Contract
Gemeente Zwolle | ||
Beschrijvend document t.b.v. de Europese Aanbesteding accountantsdiensten | ||
Aanbestedende dienst: gemeente Zwolle | ||
Intern documentnr. | TdH16062020 | |
Intern zaaknummer | ||
Versie | 1.0 | |
Status | Definitief | |
Datum | 29 mei 2020 | |
Inhoud
1 De opdrachtgever en de opdracht 6
1.1 Informatie over de organisatie 6
1.2 Doel van de aanbesteding 8
1.3 Aanbestedingsprocedure en gunning 8
1.4 Beschrijving van de opdracht 8
1.4.2 Inhoud van de opdracht 8
1.4.4 De certificerende functie 9
1.4.5 Natuurlijke adviesfunctie 11
1.4.7 Specifieke accountantsverklaringen (Deelverklaringen) 12
2 Voorwaarden aan inschrijving 14
2.1 Voorwaarden aan inschrijving 14
2.2 Algemene Inkoopvoorwaarden 19
3 Geschiktheidseisen en Inschrijvingsvereisten 20
3.1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) 20
3.3 Geschiktheidseis technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid 21
3.4 Bedrijfs-/Beroepsaansprakelijkheid 22
4 Beoordelingsprocedure, gunningssystematiek en gunningscriteria 24
4.1 Beschrijving van de beoordelingsprocedure 24
4.4 Gunningscriteria en wijze van beoordelen 25
5 Programma van eisen en beschrijving gunningscriteria 28
5.2.1 Weging gunningscriteria 28
5.3 Beoordeling gunningscriteria 32
5.3.2 Kwaliteit (G.2.1. t/m G.2.4) 33
6.2 Social Return on Investment 35
Begrippenlijst aanbesteding
In dit Beschrijvend document worden begrippen gebruikt die hieronder worden gedefinieerd. Begrippen worden in het Beschrijvend document met een hoofdletter geschreven.
Daar waar in dit Beschrijvend document en/of de bijlagen product- of merknamen, typen, octrooien, abonnementsvormen, bepaalde productiemethoden of een bepaalde oorsprong of productie zijn genoemd, dient telkens als toevoeging te worden gelezen “of gelijkwaardig”.
Algemene Inkoopvoorwaarden De Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever zoals
opgenomen in de bijlage van dit Beschrijvend document.
Aanbestedingswet Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012).
Beschrijvend document Het document “Beschrijvend document Europese openbare
aanbesteding Accountantsdiensten” waarin de Opdrachtgever zijn eisen, wensen en voorwaarden heeft verwoord en waarop de Inschrijver zijn Inschrijving dient te baseren.
Combinatie Een samenwerkingsverband tussen twee of meer rechtspersonen waarbij de leden zich zowel gezamenlijk als hoofdelijk aansprakelijk stellen.
GVA Gedragsverklaring aanbesteden, als bedoeld in artikel 2.89 lid 2 Aanbestedingswet.
Gunningsbeslissing Het beoordelingsresultaat van de Inschrijvingen die aan alle
Inschrijvers bekend wordt gemaakt met een inhoudelijk gemotiveerde reden indien sprake is van een afwijzing.
Inschrijver De natuurlijke of rechtspersoon die een Inschrijving heeft gedaan.
Inschrijving Het geheel van aanbiedingsbrief en alle gevraagde informatie zoals door de Opdrachtgever in dit Beschrijvend document is gevraagd.
Nota van inlichtingen Document waarin antwoorden op de geanonimiseerde vragen
van Inschrijvers worden gegeven zoals beschreven in het Beschrijvend document.
Onderaanneming De Inschrijver (hoofdaannemer) maakt gebruik van een onderaannemer voor bepaalde delen van de Opdracht.
Opdracht Het uitvoeren van de werkzaamheden ten behoeve van de Opdrachtgever zoals omschreven in dit Beschrijvend document en alle wijzigingen daarop ten gevolge van de Nota van
Inlichtingen en de Overeenkomst.
Opdrachtgever Gemeente Zwolle.
Opdrachtnemer De Inschrijver aan wie de Opdracht in het kader van deze aanbesteding wordt gegund.
Openbare procedure De aanbestedingsprocedure waarbij alle belangstellende
leveranciers, aannemers of dienstverleners mogen inschrijven.
Overeenkomst Een Overeenkomst tussen Opdrachtgever en een of meerdere Opdrachtnemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen Opdrachten vast te leggen.
Programma van Eisen De functionele omschrijvingen van levering, plaatsing evenals
de bijbehorende dienstverlening van Accountantsdiensten waarin eisen zijn gesteld en zijn beschreven.
1 De opdrachtgever en de opdracht
1.1 Informatie over de organisatie
Dit beschrijvend document is geschreven voor een Europese openbare aanbesteding aangaande de accountantsdiensten voor de Gemeente Zwolle.
De Opdrachtgever van deze aanbesteding is de Gemeenteraad van de Gemeente Zwolle.
Gegadigden worden uitgenodigd om op basis van de verstrekte informatie een Inschrijving in te dienen met inachtneming van de eisen en wensen die in dit Beschrijvend document, inclusief de bijlagen, zijn geformuleerd.
Gemeente Zwolle
De ambtelijke organisatie van de gemeente Zwolle bestaat uit ruim 900 fte. De gemeenten Zwolle, Kampen, Dalfsen en Westerveld en de provincie Overijssel zijn partners in bedrijfsvoering. Zij hebben een aantal bedrijfsvoeringsactiviteiten (Personeels- en salarisadministratie, ICT en Inkoop) ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling: het SSC-ONS. Meer informatie over de Gemeente Zwolle treft u aan op de website van de gemeente xxx.xxxxxx.xx
De Gemeenteraad is het hoogste bestuursorgaan van een gemeente. De leden worden elke vier jaar door de inwoners van die gemeenten rechtstreeks gekozen tijdens de gemeenteraadsverkiezingen.
De gemeenteraad heeft drie belangrijke rollen:
• De kaderstellende rol – De gemeenteraad is het algemeen bestuur van een gemeente. Ze stellen de hoofdlijnen vast van het gemeentelijke beleid; ze nemen de belangrijkste beslissingen. Het college van Burgemeester en Wethouders vormt het dagelijks bestuur en voert de besluiten van de gemeenteraad uit. Onder de kaderstellende rol valt onder meer het vaststellen van de begroting.
• De controlerende rol – De gemeenteraad controleert of het college van Burgemeester en Wethouders het vastgestelde beleid goed uitvoert. Onder de controlerende rol valt onder andere het vaststellen van de jaarstukken.
• De volksvertegenwoordigende rol – De leden van de gemeenteraad vertegenwoordigen de inwoners van de betreffende gemeente.
Meer informatie over de Zwolse gemeenteraad treft u aan op de volgende website:
- xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx
Jaarlijks wordt in de eerste maanden van het nieuwe boekjaar een gemeentebreed intern controleplan opgesteld. Dit plan wordt in samenspraak onder regie van het team Verbijzonderde Interne Controle (VIC) opgesteld en vervolgens door het management vastgesteld.
De controles worden risicogericht uitgevoerd. Niet elk proces wordt elk jaar even uitgebreid beoordeeld. Afhankelijk van de uitkomst van de laatste rapportages, de recente ontwikkelingen en de omvang (in euro’s) van het proces wordt het risicoprofiel bepaald. Tweemaal per jaar wordt gerapporteerd over de processen tot op directieniveau. Een aantal processen wordt vanuit risico-oogpunt elke periode beoordeeld. In februari/maart vindt IC op de jaarrekening plaats.
De huidige accountant kon gedurende de controleperiode gebruik maken van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. De kwaliteit wordt als goed beschouwd. In Bijlage 11 is een beschrijving opgenomen van hoe de Verbijzonderde Interne Controle in Zwolle georganiseerd is.
Meer informatie van documenten die betrekking hebben op deze uitvraag van de gemeente Zwolle treft u aan op de volgende websites:
Begrotingen, Jaarstukken, Beleidsrapportages en Meerjaren Prognose Vastgoed (MPV):
Intern Controleplan verbijzonderde interne controle:
Het document is opgenomen in de bijlagen.
Verordening 213 Gemeentewet: xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx/xxxx/xxxxxxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxxx/XXXX000000/XXXX00000 9_1.html
Verordening 212 Gemeentewet: xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx/xxxx/xxxxxxxxxxx/Xxxxxxxx/Xxxxxx/XXXX000000/XXXX00000 7_1.html
ONS Shared service centrum
De uitvoering van deze aanbesteding gebeurt door ONS Shared service centrum (ONS), team Inkoop en Contractmanagement. Binnen ONS zijn de inkoopafdelingen (de adviseurs) van de gemeente Kampen, gemeente Zwolle, gemeente Dalfsen, gemeente Westerveld en provincie Overijssel ondergebracht. ONS voert taken uit in opdracht van de deelnemende organisaties.
De aanbesteding wordt namens SSC-ONS begeleid door de heer T.C.M. de Heer Contactgegevens:
Gemeente Zwolle
Xxxxxxx 00000
0000 XX Xxxxxx
Bezoekadres:
Xxxxx Xxxxxxxxx 00 Xxxxxx
Contactpersoon:
De heer T.C.M. de Heer Email: x.xx.xxxx@xxx-xxx.xx Website: xxx.xxxxxx.xx
Deze aanbesteding verloopt geheel digitaal via het inkoopplatform CTMsolution (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/), kortweg CTM.
In dit kader hebben mondelinge toezeggingen geen enkele rechtsgeldigheid en worden telefonische vragen en vragen aan andere personen dan de contactpersoon, niet in behandeling genomen.
Het is zonder toestemming van de contactpersoon niet toegestaan andere functionarissen dan de contactpersoon van de Opdrachtgever in het kader van deze offerteaanvraag te benaderen. Bij constatering hiervan behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor de Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan deze offerteprocedure.
1.2 Doel van de aanbesteding
De Gemeenteraad wijst, op basis van de Gemeentewet (artikel 213), een accountant aan die haar bijstaat in haar controlerende functie.
Op 31 december 2020 loopt de overeenkomst af die de Gemeente Zwolle heeft met het accountantskantoor PriceWaterhouseCoopers (PWC). De jaarrekening 2020 is derhalve de laatste controle op de jaarrekening die PWC op basis van de huidige overeenkomst zal leveren. Om tot een nieuwe overeenkomst te komen is de Gemeente Zwolle deze Europese aanbesteding gestart.
De startdatum van de af te sluiten overeenkomst voor de gemeente Zwolle is 1 januari 2021.
De gemeenteraad beoogt met deze aanbesteding een Overeenkomst met één Opdrachtnemer (één marktpartij of combinatie van marktpartijen) af te sluiten, waarmee:
• Minimaal voldaan wordt aan de eisen met betrekking tot het kwaliteitsniveau van de ‘Gemeente Zwolle’ voor het uitvoeren van de Accountantsdiensten (zie paragraaf 1.4.2)
• Gerealiseerd wordt, dat gegund wordt op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) conform de aanbestedingsplicht die de ‘Gemeente Zwolle’ dient na te leven als aanbestedende dienst.
1.3 Aanbestedingsprocedure en gunning
Onderhavige aanbesteding valt onder de werking van de Aanbestedingswet. Gelet op de omvang van de opdracht is gekozen voor de Europese openbare procedure.
Deze aanbesteding verloopt geheel digitaal via het inkoopplatform CTMsolution (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/) en wordt vanuit dit platform doorgezet naar TenderNed (xxx.XxxxxxXxx.xx) .
Het doel is te komen tot een Overeenkomst met één Opdrachtnemer die de economisch meest voordelige inschrijving doet. De gunningscriteria zijn opgenomen in paragraaf 5.2 van dit aanbestedingsdocument.
1.4 Beschrijving van de opdracht
1.4.1 Vorm van de opdracht
De gemeente Zwolle zal aan maximaal één Inschrijver (Opdrachtnemer) de Opdracht verlenen.
De Overeenkomst van de gemeente Zwolle heeft een initiële looptijd van drie jaar en gaat in per 1 januari 2021. De overeenkomst kan door Opdrachtgever optioneel maximaal tweemaal met twee jaar worden verlengd.
Indien van de verlengingsoptie gebruik gemaakt zal Opdrachtgever dit zes maanden voor einddatum van de lopende periode schriftelijk mededelen aan Opdrachtnemer. De eventuele verlengingen zullen worden gesloten onder gelijkblijvende voorwaarden.
1.4.2 Inhoud van de opdracht
De Gemeenteraad wil een resultaatgerichte Overeenkomst met betrekking tot accountantsdiensten voor haar organisaties overeenkomen.
Onder accountantsdiensten worden de volgende werkzaamheden verstaan:
• Certificerende functie:
1. Accountantscontrole jaarrekening;
2. Interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole);
3. Controle van de SISA en bijlagen;
• Natuurlijke adviesfunctie gerelateerd aan de certificerende functie;
• De ondersteunende functie;
• Specifieke accountantsverklaringen (Deelverklaringen).
1.4.3 Wettelijke kaders
De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijke deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Op grond van artikel 213 lid 1 van de Gemeentewet heeft de gemeenteraad van Zwolle de Controleverordening op 12 juni 2017 vastgesteld:
Daarnaast moet de controle uiteraard voldoen aan alle relevante geldende wet- en regelgeving, waaronder het ‘Besluit Accountantscontrole decentrale overheden’
Nieuwe wet- en regelgeving
De accountant dient te allen tijde in te spelen op (nieuwe) relevante wet- en regelgeving en hierover de Gemeenteraad tijdig in te lichten en te adviseren wanneer dit consequenties heeft voor de uit te voeren werkzaamheden. Als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving kan de omvang en intensiteit van de te verrichten werkzaamheden fluctueren.
1.4.4 De certificerende functie
De certificerende functie heeft betrekking op het certificeren van de gemeentelijke jaarrekening in overeenstemming met de wettelijke kaders. De te verrichten werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaglegging dienen de planning & controlcyclus van de gemeente Zwolle te volgen binnen de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde tijdslimieten.
Voor de gemeente Zwolle moet worden opgeleverd:
• Een controleplan (vóór 1 juni).
Naar aanleiding van de interim-controle:
• Managementletter gericht aan directie;
• Boardletter gericht aan de gemeenteraad. Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole:
• Verslag van bevindingen gericht aan Gemeenteraad;
• Accountantsverklaring bij de jaarrekening.
Controleplan
Ten behoeve van de controle stelt de accountant elk jaar een controleplan/auditplan op en voert hierover vooraf en zo nodig tussentijds overleg. Dit plan heeft een relatie met het Verbijzonderde Interne Controleplan van de gemeente Zwolle. Deze plannen worden op elkaar afgestemd.
Verplicht onderdeel van het controleplan/auditplan is een paragraaf waarin wordt opgenomen:
1. De geplande ureninzet van de accountant onderverdeeld naar functies met de daarbij behorende tarieven.
2. De uurtarieven die gelden voor meerwerk, onderverdeeld naar functies.
3. De in paragraaf 5.2.2 opgenomen afspraken over meer- en minderwerk.
4. De speerpunten van de controle waarbij ook wordt ingegaan op de omvang van de vaste onderdelen zoals bijvoorbeeld de IT-audit en de deelverklaringen.
5. De samenstelling van het controleteam voor de jaarrekeningcontrole.
Jaarrekeningcontrole
Het college van B&W stelt de planning vast voor de totstandkoming en de bestuurlijke behandeling van de gemeentelijk jaarrekening. Deze planning luistert nauw. Met inachtneming van de door Gemeenteraad te bepalen einddatum zal in overleg met de accountant de planning voor de controle, de termijn van het uitbrengen van de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden vastgesteld.
De accountant brengt, na bespreking (op basis van het principe van hoor en wederhoor) van het concept met de directie zijn verslag van bevindingen uit aan de Gemeenteraad.
• Het rapport, dat in afschrift wordt aangeboden aan het college van B&W, wordt door B&W voorzien van een reactie waarin nader wordt ingegaan op de gedane bevindingen en/of voorgestelde maatregelen.
• De accountant bespreekt, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door de Gemeenteraad, het verslag van bevindingen met de auditcommissie.
• De accountant zal worden gevraagd een nadere toelichting te geven in de betreffende Raadspleinvergadering.
Goedkeuringstoleranties
Voor de goedkeuringstoleranties wordt aangesloten bij de wettelijke minimumeisen van het Besluitaccountantscontrole decentrale overheden (Bado). De tolerantie wordt bepaald op basis van de totale lasten plus de dotaties aan de reserves.
De rapporteringstolerantie heeft betrekking op het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden opneemt in het accountantsverslag. De afwijkende rapporteringstolerantie is vastgesteld op 10% van de begrotingsomvang, wat neerkomt op een bedrag van ca. € 500.000,-. Dit houdt in dat de accountant alle geconstateerde fouten en onzekerheden die boven dit bedrag uitkomen, rapporteert in zijn accountantsverslag.
In aanvulling op bovenstaande eisen kan de raad (bij monde van de auditcommissie) jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststellen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden (de zogenaamde speerpunten).
Daarnaast behoudt de raad het recht om eventueel opdracht te verlenen tot het uitvoeren van aanvullende tussentijdse controles.
Interim-controle inclusief IT-audit
Jaarlijks wordt een interim-controle uitgevoerd, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interim-controle is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening.
De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke rapportage, de Managementletter. De conceptrapportage wordt vooraf besproken met interne gremia (te denken aan het bedrijfsvoeringsoverleg) en de directie en gedeeld met het college van B&W. De Managementletter wordt geadresseerd aan de directie. De rapportering vindt plaats binnen vier weken na afloop van de controleperiode en uiterlijk voor 1 november van het lopende boekjaar.
Bij de aanlevering van de Managementletter wordt tevens een Boardletter voor de gemeenteraad aangeleverd. Deze Boardletter is een verkorte weergave van de Managementletter en bevat in ieder geval de belangrijkste boodschappen en bevindingen van de interim-controle. De Boardletter wordt besproken met de auditcommissie.
Met betrekking tot de IT-Audit geldt dat de gemeente Zwolle het IT-beheer van het netwerk en de applicaties Beaufort en Youforce heeft uitbesteed aan SSC-ONS. Deze partij verstrekt geen derdenverklaring met betrekking tot de IT-beheersmaatregelen, waardoor de accountant zelfstandig testwerkzaamheden moet uitvoeren bij het SSC-ONS
Single information Single audit (SiSa)
Met ingang van het verantwoordingsjaar 2006 is het principe van Single information Single audit (SiSa) van toepassing op veel regelingen. Hierdoor hoeven gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen voortaan geen zelfstandige deelverklaringen over de bestedingen van specifieke uitkeringen te overleggen. Deze controle maakt nu onderdeel uit van de jaarrekening. Een specificatie van de SISA regelingen in 2019 is te vinden op: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/
1.4.5 Natuurlijke adviesfunctie
Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten voortvloeiend uit de taakuitoefening van de accountant, als in voorgaande paragraaf beschreven. De uitvoering van de adviesfunctie kan op eigen initiatief dan wel op verzoek van de gemeenteraad plaatsvinden. In dit kader wordt van de accountant een proactieve houding verwacht, waarbij men gevraagd en ongevraagd advies geeft.
Het gaat in deze om adviezen van beperkte omvang. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de uitgebrachte (concept)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen (o.a. wijzigingen in wet- en regelgeving) en risico’s zijn hier van belang. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met ambtelijk management, collegeleden en in het bijzonder de auditcommissie en de raad wordt gezien als behorend tot de natuurlijke adviesfunctie.
De uitoefening van de natuurlijke adviesfunctie wordt geacht onderdeel uit te maken van de Opdracht.
1.4.6 Ondersteuning
De ondersteuning omvat de overige activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke, kaderstellende en controlerende organisatie. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan:
• Het op verzoek bijwonen van diverse vergaderingen van de auditcommissie (circa 4 keer per jaar), de gemeenteraad en het college van B&W.
• Het op verzoek geven van informatie en advies aan de leden van het college en de gemeenteraad.
1.4.7 Specifieke accountantsverklaringen (Deelverklaringen)
Voor verschillende specifieke uitkeringen en verantwoordingen worden geregeld deelverklaringen verlangd door het Rijk (ministeries), de provincie en andere geldgevers/instanties die niet vallen onder de regeling SiSa. Voor de gemeente Zwolle gaat het indicatief om circa 4-8 verklaringen per jaar. De planning van het afgeven van de specifieke verklaringen wordt ingegeven door de eisen van de ministeries, de provincie en andere geldgevers/instanties. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. De specifieke verklaringen zijn onderdeel van de Opdracht (all-in totaalprijs).
1.4.8 Communicatie
De accountant woont op verzoek vergaderingen bij. De accountant stelt een accountmanager aan, die verantwoordelijk is voor de gehele dienstverlening aan de gemeenteraad en daarnaast als aanspreekpunt voor de gemeente fungeert.
1.5 Planning
De onderstaande planning geeft inzicht hoe de Opdrachtgever het tijdpad van deze aanbesteding heeft uitgezet en welke fasen daarvan deel uit maken. Deze planning is indicatief en er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
Datum Activiteit | ||
16 juni 2020 | ||
23 juni 2020 | Informatiebijeenkomst | |
30 juni 2020, 12.00 uur | Sluitingsdatum indienen vragen | |
7 juli 2020 | Publicatie nota van inlichtingen | |
31 augustus 2020, 14.00 uur | Sluitingsdatum inschrijven | |
31 augustus 2020 14.05 uur | Opening inschrijvingen (opening van de binnengekomen offertes) | |
1 september 2020 | Start Beoordelen inschrijvingen | |
4 september 2020 | Beoordeling gereed en uitnodigen partijen voor presentatie. | |
11 september 2020 | Presentaties | |
26 september 2020 | Gunningsadvies gereed | |
26 oktober 2020 | Gunningsadvies in de gemeenteraad | |
27 oktober 2020 | Voorlopige gunning en start Stand-still periode | |
18 november 2020 | Definitieve gunning | |
November 2020 | Ondertekening overeenkomst | |
1 januari 2021 | Ingangsdatum overeenkomst | |
De uiterste datum voor inschrijven en de uiterste datum voor stellen van vragen zijn ook opgenomen in CTM bij Datums en deadlines.
Indien er wijzigingen in de planning komen zullen die kenbaar gemaakt worden via CTM. CTM is leidend.
1.6 Informatiebijeenkomst
Tijdens de periode waarin het mogelijk is om vragen te stellen, organiseert de Opdrachtgever een (digitale) informatiebijeenkomst voor potentiële inschrijvers. Tijdens deze bijeenkomst is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Deze bijeenkomst vindt plaats op 23 juni 2020, vanaf 14.00 uur.
Bij de bijeenkomst zijn medewerkers van de Verbijzonderde Interne Controle en van de Concernstaf aanwezig. De bijeenkomst maakt onderdeel uit van de procedure. Potentiële inschrijvers mogen met een maximum van twee personen per organisatie deelnemen aan deze informatiebijeenkomst. Van de bijeenkomst wordt geen verslag gemaakt.
U dient zich uiterlijk 19 juni 2020 aan te melden voor de informatiebijeenkomst door een e-mail te sturen aan xxxxxx@xxx-xxx.xx. Vermeld daarbij wie er (maximaal 2 personen) namens uw organisatie aanwezig zal zijn.
2 Voorwaarden aan inschrijving
2.1 Voorwaarden aan inschrijving
Het indienen van een inschrijving houdt in dat inschrijver instemt met alle voorwaarden voor deze procedure zoals hieronder beschreven.
1.Geldigheidsduur Inschrijving
De inschrijver doet zijn inschrijving tot minimaal 120 dagen na de sluitingsdatum voor het indienen van een inschrijving gestand, ook als er tot definitieve gunning is overgegaan. Dit betekent dat ook de inschrijvers aan wie de opdracht niet wordt gegund, hun inschrijving deze 120 dagen gestand doen. Mocht er een kort geding worden gestart naar aanleiding van de gunningsbeslissing, dan dient de inschrijver, als deze termijn van 120 dagen wordt overschreden, zijn inschrijving verlengd gestand te doen tot 4 weken (termijn om hoger beroep aan te tekenen) na de datum waarop de voorzieningenrechter uitspraak heeft gedaan en voor de periode die de opdrachtgever nodig heeft om redelijkerwijs te voldoen aan de uitspraak.
2.Kostenvergoeding
Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei schade en/of kosten in verband met deze aanbesteding. De door de inschrijvers gemaakte kosten met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure komen geheel voor eigen rekening van Inschrijver.
3.Voorbehouden
De opdrachtgever mag op elk moment het gehele aanbestedingstraject tijdelijk of definitief stoppen of niet tot opdrachtverlening overgaan. Hieronder valt ook de situatie dat er naar het oordeel van opdrachtgever te weinig inschrijvingen zijn ontvangen.
De mededeling van de gunningsbeslissing vindt plaats onder nadrukkelijk voorbehoud van bestuurlijke goedkeuring. Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in de zin van artikel 6:217 lid 1 Burgerlijk Wetboek. De definitieve gunning zal plaatsvinden doordat de opdrachtgever de door hem getekende overeenkomst doet toekomen aan de winnende inschrijver.
De winnende inschrijver tekent de overeenkomst slechts ter bevestiging van de al gemaakte afspraken.
De opdrachtgever mag de inhoud van deze aanbesteding - waaronder de daarin opgenomen planning - tot 10 dagen voor de uiterlijke datum van indienen van de inschrijving (sluitdatum) aanvullen of wijzigen.
4.Mogelijk ontbrekende informatie en controle
Opdrachtgever mag alle verstrekte gegevens op juistheid te controleren. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, dan kan opdrachtgever besluiten om die ontbrekende informatie alsnog op te vragen.
Opdrachtgever is daartoe op geen enkele wijze verplicht. De opdrachtgever mag ook om aanvulling, verduidelijking of bewijsstukken vragen.
Inschrijver beantwoordt het verzoek van opdrachtgever binnen de daarin gestelde termijn. Als beantwoording te laat is of niet overeenstemt met zijn inschrijving, kan opdrachtgever de inschrijver uitsluiten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.
Opdrachtgever kan ook een inschrijver van (verdere) deelname aan de aanbestedingsprocedure of van gunning uitsluiten als deze in zijn inschrijving onjuiste informatie verstrekt.
5.Niet eens met gunningsbeslissing
Opdrachtgever maakt in de gunningsbeslissing de economisch meest voordelige inschrijving bekend aan alle inschrijvers en informeert de afgewezen inschrijvers over de redenen van de afwijzing.
Een inschrijver die het niet eens is met de gunningbeslissing kan binnen een termijn van 20 kalenderdagen na dag van verzending van de gunningbeslissing een civiel kortgeding of spoedvoorziening aanspannen door een correcte betekening van een dagvaarding op het adres van opdrachtgever. Dit is een fatale termijn wat betekent dat een inschrijver zijn recht verliest om geschillen over de gunningsbeslissing voor te leggen aan de bevoegde rechter (Nb. De bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel) wanneer hij een geschil later dan deze 20 dagen aanhangig maakt.
Wanneer een inschrijver niet, niet tijdig of niet correct een (kortgeding)dagvaarding aan de opdrachtgever betekent, dan gaat opdrachtgever er vanuit dat deze inschrijver uitdrukkelijk afstand heeft gedaan van zijn recht om de gunningsbeslissing of het verloop en de uitkomst van deze aanbestedingsprocedure door de rechter te laten toetsen. Hij is dan niet ontvankelijk in zijn vorderingen. Dat betekent ook dat hij zijn rechten heeft verwerkt om in een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen.
6.Definitieve gunning
Als de opdrachtgever niet binnen de termijn van 20 dagen op correcte wijze een dagvaarding ontvangt, dan gaat hij naar verwachting over tot definitieve gunning. Definitieve gunning vindt plaats door het ondertekenen van de overeenkomst door de opdrachtgever. De datum van definitieve gunning is de dag waarop de Opdrachtgever getekend heeft.
7.Klachten procedure
Als een inschrijver klachten heeft over het verloop van de aanbesteding dan richt hij deze aan xxxxxxxxxxxx@xxx-xxx.xx . Klachten kunnen betrekking hebben op het niet naleven van wettelijke bepalingen of inbreuk op algemene aanbestedingsbeginselen. Een klacht moet schriftelijk worden ingediend en moet duidelijk en gemotiveerd aangeven op welk aspect van de aanbestedingsprocedure de klacht betrekking heeft. In de klacht moet ook een voorstel staan hoe volgens de klager aan de klacht tegemoet gekomen kan worden.
Deskundige functionarissen die niet betrokken zijn of zullen worden bij de bewuste aanbestedingsprocedure zullen de klacht behandelen. Zij doen dit zo spoedig mogelijk en informeren de klager over de behandeling. Het indienen van een klacht zet de procedure niet stil.
De klachtenregeling is te vinden op xxxxx://xxx.xxx-xxx.xx/xxxx-xxxxxxxxxxx
8.Eénmaal inschrijven
Iedere onderneming mag maximaal één keer meedoen in de aanbestedingsprocedure, hetzij zelfstandig, hetzij als onderdeel van een samenwerkingsverband.
Een onderneming is de inschrijvende rechtspersoon maar ook alle (rechts-)personen waarmee een juridisch, economisch en/of fiscaal verband bestaat of een eenheid wordt gevormd of tot hetzelfde concern behoren. Er is sprake van een concern wanneer een aantal ondernemingen onder een gemeenschappelijke leiding staat en als eenheid optreedt.
Als de juridische verbondenheid de eerlijke mededinging op geen enkele wijze kan schaden mogen deze verbonden ondernemingen afzonderlijk van elkaar inschrijven. Als een onderneming meent dat hiervan sprake is dan legt hij dit tijdig, minimaal 14 dagen voor de sluitdatum, en onderbouwd aan opdrachtgever voor. De opdrachtgever beoordeelt het gevraagde bewijs. Als opdrachtgever van mening is dat de eerlijke mededinging geschaad kan worden, sluit hij alle betreffende inschrijvende ondernemingen uit van deelname aan de aanbestedingsprocedure.
9.Samenwerkingsverbanden
Zowel een zelfstandige onderneming als een combinatie van ondernemingen kan een inschrijving doen. Bij een combinatie schrijven meerdere bedrijven gezamenlijk in (hier wordt dus niet bedoeld een hoofdaannemer met 1 of meerdere onderaannemers).
Als een combinatie inschrijft moeten er mogelijk extra documenten worden ingediend. Dit staat bij de desbetreffende vragen aangegeven inclusief een instructie.
Door gezamenlijke invulling en ondertekening verklaren de leden van een combinatie dat zij bij gunning van de opdracht gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor alle verplichtingen die voortvloeien uit de gesloten overeenkomst dan wel nadere overeenkomsten.
Wijziging in de samenstelling van de combinatie na het indienen van de inschrijving is niet mogelijk, omdat sprake is van een onherroepelijk aanbod van de combinatie. Mocht er na gunning wijzigingen plaatsvinden in de combinatie dan kan dat dus aanleiding zijn voor beëindiging van de overeenkomst. In ieder geval hebben wijzigingen van de combinatie na gunning altijd de voorafgaande goedkeuring nodig van opdrachtgever. Opdrachtgever kan voorwaarden aan de goedkeuring verbinden die, normaal gesproken, in lijn zullen liggen met de gestelde eisen in deze aanbestedingsprocedure.
10.Beroep op een derde
Een inschrijver kan zich voor de financiële- en economische draagkracht of de technische- en beroepsbekwaamheid beroepen op de draagkracht van een derde, ongeacht de juridische aard van de banden met die derde. Deze derde kan een natuurlijke- of een rechtspersoon zijn. De inschrijver geeft dit aan in het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument). De inschrijver dient ook het UEA van de derde in te dienen.
Als de inschrijver een beroep doet op de draagkracht van een derde dan moet deze derde ook daadwerkelijk ingezet te worden. Wijziging van deze derde na het indienen van de inschrijving is niet mogelijk omdat de derde noodzakelijk is om aan de geschiktheidseisen te voldoen. Mocht er inmiddels gegund zijn en wil de inschrijver nadien de derde wijzigen wordt in principe de overeenkomst beëindigd.
Mogelijk moeten er extra documenten worden ingediend. Dit staat bij de desbetreffende vragen aangegeven inclusief een instructie.
11.Beroep op een onderaannemer
Een inschrijver hoeft niet de hele opdracht zelf uit te voeren. Hij mag ook een onderaannemer(s) inschakelen. De hoofdaannemer is en blijft altijd hoofdelijk aansprakelijk voor de volledige en correcte nakoming van de overeenkomst.
De opdrachtgever gaat er van uit dat de hoofdaannemer alleen integere onderaannemers inschakelt. Opdrachtgever kan de integriteit van onderaannemer toetsen. Opdrachtnemer verleent hieraan volledige medewerking. Mocht de integriteit niet in orde zijn, dan dient opdrachtnemer de betreffende onderaannemer direct te vervangen, zonder dat de opdrachtnemer hiervoor (extra) kosten in rekening kan brengen en/of de planning kan aanpassen.
Wijzigt de opdrachtnemer van de onderaannemer(s) dan moet hij hiervoor vooraf goedkeuring vragen aan opdrachtgever. Opdrachtgever kan hieraan voorwaarden stellen. Normaal gesproken liggen deze in lijn met de gestelde eisen in deze aanbestedingsprocedure. Dat betekent dat de uitsluitingsgronden van 2.86 en de van toepassing zijnde uitsluitingsgronden van 2.87 Aanbestedingswet 2012 van toepassing zijn op de onderaannemer(s). Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de uitsluitingsgronden op de manier zoals bedoeld in art. 2.79 lid 5 van de Aanbestedingswet 2012 te toetsen.
Mogelijk moeten er extra documenten worden ingediend. Dit staat bij de desbetreffende vragen aangegeven inclusief een instructie.
12.Rechtsgeldigheid en volmacht
Inschrijver vult alle bijlagen en verklaringen volledig in, ondertekent ieder document afzonderlijk en voegt deze toe via Antwoordformulier in CTM. Er moet ondertekend worden door de rechtsgeldige vertegenwoordiger of een door de rechtsgeldige vertegenwoordiger gevolmachtigde. De rechtsgeldige vertegenwoordiging blijkt uit de door Inschrijver ingediende uittreksels uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel of uit de aldaar gedeponeerde en ingediende statuten.
13.Inschrijven conform Platform, Bijlagen en Standaardformulieren
Inschrijver mag formats, tabellen en vragenlijsten die ingediend moeten worden niet wijzigen of aanvullen, tenzij het gaat om beantwoording van vragen en formalisering van documenten. Doet inschrijver dit toch dan kan dit leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.
Opdrachtgever legt inschrijvingen waaraan één of meer voorwaarden zijn verbonden als ongeldig ter zijde.
14.Storing
Het risico van storing in internetverkeer is in principe voor risico van de inschrijver. De inschrijver dient tijdig met de inschrijving te beginnen.
Doet zich echter kort voor het sluiten van de inschrijftermijn een algemene storing voor in het aanbestedingsplatform, neem dan zo snel mogelijk contact op met de opdrachtgever en doe het volgende:
1. Maak van alle in te dienen digitale documenten één digitaal bestand, bijvoorbeeld door deze documenten te zippen.
2. Bereken een hashwaarde van het zipfile,
3. Stuur de hashwaarde per e-mail vóór het sluiten van de inschrijvingstermijn naar de aanbestedende dienst.
4. Stuur het zipbestand per e-mail bijvoorbeeld met Cryptshare of een vergelijkbaar tool binnen één werkdag ná het sluiten van de inschrijvingstermijn naar de aanbestedende dienst en vermeld in het bericht welk hash-algoritme is gebruikt.
5. Is ook e-mailen niet mogelijk, kopieer dan de hashwaarde en/of zipfile op een USB-stick en bezorg die binnen één werkdag bij de opdrachtgever.
De opdrachtgever verifieert in dit geval of de hashwaarde van het door hem na het sluiten van de inschrijvingstermijn ontvangen zipfile gelijk is aan de hashwaarde die hij vóór het sluiten van de inschrijvingstermijn heeft ontvangen. Xxxxx dit, dan gaat opdrachtgever er van uit dat de inschrijving is opgesteld vóór dat tijdstip en de inschrijver dus niet meer tijd dan de andere inschrijvers heeft gekregen om zijn inschrijving op te stellen.
15.Taal
Alle mondelinge en schriftelijke communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure vindt plaats in de Nederlandse taal.
16.Intellectueel eigendom
Opdrachtgever heeft al het intellectueel eigendomsrecht (bijvoorbeeld het auteursrecht) op de door hem bij deze aanbesteding verstrekte documenten. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling om zonder toestemming documenten uit de aanbesteding te verveelvoudigen.
17.Vertrouwelijkheid
De opdrachtgever zal de inschrijvingen vertrouwelijk behandelen. Alleen (interne of externe) medewerkers die direct bij de aanbestedingsprocedure zijn betrokken zullen deze te zien krijgen, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzondering. Opdrachtgever wijst er op dat ter onderbouwing van de gunningsbeslissing wel enige informatie uit de inschrijvingen bekend zal worden gemaakt.
18.Pro-actieve houding Inschrijver
Deze aanbesteding, inclusief alle bijlagen is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen er toch onduidelijkheden/onvolkomenheden/tegenstrijdigheden in de aanbesteding en/of in deze aanbestedingsprocedure voorkomen. De opdrachtgever verwacht daarom een pro-actieve houding van de Inschrijvers. Dit houdt in dat zij eventuele onduidelijkheden/onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit in de aanbestedingen/of de aanbestedingsprocedure zelf zo spoedig mogelijk doch uiterlijk op de in de planning genoemde datum voor het indienen van vragen via ‘Vragen en antwoorden’ in CTM moeten melden, zodat deze eventuele onduidelijkheden/ onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit nog ongedaan kan/kunnen worden gemaakt.
Na de nota('s) van inlichtingen wordt verondersteld dat alle informatie helder en eenduidig is.
Na het verstrijken van de uiterste termijn waarbinnen de inschrijvingen moeten zijn ingediend, kunnen de inschrijvers geen bezwaar meer maken tegen eventuele onduidelijkheden/ onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit in de aanbesteding, de gevolgde aanbestedingsprocedure en/of de keuze(s) die de opdrachtgever in dat kader heeft gemaakt.
Dit is een vervaltermijn. Inschrijvers verwerken hun recht om na de inschrijfdatum bezwaar te maken tegen (de gevolgen van) eventuele schendingen van het (aanbestedings-)recht, voor zover daarvan sprake zou zijn in de aanbesteding, de gevolgde aanbestedingsprocedure en/of de door de opdrachtgever in dat kader gemaakte keuze(s).
Inschrijvers worden geacht onverkort en onvoorwaardelijk met de inhoud van de gepubliceerde informatie, de gevolgde procedure en die keuze(s) te hebben ingestemd.
19.Nota van inlichtingen
Alle communicatie ten behoeve van de Nota van inlichtingen (met uitzondering van de informatiebijeenkomst) geschiedt digitaal via CTM, via de format Nota van Inlichtingen, zie aparte bijlage. Informatie-uitwisseling vindt uitsluitend via dit platform plaats. Anders gestelde vragen neemt opdrachtgever niet in behandeling.
De volgende werkwijze wordt gehanteerd voor het stellen van de vragen:
• per opmerking/vraag stelt de inschrijver een losse vraag in de format Nota van Inlichtingen, opdrachtgever beantwoordt slechts de vragen die overeenkomstig deze werkwijze ingediend worden;
• De vragen worden conform de via CTM verstrekte planning beantwoord.
• Na deze deadline is er geen gelegenheid meer voor het stellen van vragen.
• Technische vragen met betrekking tot het CTM platform kunnen te allen tijde gesteld worden door contact op te nemen met de helpdesk van CTM solution. Deze is elke werkdag tussen 8:00 - 18:00 uur te bereiken middels onderstaande contactgegevens: +31 (0)20 - 6708500, xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx. Of via de website: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/
Tijdens de inlichtingenprocedure kunt u ook opmerkingen maken over de concept Overeenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden. Deze worden tevens verwerkt in de Nota van Inlichtingen. Daarbij zal worden aangegeven of dit leidt tot een wijziging van de concept Overeenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden. Bij vaststelling van de Nota van Inlichtingen worden de concept Overeenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden definitief gemaakt. Daarna zijn geen wijzigingen meer mogelijk. De definitieve Overeenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden zijn bindend voor de Inschrijver.
Middels de Nota van Inlichtingen kan de Opdrachtgever tevens kleine punten in het Beschrijvend document of de overige stukken wijzigen. Indien er sprake is van een wezenlijke wijziging zal Opdrachtgever conform jurisprudentie de onderhavige procedure moeten rectificeren of afbreken. Door of namens de Opdrachtgever verstrekte inlichtingen na verzending van het Beschrijvend document zijn alleen bindend voor zover zij schriftelijk zijn vastgelegd in de Nota van Inlichtingen.
Mondelinge toezeggingen hebben geen rechtsgeldigheid. Alle vragen en opmerkingen die later worden aangeleverd of die niet worden aangeleverd op de voorgeschreven manier, worden niet in behandeling genomen.
20.Gelijke eindscore
Indien zich een gelijke eindscore voordoet die belangrijk is voor gunning zal hoogst scorende op all-in totaalprijs als de winnende Inschrijving worden aangemerkt.
21.Herbeoordeling
Indien om enige reden met de beoogde Opdrachtnemer geen Overeenkomst wordt gesloten, zal herbeoordeling van de ontvangen Inschrijvingen plaatsvinden.
2.2 Algemene Inkoopvoorwaarden
Op deze (raam)overeenkomst zijn de algemene inkoopvoorwaarden (AIV ZKO 2019) van toepassing, met dien verstande dat artikel 9 van de AIV ZKO 2019 niet van toepassing is en wordt vervangen door artikel 11 van de nba algemene voorwaarden (variant 2). Opdrachtgever wijst leverings-, betalings- en andere algemene voorwaarden van de inschrijver uitdrukkelijk van de hand. De algemene inkoopvoorwaarden zijn als bijlage toegevoegd. Inschrijver kan vragen over de inkoopvoorwaarden stellen via de Nota van Inlichtingen met suggestie alternatief.
2.3 Contractvorming
Als het niet duidelijk is wat bedoeld wordt of als er verschil van mening bestaat over de uitleg van de overeenkomst of de opdracht, vindt uitleg plaats aan de hand van de aanbestedingsstukken in de volgende, aflopende volgorde van belangrijkheid:
1. De overeenkomst;
2. De nota van inlichtingen;
3. Het beschrijvend document;
4. De algemene inkoopvoorwaarden: AIV ZKO 2019.PDF;
5. De inschrijving
3 Geschiktheidseisen en Inschrijvingsvereisten
3.1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
De inschrijver levert bedrijfsgegevens aan door het indienen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Hij geeft hierin ook aan of hij in combinatie inschrijft, een beroep doet op derden of met onderaannemers inschrijft.
De inschrijver dient het UEA in CTM in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. LET OP:
Als er een machtiging voor de ondertekening bestaat dan moet deze bij de inschrijving worden
toegevoegd. Dit kan in CTM bij Antwoordformulier.
• Opdrachtgever moet uit het uittreksel uit het handelsregister kunnen constateren dat degene die de machtiging afgeeft ook bevoegd is om dit te doen.
• Als een combinatie inschrijft moeten alle leden van een combinatie een UEA indienen*.
• Als de inschrijver een beroep doet op de draagkracht van een derde dan moet deze derde ook een UEA indienen*.
• Als de inschrijver een onderaannemer wil inschakelen, die niet nodig is om aan de vereiste draagkracht te voldoen, dan moet hij deze alleen in het UEA aangeven als de onderaannemer al bij de inschrijving bekend is.
* CTM biedt de mogelijkheid om meerdere UEA formulieren in te dienen. Nadat 1 UEA is ingevuld kan een 2e UEA gegenereerd worden door nogmaals te klikken op ‘Vul het formulier in’.
3.2 Uitsluitingsgronden
Door ondertekenen van het UEA geeft inschrijver aan dat de omstandigheden zoals benoemd in het UEA niet / of wel op zijn onderneming van toepassing zijn en dat inschrijver de verlangde bewijsstukken/verklaringen zoals bedoeld in artikel 2.89 van de Aanbestedingswet op het eerste verzoek van opdrachtgever binnen 7 kalenderdagen kan verstrekken. Dit geldt ook voor de leden van een combinatie en derden.
De verplichte uitsluitingsgronden (deel IIIA) en de gronden die verband houden met de betaling van belastingen of sociale premies (deel IIIB) zijn allen van toepassing.
Facultatieve uitsluitingsgronden
Van de facultatieve uitsluitingsgronden (deel IIIC) zijn van toepassing (LET OP: dit moet overeenkomen met de aangekruiste gronden in het UEA)
• Schending verplichtingen o.b.v. milieu-, sociaal- of arbeidsrecht;
• Faillissement, insolventie of gelijksoortig;
• Ernstige beroepsfout*;
• Vervalsing van de mededinging;
• Belangenconflict;
• Betrokken bij de voorbereiding;
• Prestaties uit het verleden;
• Valse verklaring;
• Onrechtmatige beïnvloeding.
* ernstige beroepsfout: elk door kwaad opzet of bewuste nalatigheid veroorzaakt onrechtmatig gedrag dat invloed heeft op de integriteit en betrouwbaarheid van de inschrijver. Ter illustratie, opdrachtgever vindt een gedraging in strijd met de vigerende mededingingsregelgeving een ernstige fout maar ook
een fout die juridische gevolgen heeft gehad en/of negatieve gevolgen heeft gehad op publieke fondsen (geld).
Ter verificatie vraagt de opdrachtgever in elk geval de volgende bewijsstukken op:
1. Uittreksel handels- en/of beroepenregister Kamer van Koophandel, niet ouder dan 6 maanden;
2. Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA), niet ouder dan 24 maanden;
3. Verklaring Belastingdienst betaling sociale zekerheidspremies en belastingen, niet ouder dan 6 maanden.
Opdrachtgever accepteert gegevens en bescheiden uit een andere lidstaat van de Europese Unie die een gelijkwaardig doel dienen en/of waaruit blijkt dat de uitsluitingsgrond niet op de onderneming van toepassing is.
3.3 Geschiktheidseis technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid
Opdrachtgever toetst de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid aan de hand van kerncompetenties. Deze kerncompetenties komen overeen met de gewenste ervaring op essentiële punten van de opdracht. Inschrijver dient maximaal 1 referentie in per kerncompetentie.
Gevraagde kerncompetentie(s):
1. Kennis en ervaring met het uitvoeren van accountantsdiensten voor een gemeente met 75.000+ inwoners (of een samenwerkingsverband met daarin een 75.000+ gemeente) .
2. Ervaring met Accountantsdiensten voor wat betreft de certificerende functie:
o Accountantscontrole jaarrekening voor een 75.000+ gemeente;
o Interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole);
o Controle van de SISA.
3. Xxxxxx en ervaring met natuurlijke adviesfunctie gerelateerd aan de certificerende functie.
4. Kennis en ervaring met de ondersteunende functie
5. Kennis en ervaring met specifieke accountantsverklaringen (Deelverklaringen)
Aandachtspunten
1. De referenties moeten zijn uitgevoerd binnen drie jaren voorafgaande aan de sluitingsdatum voor de inschrijving.
2. Voor elke referentie vult de inschrijver de bijlage Verklaring Kerncompetenties volledig in.
3. Inschrijver mag één referentie gebruiken voor het aantonen van meerdere kerncompetenties.
4. De opdrachtgever kan referenties op juistheid controleren.
5. Als de inschrijver meer dan één referentie opgeeft per kerncompetentie, beoordeelt de opdrachtgever alleen de eerste aangegeven referentie.
NB. Het UEA (Deel IV) maakt melding van 'selectiecriteria', hiermee wordt bedoeld: 'geschiktheidseisen'.
Als een inschrijver zich beroept op de draagkracht van een derde om aan de technische of beroepsbekwaamheid te voldoen dan moet inschrijver naast het invullen van deel IIC UEA ook de ingevulde en ondertekende verklaring 'Verklaring inzet Derden' indienen. Hiermee geven inschrijver en de derde aan dat zij gezamenlijk voldoen aan de gestelde kerncompetenties en dat bij eventuele uitvoering van de opdracht daadwerkelijk kan worden beschikt over de noodzakelijke middelen van deze derde. Tevens wordt aangegeven dat de derde daadwerkelijk zal worden ingezet bij de uitvoering van de opdracht, voor zover het de onderdelen betreft waarop de bekwaamheid betrekking heeft.
Inschrijver dient het document Verklaring Kerncompetenties.docx volledig in te vullen en te uploaden in CTM bij Antwoordformulier; vragenlijst.
De Opdrachtgever kan de opgegeven referentie(s) natrekken door oftewel navraag te doen bij de desbetreffende opdrachtgever(s) of anderszins te controleren.
Bewijs van inschrijving in het beroeps- of handelsregister
Inschrijver dient een bewijs van inschrijving in het beroeps- of handelsregister met vermelding van plaats en onder welk nummer, met daarbij een organogram van de organisatie, te overleggen. Als sprake is van een concern, dient de inschrijver tevens hiervan een organogram bij te sluiten. Tevens dienen de adressen van holding- of moedermaatschappij en dochterondernemingen te worden vermeld.
Indien Inschrijver hieraan voldoet, dient hij dit aan te geven door ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring. De gevraagde bewijsstukken hoeven niet bij uw Inschrijving al ingeleverd te worden. Slechts van de Inschrijver(s) die naar verwachting voor gunning van de Opdracht in aanmerking komt, kan dit achteraf worden gevraagd.
Vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM).
Inschrijver verklaart te beschikken over een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) inzake het verrichten van Wettelijke controles bij niet-OOB’s (Organisaties van Openbaar Belang).
3.4 Bedrijfs-/Beroepsaansprakelijkheid
Inschrijver moet gedurende de opdracht verzekerd zijn tegen beroepsaansprakelijkheid, waaruit naar het oordeel van Opdrachtgever blijkt dat Inschrijver op adequate wijze tegen civiele aansprakelijkheid verzekerd is.
Inschrijver kan bij zijn inschrijving volstaan met het indienen van het UEA. Inschrijver geeft daarmee aan dat hij hieraan voldoet en dat hij bewijsstukken/verklaringen binnen 7 kalenderdagen op verzoek van opdrachtgever zal verstrekken. Indien inschrijver nog niet (voldoende) is verzekerd dan dient hij dit te vermelden in deel V van het Uniform Europees aanbestedingsdocument (UEA).
Ter verificatie vraagt de opdrachtgever in elk geval het volgende bewijs op:
• een kopie polis of een gecertificeerde verklaring van de verzekeraar van inschrijver waaruit blijkt dat inschrijver aan de gestelde eis voldoet of na gunning kan voldoen. Indien een concernpolis wordt ingediend moet duidelijk zijn dat Inschrijver is meeverzekerd.
Combinatie
Indien inschrijver een combinatie is, dienen alle leden van de combinatie bewijs te overleggen. De dekking van de combinatie dient in zijn totaliteit ten minste het hierboven vereiste bedrag per gebeurtenis te bedragen.
3.5 Verklaringen
Voor de in te dienen verklaringen geldt indien van toepassing het volgende.
Holdingverklaring
Inschrijver dient een rechtsgeldig ondertekende holdingverklaring in als hij onderdeel is van een holding en beroep doet op de draagkracht van de holding.
Combinatie
Ieder lid van de combinatie dient bij inschrijving een rechtsgeldig ondertekende verklaring in te dienen, waarin de leden van de combinatie verklaren dat zij gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de nakoming van de te gunnen opdracht.
Inzet derden
Als inschrijver beroep doet op de draagkracht van een derde(n) moet hij bij inschrijving zowel inhoudelijk als contractueel aantonen daadwerkelijk te kunnen beschikken over de kennis en kunde van deze derde(n). De inschrijver dient een door hem en de derde rechtsgeldig ondertekende 'Verklaring inzet Derden'' in.
Machtiging
Als er een machtiging is gegeven om te ondertekenen moet de inschrijver deze machtiging toevoegen. Degene die de machtiging geeft moet in dat geval ook ondertekeningsbevoegd zijn. Dit moet blijken uit het uittreksel uit het handelsregister .
In CTM staan de betreffende verklaringen bij Download documenten. Indien van toepassing dient inschrijver deze te downloaden, te ondertekenen en weer te uploaden in CTM bij Antwoordformulier; vragenlijst. Voor de machtiging is er geen format voorgeschreven.
4 Beoordelingsprocedure, gunningssystematiek en gunningscriteria
4.1 Beschrijving van de beoordelingsprocedure
Beoordelingsprocedure
De beoordelingsprocedure start na opening van de Inschrijvingen. Een beoordelingsteam verricht de beoordelingen van de Inschrijvingen als volgt:
Stap 1: volledigheid Inschrijving
Er wordt bekeken of de Inschrijving volgens de procedure is aangeleverd en of alle gevraagde informatie is bijgevoegd.
Stap 2: vaststellen geschiktheid Inschrijver
Aan de hand van de gevraagde bijlagen wordt beoordeeld of de gestelde uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn en of de Inschrijver voldoet aan alle geschiktheidseisen. Een Inschrijver die niet aan alle gestelde criteria voldoet, wordt uitgesloten. Ook wanneer de in de bijlagen genoemde bij te voegen documenten niet kunnen worden overlegd, kan de Inschrijving terzijde worden gelegd.
Stap 3: verklaring omtrent rechtmatigheid
Voordat wordt overgegaan tot het beoordelen van eisen en wensen wordt vastgesteld of de verklaring omtrent rechtmatigheid is toegevoegd en ondertekend. Een Inschrijver die niet aan alle gestelde criteria voldoet, wordt uitgesloten.
Stap 4: beoordeling van het Programma van Eisen
In deze fase wordt aan de hand van het Programma van Eisen beoordeeld of de Inschrijver onvoorwaardelijk aan alle eisen voldoet. Een Inschrijver die niet (onvoorwaardelijk) aan alle gestelde eisen voldoet, wordt uitgesloten.
Stap 5: beoordeling van de gunningscriteria
Vervolgens worden de onderdelen all-in totaalprijs en de antwoorden op de kwalitatieve gunningscriteria van de verschillende Inschrijvers ten opzichte van elkaar beoordeeld.
Stap 6: beoordeling casus/presentatie
Wanneer partijen voldoende punten scoren bij stap 5 om vervolgens in aanmerking te komen voor het verkrijgen van de opdracht, zullen zij worden uitgenodigd voor de casus/presentatie. Wanneer partijen conform score niet in aanmerking komen voor het geven van de casus/presentatie is het aan de partij om vervolgens aan te geven of men deze casus/presentatie wil geven ook al zou een maximale score voor de casus/presentatie niet leiden tot gunning.
De stappen van het beoordelingsproces kunnen parallel worden doorlopen.
4.2 Uitsluiting
Inschrijvers, die niet voldoen aan alle gestelde eisen (genoemd in stap 1 tot en met 4), worden uitgesloten voor de verdere beoordeling van de Inschrijving op de gunningscriteria.
4.3 Eisen
Uw inschrijving dient te voldoen aan alle eisen zoals opgenomen in deze uitnodiging tot
inschrijving accountantsdiensten. Bij het niet akkoord gaan met een of meer van de gestelde eisen – waaronder tevens verstaan wordt het gedeeltelijk en/of onder voorwaarden akkoord gaan met een of meer van de gestelde eisen – leidt tot terzijde legging van de inschrijving en uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.
4.4 Gunningscriteria en wijze van beoordelen
Beoordeling zal plaatsvinden op basis van de vanuit het oogpunt van Opdrachtgever de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), gelet op onderstaande gunningscriteria.
• Prijs 30 %
• Kwaliteit 70 %
Weging Gunningscriteria:
Tussen de Kwaliteit en de All-in totaalprijs hanteert Opdrachtgever een weging. In onderstaande tabel is weergegeven welke criteria worden gehanteerd en wat de bijhorende weegfactor is.
Omschrijving Kwaliteit | Weegfactor | Max. Beoordelings- cijfer | Max. score (punten) | Totaal. punten |
G.2.1 Controleaanpak | 15 % | 10 | 150 | 1000 |
G.2.2 Controleteam | 15 % | 10 | 150 | |
G.2.3 Xxxxxxxxxxxxxxxx | 00 % | 10 | 100 | |
G.2.4 Duurzaamheid | 5% | 10 | 50 | |
G.2.5 Presentatie/casus | 25 % | 10 | 250 | |
Prijs | 30 % | n.v.t. | 300 |
Eindbeoordeling
De totaalscore van de gehele Inschrijving wordt berekend door optelling van alle scores op de kwaliteit en de score op de All-in totaalprijs. De behaalde totaalscore van de gehele Inschrijving op kwaliteit en de All-in totaalprijs tezamen wordt afgerond op twee (2) decimalen achter de komma. Deze op twee decimalen afgeronde totaalscore is de score die een Inschrijver heeft behaald voor zijn Inschrijving en die aangeeft op welke plaats hij is geëindigd. Inschrijver met de hoogste totaalscore heeft daarmee de economisch meest voordelige Inschrijving gedaan. Op grond daarvan zal hij in aanmerking komen voor voorlopige gunning.
Er wordt een overeenkomst aangegaan met de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan
Op de volgende wijze worden punten toegekend:
De beoordeling van de Inschrijving(en) zal bij het gunningcriterium kwaliteit op kwalitatieve wijze plaatsvinden. Deze kwalitatieve beoordeling werkt als volgt:
1. De beoordeling wordt deels gedaan door een ambtelijke beoordelingscommissie en deels door een politieke beoordelingscommissie, bestaande uit de (vier) leden van de auditcommissie.
2. De leden van de ambtelijke beoordelingscommissie beoordelen gunningscriteria G.2.1 t/m
G.2.4. De leden van de politieke beoordelingscommissie beoordelen gunningscriterium G.2.5.
3. Ieder lid van de ambtelijke beoordelingscommissie beoordeelt nadat hij/zij elk van de inschrijvingen onderling heeft vergeleken, vanuit zijn/haar deskundigheid, de elementen van een criterium in samenhang en kent individueel per gunningcriteria een (voorlopige) score toe aan de inschrijving(en).
4. De beoordeling door de ambtelijke commissieleden omvat specifieke en algemene aspecten. De specifieke aspecten worden genoemd bij de gunningscriteria (wensen) zoals deze zijn opgenomen in hoofdstuk 5 ‘Programma van eisen en beschrijving gunningscriteria’. De algemene aspecten zijn:
a. De mate waarin beschreven voornemens SMART beschreven zijn. Onder SMART wordt verstaan: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en Tijdsgebonden;
b. De helderheid en eenduidigheid van de door Inschrijvers gemaakte keuzes en de motivering / onderbouwing daarvan;
c. De samenhang met andere relevante aspecten uit het Beschrijvend document.
5. De leden van de ambtelijke beoordelingscommissie motiveren in een plenair overleg de door hen toegekende scores. Op basis van deze discussie zal de beoordelingscommissie als geheel in consensus een definitieve score toekennen voor het betreffende gunningcriterium;
6. Deze definitieve score wordt apart gedocumenteerd waarbij per gunningcriterium per inschrijver de positieve en minder positieve kenmerken en het eindoordeel wordt weergegeven.
7. De eindscore van gunningscriteria G.2.1 t/m G.2.4 is de optelling van de gerealiseerde scores.
8. De inschrijvers worden uitgenodigd een presentatie van een casus voor te bereiden (zie beschrijving bij stap 6 beoordelingsprocedure). De data voor presentaties is onder paragraaf
2.1 weergegeven. Hiervoor volgt separaat een uitnodiging.
9. De beoordeling van de presentatie zal geschieden door de politieke beoordelingscommissie, zoals opgegeven bij het beoordelingskader in gunningscriterium G.2.5. De leden van de politieke beoordelingscommissie motiveren in een plenair overleg de door hen toegekende scores. Op basis van deze discussie zal de beoordelingscommissie als geheel in consensus een definitieve score toekennen voor het betreffende gunningcriterium;
Deze definitieve score wordt apart gedocumenteerd waarbij het gunningcriterium per inschrijver de positieve en minder positieve kenmerken en zal Inschrijver in voorkomende gevallen volledige medewerking verlenen aan de verificatie.
10. De beoordeling van de ambtelijke en politieke beoordelingscommissies worden vervolgens samengevoegd, waarna wordt gegund aan Inschrijver met de hoogste totale eindscore.
4.5 Verificatie
Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om een verificatiebezoek/verificatiegesprek (hierna: verificatie) af te leggen. Dit houdt in dat Opdrachtgever in de praktijk kan verifiëren of de Inschrijving(en) aan het gestelde in het Programma van Eisen en/of Wensen voldoen. Dit kan op locatie van Inschrijver zijn of op locatie bij een van de klanten van Inschrijver, waar de (functionele) eisen uit het Programma van Eisen en/of Wensen in de praktijk zullen worden geverifieerd. Door het indienen van een Inschrijving gaat Inschrijver akkoord met de verificatie en dient ook volledig hieraan mee te werken.
Wanneer hieruit blijkt dat de Inschrijving niet voldoet aan het Programma van Xxxxx en/of Wensen, dan wordt de Inschrijving van desbetreffende Inschrijver alsnog terzijde gelegd en uitgesloten van de aanbestedingsprocedure.
Ook bestaat de mogelijkheid om de scores van de Wensen aan te passen als de bevindingen uit de verificatie daartoe aanleiding geven.
Indien een verificatie plaatsvindt, zal niet eerder dan na afronding hiervan de Xxxxxxxxxxxxxxxxxx bekend worden gemaakt.
4.6 Gunningsbeslissing
De Inschrijver met de vanuit het oogpunt van de Opdrachtgever meest voordelige inschrijving (EMVI) zal in aanmerking komen voor de uiteindelijke gunning van de Opdracht. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om bij deze partij bewijsmiddelen op te vragen.
Uitvoering van de aanbesteding, voorgenomen en definitieve gunning en contractering vindt plaats binnen de kaders, die zijn vermeld in het Beschrijvend document.
5 Programma van eisen en beschrijving gunningscriteria
Alleen Inschrijvers die voldoen aan alle gestelde geschiktheidscriteria zijn gekwalificeerd voor de verdere beoordeling van de navolgende criteria.
5.1 Programma van eisen
De uit te voeren werkzaamheden, als ook het eisenpakket voor accountantsdienstverlening, zijn in de bijlage ‘Conformiteiten en eisen’ opgenomen. Het niet voldoen aan de gestelde criteria betekent uitsluiting van verdere beoordeling.
5.2 Gunningscriteria
5.2.1 Weging gunningscriteria
Zoals in paragraaf 4.4 opgenomen worden de gunningscriteria prijs en kwaliteit als volgt gewogen bij de beoordeling:
Omschrijving Kwaliteit | Weegfactor | Max. Beoordelings- cijfer | Max. score (punten) | Totaal. punten |
G.2.1 Controleaanpak | 15 % | 10 | 150 | 1000 |
G.2.2 Controleteam | 15 % | 10 | 150 | |
G.2.3 Xxxxxxxxxxxxxxxx | 00 % | 10 | 100 | |
G.2.4 Duurzaamheid | 5% | 10 | 50 | |
G.2.5 Presentatie/casus | 25 % | 10 | 250 | |
Prijs | 30 % | n.v.t. | 300 |
5.2.2 All-in Totaalprijs
Er zijn maximaal 300 punten te behalen voor het onderdeel Prijs. Opdrachtgever vraagt één (1) all-in totaalprijs en u dient uw all-in totaalprijs in bijlage ‘Gunningscriterium prijs (prijzenformat)’ in te vullen.
Toelichting prijs
Opdrachtgever wil één (1) all-in totaalprijs. Dit is een vaste jaarprijs, voor de dienstverlening zoals beschreven in § 1.4.
Uw prijsaanbieding ziet er als volgt uit:
Één all-in totaalprijs conform de uitgevraagde dienstverlening zoals in § 1.4 is aangegeven, exclusief BTW, per jaar.
De all-in totaalprijs is gebaseerd op de huidige stand van zaken van de administratieve organisatie / interne beheersing binnen de gemeente Zwolle alsmede de werking daarvan in de praktijk zoals is omschreven in § 1.4 en in bijlage ‘Verbijzonderde Interne Controlle (VIC). Het niet bekend zijn met de situatie bij de gemeente Zwolle kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening.
Om aan de voorkant richting te geven aan kwesties inzake meer- of minderwerk wordt een inhoudelijk
onderscheid gemaakt naar categorieën, namelijk:
• eigen beleidskeuzes; indien keuzes van de Opdrachtgever leiden tot wijziging van het controleobject en of -aanpak dan vormen deze wijzigingen een aanleiding om in overleg te treden over meer- of minderwerk;
• normenkader rechtmatigheid; indien wijzigingen optreden in het normenkader als gevolg van landelijke of lokale wet en regelgeving die leiden tot wijziging van het controleobject en of - aanpak dan vormen deze wijzigingen een aanleiding om in overleg te treden over meer- of minderwerk;
• overige wijzigingen; indien het wijzigingen betreffen die niet tot de eigen beleidskeuzes dan wel het normenkader rechtmatigheid gerekend kunnen worden, dan vormen deze wijzigingen geen aanleiding om in overleg te treden inzake meer- of minderwerk; deze wijzigingen komen voor rekening van de Ondernemer.
Alleen de Directeur Financiën van de Opdrachtgever en de Controleleider van de Opdrachtnemer treden hierover in overleg en komen tot gezamenlijke overeenstemming voordat de factuur wordt verzonden. De budgethouder accountantskosten (de raadsgriffier) wordt van dit overleg op de hoogte gehouden.
5.2.3 Kwaliteit
Er zijn maximaal 700 punten te behalen voor het onderdeel Kwaliteit. Opgave dient te geschieden volgens bijlage ‘Gunningscriterium Kwaliteit’.
De beschrijvingen ten behoeve van de gunningscriteria dient inschrijver te uploaden in CTM bij
Antwoordformulier.
De inschrijver dient bij de beantwoording van de onderstaande onderdelen beknopt, maar duidelijk inzicht te geven hoe zij invulling geeft aan de verschillende onderwerpen. Per gunningscriterium is aangegeven hoeveel pagina’s voor de beantwoording maximaal is toegestaan. (Lettertype Arial, lettergrootte 10 pt). In de beantwoording dient rekening gehouden te worden met de door de gemeente gestelde eisen. De inschrijver dient zich tijdens de uitvoering van het contract te houden aan de voorgestelde werkwijze.
De beoordeling op Kwaliteit is onderverdeeld in de vijf navolgende onderdelen: G.2.1 Controleaanpak
De inrichting van de (interim)controle(s) om tot een deugdelijke grondslag/ beoordeling te komen,
wordt door de inschrijver zelf bepaald.
Vraag:
De Inschrijver dient door middel van een beschrijving (maximaal 3 A4)beknopt, maar duidelijk inzicht te geven in zijn controleaanpak en de doorlooptijd die gehanteerd wordt in de gemeente Zwolle waarbij onder andere aandacht besteed wordt aan de onderwerpen grondexploitatie, risicomanagement, sociaal domein en inkoop/aanbestedingen.
Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen:
• Tijdsplanning van uw controles en in bijzonder die ten behoeve van de certificerende functie.
• De wijze waarop de samenwerking met de ambtelijke en bestuurlijke organisatie (raad en college) wordt vormgegeven.
• De eisen en wensen die u ten aanzien van het interne controlesysteem heeft.
• De wijze waarop het gemeentelijk interne controle systeem, de Verbijzonderde Interne Controle (VIC), in uw controle wordt betrokken en de functie die het daarmee in uw controle vervult.
• De wijze waarop u invulling geeft aan de gegevensuitwisseling.
• Uw visie op de (praktische) aanpak van de beoordeling van grondexploitatie, risicomanagement, sociaal domein en inkoop/aanbestedingen
G.2.2 Controleteam
Kwaliteit en continuïteit zijn bij de samenstelling van het controleteam tijdens de looptijd van de eventuele overeenkomst van groot belang. Het aantal personeelswisselingen moet tot een minimum beperkt blijven, waarbij de kwaliteit/ervaring van eventuele nieuwe medewerkers van hetzelfde niveau zal zijn en er intern sprake zal zijn van de benodigde kennisoverdracht.
Vraag:
De inschrijver dient beknopt, maar duidelijk inzicht te geven (maximaal 2 A4) in het volgende:
1. Hoe wordt er voor zorg gedragen dat de samenstelling van het team zodanig is dat de voor een adequate dienstverlening benodigde specialismen in het controleteam vertegenwoordigd zijn?
2. Op welke wijze wordt de continuïteit binnen het controleteam gewaarborgd?
3. Hoe is de inzetverdeling van werkzaamheden binnen het team georganiseerd?
4. Wat zijn de competentieprofielen van de in te zetten personen van het controleteam? (Inschrijver dient voor beantwoording van deze vraag de competentieprofielen (compleet ingevuld) bij de Inschrijving toe te voegen, inclusief de CV’s.
Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen:
• De kwaliteit van de waarborgen die de onafhankelijkheid dient te verzekeren en de mate waarin dit bijdraagt aan de identiteit van de bedrijfsvoering door uw organisatie.
• De reikwijdte en diepgang van de deskundigheidsbevordering, in de zin dat er al dan niet meer dan de verplichting ten aanzien van het vak aan deskundigheid wordt bevorderd. Uw visie over de rolverdeling binnen het controleteam.
• De in het team aanwezige ervaring en kennis, vakinhoudelijk en politiek bestuurlijk.
• De kwaliteit van de waarborgen aangaande continuïteit binnen het controleteam met het oog op verloop en kennisoverdracht bij vervanging.
G.2.3 Adviespotentieel
Met dit gunningscriterium wordt de kwaliteit van het adviespotentieel voor de natuurlijke adviesfunctie beoordeeld.
Vraag:
De inschrijver dient beknopt, maar duidelijk inzicht te geven (maximaal 2 A4) in het volgende:
• Wat verstaat inschrijver onder de natuurlijke adviesfunctie?
• Op welke wijze kan de uitoefening van de natuurlijke adviesfunctie toegevoegde waarde hebben voor de gemeente Zwolle, op zowel ambtelijk als bestuurlijk (college/raad) niveau?
• Hoe wordt de ambtelijke organisatie en het bestuur op de hoogte gehouden van relevante maatschappelijke en financiële ontwikkelingen?
• In welke mate maakt de natuurlijke adviesfunctie (blijkens uit een urenspecificatie) onderdeel uit van de geoffreerde dienstverlening?
• Hoe wordt de communicatie inzake de natuurlijke adviesfunctie vormgegeven?
Bij de beoordeling wordt in ieder geval gelet op de volgende elementen:
• De ervaring en zichtbaarheid binnen de publieke sector;
• De mate van concreetheid van de toegevoegde waarde;
• De concrete invulling van de natuurlijke adviesfunctie;
• De concrete invulling van de communicatie.
G.2.4 Duurzaamheid
De gemeente Zwolle heeft Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Inkopen en Duurzaamheidsbeleid hoog in het vaandel staan en hecht er waarde aan dat Inschrijver een MVOI/duurzaamheidsbeleid hanteert. Hierbij valt te denken aan zaken op het gebied van
energiebesparing, duurzame opwek, circulariteit, eerlijke handel en goede arbeidsomstandigheden in de gehele keten.
Vraag:
De inschrijver dient beknopt, maar duidelijk inzicht te geven (maximaal 1A4) in het volgende:
• Welke maatregelen, gerelateerd aan deze opdracht, zijn door Inschrijver al getroffen?
• Welke maatregelen is Inschrijver voornemens de komende jaren door te voeren?
Bij de beoordeling wordt in ieder geval gelet op het volgende element:
• De wijze waarop door inschrijver concreet invulling gegeven wordt aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Duurzaamheid.
G.2.5 Presentatie/casus
Op 11 september 2020 worden Inschrijvers, die na beoordeling van de gunningscriteria G.2.1 t/m G.2.4 en prijs, nog redelijkerwijs in aanmerking kunnen komen voor gunning, in de gelegenheid gesteld een presentatie te geven voor leden van de beoordelingscommissie. Hiervoor zal 30 minuten vóór aanvang van de presentatie een casus worden overhandigd. Het tijdstip van de presentatie wordt u tijdig per e- mail meegedeeld.
Voor de presentatie is 60 minuten gereserveerd, opgebouwd als volgt:
a. 5 minuten voor een korte introductie;
b. 30 minuten voor presentatie casus;
c. 25 minuten voor vragen van de beoordelingscommissie n.a.v. presentatie en de kwalitatieve inschrijving. Eventuele nadere toelichting op inschrijving door Inschrijver.
De presentatie dient verzorgd te worden door de partner en de controleleider die de werkzaamheden binnen de gemeente Zwolle zal leiden.
Bij de integrale beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen:
• Mate van helderheid, beknoptheid, kordaatheid, accuraatheid en volledigheid van de presentatie.
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Inlevingsvermogen en overtuigingskracht.
• De mate waarin begrijpelijk gesproken wordt voor de beoordelingscommissie.
• De wijze waarop invulling wordt gegeven aan de casus.
• Het samenspel en de rolverdeling tussen de partner en de controleleider.
• De mate waarin presentatie de ingediende Inschrijving ondersteunt danwel ontkracht.
De locatie van de presentatie is:
Stadhuis, Xxxxx Xxxxxxxxx 00 xx Xxxxxx.
Datum | Vrijdag 11-09-2020 tussen 09.00 – 17.00 uur De exacte presentatietijd zal bij de uitnodiging tot presentatie worden aangegeven. U dient reeds rekening te houden met de opgegeven datum. |
Locatie | Stadhuis Zwolle, Xxxxx Xxxxxxxxx 00 0000 XX Xxxxxx |
Volgorde | Indien meerdere Inschrijvers uitgenodigd worden voor het geven van een presentatie, zal de volgorde van Inschrijvers geschieden in willekeurige volgorde. |
De gemeente Zwolle draagt zorg voor presentatiebenodigdheden. Uitleg van dit gunningscriterium in het kort:
Faciliteiten | Presentatiehulpmiddelen zoals beamer, laptop en presentatiescherm worden verzorgd door de Opdrachtgever. Overige wensen met betrekking tot presentatiehulpmiddelen dienen vooraf met Opdrachtgever worden afgestemd. |
Duur | Voor de presentatie (inclusief vragen) wordt maximaal 60 minuten uitgetrokken. Er is geen gelegenheid voor uitloop. |
Aanwezigen Opdrachtgever | Van de kant van de Opdrachtgever zijn aanwezig: • de vier leden van de auditcommissie (de politieke beoordelingscommissie) en de ambtelijk secretaris van de auditcommissie. • De twee vaste adviseurs van de auditcommissie (Directeur Financiën en Coördinator Beleidscyclus) • Eén medewerker van het Shared Service Centrum (SSC-ONS) team Inkoop. |
Aanwezigen Inschrijver | Het aantal deelnemers aan de kant van Inschrijver is maximaal twee personen: de beoogd partner en de beoogd controleleider. |
Beoordeling | Beoordeling vindt plaats door de beoordelingscommissie. |
5.3 Beoordeling gunningscriteria
5.3.1 All-in Totaalprijs
Voor het onderdeel “all-in totaalprijs” geldt dat de Inschrijver met de laagste all-in totaalprijs, exclusief BTW, de maximale score krijgt. De aangeboden all-in totaalprijs, is een vaste jaarprijs.
De score voor de all-in totaalprijs wordt berekend middels een formule. Het maximum aantal punten te behalen voor de all-in totaalprijs bedraagt 300. Aan de Inschrijving met de laagste all-in totaalprijs wordt het maximum aantal te behalen punten toegekend. De score voor de all-in totaalprijs van alle overige Inschrijvingen wordt berekend volgens de volgende formule:
Score = (LP/AP) * 300
LP = laagste all-in totaalprijs per jaar
AP = aangeboden all-in totaalprijs per jaar
Herberekening score prijs:
Indien om welke reden(en) dan ook de Inschrijving hoogst in de rangorde komt te vervallen danwel alsnog van mededinging wordt uitgesloten, dan zal een herberekening plaatsvinden op grond van de all-in totaalprijs die alsdan als laagste dient te worden aangemerkt.
Inschrijver dient het prijzenblad ‘Gunningscriterium Prijs (prijzenformat) geheel in te vullen en te uploaden in CTM bij Antwoordformulier.
Dit prijzenblad dient rechtsgeldig ondertekend te worden. De ondertekenaar dient blijkens het handelsregister bevoegd te zijn de inschrijver te vertegenwoordigen of gevolmachtigde.
Tevens dient inschrijver de All-in prijs van het prijzenformat in te vullen bij Online prijs/ tarief van CTM. Het bedrag dient exact over te komen met de prijs zoals vermeld in de online Prijslijst van CTM. In het geval de bedragen niet overeenkomen, is het bedrag zoals vermeld op prijzenblad ‘Gunningscriterium prijs (prijzenformat)’ leidend voor het berekenen van de beste PKV. Zonder een volledig ingevuld prijzenblad en de ingevulde online prijslijst van CTM komt uw inschrijving niet voor verdere beoordeling in aanmerking.
Voor de prijs geldt:
• In de inschrijving op te nemen prijzen worden uitgedrukt in euro's en zijn exclusief BTW;
• De prijzen zijn vast tot 1 januari 2024 ;
• Indexering conform concept overeenkomst 5.2;
5.3.2 Kwaliteit (G.2.1. t/m G.2.4)
Voor de beoordeling van de Kwaliteit (m.u.v. de presentatie), wordt door het beoordelingsteam een meetinstrument gehanteerd dat gebruik maakt van beoordelingscijfers. Onderstaande uitleg (score omschrijving) geeft een opsomming weer van de beoordelingscijfers. Deze opsomming is uitputtend – uitsluitend deze genoemde hele getallen kunnen worden toegekend.
Score Omschrijving
10 Uitstekend | Naar het oordeel van het beoordelingsteam heeft Inschrijver een inhoudelijk relevant, toepasselijk en uitstekend antwoord gegeven dat volledig is gebaseerd op de uitgangspunten van deze Offerteaanvraag, de Offerteaanvraag documenten en de gevraagde dienstverlening. Alle elementen en aspecten van het betreffende gunningcriterium zijn volledig uitgewerkt en inhoudelijk uitstekend en aansprekend beantwoord. Er worden inhoudelijke specifieke relevante bijzonderheden aangeboden die volledig aansluiten bij de eis en wens van Opdrachtgever. |
8 Goed | Naar het oordeel van het beoordelingsteam heeft Inschrijver een inhoudelijk relevant, toepasselijk en goed antwoord gegeven dat is gebaseerd op de uitgangspunten van deze Offerteaanvraag, de offerteaanvraag documenten en de gevraagde dienstverlening. Alle gevraagde elementen zijn volledig uitgewerkt en inhoudelijk goed beantwoord |
5 Voldoende | Naar het oordeel van het beoordelingsteam heeft Inschrijver een inhoudelijk relevant, toepasselijk en voldoende antwoord gegeven dat is gebaseerd op de uitgangspunten van deze Offerteaanvraag, de offerteaanvraag documenten, de gevraagde dienstverlening en Opdrachtgever. Alle gevraagde elementen zijn uitgewerkt en beantwoord. |
3 Matig | Naar het oordeel van het beoordelingsteam gaat Inschrijver slechts ten dele of beperkt inhoudelijk relevant in op de gevraagde elementen en aspecten en/of heeft ten dele geen of slechts beperkt rekening gehouden met de uitgangspunten van deze Offerteaanvraag, de offerteaanvraag documenten en de gevraagde dienstverlening en/of sluit ten dele of maar beperkt aan bij de eis en wens van Opdrachtgever |
1 Slecht | Naar het oordeel van het beoordelingsteam gaat Inschrijver zeer beperkt inhoudelijk relevant in op de gevraagde elementen en aspecten en/of heeft slechts zeer beperkt rekening gehouden met de uitgangspunten van deze Offerteaanvraag, de offerteaanvraag documenten en de gevraagde dienstverlening en/of sluit zeer beperkt aan bij de wens van Opdrachtgever, dan wel Inschrijver geeft naar het oordeel van het beoordelingsteam geen inhoudelijk antwoord op de vraag |
0 Geen opgave | Er wordt in het geheel geen antwoord gegeven |
5.3.3 Presentatie (G.2.5)
Voor de beoordeling van de kwaliteit van de presentatie, wordt door het beoordelingsteam een meetinstrument gehanteerd dat gebruik maakt van beoordelingscijfers. Onderstaande uitleg (score omschrijving) geeft een opsomming weer van de beoordelingscijfers. Deze opsomming is uitputtend – uitsluitend deze genoemde hele getallen kunnen worden toegekend. Er wordt één score voor de totale presentatie gegeven.
Cijfer | Omschrijving | Toelichting | Punten |
10 | Onderscheidend | Voegt beduidend extra waarde toe aan het criterium. Er is sprake van positief onderscheidend vermogen . | 250 |
8 | Meerwaarde | Dekt het criterium af, voldoet aan de verwachtingen en biedt op onderdelen meerwaarde. | 200 |
5 | Overeenstemmend | Dekt het criterium af en voldoet aan de verwachtingen. | 150 |
3 | Matig overeenstemmend | Enkele elementen ontbreken/schieten te kort. De wijze van invulling is niet overtuigend en/of laat openingen over. | 100 |
0 | Ontbreekt /Niet overeenstemmend | De informatie ontbreekt, of de informatie is inhoudelijk niet relevant en voldoet niet aan het criterium. | 0 |
6 Programma van eisen
6.1 Eisen
De uit te voeren werkzaamheden, als ook het eisenpakket voor accountantsdienstverlening, zijn in de bijlage ‘Conformiteiten en eisen’ opgenomen. Het niet voldoen aan de gestelde criteria betekent uitsluiting van verdere beoordeling.
6.2 Social Return on Investment
De gemeente Zwolle hecht waarde aan een inclusieve arbeidsmarkt, waarbij iedereen participeert naar vermogen. De gemeente Zwolle heeft besloten om in deze aanbesteding Social Return on Investment, kortweg Social Return, als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde op te nemen. De aanbieder verplicht zich om bij gunning om tenminste 5% van de gefactureerde opdrachtsom aan te wenden voor Social Return activiteiten. Voor de bepaling van het gerealiseerde percentage worden ook de activiteiten die worden gerealiseerd in de opdracht bij onderaannemers of Opdrachtnemers.
Voor een nadere toelichting inzake Social Return verwijzen wij u naar de bijlage ‘Toelichting Social Return’.
Meer informatie over Social return on Investment is te vinden op de volgende website: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx-xx-xxxxxxxxxx-xxxx/