Contract

Deze opdracht wordt uitgeschreven door Toerisme Oost-Vlaanderen vzw, een paraprovinciale instelling die instaat voor de ontwikkeling, uitwerking en advisering van het toeristisch beleid in Oost-Vlaanderen.

Voor bijkomende informatie en vragen kan u contact opnemen met Xxxx Xxxxxx, regiocoördinator Meetjesland, 09/378.67.01, xxxx.xxxxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xx. Niet bereikbaar van 25 juni tot 28 juli 2019.

3.1.2 Plaatsingswijze

De plaatsing van deze overheidsopdracht gebeurt via de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, gelet op artikel 42 §1, 1° a) van de wet van 17 juni 2016.

3.1.3 Voorwerp van de opdracht

3.1.3.1 Classificatie

Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 2, 21° van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

3.1.3.2 Beschrijving van de diensten

De opdracht omvat de opmaak van een strategisch plan voor toerisme in Meetjesland.

De opdracht is om ervoor te zorgen dat de doelstellingen zoals vermeld in het technische luik gerealiseerd worden. We willen een toekomstgericht en duurzaam plan dat ons als organisatie en onze stakeholders richting geeft op vlak van toeristisch-recreatief beleid, productontwikkeling en promotie. Het plan dient bovendien te zorgen voor dynamiek en enthousiasme bij en tussen de verschillende stakeholders. Op die manier kan Meetjesland uitgebouwd worden tot een florerende toeristische bestemming met een duurzaam evenwicht tussen de belangen van bezoekers, inwoners en ondernemers.

Concreet betekent dit dat Toerisme Oost-Vlaanderen van de opdrachtnemer het volgende verwacht:

− Het planningsproces vormgeven, begeleiden en uitvoeren, inclusief de rapportering naar belanghebbenden en beslissingsnemers.

− Overlegmomenten en workshops op een inspirerende en creatieve manier begeleiden, verwerken en rapporteren.

− Opleveren van een positionering voor de regio voor gebruik in marketingcommunicatie. Waarden, DNA en verhaallijnen dienen bepaald te worden en moeten een basis kunnen vormen voor de uitwerking van een beeldtaal voor communicatie.

− Redactie van een conceptrapport en eindrapport, exclusief lay-out en drukklaar maken.

− Een aantrekkelijke communicatieve vertaalslag van de hoofdlijnen van het plan in een inspirerende samenvatting die enthousiasmeert en aanzet tot actie.

3.1.3.3 Modaliteiten

Percelen (art. 58 Wet; art. 49-50 KB Plaatsing) Er zijn geen percelen.

3.1.4 Toepasselijke wettelijke bepalingen, documenten en standaardbestekken

Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:

- Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (hiervoor en hierna: Wet).

- Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

- KB van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren (hiervoor en hierna: KB Plaatsing).

- KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna: KB Uitvoering).

en alle latere aanvullingen en wijzigingen.

3.1.5 Overige algemeen toepasselijke bepalingen

3.1.5.1 Taalgebruik

De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.

3.1.5.2 Contractuele voorwaarden

Met de overhandiging van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze worden vermeld in een of meerdere bijlagen van zijn offerte. Door het indienen van een offerte verbinden de inschrijvers zich ertoe de bepalingen van dit bestek na te leven.

3.1.6 Indiening van de offertes (art. 14 Wet)

De offertes worden ingediend via e-mail op volgend e-mailadres: xxxx.xxxxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xx

De uiterste datum, tijdstip voor indiening van de offertes is opgegeven op het voorblad van dit bestek.

3.1.7 Vorm en inhoud van de offerte

De inschrijver maakt zijn offerte op, op de bij het bestek horende formulieren. Deze formulieren vindt u in deel 3, bij de bijlagen bij dit bestek.

De offerte wordt als volgt ingedeeld:

1_‘naam inschrijver’_offerteformulier 2_‘naam inschrijver’_inventaris

3_‘naam inschrijver’_projectplan en -aanpak 4_‘naam inschrijver’_personeel & referenties 5_‘naam inschrijver’_verwerkingsovereenkomst

3.1.8 Ondertekening van de offertes (Art. 42, §3 KB Plaatsing)

Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde, zijn gedateerd en door hem ondertekend.

Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht.

Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.

3.1.9 Uitsluitingscriteria

De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de in de artikelen 67 en 68 van de Wet bedoelde situaties. Indien een bovenvermelde uitsluitingsgrond van toepassing is op de inschrijver, mag de inschrijver bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke

uitsluitingsgrond. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure. Deze bepaling is individueel van toepassing op de deelnemers die samen als een combinatie een offerte indienen.

Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver dat er geen uitsluitingsgrond op hem van toepassing is, voor zover het gaat om uitsluitingsgronden die bewezen worden aan de hand van documenten die de aanbestedende overheid zelf kan opvragen via elektronische weg. Het gaat met name om het RSZ-attest, het attest van fiscale schulden, het attest van niet-faling via elektronische weg.

Eventuele corrigerende maatregelen moet de inschrijver echter bewijzen door schriftelijke stukken toe te voegen aan de offerte.

Bepaalde inschrijvers dienen tevens volgende documenten toe te voegen:

• de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een recent attest uitgereikt door de bevoegde buitenlandse overheid waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;

• inschrijvers die niet aan de Belgische wetgeving onderworpen zijn, dienen WEL evenwaardige attesten bij te voegen, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij gevestigd zijn

• Een inschrijver die niet RSZ-plichtig is (geen personeel, inschrijving door natuurlijk persoon, …) moet een verklaring op eer bijvoegen waarin hij verklaart waarom hij niet RSZ-plichtig is.

• Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht): de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt, bezorgt een uittreksel uit het strafregister aan de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid zal zelf via Digiflow een RSZ-attest en een fiscaal attest opvragen van de dienstverlener aan wie de opdracht gegund wordt. Het uittreksel uit het strafregister eenvoudig aangevraagd worden door een mail te sturen naar xxx-xxx@xxxx.xxxx.xx met volgende gegevens (Meer info via deze link):

▪ Naam rechtspersoon

▪ Ondernemingsnummer

▪ Adres

▪ Reden: “overheidsopdracht”

Voor buitenlandse kandidaat-ondernemingen betreft het gelijkwaardige attesten, afgeleverd door de bevoegde overheden van het land conform de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Wanneer een document of certificaat niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of in landen waar dit niet voorzien is, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van herkomst of van het land waar de ondernemer gevestigd is.

3.1.10 Prijsvaststelling (art. 26 KB Plaatsing)

Wat de prijsbepaling betreft wordt deze opdracht aanzien als een opdracht tegen globale prijs, waarbij een forfaitaire prijs het geheel van de prestaties van de opdracht of van elke post dekt.

3.1.11 Prijsopgave (art. 29 KB Plaatsing)

De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post en voegt ze bij de prijs van de offerte.

3.1.12 Inbegrepen prijselementen (art. 32, §3 KB Plaatsing)

Alle kosten en heffingen welke de opdracht belasten met uitzondering van de btw vallen ten laste van de inschrijver en worden verondersteld te zijn inbegrepen in de globale prijzen en de eenheidsprijzen van de opdracht, zoals o.a. maar niet limitatief verplaatsingskosten, administratieve kosten,…. .

3.1.13 Gunningscriteria (art. 81 Wet)

De aanbestedende overheid kiest de economisch voordeligste offerte op basis van volgende gunningscriteria:

1. Conceptvoorstel	50 %
2. Aanpak en methodiek	20 %
3. Prijs	30 %

Conceptvoorstel

Om het gunningscriterium conceptvoorstel te beoordelen verwachten we in de offerte op zijn minst volgende onderdelen:

- Een beschrijving van de visie van de inschrijver op strategische planning voor toerisme en recreatie en waaruit blijkt dat deze visie toegepast kan worden voor de uitvoering van de opdracht.

- Een bewijs van een duidelijke en heldere visie op de opdracht voor Meetjesland, met een duidelijke beschrijving van het plan van aanpak en concept voor de uitvoering van de opdracht. De technische bepalingen van hoofdstuk 4 van dit bestek zijn te beschouwen als minimumvereisten waaraan moet worden voldaan.

- Het plan van aanpak bevat een duidelijke en realistische inschatting van tijdsbesteding voor de verschillende fases van de realisatie en uitvoering. De inschrijver dient te beschrijven met een concrete timing welke communicatie- en overlegmomenten zullen voorzien worden en hoe de samenwerking en communicatie met de opdrachtgever zal verlopen.

- Beschrijving van de project- en overlegstructuur rekening houdende met de technische bepalingen

- Een gedetailleerd budget met de nodige onderverdelingen dient bij het voorstel te worden gevoegd.

- Beoordeling resultaatsmeting & opvolging: tijdens en na afloop van het planproces dienen de resultaten ervan op een overzichtelijke en relevante manier gepresenteerd te worden aan de opdrachtgever.

- Beschrijving van de opgeleverde rapporten en documenten en (tussentijdse resultaten) in het kader van de opdracht.

Aanpak en methodiek

Om het gunningscriterium aanpak en methodiek te beoordelen verwachten we in de offerte op zijn minst volgende onderdelen:

- Gedetailleerde beschrijving van de aanpak, methodologieën en werkwijzen die zullen gehanteerd worden voor de uitvoering van de opdracht waarbij aangetoond wordt dat deze relevant zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Prijs

Het gunningscriterium prijs wordt beoordeeld op basis van volgende formule: max. te behalen punten * (prijs goedkoopste offerte/prijs te beoordelen offerte).

Hoe beter in de offerte de uitwerking van de voorgestelde werkwijze en planproces beschreven wordt, vanzelfsprekend conform de technische beschrijving en randvoorwaarden in het bestek, hoe correcter een inschatting gevormd kan worden van de kwaliteit van het uiteindelijke afgeleverde werk.

Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend.

Voor de beoordeling van criteria 1 en 2 wordt de volgende schaal gehanteerd:

• 0%: onvoldoende, ondermaats, afwezig: dit betekent dat de bekomen informatie/het resultaat helemaal niet overeenkomt met het gevraagde, eventueel zelfs afwezig is. Dit leidt tot de onregelmatigheid van de offerte;

• 20%: matig, beperkt: in de beoordeling van de kwalitatieve aspecten is het niet altijd duidelijk of een beschrijving al dan niet bevredigend is. Er wordt vastgesteld dat de beschrijving/het resultaat quasi of bij benadering voldoet aan het gevraagde. De (kleine) afwijking(en) is/zijn wel niet van die aard om de beschrijving/het resultaat volledig af te wijzen;

• 40%: goed, bevredigend, volgens verwachting: de beschrijving of de verkregen informatie/het resultaat komt volledig overeen met het gevraagde in het bestek en beantwoordt aan de verwachtingen van de aanbesteder;

• 60%: meer dan goed, bevredigend, boven verwachting: indien de beschrijving/het resultaat meer of beter is dan gevraagd in het bestek, dan wordt dit gehonoreerd als een meerwaarde van 20% ten opzichte van de score "goed";

• 80%: zeer goed, zeer bevredigend, veel beter dan volgens verwachting: indien de beschrijving/het resultaat veel meer of veel beter is dan gevraagd in het bestek, dan wordt dit gehonoreerd als een meerwaarde van 40% ten opzichte van de score "goed";

• 100%: grote meerwaarde, uitstekend: indien de beschrijving/het resultaat veel meer of veel beter is dan gevraagd in het bestek, of zelfs nieuw of innoverend is, dan wordt dit gehonoreerd als een meerwaarde van 60% ten opzichte van de score "goed" en krijgt dit voorstel het maximum van de punten.

3.1.14 Selectie

Volgend selectiecriterium zal door de aanbestedende overheid worden gehanteerd: Capaciteiten van de dienstverlener:

• Lijst van gelijkaardige diensten: Het opgeven van minimaal drie gelijkaardige referenties van de afgelopen drie jaar met een korte omschrijving van het voorwerp, methodiek, de waarde en de contactgegevens van de klant (de waarde van de referenties moet gelijkwaardig zijn aan de huidige opdracht). Inhoudelijk volstaat een beknopte omschrijving (maximaal 10 regels) en indien mogelijk aanlevering van voorbeeldmateriaal.

• Beschrijving van het team dat de opdracht zal uitvoeren, aangevuld met CV’s met relevante referenties van de teamleden.

Enkel de offertes van inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria komen in aanmerking voor verder onderzoek en toewijzing.

3.1.15 Voordracht van onderaannemers (Art. 74 KB Plaatsing en Art. 12 KB Uitvoering)

De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt.

3.1.16 Verbintenistermijn (art. 58 KB Plaatsing)

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaand vanaf de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.

De indiening van aangepaste offertes tijdens de onderhandelingen doet de verbintenistermijn telkenmale opnieuw lopen.

3.1.17 Verloop onderhandelingen

De aanbestedende overheid heeft de mogelijkheid om te onderhandelen met één of meerdere inschrijvers, of om zonder het voeren van onderhandelingen over te gaan tot het gunnen van de opdracht. In dat laatste geval telt de initieel ingediende offerte als definitieve offerte.

In het kader van deze onderhandelingen kunnen één of meerdere inschrijvers worden uitgenodigd om één of opeenvolgende aangepaste offertes in te dienen.

3.1.18 Varianten

Het indienen van varianten is niet toegestaan, gelet op de gevoerde onderhandelingsprocedure, waarin ruimte wordt gelaten voor het indienen van een verbeterde offerte.

Eventuele optimalisatievoorstellen zullen worden beoordeeld in het licht van de gunning-criteria (zie hierboven). Er wordt evenwel herhaald dat de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt om de opdracht rechtstreeks te gunnen op basis van de initieel ingediende offertes.

3.1.19 Niet gunning van de opdracht

Het volgen van de voorliggende gunningsprocedure houdt geen verplichting in tot het gunnen van de opdracht. Toerisme Oost-Vlaanderen kan zowel afzien van het gunnen van de opdracht, als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze, zonder dat de inschrijvers aanspraak kunnen maken op enige schadevergoeding. Toerisme Oost-Vlaanderen behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor desgevallend bepaalde wijzigingen aan de opdracht aan te brengen wanneer de wenselijkheid daartoe blijkt.

3.1.20 Keuze van offerte

De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige offerte, vastgesteld rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

3.1.21 Overige bepalingen

De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door Toerisme Oost-Vlaanderen.

Dit bestek is met de grootste zorg samengesteld. De aanbestedende overheid hecht veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers of geselecteerde kandidaten en heeft dit bestek dan ook in het licht van deze bekommernis opgesteld.

Indien in dit bestek toch tegenstrijdigheden, onduidelijkheden, enz. opgemerkt worden, dan worden de inschrijvers of geselecteerde kandidaten verzocht om dit onverwijld schriftelijk te melden aan de leidend ambtenaar, in ieder geval uiterlijk de 10e kalenderdag voorafgaand aan de dag van uiterlijke indiening van de offertes.

De aanbestedende overheid zal steeds zo snel mogelijk, en tegelijk aan alle aangeschreven kandidaten een antwoord formuleren indien het een vraag met een algemene strekking betreft. Indien het een vraag betreft die enkel dienstig is voor een welbepaalde offerte of de vertrouwelijkheid van een erin vervat voorstel betreft, zal enkel de vraagsteller een antwoord ontvangen.

Door een offerte in te dienen, aanvaardt de inschrijver (en alle leden van zijn team) onvoorwaardelijk de inhoud van voorliggend bestek met inbegrip van de gekozen gunningswijze. Indien de inschrijver of geselecteerde kandidaat hiermee niet akkoord kan gaan en/of opmerkingen hierover wenst te formuleren, dient hij de aanbestedende overheid hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen ten laatste 10 kalenderdagen voor de uiterste datum van de indiening van de offerte.

Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd, waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen.

3.2 BEPALINGEN M.B.T. DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT

3.2.1 Leidend ambtenaar (art. 11 KB Uitvoering)

De leidend ambtenaar is Xxxx Xxxxxx, regiocoördinator Meetjesland. Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit:

a) de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering;

b) de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring;

c) het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;

d) het opstellen van de processen-verbaal;

e) de opleveringen;

f) het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.

3.2.2 Vertrouwelijkheid en informatieveiligheid

3.2.2.1 Vertrouwelijkheid (art. 18 KB Uitvoering )

Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de inschrijver zich niet alleen tot het meest absolute beroepsgeheim, maar ook tot neutraliteit en uiterste discretie ten overstaan van het personeel van het bestuur. Alle inlichtingen en documenten toevertrouwd aan het personeel van de inschrijver, evenals alle vergaderingen waaraan hij deelneemt worden als strikt vertrouwelijk beschouwd.

De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel, aangestelden en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van deze gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe deze gegevens niet te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de uitvoering betrokken zijn, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

Alle informatie die door de aanbestedende overheid aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de aanbestedende overheid die aan de opdrachtnemer door de aanbestedende overheid wordt toevertrouwd, blijft de exclusieve eigendom van de aanbestedende overheid, zoals ook elke informatiedrager waarop de opdrachtnemer informatie van de aanbestedende overheid heeft gekopieerd of vastgelegd, de integrale eigendom is van de aanbestedende overheid.

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waar de aanbestedende overheid of derden het slachtoffer van zouden zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf, door leden van zijn personeel of aangestelden van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens dit artikel.

3.2.2.2 Privacy en informatieveiligheid

De opdrachtnemer is ertoe gehouden om de toepasselijke wetgeving inzake privacy na te leven, meer bepaald de Verordening (EU) 2016/679 van het Europese Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Toerisme Oost-Vlaanderen vzw beschikt als “verwerkingsverantwoordelijke” voor haar dienstverlening over

persoonsgegevens die hij aan de opdrachtnemer (“verwerker”) bezorgt voor de verwerking of voor bepaalde aspecten van de verwerking ervan. Wanneer een verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens een beroep doet op een verwerker moeten de modaliteiten en de uitvoering van de verwerking geregeld worden conform artikel 28 AVG.

Toerisme Oost-Vlaanderen vzw kiest ervoor om deze modaliteiten met de opdrachtnemer in een afzonderlijke overeenkomst op te nemen, m.n. de verwerkingsovereenkomst, die als bijlage bij het bestek wordt toegevoegd. Het invullen en ondertekenen van deze verwerkingsovereenkomst is verplicht voor de geselecteerde inschrijver.

3.2.3 Intellectuele rechten (art. 19 en 20 KB Uitvoering)

Het uitvoeren van de opdracht impliceert geenszins dat de opdrachtnemer enig eigendoms- of auteursrecht op eventueel in bruikleen ontvangen documenten verwerft.

Het is de opdrachtnemer dan ook ten strengste verboden de documenten voor eigen gebruik te reproduceren, te publiceren, te verspreiden, tentoon te stellen of dergelijk verbruik aan derden te verlenen.

Tevens wordt het strategisch plan eigendom van Toerisme Oost-Vlaanderen vzw en mag het door de opdrachtnemer op geen enkele wijze gebruikt, gepubliceerd of bekendgemaakt worden zonder schriftelijke toelating van Toerisme Oost-Vlaanderen vzw. In ieder geval verbindt de auteur zich ertoe om bij publicaties de opdrachtgever uitdrukkelijk te vermelden.

3.2.4 Borgtocht (art. 25 tot en met 33 KB Uitvoering)

Voor deze opdracht wordt geen borgtocht geëist.

3.2.5 Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (art. 45 tot 49, 154 en 155 KB Uitvoering)

Wanneer in hoofde van de opdrachtnemer tekortkomingen worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen bepaald in de artikelen 45 tot 49, 154 en 155.

3.2.6 Uitvoeringstermijn (art. 147 KB Uitvoering)

Voorziene begindatum van de diensten: 06/2019 Voorziene einddatum van de diensten: 05/2020

3.2.7 Modaliteiten inzake prestaties (art. 149 KB Uitvoering)

De dienstverlening wordt uitgevoerd in de regio Meetjesland.

3.2.8 Prijsherziening (art. 38/7 KB Uitvoering)

Op deze opdracht is geen prijsherziening van toepassing.

3.2.9 Oplevering (art. 64 en 156 KB Uitvoering)

Bij het verstrijken van de termijn van 30 dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld.

Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende zending hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.

3.2.10 Betaling van de diensten (art. 66 KB Uitvoering)

De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering van de goederen, om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan.

De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

Elke factuur moet de volgende informatie bevatten: Strategisch Plan Toerisme in Meetjesland. De opdracht moet gefactureerd worden aan onderstaande:

Toerisme Oost-Vlaanderen vzw

t.a.v. Xxxxx Xxxxxxxx PAC Xxx Xxxx

Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0

0000 Xxxx

met vermelding van het BTW-nummer BE 0407.710.695.

3.2.11 Niet of onvolledige uitvoering van de opdracht

Indien Toerisme Oost-Vlaanderen vzw nadat de opdracht gegeven werd, beslist de opdracht niet uit te voeren, omwille van een oorzaak die niet ten laste van de inschrijver kan worden gelegd, wordt hij vergoed voor de gedane prestaties. Mits het betalen van die vergoedingen is Toerisme Oost-Vlaanderen vzw geen schadevergoeding verschuldigd wegens het niet vervullen van een in het vooruitzicht gestelde prestatie.

3.2.12 Vertragingsboetes

Het louter verstrijken van de uitvoeringstermijn stelt de opdrachtnemer in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht.

De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rata van 0,1 percent - op de totale kostprijs van de gevraagde diensten - per kalenderdag vertraging.

De boeten worden zonder ingebrekestelling aangerekend op de ingediende facturen.

3.2.13 Non-discriminatie

De dienstverlener verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij ziet hierop toe zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers,

externe medewerkers,…

De dienstverlener verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijke kansen- en gelijke behandelingsbeleid).

De dienstverlener verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard.

Indien een personeelslid van de dienstverlener zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de dienstverlener de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement.

Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de dienstverlener, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid.

De dienstverlener vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid.

De dienstverlener verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband.

De dienstverlener ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.

3.2.14 Loon verschuldigd aan werknemers

Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/1, derde lid van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt van kennisgeving waarmee hij ervan in kennis wordt gesteld dat hij een zwaarwichtige inbreuk heeft begaan op de verplichting zijn werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben, onthoudt hij zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot hij het bewijs voorlegt aan de aanbestedende instantie dat de betrokken werknemers integraal zijn uitbetaald.

Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld:

- ofwel, naargelang het geval, door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat hij de in artikel 49/1, eerste lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze opdrachtnemer of onderaannemer;

- ofwel door middel van de in artikel 35/4 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking.

De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die hij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan:

1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer op zwaarwichtige wijze tekortschiet in zijn verplichting het aan zijn werknemers verschuldigde loon tijdig uit te betalen;

2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de opdrachtnemer is gemachtigd de overeenkomst te verbreken;

3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verder onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.

3.2.15 Regeling van geschillen

Enkel het Belgisch recht is van toepassing voor de interpretatie van deze opdracht. Enkel de gerechtshoven van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen zijn bevoegd om kennis te nemen van geschillen met betrekking tot deze opdracht.

4 TECHNISCH LUIK

4.1 Algemeen

Het Meetjesland is de laatste jaren gegroeid als toeristische regio. Die groei uit zich niet alleen in het aantal toeristische aankomsten en overnachtingen of in het aantal logiesverstrekkers, maar ook in een beter contact en wisselwerking met de toeristische sector en aanverwante sectoren. Toch is er op al deze aspecten nog ruimte voor groei of verbetering.

Deze resultaten zijn wellicht gedeeltelijk toe te schrijven aan het afgelopen strategisch plan (Masterplan Toerisme in het Meetjesland 2012-2017) waarin vooral gefocust werd op een visie van samenwerking met de sector en waarin een aantal verder te ontwikkelen thema’s uitgewerkt werden en een marketingstrategie werd gedefinieerd. De focus lag hier al op de versterking van de kwaliteit boven de groei van toerisme in de regio, al hoeven die niet tegenstrijdig te zijn.

Met het nieuwe beleidsplan willen we verder bouwen op de ingeslagen weg en de betrokkenheid nog verhogen. Tegelijk is het tijd om:

• opnieuw stil te staan bij de huidige toeristische ontwikkeling van de regio,

• een frisse blik te krijgen op de toeristische potenties van de regio,

• de te ontwikkelen strategie (thema’s of verhaallijnen) en

• de diverse stakeholders opnieuw en nog meer te betrekken, inspireren en enthousiasmeren.

De laatste jaren is Toerisme Meetjesland verder gaan experimenteren met een doorgedreven co-creatieve aanpak. Voorbeelden hiervan zijn de participatieve projecten:

• ’t Liefken voor Altijd: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx

• de oprichting van een toeristische raad Lievegem: xxxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxx-xxxxxxxx/

• Ambassadeurs en Gastheerschap Landschapspark Drongengoed: xxxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxx- gastheer-van-het-landschapspark-drongengoed/

• en Florerende Bestemmingen: xxxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx/

Het Meetjesland (Krekengebied) is op dit moment ook een proeftuinproject van Toerisme Vlaanderen binnen de recent ontwikkelde visie Reizen naar Morgen – Toerisme Transformeert die ontwikkeld werd met het brede toeristische werkveld. Hierbij willen we streven naar het Meetjeslandse Krekengebied als een florerende bestemming, met eerder een focus op ‘beter’ dan ‘meer’ en waarin een evenwicht gezocht wordt tussen de gast, de (toeristische) ondernemer, de plek en de inwoner. Vanuit deze visie willen we dit nieuwe strategische plan vorm geven.

4.2 Doelstellingen

4.2.1 Meetjesland als florerende bestemming

Met dit plan willen we de regio verder toeristisch uitbouwen op basis van de theoretische achtergrond en visie die ontwikkeld werd binnen Toerisme Transformeert en Reizen naar Morgen. Toerisme Meetjesland experimenteert zelf hiermee met het project Florerende Bestemmingen.

De regio mag gerust toeristisch nog groeien, maar op een geïntegreerde manier en met de focus van Xxxxxx naar Morgen.

Info te vinden op volgende websites: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxxxxx/ xxxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx/

4.2.2 Inzicht krijgen in de huidige context van de toeristische regio Meetjesland, zowel intern als extern

Dit beleidsplan zal ook een duidelijk zicht moeten geven op waar het Meetjesland zich op dit moment als toeristische regio bevindt. Waar staan we op dit moment, wat leeft er op het terrein en hoe wordt de regio van buitenaf gepercipieerd? Welk imago heeft de regio als toeristische bestemming? Wie zijn onze concurrenten?

4.2.3 Uitwerken van (verder) te ontwikkelen thema’s voor de toeristische ontwikkeling van de regio Om de verschillende stakeholders binnen de streek te betrekken, inspireren en enthousiasmeren hebben we nood aan een aantal verder te ontwikkelen toeristische thema’s of verhaallijnen die passen bij het DNA van het Meetjesland.

4.2.4 Betrekken, inspireren en enthousiasmeren van de diverse stakeholders om mee te bouwen aan toerisme in Meetjesland

Met dit plan willen we co-creatief aan de slag gaan met alle betrokken actoren, gaande van toeristische sector, overheden, aanverwante sectoren, maar ook inwoners en toeristen. Het proces om te komen tot dit beleidsplan is voor ons even belangrijk als het plan op zich en dient de basis te leggen voor het verder betrekken, inspireren en enthousiasmeren van deze stakeholders.

4.2.5 Vastleggen van de positionering van de regio, DNA en verhaallijnen voor verder gebruik in marketingcommunicatie

Voor de marketing van de regio hebben we nood aan een duidelijke positionering, uitwerking van het DNA (identiteit) van de regio en een aantal verhaallijnen waarmee we de streek verder in de markt willen zetten. Deze elementen kunnen we dan later (dus buiten de scope van deze opdracht) gebruiken voor de uitwerking van een aangepaste beeldtaal en schrijfstijl.

4.2.6 Uitpuren van de rol en taken van Toerisme Oost-Vlaanderen en Toerisme Meetjesland

Het beleidsplan moet richting geven voor de verdere toeristische ontwikkeling van de regio voor alle stakeholders en betrokkenen. Specifiek zoeken we ook naar een verduidelijking van de specifieke rol van de organisaties Toerisme Oost-Vlaanderen en Toerisme Meetjesland als overheidsorganisatie. Welke rol wordt van hen verwacht in het kader van dit plan?

4.3 Aanpak en methodiek

We verwachten van de inschrijver onderstaande aanpak of benadering:

4.3.1 Waarderende en participatieve aanpak

We vinden een waarderende en doorgedreven participatieve aanpak heel belangrijk. Als overheid stellen we ons

graag op vanuit een ‘niet-wetende’ houding om te komen tot een diepgaand co-creatief proces. De bedoeling hiervan is dat we het eigenaarschap van initiatieven zo dicht mogelijk bij de lokale gemeenschap willen leggen.

4.3.2 Narratieve benadering

In het verlengde van voorgaande willen we graag een narratieve aanpak voorop stellen. Een luisterende houding vinden we essentieel. De vernieuwde aanpak of focus van Xxxxxx naar Morgen willen we vorm geven vertrekkende vanuit verhalen van de verschillende betrokkenen in het gebied. We willen graag deze verhalen inzetten als basis voor het vernieuwende beleid en een versterkte dynamiek in de regio.

4.3.3 Kwantitatief en kwalitatief onderzoek

We streven naar een evenwichtige aanpak op vlak van kwalitatief en kwantitatief onderzoek. We verwachten van de inschrijvers dat ze hun visie hierover toelichten toegespitst op deze opdracht.

4.4 De opdracht: wat we verwachten

De opdracht is om ervoor te zorgen dat de doelstellingen zoals hierboven vermeld gerealiseerd worden en dat daarvoor de bovenstaande aanpak wordt gehanteerd.

We willen een toekomstgericht en duurzaam plan dat ons als organisatie en onze stakeholders richting geeft op vlak van toeristisch-recreatief beleid, productontwikkeling en promotie. Het plan dient bovendien te zorgen voor dynamiek en enthousiasme bij en tussen de verschillende stakeholders. Op die manier kan Meetjesland uitgebouwd worden tot een florerende toeristische bestemming met een duurzaam evenwicht tussen de belangen van bezoekers, inwoners en ondernemers.

Concreet betekent dit dat Toerisme Oost-Vlaanderen van de opdrachtnemer het volgende verwacht:

− Het planningsproces vormgeven, begeleiden en uitvoeren, inclusief de rapportering naar belanghebbenden en beslissingsnemers.

− Overlegmomenten en workshops op een inspirerende en creatieve manier begeleiden, verwerken en rapporteren.

− Redactie van een conceptrapport en eindrapport, exclusief lay-out en drukklaar maken.

− Een aantrekkelijke communicatieve vertaalslag van de hoofdlijnen van het plan in een inspirerende samenvatting die enthousiasmeert en aanzet tot actie.

4.5 Nuttige info

a. Huidig Masterplan Toerisme in Meetjesland: xxxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx/

b. Logiesaanbod: xxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/

c. Cijfers verblijfstoerisme: xxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/

d. Onderzoek recreatieve verblijfstoerist: xxxx://xxxxxx.xxx.xx/xx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx/

e. Onderzoek fietscampagne Meetjesland: xxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxx/

f. Overzicht andere onderzoeken: xxxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx/

g. Toerisme Transformeert: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

h. Reizen naar Morgen: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/

i. Werking Toerisme Meetjesland: xxxxx://xxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/

4.6 Timing

We voorzien een doorlooptijd van één jaar.

4.7 Budget

Voor de uitvoering van deze opdracht is maximaal 30.000 euro (exclusief BTW) beschikbaar.

4.8 Levering

Alle rapporten en verwerking van gegevens worden digitaal afgeleverd.

5 BIJLAGEN

5.1 Offerteformulier

Overheidsopdracht via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor Strategisch Plan Toerisme in Meetjesland

De firma

(volledige benaming en rechtsvorm)

met als adres van de maatschappelijke zetel:

(straat)

(postnr en gemeente) (land)

Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer

Schrijft in op deze opdracht tegen de som van:

Bedrag excl. btw:

Btw-tarief: Bedrag incl. btw:

(in cijfers en letters)

In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.

Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door overschrijving op: het rekeningnummer

IBAN

BIC

Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:

(contactpersoon) (straat)

(postnr. en gemeente) (telefoonnummer)

(emailadres)

5.2 INVENTARIS

Nr.	Beschrijving	Hoev.	EHP. in cijfers excl. btw	Totaal excl. btw
1

Totaal excl. btw :
Btw % :
Totaal incl. btw :

De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden.

Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier.

Te .......................................... de ...................................................... Functie: ......................................................

Naam en voornaam: Handtekening:

In dit onderdeel wordt door de opdrachtnemer minimaal de visie op de opdracht, planning, timing en gedetailleerd budget beschreven.

In dit onderdeel stelt de opdrachtnemer de voorgestelde aanpak en methodiek voor en geeft relevante voorbeelden van gerealiseerde projecten.

In dit onderdeel stelt de opdrachtnemer het op de opdracht ingezette personeel en referenties voor.

5.6 Verwerkingsovereenkomst

Tussen

Toerisme Oost-Vlaanderen vzw enerzijds, met ondernemingsnummer 0407.710.695 en maatschappelijke zetel te Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx vertegenwoordigd door Xxxxxxx Xxxxxxxxx, voorzitter, hierna ‘de

Verwerkingsverantwoordelijke’ of ‘de Partijen’ genoemd

ONDERNEMING anderzijds, met ondernemingsnummer ONDERNEMINGSNUMMER en maatschappelijke zetel te ADRES, vertegenwoordigd door VERTEGENWOORDIGER, hierna ‘de Verwerker’ of ‘de Partijen’ genoemd

Wordt overeengekomen wat volgt:

Preliminaria

Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake privacy, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming1, dient er in het geval waarbij een Verwerkingsverantwoordelijke een beroep doet op een Verwerker voor de verwerking van persoonsgegevens een overeenkomst te worden opgesteld omtrent deze verwerking.

De Verwerkingsverantwoordelijke beschikt over persoonsgegevens die hij aan de Verwerker bezorgt voor de verwerking ervan conform de voorwaarden die in deze overeenkomst worden bepaald.

Artikel 1 – Definities

- AVG: afkorting van Algemene Verordening Gegevensbescherming (zie voetnoot 1).

- ‘Persoonsgegevens’ zijn, zoals vermeld in artikel 4.1 van de AVG (hierna afgekort als ‘de Gegevens’): “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”); als

identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

- De ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ is, zoals vermeld in artikel 4.7 van de AVG: “een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.”

- De ‘Verwerker’ is, zoals vermeld in artikel 4.8 van de AVG: “een natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.”

- De in deze overeenkomst bedoelde ‘Verwerkingen’ zijn verwerkingen in de zin van artikel 4.2 van de AVG: “een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van

gegevens.”

Artikel 2 – Voorwerp van de overeenkomst

1 Of voluit: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. Tot 25/05/2018 vormen de wet van 08/12/1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en haar uitvoeringsbesluiten de toepasselijke wetgeving inzake privacy.

2.1. De Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke sluiten deze verwerkersovereenkomst als een wettelijke verplichting voortvloeiend uit de hierna volgende overeenkomst(en):

• …

hierna afgekort als ‘de hoofdovereenkomst(en)’.

2.2. Deze verwerkersovereenkomst kadert binnen de afspraken die de Partijen maakten in bovenvermelde hoofdovereenkomst(en) (en eventuele bijlagen) en heeft als doel de afspraken te formaliseren m.b.t. de bescherming van de Gegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake privacy.

Artikel 3 – Verbintenissen van de Partijen

3.1. Alle Partijen verbinden er zich principieel en uitdrukkelijk toe om onderstaande (niet-limitatieve) wettelijke bepalingen na te leven:

a) de bepalingen van de AVG;

b) de minimale veiligheidsnormen die door de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer worden opgelegd;

c) de bepalingen van de Wet tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen van 8 augustus 1983;

d) andere relevante wetgeving.

3.2. Zolang de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens van 8 december 1992 (Privacywet) van kracht blijft, verplichten de Partijen zich er toe om de bepalingen van die wet na te leven.

Artikel 4 – Verbintenissen van de Verwerker

4.1. De Verwerker handelt uitsluitend in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke en zal de Gegevens slechts inzien en/of verwerken indien en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hoofdovereenkomst(en).

4.2. De Gegevens mogen door de Verwerker alleen worden verwerkt voor de doeleinden die in deze overeenkomst (bijlage 1) omschreven worden. De Verwerker verbindt zich ertoe niet te handelen of te laten handelen op een manier die strijdig is met de verbintenissen die in deze overeenkomst worden bepaald of met wettelijke bepalingen die van toepassing zijn.

4.3. De Verwerker verbindt zich er toe:

a) te verzekeren dat de verwerking van de Gegevens gebeurt onder het toezicht en de verantwoordelijkheid van een eigen functionaris voor gegevensbescherming, zoals bedoeld in de artikelen 37 t.e.m. 39 van de AVG;

b) een eigen actueel informatieveiligheidsplan/ informatieveiligheidsbeleid ter beschikking te stellen waarin een concrete uitwerking van de verschillende referentiemaatregelen wordt voorzien.

4.4. De Verwerker is verplicht tot geheimhouding van de Gegevens die hij van de Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt, behoudens voor zover een wettelijk voorschrift of een rechterlijk bevel de Verwerker tot mededelen verplicht of wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke. Elke verplichte mededeling aan derden van de Gegevens, op basis van een wettelijke bepaling of een rechterlijk bevel, moet door de Verwerker vooraf ter kennis worden gebracht aan de Verwerkingsverantwoordelijke.

4.5. De Verwerkingsverantwoordelijke machtigt de Verwerker deze Gegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht en gemachtigd zijn om die Gegevens te ontvangen.

4.6. Het is de Verwerker toegelaten om in het kader van deze overeenkomst een kopie te maken als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht of met het oog op een back-up. Voor het gebruik van kopieën en back-ups gelden dezelfde regels als voor het gebruik van de originele Gegevens.

4.7. De Verwerker garandeert dat de personen die in zijn naam en voor zijn rekening werken uitsluitend toegang hebben tot de Gegevens die ze nodig hebben om hun taak of opdracht in het kader van deze overeenkomst uit te voeren. Dit geldt voor personeel, ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de verwerking. De Verwerker voorkomt d.m.v. functiescheiding dat een combinatie van toegangsrechten kan leiden tot ongeautoriseerde handelingen en/of toegang tot de Gegevens.

4.8. De Verwerker verbindt zich ertoe de personen die onder zijn verantwoordelijkheid of gezag werken kennis te geven van de bepalingen van de toepasselijke wetgeving en van zijn uitvoeringsbesluiten. Hij brengt de Verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk op de hoogte van de precieze manier waarop hij deze verbintenis nakomt.

4.9. De Verwerker voorziet op redelijk verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke een geactualiseerde lijst van het personeel, ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen (zie ook artikel 6), die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht en de machtigingen die zij hebben m.b.t. de verwerkte Xxxxxxxx.

4.10. De Verwerker bezorgt de Verwerkingsverantwoordelijke, telkens wanneer die erom verzoekt, een kopie van de Gegevens die in het kader van deze overeenkomst wordt verwerkt in een onderling te bepalen formaat, zijnde ‘FORMAAT VAN DE GEGEVENS’.

4.11. De Verwerker verbindt er zich toe de Gegevens niet op te slaan op een locatie buiten de Europese Economische Ruimte of doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke.

4.12. De Verwerker verbindt er zich toe om aan de Verwerkingsverantwoordelijke bijstand te verlenen bij het antwoorden op verzoeken van betrokkenen ten aanzien van de uitoefening van hun wettelijke rechten (artikelen 12 tot en met 22 van de AVG).

Artikel 5 – Verantwoordelijkheden en waarborgen

5.1. De Verwerkingsverantwoordelijke verzekert dat alle Gegevens die hij in het kader van deze overeenkomst aan de Verwerker bezorgt wettelijk aan laatstgenoemde kunnen worden meegedeeld conform de toepasselijke wetgeving.

5.2. De Verwerker verbindt zich ertoe de software en de uitrustingen te verwerven, te onderhouden en regelmatig bij te werken, evenals de licenties die vereist zijn voor hun wettelijk gebruik, om te beschikken over een systeem dat conform is aan de laatste stand van de techniek om zijn verbintenissen krachtens deze verwerkersovereenkomst na te komen.

5.3. De Verwerker verzekert dat geen enkele uitrusting of software die hij in het kader van deze verwerkersovereenkomst gebruikt een inbreuk maakt op het intellectuele eigendomsrecht van een derde (zoals het auteursrecht, octrooi, recht sui generis, merk, …).

5.4. De Verwerker waarborgt, voor zover dit technisch mogelijk is, de integriteit, de beschikbaarheid en de vertrouwelijkheid van alle Gegevens die hij in het kader van deze verwerkersovereenkomst verwerkt. Dit doet de Verwerker minstens door het implementeren en gebruiken van beveiligingstechnologieën en – technieken, die in overeenstemming zijn met de best practices in de industrie. Dit is inclusief mechanismen om kwetsbaarheden te detecteren en/of te identificeren en het tijdig doorvoeren van patches en/of updates.

5.5. De Verwerker is aansprakelijk voor de veiligheid en het goede gebruik van de toegangscodes, gebruikersnamen en wachtwoorden, alsook voor het regelmatig wijzigen van deze codes en wachtwoorden, om toegang te hebben tot de Gegevens en deze te verwerken. De Verwerker verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen opdat al wie toegang heeft tot de Gegevens de vertrouwelijkheid van zijn codes en wachtwoorden zou bewaren.

5.6. De Verwerker verbindt zich ertoe de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk (uiterlijk binnen de 24 uur) schriftelijk in kennis te stellen van het bestaan van elk veiligheidsincident en van de acties die hij onderneemt om de incidenten te verhelpen.

5.7. De Verwerker verbindt zich ertoe, rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie, de Verwerkingsverantwoordelijke bijstand te verlenen bij het doen nakomen van de verplichtingen betreffende de gegevensbeschermingseffectbeoordeling zoals opgenomen in artikel 35 van de AVG.

5.8. De Verwerker vrijwaart de Verwerkingsverantwoordelijke tegen elke klacht die een derde indient, inclusief de Gegevensbeschermingsautoriteit, die het gevolg zou zijn van een handeling of een nalatigheid van de Verwerker in strijd met zijn verbintenissen zoals omschreven in deze verwerkersovereenkomst of in strijd met de toepasselijke wetgeving. Meer bepaald vrijwaart de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke tegen de terugbetaling van eender welke eventuele rechtsplegingskosten (inclusief het ereloon van een advocaat) en de schadevergoeding waartoe de Verwerkingsverantwoordelijke zou kunnen worden veroordeeld als gevolg van zijn werkzaamheden.

Artikel 6 – Onderaanneming

6.1. Voor de praktische uitvoering van de verwerking kan de Verwerker onderaannemingsovereenkomsten afsluiten met derden (hierna ‘Subverwerker(s)’ genoemd). De Verwerkingsverantwoordelijke stemt over het algemeen in met het subverwerken van de Gegevens door Subverwerkers om de doeleinden te bereiken.

6.2. Indien de Verwerker de verwerking van de Gegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke (gedeeltelijk) uitbesteedt dan doet de Verwerker dit steeds door middel van een schriftelijke overeenkomst met de Subverwerker die dezelfde of minstens evenwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen oplegt aan de Subverwerkers als de verplichtingen die onder deze verwerkersovereenkomst zijn opgelegd aan de Verwerker. Indien de Subverwerker er niet in slaagt om zijn gegevensbeschermingsverplichting te vervullen krachtens een dergelijk schriftelijke overeenkomst, zal de Verwerker volledig aansprakelijk blijven ten opzichte van de Verwerkingsverantwoordelijke voor de naleving van deze verplichtingen.

6.3. De Verwerker houdt een actuele lijst (bijlage 2) bij van de actieve onderaannemingscontracten met Subverwerkers en kan deze binnen redelijke termijn op schriftelijk verzoek (incl. via e-mail) bezorgen aan de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerker brengt de Verwerkingsverantwoordelijke op structurele basis op de hoogte wanneer deze lijst wijzigt.

6.4. Het feit dat de Verwerker zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk toevertrouwt aan Subverwerkers ontheft hem niet van zijn verantwoordelijkheid ten opzichte van de Verwerkingsverantwoordelijke. Deze laatste erkent geen enkele contractuele relatie met deze Subverwerkers.

6.5. Alle verplichtingen die de Verwerker worden opgelegd, worden tevens opgelegd aan elk van zijn Subverwerkers voor de diensten die hen betreffen. De Verwerker zal in het bijzonder zijn Subverwerkers de geheimhoudingsverplichting die op hem rust opleggen. Hij zal het bewijs van hun naleving hiervan ter beschikking houden van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 7 – Controle door de Verwerkingsverantwoordelijke

7.1. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om de naleving van deze verwerkersovereenkomst te controleren. Daartoe kan hij zich, na afspraak, ter plaatse begeven in de lokalen of plaatsen waar de Verwerker de gegevensverwerking uitvoert of waar hij de relevante informatie in verband met dit controlerecht ter beschikking stelt. De Verwerkingsverantwoordelijke zal de Verwerker minstens 10 dagen voorafgaand aan het uitvoeren van de controle schriftelijk hierover inlichten.

7.2. Op eenvoudig verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke is de Verwerker ertoe gehouden alle inlichtingen te verstrekken en bijstand te verlenen die van belang zijn bij de uitvoering van deze verwerkersovereenkomst.

7.3. In audits geconstateerde tekortkomingen worden door de Verwerker opgepakt en omgezet tot een plan. Dit plan wordt binnen een redelijke termijn, die in verhouding staat tot de ernst en de complexiteit van de vastgestelde tekortkoming, ter beoordeling en goedkeuring aan de Verwerkingsverantwoordelijke aangeboden.

7.4. De Verwerker draagt voor eigen rekening zorg voor de implementatie van de corrigerende maatregel en dit in overeenstemming met de timing die in het vooropgestelde plan is opgegeven.

Artikel 8 – Intellectuele eigendom

Alle rechten van intellectuele eigendom op de Gegevens en op de databanken met deze Gegevens behoren toe aan de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij dit contractueel anders overeengekomen wordt tussen de Partijen.

Artikel 9 – Duur en einde van de overeenkomst – bewaring van de gegevens

9.1. Onderhavige overeenkomst gaat in op het moment van ondertekening door de Partijen en duurt voort zolang de Verwerker, de Gegevens die door de Verwerkingsverantwoordelijke worden doorgegeven, moet verwerken en zolang als nodig voor de uitvoering van de hoofdovereenkomst(en) ten behoeve waarvan deze verwerkingsovereenkomst is afgesloten.

9.2. Wanneer deze verwerkingsovereenkomst een einde neemt, bezorgt de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke of aan al wie de Verwerkingsverantwoordelijke aanstelt kosteloos een actuele kopie van de databank(en) met de Gegevens die werden verwerkt. De Verwerker bezorgt de Verwerkingsverantwoordelijke ook gelijk welke informatie of documenten die nodig zijn voor de latere verwerking van de Gegevens. De Verwerker zal in goede trouw bijdragen tot de doorgifte van alle Gegevens en databanken naar het informaticasysteem dat door de Verwerkingsverantwoordelijke wordt aangewezen.

9.3. Als alle Gegevens en databanken zijn doorgegeven, stelt de Verwerker onmiddellijk een einde aan elke verwerking van de Gegevens en vernietigt hij kosteloos elke kopie en back-up van de Gegevens en databanken die hij nog zou bezitten, tenzij dit contractueel anders overeengekomen wordt tussen de Partijen. De Verwerker bezorgt na de uitvoering van de vernietiging een ondertekende “Verklaring van vernietiging” aan de Verwerkingsverantwoordelijke.

9.4. De geheimhoudingsplicht waarvan sprake in artikel 4.4 blijft van kracht na het overdragen of beëindigen van deze verwerkersovereenkomst.

Artikel 10 – Volledigheid van de overeenkomst

Indien gelijk welk beding van deze verwerkersovereenkomst wordt vernietigd of op eender welke andere wijze ongeldig wordt verklaard, blijft de rest van de overeenkomst bestaan en wordt het bewuste beding vervangen door een geldig beding dat zo goed mogelijk de initiële bedoeling van de Partijen weergeeft.

Artikel 11 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

11.1. Deze verwerkersovereenkomst is onderworpen aan het Belgische recht.

11.2. De Partijen stellen alles in het werk om eventuele geschillen in verband met de uitvoering van deze verwerkersovereenkomst in der minne te regelen. Indien dit niet mogelijk blijkt, zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen bevoegd.

11.3. Deze verwerkersovereenkomst vervangt iedere vroegere overeenkomst, verklaring of ieder vroeger akkoord, hetzij mondeling, hetzij schriftelijk met betrekking tot het voorwerp van deze verwerkersovereenkomst.

11.4. De Partijen bevestigen te goeder trouw te hebben gehandeld bij het onderhandelen en opstellen van huidige overeenkomst, en bevestigen hetzelfde principe te willen respecteren bij de uitvoering ervan.

11.5. Wijzigingen van of aanvullingen op deze verwerkersovereenkomst worden tussen de Partijen schriftelijk overeengekomen. Wijzigingen of aanvullingen worden vastgelegd in een addendum bij deze verwerkersovereenkomst en zijn pas bindend als dit addendum door beide Partijen is ondertekend.

Artikel 12 – Slot

Bij ondertekening van deze verwerkersovereenkomst, verklaart de Verwerker zich akkoord bovenstaande bepalingen te respecteren en ook op te leggen aan de medewerkers van zijn organisatie en aan iedereen die hij desgevallend inschakelt in het kader van de uitvoering van deze verwerkersovereenkomst.

Hij beseft dat zijn organisatie verantwoordelijk kan gesteld worden voor misbruik of nalatigheid van zijn werknemers.

Opgemaakt te Gent op <DATUM> in 2 exemplaren waarvan elke Partij verklaart één ondertekend exemplaar te hebben ontvangen. De bijlagen waarnaar in deze verwerkersovereenkomst verwezen worden, maken integraal deel uit van deze overeenkomst.

Namens de Verwerkingsverantwoordelijke

…………………………………………… (voornaam en naam)

Voorzitter

Namens de Verwerker

…………………………………………… (voornaam en naam)

…………………………………………… (functie)

Bijlage 1 – Beschrijving van de persoonsgegevens die de Verwerker verwerkt in het kader van de overeenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens