EUROPEAN COMMISSION
EUROPEAN COMMISSION
JOINT RESEARCH CENTRE
JRC.R - Support Services (Brussels)
Support Services Geel
Betreft: Supply of electricity to JRC-Geel JRC/GEE/2021/OP/0293
Geachte mevrouw, geachte heer,
European Commission, Directorate-General for Joint Research Centre, (hierna de aanbestedende dienst genoemd) is voornemens een contract te sluiten voor de bovengenoemde opdracht. De aanbestedingsstukken omvatten de aankondiging van de opdracht, deze uitnodigingsbrief, het ontwerpcontract en het bestek met de respectievelijke bijlagen daarbij. Alle documenten zijn te vinden op de volgende website TED eTendering1:
xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxx-xxxxxxx.xxxx?xxxXxx0000
Ondernemingen die belangstelling hebben voor deze opdracht, moeten een inschrijving indienen in een van de officiële talen van de Europese Unie.
1. Indiening van inschrijvingen
Inschrijvingen kunnen uitsluitend worden ingediend via het elektronische indieningssysteem (e-Submission), dat beschikbaar is op de bovenvermelde website2 en toegankelijk is via het portaal voor financiering en aanbestedingen (F&T-Portal)3; op een andere wijze ingediende inschrijvingen (bv. per e-mail of per brief) worden afgewezen.
Voor de indiening van een inschrijving via e-Submission moeten ondernemingen (elk lid van de combinatie in het geval van een gezamenlijke inschrijving) worden geregistreerd in het register van deelnemers van de Europese Commissie - een onlineregister van organisaties die deelnemen aan de uitnodigingen tot het indienen van inschrijvingen of voorstellen. Bij registratie ontvangt elke organisatie een Participant Identification Code (PIC-nummer, een 9-cijferig nummer), die dient als unieke code voor identificatie in het onlineregister. Instructies voor het aanmaken van een PIC kunnen worden gevonden op deze pagina. Ondernemingen die reeds zijn opgenomen in het register van deelnemers moeten hun bestaande PIC-nummer gebruiken voor inschrijvingen in e-Submission.
1 Na aanmelding voor de aanbesteding via bovenstaande link worden belangstellende ondernemingen per e-mail op de hoogte gehouden van de publicatie van nieuwe informatie of documenten. Deze aanmelding is gratis en houdt geen verplichting in om een inschrijving in te dienen.
2 Nadere instructies over het indienen van een inschrijving, vindt u in de beknopte handleiding e-Submission op: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx_xx.xxx.
De ondersteunde browsers, bestandstypen, grootte van bijlagen en andere systeemvereisten kunnen worden geraadpleegd op: xxxxx://xxxxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/x/Xx0xX. Neem bij technische problemen zo snel mogelijk contact op met de helpdesk van e-Submission (zie de contactgegevens in de beknopte handleiding e- Submission).
3 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxx/xxxx
European Commission, Joint Research Centre - Geel, Xxxxxxxxxx 000, X-0000 Xxxx, Xxxxxxx
De uiterste datum voor ontvangst van inschrijvingen is vermeld in punt IV.2.2 van de aankondiging van de opdracht; onder plaatselijke tijd moet worden verstaan de plaatselijke tijd op de vestigingsplaats van de aanbestedende dienst (zie de in punt I.1 van de aankondiging van de opdracht vermelde vestigingsplaats). De uiterste datum wordt ook gepubliceerd op de bovengenoemde website TED eTendering, die geregistreerde gebruikers een kennisgeving toezendt wanneer de aanbestedingsgegevens worden gewijzigd.
Inschrijvingen die na het verstrijken van de uiterste datum voor ontvangst van inschrijvingen worden ontvangen, worden afgewezen. De bevestiging van indiening in e-Submission met de datum en het tijdstip van indiening (tijdstempel) vormt het bewijs van naleving van de uiterste datum voor ontvangst van inschrijvingen4.
Er zij op gewezen dat het niet mogelijk is een inschrijving via e-Submission in te dienen na de in de aankondiging van de opdracht en/of op de website TED eTendering vermelde uiterste datum voor ontvangst van inschrijvingen. Om te waarborgen dat de inschrijvingen tijdig worden ingediend, wordt de inschrijvers verzocht zich ruim van tevoren vertrouwd te maken met het systeem en de systeemvereisten, met name de aanvaarde bestandsformatenError! Bookmark not defined..
De inschrijvers moeten ervoor zorgen dat de door hen ingediende inschrijvingen alle vereiste informatie en stukken bevatten die de aanbestedende dienst op het moment van indiening volgens de aanbestedingsstukken verlangt.
De verklaring(en) op erewoord betreffende de uitsluitings- en selectiecriteria (volgens het model in het bestek) moet(en) door een gemachtigde vertegenwoordiger van de ondertekenaar worden gedateerd en ondertekend, met de hand of met een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Na indiening van een inschrijving, doch vóór de uiterste datum voor ontvangst van inschrijvingen, mag een inschrijver zijn inschrijving definitief intrekken5, of deze intrekken en vervangen door een nieuwe inschrijving6. Als bewijs van intrekking wordt door e-Submission een bevestiging van intrekking verstrekt.
De kosten voor het opstellen en indienen van een inschrijving komen ten laste van de inschrijver en worden niet vergoed.
2. Rechtsgevolgen van de uitnodiging tot inschrijving en de indiening van een inschrijving
Deze uitnodiging tot inschrijving houdt voor de aanbestedende dienst geen enkele verbintenis in. De contractuele verplichtingen van de aanbestedende dienst gaan pas in wanneer het
4 Indien er binnen een redelijke termijn na indiening geen bevestiging van de indiening wordt ontvangen, moet u zo snel mogelijk contact opnemen met de helpdesk van e-Submission (zie de contactgegevens in de bovenvermelde beknopte handleiding e-Submission).
5 Een ingediende inschrijving kan rechtstreeks worden ingetrokken in de rubriek "Procurement/My Submission(s)" van het F&T-Portal. Nadere instructies over het intrekken van een inschrijving vindt u in de bovenvermelde beknopte handleiding e-Submission.
6 Om een nieuwe versie in te dienen, moet de inschrijver een nieuwe inschrijving in e-Submission creëren. Deze moet alle informatie en documenten bevatten die volgens de aanbestedingsstukken zijn vereist, ook als sommige daarvan reeds in de vervangen inschrijving waren opgenomen.
contract met de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund door beide partijen is ondertekend.
Tot aan de ondertekening van het contract kan de aanbestedende dienst de aanbestedingsprocedure annuleren zonder dat de inschrijvers aanspraak kunnen maken op schadeloosstelling. Dit besluit moet worden gemotiveerd en ter kennis van de inschrijvers worden gebracht.
De gestanddoeningstermijn gedurende welke de inschrijver de voorwaarden van zijn inschrijving moet handhaven, is vermeld in punt IV.2.6 van de aankondiging van de opdracht.
Indiening van een inschrijving impliceert dat de inschrijver instemt met alle voorwaarden van de aanbestedingsstukken en dat hij in voorkomend geval afziet van zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden. Indien de opdracht aan hem wordt gegund, is de inschrijver tijdens de looptijd van het contract aan zijn inschrijving gebonden.
3. Contacten tijdens de aanbestedingsprocedure
Tijdens de hele procedure zijn contacten tussen de aanbestedende dienst en inschrijvers verboden, behalve in uitzonderlijke gevallen en alleen onder de volgende voorwaarden:
3.1. Indieningsfase (vóór de uiterste datum voor ontvangst van inschrijvingen)
Op verzoek kan de aanbestedende dienst aanvullende inlichtingen verstrekken die uitsluitend tot doel hebben de aanbestedingsstukken te verduidelijken.
Een verzoek om aanvullende inlichtingen kan uitsluitend schriftelijk worden gedaan, via de website TED eTendering, door op het tabblad "Vragen & antwoorden" op "Een vraag aanmaken" te klikken (inschrijving in TED eTendering is noodzakelijk om een vraag te kunnen aanmaken en indienen).
De aanbestedende dienst hoeft niet te antwoorden op verzoeken om aanvullende inlichtingen die hij minder dan zes werkdagen7 vóór de uiterste datum voor ontvangst van inschrijvingen heeft ontvangen. De aanbestedende dienst kan op eigen initiatief de betrokkenen op de hoogte brengen van eventuele fouten, onduidelijkheden, weglatingen of andere schrijffouten in de aanbestedingsstukken.
Alle aanvullende informatie zal worden gepubliceerd op de website TED eTendering. De website zal regelmatig worden bijgewerkt en de ondernemingen moeten tijdens de inschrijvingstermijnError! Bookmark not defined. zelf nagaan of er bijwerkingen of wijzigingen zijn.
3.2. Opening van de inschrijvingen
De openbare opening van de inschrijvingen vindt plaats op de datum en tijdstip als vermeld in punt IV.2.7 van de aankondiging van de opdracht. Per inschrijver mogen maximaal twee vertegenwoordigers bij de openingszitting aanwezig zijn op afstand via Skype for Business. Om organisatorische en veiligheidsredenen moeten de inschrijvers ten minste 24 uur van tevoren de volledige naam, e-mail adres samen met de door e-Submission gegenereerde bevestiging van indiening sturen naar: xxx-xxxx-xxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.
7 Werkdagen op de vestigingsplaats van de aanbestedende dienst, als vermeld in punt I.1 van de aankondiging van de opdracht.
De deelnemers zullen ten minste twee uur voor het geplande begin van de openingszitting instructies ontvangen over hoe zij aan de opening kunnen deelnemen, alsmede een uitnodiging. De instructies en de uitnodiging zullen naar het hierboven vermelde e-mailadres van elke vertegenwoordiger worden gestuurd.
Het openbare deel van de openingszitting is strikt beperkt tot de volgende elementen:
- nagaan of elke inschrijving is ingediend overeenkomstig de vereisten van de aanbestedingsstukken;
- bekendmaking van de ontvangen inschrijvingen: bekendmaking van de namen van de inschrijvers (alle leden in het geval van een gezamenlijke inschrijving);
- bekendmaking van de totale prijs van elke inschrijving (in het geval van percelen: de totale prijs van elke ingediende inschrijving voor het perceel/de percelen waarvoor de gunningsmethode van de laagste prijs wordt gebruikt).
Inschrijvers die niet aanwezig zijn op de openingszitting, kunnen een verzoek sturen naar de xxx-xxxx-xxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx om de op de openingszitting verstrekte informatie te ontvangen.
Zodra de aanbestedende dienst de inschrijvingen heeft geopend, worden de documenten zijn eigendom en worden ze vertrouwelijk behandeld.
3.3. Evaluatiefase (na de opening van de inschrijvingen)
Behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen, neemt de aanbestedende dienst contact op met de inschrijvers die hebben nagelaten de volgens de aanbestedingsstukken vereiste bewijsstukken over te leggen of verklaringen af te leggen, teneinde de ontbrekende informatie te verkrijgen of opheldering te krijgen omtrent de bewijsstukken.
De aanbestedende dienst mag duidelijke schrijffouten in de inschrijving corrigeren na bevestiging van de correctie door de inschrijver. Deze informatie, opheldering of bevestiging mag niet leiden tot een substantiële wijziging van de inschrijving.
3.4. Gunningsfase
De inschrijvers worden per e-mail in kennis gesteld van het resultaat van deze aanbestedingsprocedure. De kennisgeving wordt verstuurd naar het in de rubriek Contactgegevens in e-Submission vermelde e-mailadres van de inschrijver (of van de leider van de combinatie in het geval van een gezamenlijke inschrijving). Dit e-mailadres wordt gebruikt voor alle andere communicatie tussen de aanbestedende dienst en de inschrijver. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om een geldig e-mailadres te verstrekken en de mailbox regelmatig te controleren.
4. Gegevensbescherming
Indien voor de follow-up van een antwoord op de uitnodiging tot inschrijving persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, cv) moeten worden geregistreerd en verwerkt, zullen deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EU) 2018/17258 van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en
8 PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39
betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG. Tenzij anders vermeld, worden persoonsgegevens uitsluitend voor evaluatiedoeleinden in het kader van de aanbesteding verwerkt door de Europese Commissie, die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Voor nadere bijzonderheden over de verwerking van persoonsgegevens kan de privacyverklaring worden geraadpleegd op:
xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxxx/xxxxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxx/xxxx-xxxxxxxxxx- publicprocurement-procedures_en.
Indien u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen, opmerkingen, vragen of bezwaren heeft of een klacht wilt indienen met betrekking tot het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke op xxx-xxxx-xxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx, onder uitdrukkelijke vermelding van wat u precies wenst.
Als de inschrijver in een van de situaties verkeert als genoemd in artikel 136 van het Financieel Reglement9, kunnen zijn persoonsgegevens in het systeem voor vroegtijdige opsporing en uitsluiting (EDES) worden geregistreerd. Zie voor meer informatie de privacyverklaring op: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx_xx.xxx.
5. Rechtsmiddelen
Binnen twee maanden na kennisgeving van het resultaat van de procedure (gunningsbesluit), kan de inschrijver een beroep tot nietigverklaring ervan instellen. Het eventuele verzoek van inschrijvers en het antwoord van de aanbestedende dienst daarop of hun eventuele klacht wegens wanbeheer, hebben tot doel noch tot gevolg dat de termijn voor het instellen van een beroep tot nietigverklaring wordt opgeschort of dat er een nieuwe termijn voor het instellen van een beroep tot nietigverklaring ingaat. De instantie die kennisneemt van beroepen tot nietigverklaring is vermeld in punt VI.4.1 van de aankondiging van de opdracht.
Hoogachtend, Xxx Xxxxxx Xxx
(e-handtekening)
9 Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (PB L 193 van 30.7.2018, blz.1).