Algemene Voorwaarden van de Vereniging van Vertaalbureaus in Nederland (VViN)
Algemene Voorwaarden van de Vereniging van Vertaalbureaus in Nederland (VViN)
Definitie
In deze Algemene Voorw aarden w ordt onder “het vertaalbureau” verstaan: Multitaal, Xxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxx.
Artikel 1 - Algemeen
Deze algemene voorw aarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen het vertaalbureau en de opdrachtgever, met uitsluiting van door de opdrachtgever gehanteerde (algemene) voorw aarden, tenzij het vertaalbureau met de toepassing daarvan schriftelijk heeft ingestemd.
Artikel 2 - Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
2.1 Algemene aanbiedingen en prijsopgaven van het vertaalbureau zijn vrijblijvend.
2.2 Prijsopgaven en opgegeven termijnen kunnen altijd w orden herroepen indien het vertaalbureau vóór de opgaaf de volledige te vertalen of te bew erken tekst nog niet heeft kunnen inzien. De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke of mondelinge aanvaarding door de opdrachtgever van de offerte van het vertaalbureau of - indien geen offerte is uitgebracht - door schriftelijke bevestiging door het vertaalbureau van een door de opdrachtgever verstrekte opdracht.
2.3 Het vertaalbureau mag als zijn opdrachtgever beschouw en degene die de opdracht aan het vertaalbureau heeft gegeven, tenzij deze daarbij uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven te handelen op last, uit naam en voor rekening van een derde en mits naam en adres van deze derde tegelijkertijd aan het vertaalbureau zijn verstrekt.
2.4 Afspraken gemaakt en toezeggingen gedaan door vertegenw oordigers of personeel van het vertaalbureau binden het vertaalbureau pas nadat het vertaalbureau deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft bevestigd.
2.5 Indien het vertaalbureau er in redelijkheid aan tw ijfelt of de opdrachtgever in
staat zal zijn diens betalingsverplichtingen na te komen, is het vertaalbureau gerechtigd, alvorens aan te vangen met uitvoering van de opdracht of uitvoering daarvan voort te zetten, van de opdrachtgever afdoende zekerheid te verlangen.
Artikel 3 - Wijziging en annulering van opdrachten
3.1 Indien de opdrachtgever na de totstandkoming van de overeenkomst w ijzigingen anders dan van geringe aard aanbrengt in de opdracht, is het vertaalbureau gerechtigd de leveringstermijn en/of het honorarium aan te passen of de opdracht alsnog te w eigeren. In het laatste geval is de opdrachtgever gehouden tot betaling van het reeds uitgevoerde deel van de opdracht en is het in lid 3 van dit artikel bepaalde van overeenkomstige toepassing.
3.2 Indien een opdracht door de opdrachtgever w ordt geannuleerd, is de opdrachtgever gehouden tot volledige betaling van het reeds uitgevoerde gedeelte van de opdracht. Bovendien dient de opdrachtgever, indien van toepassing, een vergoeding te betalen, op basis van een uurtarief, voor reeds uitgevoerde researchw erkzaamheden voor het overige gedeelte. Het vertaalbureau stelt het reeds vervaardigde w erk desgewenst ter beschikking van de opdrachtgever. Voor de kw aliteit van het geleverde w ordt in dat geval niet ingestaan.
3.3 Indien het vertaalbureau voor de uitvoering van de geannuleerde opdracht tijd heeft gereserveerd, kan het vertaalbureau de opdrachtgever een vergoeding van 50% van het honorarium voor het niet uitgevoerde gedeelte van de opdracht in rekening brengen.
Artikel 4 - Uitvoering van opdrachten en geheimhouding
4.1 Het vertaalbureau is gehouden de opdracht naar beste w eten en kunnen en met de nodige deskundigheid uit te voeren, rekening houdend met het door de opdrachtgever gespecificeerde doel van de door het vertaalbureau te vertalen of bew erken tekst(en).
4.2 Het vertaalbureau zal de door de opdrachtgever beschikbaar gestelde informatie vertrouw xxxxx behandelen voor zover dit mogelijk is in verband met de uitvoering van de opdracht. Het vertaalbureau zal zijn medew erkers tot geheimhouding verplichten. Het vertaalbureau is evenw el niet aansprakelijk voor schending van de geheimhoudingsplicht door deze medew erkers indien het vertaalbureau aannemelijk kan maken deze schending niet te hebben kunnen verhinderen.
4.3 Tenzij uitdrukkelijk het tegendeel is overeengekomen, heeft het vertaalbureau het recht een opdracht (mede) door derden te laten uitvoeren, onverminderd de verantw oordelijkheid van het vertaalbureau voor de vertrouw xxxxxx behandeling en de deugdelijke uitvoering van de opdracht. Het vertaalbureau zal bedoelde derde tot geheimhouding verplichten. Het vertaalbureau is evenw el niet aansprakelijk voor schending van de geheimhoudingsplicht door deze derden indien het vertaalbureau aannemelijk kan maken deze schending niet te hebben kunnen verhinderen.
4.4 De opdrachtgever is gehouden om op verzoek, indien mogelijk, een inhoudelijke toelichting op de te vertalen tekst te geven en, indien aanw ezig, relevante documentatie en terminologie ter beschikking van het vertaalbureau te stellen. Verzending van bedoelde informatie geschiedt steeds voor rekening en risico van de opdrachtgever.
Artikel 5 - Leveringstermijn en tijdstip van levering
5.1 De overeengekomen leveringstermijn is een streeftermijn, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Zodra het vertaalbureau constateert of verw acht dat tijdige levering niet mogelijk is, is het vertaalbureau gehouden de opdrachtgever daarvan onverwijld in kennis te stellen.
5.2 Bij toerekenbare overschrijding door het vertaalbureau van de uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen leveringstermijn, is de opdrachtgever gerechtigd tot eenzijdige ontbinding van de overeenkomst, mits op de uitvoering in redelijkheid niet langer kan w orden gewacht. Het vertaalbureau is in dat geval niet gehouden tot enige schadevergoeding. Deze ontbinding laat onverlet de gehoudenheid van de opdrachtgever tot betaling van het reeds uitgevoerde deel van de opdracht.
5.3 De levering w ordt geacht te hebben plaatsgehad op het tijdstip van verzending. Als tijdstip van verzending geldt het moment van terpostbezorging, afgifte aan de koerier of, bij elektronische verzending (fax, e-mail, modem, ftp, enz.), het moment w aarop het medium de verzending heeft voltooid.
5.4 In verband met de uitvoering van de overeenkomst door het vertaalbureau is de opdrachtgever gehouden al datgene te doen w at redelijkerw ijs nodig of w enselijk is om tijdige levering door het vertaalbureau mogelijk te maken.
5.5 De opdrachtgever is gehouden zijn volledige medew erking te verlenen aan de aflevering van de krachtens de overeenkomst met het vertaalbureau verrichte prestatie. De opdrachtgever zal ook zonder daartoe te zijn aangemaand in verzuim zijn indien hij de prestatie w eigert in ontvangst te nemen, in w elk geval het in artikel 6.5 bepaalde van overeenkomstige toepassing is.
Artikel 6 - Honorarium en betaling
6.1 Het honorarium is in beginsel gebaseerd op een bij het vertaalbureau geldend w oord- of uurtarief, tenzij anders overeengekomen. Het vertaalbureau kan naas t zijn honorarium tevens de verschotten, verbonden aan de uitvoering van de opdracht, aan de opdrachtgever in rekening brengen. Voor iedere opdracht kan een minimumtarief per talencombinatie in rekening gebracht w orden.
6.2 De prijs die het vertaalbureau voor de te verrichten prestatie heeft opgegeven, geldt uitsluitend voor de prestatie conformde overeengekomen specificaties.
6.3 Het vertaalbureau is gerechtigd de overeengekomen prijs te verhogen w anneer
door de opdrachtgever extra bew erkelijke tekst, onduidelijke kopij, ondeugdelijke computerprogrammatuur of databestanden w orden aangeleverd die het vertaalbureau tot meer w erkzaamheden of kosten noodzaken dan het vertaalbureau bij het aangaan van de overeenkomst redelijkerw ijs mocht verw achten. Bovenstaande opsomming is niet limitatief.
6.4 Alle bedragen w orden vermeld exclusief btw.
6.5 Declaraties dienen uiterlijk binnen 30 kalenderdagen na de factuurdatum (of binnen de door het vertaalbureau schriftelijk opgegeven andere termijn), zonder enige korting, verrekening of opschorting netto te w orden voldaan in de valuta w aarin de declaratie is gesteld. Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever onmiddellijk en zonder ingebrekestelling in verzuim, in w elk geval de opdrachtgever over het factuurbedrag de w ettelijke rente, vermeerderd met 2 procentpunten, verschuldigd is vanaf de datum van verzuim tot aan het moment van volledige voldoening.
6.6 Indien de opdrachtgever met tijdige betaling in gebreke blijft, is het vertaalbureau gerechtigd buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
Artikel 7 - Reclames en geschillen
7.1 De opdrachtgever dient klachten over het geleverde zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk tien w erkdagen na levering, schriftelijk aan het vertaalbureau kenbaar te maken. Het uiten van een klacht ontslaat de opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichting.
7.2 Indien de opdrachtgever de juistheid van bepaalde vertaaloplossingen in tw ijfel
trekt en het vertaalbureau om commentaar vraagt en indien het vertaalbureau vervolgens aannemelijk kan maken dat de gegeven vertalingen niet onjuist zijn, is het vertaalbureau gerechtigd de in verband daarmee gew erkte extra uren en overige gemaakte kosten volledig aan de opdrachtgever in rekening te brengen.
7.3 Indien de opdrachtgever na verloop van de in lid 7.1 genoemde termijn geen klachten heeft geuit, w ordt hij geacht het geleverde volledig te hebben geaccepteerd en w orden reclames uitsluitend in behandeling genomen indien het vertaalbureau zulks om hem moverende redenen w enselijk acht. Wijziging door het vertaalbureau van enig gedeelte van de vertaalde of bew erkte tekst op verzoek van de opdrachtgever houdt niet in dat het vertaalbureau erkent dat een ondeugdelijke prestatie is geleverd.
7.4 Indien de klacht gegrond is, is het vertaalbureau gerechtigd het geleverde binnen redelijke tijd te verbeteren of te vervangen; indien het vertaalbureau redelijkerw ijs niet aan het verlangen tot verbetering of vervanging kan voldoen, kan het een reductie op de prijs verlenen.
7.5 Indien de opdrachtgever en het vertaalbureau niet binnen een redelijke termijn tot een oplossing ten aanzien van de klacht komen, kan binnen tw ee maanden nadat zulks is komen vast te staan het geschil door partijen w orden voorgelegd aan de geschillencommissie van de VViN. Beslechting van het geschil vindt alsdan plaats door een scheidsgerecht, overeenkomstig het Geschillenreglement VViN. Indien de opdrachtgever een geschil w enst te laten beslechten op basis van dit Geschillenreglement, dan is het vertaalbureau verplicht hieraan mee te w erken. De Geschillencommissie doet een voor partijen bindende uitspraak.
7.6 Het recht van de opdrachtgever om reclames in te dienen vervalt indien de opdrachtgever het gedeelte van het geleverde w aarop de klacht betrekking heeft, heeft bew erkt of doen bew erken, ongeacht of hij het geleverde vervolgens aan een derde heeft doorgeleverd.
Artikel 8 - Aansprakelijkheid en vrijw aring
8.1 Het vertaalbureau is uitsluitend aansprakelijk jegens de opdrachtgever voor schade die het directe en aantoonbare gevolg is van een aan het vertaalbureau toerekenbare tekortkoming. Het vertaalbureau is nimmer aansprakelijk voor alle andere vormen van schade, zoals indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade, vertragingsschade en gederfde w inst.
8.2 De aansprakelijkheid van het vertaalbureau is in ieder geval beperkt tot de factuurw aarde, exclusief btw , van het reeds gefactureerde en/of geleverde gedeelte van de desbetreffende opdracht. De aansprakelijkheid van het vertaalbureau is bovendien in alle gevallen gelimiteerd tot een bedrag van EUR 45.000,-- per gebeurtenis of per samenhangende reeks van gebeurtenissen.
8.3 Dubbelzinnigheid van de te vertalen tekst ontheft het vertaalbureau van iedere aansprakelijkheid.
8.4 De beoordeling van de vraag of (het gebruik van) een te vertalen of te bew erken tekst of de door het vertaalbureau geleverde vertaling of bew erking daarvan bepaalde risico's voor letselschade behelst, blijft geheel voor rekening en risico van de opdrachtgever.
8.5 Het vertaalbureau is niet aansprakelijk voor beschadiging of verlies van de ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst ter beschikking gestelde documenten, informatie of informatiedragers. Het vertaalbureau is evenmin aansprakelijk voor kosten en/of schade ontstaan ten gevolge van het gebruik van informatietechnologie en telecommunicatiemiddelen of ten gevolge van het transport of de verzending van informatie(dragers) of de aanw ezigheid van computervirussen in door het vertaalbureau geleverde bestanden of informatiedragers.
8.6 De opdrachtgever vrijw aart het vertaalbureau tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van het geleverde.
8.7 De opdrachtgever vrijw aart het vertaalbureau tevens tegen alle aanspraken v an
derden w egens bew eerde inbreuk op eigendoms-, octrooi-, auteurs- of andere intellectuele eigendomsrechten in verband met de uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 9 - Ontbinding en overmacht
9.1 Indien de opdrachtgever niet aan zijn verplichtingen voldoet, indien de opdrachtgever failliet verklaard is of diens faillissement w ordt aangevraagd, indien de opdrachtgever surseance van betaling heeft aangevraagd of deze aan hem is verleend, indien ten aanzien van de opdrachtgever de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard of ingeval van liquidatie van het bedrijf van de opdrachtgever, is het vertaalbureau, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, bevoegd de overeenkoms t geheel of gedeeltelijk te ontbinden dan w el de uitvoering daarvan op te schorten. Het vertaalbureau kan alsdan onmiddellijke voldoening van het hem toekomende vorderen.
9.2 Indien het vertaalbureau door omstandigheden die niet voor zijn risico komen of die buiten zijn macht liggen niet meer aan zijn verplichtingen kan voldoen, heeft het vertaalbureau, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, het recht de overeenkomst te ontbinden. Als zodanige omstandigheden (overmacht) gelden in ieder geval - doch niet uitsluitend - brand, ongeval, ziekte, w erkstaking, oproer, oorlog, terroristische aanslagen, transportbelemmeringen, maatregelen van overheidsw ege, storingen in de dienstverlening van internetaanbieders, nalatigheid van leveranciers of andere omstandigheden w aarop het vertaalbureau geen invloed kan uitoefenen.
9.3 Indien het vertaalbureau ten gevolge van overmacht de verdere uitvoering van de overeenkomst moet staken, behoudt het w el het recht op vergoeding van de tot dat tijdstip uitgevoerde w erkzaamheden en de gemaakte kosten en betaalde verschotten.
Artikel 10 - Auteursrecht
10.1 Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen, gaan de auteursrechten op door het vertaalbureau vervaardigde vertalingen over op de opdrachtgever op het moment dat deze al zijn financiële en overige verplichtingen jegens het vertaalbureau met betrekking tot de betreffende opdracht volledig is nagekomen.
10.2 Bij het maken van vertalingen kan als hulpmiddel gebruik w orden gemaakt van zogenaamde vertaalgeheugens. Voor zover er rechten, zoals auteursrechten en of databankrechten, voortvloeien uit het gebruik van het vertaalgeheugen, behoren deze toe aan het Vertaalbureau, tenzij anders overeengekomen.
Artikel 11 - Toepasselijk recht
11.1 Op alle rechtsbetrekkingen tussen de opdrachtgever en het vertaalbureau is Nederlands recht van toepassing.
11.2 Alle geschillen w aaromtrent geen bindende uitspraak van de
Geschillencommissie van de VViN overeenkomstig artikel 7.5 is verkregen, w orden onderworpen aan het oordeel van de bevoegde rechter in de plaats v an vestiging van het vertaalbureau.
Artikel 12 - Privacybepaling
12.1 Algemeen
a. Het vertaalbureau w erkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG, en verzamelt alleen de persoonsgegevens waarvoor zij een grondslag voor de verw erking heeft.
b. Voordat de opdrachtgever een vertaalopdracht verstrekt verw erkt het vertaalbureau alleen persoonsgegevens noodzakelijk voor het uitbrengen van een offerte.
Categorie 1: hoog risico | |
Soort: | De opdracht bevat persoonsgegevens die van zeer gevoelige aard zijn, zoals strafrechtelijke gegevens en medische gegevens. |
Groep: | beperkt tot de feitelijke vertaler en een persoon binnen het vertaalbureau |
Beveiliging: | - zeer beperkte inzagerechten - opslag vindt geanonimiseerd c.q. gepseudonimiseerd plaats - handhaving strikte bew aartermijn - verw erking uitsluitend binnen de EER |
c. Uiterlijk bij de offerte zal de opdrachtgever w orden verzocht om de vertaalopdracht in te delen in de volgende categorieën:
Categorie 2: gemiddeld risico | |
Soort: | De opdracht bevat persoonsgegevens die van gevoelige aard zijn en die door de w et als bijzondere persoonsgegevens w orden gekw alificeerd, met uitzondering van medische gegevens, of hebben betrekking op een persoon die bekend is c.q. hebben betrekking op een persoon of geschil die in de maatschappij tot consternatie kan leiden. |
Groep: | beperkt tot een kleine groep van maximaal 5 personen, allen op basis van need to know |
Beveiliging: | - beperkte inzagerechten - opslag hoeft niet geanonimiseerd c.q. gepseudonimiseerd plaats te vinden maar mag w el - handhaving bew aartermijn - verw erking uitsluitend binnen de EER en de landen met een adequaatheidsbeslissing |
Categorie 3: normaal risico | |
Soort: | De opdracht bevat persoonsgegevens zoals naam, adres , w oonplaats. |
Groep: | beperkt tot een groep binnen het vertaalbureau én de feitelijke vertaler |
Beveiliging: | - inzagerechten intern niet beveiligd - opslag vindt normaal plaats - handhaving bew aartermijn - verw erking mag w ereldw ijd binnen de kaders van de AVG |
d. De kosten van de vertaalopdracht zijn mede afhankelijk van de keuzes die de opdrachtgever vooraf maakt zoals
i. de categorie-indeling;
ii. het verzoek om de persoonsgegevens te anonimiseren c.q. te pseudonimiseren;
iii. afw ijkende bew aartermijnen;
iv. teruggave of vernietiging van persoonsgegevens.
e. Het vertaalbureau draagt er zorg voor dat haar medew erkers door middel van voortdurende educatie op de hoogte zijn van het AVG-compliant w erken met persoonsgegevens. Bovendien heeft het vertaalbureau strikte geheimhouding en boetes opgenomen in de contracten met de medew erkers die met persoonsgegevens werken.
f. Het vertaalbureau zorgt er tevens voor dat zij de passende technische maatregelen neemt en up to date houdt om persoonsgegevens adequaat te beveiligen.
g. Het vertaalbureau controleert de door haar ingeschakelde derden op het voldoen aan de AVG en stelt desgew enst extra w aarborgen om de veiligheid van persoonsgegevens kunnen bew erkstelligen.
h. Het vertaalbureau deelt persoonsgegevens niet met buitenlandse partijen, tenzij zij daartoe w ettelijk w ordt verplicht of opdrachtgever toestemming verleent om een vertaalopdracht in het buitenland uit te voeren.
i. Opdrachtgevers kunnen via het Formulier Rechten van betrokkenen hun rechten onder de AVG uit oefenen. Het vertaalbureau streeft ernaar elk verzoek binnen vier w eken af te handelen.
12.2 Datalek
Indien ondanks alle zorgvuldigheid van het vertaalbureau persoonsgegevens verloren gaan of door onbevoegden w orden ingekeken (datalek), dan stelt het vertaalbureau opdrachtgever hiervan spoedig, doch in ieder geval binnen de door partijen afgesproken termijn, op de hoogte.
Het vertaalbureau zal zich inspannen om schade als gevolg van het datalek te
minimaliseren en voor zover mogelijk ongedaan te maken.
Op verzoek zal het vertaalbureau de opdrachtgever bijstaan bij het melden van een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel aan de betrokkenen.
Een datalek ontslaat de opdrachtgever niet van haar verplichtingen uit de overeenkomst met het vertaalbureau, tenzij de opdrachtgever kan aantonen c.q. aannemelijk maken dat er sprake is van grove schuld of nalatigheid van het vertaalbureau.
12.3 Bew aartermijnen
Het vertaalbureau zal persoonsgegevens niet langer bew aren dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de tussen partijen afgesproken vertaalopdracht, tenzij
a. de opdrachtgever toestemming verleent voor een langere bew aartermijn.
b. het vertaalbureau op grond van w ettelijke bepalingen tot een langere bew aartermijn w ordt verplicht.
Artikel 13 - Deponering en inschrijving
13.1 Deze algemene voorw aarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 40482690.
13.2 De VViN is ingeschreven in het verenigingenregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 40482690.
Bij versies van deze algemene voorw aarden in een andere taal dan het Nederlands prevaleert de Nederlandse tekst.
Een exemplaar van deze algemene voorw aarden zal te allen tijde op eerste verzoek kosteloos aan de verzoeker w orden toegezonden.