PRIVACYREGLEMENT VOOR KANDIDAAT-BEWONERS 9.0

PRIVACYREGLEMENT VOOR KANDIDAAT-BEWONERS 9.0

Artikel 1 : Inleiding

Bij de aanvraag voor een verblijf in het Woonzorgcentrum (WZC) zullen de persoonsgegevens van de kandidaat- bewoner aangewend worden voor een evaluatie of hij of zij in aanmerking komt, evenals vervolgens voor een eventuele inschrijving en opname op de wachtlijst.

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG), die op 25/05/2018 in werking is getreden, heeft dit privacyreglement tot doel aan de kandidaat-bewoner inzicht te verstrekken op welke wijze diens sollicitatiegegevens zullen verwerkt worden en welke rechten hij of zij daarbij kan uitoefenen.

Kandidaat-bewoners zijn alle kandidaten die in aanmerking wensen te komen voor een verblijf in het Rust- en Verzorgingscentrum, in het Centrum voor Kortverblijf, in het Dagverzorgingscentrum of in een Service Residentie.

Klaar is dat er binnen het WZC ook persoonsgegevens van familie, vertrouwenspersonen, bezoekers en kennissen van de bewoner verwerkt kunnen worden. Deze gegevens zullen eenzelfde bescherming en respect genieten dat vervat is in de principes van dit privacyreglement dat ook op hen van toepassing is.

In het geval dat de kandidaat-bewoner niet in staat is zijn persoonsgegevens zelf te verstrekken, zal in zijn of haar belang de gegevens verkregen worden via de vertrouwenspersonen, de familieleden, de huisarts of het ziekenhuis. Vaak worden sociale-, gezondheids- en medische gegevens overgemaakt via de sociale dienst van het ziekenhuis.

Artikel 2 : De verwerkingsverantwoordelijke

Het WZC SINT-AUGUSTINUS, in de rechtsvorm van een Vereniging Zonder Winstoogmerk, gevestigd te 0000 Xxxxx, Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 0 met ondernemingsnummer 0459.770.496 is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens van de sollicitanten die binnen het WZC worden benut of verwerkt. De persoon die namens de verwerkingsverantwoordelijke optreedt, is de Algemeen Directeur Mevr. Elke DE CUYPER.

Artikel 3 : De functionaris voor gegevensbescherming

Binnen het WZC is het advocatenkantoor Xxxx XXXXXXXXX BVBA, Sonatinestraat 94 te 0000 Xxxxxxx aangesteld als functionaris voor gegevensbescherming en belast met het toezicht op alle facetten van de gegevensverwerking. De kandidaat-bewoner en elkeen die aanwezig is binnen het WZC kunnen hieromtrent en ter zake de uitoefening van hun respectievelijke rechten terecht bij xx. Xxxx Xxxxxxxxx en dit via het e-mailadres Xxxx.Xxxxxxxxx@xxxx.xx.

Artikel 4 : Welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welke doeleinden

De persoonsgegevens die bij een aanvraag voor een verblijf in het WZC worden verwerkt zijn deze gegevens die de kandidaat-bewoner naar aanleiding van zijn aanvraag overmaakt. In de regel betreffen dit de persoonsgegevens die de kandidaat-bewoner op de verschillende aanvraagformulieren voor verblijf in het WZC invult. Daarbij kan de kandidaat-bewoner aan het WZC verzoeken informatie op te vragen bij het ziekenhuis met betrekking tot de KATZ- schaal die op hem of haar van toepassing is. Deze schaal wordt vanuit het ziekenhuis elektronisch overgemaakt.

De gegevens die kunnen worden verwerkt betreffen deze die betrekking hebben op de identificatie, het adres, de medische toestand, de gezondheid, evenals de sociale omgeving en de familie van de kandidaat-bewoner.

De doeleinden van de gegevensverwerking binnen het WZC worden als volgt opgesomd:

-de inontvangstneming van de aanvraag;

-het informeren van de kandidaat-bewoner

-het afdrukken, het klasseren en het opslaan van de aanvraag

-het contacteren van de kandidaat-bewoner

-het interviewen van de kandidaat-bewoner

-het evalueren van de aanvraag

-het opnemen van de kandidaat-bewoner op de wachtlijst

Artikel 5 : De rechtsgronden die de verwerkingen toestaan

De persoonsgegevens van de kandidaat-bewoner kunnen binnen het WZC verwerkt worden wanneer daartoe een rechtmatige grond aanwezig is. In het kader van de doeleinden van de gegevensverwerking ter zake de aanvragen voor een verblijf binnen het WZC is de rechtsgrond de ondubbelzinnige toestemming van de kandidaat-bewoner die tot stand komt bij het overmaken van de gegevens die noodzakelijk zijn voor de aanvraag.

Met andere woorden impliceert het overmaken van een aanvraag voor een verblijf in het WZC door de kandidaat- bewoner inderdaad het verzoek aan het WZC om de overgemaakte persoonsgegevens te benutten voor evaluatie van de aanvraag en inschrijving van de kandidaat-bewoner op de wachtlijst tot zolang de wachtlijst zal benemen.

Verdere rechtsgronden die de verwerking van de gegevens tot aanvraag van een verblijf kunnen noodzaken zijn:

-de uitvoering van een overeenkomst

-het voldoen aan wettelijke bepalingen

-de bescherming van de vitale belangen van de kandidaat-bewoner of een andere natuurlijke persoon

-de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het WZC of een derde

Het WZC garandeert dat de persoonsgegevens van de kandidaat-bewoner op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt worden en dit uitsluitend voor de welbepaalde en uitdrukkelijk omschreven gerechtvaardigde doeleinden.

De persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij verzameld worden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Er worden binnen het WZC geen persoonsgegevens verwerkt via een geautomatiseerde besluitvorming en er worden geen persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie, noch aan internationale organisaties.

Artikel 6 : De verwerkingen die de extra toestemming van de kandidaat-bewoner vergen

Bovenvermelde ondubbelzinnige toestemming inzake de verwerking van de persoonsgegevens geldt tot zolang de evaluatie beneemt of tot zolang de wachtlijst beloopt en slechts in zoverre de verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van het WZC geschiedt. Indien de kandidaat-bewoner niet langer kandidaat is voor een verblijf in het WZC zal de aanvrager of de vertrouwenspersoon het WZC daarvan op de hoogte stellen. Het WZC zal ook jaarlijks betrachten contact op te nemen met de kandidaat-bewoner op de wachtlijst of met diens vertrouwenspersoon om na te gaan of de aanvraag voor een verblijf in het WZC nog steeds actueel is.

Een extra toestemming van de kandidaat-bewoner is nodig wanneer het WZC de gegevens tot aanvraag van een verblijf ter beschikking wenst te stellen van de andere woonzorgcentra die deel uitmaken van de Groep Solidum waarvan het WZC deel uitmaakt. In dat geval zal het WZC de kandidaat-bewoner tot het verlenen van die toestemming verzoeken, althans wanneer daartoe nut is.

Met betrekking tot voormelde type verwerkingen die gebaseerd zijn op de toestemming van de kandidaat-bewoner is het logisch dat deze laatste op een later moment het recht heeft om zijn of haar toestemming in te trekken. In dat geval zal het WZC daar uiteraard rekening mee houden en per direct de nodige maatregelen nemen.

Artikel 7 : De categorieën van interne bewerkers en externe verwerkers of ontvangers

Binnen het WZC worden de persoonsgegevens van de kandidaat-bewoners geraadpleegd en verwerkt door een beperkt aantal interne medewerkers die bewerkers worden genoemd. De overgemaakte gegevens zijn toegankelijk voor de opnameverantwoordelijke, de verantwoordelijke bewonerszorg, de algemeen directeur en zijn secretariaat. Deze medewerkers zijn door het beroepsgeheim gebonden via de arbeidsovereenkomstenwet of een overeenkomst inzake vertrouwelijkheid en gehouden aan de privacy-gedragscode die ter zake binnen het WZC van toepassing is.

Bepaalde persoonsgegevens kunnen ook door medewerkers van een externe verwerker gebruikt of geraadpleegd worden. Deze externe verwerkers gebruiken de gegevens enkel ten behoeve van het WZC en zijn via contracten gehouden tot een uitsluitend gebruik van de gegevens in het kader van hun dienstverlening aan het WZC.

Ook deze categorieën van verwerkers zijn aan hun contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen of door hun beroepsgeheim gehouden tot een uitsluitend nuttig gebruik in het kader van de dienstverlening.

Artikel 8 : De bewaartermijnen

De persoonsgegevens naar aanleiding van een aanvraag voor een verblijf in het WZC worden bewaard voor een periode die nuttig is voor de evaluatie van de aanvraag. Dit wilt concreet zeggen dat het WZC de gegevens tot aanvraag voor een verblijf tot 4 weken na het beëindigen van de evaluatieprocedure zal bewaren.

In het geval dat de kandidaat-bewoner op de wachtlijst opgenomen wordt, zullen zijn gegevens verder bewaard worden ten beloop van de duur dat de wachtlijst beloopt. Na voormelde periode of na verwijdering van de wachtlijst door annulering zullen de gegevens vernietigd worden.

Artikel 9 : De rechten van de kandidaat-bewoner inzake de verwerking van zijn of haar gegevens

Dit privacyreglement werd opgemaakt in het kader van het eerste recht dat de kandidaat-bewoner te beurt valt bij het overmaken van zijn aanvraag. De kandidaat-bewoner krijgt inzicht in de verwerking van zijn gegevens naar aanleiding van zijn aanvraag voor een verblijf in het WZC. Dit betreft het belangrijke recht op transparantie. De kandidaat-bewoner kan ook terecht bij de functionaris voor gegevensverwerking voor alle verdere informatie.

Een tweede reeks rechten dat de kandidaat-bewoner geniet is het recht op inzage en/of het recht op een éénmalig kosteloos afschrift al dan niet gekoppeld aan het recht op correctie en/of wissen van bepaalde objectieve gegevens die onjuist of niet ter zake dienend blijken.

Een derde mogelijkheid die de kandidaat-bewoner te beurt valt is het indienen van een bezwaar waarbij de staking van een verwerking wordt verzocht. Dit is mogelijk in het kader van een verwerking die niet gestoeld is op dwingende gerechtvaardigde redenen, doch wel bijvoorbeeld op de toestemming van de kandidaat-bewoner.

De overdracht van de gegevens is een vierde type recht dat toelaat dat de kandidaat-bewoner een overdracht van de gegevens verzoekt bij wijze van kopie aan hem of haar of aan een andere instelling. Dit verzoek moet enkel worden ingewilligd als het persoonsgegevens zijn die door de kandidaat-bewoner zelf verstrekt zijn en die via geautomatiseerde procedés verwerkt zijn op grond van de uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat-bewoner.

Het extra verzoek tot beperking van de verwerking van de gegevens kan samengaan met de uitoefening van de voorgaande rechten, waarbij tijdelijk tot permanent wordt beoogd dat de verwerking minimale vormen aanneemt en bij voorkeur beperkt wordt tot de loutere bewaring van de betreffende gegevens.

Het WZC zal elk van bovenvermelde verzoeken binnen de maand beantwoorden, maar bij complexe of veelvuldige verzoeken kan het WZC deze termijn naar 3 maanden herleiden.

Zodoende kan de kandidaat-bewoner in het kader van de verwerking van zijn persoonsgegevens een verzoek ten aanzien van het WZC overmaken, bij voorkeur via het e-mailadres Xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx waarbij hij of zij kenbaar maakt één van volgende rechten te willen uitoefenen mits voldaan aan de voorwaarden :

-een recht van inzage in gegevens

-een recht van één kosteloos afschrift van gegevens

-een recht van correctie van gegevens

-een recht van wissen van gegevens

-een recht van staking van de verwerking van gegevens

-een recht van beperking van de verwerking van gegevens

-een recht van overdracht van gegevens

-een recht van intrekking van een toestemming

Hieraan kan toegevoegd worden dat voormelde rechten echter geen garantie betekenen dat het verzoek van een kandidaat-bewoner ook effectief kan worden uitgevoerd. Telkenmale zal de WZC nauwgezet moeten nagaan wat er mogelijk en toelaatbaar is binnen de wettelijke bepalingen die van toepassing zijn.

10. Het indienen van een klacht

Indien een kandidaat-bewoner van mening is dat de bepalingen van dit privacyreglement of van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) niet werden gerespecteerd kan hij of zij zich via het neerleggen van een klacht wenden tot de directie van het WZC teneinde tot een vergelijk te komen.

Bij gebreke aan een vergelijk kan de kandidaat-bewoner zich via een klachtneerlegging wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of tot de rechtbank.

11. De opname op de wachtlijst en de transfert van de persoonsgegevens binnen de Groep Solidum

Via de ondertekening van dit privacyreglement geeft de kandidaat-bewoner zijn of haar uitdrukkelijke toestemming dat zijn of haar persoonsgegevens, na het doorlopen van de evaluatieprocedure, op de wachtlijst van het WZC worden opgenomen en dit voor de looptijd van de wachtlijst en/of tot een gunstige evaluatie wordt bekomen.

De kandidaat-bewoner geeft tevens zijn of haar uitdrukkelijke toestemming dat zijn of haar persoonsgegevens aan een ander WZC binnen de Groep Solidum mogen worden overgemaakt in het kader van verblijfsopportuniteiten.

Deze overdracht van de persoonsgegevens staat gelijk aan een aanvraag voor een verblijf op eigen initiatief van de kandidaat-bewoner bij het andere WZC en wordt inzake gegevensbescherming aldaar aldus behandeld.

Dit privacyreglement werd opgesteld op 25/05/2018 en zal verder worden aangepast in het licht van de wijzigende en evoluerende wetgeving en rechtspraak.

Opgemaakt te Halle op 25/05/2018 waarbij de kandidaat-bewoner aangeeft kennis te hebben genomen van dit privacyreglement en er zich akkoord mee verklaart.

De kandidaat-bewoner Het WZC Sint-Augustinus

Mevr. Elke DE CUYPER Algemeen Directeur