Dossiermedewerker (3 vacatures)

Dossiermedewerker (3 vacatures)

De provincie Antwerpen zoekt voortdurend enthousiaste en competente medewerkers. Hun kwaliteiten zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, etnische afkomst of handicap. Momenteel organiseren wij een selectieprocedure bij aanwerving/bevordering/interne en externe mobiliteit voor 3 functies van DOSSIERMEDEWERKER voor het Departement Logistiek – dienst Informatiebeheer (DIB). Je zal werken in het Provinciehuis aan de Singel (PaS) gevestigd in de Xxxxxxxxxx 000 xx 0000 Xxxxxxxxx. Wij bieden je een voltijdse functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aan.

We nemen een vergelijkende selectieprocedure af waarbij we een wervingsreserve samenstellen die drie jaar geldig blijft. We zullen uit deze wervingsreserve putten voor eventuele toekomstige vacatures.

Wie zijn wij?

De dienst Informatiebeheer bepaalt het archiverings- en informatiebeleid, beheert de centrale bibliotheek en de provinciale CRM-applicatie.

Provinciale diensten kunnen bij het team Informatiebeheer terecht voor:

• advies en ondersteuning voor digitaal werken, dossiervorming en digitaliseren van werkprocessen

• de opleiding van:

- informatiebeheerders (verantwoordelijken op de diensten)

- digitaal werken en dossiervorming

• selecteren en archiveren:

- ondersteunen van digitale en papieren opruimdagen

- selecteren en overdragen van archief

• advies en ondersteuning voor collectiebeheer:

- opzetten, beheren en ontsluiten van boek- en tijdschriftcollecties

- opzetten, beheren en ontsluiten van foto- en filmcollecties

• raadplegen van het provinciaal archief en de centrale bibliotheek

• het centrale beheer van contactgegevens en klantrelaties (CRM):

- adviseren

- datakwaliteit organiseren en opvolgen

Het team Informatiebeheer is actief in verschillende projecten, zoals:

• papier in beweging (papierarm werken), in het kader van het project nieuw provinciehuis

• uitwerken van de nieuwe centrale bibliotheek voor het nieuwe provinciehuis

• opzetten van een digitaal depot

• programma digitaal werken

• implementatie digitale handtekening en afschaffen van overbodige handtekeningen

Binnen de dienst staan openheid, collegialiteit en jezelf ontwikkelen hoog in het vaandel, zowel bij de medewerkers als bij de leidinggevenden.

Meer informatie over het team Informatiebeheer vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx- logistiek.html

Wat zal je als dossiermedewerker doen?

Als dossiermedewerker bij de dienst Informatiebeheer neem je dagelijks een wisselend takenpakket op. We zoeken daarom een nieuwe collega met een flexibele, leergierige instelling die houdt van afwisseling.

Je taken als dossiermedewerker zijn onder te verdelen in 4 deeldomeinen:

• archiefwerking: je maakt archief beschrijvingen

• leeszaalwerking:

o je houdt permanentie in de centrale leeszaal

o je helpt klanten verder met opvragingen archief en bibliotheek

o je registreert de ontleningen en de publicaties die terugkomen

• scannen van archiefdossiers: je scant archiefdossiers (scanning-on-demand)

• registratie en scanning van inkomende post: je zorgt voor de correcte registratie, scanning en bezorging van de inkomende post

Wie ben jij?

Je bent sterk in de onderstaande gedragscompetenties:

- klantgerichtheid: je onderzoekt actief de noden van klanten en onderneemt acties om de dienstverlening naar klanten te optimaliseren

- samenwerken: je stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit

- plannen en organiseren: je plant eigen taken en opdrachten

- voortgangscontrole: je volgt de voortgang van je eigen werk en dat van anderen op

- flexibel gedrag: je past je aanpak en/of gedrag aan indien de concrete situatie dit vereist

- initiatief: je neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel)

- nauwgezetheid: je draagt zorg voor materialen en gaat ordelijk te werk

Je beschikt hiernaast ook over volgende kenniscompetenties:

- je hebt een basiskennis van informatica of je kan je snel nieuwe systemen eigen maken

Aan welke voorwaarden moet je voldoen? Aanwervingsvoorwaarden

Er zijn geen specifieke diploma of ervaringsvereisten.

In deze functie is een denkniveau secundair onderwijs gewenst. Kandidaten die niet in het bezit zijn van een geldig diploma secundair onderwijs krijgen een capaciteitsproef:

we sturen de kandidaten een online abstracte en verbale redeneerproef op secundair niveau. Enkel kandidaten die de vooropgelegde minimumscore behalen, worden toegelaten tot het volgende onderdeel van het selectieprogramma, de psychotechnische proef. Bij meerdere geslaagden zullen we werken met een rangschikking.

Bevorderingsvoorwaarden (als je werkt bij Provincie Antwerpen)

- je bent titularis van een graad in rang Dx, Dv of Ev

- je hebt, ten minste, 4 jaar niveauanciënniteit in een graad van niveau E (schalen E1-E2- E3) of niveau D (D1-D2-D3-D4-D5) of in beide niveaus samen

- je bent aangesteld vanuit een volwaardige vergelijkende selectieprocedure

- je kreeg een gunstig evaluatieresultaat voor je laatste periodieke evaluatie

Interne mobiliteit (als je werkt bij Provincie Antwerpen)

Interne mobiliteit blijft een horizontale beweging, zodat voor deze functie in rang Cv enkel medewerkers met salariëring C1-C2-C3 en C4-C5 zich kandidaat kunnen stellen.

- je bent statutair of contractueel aangesteld vanuit een vergelijkende selectieprocedure of je hebt een contract van onbepaalde duur

- je hebt een minimale graadanciënniteit van één jaar

- je kreeg een gunstig evaluatieresultaat voor de laatste evaluatie

Externe mobiliteit (als je werkt bij een APB verbonden aan de provincie Antwerpen of bij een overheid in het Vlaams gewest)

Ben je personeelslid van een ander Autonoom Provincie Bedrijf verbonden aan provincie Antwerpen of werk je bij provincie Antwerpen en voldoe je aan de voorwaarden van interne mobiliteit of aan de bevorderingsvoorwaarden zoals ze in de vacature omschreven staan, kan je deelnemen aan deze selectieprocedure.

Kijk naar het gedeelte ‘aanwervingsvoorwaarden: diploma- en ervaringsvereisten’ als je niet in aanmerking komt voor de bevorderingsvoorwaarden of voor de voorwaarden voor interne- en externe personeelsmobiliteit.

Wat bieden wij jou?

Geïndexeerd loon

Je start in salarisschaal C1: het bruto maandsalaris ligt tussen € 1.852,51 en € 3.000,93. Na 4 jaar anciënniteit ga je over naar salarisschaal C2: het bruto maandsalaris ligt tussen € 2.105,44 en € 3.117,14.

Na 18 jaar gecumuleerde anciënniteit ga je over naar salarisschaal C3: het bruto maandsalaris ligt tussen € 2.939,41 en € 3.790,57.

Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris.

Extralegale voordelen

- gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid gezinsleden aan voordelige voorwaarden aan te sluiten

- maaltijdcheques van € 7

- gratis openbaar vervoer voor verplaatsing van en naar het werk

- fietsvergoeding

- 35 dagen jaarlijkse vakantie

- extra legaal pensioen voor contractuele functies

- diverse opleidingsmogelijkheden

- personeelskring met uitgebreide sportieve, sociale en familiale activiteiten

Welke stappen zal je doorlopen in de selectieprocedure?

1. Cv-screening: een cv-screening gaat de selectieprocedure vooraf. De HR-medewerker screent, in samenwerking met de juryvoorzitter, de binnengekomen cv’s op volgende criteria:

✓ Je kan relevante ervaring in archiefwerking en scanning aantonen

✓ Je hebt een relevante opleiding als archiefmedewerker of gelijkwaardig genoten We laten maximum 30 kandidaten toe tot het volgende selectieonderdeel.

2. Psychotechnische proef: elektronische postbakoefening:

Deze oefening peilt naar je vermogen om je werk te structureren en om informatie te verwerken.

Kandidaten die de vooropgestelde minimumscore behalen worden toegelaten tot het volgende onderdeel van de selectieprocedure. We laten echter maximaal 16 kandidaten toe tot het mondeling gedeelte. Bij meerdere geslaagden zullen we werken met een rangschikking.

3. Competentiegericht interview:

We houden een interview dat betrekking heeft tot het profiel en de taakomschrijving van de functie, de verworven vaardigheden, evenals de motivatie en de affiniteit met het werkveld.

Dit gedeelte zal plaatsvinden op donderdag 18 januari of maandag 22 januari in het Pas.

Hoe stel je je kandidaat?

Surf naar xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Selecteer deze functie en dien je kandidatuur (CV en motivatiebrief in één document) online in. Dit kan tot en met 10 december 2017.

Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure, de verloning en de extralegale voordelen kan je terecht bij Xxxxxxxx Xxx xxx Xxxxx, HR consulent (tel. 03/000.00.00 of via email: xxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).

Voor meer inlichtingen over de functie zelf kan je terecht bij Xxxxxxxx Xxx Xxxx, diensthoofd dienst Informatiebeheer (tel. 03/000.00.00 of via mail: Xxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx ).