Huishoudelijk Reglement
Het Huishoudelijk Reglement van de Tielse Zwemclub Vahalis is gebaseerd op de statuten en heeft als doel een ordelijk verloop van de dagelijkse verenigingspraktijk. Het wordt opgesteld door het Hoofdbestuur van de vereniging en goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering. Na goedkeuring is het Huishoudelijk Reglement bindend voor alle leden, inclusief het bestuur van de vereniging.
Alle leden hebben inzage in het Huishoudelijk Reglement op de internetpagina xxx.xxxxxxx.xx, door uitreiking bij aanmelding of bij aanpassing, worden geacht van de inhoud kennis te hebben genomen en de bepalingen na te leven.
Indien het Huishoudelijk Reglement gewijzigd is door het bestuur, dient het ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de Algemene Ledenvergadering. Goedkeuring vindt plaats volgens de hieronder beschreven besluitvorming. Hierna treedt het nieuwe reglement in werking.
Het Huishoudelijk Reglement is onderworpen aan de Nederlandse wet- en regelgeving voor sportverenigingen en aan de reglementen van de KNZB en NTB. In alle gevallen waarin deze reglementen niet voorzien, beslist het Hoofdbestuur.
1 Lidmaatschap
1.1 Begin/einde lidmaatschap
Het lidmaatschap vangt aan op de eerste dag van de maand die volgt na de aanmeldingsdatum. Aanmelding geldt voor minimaal 12 maanden, daarna wordt het lidmaatschap automatisch per kwartaal verlengd.
Het lidmaatschap kan per kwartaal opgezegd worden, met een opzegtermijn van één volledige kalendermaand. Opzeggen tijdens de 3e maand van het lopende kwartaal betekent dat het lidmaatschap wordt beëindigd aan het einde van het volgende kwartaal.
1.2 Wijze van aan-/afmelden
Aanmelden gebeurt door het invullen van een inschrijfformulier en een machtiging voor automatische incasso. Deze formulieren dienen ingeleverd te worden bij de ledenadministrateur of secretaris van de afdeling.
Afmelden dient schriftelijk of via email te gebeuren.
1.3 Voorwaarden voor toelating
Het afgeven van een machtiging voor automatische incasso is voorwaarde om lid te worden. Indien automatische incasso absoluut onmogelijk is, dan dient de contributie per kalenderjaar vooraf betaald te worden.
1.4 Ledenregistratie en privacy
Leden worden geregistreerd voor het kunnen voeren van een adequate clubadministratie. NAW-bestanden worden uitsluitend doorgegeven aan overkoepelende sportbonden en worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.
1.5 Rechten/plichten, verantwoordelijkheden,
Van leden wordt verwacht dat ze kennis hebben genomen van de inhoud van het Huishoudelijk Reglement en dat ze zich houden aan de bepalingen daarin. Verder dienen leden zich te realiseren dat de vereniging bestaat voor en door de leden zelf.
1.6 Erelidmaatschap
Bij een meer dan normale verdienste voor de vereniging kan het bestuur besluiten om een lid te benoemen tot erelid. Het erelidmaatschap geeft recht op een levenslang gratis lidmaatschap van de vereniging. Eventuele kosten voor startgelden, licenties etc. worden echter wel in rekening gebracht.
1.7 Donateurs
Donateurs worden beschouwd als leden die de vereniging ondersteunen en niet actief deelnemen aan trainingen en wedstrijden. Zij hebben toegang tot de ALV, BLV (zie hieronder), bijeenkomsten, evenementen en festiviteiten van de vereniging. Tevens kunnen ze actief zijn als vrijwilliger, kaderlid en jurylid.
1.8 Schorsing, royement
Indien houding of gedrag van een lid ontwrichtend werken voor de vereniging, dan is het bestuur gerechtigd om het betreffende lid voor een nader te bepalen periode te schorsen of in het uiterste geval te royeren. Afhankelijk van de xxxxx xxx het bestuur in eerste instantie één of meer waarschuwingen geven.
Indien er sprake is van een onderling geschil tussen leden, dan zal het bestuur trachten om daarbij te bemiddelen. De vereniging zal uitspraken van het tuchtrecht van de KNZB of NTB die leiden tot veroordeling, boete en/of straf steeds respecteren.
2 Contributie en financiën
2.1 Vaststelling en betaling van contributie, donatie, inschrijfgeld, startgeld
Het tarief voor contributie, inschrijfgeld en donatie wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting voor het komende verenigingsjaar vastgesteld in een tarievenlijst, die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. De contributie dient vooraf voldaan te worden. Nieuwe leden betalen na inschrijving eenmalig inschrijfgeld en vervolgens bij iedere nieuwe inschrijving, na een eerdere opzegging van het lidmaatschap.
Inschrijfgeld, licentie- en startgeld dat door de KNZB en NTB bij de vereniging in rekening gebracht wordt, wordt direct doorberekend aan de betreffende leden.
2.2 Inning van contributie, donaties, inschrijfgeld, startgeld
De inning van contributie geschiedt ieder kwartaal vooraf per automatische incasso volgens de daarvoor geldende regels en volgens de tarievenlijst. Inschrijfgeld, licentie- en startgeld wordt gelijktijdig aan de inning door de KNZB en NTB geïnd, doorgaans bij de incasso van het eerste kwartaal. Indien automatische incasso absoluut onmogelijk is, dan dient de contributie per kalenderjaar vooraf betaald te worden op basis van facturatie door de penningmeester.
2.3 Beheren van overige inkomsten
Bij overige inkomsten zoals giften, prijzen, uitkeringen, legaat etc. zal per geval besloten worden op welke wijze het geld besteed zal worden.
2.4 (Toestemming voor) Betalen van rekeningen, declaraties
Reguliere rekeningen en declaraties worden direct door de penningmeester verrekend. Regulier betekent hier dat de te vergoeden kosten zijn opgenomen in de begroting, een afgesloten contract betreffen en/of een normaal onderdeel zijn van de clubhuishouding. Uitgaven dienen altijd verantwoord en gespecificeerd te zijn door facturen, bonnen, declaratie-/invulformulieren etc.
Bij bijzondere uitgaven die niet voorzien zijn beslist het bestuur over de afhandeling daarvan.
2.5 Contracten
Het afsluiten van een nieuw contract en het aanpassen van een bestaand contract wordt uitgevoerd door het Hoofdbestuur. Indien het contract ingrijpende gevolgen heeft voor de begroting, zoals een majeure afwijking
t.o.v. de vorige begroting of niet eerder opgenomen in de begroting, dan dient het contract goedgekeurd te worden door de ALV. In alle andere gevallen kan worden volstaan met goedkeuring door het Hoofdbestuur. Elk contract wordt ondertekend door de voorzitter en minstens één lid van het Hoofdbestuur.
2.6 Sponsorbeleid, sponsorovereenkomsten, giften
De exploitatie van Vahalis dient onafhankelijk van sponsorinkomsten een neutraal of positief resultaat te hebben. Sponsoring is geoorloofd voor het aanschaffen van materiaal (kleding, hulpmiddelen), ondersteuning van clubevenementen en clubpromoties. Er worden door Xxxxxxx geen sponsorovereenkomsten afgesloten of bindende afspraken op dit gebied gemaakt.
Giften zullen overeenkomstig de wensen van de gever behandeld worden.
3 Bestuurlijke organisatie
3.1 Hoofdbestuur en Afdelingsbestuur
Vahalis kent een Hoofdbestuur en een Afdelingsbestuur voor de afdelingen Zwemmen, Waterpolo en Triatlon. Het hoofdbestuur bestaat uit de voorzitter, secretaris, penningmeester, ledenadministrateur/incassant en de voorzitters/afgevaardigden van elk van de drie afdelingsbesturen. Het afdelingsbestuur wordt hieronder beschreven. Het Hoofdbestuur houdt zich bezig met de continuïteit van de vereniging en het afdelingsbestuur organiseert de sportieve en recreatieve activiteiten.
Bestuursleden worden voor een termijn van drie jaar benoemd door de Algemene Ledenvergadering. Jaarlijks treden 1 of meer van deze bestuursleden af volgens een door het hoofdbestuur te maken rooster. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar.
Xxxxx een bestuurslid tussentijds af te treden, dan meldt hij dit schriftelijk bij de secretaris. Xxxxxxx stelt het hoofdbestuur een waarnemer aan voor de bestuurspost tot de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering.
Xxxxxx het Hoofdbestuur tussentijds in zijn geheel af, dan is de secretaris verplicht binnen 14 dagen een Algemene Ledenvergadering uit te schrijven en blijven de bestuursleden in functie tot het nieuwe Hoofdbestuur de taak overneemt. Tussentijds benoemde functionarissen hebben zitting in het Hoofdbestuur voor de tijd waarvoor hun voorgangers waren gekozen.
3.1.1 Voorzitter, taken, verantwoordelijkheid, bevoegdheid
De voorzitter gaat de bestuursleden voor bij het besturen van de vereniging. Besturing vindt plaats op grond van de missie, de begroting voor het lopende jaar en de realisatie daarvan in de achterliggende periode. Daarbij dient een adequate administratie en rapportage bijgehouden te worden en voldaan te worden aan de regels van de KNZB en NTB en de Nederlandse wet- en regelgeving voor sportverenigingen.
Bij afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door een ander bestuurslid, aan te wijzen door het bestuur. De voorzitter heeft ten alle tijde het recht de vergaderingen van een afdeling bij te wonen en heeft daar een adviserende stem.
3.1.2 Secretaris, taken, verantwoordelijkheid, bevoegdheid
De secretaris heeft zitting in het Hoofdbestuur en bestuurt mede de vereniging. De secretaris verzorgt de communicatie, niet-financiële administratie, contractafhandelingen en het archief. Hij/zij organiseert, convoceert en notuleert de bestuursvergaderingen en de ledenvergaderingen.
3.1.3 Penningmeester, taken, verantwoordelijkheid, bevoegdheid
De penningmeester heeft zitting in het Hoofdbestuur en bestuurt mede de vereniging. De penningmeester stelt de begroting voor het komende jaar samen op basis van de afdelingsbegrotingen. Na afloop van het jaar stelt hij een jaarrekening op over de exploitatie en financiële status van de vereniging. De begroting wordt in de najaars ALV en de jaarrekening wordt in de voorjaars ALV behandeld. Indien de jaarrekening goedgekeurd is door de kascommissie en de ledenvergadering, wordt het bestuur décharge verleend over het betreffende jaar.
De penningmeester beheert de bankrekeningen en betaalt de rekeningen, Samen met de penningmeester / ledenadministrateur van de afdelingen int hij de contributies, startgelden etc. bij de leden. De penningmeester is voor de onder zijn beheer staande financiën het eerste aanspreekpunt. Gedurende het jaar geeft hij het bestuur regelmatig inzicht in de realisatie van de begroting (ledenaantal, achterstallige inning en betalingen).
Bij tussentijds aftreden legt de penningmeester verantwoording af aan de kascommissie binnen 8 dagen na zijn aftreden. De kascommissie brengt binnen 8 dagen schriftelijk rapport uit aan het bestuur.
3.1.4 Voorzitters van de afdelingen, taken, verantwoordelijkheid, bevoegdheid
De voorzitters/vertegenwoordigers van de drie afdelingen hebben zitting in het Hoofdbestuur en besturen mede de vereniging. Zij behartigen de belangen van hun afdeling in het bestuur. Hun functie wordt verder beschreven in de paragraaf “Afdelingsbestuur” hieronder.
3.1.5 Kas Controle Commissie
Tijdens de Algemene Ledenvergadering wordt een Kas Controle Commissie benoemd, bestaande uit tenminste 2 meerderjarige leden, die geen deel uit mogen maken van het bestuur. De Kas Controle Commissie controleert uiterlijk 14 dagen voor de te houden Algemene Ledenvergadering in het voorjaar de jaarrekening, bankrekeningen, contante gelden en administratie van de penningmeester over het afgelopen jaar en brengt op de Algemene Ledenvergadering schriftelijk verslag uit van haar bevindingen. Mede op basis van dit verslag wordt het bestuur décharge verleend over het betreffende jaar.
Jaarlijks treden één of meer commissieleden af. Een aftredend lid is aansluitend eenmaal herkiesbaar.
3.1.6 Afdelingsbestuur
De vereniging is onderverdeeld in de afdelingen Zwemmen, Waterpolo en Triatlon. De afdeling Zwemmen bestaat uit diverse leeftijdsgroepen en niveaus. De afdeling Waterpolo bestaat uit pupillen, jeugd, senioren en recreanten. De afdeling Triatlon kent individuele wedstrijddeelnemers, deelnemers in competitieteams en recreanten.
Het afdelingsbestuur kent de functies voorzitter, secretaris en penningmeester/ledenadministrateur. De afdeling is vrij om deze functies onder te brengen in een andere verdeling met een andere naam. Zie verder de paragraaf “Afdelingstaken” hieronder.
De afdelingsvoorzitter of -vertegenwoordiger heeft zitting in het Hoofdbestuur.
3.1.7 Afdelingstaken
De afdelingen organiseren en leiden de trainingen en wedstrijden, benoemen trainers/coaches, selecteren leden en stellen teams samen voor deelname aan (competitie)wedstrijden.
De secretarisfunctie verzorgt de deelname aan competities, wedstrijden en toernooien, doorgaans onder auspiciën van de KNZB en NTB.
Samen met de penningmeester wordt de afdelingsbegroting en jaarrekening opgesteld.
3.1.8 Vrijwilligers en kader
Vahalis streeft ernaar om het kader uit eigen gelederen te recruteren. Het kader wordt begeleid door de afdeling en rapporteert aan de afdeling. Elk kaderlid dient een positieve verklaring omtrent gedrag te bezitten.
Een goed lopende vereniging is alleen dan mogelijk als de leden en/of hun ouders/verzorgers naar vermogen een vrijwilligersbijdrage leveren. Voorbeelden hiervan zijn chaufferen, assisteren, jureren, toezicht houden bij trainingen en wedstrijden, organiseren van clubevenementen, invullen van een bestuursfunctie.
3.1.9 Commissies
Leden kunnen op eigen initiatief een tijdelijke of permanente commissie vormen ter aanvulling van het bestuur voor de organisatie van evenementen, toernooien of feesten. Een commissie legt verantwoording af aan het Afdelings-/Hoofdbestuur.
3.2 Beleid
De missie van Xxxxxxx is het beoefenen van breedtesport, streven naar optimale schaalgrootte/bezetting, goede faciliteiten en een gezonde exploitatie. Vahalis levert indien mogelijk een bijdrage aan schoolacties, schoolzwemmen, bewegingsprojecten van de KNZB en de gemeente.
3.3 Bestuursaansprakelijkheid
Ten aanzien van bestuursaansprakelijkheid geldt de Nederlandse Wet- en regelgeving voor sportverenigingen. Intern is het bestuur aansprakelijk voor een adequate exploitatie van de vereniging. De gangbare risico’s op het gebied van bestuursaansprakelijkheid zijn afgedekt, zie hiervoor de paragraaf “Verzekering vrijwilligerswerk” hieronder.
3.4 Rapportage en verantwoording
Middels de jaarrekening over het afgelopen jaar legt het bestuur in de Algemene Ledenvergadering in het voorjaar verantwoording af over de exploitatie van de vereniging aan de ledenvergadering. Na goedkeuring van de jaarrekening door de ledenvergadering wordt het bestuur décharge verleend over het afgelopen jaar.
Verder dient de vereniging, mede overeenkomstig de voorschriften van de KNZB, te rapporteren over vergaderingen (agenda, notulen, aanwezigheidslijst), afdelingen (afdelingsjaarverslag) en bijzondere evenementen.
3.5 Inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel
De leden van het Hoofdbestuur worden door de secretaris ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
4 Vergaderingen, besturing en besluitvorming
4.1 Vergaderingen van het Hoofdbestuur (beleid, exploitatie, besturing, verantwoording)
Het Hoofdbestuur vergadert enkele malen tussen de voorjaars en najaars ALV volgens een standaard agenda. Belangrijkste thema hierbij is de continuïteit van de vereniging: ontwikkeling van het ledenaantal, status van de contributie-inning en realisatie van de begroting.
De voorzitter heeft het recht vergaderingen van het hoofdbestuur te beleggen zo dikwijls als hij dit nodig acht. Op aanvraag van 2 andere bestuursleden is hij verplicht binnen 8 dagen een bestuursvergadering vast te stellen. Een bestuursvergadering is alleen geldig als minstens de helft plus 1 van het aantal Hoofdbestuursleden aanwezig is. Bestuursbesluiten worden genomen met meerderheid van stemmen.
4.2 Vergaderingen van het Afdelingsbestuur
Het Afdelingsbestuur bepaalt zelf de frequentie en agenda van de afdelingsvergaderingen.
4.3 ALV, algemene ledenvergadering (convocatie, agenda, verslagen, notulen, besluitvorming) In het voorjaar en in het najaar worden de leden en de ouders/verzorgers van leden onder 18 jaar opgeroepen voor de Algemene LedenVergadering (ALV). In het voorjaar wordt de jaarrekening over het afgelopen jaar behandeld. In het najaar wordt de begroting en het contributievoorstel (na goedkeuring resulterend in de tarievenlijst) voor het komende jaar behandeld. Verder worden nog de jaarverslagen van de afdelingen besproken.
Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. De te behandelen stukken en beslisdocumenten worden tijdig vooraf via email toegestuurd aan alle leden. Als er tijdens de ALV geen quorum aanwezig is én er geen bezwaren op beslisdocumenten zijn binnengekomen, kan er toch besloten worden op basis van meerderheid van stemmen van de aanwezigen.
4.4 BLV, bijzondere ledenvergadering (convocatie en besluitvorming)
Een Bijzondere Ledenvergadering wordt gehouden als het Hoofdbestuur of minstens 10 % van de stemgerechtigde leden dit nodig vindt. Vooraf dient het te behandelen onderwerp duidelijk te zijn. Het vereiste quorum voor te nemen besluiten bedraagt 2/3e deel van het totale aantal stemgerechtigden.
4.5 Verslaglegging
De vereniging dient te voldoen aan de voorschriften voor verslaglegging, ondermeer opgelegd door de KNZB. Adequate verslaglegging is ook van belang voor verantwoording aan en doorzichtigheid voor de leden.
De consequentie is dat de volgende verslagen opgesteld dienen te worden:
• Begroting en financiëel jaarverslag van de afdelingen en geaggregeerd voor de vereniging
• Jaarverslag van de afdelingen
• Notulen van de bestuursvergaderingen.
4.6 Stemrecht
Leden en donateurs van 18 jaar en ouder bezitten stemrecht in de ALV en BLV bij te nemen besluiten. Voor leden onder 18 jaar geldt dat één van hun ouders/verzorgers stemrecht heeft. Zie verder onder de paragraaf “Besluitvorming” hierboven. Bij afwezigheid kan een lid een ander lid machtigen voor het uitbrengen van zijn stem.
5 Accommodatie
5.1 Gebruik
Vahalis huurt de accommodatie die nodig is voor de sportbeoefening. De leden dienen als een goede huurder om te gaan met de accommodatie.
5.2 Vereniging als huurder
De vereniging dient haar plichten als huurder jegens de eigenaar en beheerder steeds na te komen. Naast het betalen van de huurpenningen betekent dit ook dat bij eventueel ontstane schade de vereniging zal assisteren bij het verhalen van de schade op de veroorzaker of bij het claimen bij de verzekeraar.
5.3 Hygiëne, gezondheid en veiligheid
Leden worden geacht zich te houden aan de voorschriften en aanwijzingen op het gebied van hygiëne, gezondheid en veiligheid. Het bestuur onderhoudt contacten op dit gebied met de exploitant van de accommodatie.
6 Communicatie, media en organen
6.1 Internet
De internetpagina xxx.xxxxxxx.xx bevat informatie over trainingstijden, competitieroosters, wedstrijdkalender, contactpersonen, contributietarieven etc. De pagina wordt naar vermogen beheerd. Het bestuur is niet aansprakelijk voor de actualiteit, juistheid en volledigheid van de inhoud.
6.2 Email en sociale media
Email en sociale media kunnen door leden en het (afdelings)bestuur vrijelijk en naar eigen inzicht gebruikt worden voor communicatie. Het bestuur is niet aansprakelijk voor eventuele schadelijke consequenties van het gebruik ervan. Het vormen van contactgroepen op sociale media is een zaak tussen leden onderling, waarvoor het bestuur niet aansprakelijk is.
6.3 Regionale nieuwsbladen en huis-aan-huis bladen
Regionale nieuwsbladen en huis-aan-huis bladen publiceren actueel nieuws, zoals wedstrijdverslagen. Het initiatief hiervoor ligt mede bij de afdelingen van de vereniging.
6.4 Publicatiebord in de hal van zwembad Groenendaal
Het publicatiebord bevat algemene informatie, nieuws, foto’s etc., hoofdzakelijk bedoeld voor promotie van de vereniging.
6.5 Flyers
Flyers zijn eveneens bedoeld voor promotie van de vereniging. Ze worden met name uitgereikt bij het diplomazwemmen.
7 Ongevallen, diefstal, misbruik, schade
7.1 Aansprakelijkheid in geval van ongevallen, diefstal, schade
Leden zijn zelf verantwoordelijk voor hun veiligheid, goederen en voor door hun veroorzaakte schade. De vereniging is niet aansprakelijk voor ontstane schade.
7.2 Verzekering vrijwilligerswerk
Vrijwilligers zijn tijdens hun werkzaamheden voor de vereniging WA verzekerd. Binnen de polisvoorwaarden kan schade die ontstaan is tijdens vrijwilligerswerkzaamheden geclaimd worden bij de verzekeringsmaatschappij.
7.3 Misbruik
De vereniging streeft ernaar om een vertrouwenspersoon beschikbaar te hebben. Betrokkenen bij misbruik tijdens verenigingsactiviteiten kunnen een beroep doen op deze vertrouwenspersoon.
Een verklaring omtrent gedrag is in ieder geval vereist voor kader dat aangetrokken wordt buiten de vereniging.
7.4 Meldpunt
Klachten, misstanden en schades dienen gemeld te worden bij de Afdelingsvoorzitter.
Dit reglement is van kracht vanaf 1 mei 2016
Aldus vastgesteld te Tiel door de Algemene Ledenvergadering van 19 april 2016
Het Hoofdbestuur,
Functie Naam Handtekening
Voorzitter : Xxxxx Xxxxx
Secretaris : Xxxxxxx xxx Xxxxxx
Penningmeester : Xxxxxxxxxx xxx Xxxxx