HUISHOUDELIJK REGLEMENT
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Gewijzigd op 29 november 2023 na goedkeuring door de Algemene Vergadering
Artikel 1. Algemene Bepalingen
1.1 Dit Huishoudelijk Reglement (HR) is vastgesteld met inachtneming van artikel 24 van de Statuten. Xxxxxxx het hierna gestelde in strijd is met de Wet of de Statuten gelden de bepalingen van het HR niet.
1.2 Ingeval van deelname in enigerlei vorm aan de activiteiten van de Vereniging dienen de betrokken deelnemers zich te gedragen naar de bepalingen voorkomend in de Statuten, in het HR en in andere regelingen door het Bestuur vastgesteld. Deelnemers dienen zich tevoren van die bepalingen op de hoogte te stellen.
Artikel 2. Lidmaatschap en speelvergoeding
De Vereniging kent verschillende categorieën leden wat betreft de betaling van de speelvergoeding, als genoemd in artikel 5 van de Statuten.
A Leden
• Leden; in de leeftijd van 24 jaar of ouder met speelrecht op de 27-holes én de 9-holes baan. Leden (gezinsleden); in de leeftijd van 24 jaar of ouder, waarvan de partner of een kind eveneens lid is van de Vereniging, waarbij beiden hetzelfde woonadres hebben; speelrecht als 'leden'.
• Leden(seniorleden); in de leeftijd van 65 jaar of ouder; speelrecht als 'leden'.
• Jeugdleden; in de leeftijd jonger dan 24 jaar; speelrecht als 'leden'.
• Studentleden; in de leeftijd vanaf 24 en niet ouder dan 30 jaar, die op 1 januari van enig jaar in het bezit zijn van een geldig inschrijvingsbewijs van een WO / HBO / MBO instelling. Jaarlijks dient dit bewijs voor 1 december te worden overgelegd; speelrecht als 'leden'.
• Leden Niet Spelend: leden van de Vereniging die vanwege een op het moment van de aanvraag bestaande aantoonbare aan de persoon zelf gerelateerde reden, gedurende een daaropvolgende beperkte periode van minimaal vier kalender maanden niet in staat zijn de golfsport daadwerkelijk op De Batouwe te beoefenen. Zij zijn hierdoor ontheven van de verplichting tot het betalen van de speelvergoeding (restitutie achteraf) voor maximaal de duur in volle kalendermaanden van de tijdelijke aan de persoon zelf gerelateerde reden. De aanvraag dient tijdig schriftelijk te geschieden bij het Bestuur. De exploitant besluit vervolgens op basis van een positief advies van het Bestuur.
• Leden van de Businessclub De Batouwe; details zijn te vinden via >>deze link Peildatum van de leeftijd van de hierboven omschreven categorieën leden is de status per 1 januari van het verenigingsjaar.
B Aangeslotenen (personen anders dan als lid aan de Vereniging verbonden)
Buiten het lidmaatschap kent de Vereniging personen die middels een overeenkomst aan de Vereniging zijn verbonden (aangeslotenen).
De Vereniging kent de volgende categorie(ën) van aangeslotenen:
o Vrije Golfer : Golfspeler – geen lid van de Vereniging - die tegen betaling van een jaarlijks door de Algemene Vergadering vast te stellen bedrag uitsluitend de NGF handicapregistratie door de Vereniging laat verzorgen. Deze speler betaalt geen jaarlijkse speelvergoeding en heeft bijgevolg geen speelrecht als 'leden', heeft geen
stemrecht en is niet gerechtigd tot deelname aan door de Vereniging georganiseerde wedstrijden.
o Jeugdcoach – geen lid van de Vereniging; zie verder bij >>deze link
Artikel 3. Aanvraag voor het lidmaatschap
De aanvraag voor het lidmaatschap geschiedt door inzending van een volledig ingevuld inschrijvingsformulier aan de ledenadministratie (Secretariaat) en tevens - indien beschikbaar
- door het overleggen van een stamkaart.
De aanmelding is geregeld in artikel 7 van de Statuten.
Het lidmaatschap wordt verkregen door schriftelijke mededeling van het Bestuur, dat men is aangenomen, en wordt aangegaan voor de periode van het lopende jaar en, behoudens opzegging, telkens voor een geheel verenigingsjaar gecontinueerd.
Artikel 4. Leden van Verdienste
4.1 Leden van verdienste zijn zij, die door hun prestaties de erkentelijkheid van de Vereniging hebben verdiend. Zij worden door de Algemene Vergadering op gemotiveerd voorstel van het Bestuur of van ten minste vijftien leden benoemd. Voorstel vanuit de leden wordt tenminste dertig dagen voor een Algemene Vergadering kenbaar gemaakt bij het Bestuur. Het Bestuur zal in haar voordracht tot een dergelijke benoeming rekening houden met de duur van de diensten die het lid heeft geleverd, de aard van de diensten en de resultaten die deze voor de Vereniging hebben gebracht.
4.2 Leden van verdienste ontvangen een speciale onderscheiding en hun naam zal worden toegevoegd op het bord ‘Leden van verdienste’.
4.3 De procedure voordracht van leden van verdienste is als volgt:
a. Op voordracht van het Bestuur:
In dit geval heeft het Bestuur de kandidatuur getoetst aan de hand van de in sub 1 van dit artikel genoemde prestaties.
b. Op voordracht van een lid:
In dit geval dient de voordracht voorzien van minimaal 15 handtekeningen (inclusief duidelijk leesbare namen en lidcodes) en een onderbouwing uiterlijk 30 dagen voor een Algemene Vergadering aan het Bestuur ingezonden te worden. Het Bestuur neemt dit verzoek mee in de Algemene Vergadering.
4.4 De benoeming is effectief bij een besluit door de Algemene Vergadering, genomen met een meerderheid van tweederde van de geldig uitgebrachte stemmen.
Artikel 5. Overeenkomst met De Batouwe Golfsport B.V.
De meest recente overeenkomst tussen De Batouwe Golfsport B.V. en Golfvereniging De Batouwe ligt ter inzage op het Secretariaat. Leden worden geacht de inhoud hiervan te kennen.
Artikel 6. Bijdragen
6.1 De vaststelling van de verenigingscontributie is geregeld in artikel 11 van de Statuten.
6.2 Het entreegeld en de speelvergoeding zijn vastgesteld in overleg met de exploitant, waarbij de hoogte van de speelvergoeding afhankelijk is van het bedrag, behorende bij de onderscheiden categorieën nader gespecificeerd in Artikel 2.
6.3 De NGF-bijdrage wordt vastgesteld door de Koninklijke Nederlandse Golf Federatie.
6.4 Het entreegeld is verschuldigd in het jaar van toelating tot de Vereniging.
6.5 De jaarlijkse bijdrage is bij vooruitbetaling verschuldigd en moet vóór 1 februari van het desbetreffende jaar zijn voldaan, bij gebreke waarvan de wettelijke rente verschuldigd is.
6.6 Wordt iemand in de loop van enig jaar lid, dan dienen de verschuldigde bedragen over dat jaar uiterlijk vier weken na de verzending van het verzoek tot betaling te zijn voldaan.
Nieuwe leden kunnen maandelijks toetreden. De speelvergoeding wordt berekend over de resterende maanden van het jaar. Het lidmaatschap wordt altijd aangegaan tot einde kalenderjaar. Opzegging moet schriftelijk voor 1 december worden gedaan. Na opzegging en op enig moment weer opnieuw lid worden, is opnieuw het entreegeld verschuldigd.
De contributie voor de Vereniging blijft 100% voor nieuwe leden die tussen januari en september van enig jaar lid worden. Na 1 september wordt de hoogte van de contributie van de Vereniging berekend over de resterende maanden van dat jaar.
6.7 Het Bestuur kan een derde belasten met de invordering en inning van door de leden verschuldigde gelden. Eventuele kosten van buitengerechtelijke en/of gerechtelijke invordering van de bijdragen komen voor rekening van het desbetreffende lid en worden derhalve integraal doorberekend.
6.8 Sponsors / Begunstigers.
Sponsors/ Begunstigers zijn zij die door het Bestuur als zodanig zijn toegelaten op nader overeen te komen condities. Een sponsorcontract wordt schriftelijk aangegaan. Sponsors/ Begunstigers zijn verplicht de overeengekomen geldelijke bijdrage periodiek te verlenen middels storting op de bankrekening van de Vereniging.
Artikel 7. Kleding
7.1 De leden zijn gehouden, als zij de baan betreden, kleding te dragen, die voor het beoefenen van de golfsport geëigend is. Hierbij wordt tevens verwezen naar de kledingrichtlijnen van de Batouwe, zoals gepubliceerd door De Batouwe Golfsport B.V.
7.2 Voor deelnemers aan Competitieteams gelden aanvullende kledingvoorschriften waarvoor wordt verwezen naar het Competitiereglement en het Sponsorreglement.
Artikel 8. Bestuur
8.1 De samenstelling en verkiezing van het Bestuur van de Vereniging zijn geregeld in artikel 12 van de Statuten. Het Bestuur zorgt na iedere wijziging in de samenstelling van het Bestuur voor publicatie van het dan geldende “Schema van aftreden leden van het Bestuur” op het besloten deel van de website van de Vereniging. Aftreden volgens het Schema vindt plaats in de najaars Algemene Vergadering van het jaar van aftreden. Het Bestuur zorgt voor tijdige melding aan de leden van de vacature(s) in het Bestuur volgens het Schema (inclusief vacatureprofiel), in de eerste week van het derde kwartaal van het desbetreffende kalenderjaar, met het doel om leden ruim de gelegenheid te geven tot het doen van een voordracht voor de benoeming van nieuwe
Bestuurders conform artikel 12.3 van de Statuten. Bij individuele melding van een kandidaat bij het Bestuur zal hij/zij gewezen worden op de formele regels inzake voordracht. Het Bestuur zal een dergelijke voordracht schriftelijk aan de leden mededelen ten minste 24 uur voor aanvang van de desbetreffende najaars Algemene Vergadering. De bevoegdheden van het Bestuur zijn geregeld in artikel 13 van de Statuten.
8.2 Het Bestuur heeft als taak:
a. Toekomstgericht werken aan de belangen van alle leden van de Vereniging, rekening houdend met de belangen van anderen zoals exploitant, greenkeepers, horeca, NGF en andere verenigingen;
b. Het ontwikkelen van beleid (vereniging algemeen, baan, competitieteams en jeugd);
c. Belangenbehartiging van de diverse commissies binnen de vereniging;
d. Volgen van de in- en externe ontwikkelingen op golfgebied en de optredende concurrentie (in beeld blijven als vereniging en als accommodatie), wat zowel voor de vereniging als de exploitant – ook in verband met speelvergoeding en speelrechten – van belang is.
8.3 Ten aanzien van het Bestuur geldt het volgende:
- Aftreden en herverkiezing van Bestuurders
a. Een Bestuurder wordt voor maximaal drie jaar gekozen.
b. Een Bestuurder is ten hoogste éénmaal herkiesbaar.
c. In bijzondere gevallen, dit ter goedkeuring door de Algemene Vergadering, kan bij het verstrijken van de herkiesbare periode van een aaneengesloten bestuurslidmaatschap, het bestuurslidmaatschap met maximaal zes (6) maanden worden verlengd.
- Financiën
De tekeningsbevoegdheid voor de bankrekening van de Vereniging is als volgt beperkt:
- tot € 50.000 per dag: autorisatie door middel van de betaalkaart van de Vereniging op naam van de Penningmeester dan wel door middel van de betaalkaart van de Vereniging op naam van een andere Bestuurder;
- € 50.000 of hoger : autorisatie door middel van twee (2) betaalkaarten van de Vereniging op naam van de Penningmeester en van een andere Bestuurder;
- tot € 5.000: autorisatie door middel van de betaalkaart van de Vereniging op naam van de Office Manager.
-Indien de Office Manager meer dan € 1.000,= in kas heeft, bestaat de zorgplicht het meerdere te storten op de bankrekening van de Vereniging.
8.4 Ondersteuning Bestuur door Office Manager
Ten behoeve van de uitvoering van de taken van het Bestuur is een Office Manager in dienst van de Vereniging; de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Office Manager zijn vastgelegd in een functiebeschrijving; de Office Manager rapporteert aan de Penningmeester voor alle financiële zaken van Vereniging. De Secretaris is vanuit het Bestuur aangewezen als leidinggevende.
Artikel 9. Commissies vanuit de Algemene Vergadering
- Kascommissie (KC)
De taak en de bevoegdheid van de KC is beschreven in de artikelen 14.4, 14.6 en 14.7 van de Statuten. Bij tussentijdse functiebeëindiging van de Penningmeester controleert de KC binnen acht dagen de kas en de boeken van de Vereniging en brengt binnen acht dagen verslag uit aan het Bestuur in een rapport hetwelk door de beide commissieleden is ondertekend. De Algemene Vergadering stelt op voorstel van de KC een rooster van aftreden op voor de KC en wel zodanig, dat de zittingsduur van een commissielid maximaal vier jaar bedraagt. Het langst zittende commissielid fungeert als voorzitter van de commissie.
- Commissie van Beroep Benoeming
In aanmerking nemende dat:
- leden van de vereniging uit hoofde van artikel 10.4 van de Statuten formeel het recht hebben in beroep te gaan bij de Commissie van Beroep;
- het daadwerkelijk gebruikmaken van dit recht van beroep vrijwel nimmer plaatsvindt;
- de Commissie van Beroep daardoor een slapend bestaan leidt met als gevolg dat het van tijd tot tijd werven van nieuwe leden van de Commissie van Beroep structureel al jaren lang niet de nodige aandacht krijgt;
- in het belang van het lid wiens lidmaatschap door de vereniging is opgezegd, er leden van de Commissie van Beroep in functie zijn op het moment van opzegging, is de volgende regeling van kracht:
Op voordracht van het Bestuur bestaat de Commissie van Beroep uit voorzitters van de Niet- Wedstrijd gerelateerde commissies, zolang de Algemene Vergadering niet anders besluit middels het stellen van tegenkandidaten conform de procedure van artikel 21.2 van de Statuten.
Procedure
Een lid wiens lidmaatschap door de vereniging is opgezegd op een van de volgende gronden:
• een lid komt zijn verplichtingen jegens de vereniging niet na;
• indien van de vereniging in redelijkheid niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren;
• een lid wordt uit het lidmaatschap ontzet;
heeft de mogelijkheid beroep in te stellen tegen deze beslissing bij de Commissie van Beroep. De mogelijkheid tot het instellen van beroep geldt eveneens voor besluiten van het bestuur van de vereniging voor zover krachtens deze besluiten een disciplinaire straf wordt opgelegd aan een lid, zoals een waarschuwing, berisping, uitsluiting van wedstrijden en schorsing. Het beroep moet worden ingesteld binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving van het besluit. De voorzitter van de Commissie zal in spoedeisende gevallen in goed overleg met partijen (de voorzitter van het bestuur van de vereniging en de leden die het
aangaat) een versnelde behandeling kunnen bepalen. De vereniging beschouwt de uitspraken van de commissie als bindend.
Artikel 10. Commissies vanuit het Bestuur
A. Wedstrijd gerelateerd
- Competitiecommissie
De Competitiecommissie draagt er zorg voor dat leden van de Vereniging de mogelijkheid hebben om competitie te spelen binnen de door de exploitant aangegeven beperking van 20 competitieteams. Zij bepaalt de indeling van de teams, zoals dat in de competitieregeling is vastgelegd. De Competitiecommissie zal enerzijds, gezien het karakter van de Vereniging, trachten de ‘vaste’ teams te respecteren en anderzijds oog hebben voor individuele competitiespelers. Deze spelers worden, na overleg met de captains, ingepast in de bestaande teams.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen prestatieteams en recreatieteams. De spelers in de
prestatieteams hebben in het algemeen een lagere handicap en spelen graag prestatief golf in competitieverband. Zie verder >>websitepagina Competitiecommissie
- Damescommissie
De Damescommissie organiseert op dinsdag, zowel in de zomer als in de winter, wedstrijden voor alle dames die een WHS Handicap hebben. Zie verder >>websitepagina Damescommissie
- HBR commissie
Wat doet de HBR commissie?
Handicap Baan Regels
• adviseert de eigenaar van de baan desgevraagd over alle aspecten van de baan en het golfcomplex;
• stelt Plaatselijke en Tijdelijke Plaatselijke Regels vast;
• ziet er op toe dat op een baan gespeeld kan worden waar de Regels correct kunnen worden toegepast;
• ziet er op toe dat de baaninrichting volledig en correct is en er sprake is van een gelijkblijvende moeilijkheidsgraad van de baan;
• overlegt met de Greenkeeping over gewenst (groot)onderhoud en baanaanpassingen;
• onderhoudt contacten met relevante NGF instanties;
• zorgt voor beschikbaarheid van een referee voor ondersteuning van de wedstrijdleiding van belangrijke wedstrijden;
• kan (bindend) adviseren bij regelproblemen bij wedstrijden;
• is vraagbaak voor alle leden betreffende vragen en problemen op regelgebied;
• organiseert en verzorgt de Etiquette/Golfregelcursus en het Golfregelexamen;
• ziet toe op de juiste toepassing van het WHS Handicap System;
• registreert daarvoor in aanmerking komende leden en niet-leden in het handicap- registratiesysteem om te komen tot de vaststelling van de actuele EGA WHS handicap;
• stelt vast of de baan voldoet aan qualifying condities en maakt deze beslissing kenbaar.
Zie verder >>websitepagina HBR commissie
- Herencommissie
De Herencommissie organiseert het hele jaar door elke maandag een wedstrijd voor alle heren die een WHS Handicap hebben. Zie verder >>websitepagina Herencommissie
- MIXwoensdagcommissie
De MIXwoensdagcommissie (MIXCo) organiseert het hele jaar door op de woensdagmorgen wedstrijden (18 en 9 holes) voor alle leden van De Batouwe die een WHS Handicap hebben. Zie verder >>websitepagina Mixwoensdagcommissie
.
- Wedstrijdcommissie
De Wedstrijdcommissie organiseert de officiële Batouwe wedstrijden, behalve die van de Jeugd, de Heren(maandag)-, Dames(dinsdag)- en MIXwoensdag ochtenden. Zie verder
>>websitepagina Wedstrijdcommissie
B. Niet-Wedstrijd gerelateerd
- Commissie Natuur & Landschap - CNL
De Commissie Natuur & Landschap – CNL stelt zich ten doel structureel bij te dragen aan het overleg over baanontwerp en baaninrichting in relatie tot de ecologische omgeving waarin het golfcomplex zich bevindt. Bovendien let zij op en adviseert aangaande een balans tussen flora, fauna en het beginsel dat er sprake is van een omgeving waar gegolfd wordt als primaire doelstelling.
Zie verder >>websitepagina Commissie Natuur & Landschap
- Communicatiecommissie
De Communicatiecommissie heeft als uitvoerende taak om alle interne en externe communicatie en informatie van de Vereniging aan haar leden en gasten, sponsoren, aspirant-leden, greenfee-spelers en betrokkenen te stroomlijnen. Door dit te realiseren draagt de Communicatiecommissie bij aan het bereiken van de doelstellingen van de Vereniging.
Dit gebeurt zowel door eigen activiteiten als door ondersteuning van de activiteiten van andere disciplines binnen de Vereniging.
Zie verder >>websitepagina Communicatiecommissie
- Jeugdcommissie
De Jeugd-commissie van Golfvereniging De Batouwe zet zich in voor de jeugd in de breedste zin van het woord. Dit houdt onder andere in dat wij de jonge spelers helpen in hun golfspel, begeleiden bij wedstrijden, lessen plannen, tips en adviezen geven voor beter spel, dit bespreken met de pro's en diverse activiteiten organiseren. Zie verder >>websitepagina Jeugdcommissie
- Klachtencommissie
Klachten over onjuist of hinderlijk optreden van clubleden op de baan of in het Clubhuis en op andere banen, ook buiten wedstrijden, met name ten aanzien van etiquette of gedrag, dienen zo mogelijk rechtstreeks aan de betrokkene ter kennis worden gebracht.
Is dit niet mogelijk of vruchteloos, dan kunnen klachten schriftelijk worden ingediend bij het Bestuur. Het Bestuur legt de klacht voor aan de Klachtencommissie. Deze onderzoekt de klacht en brengt advies uit aan het Bestuur, dat een oordeel uitspreekt en dit ter kennis brengt van de betrokkene. Zie verder >>websitepagina Klachtencommissie
- Sponsorcommissie
De Sponsorcommissie heeft als uitvoerende taak sponsoring in natura te faciliteren ten behoeve van wedstrijd gerelateerde activiteiten van de Vereniging. Ingevolge de bestaande afspraak met De Batouwe Golfsport B.V. is alle sponsoring in de vorm van geld uitgesloten, met uitzondering van sponsoring van competitiekleding. Zie verder >>websitepagina Sponsorcommissie (onder constructie)
Artikel 11. Commissies vanuit het bestuur - spelregels
Ingevolge artikel 20 van de Statuten kan het Bestuur te allen tijde meerdere permanente en tijdelijke commissies instellen. Alle werkzaamheden van deze commissies worden geregeld middels een eigen reglement, dat periodiek wordt afgestemd met en goedgekeurd door het Bestuur. Periodiek worden de afspraken geëvalueerd omtrent de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en het functioneren in algemene zin; een en ander altijd in lijn met de Statuten en het HR.
Commissievoorzitters worden altijd in overleg met het bestuur benoemd en mutaties in de deelnemers van de betrokken commissie zullen ter kennisgeving van het Bestuur worden gebracht.
Een Commissievoorzitter wordt voor maximaal drie jaar gekozen en is ten hoogste eenmaal herkiesbaar voor een aaneengesloten voorzitterschap. In overleg met het Bestuur kan hiervan worden afgeweken.
Artikel 12. Bijzondere functionarissen
- Vertrouwenscontactpersoon
De Vertrouwenscontactpersoon handelt conform het Reglement Seksuele Intimidatie (SI Reglement) van de NGF, vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 17 november 2014 en daarmee rechtstreeks van toepassing op de leden van de vereniging. Zie verder >> websitepagina Vertrouwenscontactpersoon
-Consul Handicart
De Consul Handicart is de contactpersoon met de Stichting Handicart. Het doel van deze Stichting is om de tijdelijk of permanent mindervalide golfspeler of speelster in staat te stellen het golfspel te blijven beoefenen door Handicarts (ook wel buggy's genoemd) ter beschikking te stellen. Zie verder >>websitepagina Consul Handicart
-Consul Old Grand Dad
De Consul Old Grand Dad is de contactpersoon met de Landelijke Stichting Old Grand Dad Club, een forum voor alle golfende grootvaders van Nederland. Elke grootvader draagt via het donateurschap van de Stichting bij aan de verruiming van sport- en spelmogelijkheden van gehandicapte kinderen. Zie verder >>websitepagina Clubconsul Old Grand Dad
Artikel 13. Geldigheid Huishoudelijk Reglement
Het HR treedt in werking op het tijdstip van aanneming door de Algemene Vergadering. Alle eventuele vroegere reglementen komen hiermee te vervallen. Wijziging van het HR kan geschieden bij besluit van de Algemene Vergadering met een meerderheid van ten minste tweederde van de ter vergadering uitgebrachte stemmen.