Aanbestedingskalender
Aanbestedingskalender
combi-contracten
Versie: 1.1
Datum: 8 januari 2020
Inleiding
Op 11 maart 2019 is de versie 1.0 van de aanbestedingskalender voor combi-contracten vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de stichting Xxxxxxxxxxxxxxx.xx. De kalender heeft als doel het spreiden van de aanbestedingsdruk door afhankelijkheden tussen de regionale aanbestedingen goed op elkaar af te stemmen.
De aanbestedingskalender geeft een overzicht van de lopende aanbestedingen en maakt de onderlinge verbanden en afhankelijkheden inzichtelijk. Hiermee kunnen de betrokken partijen in de betreffende
xxxxx’x anticiperen en acteren, xxxxx xxxxxxxxxxx in lopende trajecten voor aanbestedingen of verlengingen leiden tot (ongewenste) consequenties.
De combi-organisaties zijn en blijven verantwoordelijk voor de aanbestedingen.
De inventarisatieronde in oktober 2019 leert dat verschillende ontwikkelingen verschuivingen veroorzaken in de bestaande aanbestedingskalender. Dit maakt bijstelling en een nieuwe ronde afstemming noodzakelijk.
Deze versie 1.1 van de aanbestedingskalender beschrijft achtereenvolgens de status van de vervolgacties zoals verwoord in versie 1.0, de gesignaleerde knelpunten en het handelingsperspectief voor de direct betrokkenen om tot een afgestemde versie 2.0 van de aanbestedingskalender te komen.
1. Aanbestedingskalender versie 1.0
De kalender voor aanbestedingstrajecten van alle combi-organisaties, zoals die op 11 maart 2019 door het Algemeen Bestuur van Xxxxxxxxxxxxxxxx.xx is vastgesteld, zag er als volgt uit.
Om de aanbestedingsdruk te spreiden en deze kalender te realiseren moesten in SION, CINH en Structin de volgende besluiten genomen worden:
• Start nieuwe contracten voor SION op 1 april 2021. Dat betekent dat het contract na 31 december 2019 moest worden verlengd voor een periode van één jaar en drie maanden. In plaats van de twee jaar volgens het contract.
• Start nieuwe contracten in CINH 1 en CINH 2 op 1 september 2021. Dat betekent dat deze contracten na 31 december 2020 met acht maanden moesten worden verlengd, zonder dat het huidige contract hierin voorziet.
• Start en organisatie in Structin voor de aanbesteding van de gebieden Noord, West en Oost.
Gezien de onderlinge afhankelijkheden konden deze besluiten niet afzonderlijk van elkaar genomen worden.
Voor het succes van deze aanbestedingskalender was het commitment van de aannemers om te verlengen randvoorwaardelijk. Ook moesten zij flexibiliteit hebben met betrekking tot de duur van de verlenging; waar die afwijkt van het huidige contract. Bovendien was het noodzakelijk dat netbeheerders accepteren dat zij gedurende een periode niet compliant zijn.
2. Status contractverlengingen en aanbestedingen
In verschillende combi’s zijn contracten gegund of verlengd:
• Combi Midden: nieuw contract in twee gebieden, conform de planning, per 1 september 2019.
• Structin en DNWG: bestaande samenwerking met minimaal één en maximaal twee jaar gecontinueerd tot en met 31 december 2021, zodat flexibiliteit is gecreëerd voor de afzonderlijke aanbestedingen in Structin Noord, Oost en West.
• In SION is geen overeenstemming bereikt voor de verlenging tot 1 september 2021, en is de verlengoptie conform het contract tot 31 december 2021 geëffectueerd.
• In NONed is de voorgenomen verlenging tot 31 december 2021 geëffectueerd.
• In Synfra zijn de intentieverklaringen om te verlengen tot september 2024 getekend. In één perceel wordt een nieuw contract aanbesteed.
Status onderhanden aanbestedingen en contractverlengingen:
• Update Structin:
o Structin Zuid en Midden zitten en blijven op de geplande ingangsdatum van 1 januari 2021.
o Voor Structin West is als ingangsdatum voor het nieuwe contract 1 juli 2021 vastgesteld.
o In zowel Structin Noord als Structin Oost is de streefdatum 1 juli 2021 als ingangsdatum. Deze is nog niet vastgesteld.
o Op dit moment is er in het ontwikkeltraject geen echte rol voor Structin en worden deze trajecten per contractgebied door de betrokken partijen georganiseerd en ingericht.
o De toekomst van de organisatie Structin is ook nog nader te bepalen.
• In CINH is de acht maanden niet-compliant verlengen nog in bewerking.
3. Knelpunten
We merken dat het afstemmen van de aanbestedingskalender en het handhaven van de gemaakte planafspraken wordt bemoeilijkt door:
• Discussies tussen betrokkenen binnen een aantal netwerkbedrijven of het mandaat voor de combi aanbestedingskalender ligt bij (hun vertegenwoordiger in) het Algemeen Bestuur van de stichting Xxxxxxxxxxxxxxx.xx of bij (hun vertegenwoordiger in) het Strategisch Overleg van de combi door:
a. Het ontbreken van de één op één relatie tussen het Strategisch Overleg of Algemeen Bestuur in de combi's en het Algemeen Bestuur van Xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
b. Onvoldoende interne afstemming tussen de verschillende vertegenwoordigers van dezelfde organisatie
c. Onvoldoende mandaat van de deelnemer aan het betreffende overleg.
• Het niet (tijdig) communiceren van wijzigingen in het aanbestedingstraject binnen een combi naar de eigenaar van de Aanbestedingskalender en het combimanagersoverleg, waardoor de projectgroep niet gevraagd wordt om de consequenties van deze wijzigingen inzichtelijk te maken.
• Het effect van de scope van een aanbesteding op doorlooptijd en volgordelijkheid.
• De keuzes die netwerkbedrijven afzonderlijk maken over een nieuwe stijl van samenwerken, het overdragen van eigen activiteiten naar marktpartijen en het tempo waarin de transitie plaatsvindt ("opschuiven in de keten"). Hierdoor ontstaan verschillen binnen de combi's en tussen de combi's onderling.
• Bij het opstellen van de vorige aanbestedingskalender is rekening gehouden met het in tact houden van heel Structin en één gezamenlijke aanbesteding. Dit is momenteel losgelaten. Dat heeft een ander proces en doorlooptijd als gevolg.
• De huidige marktsituatie bemoeilijkt het proces om bestaande contracten te verlengen, doordat partijen niet willen verlengen onder bestaande voorwaarden met verhoging van tarieven als gevolg.
• CINH 1 is verlengd tot 1 september 2021, conform versie 1.0 van de aanbestedingskalender.
• CINH 2 is verlengd tot 1 januari 2021 en over de verlenging tot 1 september 2021 wordt nog overlegd.
• Door de overeengekomen verlenging van de contracten in SION valt de einddatum gelijk met de einddatum van de contracten in NONed.
• De verschillende interpretaties van het begrip “multi-utility” zoals dat nu door Xxxxxx, Evides en Enduris wordt uitgewerkt. De keuzes over de uiteindelijke invulling daarvan worden vooral bepaald door de operationele organisatie. De leden van de werkgroep en de leden van de
strategisch overleggen moeten een eensluidend beeld krijgen bij het begrip “multi-utility” om tot
juiste keuzes te komen en de verantwoordelijke lijnmanagers daarin te adviseren.
4. Bijgewerkte aanbestedingskalender versie 1.1
In onderstaande versie 1.1 van de aanbestedingskalender is de meest recente informatie verwerkt.
Ten opzichte van versie 1.0 is in deze versie gewijzigd:
1. De planning van de ingangsdatum van de nieuwe contracten voor de gebieden West, Noord en Oost van Structin is verschoven naar 1 juli 2021 (onder voorbehoud van de instemming van de betrokken netwerkbedrijven).
2. De planning van de ingangsdatum van de nieuwe contracten voor de gebieden van SION is verschoven naar 1 januari 2022.
5. Benodigde afstemming en gevraagde besluiten
Het blijft wenselijk om de aanbestedingsdruk bij netbeheerders en (toekomstige) contractpartners te spreiden, evenals een mogelijke verstoring van de productie. Ook willen combi’s bij nieuwe aanbestedingen gebruik kunnen maken van (delen van) de aanbestedingsdocumenten die nu ontwikkeld worden door Stedin, Enduris en Evides voor Zeeland, Brabantse Wal en Zuid-Holland-Zuid.
Intussen hebben de leden van de werkgroep, de leden van het AB, de combimanagers en de leden van de strategisch overleggen van de combi’s een update gekregen van het multi-utility traject in Zuid-Holland.
Om de versie 2.0 van de aanbestedingskalender te kunnen maken is voor de volgende aanbestedingstrajecten afstemming en besluitvorming nodig:
3. Voor Liander leek een logische volgorde te ontstaan door eerst Structin Noord aan te besteden en daarna successievelijk SION en CINH. De uiteindelijke planning van Structin Noord en de geplande ingangsdatum van de nieuwe contracten in CINH vragen om een heroverweging van deze volgorde.
4. De einddatum van de contracten in SION valt gelijk met de einddatum van de contracten in NONed. In NONed moeten de partijen verkennen of het gebruikmaken van (een deel van) de nog resterende verlengoptie tot de mogelijkheden behoort.
Gezien hun betrokkenheid bij (meerdere van) deze trajecten is een door de verantwoordelijke businessmanagers van Liander, Vitens, KPN en VodafoneZiggo afgestemde volgorde randvoorwaardelijk voor het vervolg.
Met de uitkomst van deze afstemming kunnen de volgende stappen gezet worden om de besluitvorming voor te bereiden:
• De combimanager en het strategisch overleg van CINH moeten de strategie voor de aanbesteding van de nieuwe contracten bepalen, zodra er duidelijkheid is over de verlenging tot 1 september 2021 van CINH 2, waarna de consequenties voor de hele kalender bepaald kunnen worden.
• De combimanagers en de leden van de Strategisch Overleggen van de combi's verzoeken om, conform de procesafspraken van 30 april 2019, afwijkingen te melden in het combimanagersoverleg, zodat de consequenties inzichtelijk kunnen worden gemaakt.
• Afstemming door de verantwoordelijke combimanagers en hun Strategisch Overleggen van de volgorde waarin de aanbestedingen voor CINH, Structin Noord en SION doorlopen moeten worden.
• Afstemming door de combimanager en de betreffende Strategisch overleggen over de volgorde van de aanbestedingen in SION en NONed.
Na terugkoppeling door de combimanagers in het combimanagersoverleg, kan de werkgroep de versie 2.0 van de aanbestedingskalender maken en volgt het besluitvormingsproces conform bijlage 2.
Bijlage 1. Fases en doorlooptijden aanbestedingstraject
Het aanbestedingstraject bestaat uit vier fases:
• Voorbereiding: visie op de toekomstige samenwerking en de wijze van aanbesteden wordt bepaald. Daarna worden de aanbestedingsdocumenten opgesteld;
• Aanbesteding: het proces van aanbesteden wordt doorlopen van publicatie tot en met de gunning (qua doorlooptijd is rekening gehouden met kerst- of zomervakantie);
• Implementatie: teams richten samen de systemen en processen in als voorbereiding op de start van het contract (doorlooptijd is afhankelijk van de ervaring met combiwerk van de nieuwe partij);
• Transitie: vertrekkende aannemer rondt de lopende werken af en de nieuwe aannemer pakt (de uitvoering van) de eerste werken op.
De genoemde doorlooptijden gelden voor een gemiddeld aanbestedingstraject kunnen verschillen per combi-organisatie.
Bijlage 2. Xxxxxx en besluitvorming
De genoemde doorlooptijden zijn ambitieus. De afzonderlijke trajecten hebben onderlinge afhankelijkheden en volgen kort op elkaar. Een kleine verstoring met uitloop in één van de trajecten heeft invloed op het hele scenario. Dit vraagt om een eigenaar van het scenario met mandaat om de individuele aanbestedingstrajecten te besturen. Omdat het Algemeen Bestuur van Xxxxxxxxxxxxxxx.xx de aanbestedingskalender vaststelt, ligt het voor de hand om één van de leden aan te wijzen als eigenaar hiervan.
Het Algemeen Bestuur van Xxxxxxxxxxxxxxx.xx heeft tijdens de vergadering op 11 maart 2019 het volgende afgesproken:
• Xxxxxxx xxx xxx Xxxxx is eigenaar van de aanbestedingskalender namens het Algemeen Bestuur van Xxxxxxxxxxxxxxx.xx en bewaakt de consistentie van de aanbestedingskalender ten opzichte van de oorspronkelijke doelen en uitgangspunten voor het opstellen daarvan.
• Indien nodig zorgt de eigenaar voor afstemming van de afzonderlijke aanbestedingstrajecten in het Algemeen Bestuur van Xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
• De verantwoordelijkheid voor de afzonderlijke trajecten ligt bij de combimanagers en het Strategisch Overleg in hun combi.
• In het centrale overleg van de combimanagers worden afwijkingen gesignaleerd en gecommuniceerd naar de eigenaar.
• De werkgroep beheert de aanbestedingskalender en adviseert de eigenaar, de combimanagers en de strategisch overleggen van de combi’s.
• De eigenaar communiceert alle volgende versies van de aanbestedingskalender via het centrale overleg van de combimanagers en hun Strategisch Overleg naar alle betrokken ketenpartners.