TUSSEN
Mandaatovereenkomst voor de benoeming van een ombudsman voor de bouwplaats van de Nieuwstraat
TUSSEN
De Stad Brussel, rechtsgeldig vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, in naam waarvan optreden de heer Xxxxxxxx Xxxxx, burgemeester, en de xxxx Xxx Xxxxxxx, stadssecretaris, met zetel in het Stadhuis, Xxxxx Xxxxx, 0000 Xxxxxxx, in uitvoering van een beslissing van de gemeenteraad van ,
hierna 'de Stad' genoemd,
EN
De intercommunale Sibelga, een coöperatieve onderneming met beperkte aansprakelijkheid, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is aan de Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, ingeschreven in de KBO onder het nummer 222.869.673, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw Xxxxx-Xxxxxx Xxxxxxxxxx, directeur-generaal, en de xxxx Xxxxxxx Xxxxxx, secretaris- generaal,
hierna 'Sibelga' genoemd.
Hierna worden de twee afzonderlijk en zonder onderscheid 'partij' en gezamenlijk 'partijen' genoemd.
VOORAF WORDT HET VOLGENDE UITEENGEZET:
De onderneming SAWECO, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxx, haar bedrijfsleider, is opgetreden als ombudsman in het kader van de bouwplaats van de Nieuwstraat, en dit voor rekening van Sibelga, Vivaqua en Proximus. Wat de drie bovengenoemde bedrijven betreft, is deze bouwplaats momenteel afgewerkt.
De stad is van plan de bouwplaats voort te zetten met het oog op de herbestrating van de straat.
Gezien hun nauwe relaties en de expertise van Xxxxxxx op het vlak van bouwplaatsbemiddeling, heeft de Stad Sibelga benaderd om in naam en voor rekening van de Stad een ombudsmanovereenkomst te sluiten in het kader van de nieuwe bouwplaats voor de herbestrating van de Nieuwstraat. De Stad heeft ook de wens geuit dat Xxxxxxx instaat voor de betaling van de aldus aangewezen onderneming, op voorwaarde dat Xxxxxxx vervolgens de terugbetaling ervan verkrijgt van de Stad.
ER WORDT DUS OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
Het doel van deze overeenkomst is de rechten en verplichtingen van de partijen vast te stellen in het kader van:
- het mandaat dat de Stad aan Sibelga heeft gegeven om een overeenkomst te sluiten met de onderneming die optreedt als ombudsman voor de bouwplaats van de Nieuwstraat;
- de betaling door Xxxxxxx van de aldus in naam van en voor rekening van de Stad aangestelde onderneming, mits Xxxxxxx wordt terugbetaald door de stad en in voorkomend geval een compensatie doorvoert met de door Xxxxxxx aan de Stad verschuldigde bedragen.
De Stad geeft Xxxxxxx de opdracht om een dienstverleningsovereenkomst te sluiten met de onderneming die optreedt als ombudsman voor rekening van de Stad, zodat deze onderneming kan optreden als ombudsman tijdens de hele duur van de uitvoering van de herbestratingswerkzaamheden in de Nieuwstraat om het contact tussen de handelaars, gebruikers, omwonenden en dienstverleners te verzekeren. Sibelga zal erop toezien dat de te sluiten overeenkomst het bedrag van € 30.000 exclusief btw niet overschrijdt.
Het mandaat wordt gratis verleend.
Het dienstorder is als bijlage bij de overeenkomst gevoegd.
De Stad is verplicht de verbintenissen na te komen die Sibelga in haar naam en voor haar rekening is aangegaan in het kader van de overeenkomst met de genoemde onderneming.
ARTIKEL 3. BETALING EN SCHADEVERGOEDING
3.1. De partijen komen overeen dat de in het kader van de overeenkomst geleverde diensten gefactureerd zullen worden aan de Stad co/Sibelga, waarbij Xxxxxxx er zorg voor draagt dat de diensten in naam en voor rekening van de Stad worden betaald tot een maximumbedrag van €
30.000 exclusief btw.
3.2. Sibelga zal een uitgavennota exclusief btw opstellen op naam van de Stad.
Deze overeenkomst treedt in werking op de dag van de ondertekening en wordt gesloten voor een bepaalde periode, namelijk de duur van de herbestratingswerkzaamheden in de Nieuwstraat. De overeenkomst eindigt van rechtswege op deze vervaldag en in ieder geval één jaar na ondertekening door de partijen.
ARTIKEL 5. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENREGELING
Bij gebrek aan een minnelijke schikking zal ieder geschil met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst onder de exclusieve bevoegdheid van de Brusselse rechtbanken vallen.
Het Belgisch recht is van toepassing.
6.1. Deze overeenkomst kan alleen gewijzigd worden door middel van een schriftelijk en door beide partijen ondertekend akkoord.
6.2. Deze overeenkomst en de daaruit voortvloeiende rechten of verplichtingen kunnen niet geheel of gedeeltelijk worden overgedragen zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van beide partijen.
6.3. De nietigheid van een bepaling van deze overeenkomst heeft geen invloed op de geldigheid van de overige bepalingen.
De partijen komen uitdrukkelijk overeen dat indien een bepaling van deze overeenkomst wordt ontbonden of nietig wordt verklaard, de nietigheid ervan niet van invloed is op de andere bepalingen van deze overeenkomst.
De partijen verbinden zich ertoe om, indien van toepassing, redelijke inspanningen te leveren om de ongeldige bepaling te vervangen door een andere met een vergelijkbaar effect.
Opgemaakt te Brussel, op
In twee exemplaren, met voor elke partij één exemplaar.
Voor Sibelga,
M.P. FAUCONNIER
Directeur-generaal
X. XXXXXX
Secretaris-generaal
Voor de Stad Brussel,
P. CLOSE
Burgemeester
X. XXXXXXX
Gemeentesecretaris
Bijlage: Dienstopdracht bestemd voor de ombudsman
1. Inhoud van de dienstopdracht
1.1. Identificatie van de aanbestedende overheid
De aanbestedende overheid is de Stad Brussel, waarvan het Gemeentehuis zich bevindt in X-0000 Xxxxxxx, Stadhuis, Grote Markt.
De Stad Brussel heeft Sibelga cvba het mandaat gegeven om deze overeenkomst te sluiten.
De contactpersoon van de aanbestedende overheid (leidend ambtenaar) voor deze opdracht is:
In te vullen door de stad
De leidend ambtenaar is gemachtigd om, binnen de grenzen van deze dienstopdracht, alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de overeenkomst naar behoren wordt uitgevoerd.
1.2. Inhoud van de opdracht
In het kader van de geplande werkzaamheden voor het project 'Nieuwstraat' bestaat de opdracht van de onderhandelaar-ombudsman er tijdens de volledige duur van de werkzaamheden in om te zorgen voor het contact tussen de handelaars, de gebruikers, de omwonenden en de dienstverleners. Hij heeft onder meer de volgende taken:
- advies uitbrengen vóór de uitvoering van een werkfase door een bezoek ter plaatse te brengen en de verschillende betrokken entiteiten (woningen, bedrijven, instellingen, enz.) te bezoeken en de moeilijkheden in verband met de uitvoering van de werken te identificeren;
- in problematische situaties een advies uitbrengen om de situatie op te lossen tussen de betrokken partijen;
- de door de projectleiding geïdentificeerde betrokken entiteiten concreet informeren voor of tijdens de uitvoering van de werken;
- bijdragen tot een verbetering van het operationele karakter van de bouwplaats door, indien nodig, de personen te ontmoeten die er mogelijk hinder van ondervinden (continuïteit van de leveringen, toegankelijkheid, ...);
- de openbare diensten te woord staan (overheden, politiediensten, hulpdiensten, ... ) in samenspraak met de projectleiding;
- bouwplaatsinspecties uitvoeren om de hinder voor de omwonenden te identificeren en tot een minimum te beperken;
- in het algemeen, alles in het werk stellen om de goede communicatie tussen de verschillende actoren te handhaven, en dit op vraag van de projectleiding;
- specifieke plaatsbeschrijvingen uitvoeren op vraag van de projectleiding en hiervan een rapport opstellen;
- lopende acties vastleggen in weekrapporten ter attentie van de projectleiding, met vermelding van:
o de lijst van niet-conformiteiten die werden vastgesteld tijdens de uitvoering van de werkzaamheden;
o de problemen die vóór het begin van een bepaalde fase werden geïdentificeerd;
o de lopende of ondernomen acties als gevolg van een klacht;
o de gegevens van de ontmoete personen, samen met een beschrijving van de situatie.
De ombudsman zal gemiddeld vijftien (15) halve dagen per maand een bezoek brengen aan de bouwplaats in de Nieuwstraat.
1.3. Specifieke regeling
1.3.1. Duur van de overeenkomst
De verwachte duur van de overeenkomst is twaalf maanden en de overeenkomst kan te allen tijde door de aanbestedende overheid worden opgezegd.
De ombudsman kan geen aanspraak maken op enige vergoeding indien de opdracht wordt stopgezet of niet wordt verlengd.
De inwerkingtreding ervan is gepland op 1 mei 2019.
1.3.2. Vertrouwelijkheidsclausule
De informatie van commerciële en/of technische aard (alle gegevens, met inbegrip van, zonder beperking, wachtwoorden, documenten, schema's, plannen, prototypes, cijfers) waarvan de ombudsman kennis neemt in het kader van deze opdracht, blijft eigendom van de aanbestedende overheid.
De ombudsman verbindt zich ertoe om:
de vertrouwelijke informatie geheim te houden en niet mee te delen aan een derde zonder de voorafgaande en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid;
deze informatie alleen te gebruiken in het kader van deze opdracht;
deze informatie alleen mee te delen aan het personeel dat over deze informatie moet beschikken in het kader van deze opdracht;
deze informatie en alle eventuele kopieën terug te sturen op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid.
Deze geheimhoudingsplicht geldt voor de gehele duur van de overeenkomst en blijft gelden, tenzij anders overeengekomen, voor een periode van twee jaar na afloop van de overeenkomst.
1.3.3. Specifieke verplichtingen van de ombudsman
De ombudsman zal zijn verplichtingen inzake samenwerking nakomen en zal de aanbestedende overheid op de hoogte brengen van alle feiten die van invloed kunnen zijn op het verloop van de overeenkomst.
De volgende bepalingen zijn van toepassing op het personeel van de ombudsman en op het personeel van zijn onderaannemers dat bij de uitvoering van de dienst is betrokken:
de ombudsman ziet erop toe dat zijn personeelsleden over de voor de uitoefening van hun functie vereiste kwalificaties beschikken;
de Ombudsman zorgt ervoor dat zijn werknemers:
de terreinen van de aanbestedende overheid betreden in een normale fysieke en mentale toestand;
geen enkele verstoring van welke aard dan ook teweegbrengen; de begunstigden op een respectvolle manier behandelen.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om te allen tijde en met onmiddellijke ingang de vervanging van een werknemer van de ombudsman of van zijn onderaannemers te eisen. Daarbij hoeft ze haar besluit niet te motiveren en blijft dit zonder verdere gevolgen voor de aanbestedende overheid.
De ombudsman stelt de aanbestedende overheid vooraf schriftelijk in kennis van wijzigingen in het personeelsbestand van de ombudsman met betrekking tot het management en de leidinggevenden.
1.3.4. Specifieke verplichtingen van de aanbestedende overheid
De aanbestedende overheid:
zorgt ervoor dat haar personeelsleden, onderaannemers of derden die aan het project werken onder haar verantwoordelijkheid, samenwerken met de ombudsman. Zij zullen zich met name houden aan het overeengekomen tijdschema;
stelt de ombudsman op de hoogte van alle problemen die tijdens de looptijd van de overeenkomst zijn vastgesteld en die van invloed kunnen zijn op de goede dienstverlening.
1.3.5. Prijsaanpassingen
De door de ombudsman aangeboden prijzen blijven tijdens de volledige duur van de overeenkomst gelden.
1.3.6. Flexibiliteit
De aard van de opdracht impliceert een zekere variatie in de werklast. De aanbestedende overheid verwacht dat de geselecteerde ombudsman blijk geeft van flexibiliteit op het vlak van werktijden en het aantal gepresteerde uren en zich aanpast aan deze veranderlijkheid. Deze flexibiliteit zal wederzijds zijn en komt tot stand in overleg met de aanbestedende overheid in een geest van constructieve samenwerking.
1.4. Prijs
De ombudsman deelt zijn tarief per halve dag (maximaal 5,5 uur prestaties) van de voorgestelde kandidaat mee. Dit tarief is, op enkele aanpassingen na, vergelijkbaar met het tarief dat wordt toegepast in het kader van de overheidsopdracht gegund aan Sibelga 'Ombudsman SIB17DS5801C - Ilot Sacré en Nieuwstraat'.
De prijzen zijn inclusief:
• de administratie- en secretariaatskosten;
• de kosten van de eventueel benodigde documentatie;
• hotelkosten voor buitenlandse werknemers;
• softwarelicenties die gebruikt kunnen worden in het kader van de opdracht;
• de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten;
• de douane- en accijnsrechten met betrekking tot het gebruikte materiaal en de gebruikte producten;
• de kosten voor keuring en oplevering.
De btw is ten laste van de aanbestedende overheid.
De ombudsman is zich er terdege van bewust dat de opdracht in geen geval een bedrag van
€ 30.000 euro exclusief btw mag overschrijden.