OVER EUROPAHUIS RYCKEVELDE
KA2 Kickoff
Samenwerking & communicatie met projectpartners
OVER EUROPAHUIS RYCKEVELDE
xxx.xxxxxxxxxx.xx/ internationalisering
OVERZICHT
• TOUR DE TABLE
• WEET WAAROM JE INTERNATIONALISEERT
• BASISINGREDIËNTEN VAN GOEDE COMMUNICATIE EN SAMENWERKING
• VRAGENRONDE
1. Welk type project voer je uit?
2. welke uitdagingen kom je tegen op vlak van samenwerking en communicatie met partners?
3. Wat verwacht je van deze sessie?
VOOR JE PROJECT: “WEET WAAROM XX
INTERNATIONALISEERT!”
#NODEN
#BEWEEGREDENEN
#DOELSTELLINGEN
WAAROM
WEET WAAROM JE VERANDERT
• Internationalisering = containerbegrip
• Internationaliseren = werken aan een school/organisatiebreed project
BEWEEGREDENEN
Formuleer je beweegredenen en onderbouw ze:
• Informatiebronnen vanuit eigen organisatie
• Behoefteanalyse
• Wetenschappelijke informatiebronnen
• On desk research
• Direct contact met betrokkenen binnen en buiten de
school, persoonlijke interviews of bevragingen.
Gemeenschappelijk basis ingebed in maatschappelijke context
DOELSTELLINGEN
= Beoogde veranderingen ten aanzien van het probleem of de uitdaging van waaruit het project vertrekt.
SMART-principe:
1. Specifiek
2. Meetbaar
3. Aanvaardbaar
4. Realistisch
5. Tijdsgebonden
DIAGNOSE
SAMENWERKING EN COMMUNICATIE: “DE BASISINGREDIËNTEN!”
#HOE
#WANNEER
#WAT
DE BASISINGREDIËNTEN
Visie over goede en duidelijke communicatie, die op voorhand vastlegt hoe, wanneer en wat je zal communiceren.
1. GOEDE COMMUNICATIE
STREEF NAAR CONTINUE UITWISSELING
• ACTIE-REACTIE
• Actief en creatief
• Doelgerichte uitwisseling
• Kies voor diverse methodieken (dynamiek)
GOEDE COMMUNICATIE
NIET NAAST MAAR MET ELKAAR
• Maakt vergelijking mogelijk
• Beweegredenen en doelstellingen
• Centraal thema
• Eindproduct
🡪 Gevoel van samenhorigheid
GOEDE COMMUNICATIE
LEER JE PARTNERS KENNEN
Plan kennismakingsbezoeken in
• Ga met twee
• Voorzie voldoende tijd (min. 3 dagen)
• Kaart gevoelige onderwerpen aan
• Communiceer naar collega’s
• Betrek afwezige partners digitaal
PLAN TIJD IN OM ELKAAR TE LEREN KENNEN
• +- 1 trimester
• Wat wil je weten over elkaar?
• Hoe gaan deelnemers zich voorstellen?
• Inclusieve communicatie en vooroordelen
• Motivatie
• Doelstellingen
• Projectidee
• …
GOEDE COMMUNICATIE
NAAR EEN ORGANISATIECULTUUR
• Transparantie en openheid
• Streef naar een dynamische werking
• (leer)proces!!
• Drempels een plaats geven
• Cultuurverschillen
• …
2. DUIDELIJKE COMMUNICATIE
KENNIS EN KENNISMANAGEMENT
• Platform voor kennisdeling
• Drive, dropbox, …
• Actief kennis ontwikkelen
• Draaiboeken
• Overzicht gebruikte tools
• Communicatie en disseminatieplan
• ….
• Beneficiary Module
DUIDELIJKE PLANNING EN VERSLAGGEVING
• Leg een agenda vast
• Verspreid projectinformatie en communiceer over het initiële projectvoorstel
• Xxxxxxx in het verslag van de vergadering de gemaakte afspraken: wie, doet wat, tegen wanneer.
DUIDELIJKE AFSPRAKEN
SMART-principe:
1.Specifiek 2.Meetbaar
3. Aanvaardbaar
4. Realistisch
5. Tijdsgebonden
HELDERE TAAKVERDELING
COÖRDINATOR PARTNERS
• Aansturen van het project team / partnerschap
• Aansturen van de ontwikkeling van het eindproduct
• Monitoring en evaluatie
• administratieve eindverantwoordelijkheid
• Promoten van het project
• Zorgen voor een grote betrokkenheid binnen het eigen schoolteam
• Opvolging van de planning
• Eindverantwoordelijkheid opnemen rond deeltaken, zoals realiseren van een
projectwebsite of collega’s wegwijs maken in nieuwe methodieken.
DUIDELIJKE COMMUNICATIE
3. HOE COMMUNICEREN
ONLINE EN OFFLINE
• Online platformen en applicaties
• Bel/teamsbellen
!
• Belang van offline communicatie
Voorbereidend bezoek,
Projectmeetings,…
KWALITEITSVOL PROJECTMANAGEMENT
Kwalitatieve voorbereiding:
1. Lijst alle taken op
2. Verdeel ze onder projectpartners
3. Koppel er een timing aan
MONITORING EN PROJECTEVALUATIE
Monitoring:
• Inhoudelijke opvolging
• Financiële opvolging
• Administratieve opvolging
Projectdoelen bereikt?
Evaluatie
• Activiteiten
• Resultaten
• Proces
Kwaliteit van de resultaten?
PROJECTADMINISTRATIE
• Projectcyclus
Wanneer moeten welke documenten ingediend worden?
Zijn er infosessies door de
subsidieverstrekker? Aan welke andere contractuele verplichtingen moet voldaan worden?
• Projectdocumentatie
projectaanvraag, verslagen van de meetings, van evaluaties, Deelnemerslijsten, interim- en eindverslagen, …
• maak een begroting op voor het project en ga na of de verkregen subsidie volstaat of als er cofinanciering moet voorzien worden.
• bespreek, in geval van uitwisselingen voor leerlingen/doelgroep, hoeveel ze moeten betalen en of er extra inkomsten geworven worden, bv. via sponsoring, acties door de leerlingen, enz.
• maak afspraken over mobiliteiten van leerkrachten/personeel: ontvangen de betrokken leerkrachten cash geld voor hun verblijf in het partnerland? Of schieten ze zelf eerst alles voor? Moeten ze bepaalde bewijzen bijhouden?
Maak intern goede afspraken met de dienst boekhouding van
de school/organisatie:
• leg hen beknopt de inhoud van het project uit.
• leg hen uit wanneer de subsidie gestort wordt
• xxxx deel ontvangt de school bij ondertekening van het contract en welk deel na goedkeuring van het
eindverslag.
• vraag hen welke bewijsvoering ze nodig hebben.
• bespreek of er een aparte rekening voorzien
wordt
voor grensoverschrijdende projecten
ONDERSTEUNENDE TOOLS
4. WANNEER & WAT COMMUNICEREN
WANNEER COMMUNICEREN
• Planning van de inhoud
• Planning van de taakverdeling
• Planning rond communicatie en disseminatie
• Planning van administratie en financiën
Draaiboek of werkplan!
AFSRPAKEN OVER COMMUNICATIE
• Afspraken over beslissingen
• Vraag expliciet naar toestemming over bepaalde zaken
• Charter over communicatie en transparantie
Stimuleer betrouwbaar gedrag!
COMMUNICEER OPEN EN WEES FLEXIBEL!
*En voorzie ook tijd voor ontspanning
VRAGEN?