ADDENDUM BIJ DE OVEREENKOMST VAN ZELFSTANDIGE DIENSTVERLENING VOOR SOCIAAL TOLKEN EN VERTALERS
ADDENDUM BIJ DE OVEREENKOMST VAN ZELFSTANDIGE DIENSTVERLENING VOOR SOCIAAL TOLKEN EN VERTALERS
Dit addendum (het “Addendum”) wordt afgesloten:
TUSSEN:
het extern verzelfstandigd Agentschap Integratie en Inburgering, een privaatrechtelijke stichting met statutaire zetel te Tour & Taxis – Koninklijk Pakhuis, Xxxxxxxxx 00X, xxx 000, 0000 Xxxxxxx, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0543.307.391 (RPR Brussel);
rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxxxxxx Xxxxxx, waarnemend algemeen directeur en Xxxxx Xxxxxxxx, zakelijk directeur;
hierna het “Agentschap” genoemd;
EN:
IN GEVAL DE TOLK/VERTALER EEN RECHTSPERSOON IS:
1) [NAAM VENNOOTSCHAP],…………………………………………………………………………………………………………
met maatschappelijke zetel [ADRES],
ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer [NUMMER] …………………………………………………………………………………..
(RPR [PLAATS] ,
afdeling [PLAATS] );
rechtsgeldig vertegenwoordigd door
[NAAM] ,
[FUNCTIE] ;
hierna de “Tolk/Vertaler” genoemd. OF
IN GEVAL DE TOLK/VERTALER EEN NATUURLIJKE PERSOON IS:
[NAAM] ,
[VOORNAAM] ,
met woonplaats te [ADRES] ;
hierna de “Tolk/Vertaler” genoemd.
Het Agentschap en de Tolk/Vertaler worden hierna individueel een “Partij” en gezamenlijk de “Partijen” genoemd.
Pagina 1 van 6
(A) Partijen hebben op [DATUM]……/…../… een overeenkomst van zelfstandige dienstverlening
voor sociaal tolken en vertalers getekend (de “Dienstverleningsovereenkomst”).
(B) In uitvoering van artikel 15.1 van de Dienstverleningsovereenkomst wensen de Partijen middels dit Addendum de diensten, tarifering en facturatie voor het Agentschap te verduidelijken en in detail uiteen te zetten.
(C) Dit bepalingen in dit Addendum maken integraal deel uit van de Dienstverleningsovereenkomst.
WORDT OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:
Artikel 1 - Aanmelding en registratie Webportaal
1.1. Partijen erkennen dat iedere Tolk/Vertaler die een Dienstverleningsovereenkomst afsluit met het Agentschap toegang krijgt tot het webportaal: xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx (het “Webportaal”) waarop de Tolk/Vertaler kan inloggen na activering van zijn/haar account.
1.2. Het Webportaal is het kanaal voor:
• Opvolging aangeboden opdrachten. Het webportaal bevat m.b.t. de opdrachten in behandeling steeds de meest up-to-date informatie.
• Publicatie bestelbonnen (met detail van de aanvragen op basis van de geregistreerde gegevens);
• Opladen prestatiefiches ter verantwoording van de facturatie;
• Validatie van de prestaties;
• Communicatie tussen de Tolk/Vertaler en het Agentschap.
1.3. De tolk/vertaler wordt geïnformeerd over alle ontwikkelingen op vlak van webportaal en registratiesoftware die de werkwijze beïnvloeden.
Artikel 2 – Validering van geleverde tolkprestaties
Tolkprestaties kunnen niet worden uitbetaald zonder validering ervan.
2.1. Opdrachten tolken ter plaatse
1) Bij de bevestiging van een tolkopdracht ter plaatse die door de Tolk werd aanvaard, wordt een prestatiefiche meegestuurd met alle data betreffende de aangevraagde opdracht. De Tolk neemt deze prestatiefiche mee naar de opdracht en legt deze nadat de opdracht werd volbracht voor aan de voorziening.
Pagina 2 van 6
2) De voorziening vult op deze prestatiefiche volgende gegevens in:
a. Uur aankomst van de Tolk;
b. Begintijd opdracht;
c. Eindtijd opdracht;
d. Eventuele bemerkingen.
3) Tolk en voorziening ondertekenen samen de ingevulde prestatiefiche.
4) De Tolk neemt de prestatiefiche mee om, na het invullen van het aantal effectief gereden km, op te laden in het Webportaal ter verantwoording van zijn/haar factuur. De prestatiefiches van de opdrachten ter plaatse worden opgeladen uiterlijk 7 dagen na afloop van de maand waarin de opdracht plaats vond.
5) Indien de voorziening ook een exemplaar van de prestatiefiche wenst bij te houden wordt de fiche hetzij in tweevoud ingevuld en ondertekend, hetzij na ondertekening gekopieerd door de Voorziening.
De Dienstverlener voorziet in de verdere ontwikkeling van webportaal en registratiesoftware de mogelijkheid tot digitale validatie van de uitgevoerde opdrachten door de Voorziening. De Tolk zal tijdig over deze ontwikkelingen en de nieuwe werkwijze die hieruit volgt worden geïnformeerd.
2.2. Telefoontolken
De duurtijd van het tolkgesprek wordt geregistreerd middels op maat ontwikkelde software. De registratie begint te lopen zodra de voorziening en de Tolk met elkaar in verbinding worden gebracht en eindigt wanneer de voorziening inhaakt.
De Xxxx noteert zelf voor elke gevoerd tolkgesprek de naam van de Voorziening waarvoor wordt getolkt, beginuur opdracht en einduur opdracht zodat ingeval technische storingen correctie van de niet of onvolledige gegevens mogelijk is.
Partijen erkennen dat de effectieve vergoeding wordt berekend volgens de algemene principes van de Dienstverleningsovereenkomst en het afsprakenkader.
3.1 Partijen gaan akkoord dat de afrekening van de vergoeding van de Tolk/Vertaler maandelijks gebeurt op basis van de door het registratiesysteem in het Webportaal gegenereerde bestelbonnen. Bemerkingen m.b.t. geregistreerde gegevens worden per e-mail aan het Agentschap verzonden naar XXX@xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xx
3.2 De factuur, opgemaakt op basis van de door de Partijen goedgekeurde en in het Webportaal gepubliceerde bestelbon, wordt per mail bezorgd aan xxxxxxx@xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xx verzonden.
3.3. Partijen erkennen dat iedere factuur van de Tolk/Vertaler minstens volgende gegevens bevat:
• Het woord “factuur”
Pagina 3 van 6
• Factuurdatum en factuurnummer
• Identiteit van de onderneming: naam, adres, BTW-nummer en rekeningnummer
• Nummer van de bestelbon waarop de factuur betrekking heeft
• Factuurbedrag
• Vrijstellingsregel BTW die van toepassing is op de opdrachten sociaal tolken en vertalen: “vrijgesteld volgens artikel 44, §2,2° van het BTW-wetboek”
3.4. De Tolk maakt, op basis van de in het Webportaal gepubliceerde bestelbon, maximaal 15 kalenderdagen na het verstrijken van elke maand aan het Agentschap een factuur over voor de in de afgelopen maand gepresteerde diensten.
3.5. Het Agentschap beschikt over 20 kalenderdagen na indiening van de factuur en het overzicht van de gepresteerde diensten om nadere verantwoording van de geleverde prestaties of vermelde kosten te vragen.
3.6. Het Agentschap betaalt de factuur binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur.
Artikel 4 – Afspraken annulaties.
Annulaties worden online via het webportaal of per mail via XXX@xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xx gemeld aan de Dienstverlener.
Dringende annulaties worden telefonisch doorgegeven via het onthaalnummer van de Dienstverlener.
Enkel ingeval de Dienstverlener niet te bereiken is (buiten service-tijd, bij uitzonderlijke of collectieve sluiting) neemt de tolk rechtstreeks contact met de Voorziening via de gegevens die opgenomen zijn in de bevestigingsfiche van de opdracht. Hij/zij meldt dit contact via mail aan de Dienstverlener, zodat dit correct kan worden verwerkt in de verdere administratieve afhandeling van de opdracht.
Artikel 5 - Meldingen en klachten
4.1. Over de werking van de Dienstverlener
1) De melding/klacht wordt schriftelijk geformuleerd en per mail bezorgd aan de dienst Sociaal Tolken en Vertalen via XXX@xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xx;
2) Er kunnen vragen om verheldering worden gesteld, indien nodig;
3) Na onderzoek wordt teruggekoppeld naar de melder met de vaststellingen en/of oplossing;
4) Doorverwijzing naar de Vlaamse ombudsman indien het antwoord onbevredigend is.
4.2. Over de voorziening
Pagina 4 van 6
1) De melding/klacht wordt schriftelijk geformuleerd en per mail bezorgd aan de dienst Sociaal Tolken en Vertalen via XXX@xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xx;
2) Er kunnen vragen om verheldering worden gesteld, indien nodig;
3) De klacht/melding wordt onderzocht, alle Partijen worden hierbij gehoord;
4) Na intern overleg worden vaststelling en eventuele beslissing meegedeeld aan alle Partijen;
5) Doorverwijzing naar de klachtenprocedure van de voorziening indien antwoord onbevredigend.
Artikel 6 Privacy, verwerking en bescherming van persoonsgegevens (GDPR).
Het Agentschap zal alle Persoonsgegevens van de Tolk/Vertaler die het in het kader van de uitvoering van de Dienstverleningsovereenkomst ontvangt, verwerken in overeenstemming met de van toepassing zijnde privacywetgeving (met inbegrip van maar niet beperkt tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Het Agentschap zal steeds beschouwd worden als Verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van de Persoonsgegevens van de Tolk/Vertaler en controleert tevens de Verwerking die andere partijen op zijn vraag uitvoeren.
Het Agentschap zal de Persoonsgegevens verzamelen en verwerken in overeenstemming met de instructies en doeleinden zoals opgenomen in zijn privacy-beleid. Voor vragen m.b.t. dit beleid: xxx@xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xx
Voor de doeleinden van dit artikel 6 hebben de volgende termen de hierna vermelde betekenis:
“Algemene Verordening Gegevensbescherming”: betekent Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.
“Persoonsgegevens”, “Verwerking” en “Verwerkingsverantwoordelijke” hebben de betekenis die daaraan wordt toegekend in artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Artikel 7 - Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
5.1. Onderhavig Addendum is onderworpen aan het Belgisch recht.
5.2. Elk geschil dat naar aanleiding van de uitvoering of de beëindiging van dit Addendum tussen Partijen ontstaat, behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de Nederlandstalige rechtbanken van Brussel.
Pagina 5 van 6
Opgemaakt te Brussel op [DATUM] …../…../………. in twee (2) originele exemplaren, waarvan elke Partij verklaart een origineel te hebben ontvangen.
Voor de Tolk/Vertaler,
INDIEN DE TOLK/VERTALER EEN RECHTSPERSOON IS:
[NAAM], ………………………………………………………………………………………………………………………
[FUNCTIE] …………………………………………………………………………………………………………………..
OF
INDIEN DE TOLK/VERTALER EEN NATUURLIJKE PERSOON IS:
[NAAM] ………………………………………………………………………………………………………………………..
Voor het Agentschap Integratie en Inburgering,
Xxxxxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx,
Xxxxxxxxxx algemeen directeur zakelijk directeur
Pagina 6 van 6
addendum bij de overeenkomst van zelfstandige dienstverlening voor sociaal tolken en vertalers
Specifiek aanbod
Dit addendum (het “Addendum”) wordt afgesloten:
TUSSEN:
Atlas, Integratie en inburgering Antwerpen, een vereniging zonder winstoogmerk met zetel te Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0421.722.346 (RPR Antwerpen) rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxx algemeen directeur
hierna “Atlas” genoemd;
EN:
IN GEVAL DE TOLK/VERTALER EEN RECHTSPERSOON IS
[[NAAMVENNOOTSCHAP],………………………………………………………………………………………
met maatschappelijke zetel [ADRES],
ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer [NUMMER] …………………………………………………………………………………..
(RPR [PLAATS] ,
afdeling [PLAATS] );
rechtsgeldig vertegenwoordigd door
[NAAM] ,
[FUNCTIE] ;
OF
IN GEVAL DE TOLK/VERTALER EEN NATUURLIJKE PERSOON IS:
[NAAM] ,
[VOORNAAM] ,
met woonplaats te [ADRES] ……………………………………………………………………………
Atlas en de Tolk/Vertaler worden hierna individueel een “Partij” en gezamenlijk de “Partijen” genoemd.
(A) Partijen hebben op .../…/…… een overeenkomst van zelfstandige dienstverlening voor sociaal tolken en vertalers getekend (de “Dienstverleningsovereenkomst”).
(B) In uitvoering van artikel 15.1 van de Dienstverleningsovereenkomst wensen de Partijen door dit Addendum de diensten, tarifering en facturatie voor het Atlas te verduidelijken en in detail uiteen te zetten.
(C) Dit bepalingen in dit Addendum maken integraal deel uit van de Dienstverleningsovereenkomst.
Addendum Atlas STV – dienst-specifieke afspraken
Aanmelding en registratie op het webportaal
Na het afsluiten van de overeenkomst krijg je toegang tot het webportaal van Atlas STV. xxxxx://xxx.xxxxx-xxxxxxxxx.xx/
Op dit webportaal :
- Vind je een overzicht van al geplande en geannuleerde opdrachten
- Vind je een overzicht van al de opdrachten die nog op een antwoord wachten
- Weiger / aanvaard je de opdracht
- Maak je een keuze uit de alternatieve data
- Maak je een keuze voor gebruik van de HUB bij videotolkgesprekken
- Vul je in de agenda je beschikbaarheden aan
- Registreer je elke tolkopdracht zo snel mogelijk na uitvoering of laattijdige annulatie
Enkel tolkopdrachten die geregistreerd worden in het webportaal kunnen worden uitbetaald
- De tolk/vertaler wordt geïnformeerd over alle ontwikkelingen op vlak van webportaal en registratiesoftware die de werkwijze beïnvloeden
Vertaalopdrachten en revisie
Informatieve teksten worden gereviseerd om de kwaliteit van de vertaling te garanderen aan de opdrachtgever.
Revisoren moeten voldoen aan specifieke voorwaarden die anders zijn dan de gekwalificeerde vertaler. Samenwerking, opdrachten en werkafspraken worden met een aparte overeenkomst afgesloten.
Interesse? Neem contact op met onze dienst. Xxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
Deadlines voor het opleveren van vertaalopdrachten
Standaard vertalingen worden opgeleverd na 2 weken, revisie 1 week
Afwijkingen van de standaard oplevertermijn zijn mogelijk in onderling overleg met de Dienstverlener en na bevestiging door de vertaler/revisor.
Videotolken
Wat is het aanbod?
Voor korte gesprekken (<1u) kan je ook tolken via afstand.
De STV dienst maakt voor jou een account op Google Meet aan.
Je tolkt van thuis uit of je maakt gebruik van één van de hubs in de stad om het gesprek op afstand te tolken. Hulpverlener en klant zitten samen en zien jou als tolk via het scherm.
Specifieke afspraken
werken al videotolk
- Contacteer Atlas STV om een videotolk account aan te vragen en te activeren
- voer een testgesprek
- volg een sessie “werken als videotolk”
Het videogesprek kan niet doorgaan wegens technische storingen
• Bij de technische storing of het ongewenst beëindigen van verbinding loggen beide partijen opnieuw in door dezelfde vergaderingscode/opdrachtnummer te gebruiken.
• Technische problemen bij de tolk: kan het gesprek niet doorgaan omwille van technische storingen aan jouw zijde, dan word je niet vergoed voor de opdracht
Addendum Atlas STV – dienst-specifieke afspraken
• Technische problemen bij de aanvrager: kan het gesprek niet doorgaan omwille van technische storingen bij de hulpverlener, dan wordt de opdracht laattijdig geannuleerd. Je wordt voor de aangevraagde tijd vergoed.
• Technische problemen bij de HUB: contacteer tijdig de STV dienst. Kan de opdracht niet doorgaan omwille van technische storingen, dan word je alsnog vergoed voor de aangevraagde tijd. Let op: foutief inloggen, wachtwoord vergeten ed. vallen niet onder deze modaliteiten.
gebruik van de HUB
In de stad voorziet Atlas verschillende locaties die je kan gebruiken om een videogesprek uit te voeren. Er is een draaiboek voor elke HUB.
Wanneer je een videotolkopdracht aanvaardt, kan je ook een HUB locatie aanduiden.
specifieke handleidingen en tips.
Atlas bezorgt je de nodige handleidingen en tips voor een geslaagd videogesprek.
Annulaties
Voor tolken ter plaatse, videotolken en vertalen gelden de algemene annulatie regels opgenomen in het gezamenlijke werkkader.
Annulaties tijdens sluitingsdagen van Atlas STV
Afwijkingen van bovenstaande regeling zijn mogelijk tijdens sluitingsdagen van de dienst Atlas STV. In dit geval worden de tolk en opdrachtgever hier tijdig over geïnformeerd.
Verplaatsingskosten
Kilometervergoeding:
• Openbaar vervoer: forfait van 4,00€ voor freelancers die in stad Antwerpen wonen of de eigenlijke prijs van je ticket openbaar vervoer voor freelancers die buiten Antwerpen wonen.
• Fiets: 0,21 euro/km
• Wagen: 0,3653 euro/km
• combinatie fiets + trein is mogelijk. Bovenop je treinticket worden ook de fietskilometers die je aflegt tot aan de opdrachtgever vergoed.
• verplaatsing naar een HUB in functie van een videogesprek wordt niet vergoed.
Uitzondering voor de wagen:
• voor vervoer met de wagen wordt er tot max. 180 km heen en terug per opdracht vergoed.
• Antwerpen kent een Lage Emissie Zone (LEZ). Je staat zelf in om de toegang tot de LEZ zone te verkrijgen en de daaraan verbonden kosten te dragen.
• Parkeertickets worden niet terug betaald.
Validering van de geleverde tolkprestaties
De tolk ontvangt een bevestigingsmail van een opdracht die door hem/haar werd aanvaard. De e-mail bevat alle data betreffende de aangevraagde opdracht.
Na de geleverde prestatie, registreert de tolk elke tolkopdracht zo snel mogelijk na uitvoering of laattijdige annulatie op het webportaal.
De tolk vult daarbij alle noodzakelijke gegevens in zoals aankomsttijd, begintijd en einddtijd – eventuele verplaatsingskost.
Enkel tolkopdrachten die geregistreerd worden in het webportaal kunnen worden uitbetaald
Addendum Atlas STV – dienst-specifieke afspraken
Prefacturatie
We maken een prefactuur op wanneer we registraties van de voorbije maand hebben ontvangen:
- alle gegevens van uitgevoerde gesprekken ter plaatse/videogesprek en laattijdige annulaties registreer je op het webportaal
- Vertaalprestaties worden automatisch door onze dienst verwerkt bij oplevering van de vertaling/revisie.
Deze prefactuur (PS) is een overzicht van de opdrachten die je de voorbije maand(en) voor Atlas STV uitvoerde en waarvoor je nog geen factuur stuurde. Je vindt er het volgende op terug:
• uitgevoerde tolkopdrachten en laattijdige annulaties
• vertaal- en/of revisieopdrachten: deze komen in het overzicht van de maand waarin we de vertaling/revisie ontvangen hebben. Prestaties van officiële vertalingen komen in het overzicht van de maand waarin we de papieren versie met gelegaliseerde stempel ontvangen hebben.
Facturatie
Gebruik de benaming ‘factuur’. Wanneer je niet de juiste benaming gebruikt, kan er geen betaling plaatsvinden.
Vermeld naast je eigen gegevens en onze facturatiegegevens minimaal het volgende:
• Het totaalbedrag van de Prestatiestaat
• Het referentienummer van de prestatiestaat (PS/20../….)
• De regel i.v.m. BTW-vrijstelling: BTW-Wetboek, art. 44, §2, 2
Stuur je factuur of vergoedingsnota en alle vragen over facturatie naar: xxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx . Uitbetaling uiterlijk binnen termijn van 30 dagen.
Meldingen en klachten
Inbreuken op de verplichtingen van de freelancers, zoals opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst , kunnen leiden tot een tijdelijke of definitieve stopzetting van de overeenkomst.
• Deontologische inbreuken
• Veelvuldig niet tijdig annuleren
• Veelvuldig te laat komen
• Niet professionele houding tov de dienst/medewerkers of klanten.
Problemen, klachten en onregelmatigheden meld je nooit aan de opdrachtgever maar aan Atlas STV. Atlas heeft een klachtenbeleid.
Meldingen en signalen worden zorgvuldig opgevolgd door de coördinator of kwaliteitsmedewerker van de
dienst.
Contacteer de dienst Xxxxx.xxx@xxxxxxxxx.xx
• Er kunnen vragen om verheldering worden gesteld, indien nodig;
• De klacht/melding wordt onderzocht, alle Partijen worden hierbij gehoord;
• Na intern overleg worden vaststelling en eventuele beslissing meegedeeld aan alle Partijen;
Formele klachten volgen een aparte procedure. Je kan een klacht indienen door digitaal
het klachtenformulier in te vullen via 'meld een klacht' xxxxx://xxx.xxxxx-xxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxx
Addendum Atlas STV – dienst-specifieke afspraken
De bezorgde persoonsgegevens zullen gebruikt worden voor:
⮚ de verwerking van de tolk- of vertaalaanvraag;
⮚ de facturatie en administratieve opvolging van de opdrachten;
⮚ kwaliteitsopvolging;
⮚ verdere afstemming tussen de Dienstverleners.
Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan Voorzieningen of hun cliënten.
De gegevens worden voor geen enkel ander doeleinde gebruikt. De informatie wordt enkel vertrouwelijk en intern gebruikt. De voorziening zal bij ander gebruik in de mate van het mogelijke op voorhand verwittigd worden, met vermelding van het concrete doel van de gegevensverwerking.
Wie dat wenst, beschikt over een wettelijk recht op inzage en eventuele correctie van zijn/haar persoonsgegevens. Hiervoor is een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag nodig, met een kopie van de eigen identiteitskaart, om gratis een schriftelijke mededeling te bekomen van persoonsgegevens. Xxxxx diezelfde weg kan ook een correctie van gegevens gevraagd worden.
Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
5.1. Onderhavig Addendum is onderworpen aan het Belgisch recht.
5.2. Elk geschil dat naar aanleiding van de uitvoering of de beëindiging van dit Addendum tussen Partijen ontstaat, behoort tot de uitsluitende bevoegdheid rechtbank van Antwerpen.
Opgemaakt te Antwerpen op …/…/……in twee (2) originele exemplaren, waarvan elke Partij verklaart een origineel te hebben ontvangen.
Voor de Tolk/Vertaler, Voor Atlas, integratie en inburgering
_
(naam) ………………… Xxxxx Xxxxxxx
algemeen directeur
Addendum Atlas STV – dienst-specifieke afspraken