dit is alleen van belang bij de start- en stopdatum van een toewijzing. Er dient puur gekeken te worden of er een volledige kalendermaand geen zorg is geleverd om te bepalen of er gedeclareerd mag worden. Bij P*Q-toewijzingen mag er alleen bij daadwerkelijke levering worden gedeclareerd. Dit betekent dat er bij een tijdelijke stop pas weer mag worden gedeclareerd als de zorg weer is hervat.
Voorbeeld 1
Begindatum toewijzing (traject): 14 februari 2022
Datum tijdelijke stop: 3 juli 2022
Datum hervatting zorg: 22 augustus 2022
In bovenstaand voorbeeld had er geen tijdelijke stopbericht ingediend moeten worden, er is minder dan een volle kalendermaand geen zorg geleverd. Juli en augustus mogen beide worden gedeclareerd.
Voorbeeld 2
Begindatum toewijzing (traject): 14 februari 2022
Datum tijdelijke stop: 3 juli 2022
Datum hervatting zorg: 17 september 2022
Er is een tijdelijke stop gestuurd en er is meer dan een kalendermaand geen zorg geleverd (de maand augustus). Er dient geen rekening gehouden te worden met de peildatum bij een tijdelijke stop. Dit betekent dat juli mag worden gedeclareerd, augustus niet en september wel.
In principe wordt een Euro-traject altijd afgerekend. Bij een life-event waar een tijdelijke stop wordt omgezet naar een definitieve, wordt er uitbetaald naar rato van de geleverde periode. Door het werken met vaste maandbedragen is vanzelf de juiste periode in rekening gebracht. Enige verschil is dat er dan geen afrekening volgt.
Bijlage 1 - Het standaardproces voor een nieuwe toewijzing 3A Hulp bij Huishouden
1. De inwoner meldt zich bij gemeente met een ondersteuningsbehoefte in het schoon en leefbaar houden van zijn woning.
2. De Wmo-consulent voert het keukentafelgesprek en indiceert een maatwerkvoorziening HbH (vaststellen van het WAT).
3. De inwoner kiest een voorkeursaanbieder.
4. De gemeente stuurt:
1) een WMO301-toewijzingsbericht via het berichtenverkeer aan de voorkeursaanbieder.
2) een beschikking aan de inwoner.
5. De aanbieder neemt binnen 7 werkdagen contact op met de inwoner voor het inplannen van een afspraak.
6. Uiterlijk de 17e werkdag na het ontvangen van het WMO301-bericht wordt:
1) het plan van aanpak door aanbieder en inwoner opgemaakt (vaststellen van het HOE).
2) het ondertekende plan van aanpak achtergelaten bij de inwoner.
3) het ondertekende plan van aanpak per beveiligde mail naar een centraal e-mailadres van de gemeente gestuurd:
Gemeente | E-mailadres |
Beesel | |
Bergen | |
Gennep | |
Xxxxx aan de Maas | |
Xxxx en Maas | |
Venlo | |
Venray |
4) het WMO305-bericht start aanvang ondersteuning door de aanbieder via het berichtenverkeer aan de gemeente gestuurd. De startdatum is hierbij gelijk aan de datum dat aanbieder en inwoner het plan van aanpak samen opmaken.
7. Uiterlijk 10 werkdagen na het opmaken van het plan van aanpak en het versturen van het WMO305-bericht starten de HbH-werkzaamheden.