Bijlage 1. Inkoopproces bestuurlijk aanbesteden

Bijlage 1. Inkoopproces bestuurlijk aanbesteden

In deze bijlage wordt het inkoopproces van bestuurlijk aanbesteden omschreven.

1.1 Bestuurlijk aanbesteden

Bestuurlijk aanbesteden is een methodiek waarbij langdurige, flexibele overeenkomsten kunnen worden afgesloten. Die overeenkomsten leggen niet alleen inhoudelijke afspraken vast. Zij stellen ook een formele overlegstructuur vast waarbinnen aangesloten partijen voortdurend kunnen onderhandelen over die inhoudelijke (selectie- en gunningscriteria, prestaties, monitoring, prijsvorming, etc.) afspraken en over elkaars doelen en beeldvorming van gedachten kunnen wisselen. Zorgaanbieders kunnen onder voorwaarden toe- en uittreden.

Bestuurlijk aanbesteden in de regio Holland Rijnland wordt toegepast voor alle jeugdhulp tot 18 jaar, uitgezonderd de invulling van de Jeugd- en Gezinsteams en het domein Veiligheid (maatregelen jeugdbescherming en jeugdreclassering).

Binnen bestuurlijk aanbesteden onderscheiden we een aantal processtappen:

1.2 Processtap 1 Voorbereiding

Het opstellen van de concept ontwikkelovereenkomst

In het proces van bestuurlijk aanbesteden is het van belang dat de communicatie-, overleg-, ontwikkel- en besluitvormingsstructuur helder is. Deze structuur wordt vastgelegd in de zogenaamde ontwikkelovereenkomst. Daarnaast is in de ontwikkelovereenkomst vastgelegd: 1) de minimale kwaliteitscriteria ten aanzien van de zorgaanbieders, 2) toetreding en uittredingsbepalingen, 3) sancties en 4) op welke wijze kan worden gekomen tot nieuwe of gewijzigde resultaatovereenkomsten.

Alle partijen die de ontwikkelovereenkomst ondertekenen behoren dan tot het ‘netwerk jeugdhulp’. Onderwerpen die in de ontwikkelovereenkomst aan bod komen zijn:

1. Voorwerp van de overeenkomst

2. Duur van de overeenkomst

3. Uitgangspunten voor de samenwerking

4. Toelaten aanbieders

5. Overlegtafel

6. Fysieke overlegtafel

7. Negometrix platform en webpagina

8. Resultaatovereenkomst

9. Beëindiging van de overeenkomst

10. Overdracht

Pagina 1 van 4

11. Nieuwe aanbieders

12. Geschillen

De ontwikkelovereenkomst is een paraplu die boven alle resultaatovereenkomsten voor de jeugdhulp hangt.

Het opstellen van de concept resultaatovereenkomsten

Zoals vastgelegd in de ontwikkelovereenkomst wordt de verdere detaillering van de specifieke dienstverlening vastgelegd in de resultaatovereenkomsten. Aanbieders komen pas in aanmerking voor een resultaatovereenkomst wanneer zij de ontwikkelovereenkomst hebben ondertekend. Er worden drie verschillende resultaatovereenkomsten afgesloten:

1. Voor ambulante jeugdhulp

2. Voor jeugdhulp met verblijf

3. Voor ernstige enkelvoudige dyslexie

Elke aanbieder die de ontwikkelovereenkomst heeft ondertekend kan een of meerdere resultaatovereenkomsten afsluiten.

Het vaststellen van inhoudelijke en financiële onderhandelingskader

De volgende onderwerpen zullen minimaal worden behandeld aan de fysieke overlegtafel:

1. Bekostigingssystematiek

2. Cliëntparticipatie

3. Vervoer

4. Sturing en monitoring

5. Aansluiting op JGT’s

6. Privacy

7. Zorgarrangementen (bijvoorbeeld aansluiting 18- / 18+ en verbinding zorg en onderwijs)

1.3 Processtap 2 De overlegtafels

De concept resultaatovereenkomsten worden met alle aanbieders besproken. Aan het eind van het onderhandelingstraject worden de concept resultaatovereenkomsten definitief vastgesteld. Dit zijn de overeenkomsten waarmee Holland Rijnland en de aanbieders gaan werken na het sluiten ervan.

Fysieke overlegtafel

De overleggen vinden zowel aan de fysieke als aan de virtuele overlegtafel plaats. Holland Rijnland bepaalt de samenstelling (op basis van objectieve selectiecriteria) van maximaal 22 partijen van de fysieke overlegtafel. De 22 beschikbare plaatsen worden verdeeld over zorgaanbieders uit alle sectoren, vrijgevestigden, cliëntorganisaties en WMO-raden. De overleggen van de fysieke overlegtafel vinden

periodiek plaats (minimaal 1 x per maand) en moeten leiden tot (innovatieve) resultaatovereenkomsten. Van elke fysieke overlegtafel worden verslagen gemaakt en gepubliceerd. Na elke fysieke overlegtafel kunnen vragen gesteld worden. Belangstellenden kunnen deze overlegtafels ook bijwonen.

Voor Ernstige Enkelvoudige Dyslexie wordt een aparte fysieke overlegtafel belegd (minder frequent omdat niet alle genoemde onderwerpen voor dyslexie relevant zijn). De aanbieders die Ernstige Enkelvoudige Dyslexie leveren, maken dus geen deel uit van de aanbieders die zich standaard aan elke fysieke overlegtafel bevinden.

Het proces behorende bij de fysieke overlegtafel

Er vinden verschillende overleggen plaats aan de fysieke overlegtafel. Om deze overleggen zo goed mogelijk te organiseren doorloopt elke overlegtafel hetzelfde proces. Dit proces is onderverdeeld in ‘voorbereiding’ en ‘uitvoering’, als volgt:

Voorbereiding:

1. Uitnodiging, agenda en concept resultaatovereenkomst inclusief de te behandelen documenten bepalen, klaar maken en versturen.

2. Voorbereiden presentatie: bij elke overlegtafel worden onderwerpen ter invulling van de dienstverlening behandeld die vervolgens worden opgenomen in de concept resultaatovereenkomst.

3. Taken en verantwoordelijkheden bekend (wie zit voor, wie notuleert, wie presenteert, etc.).

Uitvoering:

4. Overlegtafel.

5. Notulen verspreiden en publiceren inclusief aanpassing concept resultaatovereenkomst.

6. Vragen ontvangen.

7. Vragen beantwoorden.

8. Resultaatovereenkomst aanpassen.

Virtuele overlegtafel

Naast de fysieke overlegtafel is er een zogenaamde virtuele overlegtafel opgericht. Iedereen - die niet aan de fysieke overlegtafel zit – kan via de mail zijn/haar inbreng leveren op de resultaatovereenkomsten en andere zaken die besproken worden aan de fysieke overlegtafel. Ook kunnen er nieuwe ideeën en voorstellen of andere opmerkingen worden aangedragen.

Het onderhandelingsproces

Alle partijen in ‘het netwerk’ kunnen concrete voorstellen doen voor aanpassing of verwijdering van (delen van) de resultaatovereenkomst(en). Partijen kunnen

voorstellen doen voor nieuwe resultaatovereenkomst(en). Deze voorstellen worden, voor zover relevant geacht door Holland Rijnland, meegenomen aan de fysieke overlegtafel.

Een voorlopig voorstel ingebracht door een partij aan de overlegtafel wordt besproken en uitgewerkt aan de fysieke overlegtafel voor besluitvorming. De uiteindelijke resultaatovereenkomsten worden ter besluitvorming voorgelegd aan het PHO en de colleges van de aangesloten gemeenten. Zijn de gemeenten akkoord, dan wordt de resultaatovereenkomst aangenomen. Vervolgens is het aan de zorgaanbieders om de resultaatovereenkomsten te ondertekenen.

Iedereen die geïnteresseerd is kan de voortgang en alle relevante documenten, waaronder de notulen van de fysieke overlegtafel, terug vinden op de website. Alle input is openbaar om de transparantie van het proces te borgen.

1.4 Processtap 3 Contracteren

Contractering vindt plaats door het tekenen van de resultaatovereenkomsten. Met individuele aanbieders kunnen afzonderlijke afspraken (bijvoorbeeld over tarief/budget) worden vastgelegd in een individueel addendum.