Gaston Geenslaan 1
OXURION NAAMLOZE VENNOOTSCHAP
Xxxxxx Xxxxxxxxx 0
3001 Leuven
Ondernemingsnummer: 0881.620.924 RPR Leuven
xxxx@xxxxxxx.xxx (de Vennootschap)
VOLMACHT VOOR DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS EN GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS VAN 2 MEI 2023
De aandeelhouder die zich wenst te laten vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering en gewone algemene vergadering van de Vennootschap van 2 mei 2023 met onderstaande agenda, dient gebruik te maken van dit volmachtformulier. Andere volmachten zullen niet aanvaard worden.
Het ondertekende volmachtformulier dient uiterlijk op woensdag 26 april 2023 om 24:00 uur toe te komen op de zetel van de Vennootschap, zijnde Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx, Xxxxxx, ter attentie van de raad van bestuur. Het moet per e-mail (xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx) of per post (Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx, Xxxxxx) worden bezorgd.
Voor de goede orde wordt erop gewezen dat de ondergetekende aandeelhouder tevens de in de oproeping tot de buitengewone algemene vergadering en gewone algemene vergadering opgenomen registratieformaliteiten dient na te leven.
De ondergetekende (de “Ondergetekende”):
,
,
, [* naam, adres]
Eigenaar van [*aantal] aandelen op naam/gedematerialiseerde aandelen (*schrappen wat niet past) van de Vennootschap,
verleent hierbij bijzondere volmacht, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling aan:
• Xxxxxxx XXXXXX (enige bestuurder van Midico BV), Chief Business Officer en Corporate Secretary van Oxurion NV, Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx.
Hierna genoemd de “Gevolmachtigde”.
I. De Ondergetekende verleent de Gevolmachtigde alle machten om hem/haar te vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering van de Vennootschap, die zal gehouden worden op dinsdag 2 mei
2023 om 14u (Belgische tijd, GMT+1) te Xxxxxx Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx, Xxxxxx, met de onderstaande agenda’s, of op enige latere vergadering met dezelfde agenda(’s), of een deel van de agenda(’s).
AGENDA
• het jaarverslag van de raad van bestuur van de Vennootschap over de jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2022 (met inbegrip van het corporate governance beleid van de Vennootschap);
• het verslag van de commissaris over de jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2022; en
• de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.
Commentaar bij het agendapunt:
De raad van bestuur vraagt de vergadering om kennis te nemen van het jaarverslag van de raad van bestuur over de jaarrekening afgesloten op 31 december 2022, van het verslag van de commissaris over de jaarrekening afgesloten op 31 december 2022 en de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.
Voorstel tot besluit:
Besluit tot goedkeuring van het remuneratieverslag van de raad van bestuur, zoals toegelicht door het benoemings- en remuneratiecomité en zoals opgenomen in het jaarverslag.
🞎 Voor 🞎 Tegen 🞎 Onthouding
• de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2022; en
• de bestemming van het resultaat, zoals voorgesteld door de raad van bestuur van de Vennootschap in zijn jaarverslag.
Voorstel tot besluit:
Besluit tot goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2022, en van de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de raad van bestuur in zijn jaarverslag.
🞎 Voor 🞎 Tegen 🞎 Onthouding
Commentaar bij dit agendapunt:
De raad van bestuur verduidelijkt dat uit de balans per 31 december 2022 een verlies blijkt van EUR 24.460.325,56. Deze verliezen hebben tot gevolg dat het netto-actief van de Vennootschap gedaald is
tot minder dan een vierde van het kapitaal van de Vennootschap. De procedure overeenkomstig artikel 7:228 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen inzake de alarmbelprocedure dient aldus gevolgd te worden.
Voorstel tot besluit:
Na kennis genomen te hebben van het verslag van de raad van bestuur vermeld in agendapunt 4 en met verwijzing naar hetgeen hierna is uiteengezet, wordt beslist om (i) de activiteiten van de Vennootschap voort te zetten, en (ii) de door de raad van bestuur voorgestelde maatregelen met het oog op het herstel van het eigen vermogen van de Vennootschap goed te keuren zoals gepubliceerd op de website van de Vennootschap.
De algemene vergadering van aandeelhouders verwijst in dit verband naar de vermelding van de raad van bestuur, zoals bekendgemaakt op 2 maart 2023, dat de Vennootschap een financieringsovereenkomst heeft afgesloten met Atlas Special Opporunities, LLC (“Atlas”), waarin deze laatste zich ertoe heeft verbonden in te schrijven tot een maximum van EUR 20.000.000,00 in aandelen van de Vennootschap via verplicht converteerbare obligaties uitgegeven in tranches en onderworpen aan bepaalde voorwaarden (het “Atlas Financieringprogramma”). Op voorwaarde dat de Vennootschap de maximale tranches op maandelijkse basis kan en zal opnemen die zijn toegestaan onder het Atlas Financieringsprogramma, op basis van de tot nu toe opgevraagde bedragen, heeft de Vennootschap mogelijks toegang tot EUR 18.000.000,00. De mogelijkheid voor de Vennootschap om een tranche op te nemen is onderworpen aan bepaalde voorwaarden, zodat zij mogelijks niet in staat is een tranche op te nemen wanneer zij dat wenst, maar als aan die voorwaarden wordt voldaan, is deze financiering voldoende om haar activiteiten gedurende twaalf maanden voort te zetten.
Bovendien kan de Vennootschap overwegen THR-149 in licentie te geven, wat haar kosten zou kunnen drukken omdat de licentienemer de desbetreffende studie geheel of gedeeltelijk zou kunnen betalen, en de Vennootschap mogelijks haar inkomsten zou kunnen verhogen door vooruitbetalingen, mijlpaalbetalingen en uiteindelijk royalty's.
Bovendien onderzoekt de Vennootschap op actieve wijze de mogelijkheid voor bijkomende financiering via vreemd of eigen vermogen, wat wordt ondersteund door de veelbelovende resultaten van het Deel A van haar Fase 2 KALAHARI studie voor THR-149, de beslissing om de KALAHARI studie verder te zetten op basis van de tussentijdse analyse in december 2022, en het feit dat vanaf maart 2023 de studie voor meer dan twee-derde werd gerecruteerd.
Bij wijze van alternatief, zal de Vennootschap haar kosten en investeringen verder verminderen in de mate dat er op elk moment voldoende liquide middelen aanwezig zullen zijn om haar activiteiten gedurende de komende twaalf maanden voort te zetten.
Op basis van het bovenstaande heeft de raad van bestuur aan de aandeelhouders meegedeeld dat zij er vertrouwen in heeft dat er voldoende liquide middelen aanwezig zullen zijn om haar activiteiten gedurende de komende twaalf maanden voort te zetten, en heeft de raad van bestuur bijgevolg aan de aandeelhouders voorgesteld om de activiteiten van de Vennootschap voort te zetten en niet over te gaan tot ontbinding van de Vennootschap.
🞎 Voor 🞎 Tegen 🞎 Onthouding
Voorstel tot besluit:
Xxxxxxxxx xxx xxxxxxxx aan de volgende personen voor de uitoefening van hun bestuurdersmandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2022:
• MeRoNo BV, met zetel te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx 00 xxx 0/00, ingeschreven in het rechtspersonenregister (Brussel – Nederlandstalige afdeling) onder het nummer 0771.312.029, vast vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxx Xx Xxxx;
• de xxxx Xxxxxx Xxxx;
• de xxxx Xx. Xxxxx Xxxxx;
• de xxxx Xxxxxx Xxxxxx;
• xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx;
• INVESTEA SRL, met zetel te 0000 Xxxx-Xxxxxxx-Xxxxxx, Xxx Xxxxxxxxxxxxxxx 00, bus 16, ingeschreven in het rechtspersonenregister (Brussel – Franstalige afdeling) onder het nummer 0554.946.205, vast vertegenwoordigd door xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx; en
• Baron Xxxxxxxx Xxxxxxx.
🞎 Voor 🞎 Tegen 🞎 Onthouding
Voorstel tot besluit:
Verlening van kwijting aan de commissaris van de Vennootschap, PwC Bedrijfsrevisoren BV, Xxxxxxxxxxxx 0, 0X, 0000 Xxxxxx, Xxxxxx, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, bedrijfsrevisor, voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.
🞎 Voor 🞎 Tegen 🞎 Onthouding
Commentaar bij het agendapunt:
Het mandaat xxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx en INVESTEA SRL (vast vertegenwoordigd door xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx) als bestuurders van de Vennootschap wordt automatisch beëindigd op de datum van deze algemene vergadering van aandeelhouders en wordt niet hernieuwd.
De curricula vitae van xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx en xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx zijn beschikbaar op de website van de Vennootschap (xxx.xxxxxxx.xx). De raad van bestuur is van oordeel dat xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx en xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx beantwoorden aan de onafhankelijkheidscriteria uiteengezet in artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en bepaling 3.5. van de Belgische Corporate Goverance Code 2020.
Voorgestelde besluiten:
7.1. De raad van bestuur heeft de algemene vergadering van aandeelhouders ingelicht over de automatische beëindiging en niet hernieuwing van het bestuursmandaat xxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx en INVESTEA SRL (vast vertegenwoordigd door xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx) op de datum van deze algemene vergadering van aandeelhouders.
7.2. Beslissing tot benoeming van xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, als onafhankelijk niet-uitvoerend bestuurder van de Vennootschap (doordat xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria van het artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020), met onmiddellijke ingang voor een periode van vier jaar die zal aflopen na de afsluiting van de vergadering die zal beslissen over de jaarrekening over het boekjaar dat zal worden afgesloten op 31 december 2026. Haar mandaat zal vergoed worden overeenkomstig de vergoeding voor niet-uitvoerende bestuurders aangenomen door de algemene vergadering van 7 mei 2019 en zoals bevestigd in het goedgekeurde Remuneratiebeleid 2021 (consulteerbaar op de website van de Vennootschap (xxx.xxxxxxx.xx)).
🞎 Voor 🞎 Tegen 🞎 Onthouding
7.3. Beslissing tot benoeming van xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx, als onafhankelijk niet-uitvoerend bestuurder van de Vennootschap (doordat xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx beantwoordt aan de onafhankelijkheidscriteria van het artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020), met onmiddellijke ingang voor een periode van vier jaar die zal aflopen na de afsluiting van de vergadering die zal beslissen over de jaarrekening over het boekjaar dat zal worden afgesloten op 31 december 2026. Haar mandaat zal vergoed worden overeenkomstig de vergoeding voor niet-uitvoerende bestuurders aangenomen door de algemene vergadering van 7 mei 2019 en zoals bevestigd in het goedgekeurde Remuneratiebeleid 2021 (consulteerbaar op de website van de Vennootschap (xxx.xxxxxxx.xx)).
🞎 Voor 🞎 Tegen 🞎 Onthouding
7.4. De raad van bestuur is bijgevolg op heden samengesteld als volgt:
• MeRoNo BV, met zetel te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx 00 xxx 0/00, ingeschreven in het rechtspersonenregister (Brussel – Nederlandstalige afdeling) onder het nummer 0771.312.029, vast vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxx Xx Xxxx, als niet-uitvoerend bestuurder en voorzitter;
• de xxxx Xxxxxx Xxxx, als niet-uitvoerend bestuurder;
• xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, als onafhankelijk, niet-uitvoerend bestuurder;
• xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx, als onafhankelijk, niet-uitvoerend bestuurder; en
• de xxxx Xxxxxx Xxxxxx, als uitvoerend bestuurder en CEO.
Alle voormelde bestuurders doen keuze van woonplaats op de zetel van de Vennootschap. Overeenkomstig artikel 24 van de statuten wordt de Vennootschap als volgt vertegenwoordigd:
“(1) Algemene bevoegdheid
Onverminderd de algemene vertegenwoordigingsmacht van de raad van bestuur als college, wordt de vennootschap in en buiten rechte rechtsgeldig vertegenwoordigd door twee gezamenlijk handelende bestuurders die geen bewijs van een voorafgaand besluit van de raad van bestuur moeten leveren.
(2) Gedelegeerde bestuursbevoegdheden
De vennootschap wordt eveneens in en buiten rechte rechtsgeldig vertegenwoordigd wat het dagelijks bestuur aangaat door de gedelegeerd bestuurder(s) die alleen of gezamenlijk handelen in uitvoering van het delegatiebesluit van de raad van bestuur.
Bovendien wordt de vennootschap rechtsgeldig verbonden door bijzondere gevolmachtigden binnen de perken van de hun verleende volmacht.”
Voorstel tot besluit:
Toekenning van de ruimste machtigingen aan de xxxx Xxxxxxx XXXXXX, in zijn hoedanigheid van enige bestuurder van Midico BV, die in de Vennootschap werkzaam is als Chief Business Officer en Corporate Secretary, om alle documenten, instrumenten, handelingen en formaliteiten op te stellen, uit te voeren en te ondertekenen en om alle nodige en nuttige instructies te geven om de voorgaande besluiten te implementeren, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het neerleggen van de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2022, en het jaarverslag en het verslag van de commissaris die daarop betrekking hebben, bij de Nationale Bank van België en het verrichten van de nodige formaliteiten inzake publicatie (met inbegrip van de ondertekening van eventuele publicatieformulieren), met de bevoegdheid tot delegatie.
🞎 Voor 🞎 Tegen 🞎 Onthouding
Indien er geen instructies vermeld worden, wordt de ondergetekende aandeelhouder geacht in te stemmen met de voorstellen tot besluit. Zulke instemming zal aanzien worden als een specifieke steminstructie in de zin van artikel 7:143, §4, 2° van het WVV.
Indien overeenkomstig artikel 7:130 van het WVV nieuw te behandelen onderwerpen op de agenda zijn opgenomen nadat onderhavige volmacht ter kennis van de Vennootschap is gebracht, zal de volmachtdrager ook over deze nieuwe agendapunten kunnen stemmen voor zover de Gevolmachtigde daarbij geen ander belang dan het belang van ondergetekende aandeelhouder nastreeft.
II. De Ondergetekende verleent de Gevolmachtigde alle machten om in naam en voor rekening van de Ondergetekende aanwezigheidslijsten en notulen te tekenen, deel te nemen aan alle beraadslagingen, zijn stem uit te brengen met betrekking tot elk besluit of punt dat ingevolge de voormelde agenda’s aan de buitengewone algemene vergadering en de gewone algemene vergadering zou kunnen worden voorgelegd.
III. De Ondergetekende verleent de Gevolmachtigde alle machten om, in het algemeen, alles te doen wat nuttig of nodig blijkt voor de uitvoering van deze volmacht.
IV. Onderhavige volmacht geldt tevens als aanmelding in de zin van artikel 7:134 van het WVV.
Opgemaakt te op ,
('goed voor volmacht ' + handtekening)
OXURION
PUBLIC LIMITED LIABILITY COMPANY
Xxxxxx Xxxxxxxxx 0
3001 Leuven
Enterprise number: 0881.620.924 RLE Leuven
xxxx@xxxxxxx.xxx (the Company)
PROXY FOR THE EXTRAORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS’ MEETING AND ORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS’ MEETING OF 2 MAY 20231
The shareholder who wishes to be represented at the extraordinary general shareholders’ meeting and the ordinary general shareholders’ meeting of the Company of 2 May 2023 with the below agenda, needs to use this proxy form. Other proxies will not be accepted.
The signed proxy form must be received at the latest on Wednesday 26 April 2023 at midnight at the registered office of the Company, xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx, Xxxxxxx, to the attention of the board of directors. It should be submitted by e-mail (xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx) of by mail (Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx, Xxxxxxx).
For the sake of good order, it is noted that the undersigned shareholder also needs to fulfil the registration formalities referred to in the convening notice of the extraordinary general shareholders’ meeting and the ordinary general shareholders’ meeting.
The undersigned (the “Undersigned”):
,
,
, [* name, address]
Owner of [*number] registered shares / dematerialized shares (*delete where not applicable) of the Company,
hereby grants special authority, with power of substitution to:
• Xxxxxxx XXXXXX (sole director of Midico BV), Chief Business Officer and Corporate Secretary of Oxurion NV, Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx.
Hereinafter the “Proxy Holder”.
1 This is a translation of a Dutch document into English. Reasonable care was taken to ensure that it is accurate. However, you should be aware that words and legal concepts used in one language may not have exact equivalents in another. It cannot be guaranteed that the translation will have exactly the same meaning as the original.
I. The Undersigned grants all powers to the Proxy Holder to represent him/her at the ordinary general shareholders’ meeting which will take place on Tuesday 2 May 2023 at 2:00 PM (CET) at Xxxxxx Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx, Xxxxxxx, with the agendas below, or at any later meeting with the same agenda(s) or a part thereof.
AGENDA
1. Acknowledgment of:
• the annual report of the board of directors of the Company on the annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2022 (including the corporate governance policy of the Company);
• the statutory auditor's report on the annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2022; and
• the consolidated annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2022.
Commentary to the item on the agenda:
The board of directors requests the meeting to take note of the annual report of the board of directors on the annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2022, the statutory auditor's report on the annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2022 and the consolidated annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2022.
2. Approval of the remuneration report of the board of directors of the Company, as explained by the nomination and remuneration committee and included in the annual report.
Proposed resolution:
Approval of the remuneration report prepared by the board of directors, as explained by the nomination and remuneration committee and included in the annual report.
🞎 Agreed 🞎 Not agreed 🞎 Abstention
3. Approval of:
• the statutory annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2022; and
• the allocation of the results as proposed by the board of directors of the Company in its annual report.
Proposed resolution:
Approval of the statutory annual accounts relating to the financial year closed on 31 December 2022 and on the allocation of the results as proposed by the board of directors in its annual report.
🞎 Agreed 🞎 Not agreed 🞎 Abstention
4. Acknowledgement of the report of the board of directors of the Company in accordance with article 7:228 of the Belgian Companies and Associations Code with a proposal of the measures to safeguard the continuity of the Company and the continuation of the activities of the Company and approval of the continuation of the Company’s business activities and the measures to be taken.
Comments on this agenda item:
Belgian Companies and Associations Code concerning the alarm bell procedure should thus be applied.
Proposed Resolution:
The general meeting of shareholders in this context refers to the mention of the board of directors, as disclosed on March 2, 2023, that the Company has entered into a financing agreement with Atlas Special Opportunities, LLC (“Atlas”), in which the latter has committed to subscribe to up to a maximum of EUR 20 million in the Company’s equity through mandatory Convertible Bonds to be issued in tranches and subject to certain conditions (the “Atlas Funding Program”). Under the Atlas Funding Program, based on the amounts drawn thus far, the Company potentially has access to up to EUR 18 million provided the Company can and does draw the maximum tranche on a monthly basis. The Company’s ability to draw a tranche is subject to certain conditions such that it may not be able to draw a tranche when it desires to do so, however, if those conditions are met, this funding is sufficient to continue operations for twelve months.
Based on the above, the board of directors has mentioned to the shareholders that it is confident that there will be sufficient cash to continue its operations during the next twelve months, and therefore has requested the shareholders to decide to continue the activities of the Company and not to initiate dissolution of the Company.
🞎 Agreed 🞎 Not agreed 🞎 Abstention
5. Discharge to the directors of the Company for the exercise of their mandate as director during the financial year closed on 31 December 2022.
Proposed resolution:
• MeRoNo BV, having its registered office at 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx 00, xxx 0/00, registered in the register of legal entities (Brussels – Dutch-speaking division) under the number 0771.312.029, with permanent representative Xx. Xxxxxx Xx Xxxx;
• Xx. Xxxxxx Xxxx;
• Xx. Xxxxx Xxxxx, M.D.;
• Xx. Xxxxxx Xxxxxx;
• Ms. Xxxxxxxx Xxxxxx;
• INVESTEA SRL, having its registered office at 0000 Xxxx-Xxxxxxx-Xxxxxx, Xxx Xxxxxxxxxxxxxxx 00, xxx 00, registered in the register of legal entities (Brussels – French- speaking division) under the number 0554.946.205, with permanent representative Ms. Xxxxxxxxx Xxxxxx; and
• Baron Xxxxxxxx Xxxxxxx.
¨ Agreed 🞎 Not agreed 🞎 Abstention
6. Discharge to the statutory auditor of the Company for the exercise of its mandate during the financial year closed on 31 December 2022.
Proposed resolution:
Discharge to the statutory auditor, PwC Bedrijfsrevisoren BV, Xxxxxxxxxxxx 0, 0X, 0000 Xxxxxx, Xxxxxxx, represented by Xx. Xxxxxx Xxxxxxxx, auditor, for the performance of its mandate during the financial year closed on 31 December 2022.
🞎 Agreed 🞎 Not agreed 🞎 Abstention
7. Appointment of Ms. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx and Ms. Xxxx Xxxxxxxxxxx as non-executive directors upon proposal of the board of directors of the Company, after advice of the nomination and remuneration committee, and decision on the remuneration for the exercise of their mandate as director, and confirmation of the composition of the board of directors of the Company.
Commentary to the item on the agenda:
Proposed resolutions:
7.1. The board of directors has informed the general meeting of shareholders on the automatic termination and non-renewal of the mandate of director of the Company of Baron Xxxxxxxx Xxxxxxx and INVESTEA SRL (with permanent representative Ms. Xxxxxxxxx Xxxxxx) on the date of this general meeting of shareholders.
7.2. Resolution to appoint Ms. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, as independent non-executive director of the Company (as Ms. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx meets the independence criteria of article 7:87 of the Belgian Companies and Associations Code and provision 3.5 of the Belgian Corporate Governance Code 2020), with immediate effect for a period of four years that will expire after the close of the general meeting that will decide on the annual accounts for the financial year to be closed on December 31, 2026. Her mandate will be remunerated in accordance with the remuneration for non-executive directors adopted by the general meeting of 7 May 2019 and as confirmed in the approved Remuneration Policy 2021 (available on the website of the Company (xxx.xxxxxxx.xx)).
🞎 Agreed 🞎 Not agreed 🞎 Abstention
7.3. Resolution to appoint Ms. Xxxx Xxxxxxxxxxx, as independent non-executive director of the Company (as Ms. Xxxx Xxxxxxxxxxx meets the independence criteria of article 7:87 of the Belgian Companies and Associations Code and provision 3.5 of the Belgian Corporate Governance Code 2020), with immediate effect for a period of four years that will expire after the close of the general meeting that will decide on the annual accounts for the financial year to be closed on December 31, 2026. Her mandate will be remunerated in accordance with the remuneration for non-executive
directors adopted by the general meeting of 7 May 2019 and as confirmed in the approved Remuneration Policy 2021 (available on the website of the Company (xxx.xxxxxxx.xx)).
🞎 Agreed 🞎 Not agreed 🞎 Abstention
7.4. The board of directors is currently composed as follows:
• MeRoNo BV, having its registered office at 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx 00, xxx 0/00, registered in the register of legal entities (Brussels – Dutch-speaking division) under the number 0771.312.029, with permanent representative Xx. Xxxxxx Xx Xxxx, as non-executive director and chairman;
• Xx. Xxxxxx Xxxx, as non-executive director;
• Ms. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx , as non-executive, independent director;
• Ms. Xxxx Xxxxxxxxxxx, as non-executive, independent director; and
• Xx. Xxxxxx Xxxxxx, as executive director and CEO.
All the aforementioned directors chose the registered office of the Company as their place of residence in view of their mandate as director.
In accordance with article 24 of the articles of association, the Company is represented as follows: “(1) General powers
Without prejudice to the general representative power of the board of directors as a collegiate body, the company is validly represented in and out of court by two directors acting jointly, who are not required to provide proof of a prior decision of the board of directors.
(2) Delegated administrative powers
The company is also validly represented in and out of court with regard to the day-to-day management by the managing director(s) who act(s) alone or jointly in implementation of the delegation decision of the board of directors.
In addition, the company is legally bound by special proxyholders within the limits of the power of attorney granted to them.”
Proposed resolution:
🞎 Agreed 🞎 Not agreed 🞎 Abstention
If no instructions are given, the undersigned shareholder shall be deemed to consent to the proposed resolutions. Such consent will be deemed to be a specific voting instruction in the sense of article 7:143, §4, 2° of the BCCA.
If pursuant to article 7:130 of the BCCA new items to be dealt with are included in the agenda after the present proxy form has been submitted to the Company, the Proxy Holder shall be entitled to vote on such new agenda items insofar as the proxy holder, by doing so, does not pursue another interest than the interest of the undersigned shareholder.
II. The Undersigned grants the Proxy Holder all powers to sign all attendance lists and minutes, to participate in all deliberations, to vote with respect to all resolutions or items that can, pursuant to these agendas, be presented to the extraordinary general shareholders’ meeting and the ordinary general shareholders’ meeting, in name and on behalf of the Undersigned.
III. The Undersigned grants the Proxy Holder the power to, in general, do all what appears useful or necessary for the execution of this proxy.
IV. The present proxy shall also serve as notification within the meaning of article 7:134 of the BCCA.
Done at on ,
(‘good for proxy’ + signature)