Modelclausules Aankoop Drukte Data (in de Stad)

Modelclausules Aankoop Drukte Data (in de Stad)

We wensen er de aandacht op te vestigen dat het gaat om “modelbepalingen” en dat u als aanbestedende overheid deze steeds in functie van de specifieke opdracht moet aanpassen.

ALGEMENE BESTEKBEPALINGEN

Definitielijst

[bij te werken door aanbestedende overheid met relevante definities voor de specifieke opdracht]

API: een Application Programming Interface maakt het mogelijk voor een computerprogramma om te communiceren en informatie uit te wisselen met een ander programma of onderdeel. Het verbindt dus data naar een andere partij op een eenvoudige manier.

Co-creatie proces: proces waarin de aanbestedende overheid en opdrachtnemer doorlopend samenwerken om de opdracht tot een goed einde te brengen. In deze vorm van samenwerking hebben beide partijen invloed op het resultaat van het proces.

Dashboard: een digitaal instrument waar verschillende variabelen en indicatoren (cijfers, kerngetallen) bij elkaar worden gebracht en zo overzichtelijk worden gepresenteerd, zodat de gebruiker snel informatie kan beoordelen en afwegen.

Data sharing agreement: een overeenkomst waarin afspraken zijn vastgelegd over het delen van data(sets)

Functionaris voor Gegevensbescherming: de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) voorziet in een figuur, m.n. de Functionaris voor Gegevensbescherming, ook wel de Data Protection Officer (DPO) genoemd.

Handboek Drukte in de Stad: definitiehandboek opgesteld in de context van het Smart Flanders programma. Hierin wordt een aantal basisprofielen aangeboden die in de context van drukte-metingen ingezet kunnen worden, al dan niet in combinatie met verschillende activiteiten en/of kenmerken (zie ook xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxx).

OSLO-standaard: OSLO (Open Standaarden voor Linkende Organisaties) biedt eenduidige standaarden voor de uitwisseling van informatie binnen Vlaanderen (zie ook xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxx-xxxxxxxxxxx/xxxx).

Server: een centrale computer in een netwerk die de erop opgeslagen database beschikbaar stelt aan gebruikers van het netwerk

VLOCA-standaard: met de Vlaamse Open City Architectuur (VLOCA) wordt gewerkt aan een gemeenschappelijk digitaal bouwplan voor steden en gemeenten, zodat zij hun slimme stad optimaal kunnen vormgeven. Door middel van een co-creatief proces worden standaarden ontwikkeld samen met lokale besturen, het bedrijfsleven, IT-leveranciers en onderzoeksinstellingen (zie ook xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxxxx/).

1.1. Hergebruik van data

De data en het hergebruik van data staan in deze opdracht centraal. Daartoe moeten datasets aangeboden worden met de vooropgestelde granulariteit vanuit dit bestek, zodat

1) deze verder verwerkt en geïntegreerd kunnen worden in dashboards, 2) deze data opgeslagen kunnen worden met oog op het verzamelen van historische data, 3) de verwerkte data beschikbaar gesteld kunnen worden via [aan te vullen door aanbestedende overheid] aan [aan te vullen door aanbestedende overheid] en 4) de data interoperabel zijn

t.o.v. andere datastromen en dashboards.

1.2. Gebruiksrecht op data

De aanbestedende overheid heeft een volledig gebruiksrecht op de aangekochte data. De aanbestedende overheid heeft het recht de aangekochte data te kopiëren, te verdelen, voor te stellen, te reproduceren, te publiceren en te hergebruiken; ook in een bredere context dan deze opdracht. Dit recht is niet gelimiteerd in de tijd, volume en formaat. De opdrachtnemer verbindt er zich toe de data permanent up-to-date te houden, evenals een kopie van het voorbereidend en begeleidend materiaal (inclusief alle technische specificaties). De vergoeding voor deze overdracht van rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte. Dit geldt ook voor historische gegevens. De opdrachtnemer kan de aangekochte data nog steeds zelf gebruiken voor de doeleinden waarvoor hij dit nodig acht.

1.3. Principe van openheid van gegevens en datasets (Open data)

Om publieke en private informatiediensten mogelijk te maken zijn (statische en dynamische) open data essentieel, en dit in alle beleidsdomeinen. De aanbestedende overheid onderschrijft daarom het principe dat alle datasets, gegevens en inhoud die iedereen vrij kan gebruiken, aanpassen en delen voor elk mogelijk doel open data zijn, met uitzondering van die gegevens en datasets waarvan de vertrouwelijkheid op grond van een wettelijk bepaling wordt beschermd of logischerwijze mag worden verwacht, zoals persoonsgegevens, gegevens die de openbare orde en veiligheid in gedrang brengen.

1.4. Technische ondersteuning

De opdrachtnemer biedt de nodige ondersteuning en opleiding aan de aanbestedende overheid bij het interpreteren en analyseren van de aangeboden data. Deze dienstverlening is inbegrepen in de prijs. Bij opstart van het project kan deze ondersteuning bijvoorbeeld in de vorm van een trainingssessie aangeboden worden aan de aanbestedende overheid. Technische ondersteuning wordt echter op continue basis verwacht. De opdrachtnemer dient aan te geven welke ondersteuning beschikbaar is bij technische problemen en op welke termijn. Dit zal worden vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA).

GUNNINGSCRITERIA

In het kader van de gunningscriteria kan je als aanbestedende overheid ervoor opteren de kwaliteit van de offerte te beoordelen aan de hand van een apart gunningscriterium.

Hieronder vindt u een voorbeeld van dergelijke gunningscriteria.

1.5. Kwaliteit van de aanpak

De opdrachtnemer dient een plan van aanpak [mogelijkheid te begrenzen met een max. aantal pagina’s A4 formaat] op te maken waarin hij onderstaande zaken toelicht:

- schematische beschrijving van de aangeboden databron(nen) (zie Annex A);

- kwaliteit van de toegang tot de data aan de hand van een data flow chart;

- gebruik van OSLO-standaarden en definities zoals in het Handboek Drukte in de Stad, waar de opdrachtnemer de OSLO-vereisten niet volgt moet hij alternatieven voorstellen;

- kennis en ervaring inzake privacy en gegevensbescherming via de verplichte vragenlijst voor leveranciers (zie Annex B);

- gebruik van co-creatie om tot een waardevolle samenwerking te komen;

- antwoorden op de vragen zoals vermeld onder Methodologie (zie 1.7), Betrouwbaarheid van data (zie 1.9) en Technische Evoluties (zie 1.10). [verwijzingen naar andere clausules dienen aangepast te worden door de aanbestedende overheid in het kader van de specifieke opdracht]

De aanbestedende overheid beoordeelt de offertes globaal o.a. op hun openheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid van de data, alsook de co-creatieve aanpak. De aanbestedende overheid beoordeelt de offertes aan de hand van bovenstaande elementen en kent op basis van hun sterke en zwakke elementen een globale score toe.

TECHNISCHE SPECIFICATIES

1.6. Methodologie

Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij de gehanteerde methodologie transparant maakt. Indien verschillende technologieën aangeboden kunnen worden, dient dit duidelijk te worden vermeld, evenals hoe men omgaat met de ijking, modellering, extrapolatie, combinatie en integratie van deze gegevens binnen of over verschillende technologieën en methodes heen.

De opdrachtnemer dient volgende zaken te verduidelijken:

- Welke data(-variabelen) worden juist aangeboden? Aan welke frequentie worden de data verzameld en aan welke frequentie worden de data aangeboden? Welke vertraging tussen dataverzameling en datalevering mag hierbij verwacht worden?

- Hoe worden de data beschikbaar gesteld aan de aanbestedende overheid?

- Wat is de achterliggende technologie en methodiek voor het meten, classificeren, analyseren, ijken, extrapoleren, en anonimiseren van de data?

- In welk formaat worden de data aangeboden?

- Hoe werden de meetgebieden bepaald, wat is de fijnmazigheid ervan en hoe wordt er omgegaan met de grens/overlappende metingen?

- Wat is de laagst beschikbare granulariteit met betrekking tot tijd, locatie type bezoeker, en/of bestedingssector [aan te passen door aanbestedende overheid in context van de opdracht]? Hoe varieert de granulariteit?

1.7. Datalevering

De APIs worden steeds vergezeld met een beschrijving waarin de gehanteerde definities en, indien relevant, berekeningen kunnen worden teruggevonden zodat de betekenis van elk data element, variabele, afgeleide indicator of parameter helder is.

1.8. Betrouwbaarheid van data

De opdrachtnemer dient duidelijk te communiceren over de betrouwbaarheid van de data en hoe tot deze betrouwbaarheidsratio wordt gekomen (meetmethode/meettoestel/ frequentie validatie). De impact van externe factoren op de foutenmarge wordt hierbij ook meegedeeld (bv. uitvallen van een mast). Daarnaast wordt ook aangegeven hoe gevoelig de datacaptatie is aan wijzigingen van de technologie.

De opdrachtnemer dient volgende zaken te verduidelijken:

- Hoe accuraat/betrouwbaar is de data? [aan te vullen door aanbestedende overheid welke minimale betrouwbaarheid vereist is]

- Met welke meetmethode/meetinstrument wordt deze betrouwbaarheid gevalideerd? (bijv. straatvinken voor passantentellingen)

- Welke beperkingen zijn gerelateerd aan de data? / Wat zijn de foutenmarges en externe factoren die een impact kunnen hebben, en hoe wordt hier mee omgegaan? Specificeer de foutenmarge voor de verschillende eigenschappen van de data, eventueel in combinatie met een globale score.

- Wat zijn de geboden garanties naar beschikbaarheid en stabiliteit van de aangeleverde gegevens? Hoe wordt deze beschikbaarheid gemeten en over welke mechanismen beschikt de opdrachtnemer om uitval of calamiteiten te detecteren en op te lossen?

1.9. Technische evoluties

Er wordt aangenomen dat de opdrachtnemer inspeelt op toekomstige technologische evoluties en dat, indien deze bijkomende mogelijkheden zouden bieden, we hiervan gebruik kunnen maken in de context van deze opdracht mits positief advies van de betrokken DPO’s. De vergoeding voor het gebruik van dergelijke bijkomende mogelijkheden is begrepen in het totaalbedrag van de offerte.

De opdrachtnemer dient volgende zaken te verduidelijken:

- Welke toekomstige ontwikkelingen omtrent de aangeboden datastroom beoogt de opdrachtnemer?

- Hoe wordt gezorgd dat historische data vergelijkbaar blijft met nieuw gecapteerde data?

De opdrachtnemer dient voorziene veranderingen in de meetmethode of berekeningen te vermelden. Indien onvoorziene veranderingen plaatsvinden, dient de opdrachtnemer de aanbestedende overheid te informeren over de verandering(en), en de impact hiervan op de geleverde data, binnen [termijn aan te vullen door aanbestedende overheid].

1.10. GDPR

De data dienen GDPR-conform gecapteerd aangeboden te worden. De opdrachtnemer moet voldoen aan de Europese wetgeving rond GDPR/AVG (General Data Protection Regulation / Algemene Verordening Gegevensbescherming). De server(s) moeten zich binnen de Europese unie bevinden.

(indien van toepassing) Als leverancier van applicaties of databronnen die persoonsgegevens bevatten dient u een verwerkingscontract te ondertekenen en toe te passen.

Annex A – Schematische beschrijving van databronnen

Er wordt bij ieder element in onderstaande tabel de nodige toelichting verwacht.

1	Geef aan welke elementen al dan niet gemeten kunnen worden
2	Beschrijf hoe (i.e. in welke vorm) de data zal worden aangeleverd. Vermeld hierbij welke voorbewerkingen eventueel zijn gedaan.
3	Beschrijf de sterktes van de aan te leveren databron.
4	Beschrijf de zwaktes of mogelijke beperkingen van de aan te leveren databron.
5	Beschrijf wat de aankoper kan verwachten bij aankoop van deze databron.
6	Beschrijf wat de aankoper niet kan verwachten bij aankoop van deze databron.
7	Geef aan welke (soort) vragen beantwoord kunnen worden met behulp van de aan te leveren databron.
10	Beschrijf de granulariteit (zowel temporaal als geografisch) van de aan te leveren databron.
11	Geef aan met welke (soort) gegevens men de data uit deze databron kan vergelijken.
12	(indien van toepassing) Voorzie een illustratie van het dashboard (met behulp van toelichting en/of screenshots).

Annex B – GDPR-vragenlijst

- Wat maakt dat de aangeboden datasets GDPR-conform, informatieveilig en privacy- vriendelijk zijn?

- Hoe wordt er gezorgd dat de verzameling van de data GDPR-conform is?

- Hoe wordt er voor gezorgd dat de gegevens veilig aangeleverd worden?

- Wat zijn hiervan de resulterende gevolgen of beperkingen?

- Beschrijf hoe de informatieveiligheid (waaronder de technische en organisatorische maatregelen) van het gehele systeem gewaarborgd wordt.

- Beschrijf hoe de oplossing niet alleen GDPR-conform is (en voldoet aan de juridische ondergrens), maar ook op data-ethisch vlak privacy-vriendelijk is.

- Bij wie kan de aanbestedende overheid terecht voor vragen rondom GDPR- conformiteit voorafgaand, gedurende, maar ook na afloop van de opdracht? Vermeld hier ten minste de contactgegevens van de DPO.

- (Indien van toepassing) Hoe wordt er voor gezorgd dat de anonieme gegevens anoniem kunnen blijven?

- (Indien van toepassing) Welke minimumdrempels worden gehanteerd? Op welke basis werden deze bepaald?

- (indien van toepassing) Beschrijf hoe de GDPR-conformiteit gewaarborgd wordt in de samenwerking met subleveranciers.

- (indien van toepassing) Voeg een sjabloon toe van de overeenkomsten die door de opdrachtnemer gehanteerd worden (bijv. data sharing agreement).