BIJLAGE
BIJLAGE
Bijlage nr. 1
Convenant tussen het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de vzw Vlaamse Dienst Speelpleinwerk
Tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijke Gewest, vertegenwoordigd door het College waarvoor optreedt de xxxx Xxxxxx Xxxx, Collegelid bevoegd voor Cultuur en Patrimonium
en
de vzw Vlaamse Dienst Speelpleinwerk, Xxxxxxxxxx 00 xx 0000 Meise, vertegenwoordigd door de voorzitter, Xxxx Xxxxxxxxxx
wordt overeengekomen hetgeen volgt:
Hoofdstuk I: VISIE EN DOEL Artikel 1.-
De vzw Vlaamse Dienst Speelpleinwerk, hierna vzw VDS genoemd, is een dienstverlenende organisatie voor de speelpleinwerkingen in Vlaanderen en het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad die hen pro-actief ondersteunt door deskundig advies, professionele begeleiding en vorming van speelpleinbegeleiders en de ontwikkeling van nieuwe ideeën.
De onderliggende visie op kinderen steunt op respect voor de eigenheid van kinderen, geloof in de ontwikkeling door het geven van impulsen en geloof in de zelfstandige ontplooiing van kinderen door het spelen.
Artikel 2.-
Dit convenant regelt de samenwerking tussen de vzw VDS en de Vlaamse Gemeenschapscommissie met als doel de vakantiebeleving van kinderen en jongeren te bevorderen. Het recht op spelen wordt verdedigd binnen de krijtlijnen van goed beheer met begripsvolle openheid voor de standpunten van alle betrokkenen.
Hoofdstuk II: ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 3.-
De Vlaamse Gemeenschapscommissie erkent de Brusselse werking van vzw VDS onder de volgende voorwaarden:
1° De vzw VDS is erkend door de Vlaamse Gemeenschap.
2° De vzw VDS bouwt een gedecentraliseerde dienst uit in het tweetalig gebied Brussel- Hoofdstad met personeel, huisvesting en werkingsmiddelen. Deze gedecentraliseerde dienst wordt VDS Brussel genoemd.
3° Het regionaal bestuur van VDS Brussel is als stuurgroep verantwoordelijk voor de inhoudelijke aansturing van de opdrachten in dit convenant. In de samenstelling van deze stuurgroep wordt gestreefd naar een ruime spreiding en voldoende diversiteit.
4° VDS Brussel is vertegenwoordigd in de bestuursorganen van de vzw VDS.
Artikel 4.-
VDS Brussel neemt de volgende bepalingen in acht:
§1 Binnen de werking van VDS Brussel is het Nederlands de voertaal. Dit impliceert o.a. dat:
1° bij alle vormen van externe geschreven communicatie het Nederlands als hoofdtaal wordt gebruikt;
2° het Nederlands als voertaal wordt gebruikt voor alle bestuurlijke handelingen, voor alle externe communicatie inzake bestuurlijke handelingen en voor de interne vergaderingen;
3° het Nederlands als voertaal wordt gebruikt bij alle activiteiten met de kinderen en jongeren;
4° een positieve beeldvorming over het Nederlands en het gebruik van het Nederlands wordt gestimuleerd.
§2 Bij de realisatie van de opdrachten wordt de visietekst, goedgekeurd door het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie op 17 maart 2006 ‘Nederlands als omgangstaal in Vlaamse Gemeenschapscommissie-initiatieven en in initiatieven die door de Vlaamse Gemeenschapscommissie ondersteund worden - voor kinderen en jongeren’, als richtlijn gebruikt.
§3 De werking en de rekrutering richt zich in hoofdzaak op de inwoners van het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad. Hiermee worden ook bedoeld de personen die niet in dit gebied wonen maar een aantoonbare band hebben met instellingen en verenigingen waarvoor de Vlaamse Gemeenschaps- commissie bevoegd is.
Artikel 5.-
Om erkend te blijven moet vzw VDS jaarlijks de volgende documenten bij de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie indienen:
- Voor 31 oktober van elk jaar een dossier bestaande uit een basisprogramma van VDS Brussel met begroting voor het volgende kalenderjaar. Dit basisprogramma bevat de volgende elementen:
- een overzicht van het personeel en van hun respectieve taken voor de uitvoering van dit convenant;
- een jaarplan waarin de opdrachten, beschreven in dit convenant, worden uitgeschreven in concrete doelstellingen, met een beschrijving van de geplande activiteiten en een timing;
- een begroting per opdracht en geplande activiteit;
- de samenstelling van de interne organen;
- Voor 31 maart van elk jaar een inhoudelijk verslag van de werking gedurende het afgelopen jaar van VDS Brussel en een dossier dat de volgende stukken van de vzw VDS bevat:
- een werkingsverslag over en een evaluatie van het voorbije werkjaar;
- een financieel verslag en balans over het voorbije kalenderjaar, met detailopgave van personeelskosten en werkingsmiddelen van VDS Brussel;
- de statuten en het huishoudelijk reglement van de vzw voor het eerste jaar dat het convenant wordt toegepast en bij wijziging van de statuten of het reglement;
- een door de voorzitter en de secretaris ondertekend verslag van de algemene vergadering waarin bovenstaande documenten werden goedgekeurd;
- de samenstelling van de bestuursorganen.
HOOFDSTUK III: OPDRACHTEN - ACTIVITEITEN
Artikel 6.-
In het kader van de subsidiëring ingeschreven in dit convenant richt VDS Brussel zich naar de initiatieven die door de Vlaamse Gemeenschapscommissie erkend zijn, prioritair naar de speelpleinwerkingen. In de uitvoering van de opdrachten wordt rekening gehouden met de materiële en fysieke beperkingen die kenmerkend zijn voor de stedelijke omgeving.
Artikel 7.-
VDS Brussel wordt beschouwd als een steunpunt dat zowel een aanbodgericht als een vraaggericht programma uitwerkt.
§1 De functies van het steunpunt worden als volgt gespecificeerd:
1° Advies, informatie en begeleiding
- Een info-punt ontwikkelen door het ontsluiten van informatie, documentatie en aanzet voor spelmateriaal voor geïnteresseerden.
- De ondersteuning van startende initiatieven.
2° Vorming en kadervorming
- Binnen het vaste aanbod worden minstens twee cursussen “animator”, twee cursussen “hoofdanimator” en één cursus “verder vorming hoofdanimator” per jaar georganiseerd. Van het open aanbod “vorming ter plaatse” zal naargelang de behoeften gebruik gemaakt worden.
- De vormingsactiviteiten bevatten de aandachtspunten die in overleg met de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de Brusselse speelpleinen worden bepaald.
- Voor de deelnemers wordt het prijzenbeleid van vzw VDS gevolgd.
- De vormingsactiviteiten zijn gericht op (kandidaat-)medewerkers van Brusselse initiatieven.
- Voor het vormingsaanbod wordt een beroep gedaan op het eigen vormingsteam van vzw VDS of op externe instructoren. Er is aandacht voor voldoende spreiding en diversiteit van deze vormingswerkers. Zij staan in voor de deskundige pedagogische inhoud van de vormingssessies. Hun technische en organisatorische aanpak geldt hierbij als model.
3° Belangenbehartiging
De vertegenwoordigers van vzw VDS dragen bij tot het beleid van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Zij zullen:
- Een signaalfunctie vervullen door de informatie en ervaring uit het werkveld ter beschikking te stellen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, met aandacht voor de behoeftepeiling, de kwaliteitsmeting en -remediëring van het vrijetijdsaanbod.
- Een deskundige inbreng verzekeren in de adviesorganen en stuurgroepen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
4° Ontwikkelen van nieuwe ideeën
VDS Brussel vervult een laboratoriumfunctie omtrent spelen, speelbeleid en speelvisie. De Vlaamse Gemeenschapscommissie wordt betrokken bij het uitdenken en ontwikkelen van concrete toepassingen en experimenten. Ze hebben tot doel de plaatselijke werkingen te dynamiseren.
§2 De volgende opdrachten gelden voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie-speelpleinen: 1° VDS Brussel staat in voor de organisatie van een gratis jaarlijks weekend voor alle
stuurgroepen van Brusselse speelpleinen, met als doel de stuurgroepen te begeleiden bij de evaluatie en de planning van de speelpleinwerking, aangevuld met passende vorming. De
Vlaamse Gemeenschapscommissie zal een financiële bijdrage leveren voor de kosten verbonden aan de logistiek.
2° In het kader van “begeleiding ter plaatse” wordt de intensieve begeleiding verzekerd van één speelplein van de Vlaamse Gemeenschapscommissie per jaar. De keuze van het speelplein en de aandachtspunten van de begeleiding gebeurt in overleg met de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Artikel 8.-
Naast de opdrachten die tot het vaste aanbod van de vzw VDS behoren, blijft de mogelijkheid bestaan dat de Vlaamse Gemeenschapscommissie specifieke opdrachten aan vzw VDS toevertrouwt. Voor specifieke opdrachten en projecten kan vzw VDS bijkomende middelen verwerven van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
HOOFDSTUK IV: DE MIDDELEN
Artikel 9.-
De Vlaamse Gemeenschapscommissie stelt, binnen de perken van de begroting, jaarlijks middelen ter beschikking van vzw VDS voor de uitvoering van de opdracht van VDS Brussel zoals beschreven in dit convenant. De volgende middelen worden voorzien:
1° Er wordt een subsidiebedrag van 32.000 EUR vastgelegd voor de realisatie van de opdracht van vzw VDS zoals beschreven in dit convenant. De subsidie is een forfaitair bedrag waarvan maximaal 80 procent kan worden aangewend voor de loonkosten van vzw VDS.
Het lidmaatschap (ledenpakket tot 25 animatoren) van de Vlaamse Gemeenschapscommissie bij vzw VDS is in dit bedrag inbegrepen.
2° De Vlaamse Gemeenschapscommissie stelt kosteloos kantoorruimte ter beschikking voor het secretariaat van VDS Brussel in het jeugdcentrum Aximax. De gebruiksovereenkomst wordt als bijlage bij dit convenant gevoegd.
3° VDS Brussel kan genieten van de dienstverlening van de Vlaamse Gemeenschaps- commissie, waaronder de uitleendienst.
Artikel 10.-
De toekenning van het subsidiebedrag gebeurt jaarlijks bij afzonderlijk collegebesluit. Op grond van de in artikel 5 bepaalde documenten, en het overleg, voorzien in artikel 13, kan het bedrag van de subsidie herzien worden binnen de perken van de begroting. De toekenning van het subsidiebedrag wordt getoetst aan de realisatie van de opdrachten bepaald in dit convenant.
HOOFDSTUK V: OVERLEG EN TOEZICHT
Artikel 11.-
Een personeelslid van de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie zetelt als waarnemer zonder stemrecht in de stuurgroep van VDS Brussel. Dit waarnemerschap verhindert of beperkt op generlei wijze de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschapscommissie om verantwoording te vragen aan VDS Brussel of de raad van bestuur van vzw VDS indien zou blijken dat de werking van VDS Brussel in belangrijke mate afwijkt van de aangegane afspraken in het kader van dit convenant.
Artikel 12.-
vzw VDS en Vlaamse Gemeenschapscommissie voeren ten opzichte van elkaar een open communicatie in verband met de speelpleinen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Bij mogelijke interventies op deze speelpleinen wordt melding gedaan bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Artikel 13.-
Jaarlijks na ontvangst van het basisprogramma vermeld in artikel 5, vindt er in de maand november overleg plaats tussen een afvaardiging van VDS Brussel en de Vlaamse Gemeenschapscommissie over de uitvoering van dit convenant. De afspraken en de planning resulteren in een afsprakennota voor het komende werkjaar. Deze afsprakennota is een overeenkomst zoals bepaald in artikel 19.
Op vraag van één van beide partijen kan altijd een bijkomend overleg plaatsvinden.
Artikel 14.-
Bij de beoordeling van de werking van VDS Brussel wordt rekening gehouden met volgende algemene indicatoren:
1° Het aantal en de aard van de activiteiten, werkingen en methodieken, waarbij zowel de kwantitatieve als kwalitatieve aspecten van de werking in rekening worden gebracht;
2° De evolutie van de werking.
Meetinstrumenten zijn:
1° Registratie van de deelnemers en activiteiten: VDS Brussel houdt een registratielijst bij van het aantal activiteiten, werkingen en deelnemers;
2° Het programma;
3° Verslagen van bestuursvergaderingen;
4° Basisprogramma, werkingsverslag en jaarlijks overleg met de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie over de uitvoering van het convenant.
Artikel 15.-
Het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie houdt toezicht op het beheer van de middelen die vzw VDS krachtens dit convenant ontvangt en past hierbij dit convenant toe. vzw VDS is onderworpen aan de regelgeving die verband houdt met de controle op de toekenning en aanwending van de subsidies van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Artikel 16.-
Alle documenten en inlichtingen die noodzakelijk geacht worden voor de berekening van de subsidies en/of voor de financiële controle moeten aan de administratie voorgelegd worden. Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden verstrekt, kan het College de subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen en de vereniging van verdere subsidiëring uitsluiten, ongeacht de toepassing van de wet over het afleggen van onjuiste verklaringen.
Artikel 17.-
De subsidie wordt uitbetaald door overschrijving op de post- of bankrekening van vzw VDS.
HOOFDSTUK VI: SLOT EN -OVERGANGSBEPALINGEN
Artikel 18.-
In alle vormen van geschreven of gedrukte communicatie met derden vanwege VDS Brussel wordt de Vlaamse Gemeenschapscommissie vermeld als subsidiërende overheid, conform de huisstijl van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Artikel 19.-
Wat niet in dit convenant is opgenomen, wordt door de betrokken partijen afzonderlijk schriftelijk overeengekomen.
Artikel 20.-
Dit convenant treedt in werking bij de ondertekening en is van onbepaalde duur. Dit convenant kan opgezegd worden mits een opzeggingstermijn van 1 jaar. Naar aanleiding van een evaluatie kan het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie een bijsturing van dit convenant overleggen met de vzw VDS.
Opgemaakt te Brussel in drie exemplaren op <datum> Elke partij erkent een exemplaar ontvangen te hebben.
De gebruiksovereenkomst (art. 9, 2°) is als bijlage toegevoegd.
voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor de vzw VDS
Collegelid Xxxxxx Xxxx Voorzitter Xxxx Xxxxxxxxxx
*******************
Bijlage bij: Convenant tussen het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de vzw Vlaamse Dienst Speelpleinwerk
Gebruiksovereenkomst
Tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College waarvoor optreedt de directie Gebouwen en Patrimonium, hierna eigenaar genoemd, enerzijds en vzw Vlaamse Dienst Speelpleinwerk, Xxxxxxxxxx 00 xx0000 Xxxxx, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx, voorzitter, hierna de gebruiker genoemd, anderzijds, wordt volgende overeenkomst afgesloten:
Artikel 1.-
De eigenaar stelt aan de gebruiker ruimtes ter beschikking in het gebouw in het jeugdcentrum Aximax ,
J.W. Xxxxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxx. Een exclusief lokaal gelegen op het gelijkvloers, links naast de ingang, is bestemd als kantoor voor één à twee personen en opslag van klein materiaal. In de kelderverdieping wordt binnen de gemeenschappelijke opslagruimte een zone van 4 m² ter beschikking gesteld voor de opslag van groot materiaal.
Artikel 2.-
Deze gebruiksovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van één jaar, een aanvang nemend op de datum van ondertekening. Deze termijn kan stilzwijgend verlengd worden telkens voor een periode van één jaar.
Artikel 3.-
De ruimtes beschreven in artikel 1 worden gratis ter beschikking gesteld.
Artikel 4.-
De ter beschikking gestelde ruimtes zijn exclusief en permanent en mogen niet onderverhuurd worden noch voor andere doeleinden gebruikt worden dan waarvoor ze zijn bestemd.
Artikel 5.-
De gebruiker is ertoe gehouden de ruimtes te onderhouden in hun normale staat volgens het criterium van de goede huisvader. Tot het onderhoud behoort (maar is niet beperkt hiertoe) het schoonmaken van de ruimtes.
Artikel 6.-
Afspraken over het benutten van de gemeenschappelijke voorzieningen als gevolg van het permanente gebruik, worden gemaakt met de vzw Gemeenschapscentrum Ten Noey, die belast is met het dagelijkse beheer van het jeugdcentrum. Een afschrift van de gemaakte afspraken zal bij deze gebruiksovereenkomst gevoegd worden.
Voor het eventuele gebruik van andere faciliteiten in het jeugdcentrum worden de gebruikelijke verhuringsmodaliteiten toegepast.
Artikel 7.-
De gebruiker mag geen wijzigingen, veranderings-, en verbouwingswerken andere dan loutere verfraaiingswerken uitvoeren aan het ter beschikking gestelde goed. De uitvoering van deze loutere verfraaiingswerken is onderworpen aan de voorafgaande, schriftelijke toestemming van de eigenaar.
Artikel 8.-
Alle lasten en verzekeringen die betrekking hebben op de eigenaarverplichtingen, evenals de energiekosten blijven gedurende de looptijd van deze overeenkomst ten laste van de eigenaar. De gebruiker bezorgt de VGC een afschrift van zijn brandverzekering “als gebruiker” en burgerlijke aansprakelijkheid.
Artikel 9.-
Bij niet-naleving van de bepalingen van deze overeenkomst behoudt de eigenaar zich het recht voor deze gebruiksovereenkomst onmiddellijk te beëindigen mits een vooropzeg per aangetekende brief te betekenen aan de gebruiker minstens 2 maanden voor de datum die als beëindiging wordt vooropgesteld.
Artikel 10.-
Deze overeenkomst maakt integraal deel uit van het convenant tussen de VGC en de VDS en is onderworpen aan de hierin bepaalde opzegtermijnen.
Opgemaakt in 2 exemplaren te Brussel op 22 mei 2008
Namens de Directie Gebouwen en Patrimonium Namens de vzw VDS
De xxxx Xxxxxx Xxxx De xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx