Vrijwilligersovereenkomst

Vrijwilligersovereenkomst

naamkaarten joods verervingsarchief

(een project waarbij de vrijwilliger persoonsgegevens verwerkt)

De ondergetekenden:

1. De Koninklijke Nederlandse Akademie voor Wetenschappen, optredend ten behoeve van het NIOD Instituut voor oorlogs-, holocaust- en genocidestudies, hierna te noemen “NIOD”, in deze vertegenwoordigd door xxxx. xx. X. Xxxxxxxx, directeur,

en

2. De heer/mevrouw                            (naam), wonende te

                                     (woonplaats) aan de

                                     (adres) hierna te noemen “vrijwilliger”,

Overwegende dat:

A) NIOD persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), door vrijwilliger wil laten verwerken ten behoeve van het project naamkaarten joods verervingsarchief, een project dat een nadere toegang op beoogt voor de naamkaarten en stamboomkaarten van het zogeheten 'verervingsarchief' (no. 197a);

B) XXXX en vrijwilliger, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 AVG, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze overeenkomst;

C) NIOD ten behoeve van het project vrijwilliger specifieke data zal verstrekken waar (bijzondere) Persoonsgegevens van derden in kunnen voorkomen;

verklaren het volgende te zijn overeengekomen:

Artikel 1 Aanvang en duur van de overeenkomst

1. De vrijwilliger zal op verzoek van het NIOD met ingang van 2022 werkzaamheden

verrichten ten behoeve van het project naamkaarten joods verervingsarchief.

2. Deze overeenkomst is aangegaan voor bepaalde tijd en wel voor de duur van het project.

Artikel 2 Taakomschrijving en werktijden

1. De door de vrijwilliger te verrichten werkzaamheden zullen worden uitgevoerd in het kader van het project naamkaarten joods verervingsarchief waarbij naamkaarten en stamboomkaarten worden getranscribeerd.

2. De door de vrijwilliger te verrichten werkzaamheden zullen bestaan uit het invoeren van gegevens.

3. De vrijwilliger dient bij het verrichten van de overeengekomen werkzaamheden de vereiste zorgvuldigheid in acht te nemen en in het algemeen te handelen zoals een goed vrijwilliger zich hoort te gedragen.

Artikel 3 Vergoeding en belasting

De vrijwilliger voert de werkzaamheden onbezoldigd uit.

Artikel 4 Verhindering‌

In geval van langdurige verhindering wegens ziekte, vakantie of anderszins, zal de vrijwilliger het NIOD hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen.

Artikel 5 Zorg voor eigendommen van de vrijwilliger

De vrijwilliger is tijdens zijn werk niet tegen diefstal en schade aan eigendommen verzekerd. NIOD is hiervoor niet aansprakelijk. Wel zal medewerking worden verleend om de schade te verhalen bij de veroorzaker.

Artikel 6 Veiligheidsregels

1. De vrijwilliger zal de in het belang van orde, veiligheid en gezondheid gegeven gedragsregels, voorschriften en aanwijzingen, zoals deze van toepassing zijn op het personeel van NIOD in acht nemen.

2. Het is de vrijwilliger niet toegestaan onder invloed van alcohol en/of drugs de werkzaamheden uit te voeren.

Artikel 7 Geheimhouding

1. vrijwilliger is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem uit hoofde van zijn werkzaamheden ter kennis komt. Het gaat hierbij om informatie waarvan de vrijwilliger het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van deze overeenkomst.

2. Onverminderd wettelijke bepalingen die op het NIOD rusten, is het NIOD verplicht informatie over vrijwilligers geheim te houden, tenzij de vrijwilliger toestemming heeft gegeven deze informatie te verstrekken.

3. Alle informatie die vrijwilliger kenbaar wordt mag alleen in het kader van het project worden gebruikt en op geen enkele wijze worden hergebruikt of openbaar gemaakt.

4. De vrijwilliger verklaart bekend te zijn met de Gedragscode ICT-voorzieningen en communicatiemiddelen KNAW zoals die is gepubliceerd op het internet van de KNAW: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/XxxxxxxxxxxXXXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx delenKNAW.pdf en deze te zullen naleven.

Artikel 8 Verwerking van Persoonsgegevens

1. vrijwilliger verbindt zich onder de voorwaarden van deze overeenkomst om in opdracht van het NIOD Persoonsgegevens te verwerken.

2. vrijwilliger zal de Persoonsgegevens verwerken op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke regelgeving.

3. Verwerking van Persoonsgegevens door vrijwilliger zal uitsluitend plaatsvinden voor zover noodzakelijk en in het kader van de uit te voeren opdracht binnen het project naamkaarten joods verervingsarchief.

4. vrijwilliger en het NIOD treffen passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.

5. vrijwilliger besteedt zijn werk niet uit aan een sub-bewerker.

6. vrijwilliger stelt XXXX onverwijld in kennis van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die leidt tot per ongeluk of op onrechtmatige wijze tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

7. NIOD beoordeelt of een inbreuk in verband met persoonsgegevens meldingsplichtig is.

8. Het verwerken van persoonsgegevens vindt alleen plaats binnen de duur van deze overeenkomst.

9. De duur van de opdracht tot het verwerken van persoonsgegevens loopt gelijk met de duur van deze overeenkomst.

10. Na afloop van de overeenkomst zal vrijwilliger, naargelang de keuze van het NIOD, alle persoonsgegevens wissen of teruggeven aan NIOD en bestaande kopieën verwijderen, tenzij opslag van de persoonsgegevens wettelijk is verplicht.

11. vrijwilliger zal NIOD op verzoek medewerking verlenen en informatie ter beschikking stellen indien NIOD deze medewerking nodig heeft om aan haar verplichtingen uit hoofde van de AVG te voldoen.

Artikel 9 Zorg voor eigendommen van NIOD

1. De vrijwilliger moet de apparatuur en alle overige eigendommen van NIOD die, voor zover van toepassing, aan zijn zorgen zijn toevertrouwd, met de vereiste zorgvuldigheid beheren.

2. Bij het einde van deze overeenkomst dient de vrijwilliger de eigendommen van de organisatie die nog in zijn bezit zijn, voor zover van toepassing, zo spoedig mogelijk terug te geven.

Artikel 10 Aard van de overeenkomst

1. Deze overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

2. Deze overeenkomst is geen dienstbetrekking in de zin van de Ziektewet of andere sociale zekerheidswetten. De vrijwilliger is bekend met het feit dat hij op basis van deze overeenkomst niet verzekerd is voor de gevolgen van ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid.

3. Het aangaan van een dienstverband is en wordt niet beoogd.

4. Onderdeel van de overeenkomst bevat het vastleggen van de rechten en plichten van vrijwilliger en NIOD uit hoofde van de AVG.

Artikel 11 Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering; AVP

1. Voor de tijden waarop de vrijwilliger werkzaamheden verricht voor NIOD is door de KNAW een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.

2. De vrijwilliger draagt voor eigen rekening en risico zorg voor een adequate verzekering AVP (Aansprakelijkheidsverzekering Particulieren).

Artikel 12 Einde van de overeenkomst

1. De overeenkomst eindigt van rechtswege door het verstrijken van de in artikel 1 vermelde periode.

2. Partijen kunnen in onderling overleg de overeenkomst beëindigen.

3. Zowel de vrijwilliger als het NIOD kan de overeenkomst voortijdig door schriftelijke opzegging beëindigen, met inachtneming van een opzegtermijn van twee weken.

4. De vrijwilliger hoeft geen opzegtermijn in acht te nemen:

- wanneer hij door het aanvaarden van betaald werk niet in staat is aan de opzegtermijn te voldoen

- wanneer hij uitkeringsgerechtigde is en de uitkering verstrekkende instantie hem opdraagt het vrijwilligerswerk met onmiddellijke ingang te beëindigen.

Aldus overeengekomen en ondertekend in tweevoud,

NIOD vrijwilliger

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (handtekening) (handtekening)

Plaats: Amsterdam Plaats:

Datum: Datum: