Algemene Voorwaarden (waaronder Privacyverklaring) Sandra Meijer Coaching & Advies - versie 15 mei 2018
Algemene Voorwaarden (waaronder Privacyverklaring) Xxxxxx Xxxxxx Coaching & Advies - versie 15 mei 2018
Artikel 1. Algemeen
1. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
- opdrachtnemer: Xxxxxx Xxxxxx / Xxxxxx Xxxxxx Coaching & Advies, die deze algemene voorwaarden gebruikt voor het aanbieden van diensten;
-opdrachtgever: een werkgever of particulier die een opdracht verleent aan opdrachtnemer;
-opdracht: de overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever;
- voorstel: omschrijving van voorgestelde dienstverlening door opdrachtnemer ten behoeve van opdrachtgever;
- kandidaat: de natuurlijke persoon die begeleid wordt door opdrachtnemer.
2. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle voorstellen, opdrachten, overeenkomsten en leveringen van diensten door opdrachtnemer, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.
Artikel 2. Voorstellen en tot stand komen opdracht
1. Alle voorstellen worden schriftelijk uitgebracht met een korte omschrijving van de werkzaamheden.
2. Alle voorstellen opgesteld door de opdrachtnemer zijn vrijblijvend en 14 dagen geldig, tenzij expliciet anders aangegeven.
3. In de voorstellen worden kosten voor locatie, reiskosten en eventuele overige kosten, alsmede de betreffende BTW apart vermeld.
4. Opdrachtgever zal voor alle voorstellen schriftelijk, per e-mail of per brief akkoord geven.
5. Na ontvangst van het akkoord door opdrachtnemer is er sprake van een opdracht.
6. Indien in de acceptatie wijzigingen ten opzichte van het voorstel zijn aangebracht, komt in afwijking van het voorgaande de opdracht pas tot stand, nadat opdrachtnemer de opdrachtgever schriftelijk heeft bericht met deze afwijkingen van het voorstel in te stemmen.
7. Opdrachtnemer draagt zorg voor het voldoen aan de bepalingen van de Belastingdienst zodat duidelijk is dat er geen sprake is van een (loon)dienstverband tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
8. De duur van de overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever wordt overeengekomen in het voorstel. Indien dit achterwege is gelaten bedraagt de duur van de overeenkomst maximaal een jaar.
9. De inhoud en voorwaarden van aanbiedingen, voorstellen en opdrachten zijn exclusief en gelden niet automatisch voor andere opdrachtgevers of andere (al dan niet) toekomstige opdrachten.
Artikel 3. Uitvoering van de opdracht
1. Opdrachtnemer zal de opdracht naar beste inzicht en vermogen en in overeenstemming met de eisen van goed vakmanschap uitvoeren.
2. Opdrachtnemer is als psycholoog aangesloten bij het NIP en als coach bij de NOBCO en verricht diensten conform de betreffende kwaliteitsnormen en gedragsregels.
3. Indien en voor zover een goede uitvoering van de opdracht dit vereist, heeft opdrachtnemer het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden. Dit zal altijd in overleg met de opdrachtgever geschieden.
4. De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan opdrachtnemer aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht, tijdig aan opdrachtnemer worden verstrekt.
Artikel 4. Wijziging van de opdracht
1. Indien tijdens de uitvoering van de opdracht blijkt dat voor een behoorlijke uitvoering het noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, dan zullen partijen tijdig en in onderling overleg de opdracht overeenkomstig aanpassen.
2. Indien een vast bedrag in het voorstel is overeengekomen voor de dienstverlening, zal opdrachtnemer daarbij aangeven in hoeverre de wijziging of aanvulling van de opdracht een wijziging van het bedrag tot gevolg heeft.
3. In afwijking van lid 2 zal opdrachtnemer geen meerkosten in rekening kunnen brengen indien de wijziging of
aanvulling het gevolg is van omstandigheden die aan de opdrachtnemer kunnen worden toegerekend.
Artikel 5. Geheimhouding
1. Opdrachtnemer en opdrachtgever zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht van elkaar hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is verteld of aangeleverd of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
2. Opdrachtgever en opdrachtnemer, alsmede de kandidaat, zullen over en weer de in het algemeen rechtsverkeer vereiste zorgvuldigheid en geheimhouding van alle bijzonderheden in acht nemen met betrekking tot de informatie waarover zij de beschikking hebben.
3. Opdrachtnemer zal alle, in het kader van de opdracht verstrekte informatie, vertrouwelijk behandelen en de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten bij de uitvoering van de opdracht.
4. Zie ook het privacy reglement onder artikel 9.
Artikel 6. Ontbinding en tussentijdse opzegging van de opdracht
1. Een opdracht voor begeleiding van een kandidaat, verstrekt door een particuliere kandidaat of door een opdrachtgever ten behoeve van een kandidaat in dienst van de opdrachtgever, kan na het akkoord bevinden door opdrachtgever en kandidaat voor aanvang of tijdens de dienstverlening niet meer worden geannuleerd. Dit wordt aangemerkt als ontbinding van de opdracht door opdrachtgever.
2. In geval van een consultancy-opdracht of xxxxxxxxxxxxxxxx, kunnen zowel opdrachtnemer als opdrachtgever te allen tijde de opdracht of xxxxxxxxxxxxxxxx – niet zijnde een overeengekomen dienst zoals onder 6.1 bedoeld - schriftelijk opzeggen. Indien de duur van de opdracht een half jaar of langer is, dienen beide partijen een opzegtermijn van tenminste 3 maanden in acht te nemen. Indien de overeengekomen periode minder dan een half jaar bedraagt, geldt een opzegtermijn van 6 weken.
3. Opdrachtnemer is bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, indien:
-de opdrachtgever de verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt;
-na het sluiten van de overeenkomst opdrachtnemer ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat de opdrachtgever de verplichtingen niet zal nakomen;
-de opdrachtgever bij het sluiten van de overeenkomst verzocht is om zekerheid te stellen voor de voldoening van zijn verplichtingen uit de overeenkomst en deze zekerheid uitblijft of onvoldoende is.
4. Indien de ontbinding aan de opdrachtgever toerekenbaar is, heeft opdrachtnemer het recht op vergoeding van de schade, daaronder begrepen de kosten, die daardoor direct en indirect zijn ontstaan.
5. Indien de overeenkomst wordt ontbonden zijn de vorderingen van opdrachtnemer op de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar. Indien opdrachtnemer de nakoming van de verplichtingen opschort, behoudt hij zijn aanspraken uit de wet en overeenkomst.
6. Indien opdrachtnemer op de gronden als genoemd in dit artikel tot opschorting of ontbinding overgaat, is hij uit dien hoofde op generlei wijze gehouden tot vergoeding van schade en kosten daardoor op enigerlei wijze ontstaan of schadeloosstelling, terwijl de opdrachtgever, uit hoofde van wanprestatie, wél tot schadevergoeding of schadeloosstelling is verplicht.
7. Opdrachtnemer heeft het recht de overeenkomst zonder ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien:
-opdrachtgever in staat van faillissement is verklaard;
-surseance van betaling heeft aangevraagd of verkregen;
-of anderszins het vrije beheer over het vermogen heeft verloren. Opdrachtgever heeft dan geen recht op enige schadevergoeding. De vorderingen van opdrachtnemer op de opdrachtgever zijn in deze gevallen onmiddellijk opeisbaar.
Artikel 7. Overmacht
1. Opdrachtnemer is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien dit voor opdrachtnemer redelijkerwijze niet mogelijk is ten gevolge van buiten toedoen van opdrachtnemer ontstane veranderingen die bij het aangaan van de opdracht niet konden worden voorzien.
2. Opdrachtnemer zal opdrachtgever zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen van een overmacht situatie en met opdrachtgever overleggen over de termijn waarbinnen alsnog tot (verdere) uitvoering van de opdracht zal worden overgegaan. Indien de overmacht situatie van tijdelijke aard is, heeft opdrachtnemer het recht de
uitvoering van de opdracht op te schorten voor de duur dat de overmacht situatie voortduurt.
3. Indien de overmacht situatie naar het oordeel van de opdrachtnemer van blijvende aard is, kunnen partijen een regeling treffen over de ontbinding van de opdracht en de daaraan verbonden gevolgen.
4. Opdrachtnemer is in geval van overmacht nimmer tot enige schadevergoeding gehouden.
Artikel 8. Tarieven, facturering en betaling
1. Xxxxxxxx van het volledige bedrag van de factuur voor de opdracht dient op een door opdrachtnemer aan te wijzen bank- of girorekening te geschieden.
2. De betaling van het gehele factuurbedrag vindt plaats voorafgaand aan het starten van de dienstverlening, tenzij in de opdracht expliciet anders is overeengekomen.
3. In de voorstellen worden BTW, reiskosten en eventuele overige kosten apart vermeld.
4. Alle eventuele op de overeenkomst vallende heffingen en/of belastingen zijn voor rekening van de opdrachtgever.
5. Indien de opdrachtgever in gebreke blijft in de betaling, dan is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Bij overschrijding van de termijn kan de wettelijke (handels)rente in rekening gebracht worden. Tevens komen alle met incasso van gefactureerde bedragen gemoeide gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten voor rekening van opdrachtgever.
6. Bezwaren tegen de hoogte van een factuur schorten de betalingsverplichting niet op.
7. Bij tussentijdse beëindiging van de opdracht door kandidaat of opdrachtgever, heeft de opdrachtgever in principe geen recht op restitutie van betaalde gelden. Opdrachtnemer kan een verzoek doen aan opdrachtnemer voor een aanbod voor een alternatieve invulling van het resterend tegoed aan dienstverlening. De vaststelling van de hoogte van dit tegoed is ter beoordeling aan opdrachtnemer. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor - gemotiveerd - af te zien van een dergelijke restitutie.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------
Artikel 9. Privacyverklaring
1.Verwerkingsverantwoordelijke
Opdrachtnemer – in de persoon van Xxxxxx Xxxxxx, zie onderzijde pagina voor bedrijfsinformatie – is verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de AVG.
2. Verkrijgen gegevens:
Opdrachtnemer verkrijgt gegevens van de opdrachtgever en/of kandidaat per mail of in een persoonlijk gesprek bij het oriënteren op en eventuele aangaan en uitvoeren van de opdracht. Ook kunnen gegevens verkregen worden doordat derden opdrachtgever of kandidaat verwijzen naar opdrachtnemer.
3. Verwerkte gegevens
Opdrachtnemer verwerkt van kandidaten en opdrachtgevers (mogelijk) de volgende persoonsgegevens danwel persoonlijke / vertrouwelijke gegevens:
- NAW-gegevens (naam – adres – woonplaats)
- contactgegevens (telefoonnummer(s), e-mailadres(sen))
- geboortedatum en plaats, pasfoto, werk-ervaring, competenties (CV)
- alle informatie die de opdrachtgever en/of kandidaat ter beschikking stellen voorafgaand aan en gedurende de dienstverlening, waaronder uitgewerkte loopbaan- en/of coachopdrachten, welke persoonlijke of gevoelige informatie, bijvoorbeeld over gezondheid, kunnen bevatten
- in geval van consultancy-opdrachten: personele informatie en verslagen benodigd voor het verrichten van de opdracht
- gespreksaantekeningen (uitsluitend voor eigen gebruik) die opdrachtnemer voorafgaand, tijdens en na het verrichten van de opdrachten voor eigen gebruik vastlegt
- geretourneerde evaluatieformulieren
4. Grondslag en doeleinden
a. Opdrachtnemer verwerkt bovengenoemde gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de opdrachten van opdrachtgever.
b. Doeleinden van de registratie zijn:
- bieden van professionele dienstverlening;
- efficiency en kostenbeheersing in de benodigde dienstverlening, met name in het belang van de opdrachtgever;
- het onderhouden van contact tijdens en - indien gewenst - na afloop van de dienstverlening;
- beheer van het klantenbestand;
- planning en organisatie werkzaamheden;
- (belasting)administratie en facturering;
- kunnen beantwoorden van inhoudelijke vragen van kandidaat / opdrachtgever (ook na afloop van de dienstverlening);
- desgewenst efficiënt invulling kunnen geven aan een vervolg-opdracht;
- verbeteren dienstverlening;
- nakomen wettelijke verplichtingen.
5. Toestemmingsverklaring
a. Opdrachtnemer zal vanaf 25 mei 2018 bij elke opdracht toestemming vragen voor het registreren van de onder 3. genoemde gegevens door dit op te nemen in het voorstel, welke na het akkoord de opdracht vormt.
b. De opdrachtgever en kandidaat worden bij het aangaan van de opdracht gewezen op de algemene voorwaarden waar deze privacyregeling onderdeel van uitmaakt en geattendeerd op dit privacy regelement.
c. Indien (onderdelen van) de registratie bezwaar oplevert(en), kunnen tussen opdrachtgever, kandidaat en opdrachtnemer specifieke afspraken gemaakt worden over een alternatieve registratie, vast te leggen in de opdracht – mits opdrachtnemer hiermee aan de wettelijke verplichtingen kan voldoen en niet gehinderd wordt in de professionele uitvoering van de opdracht.
6. Wijze van opslag en beveiliging
a. Opdrachtnemer slaat de onder 3 genoemde gegevens op in
- papieren dossiers, die afgesloten in een dossierkast worden bewaard;
- digitaal op een met wachtwoord beveiligde laptop en in de beveiligde ‘cloud’ omgeving;
- op een mobiele telefoon, beveiligd met wachtwoord.
b. Opdrachtnemer is alert op schendingen van de privacy en hanteert passende beveiligingsmaatregelen.
7. Verstrekking aan derden
a. Opdrachtnemer verstrekt geen persoonlijke of vertrouwelijke gegevens van kandidaat aan opdrachtgever of vice versa zonder expliciete toestemming van betrokkene(n).
b. Indien nodig voor de beveiliging of het gebruik van systemen en externe diensten (zoals voor computerbeheer of bij inzet van een test-platform), worden gegevens verstrekt of kan inzage worden verleend in gegevens aan externe dienstverleners. Deze derden mogen de betreffend gegevens alleen verwerken voor deze doeleinden en binnen de wettelijke kaders.
c. Indien er contact is via social media (waaronder LinkedIN en Facebook) kunnen gegevens door deze partijen worden opgeslagen, dit binnen de geldende Europese privacy wetgeving.
8. Bewaartermijnen
a. De geregistreerde gegevens zullen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor een goede uitvoering van de opdracht en de doeleinden die in deze verklaring onder artikel 4 zijn genoemd. Doorgaans zal dit voor het dossier twee jaar na het laatste contact zijn; voor fiscaal benodigde gegevens is de bewaartermijn 7 jaar.
b. De geregistreerde gegevens zullen nadat de onder a genoemde bewaartermijn is verstreken adequaat vernietigd worden.
9. Rechten
a. Opdrachtnemer en/of kandidaat kunnen bij opdrachtnemer informatie opvragen inzake de geregistreerde gegevens.
b. I.v.m. strikte vertrouwelijkheid en de benodigde vrijheid in vak-uitoefening is het niet mogelijk de persoonlijke aantekeningen in te zien of over te laten dragen.
c. De onder paragraaf 5 genoemde toestemming kan op verzoek ingetrokken worden – een verzoek kan per e- mail ingediend worden aan xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.
d. Vastgelegde persoonlijke gegevens kunnen op verzoek van betrokkene voor het verstrijken van de termijn van twee jaar vernietigd worden, mits dit wettelijk is toegestaan en de gegevens niet benodigd zijn voor de eventuele afhandeling van een eventueel geschil. Een verzoek kan per e-mail ingediend worden aan xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.
10. Wijzigingen
Deze privacyregeling kan worden aangepast naar aanleiding van nieuwe voorschriften of om tot een betere invulling te komen. Nieuwe versies zullen op de website gepubliceerd worden.
Artikel 10. Intellectueel eigendom
1. Alle door opdrachtnemer verstrekte stukken zoals opdrachten, oefeningen, rapportages etc., zijn uitsluitend bestemd voor de kandidaat of opdrachtgever zelf. Ze mogen niet zonder voorafgaande toestemming van opdrachtnemer worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt, of ter kennis van derden gebracht.
2. Opdrachtnemer heeft het recht de door de uitvoering van een overeenkomst aan zijn zijde toegenomen kennis ook voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever ter kennis van derden wordt gebracht.
Artikel 11. Derden
1. Opdrachtnemer heeft het recht voor de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen. Opdrachtnemer stelt opdrachtgever daarvan vooraf in kennis.
2. Indien aan het inschakelen van derden, zoals genoemd in lid 1, kosten zijn verbonden, die niet zijn meegenomen in het voorstel, dient vooraf schriftelijk toestemming van opdrachtgever te worden verkregen.
Artikel 12. Aansprakelijkheid
1. Het gebruik maken van de dienstverlening van opdrachtnemer door opdrachtgever en/of kandidaat geschiedt op eigen risico.
2. Indien opdrachtnemer aansprakelijk mocht zijn, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot hetgeen in deze bepaling is geregeld.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat opdrachtnemer is uitgegaan van door of namens de opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.
4. Indien opdrachtnemer aansprakelijk mocht zijn voor enigerlei schade, dan is de aansprakelijkheid van opdrachtnemer beperkt tot maximaal de factuurwaarde van de opdracht, althans dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft. Indien de opdracht een looptijd heeft van meer dan zes maanden, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het over de laatste zes maanden verschuldigde factuurbedrag.
5. Opdrachtnemer is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Hier wordt uitsluitend onder verstaan:
-de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden;
-de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van opdrachtnemer aan de overeenkomst te laten beantwoorden, voor zoveel deze aan opdrachtnemer toegerekend kunnen worden;
-redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden.
6. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfs- of andersoortige stagnatie.
7. De in deze voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid voor directe schade gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van opdrachtnemer.
Artikel 13. Annulering afspraak / dienstverlening door opdrachtgever of kandidaat
Indien een overeengekomen afspraak door opdrachtgever of kandidaat wordt geannuleerd, dient dit minimaal 48 uur van tevoren gemeld te worden aan de opdrachtnemer. Wanneer deze termijn niet aangehouden wordt, kunnen de kosten voor de geplande tijdsduur van de dienstverlening 100% in rekening worden gebracht of worden verrekend met het openstaande aantal gesprekken.
Artikel 14. Toepasselijk recht en geschillen
1. Klachten van de opdrachtgever over de opdrachtnemer of door opdrachtnemer ingeschakelde derden kunnen schriftelijk ingediend worden bij opdrachtnemer.
2. Ingediende klachten worden door de opdrachtnemer binnen 4 weken behandeld en afgehandeld.
3. De rechter in de vestigingsplaats van de opdrachtnemer is bij uitsluiting bevoegd van geschillen kennis te nemen, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft. De opdrachtnemer heeft het recht het geschil voor te leggen aan de volgens de wet bevoegde rechter.
4. Op elke opdracht tussen opdrachtnemer en opdrachtgever is het Nederlands recht van toepassing.
Artikel 15. Uitleg en vindplaats van de voorwaarden
1. De algemene voorwaarden worden gepubliceerd op de website van opdrachtnemer; op verzoek zal een digitaal exemplaar van de geldende algemene voorwaarden worden verstrekt aan opdrachtgever of kandidaat.
2. Bij elk opdracht zal verwezen worden naar de algemene voorwaarden. Met het akkoord gaan met de opdracht, verklaart opdrachtgever - en indien van toepassing de betreffende kandidaat in dienst van opdrachtgever - kennis genomen te hebben van deze algemene voorwaarden en volledig akkoord te gaan met de inhoud.
3. Van toepassing is in principe de versie van de algemene voorwaarden zoals die gold ten tijde van het tot stand komen van de opdracht; de actuele algemene voorwaarden zijn van toepassing als hiermee aan wettelijke verplichtingen wordt voldaan of als dit anderszins redelijk en billijk is.
Versie 15 mei 2018
Xxxxxx Xxxxxx – Xxxxxx Xxxxxx Coaching & Advies