ONROEREND ERFGOED WONEN IN VLAANDEREN DIGITAAL VLAANDEREN ANB
VERHUISDRAAIBOEK
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx
X
Interne verhuisbewegingen
ONROEREND ERFGOED WONEN IN VLAANDEREN DIGITAAL VLAANDEREN ANB
(SARO) (MINARAAD) INBO
AGO (ABB)
(HFB)
Pagina 1 van 18
1. INTRO 3
2. ALGEMEEN 3
Materiaal te verhuizen door HFB/Verhuisfirma 3
Materiaal dat NIET door HFB/verhuisfirma wordt verhuisd 4
Entiteiten betrokken bij de verhuisbeweging 4
3. VERHUISPLANNING & PTOW PERIODE 5
Planning 5
POP-UP werkplekken 5
4. VERHUISVERANTWOORDELIJKE & PRAKTISCHE AFSPRAKEN 6
Projectteam HFB 6
SPOCS 6
Praktische afspraken 7
5. VERHUIS LABELS 8
Type verhuis label versus bestemming 8
Verhuis labels aan te brengen door Het Facilitair Bedrijf (HFB) 9
Verhuis labels aan te brengen door de verhuizende Entiteit 10
6. CODERING 11
Lokaal / zone-nummer 11
Drop-zone 11
7. VERHUISDOZEN 12
Kartonnen Verhuisdozen 12
Plastic Verhuisboxen 13
Praktisch 13
8. ICT & ELEKTRONISCH MATERIAAL 14
Beelschermen in toegewezen zone 14
Beeldschermen in de gedeelde zone 14
Printers 15
AV installaties 15
Klein elektronisch materiaal 15
Huishoudelijke toestellen 16
Afvoer ICT & elektronisch materiaal 16
9. BORSTELSCHOON 16
10. SCHADE 16
11. LOPENDE CONTRACTEN ENTITEITEN 17
12. KUNST 17
13. PLANTEN 17
14. WAT MET POST EN PAKJES? 18
15. AFVAL 18
16. VRAGEN & OPMERKINGEN 18
1. INTRO
In September - Oktober 2024 zullen er interne verhuisbewegingen plaatsvinden van VO-medewerkers die vandaag reeds gehuisvest zijn in het Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx.
Daarnaast zullen VO-medewerkers zullen vanuit het Ferrarisgebouw verhuizen naar het Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx.
Bij deze verhuisbeweging opteren we voor een circulaire aanpak. Dit betekent dat we een deel van het bestaande meubilair zullen recupereren. Hierdoor zijn we genoodzaakt om een PTOW-periode in te lassen om de verhuis te kunnen realiseren.
Het wordt voor velen onder jullie een andere manier van gebruik van de werkplekken.
Het Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx zal zo veel als mogelijk ingericht zijn volgens het hybride werken, met een combinatie van toegewezen en gedeelde werkplekken.
Vaste werkplekken met persoonlijke inrichting en opbergruimte zullen hierdoor niet meer van toepassing zijn.
Jouw werkplek van vandaag kan morgen door iemand anders gebruikt worden.
Voor het opbergen van persoonlijk materiaal voorzien we lockers.
Daarom leggen we de nadruk op het minimaliseren van persoonlijke materiaal dat mee moet verhuizen. Voor ‘actieve’ dossiers en werkmiddelen, nodig voor de dagelijkse werking zijn hoge en lage kasten voorzien op de toegewezen kantoorvloer.
Alvorens te kunnen verhuizen, gaat er heel wat werk en organisatie aan vooraf.
Een verhuis staat of valt met de juiste voorbereiding en goede communicatie. We proberen jullie aan de hand van dit draaiboek zo goed mogelijk te begeleiden in dit traject.
2. ALGEMEEN
Type “circulaire” verhuisbewegingen:
- 1/1 meubilair
- Restmeubilair: circulaire afvoer
Materiaal te verhuizen door HFB/Verhuisfirma
- Meubilair
- Verhuisdozen (beperkt in aantal)
- ICT materiaal
- Archief: “niet” Vilvoorde (beperkt in aantal)
- Kantoorplanten in eigendom (zie “punt 13. Planten”)
- Beeldschermen (zie “punt 8. ICT en Elektronisch materiaal”)
Materiaal dat NIET door HFB/verhuisfirma wordt verhuisd
- Persoonlijke items, laptop, gsm, …
- Materiaal via leverancier raamcontract
- Materiaal via leasing HFB of entiteit (vb. printers, plotters, …)
- Kelder- en opslagmateriaal (vb. beursstanden, marketingmateriaal, meetapparatuur…)
Belangrijk is dat het te verhuizen meubilair, ongeacht welke verhuisbeweging waartoe het behoort, op voorhand door de entiteit volledig leeggemaakt wordt.
Indien gewenst kan het gebouwenteam van Xxxxxx Xxxxxxxxx ondersteunen bij deze voorbereidende opruimacties. Een aanvraag hiervoor kan ingediend worden via Facilipunt.
Entiteiten betrokken bij de verhuisbeweging
Entiteit | Huidige locatie in Xxxxxx Xxxxxxxxx | Nieuwe locatie in Xxxxxx Xxxxxxxxx |
ONROEREND ERFGOED | Verd. 3 | Verd. 3 |
WONEN IN VLAANDEREN | Verd. 5 | Verd. 5 |
DIGITAAL VLAANDEREN | Verd. 11 & 12 | Verd. 5 |
ANB | Verd. 9 & 10 | Verd. 9 & 10 |
SARO | Verd. 9 | Verd. 9 |
XXXXXXXX | Xxxx. 9 | Verd. 9 |
INBO | Verd. 6 & 7 | Verd. 7 |
AGO | Verd. 2 | Verd. 2 |
ABB | Verd. 4 | Verd. 4 |
HFB | Verd. 4 | Verd. 4 |
3. VERHUISPLANNING & PTOW PERIODE
Planning
Entiteit | PTOW-periode | Ingebruikname nieuwe werkplekken |
ONROEREND ERFGOED | Vrij 13 sept. t.e.m. Ma 23 sept. | Di 24 sept. |
WONEN IN VLAANDEREN | Vrij 20 sept. t.e.m. Di 01 okt | Wo 02 okt. |
DIGITAAL VLAANDEREN | Vrij 20 sept. t.e.m. Di 01 okt | Wo 02 okt. |
ANB | Xxxx 00 okt. t.e.m. Di 15 okt | Wo 16 okt. |
SARO | Geen verhuis | - |
XXXXXXXX | Xxxx verhuis | - |
INBO | Vrij 11 okt. t.e.m. Di 22 okt | Wo 23 okt. |
AGO | Vrij 18 okt. t.e.m. Di 29 okt | Wo 30 okt. |
ABB | Nog te bepalen | - |
HFB | Nog te bepalen | - |
De verhuisperiode wordt zo kort mogelijk gehouden maar bevat meerdere dagen.
Tijdens deze verhuisperiode zullen noch de huidige, noch de toekomstige werkvloer toegankelijk zijn voor VO-medewerkers.
De verhuisfirma heeft een plan van aanpak volgens onderstaande verhuisfases voorgesteld:
- Fase 1: Verhuizen (verplaatsen of verwijderen) van een selectie bestaand meubilair in het Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx
- Fase 2: Opladen meubilair & verhuisdozen op huidige locatie (Xxxxxx Xxxxxxxxx, Ferraris, Ellips, Zentih) en verhuizen naar nieuwe locatie in het Xxxxxx Teirlinckgebouw
- Fase 3: Montage/installatie van het meubilar in het Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx
Het meubilair zal, indien nodig worden gedemonteerd, verhuisd en op de nieuwe locatie worden afgeleverd/gemonteerd door de verhuisfirma volgens de inrichtingsplannen van HFB.
POP-UP werkplekken
Niemand wordt verplicht om die periode van thuis te werken. HFB biedt onderstaande alternatieven aan:
- In onze Brusselse gebouwen zullen een aantal werkplekken exclusief worden opengesteld voor de verhuizende entiteiten tijdens hun ‘PTOW-periode’. Na intrek van de entiteit in de nieuwe toegewezen zone worden de plekken ter beschikking gesteld voor de volgende verhuizende entiteit. Bestaande koffiehoeken en printerlokalen zijn er ter beschikking van de entiteiten.
Over de exacte locatie en mogelijke reservatie tools van deze POP-UP werkplekken volgt de nodige communicatie later.
- Iedere werknemer kan gebruik maken van aanlandwerkplekken in onze niet-Brusselse gebouwen.
- Ook de vergaderzalen in deze gebouwen kunnen gebruikt worden mits reservatie via facilipunt
4. VERHUISVERANTWOORDELIJKE & PRAKTISCHE AFSPRAKEN
Het Facilitair Bedrijf stelde een projectteam samen, waarin ieder binnen zijn expertise, een specifieke rol opneemt om de verhuisbeweging vlot te laten verlopen.
Er werden ook SPOCS aangesteld binnen de betrokken entiteiten, zij staan in korte lijn met het HFB- projectteam.
Bij verhuis-gerelateerde vragen kunnen de SPOCS waarschijnlijk al een heel deel antwoorden formuleren.
Indien zij je niet kunnen verder helpen, maak dan een melding via Facilipunt. Van daaruit wordt alles gefilterd en aan de juiste persoon bezorgd.
Projectteam HFB
HFB | Contact | Telefoon | ||
Algemeen | Projectleider Centralisatie Brussel | Hadewijch Neirinck | 0486 68 00 94 | hadewijch.neirinck@vlaanderen.b e |
Manager Meubilair, inrichting & verhuis | Xxxx Xxxxxxxxxx | 0470 10 01 59 | ||
Verhuiscoördinator Xxxxxx Xxxxxxxxx | - | - | Facilipunt | |
Verhuiscoördinator Ferraris | Xxxx Xx Xxxxxx | 0477 31 70 54 | ||
Regio - Gebouw | Regioverantwoordelijke Facilities – Brussel West | Xxxxxxxxx Xxxxxxxx | 0477 95 01 41 | dominique.vereecke@vlaanderen. be |
Gebouwverantwoordelijke Xxxxxx Xxxxxxxxx | Xxx Xxxxxx | 0476 70 13 72 | ||
Gebouwverantwoordelijke Ferraris | Xxxxx Xxxxx | 0473 56 74 55 | ||
Categorie | Audiovisueel verhuiscoördinator | Xxxx Xxxxxxxxxx | 0493 31 30 20 | |
ICT | Xxxxxxx Xxxxx | 0474 28 93 32 | ||
Documentenbeheer | Xxxx Xxxxxxx | 0496 56 74 85 |
SPOCS
ONROEREND ERFGOED
SPOC verhuis | Xxxx Xxxxxxxx | 0492 23 76 73 | |
Back-up | Vancaester Xxxxxxxx | 0499 77 23 28 |
WONEN IN VLAANDEREN
SPOC verhuis | Xxxxxxxxx Xxxxxxxx | 0491 55 66 77 | |
Back-up | Xxxx Xx Xxxxxx | 0478 47 91 91 |
DIGITAAL VLAANDEREN
SPOC verhuis | Xxxxxxx Xxxxxxxxx | 0497 94 77 10 | |
Back-up | Xxxx Xxxxx | 0475 49 97 13 |
ANB
SPOC verhuis | Xxx Xxxxxxxxxx | 0491 92 69 03 | |
Back-up | Xxxxx Xxx Xxxxx | 0473 95 79 79 |
SARO
SPOC verhuis | Xxxxx Xxxxxxx | 0485 42 92 06 |
MINARAAD
SPOC verhuis | Xxxxxxxx Xxx | 0496 51 72 59 |
INBO
SPOC verhuis | Xxxxx Xx Xxxxxxxxxx | 0499 86 53 26 |
AGO
SPOC verhuis | Xxxxx Xxx Xxxxxxx | 0474 45 27 70 | |
Back-up | Xxxx Xxxxxx |
ABB
SPOC verhuis | Penny De Beleyr | 0470 90 33 86 | |
Back-up | Xxxxxxxxxx Xxxxx | 0492 34 82 40 |
HFB
SPOC verhuis | Xxxxxxxx Xxxxxx | 0478 83 36 97 |
Praktische afspraken
Om hinder bij de verhuizing te voorkomen, kunnen de personeelsleden van het verhuizende entiteiten tijdens de verhuisdagen nog niet terecht op hun nieuwe werkplekken.
Zij kunnen wel gebruik maken van de POP-UP werkplekken (zie 4. ‘verhuisplanning & PTOW periode’)
De SPOC en/of back-up wordt verwacht bereikbaar te zijn tijdens de verhuisperiode en leegmaak van de verdieping van de entiteit. Indien zaken onduidelijk zijn of als er ter plaatse voorbereidingstaken niet voldoende werden uitgevoerd, wordt er verwacht dat de SPOC of zijn/haar back-up snel ter plaatse kan komen om de resterende taken uit te voeren of de nodige aanwijzingen kan geven.
5. VERHUIS LABELS
Type verhuis label versus bestemming
Elke bestemming is gelinkt aan een specifieke kleur Verhuis label
Bestemming | Te gebruiken door: | |
ROZE “Transmoove” verhuis label | HT Verd 2 | AGO |
LICHT BLAUW “Xxxxxx Xxxxxx” verhuis label | HT Verd 3 | ONROEREND ERFGOED |
BLAUW “Transmoove” verhuis label | HT Verd 4 | |
ORANJE “Transmoove” verhuis label | HT Verd 5 | DIGITAAL VLAANDEREN WONEN IN VLAANDEREN |
WIT “Transmoove” verhuis label | HT Verd 6 | |
GEEL “Transmoove” verhuis label | HT Verd 7 | INBO |
GRIJS “Transmoove” verhuis label | HT Verd 8 |
GROEN “Transmoove” verhuis label | HT Verd 9 & 10 | ANB (SARO) (MINARAAD) |
ROOD “Transmoove” verhuis label | HT Verd 13 | AUDIT VLAANDEREN |
Verhuis labels kunnen door de SPOCS afgehaald worden bij de gebouwverantwoordelijke
Niet voldoende verhuis labels? Ze kunnen eenvoudig bijbesteld worden via een melding in Facilipunt
Verhuis labels aan te brengen door Het Facilitair Bedrijf (HFB)
Alle meubilair en inrichting, voorzien van een QR code, zal door medewerkers van Transmoove/gebouwenteam van Xxxxxx Xxxxxxxxx worden gelabeld.
Hierop vermelden ze de zone- of lokaalnummering van de nieuwe inrichtingsplannen. Op die manier wordt er een efficiënte plaatsing van het meubilair gegarandeerd.
De ergonomische bureaustoelen en/of gespecialiseerd meubilair met QR-code voor collega’s met een beperking, werden in principe mee opgenomen in BOS en zouden zo op de juiste plek moeten terechtkomen. Dit werd besproken tijdens de bilaterale gesprekken.
Gelieve aan deze specifieke stoelen en/of materiaal ook een kaartje met de naam van de gebruiker + entiteit te bevestigen met een koordje of elastiek.
De SPOC dient - na de labelronde van HFB – te controleren of alle deze specifieke items voorzien werden van een verhuis label met correcte bestemming en of het naamkaartje correct werd aangebracht.
Verhuis labels aan te brengen door de verhuizende Entiteit
ICT materiaal, levend archief, (kantoor)materiaal, etc dat mee moet verhuizen naar het Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx, wordt door de entiteit gelabeld. Hierop worden de lokaal/zone-nummers, overeenkomstig met het inrichtingsplan van de toegewezen kantoorzone, vermeld.
Aan de Verhuis SPOC worden onderstaande items ter beschikking gesteld:
- het inrichtingsplan van de verdieping met lokaal / zone-nummers op de nieuwe locatie.
- Verhuis labels
- “Breekbaar/Fragile” labels
- verhuisdozen
- noppen/Wikkelfolie folie
- tape
- stiften voor de codering van de verhuis labels
De verhuis labels worden aan de zijkant op de korte zijde van de verhuisdozen aangebracht. Op alle andere te verhuizen goederen dient een goed zichtbare plaats te worden gekozen om het label aan te brengen. Breekbaar of gevoelig materiaal dient de entiteit zelf in te pakken. Indien nodig kan bijkomend een ‘Breekbaar/Fragile’ label aangebracht worden.
Als je een verhuisdoos krijgt die al eerder werd gebruikt (ook die worden circulair ingezet) en waar nog een label op kleeft, verwijder dan zeker dit oude verhuis label.
De verhuisdozen worden verzameld in de DROP-zone op de huidige locatie en gestapeld met het verhuis label zichtbaar voor het verhuisteam.
Besluit:
- Verhuis = verhuis label met lokaal/zone-nummer van bestemming
- Geen verhuis = geen verhuis label
- Geen verhuis label = geen verhuis
6. CODERING
Lokaal / zone-nummer
Elk lokaal of zone heeft een uniek lokaal / zone-nummer dat wordt voorgesteld door letters en cijfers. De desbetreffende lokaalnummers kunnen jullie terugvinden op het inrichtingsplan. Voorbeeld: 3B.OK05 Aan de hand van deze codes bepalen jullie zelf waar de verhuisdozen en het ICT-materiaal moeten terechtkomen. De codering gebeurt met een zwarte ‘permanente’ stift. Gelieve de locatie voldoende groot te schrijven en duidelijk leesbare drukletters en cijfers te gebruiken. Een naam van de medewerker mag discreet genoteerd worden op het label. Voor de verhuizers dient enkel de locatie zeer duidelijk en zichtbaar te zijn.
Drop-zone
Drop-zones in Xxxxxx Xxxxxxxxx
Lokaal / zone nummer | |
Verd. 2A | Drop-zone 2A.OK.08 |
Verd 2C | Drop-zone 2C.OK.09 |
Verd. 3C | Drop-zone 3C.OK.05 |
Verd. 4B | Drop-zone 4B.OK.06 |
Verd. 5A | Drop-zone 5A.OK.07 |
Verd. 5C | Drop-zone 5C.OK.08 |
Verd. 6 | Drop-zone 6C.OK.04 |
Verd. 7 | Drop-zone 7C.OK.08 |
Verd. 8 | Drop-zone 8C.OK.05 |
Verd. 9 | Drop-zone 9C.OK.12 |
Verd. 10 | Drop-zone 10C.OK.07 |
Verd. 11 | Drop-zone 11C.OK.07 |
Verd. 12 | Drop-zone 12C.OK.07 |
Verd. 13 | Drop-zone 13.01B |
Verd. 14 | Drop-zone 14.10 Drop-zone voor “Adoptie”beeldschermen & netwerkkabels |
7. VERHUISDOZEN
TRANSMOOVE voorziet 2 type verhuisdozen:
1. Kartonnen verhuisdozen (witte Transmoove-doos)
2. Plastic verhuisboxen (voor fragile materiaal + waardevolle boeken uit een bibliotheek – gebruik hiervan wordt tot minimum beperkt)
Kartonnen Verhuisdozen
Kenmerken:
- afmetingen: 53 cm B x 35 cm D x 33 cm H
- worden plat aangeleverd
- dient door de gebruiker dient ze open te vouwen en te kleven met tape (wordt mee aangeleverd).
- kunnen eventueel bijbesteld worden via een melding in Facilipunt.
Een handleiding voor het correct vouwen:
Werkwijze:
- Plooi de doos open en zet ze met de tekst ondersteboven (1)
- Plooi de korte zijden naar binnen (2)
- Plooi de lange zijden naar binnen (3)
- Kleef in de lengte vast, tot halverwege de zijkant (4)
- Kleef tweemaal in de breedte tot halverwege de zijkant (5)
!! De dozen niet kruiselings plooien maar steeds met tape vastkleven aan de onderzijde Draai de doos en vul ze
- Plooi de korte zijden naar binnen (6)
- Plooi de lange zijden naar binnen (7)
- Kleef in de lengte vast tot halverwege de zijkant (8) Kleef je etiket aan de zijkant
Andere kartonnen dozen mogen gebruikt worden, maar moeten steeds
- Voldoende stevig zijn om op te stapelen
- Afgesloten worden met tape (niet kruislings plooien)
- Draagbaar zijn (max 20 kg)
- Voorzien worden van een verhuis label
Bijkomende relevante informatie met betrekking tot de inhoud van deze ‘niet-Transmoove’ doos mag steeds door de entiteit worden aangebracht.
Deze bijkomende informatie mag echter alleen op de doos genoteerd worden en niet op het label.
Vul de dozen volledig. Een halfgevulde doos betekent meer dozen en grotere kans op beschadiging door deuken. Overvolle dozen kunnen ook niet want ze kunnen moeilijk gestapeld en vastgenomen worden. Een goede vuistregel is: als je de doos zelf amper kan opheffen is ze te zwaar (max 20 kg).
Gelieve de gevulde dozen per lokaal / zone-nummer in de drop-zone van het te verlaten gebouw te verzamelen. Zorg dat de doorgangen niet geblokkeerd worden.
De verhuisdozen worden opnieuw ingezet voor de volgende entiteiten die verhuizen. Er wordt dus zorgzaam mee omgegaan. Daarom dus ook niets rechtstreeks noteren op de ‘Transmoove dozen’.
Na het verhuizen en het uitpakken dienen de verhuisdozen:
- dienen opnieuw te worden samengeplooid (plat) te worden
- de tape dient daarbij telkens aan de rand van de flappen doorgesneden te worden maar niet verwijderd te worden om beschadiging aan de doos te voorkomen
- door de entiteit verzameld te worden in de drop-zone op de huidige locatie.
Plastic Verhuisboxen
De plastic-boxen worden extra ingehuurd. De nodige hoeveelheden kunnen aangevraagd worden via een melding in Facilipunt. Gezien het aanzienlijke wekelijks huurbedrag, zullen ze slecht 2 à 3 weken voor de start van de PTOW periode aangeleverd worden.
Na de verhuis, vragen wij om de plastic-boxen ASAP leeg te maken zodat zij snel aan de verhuisfirma kunnen worden terugbezorgd. Bij laattijdig inleveren of verlies van deze plastic-boxen zullen de kosten doorgerekend worden aan de entiteit.
De ophaling van zowel de ‘kartonnen dozen’ als de ‘plastic boxen’ zal gebeuren 2 weken na de ingebruikname van de werkplekken.
Praktisch
Per entiteit worden onderstaande aantallen afgeleverd in de Drop-zone op je huidige locatie
Kartonnen verhuisdozen | Plastic boxen | |
ONROEREND ERFGOED | 100 stuks | op aanvraag via melding Facilipunt |
WONEN IN VLAANDEREN | 100 stuks | op aanvraag via melding Facilipunt |
DIGITAAL VLAANDEREN | 200 stuks | op aanvraag via melding Facilipunt |
ANB | 100 stuks | op aanvraag via melding Facilipunt |
XXXX | op aanvraag via melding Facilipunt | op aanvraag via melding Facilipunt |
MINARAAD | op aanvraag via melding Facilipunt | op aanvraag via melding Facilipunt |
INBO | 100 stuks | op aanvraag via melding Facilipunt |
AGO | 100 stuks | op aanvraag via melding Facilipunt |
Ophaalmoment kartonnen verhuisdozen & Plastic boxen in de drop-zone HT
ONROEREND ERFGOED | Vr 11 okt |
WONEN IN VLAANDEREN | Wo 23 okt |
DIGITAAL VLAANDEREN | Wo 23 okt |
ANB | Wo 30 okt. |
INBO | Wo 06 nov. |
AGO | Wo 13 nov. |
8. ICT & ELEKTRONISCH MATERIAAL
Beelschermen in toegewezen zone
Deze beeldschermen zijn & blijven eigendom van de entiteit. Loskoppelen, verhuis en aankoppelen van deze beeldschermen verloopt volgens onderstaande afspraken.
- De entiteit maakt een selectie van de schermen die mee verhuisd worden
- Het ICT-team van de entiteit labelt de schermen met het daartoe bestemde verhuis label en noteert duidelijk het lokaal/zone nummer van de toekomstige locatie
- Het ICT-team van de entiteit ontkoppelt elk scherm en draait de bijhorende kabels rond de voet van het scherm (stroomkabel + HDMI-kabel)
De beeldschermen blijven op de huidige werkplekken staan. Transmoove verhuist de schermen in speciaal daarvoor voorziene karren.
- De schermen worden door Transmoove afgeleverd in de zone die door de entiteit werd genoteerd op het verhuis label.
- Vóór de eerste werkdag worden de beeldschermen door het ICT-team van de entiteit geïnstalleerd op de nieuwe locatie. Een exacte timing van deze pre-IT periode wordt nog gecommuniceerd.
Beeldschermen in de gedeelde zone
HFB voorziet beeldschermen op de werkplekken in de gedeelde zone van het Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx. Om ook hier het “circulaire gedachtengoed” te respecteren vragen we aan jullie als entiteit om overtollige beeldschermen - die voldoen aan onderstaande criteria – over te dragen aan HFB voor inzet in de gedeelde zone.
- Minimum 24 inch
- Leeftijd: max. 2 jaar
- Energielabel: ideaal D, max. E
Na overdracht zullen deze schermen - in volledig beheer van HFB - ter beschikking gesteld worden op de beeldschermwerkplekken in de gedeelde zone.
Voor deze “adoptie”beelschermen maken we graag onderstaande afspraken:
- Het ICT-team van de entiteit labelt de schermen met het daartoe bestemde verhuis label en noteert duidelijk het lokaal / zone nummer van de desbetreffende drop-zone in Xxxxxx Xxxxxxxxx (zie 6. drop- zone)
- Het ICT-team van de entiteit ontkoppelt elk scherm en draait de bijhorende kabels rond de voet van het scherm (stroomkabel + HDMI-kabel)
De beeldschermen blijven op de huidige werkplekken staan. Transmoove verhuist de schermen in speciaal daarvoor voorziene karren.
- De schermen worden door Transmoove afgeleverd in de desbetreffende drop-zone die door het ICT- team van de entiteit werd genoteerd op het verhuis label.
- Na controle zal het ICT-team HFB deze beeldschermen installeren op beeldschermwerkplekken in de gedeelde zone in Xxxxxx Xxxxxxxxx.
Printers
Er worden PRAAS printers ter beschikking gesteld van de entiteiten door HFB. Deze printers zullen voor elke gebruiker toegankelijk zijn.
HFB betaalt de maandelijkse huurkost van deze printers. De printkosten (clicks) zijn ten laste van de entiteit waartoe de gebruiker behoort.
Het is niet de bedoeling dat entiteiten eigen printers plaatsen in het gebouw. De printers zijn op strategisch plaatsen terug te vinden in een servicelokaal. (Omwille van printerconsolidatie zal niet elk servicelokaal een printer bevatten.)
AV installaties
In het Xxxxxx Xxxxxxxxx gebouw zijn de vergaderruimtes in de toegewezen en de gedeelde zones door HFB uitgerust met audiovisuele installaties om hybride te vergaderen.
Audiovisuele materialen worden niet mee verhuisd. HFB neemt ook geen audiovisueel materiaal over van entiteiten.
Meer informatie over het gebruik van de installaties vind je hier: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx#xxxxxxxxx-xxx-xxxxx-xx-xxxxx-xx- hybride-te-werken
Klein elektronisch materiaal
Laptops, smartphones, persoonlijke toetsenborden, headsets en andere kleine elektronische toestellen en waardevolle accessoires worden door de gebruiker zelf verhuisd. Op die manier wordt het risico op diefstal of schade beperkt. Dit geldt ook voor ander persoonlijke waardevolle items
Huishoudelijke toestellen
Bij huishoudelijke toestellen denken we bvb aan waterkokers, koffiezetapparaten / espressomachines, …
In het Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx zijn de kitchenettes goed uitgerust, bijkomende elektrische apparaten zijn niet toegestaan en worden bijgevolg niet mee verhuisd.
Afvoer ICT & elektronisch materiaal
Netwerkkabels worden verzameld in kartonnen dozen en gelabeld met codering van de desbetreffende drop-zone (zie 7. “codering”) Afvoer ICT & elektronisch materiaal
Alle ICT & elektronisch materiaal dat niet meer wordt ingezet op de nieuwe werkplekken in Xxxxxx Xxxxxxxxx dient vóór aanvang van de verhuis door de entiteit afgevoerd te worden. we denken hier aan beeldschermen, toetsenborden, muizen, printers, plotters, racks, …
Hierover maakt het ICT-team van de entiteit zelf de nodige afspraken met een circulaire ophaaldienst of
– in het geval van huur / lease – met het de desbetreffende leverancier.
Maak hier zeker een verschil tussen materiaal dat “data” bevat – waarvoor de nodige attesten moeten aangeleverd worden door het bedrijf dat de items ophaalt.
Bovenvermelde opdrachten zijn te organiseren door en voor rekening van de entiteit.
9. BORSTELSCHOON
Alles wat niet vervat zit in de verhuis naar de nieuwe locatie moet door de entiteit vóór aanvang van de PTOW -periode verwijderd worden.
Er kunnen extra papier/karton afvalcontainers aangevraagd worden. Het volstaat hiervoor een aanvraag te doen via Facilipunt
Indien er tijdens de verhuis van de huidige nog afval dient verwijderd te worden zal de SPOC opgeroepen worden om het resterend materiaal te verwijderen
10. SCHADE
Indien de verhuisfirma schade toebrengt aan goederen, infrastructuur of mensen zal dit vergoed worden. De verhuisfirma dient hiervoor verplicht een verzekering af te sluiten.
De schade kan vergoed worden door middel van een vermindering in de verhuiskost of door een herstelling van de aangebrachte schade en/of een vervanging van het beschadigde goed.
Bij vaststelling van toegebrachte schade dient dit zo spoedig mogelijk aan Xxxx Xx Xxxxxx (verhuiscoördinator HFB), gemeld te worden. Het is aangeraden om foto’s te nemen (indien voldoende waardevol, vóór en na).
Let wel, speciale zaken zoals kunst of andere zeer waardevolle goederen vallen niet onder de standaardpolis en moeten bijkomend verzekerd worden. Xxxxxxx dit op voorhand te melden samen met de vermoedelijke waarde van het goed. Bijgevolg kan de verhuisfirma, indien de klant dit wenst, hiervoor een bijkomende verzekering aanvragen. Deze bijkomende verzekering is steeds voor rekening van de entiteit.
11. LOPENDE CONTRACTEN ENTITEITEN
De entiteit is verantwoordelijk voor de stopzetting en/of wijziging van lopende contracten tussen de entiteit en een externe leverancier (raamcontract en/of lokaal contract).
De entiteit organiseert de eventuele ophaling van het materiaal vóór aanvang van de verhuisbeweging.
NES kasten: maakt de entiteit gebruik van het raamcontract voor klein kantoormateriaal, dan neemt u contact op met de leverancier en bezorgt hen onderstaande informatie:
- Data uithuizing & inhuizing
- Locatie(s) NES kasten in toegewezen zone in Xxxxxx Xxxxxxxxx
De entiteit bepaalt zelf welke kast(en) in de nieuwe toegewezen zone zal dienst doen als NES kast.
Bestellingen en/of bijkomende leveringen voor het te verlaten gebouw worden best nu al stopgezet.
Het resterende materiaal wordt door de entiteit ingepakt in de kartonnen Transmoove dozen en voorzien van een verhuis label waarop het lokaal / zone nummer duidelijk wordt vermeld.
12. KUNST
Indien waardevolle kunstwerken, in eigendom van de entiteit aanwezig zijn in op de huidige werkvloer, gelieve hiervan vroegtijdig een melding van te maken via Facilipunt, zodat de verhuisfirma de nodige voorzieningen kan treffen.
Waardevolle goederen vallen niet onder de standaardpolis en moeten bijkomend verzekerd worden. Gelieve hier op voorhand melding van te maken via Facilipunt. Desgewenst kan de verhuisfirma hiervoor een bijkomende verzekering aanvragen. Deze bijkomende verzekering wordt berekend op basis van de waarde van het kunstwerk & is steeds voor rekening van de entiteit.
13. PLANTEN
In het Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx worden planten voorzien door HFB via het raamcontract Aquarella. Lopende lease en/of huurcontracten in het Ferrarisgebouw worden door de entiteit opgezegd.
Een zorgvuldig gekozen selectie eigen planten kan eventueel mee verhuisd worden door de verhuisfirma. Beleid m.b.t. verhuis van eigen planten:
- Planten verzamelen in de drop-zone in Ferraris
- Planten labelen met lokaal/zonenummer van de drop-zone in Xxxxxx Xxxxxxxxx
14. WAT MET POST EN PAKJES?
Hierover vind je alle informatie via onderstaande link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx- gebouwen/xxxxxx-teirlinckgebouw/onthaal-en-verzending-in-het-xxxxxx-teirlinckgebouw
AFVAL
15.
Het Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx is ISO 14001 gecertificeerd en daarvoor gelden een aantal strikte afspraken rond inzameling voor af te voeren materialen. HFB heeft afspraken met verschillende afvalinzamelaars die voor elke fractie nagaan of die opnieuw als grondstof gebruikt worden.
- Elke verdieping beschikt over afzonderlijke recipiënten voor wit papier en karton, gekleurd papier, ICT-materiaal en toners, glas, PMD, voedselresten en restafval.
- Voor andere fracties (oude pc’s, planten, …) of grotere volumes die niet in deze recipiënten kunnen, maakt de klant een melding in Facilipunt zodat deze opgehaald kunnen worden door team uitbating.
- Het is aan te raden om enige tijd op voorhand de medewerkers te vragen om hun persoonlijke kasten uit te sorteren. Hiervoor kunnen jullie tijdelijk containers met extra volume voor papier, restafval, PMD... bestellen via een melding in Facilipunt. Ook containers voor vertrouwelijk papier behoren tot de mogelijkheden. Team uitbating zal die komen halen van zodra ze vol zijn..
16. VRAGEN & OPMERKINGEN
Er zijn vanuit Het Facilitair Bedrijf heel wat medewerkers betrokken bij deze verhuisbeweging. Eventuele vragen/opmerkingen mogen voortaan gesteld worden via Facilipunt met duidelijke vermelding: ‘entiteit’/verhuis ‘Interne verhuisbeweging Xxxxxx Xxxxxxxxx’. Van daaruit wordt alles doorgestuurd naar de juiste persoon binnen HFB. We doen er alles aan om jou zo snel verder te helpen.
Transmoove/het gebouwenteam zal met elke verhuis SPOC van de betrokken entiteiten een rondgang doen in het Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx om nota te nemen van de items die specifieke
aandacht vragen (vb een loodzware kluis, een waardevol kunstwerk dat eigendom is van de entiteit, broos materiaal,…).
Het exacte moment van deze rondgang wordt nog ingepland.