HUISHOUDELIJK REGLEMENT

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Algemeen.

Artikel 1

1. In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

- de vereniging: Nederlandse Vereniging van Bedrijfstelecommunicatie Grootgebruikers BTG, gevestigd te Woerden, hierna BTG;

- de statuten: de statuten van de vereniging, zoals laatst gewijzigd bij notariële akte, d.d. [datum in 2020] te Amsterdam;

- het bestuur: het bestuur van de vereniging.

2. Dit huishoudelijk reglement maakt onverbrekelijk deel uit van de statuten zoals verleden op [datum passeren statuten] en regelt onderwerpen die volgens de statuten geregeld moeten worden en voorts alle aangelegenheden, waarvan nadere regeling gewenst is.

3. Voorstellen tot wijzigingen van het huishoudelijk reglement kunnen alleen schriftelijk worden ingediend bij bestuur en directie van BTG. Het bestuur van BTG stelt vast of de betreffende wijzigingen passen binnen de uitgangspunten van de statuten van de vereniging. Tevens worden de betreffende wijzigingsvoorstellen getoetst op reële uitvoerbaarheid.

4. Als de wijzigingsvoorstellen aan de criteria als bedoeld in lid 3 voldoen, kan het bestuur het gewijzigde reglement aan de Ledenraad ter goedkeuring aanbieden.

Leden.

Artikel 2

1. Leden zijn die natuurlijke en rechtspersonen, die door het bestuur dan wel de ledenraad als lid zijn toegelaten, met inachtneming van hetgeen daaromtrent in de statuten en in dit huishoudelijk reglement is bepaald.

2. De BTG kent als leden:

- gewone leden;

- geassocieerde leden;

- buitengewone leden.

3. Gewone leden grootbedrijf zijn in Nederland gevestigde binnenlandse bedrijven of organisaties die

- 250 of meer werknemers in dienst hebben en/of;

- een balanstotaal hebben van minimaal 42 miljoen euro en/of een omzet van 50 miljoen euro of meer , waarbij de jaarlijkse uitgaven aan telecommunicatie en ICT tenminste 4% bedragen van de totale uitgaven;

- in het algemeen zelf geen commerciële diensten of producten aan derden leveren op het gebied van ICT/telecommunicatie;

4. Gewone leden middenbedrijf zijn die leden die

- minimaal 50 en minder dan 250 werknemers in dienst hebben en/of;

- een balanstotaal hebben van meer dan 10 miljoen euro doch minder dan 42 miljoen euro en/of een omzet van meer dan 10 miljoen euro doch minder dan 50 miljoen euro, waarbij de jaarlijkse uitgaven aan telecommunicatie en ICT tenminste 4% bedragen van de totale uitgaven;

- in het algemeen zelf geen commerciële diensten of producten aan derden leveren op het gebied van ICT/telecommunicatie;

5. Geassocieerde leden zijn binnen of buiten Nederland gevestigde rechts- of natuurlijke personen van wie de kernactiviteiten telecommunicatie- en/of ICT-dienstverlening op commerciële basis of daaraan gelieerde activiteiten vormen. Geassocieerde leden kunnen onder meer zijn:

- leveranciers van telecommunicatie/ICT-producten en -diensten;

- advies- en consultancy-organisaties op het gebied van telecommunicatie/ICT;

- evenementenorganisaties;

- marketingorganisaties;

- recruitingbureaus, werving-& selectieorganisaties en loopbaanadviesorganisaties;

6. BTG kent drie typen geassocieerde leden:

- Klein; bedrijven met een omzet die lager is dan 5 miljoen euro;

- Midden; bedrijven met een omzet tussen 5 en 75 miljoen euro;

- Groot; bedrijven met een omzet die groter is dan 75 miljoen euro

7. Buitengewone leden zijn publiek- en privaatrechtelijke rechtspersonen of natuurlijke personen, die niet voldoen aan de voorwaarden voor gewone en geassocieerde leden. Kenmerken van buitengewone leden:

- Personen aan wie door BTG op persoonlijke titel een grote invloed wordt toegekend op de telecommunicatie-/ICT-sector;

- Personen die een prominente politieke en/of sociaalmaatschappelijke functie bekleden.

- Vertegenwoordigers van belangenverenigingen waarvan de doelstellingen in het verlengde van de doelstelling van de BTG liggen;

- Vertegenwoordigers van belangenverenigingen op het gebied van telecommunicatie/ICT;

- Studenten en Young Professionals.

8. Teneinde te bepalen of een lid in de juiste ledencategorie is ingedeeld is het bestuur gerechtigd om van het betreffende lid nadere informatie te verlangen en toezending van nader te bepalen, relevante documentatie. Het lid stelt, binnen twee weken na een daartoe gedaan verzoek, de gevraagde documentatie ter beschikking aan het bestuur. Het bestuur kan deze termijn op verzoek van het lid eenmaal verlengen met een termijn van maximaal vier weken.

Wijze aanmelding leden, voorwaarden toelating, bezwaar en beroep tegen indeling.

Artikel 3.

1. Een natuurlijke of rechtspersoon die lid wenst te worden van de BTG dient een door het bestuur te verstrekken inschrijfformulier geheel ingevuld en ondertekend in te dienen bij de secretaris van het bestuur of een daartoe door het bestuur aangewezen persoon. Aanmelding kan eveneens plaatsvinden via het daartoe bestemde formulier op de website xxx.xxx.xxx Met het indienen van de aanvraag voor het lidmaatschap van BTG wordt de natuurlijke respectievelijk de rechtspersoon aspirant-lid van de BTG.

2. Binnen één werkweek na het indienen van de aanvraag ontvangt de aanvrager van of namens het bestuur schriftelijk of elektronisch bericht over diens al dan niet toelating als lid van de BTG. In geval van niet-toelating wordt de reden daarvan vermeld.

3. Voor diegenen die gedurende het kalenderjaar lid worden, geldt dat zij een pro rata contributie op basis van de nog resterende kalendermaanden van het kalenderjaar verschuldigd zijn, waarbij de dag van de maand waarin de toelating tot het lidmaatschap plaatsvindt wordt meegerekend.

4. Het bestuur kan de ledenraad om goedkeuring verzoeken om een aspirant lid voor het lidmaatschap tot een andere ledencategorie toe te laten dan de ledencategorie die o.g.v. dit huishoudelijk reglement op hen van toepassing is.

5. Indien een aspirant-lid meent dat hij ten onrechte door het bestuur in een bepaalde ledencategorie is ingedeeld, dan kan hij daartegen binnen veertien dagen na de beslissing van het bestuur bezwaar maken. Alvorens op het bezwaar te beslissen, zal het bestuur het (aspirant-)lid in de gelegenheid worden gesteld om zijn bezwaren mondeling toe te lichten in een gesprek met één of meerdere leden van het bestuur. Het bestuur is verplicht binnen vier weken na het indienen van het bezwaar een gesprek te doen plaatsvinden. Binnen twee weken neemt het bestuur een beslissing op het bezwaar.

6. Indien het in lid 5 genoemde bezwaarschrift wordt afgewezen, dan heeft het (aspirant-)lid de mogelijkheid om binnen twee weken tegen het bestuursbesluit in beroep te gaan bij de ledenraad. De ledenraad kan voor de behandeling van beroepen een commissie uit haar midden benoemen. De

behandeling van het beroep vindt plaats binnen minimaal één maand en maximaal twee maanden na het indienen van het beroepschrift. Na de behandeling beslist de ledenraad c.q. de beroepscommissie binnen één maand op het ingediende beroepschrift.

7. Indien het toegelaten lid diensten of producten wenst af te nemen van aan BTG gelieerde ondernemingen, is die onderneming niet verplicht tot het leveren van de door het toegelaten lid verzochte goederen en diensten, dan wel kan deze nadere voorwaarden stellen alvorens een overeenkomst met het toegelaten lid te sluiten.

Ledenregistratie.

Artikel 4

1. Het Verenigingsbureau houdt direct of indirect een register bij waarin in ieder geval de namen van de leden, de namen van hun contactpersonen en (email-)adressen worden bijgehouden.

2. Ieder lid is verplicht bij wijziging van de voor het lidmaatschap relevante gegevens hiervan onverwijld het verenigingsbureau schriftelijk of langs elektronische weg in kennis te stellen. Eventuele kosten die door de BTG moeten worden gemaakt om een wijziging op een andere wijze te achterhalen, worden op het desbetreffende lid verhaald.

3. De persoonsgegevens van natuurlijke personen zullen door de vereniging uitsluitend worden gebruikt voor verenigingsdoeleinden. De gegevens zullen niet aan derden ter beschikking worden gesteld, tenzij daartoe toestemming is gegeven door het desbetreffende lid.

Opzegging lidmaatschap.

Artikel 5

1. a. Behoudens schriftelijke opzegging, ontzetting uit het lidmaatschap, faillissement van een rechtspersoon dan wel door overlijden van een natuurlijk persoon wordt het lidmaatschap jaarlijks stilzwijgend verlengd.

b. Opzegging kan uitsluitend schriftelijk of per e-mail aan het secretariaat plaatsvinden. Opzegging van het lidmaatschap dient plaats te vinden drie maanden voor het einde van het kalenderjaar. Indien niet drie maanden voor het einde van het kalenderjaar bij de ledenadministratie is opgezegd, is de volledige contributie van het volgende verenigingsjaar verschuldigd.

c. De ledenadministratie bevestigt de ontvangst van de opzegging. Deze ontvangstbevestiging geldt als enig wettig bewijs.

d. Afmeldingen op andere wijze (mondeling) of bij andere personen worden als nietig beschouwd.

2. Als de opzegging niet heeft plaatsgevonden volgens het bepaalde in lid 1 kan het bestuur dispensatie verlenen en de opzegging toch tegen het einde van het lopende verenigingsjaar doen geschieden, in geval deze opzegging geschiedde op grond van naar het oordeel van het bestuur afdoende redenen.

Contributie.

Artikel 6

1. Xxxxx zijn contributie aan BTG verschuldigd.

2. De ledenraad kan besluiten dat voor natuurlijke personen die buitengewoon lid zijn, de contributie op nihil wordt vastgesteld.

3. De hoogte van de contributie wordt door de ledenraad vastgesteld.

4. De contributienota's worden bij aanvang van het kalenderjaar verzonden onder toezicht van de penningmeester van het bestuur. De nota dient uiterlijk binnen 30 dagen na de op de nota vermelde datum te zijn voldaan.

7. In geval van niet tijdige betaling is het lid zonder nadere aanmaning of ingebrekestelling in verzuim en uit dien hoofde rente en incassokosten verschuldigd.

8. Een maand na de vervaldatum wordt een aanmaning verzonden. Alsdan zijn administratiekosten verschuldigd, alsmede een boete waarvan de hoogte door het bestuur wordt vastgesteld.

9. Een lid dat na twee aanmaningen door of namens BTG nog niet volledig heeft voldaan aan zijn betalingsverplichtingen, voortvloeiend uit dit huishoudelijk reglement, kan met onmiddellijke ingang

worden geschorst door het bestuur. Dit houdt in dat het lid de rechten die aan het lidmaatschap verbonden zijn niet langer kan uitoefenen totdat geheel aan de betalingsverplichtingen is voldaan.

10. Na schorsing kan het bestuur de inning van de vordering uit handen geven. In dat geval komen de (buiten)gerechtelijke kosten volledig voor rekening van het lid. De buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld conform de staffel buitengerechtelijke incassokosten.

11. Een lid aan wie het lidmaatschap is opgezegd, kan opnieuw lid worden met ingang van het volgende verenigingsjaar indien hij voor de aanvang van dat verenigingsjaar volledig aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan.

12. Restitutie van de contributie wordt niet verleend, tenzij in zeer bijzondere gevallen vanwege zwaarwegende redenen, zulks ter beoordeling van het bestuur. Een lid dient hiertoe een schriftelijk of elektronisch verzoek te richten aan het bestuur.

Schadeloosstellingen en boeten.

Artikel 7

1. Het bestuur is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan eigendommen van welke aard ook van leden of derden tijdens bijeenkomsten en/of evenementen van BTG.

Bestuur en directie.

Artikel 8

1. De samenstelling en benoeming van het bestuur is in artikel 9 van de statuten vastgelegd;

2. Behoudens de functie van voorzitter verdeelt het bestuur in onderling overleg de overige functies en stelt de taken van ieder bestuurslid vast, met inachtneming van de bepalingen van de statuten en van dit huishoudelijk reglement.

3. De voorzitter heeft de leiding van de vergaderingen van het bestuur. Hij heeft te allen tijde het recht op inzage van hetgeen onder de overige bestuursleden berust. Alle bestuursbesluiten worden door de voorzitter mede ondertekend. De voorzitter brengt op de jaarlijks te houden ledenraadsvergadering verslag uit van het afgelopen verenigingsjaar. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter worden zijn taken waargenomen door een door de overige bestuursleden aan te wijzen lid van het bestuur.

4. Ieder bestuurslid is tegenover de vereniging gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft die tot de werkkring van twee of meer bestuursleden behoort, is ieder van hen voor het geheel aansprakelijk ter zake van een tekortkoming, tenzij deze niet aan hem is te wijten en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden.

5. BTG sluit ten behoeve van haar bestuursleden een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af.

6. De vereniging kent een titulair directeur. De titulair directeur legt verantwoording af aan de voorzitter van het verenigingsbestuur. De taken en verantwoordelijkheden van de titulair directeur worden in een (arbeids)overeenkomst vastgelegd.

Ledenraad

Artikel 9

1. De ledenraad is een vertegenwoordiging van de leden en als zodanig het controlerend orgaan van de vereniging.

2. Gewone leden kunnen zich voor één vacature voor lid van de ledenraad kandidaat stellen met in achtneming van het in artikel 15 lid 1 van de statuten bepaalde. Kandidaatstelling geschiedt door middel van een schriftelijk verzonden bericht aan de verkiezingscommissie. Geassocieerde leden kunnen zich voor één vacature tot toehoorder kandidaat stellen met in achtneming van het in artikel 15 lid 1 van de statuten bepaalde. Kandidaatstelling geschiedt door middel van een schriftelijk verzonden bericht aan de verkiezingscommissie. De verkiezingscommissie kan bepalen dat het bericht ook langs elektronische weg mag worden verzonden.

3. De ledenraad bespreekt in haar vergaderingen alle zaken die van belang zijn voor de vereniging;

4. De belangrijkste taak van de ledenraad is om klankbord te zijn voor het bestuur en de directie. Dit doet de ledenraad door gevraagd en ongevraagd advies te geven aan het bestuur en directie.

5. Ledenraadsleden vertegenwoordigen leden ‘zonder last of ruggespraak’. Dat betekent dat zij vooraf geen toestemming hoeven te vragen aan alle leden over de beslissingen die ze gaan nemen tijdens de ledenraadsvergadering. Dit zorgt ervoor dat de ledenraad snel en slagvaardig kan handelen;

6. Ledenraadsleden houden zich aan de ‘Gedragscode Ledenraad BTG’ en ondertekenen deze ter

bevestiging.

Ledenraadsvergaderingen.

Artikel 10

1. Het bestuur kan, met inachtneming van de in dit artikel genoemde bepalingen, een vergaderreglement vaststellen en wijzigen, waarin aanvullende regels voor vergadering en besluitvorming worden gegeven. Het vergaderreglement mag geen bepalingen bevatten die afwijken van de wet of strijdig zijn met de statuten.

2. De voorzitter van de vergadering heeft het recht een lid dat zich volgens zijn mening niet behoorlijk gedraagt het woord te ontnemen of het verblijf ter vergadering te ontzeggen behoudens een geslaagd beroep van de betrokkene op de vergadering.

3. De secretaris van de ledenraad legt ter vergadering een presentielijst neer waarop de (vertegenwoordigers van de) aanwezige leden hun naam, en het bedrijf of organisatie waarvoor zij werkzaam zijn plaatsen. Voorts wordt op de presentielijst aangetekend of een lid, en zo ja door welk ander lid, gemachtigd is tot het uitbrengen van nog een stem, onder overlegging van een, naar het oordeel van de voorzitter, afdoende schriftelijke of elektronische volmacht, als bedoeld in artikel 19 lid 3 van de statuten.

Slechts die stemgerechtigde leden wier namen op de presentielijst voorkomen, nemen al dan niet middels een gevolmachtigde, aan de stemmingen deel.

Wijzigingen van dit huishoudelijk reglement.

Artikel 11

1. Dit huishoudelijk reglement kan slechts door de ledenraadsvergadering worden gewijzigd overeenkomstig het bepaalde in artikel 21 lid 1 van de statuten.

2. Een besluit tot wijziging van dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag volgende op die waarop de ledenraadsvergadering dat besluit neemt, tenzij de ledenraadsvergadering een later tijdstip vaststelt.

Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 29 juni 2020 en per 30 juni 2020 in werking getreden.