Contract
12 mei 2017
LEVERINGS- en GARANTIEOVEREENKOMST
t.b.v. led-systemen Beleidsdocument led-systemen versie 11
CONCEPT
Ondergetekenden:
1. De gemeente Dordrecht, te dezen ingevolge het bepaalde in artikel 171 lid 2 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw R.W.J. Xxxxxxxxx- Xxxxxx, directeur Stadsbeheer van de gemeente Dordrecht, daartoe aangewezen door de burgemeester en handelend ter uitvoering van het [naam
Mandaat-/ Volmachtregeling] van [datum], hierna te noemen 'gemeente';
en
2. De besloten vennootschap ….., gevestigd te [postcode] …. [plaats] aan de …..
[adres], ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder
nummer …. [nummer], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door …….
[naam], directeur,
(indien het een buitenlandse fabrikant betreft):
in Nederland vertegenwoordigd door handelspartner [rechtsvorm] gevestigd te
[postcode] …. [plaats] aan de [adres], ingeschreven in het Handelsregister bij de
Kamer van Koophandel onder nummer …. [nummer] te dezen rechtsgeldig
Met opmerkingen [DI1]: Xxxx zoekt nog uit of we iets kunnen met een agentuur-overeenkomst: 'tekent de agent uit eigen naam, of uit naam van de fabrikant...?'
vertegenwoordigd door [naam], directeur, welke in de hoedanigheid van Nederlandse vertegenwoordiger deze overeenkomst mede-ondertekent, hierna [gezamenlijk] te noemen ‘leverancier’;
Hierna afzonderlijk te noemen ‘partij’ en gezamenlijk ook te noemen ‘partijen’;
Overwegingen:
• In het Energie-akkoord voor duurzame groei is in september 2013 tussen meer dan veertig organisaties afgesproken dat onder andere in de openbare verlichting in 2020 20% energie moet zijn bespaard ten opzichte van 2013;
• De gemeente wil aan deze doelstelling bijdragen door het toepassen van led- systemen in plaats van conventionele verlichtingssystemen, die worden geleverd door betrouwbare, flexibele leveranciers die achter de kwaliteit van hun product staan;
• De gemeenten Dordrecht, Sliedrecht, Alblasserdam en Zwijndrecht trekken in dit verband samen op, waarbij de gemeente Dordrecht een coördinerende rol op zich neemt ten aanzien van de led-systemen;
• Door het uitgebreide aanbod van led-systemen is het moeilijk om goede kwaliteit te onderscheiden;
• Tevens is het zo dat een led-systeem, in tegenstelling tot een conventioneel verlichtingssysteem, een geïntegreerd geheel is, waardoor het duurder is om te vervangen;
• Voorts is met het blote oog niet meer goed waarneembaar of het led-systeem aan de verwachte eisen voldoet;
• De gemeente heeft om die redenen een 'Beleid led-systemen' opgesteld;
• Dit beleid houdt een nadere invulling in van het algemene beleid ten aanzien van openbare verlichting, en omvat de wijze waarop toepassing wordt gegeven aan de led-verlichting binnen de gemeente;
• Voorts zijn in het 'Beleid led-systemen' de eisen en wensen (PvE) ten aanzien van de productkwaliteit van led-systemen en de after-sales van aanbieders van led- systemen, opgenomen ten behoeve van uitvragen aan de markt;
• Aanbieders van led-systemen committeren zich met hun product aan het ‘Beleid led- systemen' om tot een zo lang mogelijke levensduur van led-systemen te komen;
• Het ‘Beleid led-systemen' is de voorselectie waarna – afhankelijk van de gewenste uitvraag door de gemeente – aanbieders van de meest geschikt bevonden led- systemen voor het gewenste wegprofiel, op aanvraag van de gemeente, een inschrijving mogen indienen;
• De aanvraag van de gemeente verloopt via de onderhoudsaannemer (de partij die namens de gemeente de openbare verlichting beheert en onderhoudt) in de vorm van een voorgeschreven levering;
• De gemeente beoordeelt samen met de onderhoudsaannemer aan de hand van vooraf bekend gemaakte gunningscriteria (zoals prijs, energieprestatie, Total Cost of Ownership (TCO), welke aanbieder de opdracht krijgt;
• Hoewel de feitelijke levering tussen Leverancier en onderhoudsaannemer plaats vindt, wordt onderhavige overeenkomst aangegaan tussen Gemeente en Leverancier, omdat de Gemeente de prestaties monitort en zodat garantie die aan de leverantie verbonden is, aan de Gemeente toekomt.
Met opmerkingen [JF2]: Dit nog bespreken! Praktisch gezien het feit dat dit de eerste keer is dat we zo een keuze maken, hoeveelheid werk? en het feit dat er volgend jaar al een Frankfurtbeurs is. Mijn gedachten gang gaat uit naar 3 jaar, maar kan mogelijk niet langer dan de tijdsduur van de overeenkomst met Xxxx (1 maart 2019 vast (daarna mogelijk 3x 1 jaar verlengen)
Dit laatste nog met JKC bespreken!
• De opdracht aan de gekozen leverancier wordt in beginsel aangegaan voor twee jaar, vanwege het feit dat ontwikkelingen in de led-systemen zich in hoog tempo opvolgen;
• De gemeente wil de mogelijkheid hebben om na de looptijd van de overeenkomst tot levering te kiezen voor nieuwe ontwikkelingen indien deze er zijn (bijvoorbeeld ten aanzien van producten die een grote energetische besparing op kunnen leveren), maar de gemeente wil tevens verzekerd zijn van het voortzetten van gebruik van eerder geleverde led-systemen indien daarvoor wordt gekozen (een en ander afhankelijk van het vigerend beleid binnen de gemeente);
Met opmerkingen [JF3]: Nog een keertje doornemen! Klopt dit nog wel. Wat houd deelnemen in deze in?
• Alle overige aanbieders en de huidige leverancier kunnen om die reden – indien zij dit wensen – blijven deelnemen aan het PvE bij het ‘Beleid led-systemen', waarmee zij zich kunnen blijven onderscheiden ten aanzien van nieuwe marktontwikkelingen en de kwaliteit in verband daarmee, om zodoende voor een volgende periode per wegprofiel in aanmerking te kunnen komen als leverancier van led-systemen; Voorwaarde om hieraan deel te nemen is akkoord verklaring met het PvE, waarvan ook een concept leverings- en garantiedocument deel uitmaakt.
• De levering van de led-systemen vindt in beginsel plaats via de onderhoudsaannemer van de gemeente, die deze implementeert; waarna de garantietermijn aanvangt;
• Aangezien de looptijd van de beheer -en onderhoudsovereenkomst tussen de onderhoudsaannemer en de gemeente een kortere periode beslaat dan de verwachte levensduur van de led-systemen (en de garantie in dat verband), is het wenselijk dat de garantie rechtstreeks tussen de leverancier en de gemeente wordt overeengekomen;
• De afspraken over zowel de tweejarige levering, als over de garantie, wensen partijen vast te leggen in onderhavige leverings- en garantieovereenkomst;
Partijen zijn het volgende overeengekomen:
Artikel 1 Definities
In deze overeenkomst wordt onder de navolgende begrippen verstaan:
Met opmerkingen [JF4]: Dit kan ook nog via integrale projecten door een andere aannemer worden geleverd! Omschrijving nog uitbreiden!
Leverancier | De partij die het geassembleerde led-systeem op de markt brengt, al dan niet via een importeur en/of handelspartner, en die in het Nederlands communiceert. | ||
Gebrekkig of defect led-systeem | Een led-systeem dat niet meer functioneert of niet meer voldoet aan een van te voren vastgestelde lichtstroom (lumen) op basis van CLO. | ||
Goedkeuringscriterium | Het maximum aantal toegestane foutieve steekproefexemplaren dat de norm aangeeft waarbij de levering van led-systemen wordt goedgekeurd. | ||
Led-systeem | Combinatie van alle componenten die een led- armatuur duurzaam laten branden, waaronder led- module, driver en behuizing. | ||
Gemeente | De partij die via de onderhoudsaannemer opdracht tot levering van producten en verlening van diensten initieert. | ||
Constant Lumen Output (CLO) | Het constant houden van de lichtstroom (lumen) gedurende de bedrijfsuren van het led-systeem. De CLO wordt op de driver geprogrammeerd op basis van de verwachte technische levensduur van minimaal 100.000 branduren voor de Categorie A led-systemen (basis). | ||
Garantieperiode | De volledige termijn van de ingestelde CLO, zijnde 100.000 branduren | ||
Nul-meting | De meting zoals omschreven in lid 9.5 die direct na levering, wordt gedaan op de steekproefsgewijs geselecteerde led-systemen. | ||
Na-meting | De meting die wordt gedaan op de steekproefsgewijs geselecteerde led-systemen na 16.000 branduren. | ||
Addendum | Toevoeging aan deze leverings- en garantie- overeenkomst, zoals updates van series van led- systemen of van verlenging van de overeenkomst. | ||
Beleid led-systemen | Het gemeentelijk beleidsdocument over de selectie van led-systemen, waarin als dynamische onderdelen tevens een keuzetool en een Programma van Eisen (PvE) als bijlagen zijn opgenomen. | ||
Installatiekosten | De kosten voor het monteren en elektrisch aansluiten van een armatuur op een armatuur-drager, met inzet van benodigd materieel. | ||
Productkosten | De prijs van het ledsysteem of onderdelen daarvan, zoals deze is geoffreerd door de leverancier aan de Gemeente. | ||
Transportkosten | De kosten voor het transport van het ledsysteem of onderdelen daarvan, van de Leverancier naar de onderhoudsaannemer. | ||
Onderhoudsaannemer | De partij die het onderhoud aan de openbare verlichting voor de Gemeente uitvoert en aan wie de Leverancier de voorgeschreven led-systemen zal | ||
factureren | . | ||
Onderdeel 1 LEVERINGSOVEREENKOMST
Artikel 2 Opdracht tot levering
1. Voor het profiel/project [nauwkeurige omschrijving locaties,
soort weg etc.], heeft de gemeente de leverancier op [datum
ondertekening van deze overeenkomst] opdracht gegeven tot levering van de navolgende led-systemen, af te nemen binnen 2 jaar na ondertekening van deze leveringsovereenkomst:
- [beschrijving led-systeem, evt bijlagen noemen, soort wegprofiel,
type, categorie etc];
- met een minimumafname van stuks en te verwachte afname van
…… (over nemen uit de offerte aanvraag) stuks;
- welke in … … [aantal] fases wordt geïmplementeerd;
- voor een bedrag van € per stuk;
- met een gegarandeerde CLO en levensduur van 100.000 branduren (uitgaande van circa 4.150 branduren per jaar) bij L90F10.
2. Na installatie zal de installateur aan de gemeente de installatie opleveren en gemeente controleert dan of de opdracht naar behoren is uitgevoerd volgens de installatievoorschriften van led-systemen.
3. De leverancier levert conform het gestelde in het PvE van het Beleidsdocument led-systemen, zoals dat ten tijde van het verkrijgen van de opdracht gold.
Artikel 3 Looptijd leveringsovereenkomst
1. De leveringsovereenkomst als omschreven in artikel 2 heeft een looptijd van twee jaar en gaat in de datum van ondertekening van dit document.
2. De leveringsovereenkomst kan niet worden verlengd.
3. Voordat de looptijd van de leveringsovereenkomst eindigt, start de gemeente een nieuwe inkoopprocedure aan de hand van een voorselectie op basis van het 'Beleid led-systemen' en beziet daarbij of zich gunstige (energetische of andere kwalitatieve) ontwikkelingen hebben voorgedaan op het gebied van led-systemen en of er updates hebben plaatsgevonden ten aanzien van die led-systemen, waarna - afhankelijk van die ontwikkelingen, updates of andere omstandigheden al of niet, een gerichte uitvraag kan worden gedaan, waaruit het sluiten van een nieuwe leverings- en garantieovereenkomst met een aanbieder voortvloeit.
Artikel 4 Tussentijdse gebreken bij geleverde led-systemen
1. De leverancier benoemt een vast contactpersoon en aanspreekpunt voor alle (technische) kwaliteitsaspecten over het led-systeem en geeft dit bij aanvang van deze overeenkomst door aan de gemeente.
2. Wanneer blijkt dat er gedurende de looptijd van deze overeenkomst led-systemen aantoonbaar niet voldoen aan de voorwaarden waaronder de leverancier heeft geleverd, meldt de gemeente dit kort na de contratering bij de leverancier.
3. De leverancier repareert of vervangt Xxxxxxxxxx of defecte led-systemen (gedeeltelijk) binnen 6 weken na de melding als bedoeld in het tweede lid.
Artikel 5 Kosten herstel of vervanging
1. Er wordt niet van de fabrikant verlangd dat ze gedurende de gehele levensduur volledige garantie geven; de financiële risico's nemen af met de toename van de branduren van het led-systeem. Ook is het risico op het technisch falen van een systeem het grootst in het begin van de levensduur.
2. Gedurende de eerste 25.000 uur zal De leverancier het Gebrekkige of defecte led- systeem repareren of vervangen voor eigen rekening en zonder bijbetaling door de gemeente (fabrieksgarantie)
3. Gedurende de periode van 25.0001-100.000 is de verdeling van de kosten (gespecificeerd in artikel 5.4) op basis van onderstaande formule:
- Er geldt een marge voor gebreken van led-armaturen van 10%, gerekend van de installatiedatum (exclusief de reeds vervangen armaturen in de 100% garantieperiode),
- A: mate van vruchtgebruik = % betaling door gemeente van de productkosten
+ installatiekosten + transportkosten = branduren/100.000) * 100%
- B: =% vergoeding door leverancier voor productkosten + installatiekosten + transportkosten = 100 – A
Kostenvergoeding | 100% |
door leverancier | |
bestaande uit % aanschafprijs, | 75% |
installatiekosten en | |
transportkosten | |
50% |
25%
B: DEELVERGOEDING VAN PRODUCT- + INSTALLATIE- + TRANSPORTKOSTEN
0%
GARANTIE
RUIK
A: VRUCHTGEB
C: FABRIEKS
Branduren (h) 0
25.000
50.000
75.000 100.000
4. De kosten welke vergoed dienen te worden door de leverancier gedurende periode B en C behelzen de productvervangingskosten, installatiekosten en transportkosten.
5. De kosten voor installatie en transport zijn gemaximaliseerd tot € 35,- (prijspeil 2016)
6. Gegevens over de branduren zijn tweeledig te achterhalen: 1. Uit het beheerssysteem van gemeente Dordrecht welke reeds onderhevig aan accountantscontrole en/of 2. Door het uitlezen van de driver
7. Het oordeel of de reparatie of vervanging van Gebrekkige of defecte led-systemen deugdelijk is, is aan de gemeente.
8. Bij omvangrijk herstel (> 100 armaturen) of vervangingswerk zal de Gemeente de Leverancier de mogelijkheid aanbieden het herstel of vervangingswerk zelf op te dragen onder voorwaarde van gebruik van gecertificeerd personeel (NEN 3140). Toezicht zal door de Gemeente worden gehouden.
Met opmerkingen [DI5]: Behoren deze punten bij hoofdstuk Garantieovereenkomst??
9. Bij vervanging moet de CLO van het nieuwe armatuur gesynchroniseerd worden met de reeds geplaatste armaturen
Artikel 6 Voorwaarden
1. Op deze overeenkomst zijn uitsluitend de 'Algemene Inkoopvoorwaarden van de Drechtsteden vanaf 2014' van toepassing, die als bijlage aan deze overeenkomt zijn gehecht en daarvan onderdeel uitmaken.
2. Algemene voorwaarden van de leverancier zijn met de ondertekening van deze overeenkomst uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Onderdeel 2 GARANTIEOVEREENKOMST
Artikel 7 Garantie led-systemen
1. Ongeacht de looptijd van de leveringsovereenkomst van twee jaar, garandeert de leverancier dat de geleverde led-systemen als omschreven in artikel 2 eerste lid en nader uitgewerkt in artikel 5, tot minimaal 100.000L90F10 branduren vrij zijn van gebreken.
2. De garantieovereenkomst heeft een looptijd die is gekoppeld aan 100.000 branduren; de looptijd van de garantieovereenkomst eindigt wanneer de 100.000 branduren zijn verstreken. De looptijd van de garantieovereenkomst blijft na beëindiging van de leveringsovereenkomst dan ook van kracht.
3. Voor de vaststelling van het aantal branduren, het aantal defecte of gebrekkige ledsystemen is het beheersysteem van de Gemeente leidend. Gemeente werkt met GBI als beheerssysteem.
4. Voor de bepaling van de 10% voor gebrekkige of defecte ledsysteem wordt jaarlijks en per jaar van installatie door de Gemeente gerapporteerd.
5. Vanaf het moment dat de in artikel 2 eerste lid genoemde led-systemen zijn opgeleverd na (gefaseerde) installatie en in beheer zijn overgedragen aan de gemeente, begint de garantietermijn te lopen.
6. De garantie is van toepassing op het led-systeem wanneer deze functioneert onder 'normale omstandigheden'. Deze omstandigheden zijn bekend bij de leverancier, zoals omschreven in de bijlagen als bedoeld in artikel 2 eerste lid. Onder normale omstandigheden wordt tevens verstaan dat een led-systeem overdag kan branden wanneer er sprake is van een storing; een probleem dat soms voorkomt over meerdere dagen.
7. De leverancier kan de driver uitlezen om de daadwerkelijke branduren te verifiëren en in geval van vervanging de ‘dimstand’/lumenoutput van de leds te kunnen achterhalen.
8. De garantie is niet van toepassing en vervalt;
- indien het model- (type) of productienummer op het apparaat veranderd, doorgehaald, verwijderd of onleesbaar gemaakt is, al dan niet door derden;
- indien er defecten zijn, al dan niet door derden veroorzaakt, die het gevolg zijn van een onjuiste installatie, van buiten komende oorzaken als brand, vandalisme, natuurrampen, verstoring van de openbare orde, onjuiste behandeling, schade door vallen of schokken en installatie in omgevingsomstandigheden die niet overeenkomen met de door de leverancier aanbevolen omstandigheden.
Artikel 8 Nulmeting
1. Een aantal van de door de leverancier geleverde led-systemen als genoemd in artikel 2 eerste lid, worden voorafgaand aan de installatie, direct nadat zij (gefaseerd) door de onderhoudsaannemer zijn geleverd, door de gemeente, aan een nul-meting onderworpen om de kwaliteit van het lichtsysteem te toetsen op een aantal kernwaarden (zie bijlage D bij deze overeenkomst).
2. De nulmeting vindt steekproefsgewijs plaats, op de wijze als omschreven in artikel 10.
3. De meting wordt op kosten van de gemeente uitgevoerd door een onafhankelijk keuringsinstituut.
4. De gemeente en de leverancier komen met elkaar overeen welk onafhankelijk keuringsinstituut de nul-meting verricht.
5. De meting omvat minimaal de volgende onderdelen:
• Temperatuurhuishouding
• Lichtstroom en rendement van het gehele systeem (nominaal)
• Kleurtemperatuur
• Kleurweergave
• Powerfactor
• Inschakelstroom en inschakelspanning
6. De gemeente kiest voor de nulmeting willekeurig de led-systemen vanuit de leveringen.
7. De led-systemen van de leverancier waarop nulmeting wordt uitgevoerd, worden gemarkeerd door middel van een sticker in het led-systeem.
8. De gemeente zal de leverancier per kwartaal informatie verstrekken over aantal en positie van de led-systemen die zijn onderworpen aan de nul-meting.
Artikel 9 Steekproef
1. De steekproef aan de hand waarvan de nul-meting wordt verricht, vindt als volgt plaats.
De steekproefgrootte wordt bepaald door de grootte van de populatie (N), de gewenste betrouwbaarheid (Z), de nauwkeurigheid (P) en de foutmarge (F), dit wordt weergegeven in een statistische rekenformule waarbij de populatie eindig is;
Formule: (N=1400 stuks)
2. De led-systemen uit het eerste lid worden onderworpen aan een 'nul-meting' op een professioneel lichtmeetinstrument met als referentie IES -LM-79-08, om de kwaliteit van het lichtsysteem te toetsen.
3. De gemeten waarden dienen als referentiewaarden voor de na-meting bij 16.000 branduren, zoals omschreven in artikel 12.
Artikel 10
Met opmerkingen [JF6]: Wil ik nog juridisch laten controleren
Goedkeuringscriterium CLO
Het goedkeuringscriterium is tweeledig:
1. Welk aantal van de steekproef mag afwijken om niet te twijfelen aan de kwaliteit van de 'populatie'? Stadsbeheer hanteert 20% voor het maximum aantal foutieve steekproefexemplaren waarbij de partij c.q. populatie nog nét wordt goedgekeurd.
2. Wat is de marge die geldt bij het beoordelen van de nul-meting en na-meting? Door de toepassing van CLO is de verwachting dat het led-systeem na 16.000 branduren nog steeds 100% van de lumenstroom produceert. De definitie van een foutief steekproefexemplaar is dat ze meer dan 5% afwijkt van de opgegeven lumenoutput, gemeten in het laboratorium nadat het armatuur is schoongemaakt.
Na installatie zal de Gemeente zelf opleveren en controleren of het geheel is uitgevoerd volgens de installatievoorschriften van de armaturen/leveranciers in het Nederlands.
Artikel 11
Met opmerkingen [JF7]: Wil ik nog juridisch laten controleren
Nameting
1. Na 16.000 uur worden dezelfde armaturen die de nulmeting zijn ondergaan wederom gemeten.
2. Indien gelijk aan of minder dan 20% van het aantal armaturen meer dan 5% afwijkt van L100 norm voldoet, wordt er geen verdere actie ondernomen. De Leverancier zal wel, indien nodig, de afwijkende armaturen van deze steekproef opnieuw configureren naar het minimale lumenoutput van L100.
3. Indien de afwijking gelijk aan of meer dan 20% van de armaturen bedraagt, zal Leverancier met een voorstel komen om alle armaturen op het niveau te brengen dat ze de levensduur van 100.000 branduren halen.
4. De fabrikant komt met een oplossing en blijft betrokken totdat de oplossing is gerealiseerd. Hiertoe heeft de leverancier een vaste contactpersoon en aanspreekpunt voor alle (technische) kwaliteitsaspecten over het armatuur.
Onderdeel 4 ALGEMEEN
Artikel 12 Nietigheid/vernietigbaarheid
Indien enige bepaling van deze overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen partijen in overleg treden teneinde een nieuwe bepaling ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepaling overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van die nietige c.q. vernietigde bepaling in acht wordt genomen.
Artikel 13 Rechtskeuze en toepasselijk recht
1. Geschillen tussen partijen ter zake van de overeenkomst worden bij uitsluiting worden voorgelegd aan de Rechtbank Rotterdam.
2. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Aldus ondertekend in tweevoud,
te ………….…. [plaats] te [plaats]
op …………….. [datum] op [datum]
…………………………….. …………………………………
[handtekening 'gemeente’] [handtekening ‘leverancier’]