Agentschap voor Natuur en Bos zoekt een
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Agentschap voor Natuur en Bos zoekt een
vliegende secretariaatsmedewerker met een voorliefde voor ARC-GIS
contractueel Niveau: C Rang: C1
Graad: medewerker (C111)
Met standplaats: Dirk Boutsgebouw (Diestsepoort 6 -3000 Leuven), Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxxxxx (Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx 00 -0000 Xxxxxxx) of Xxxx Xxxxxxxxxxx (Lange Xxxxxxxxxxxx 000-000 -0000 Xxxxxxxxx)
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1 DE VACATURE IN HET KORT
Het ANB is op zoek naar een secretariaatsmedewerker die energie haalt uit het werken met een grote verscheidenheid aan mensen, ervan houdt om collega’s op een hartige en efficiënte manier te ondersteunen, niet snel uit het lood wordt geslagen door onverwachte situaties en zich gemakkelijk aanpast in nieuwe omgevingen. Voel je je aangesproken? Xxxx dan zeker verder!
2 FUNCTIECONTEXT
Het Agentschap voor Natuur en Bos, een agentschap van de Vlaamse overheid, werkt elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuur in Vlaanderen. De missie van het agentschap is: ’Meer, beter en samen’. Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt dan ook samen met veel verschillende partners en creëert zo een groter draagvlak voor natuur.
Daarnaast beheert het agentschap zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen. De 750 gemotiveerde medewerkers staan met twee 'botten' op het terrein. Die terreinkennis en ervaring vormen belangrijke pijlers om het beleid te helpen voorbereiden.
Meer informatie over het Agentschap voor Natuur en Bos vind je op de website xxx.xxxxxxxxxxx.xx.
De secretariaatsmedewerker zal deel maken uit het team regiocoördinatie in de entiteit Operationeel Terreinbeheer. Het is een vliegende medewerker die werkzaam zal zijn in het Xxxxxx xxx xx xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxxx-Xxxxxxx en in de provincie Limburg .
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Inhoudelijk zal de functie als secretariaatsmedewerker een combinatie zijn van administratieve en GIS- technische taken:
• Enerzijds steun je de pool van regiomedewerkers op vlak van basis-financiële bewerkingen, bijhouden van gegevens in web-based databanken en digitaal klassement en de algemene ondersteuning van de regionale teams voor het terreinbeheer;
• Anderzijds help je mee met het technisch team door GIS-analyses en kaartmateriaal aan te leveren (bijvoorbeeld voor stedenbouwkundige vergunningen, voorbereiding van beleidsdossiers of onderbouwing van managementbeslissingen).
• Tenslotte kan je zowel in de regioteams als in het technisch ondersteunend team worden ingezet voor de administratieve opvolging en ondersteuning van het werk dat aan derden / aannemers wordt aanbesteed.
In dit alles behoud je een juiste balans tussen people-planet-profit, zijnde de drie strategische doelen van de organisatie: natuurontwikkeling, natuurbeleving en natuurvalorisatie.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
- Meewerken aan een actueel en volledig overzicht van de lopende dossiers teneinde een volledige en tijdige verwerking van dossiers en aanvragen te kunnen garanderen
- Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
- Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
- Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.
- Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren.
- Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.
4 PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden:
1. Je hebt een diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00.
Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx
Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).
2. Je beschikt over een rijbewijs B en heeft een eigen wagen ter beschikking.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Xxx Xxxx To, xxxxxxx.xx@xxx.xxxxxxxxxx.xx en 0493 31 30 04).
4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties
- Je hebt voldoende kennis van ARC-GIS.
- Je hebt basiskennis van de uitvoering van één of meerdere van de volgende administratieve taken: overeenkomsten opstellen, inkooporders opmaken, databanken onderhouden en/of digitale klassementen optimaliseren.
- je beschikt over basis administratief-organisatorische vaardigheden.
- Je kan snel en efficiënt gebruik maken van de courante kantoorsoftware, in het bijzonder het Office-pakket (word, excel,..) .
- je hebt ervaring in het werk van anderen vanuit een ondersteunende houding op te volgen.
- je beschikt over goede schrijfvaardigheden.
- Beschikken over kennis van de bos- en natuursector, bijvoorbeeld het getuigschrift ‘bosbouwbekwaamheid’ of ‘natuurmanagement’, vormt een meerwaarde
- Werkervaring hebben in administratieve GIS-technische ondersteuning is een sterke meerwaarde.
4.2.2 Persoonsgebonden competenties
− Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
− Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
− Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
− Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
− Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
− Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)
Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
4.2.3 Goede motivatiebrieven krijgen een streepje voor!
Gelieve extra zorg te besteden aan een overtuigende motivatiebrief waarin je duidelijk weergeeft wat je drijft en in welke mate je over de nodige deelnemingsvoorwaarden en competenties beschikt.
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden;
4. Je slaagt in de selectieprocedure.
Jouw t alent is belangrijker dan je geslacht , gender, afkomst , leeft ijd, geaardheid, handicap of chronische ziekt e. St el je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
- Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
- Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
- Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT- middelen betreft.
- Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
- Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
- Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
- Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen
- Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem.
Meer w et en over w erken bij de Vlaamse overheid? www .w xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
6 SELECTIEPROCEDURE
6.1. CV-SCREENING
Screening op deelnemingsvoorwaarden, motivatiebrief en CV: dit vindt plaats in de week van 24 april 2017 (onder voorbehoud)
Op basis van deze screening worden kandidaten ingedeeld in 3 groepen nl.:
• Groep 1: kandidaten die tot deze groep behoren voldoen aan de selectiecriteria en worden bijgevolg uitgenodigd voor het volgende onderdeel van de selectieprocedure.
• Groep 2: kandidaten die tot deze groep behoren voldoen in mindere mate aan de selectiecriteria en worden op de reservelijst geplaatst. Zij worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor het volgende selectie onderdeel maar kunnen later alsnog opgeroepen worden.
• Groep 3: kandidaten die tot deze groep behoren voldoen niet aan de selectiecriteria en worden bijgevolg niet uitgenodigd voor het volgende onderdeel en worden ook niet op de reservelijst geplaatst.
Eventueel kan een telefonische screening plaatsvinden indien er meer dan 5 kandidaten geschikt bevonden worden in deze fase.
6.2. GEDRAGSGERICHT INTERVIEW EN PSYCHOTECHNISCHE SCREENING
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:
- Motivatie en verwachtingen voor de functie
- Fit met de organisatie
- De vereiste persoonsgebonden competenties (zie 4.2.2)
Het gesprek wordt gevoerd met een selectieverantwoordelijke. Voor de psychotechnische screening zal je een e-mail ontvangen met een link naar de testen. Meer informatie volgt nog.
Deze selectiefase is eliminerend.
De selectiefase vindt plaats te Brussel op 2 mei 2017 (onder voorbehoud).
6.3. FUNCTIESPECIFIEK INTERVIEW MET JURY
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:
- De visie op en inzicht in de functie
- CV (globaal profiel)
- Fit met het team
- De vereiste technische competenties (zie 4.2.1)
Het gesprek met case/oprdracht wordt gevoerd met de directe leidinggevende, een inhoudelijk expert en een selectieverantwoordelijke.
Deze selectiefase is eliminerend.
De selectiefase vindt plaats te Brussel op 11 mei 2017 (onder voorbehoud).
6.4. EINDGESPREK MET DE ADMINISTRATEUR-GENERAAL
Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 17 mei 2017 (onder voorbehoud).
Enkel de best gerangschikte kandidaat wordt uitgenodigd op het eindgesprek met de administrateur- generaal.
Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
De Vlaamse overheid w il de samenleving w aarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk w eerspiegelen. Je w ordt geselect eerd op basis van je kw alit eit en en vaardigheden, ongeacht je geslacht , gender, afkomst , leeft ijd of handicap. Als je een handicap hebt , laat ons dat vooraf w et en. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap t ijdens de select ieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel t e kunnen nemen aan een select ie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure cont act op met de cont act persoon vermeld in de vacat ure.
6.5. NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.
7. HOE KAN JE SOLLICITEREN?
Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 23 april 2017.
Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als:
- je een CV en motivatiebrief stuurt
- je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
- je je kandidatuur uiterlijk op 23 april 2017 naar ons stuurt (de datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs).
Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
7 VRAGEN
Indien je bijkomende uitleg over de funct ie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met:
Xxxxxxx Xxxxxxx regiobeheerder
xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00
Indien je bijkomende uitleg over de select ieprocedure en deelnemingsvoorw aarden wenst, kun je contact opnemen met:
Xxx Xxxx To selectieverantwoordelijke xxxxxxx.xx@xxx.xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00
Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorw aarden wenst, kan je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
9 FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 22 mei 2017.
Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar xxx.xxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx met vermelding van de vacaturetitel.
10 RESERVE EN GELDIGHEID
Er wordt naar aanleiding van deze selectie geen wervingsreserve aangelegd voor de functie van secretariaatsmedewerker bij het ANB.