PROJECT INITIATION DOCUMENT

PROJECT INITIATION DOCUMENT

Versie: x.x

Datum: dd-mm-jj

DOCUMENTATIE
Versie		Datum: dd-mm-jj
Naam opdrachtgever		Voor akkoord: Datum:
Naam opsteller

INHOUDSOPGAVE

1. Managementsamenvatting

2. Beoogd doel

3. Projectdefinitie

4. Projectaanpak

5. Business Case

6. Projectmanagementstructuur & Rolbeschrijving

7. Kwaliteitsmanagementstrategie

8. Configuratiemanagementstrategie

9. Risicomanagementstrategie

10. Communicatiemanagementstrategie

11. Projectplan

12. Beheersing & Control

1. MANAGEMENTSAMENVATTING

• Doelstellingen van het project

• Belangrijkste risico’s

• Projectaanpak & Projectstructuur op hoofdlijnen

• Belangrijkste mijlpalen

• Benodigd budget

2. BEOOGD DOEL

Het Project Initiation Document (PID) bevat alle informatie die de Projectboard nodig heeft om de uitvoering van het project te kunnen autoriseren. Het is de basis voor het managen van het project en het beoordelen van het succes. Het is te beschouwen als een ‘contract’ tussen Projectmanager en Projectboard voor het project. Het PID verankert de volgende zaken:

• Het leggen van een goede basis voor het managen van het project en het beoordelen van het succes;

• Het verschaffen van een eenduidig referentiekader;

• Het voortdurend beoordelen van voortgang, issues en levensvatbaarheid van het project.

De PID antwoord op een aantal cruciale vragen van het project:

• Wat wil men met het project bereiken?

• Waarom is dit belangrijk om dit te bereiken?

• Waar wordt het project uitgevoerd?

• Wie zijn er bij betrokken en wat zijn de verantwoordelijkheden?

• Hoe en wanneer gaat een en ander gebeuren?

De PID wordt samengesteld als laatste stap van het proces ‘Initiëren van het project’.

3. PROJECTDEFINITE

• Achtergrond

• Projectdoelstellingen en gewenste uitkomst

• Scope, afbakening en uitsluitingen

• Randvoorwaarden & aannames

• Afhankelijkheden en Interfaces

• Xxxxxxxxx(s) en andere betrokken partijen

4. PROJECTAANPAK

• Beschrijving van de manier hoe het project wordt aangepakt. Bijvoorbeeld aanpassing van bestaand systeem of aanschaf van een nieuw systeem en de fasering in de projectuitvoering.

5. BUSINESS CASE

Beschrijving van de rechtvaardiging van het project gebaseerd op de kosten, risico’s en opbrengsten. De Business case wordt als apart document toegevoegd. In de BC wordt in ieder geval opgenomen:

• Context van de Business Case

• Specifieke eisen aan de oplossing

• Alternatieven

• Vergelijken alternatieven

• Aanbevolen alternatief verder uitgewerkt

• Conclusies en Aanbevelingen

NB; zie het sjabloon voor de Business Case die ook op de website van House of Control beschikbaar wordt gesteld.

6. PROJECTMANAGEMENTSTRUCTUUR & ROLBESCHRIJVING

• Organigram, met daarin de projectmanagement rollen de rapportagelijnen

• Rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

7. KWALITEITSMANAGEMENTSTRATEGIE

• Kwaliteitsmanagement procedure; Beschrijving van de kwaliteitsmanagement procedure, waaronder:

o Kwaliteitsplanning

o Kwaliteit controle

o Standaarden

o Templates die worden gebruikt (bijv product descriptions, quality register)

o Definities van de typen van kwaliteitsmethoden (bijv. review, steekproef)

o Metrieken

o Kwaliteit Assurance

o Verantwoordelijkheden van the project board

o Externe reviews

• Tools en technieken; verwijzing naar gebruikte kwaliteitsmanagementsystemen, tools en technieken.

• Registratie; overzicht welke kwaliteitsmetingen vereist zijn, waar ze worden opgeslagen, inclusief de inhoud en format van het Quality Register.

• Rapportage; overzicht van de rapportages ten aanzien van de kwaliteit die worden gehanteerd en wie deze ontvangt.

• Geplande kwaliteitsmanagement activiteiten; overzicht van formele kwaliteitsmanagement activiteiten (waaronder interne en externe kwaliteitstoetsen)

• Rollen en verantwoordelijkheden; beschrijving van de rollen en verantwoordelijkheden voor kwaliteitsmanagement activiteiten, inclusief de verantwoordelijkheden van concern en/of programmaniveau.

8. CONFIGURATIEMANAGEMENTSTRATEGIE

• Configuratiemanagement procedure; beschrijving van de configuratiemanagement procedure. Eventuele afwijkingen van concernstandaarden worden toegelicht.

• Issue en change procedure; beschrijving of verwijzing naar issue en changeprocedure. Eventuele afwijkingen van concernstandaarden worden toegelicht.

• Tools en technieken; verwijzing naar gebruikte configuratiemanagement systemen, tools en technieken.

• Registratie; definitie van de inhoud en format van het Issue Register en Configuratie Items.

• Rapportage; overzicht van de rapportages ten aanzien van de kwaliteit die worden gehanteerd en wie deze ontvangt.

• Geplande configuratiemanagement activiteiten; overzicht van formele configuratiemanagement activiteiten (waaronder interne en externe kwaliteitstoetsen)

• Rollen en verantwoordelijkheden; beschrijving van de rollen en verantwoordelijkheden voor configuratiemanagement activiteiten, inclusief de verantwoordelijkheden van concern en/of programmaniveau.

• Benoeming priority en severity-levels; voor het prioriteren van requests for change en ‘off- specifications’ en het bijbehorende management niveau binnen het project dat hierover beslissingen kan nemen.

9. RISICOMANAGEMENTSTRATEGIE

• Risicomanagement procedure; beschrijving van de riskmanagement procedure. Eventuele afwijkingen van concernstandaarden worden toegelicht.

• Tools en technieken; verwijzing naar gebruikte risicomanagementsystemen, tools en technieken.

• Registratie; definitie van de inhoud en format van het Risk Register.

• Rapportage; overzicht van de rapportages ten aanzien van risicomanagement die worden gehanteerd en wie deze ontvangt.

• Geplande risicomanagement activiteiten; overzicht van formele risicomanagement activiteiten.

• Gehanteerde definities bij beschrijving van risico’s; beschrijving van impact, kans en nabijheid. Eventuele afwijkingen van concernstandaarden worden toegelicht.

10. COMMUNICATIEMANAGEMENTSTRATEGIE

• Communicatiemanagement procedure; beschrijving van de communicatiemanagement procedure. Eventuele afwijkingen van concernstandaarden worden toegelicht.

• Communicatie procedure; beschrijving van de communicatiemethoden en procedures die worden gebruikt. Eventuele afwijkingen van concernstandaarden worden toegelicht.

• Tools en technieken; verwijzing naar gebruikte communicatietools en technieken.

• Registratie; definitie van welke communicatie wordt vastgelegd (bijv. het vastleggen van externe correspondentie)

• Rapportage; overzicht van de rapportages ten aanzien van de communicatie die worden gehanteerd en wie deze ontvangt.

• Geplande communicatiemanagement activiteiten; overzicht van formele communicatiemanagement activiteiten

• Stakeholder analyse; identificatie van de belanghebbende partijen en de relatie hiermee.

• Informatie voor betrokken partijen; overzicht van communicatie uitingen (informatie, frequentie, format, middelen).

11. PROJECTPLAN

In het projectplan wordt de drie belangrijkste variabelen kwaliteit, tijd en geld nader toegelicht. Hierbij wordt in ieder geval aandacht besteed aan de volgende onderwerpen.

• Work Breakdown Structure; waarin het project wordt opgedeeld in deelprojecten en producten tot uiteindelijk werkpakketten waarop de operationele sturing van het project plaatsvindt.

• Planning; voeg een Gantt Chart toe waarin de belangrijkste mijlpalen overzichtelijk worden gepresenteerd.

• Resources; een overzicht van projectmedewerkers die worden ingezet en maak duidelijk welke projectmedewerkers voor welke rollen worden ingezet. Maak daarbij een onderscheid in interne en externe medewerkers.

Het projectplan wordt vaak ook als apart document bij de PID toegevoegd. Op de website van House of Control vindt u meer informatie en een voorbeeld van een Work Breakdown Structure.

12. BEHEERSING & CONTROL

Samenvatting van de project controls zoals faseovergangen, toleranties, monitoring en rapportages.

Document Metadata

Table of Contents

PROJECT INITIATION DOCUMENT

Document Metadata