PRIVACYBELEID VAN Nova Post Netherlands B.V.
PRIVACYBELEID VAN Nova Post Netherlands B.V.
I. ALGEMENE INFORMATIE
Dit privacy- en cookiebeleid is een set regels voor de verwerking van persoonsgegevens en het verzamelen van cookies (hierna te noemen het Beleid) van Nova Post Netherlands B.V., gevestigd in Xxxxxxxxx, Xx Xxxxxxxxx 00, 0000XX Xxxxxxxxx, ingeschreven in het Rechtspersonenregister onder nummer 865841147 (hierna te noemen ‘Nova Post’ of ‘Beheerder of Bedrijf’), waaronder op de website 865841147, waarbij op de website xxx.xxxxxxxx.xxx (hierna te noemen ‘Dienst’), wordt uiteengezet welke gegevens wij verzamelen over consumenten die gebruikmaken van onze diensten, alsmede over andere personen van wie wij de persoonsgegevens verwerken als onderdeel van onze bedrijfsvoering, waaronder sollicitanten. Dit privacybeleid is ook van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens en de communicatie via de sociale media-accounts van het bedrijf (bijv. Facebook, Linkedin), per telefoon, e-mail of brief. Hoe we deze gebruiken en met wie we deze delen. In deze informatie wordt ook beschreven welke maatregelen wij nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.
3. Gebruikers kunnen op de volgende manier contact opnemen met de Beheerder:
A. per brief aan het volgende adres: Xx Xxxxxxxxx 00, 0000XX Xxxxxxxxx;
B. via e-mail: xxx@xxxxxxxx.xxx;
4. Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Tot de reikwijdte van dit soort gegevens behoren onder meer naam, achternaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Gegevens die niet herleidbaar zijn tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon (zoals statistische gegevens) worden niet als persoonsgegevens beschouwd.
5. Voordat u gebruik gaat maken van de Dienst en de diensten van het Bedrijf, dient u als Gebruiker dit privacy- en cookiebeleid te lezen. Doel van het document is onder meer het naleven van de informatieplicht zoals bedoeld in art. 13 p. 1 en 2 en art. 14 p. 1 en 2 van de Verordening van het Europees Parlement en de Raad (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (hierna te noemen "AVG").
II. TOEPASSELIJK RECHT INZAKE DE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS EN DE GEHEIMHOUDINGSPLICHT
1. Nova Post is onderworpen aan de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, alsmede andere relevante nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.
2. Nova Post verleent postdiensten en is daarom verplicht de vertrouwelijkheid van de correspondentie te respecteren en de veiligheid van de verzendingen te waarborgen overeenkomstig de Postwet 2009 van 23 april 2009, zoals gewijzigd.
III. INFORMATIEBESCHERMING
1. Nova Post spant zich, door toepassing van de juiste technische en organisatorische maatregelen, fysiek en technisch in om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, beschadiging, openbaarmaking aan onbevoegden, wijziging of oneigenlijk gebruik.
2. Alle meldingen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens worden geregistreerd, gedetailleerd toegelicht en geanalyseerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
IV. RECHTEN VAN BETROKKENEN
1. De betrokkene heeft het recht om:
A. de informatie te ontvangen en toegang te krijgen tot de gegevens die op hem/haar betrekking hebben (het recht van toegang van de betrokkene krachtens art. 15 AVG);
B. zijn/haar onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren en zijn/haar gegevens te laten bijwerken (recht op rectificatie van gegevens, artikel 16 AVG);
C. te verzoeken om verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens (het recht op verwijdering van gegevens krachtens art. 17 AVG);
D. verzoeken om de verwerking te staken (het recht om de verwerking te beperken krachtens art. 18 AVG);
E. te verzoeken om gegevensoverdracht aan een andere beheerder (het recht om gegevens over te dragen op grond van art. 20 AVG);
F. bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (het recht van bezwaar volgens art. 21 AVG).
V. INTREKKING VAN DE TOESTEMMING VOOR DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS EN HET MECHANISME VOOR INTREKKING VAN DE TOESTEMMING
1. Indien de grondslag voor de gegevensverwerking de toestemming van de betrokkene is, informeren wij u dat deze persoon het recht heeft om de toestemming te allen tijde in te trekken. De verklaring van intrekking van de
toestemming wordt gedaan door de Xxxxxxxxx per e-mail of per post, overeenkomstig de verstrekte gegevens, een verklaring hierover.
2. Het ontvangen van een dergelijke verklaring heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de eerdere verwerking van persoonsgegevens.
3. Het intrekken van de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens is niet effectief voor zover dit noodzakelijk is voor de correcte levering van diensten of bepalingen van een lopend contract, met inbegrip van klachtenprocedures. In dat geval wordt de intrekking van de hierboven genoemde toestemming van kracht op het moment dat u de diensten opzegt, het contract beëindigt of de klachtenprocedure start.
4. Ondanks de effectieve intrekking van de toestemming voor de verwerking van gegevens, is de het de Beheerder toegestaan deze te verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor:
A. het indienen van vorderingen die verband houden met de gesloten overeenkomst;
B. het nakomen van de wettelijke verplichting die op de Beheerder rust;
C. de uitvoering van een taak die tot stand komt in het algemeen belang of in de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de beheerder is opgedragen;
D. doeleinden die voortvloeien uit de gerechtvaardigde belangen die door de Beheerder of door een derde worden gerealiseerd, behalve wanneer de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen dan deze belangen.
VI. UITVOERING VAN RECHTEN VOORTVLOEIEND UIT DE AVG
1. In verband met de ingediende verklaring van intrekking van de toestemming voor gegevensverwerking, betrekking hebbende op de identificatie van de persoon die de verklaring indient en ter bescherming tegen onbevoegde toegang tot de gegevens, heeft Nova Post het recht om een aanvullende bevestiging te verkrijgen van de identiteit van de persoon die een dergelijke verklaring indient.
VII. CATEGORIEËN PERSOONSGEGEVENS. DOELEINDEN VAN HUN VERWERKING EN WETTELIJKE BASIS
1. Om de Diensten te kunnen leveren en de Overeenkomst met haar Klanten (Verzenders, Geadresseerden) na te komen [Overeenkomstig art. 6 p. 1b) AVG] verwerkt Nova Post als Beheerder de noodzakelijke gegevens, zoals:
A. gegevens van de Klant (inschrijvingsgegevens, gegevens van contactpersonen aan de kant van de klant, naam, achternaam, functie, telefoonnummer, handtekening, e-mailadres, functie);
B. gegevens van de Verzender (verzendadres en noodzakelijke contactgegevens, handtekening, betalingsgegevens en andere gegevens die nodig zijn om de door de verzender bestelde dienst uit te voeren);
C. gegevens van de Ontvanger (naam en voornaam, handtekening, adres, postcode, woonplaats, land en eventueel andere voor de uitvoering noodzakelijke gegevens die door de verzender van de zending aan de Gegevensbeheerder zijn verstrekt of door de Ontvanger zelf zijn aangegeven, zoals e-mailadres, telefoonnummer).
2. Het verstrekken van persoonsgegevens is vrijwillig, maar noodzakelijk voor de uitvoering van de door Nova Post geleverde Diensten. Indien de Verzender aanvullende persoonsgegevens van de Ontvanger verstrekt, in het kader van de selectie van een van de Aanvullende Diensten is de Verzender verantwoordelijk voor het correct verzamelen van deze gegevens, met name betreffende het verkrijgen van de toestemming van de Ontvanger voor de overdracht ervan aan Nova Post.
3. In sommige gevallen worden de gegevens ook verwerkt:
A. op basis van toestemming [overeenkomstig artikel 6 lid 1 a) en art. 7 AVG] - met name voor marketingdoeleinden of met betrekking tot gegevens die vrijwillig door de Geadresseerde zijn verstrekt in verband met de bezorging van het pakket.
B. en de legitieme belangen van de beheerder [overeenkomstig ART. 6 p. 1 f) AVG] – in het bijzonder zoals: solvabiliteitscontrole, nalevingsprogramma's of sancties, tevredenheidsonderzoeken met betrekking tot de geleverde diensten (evenals om de resultaten van de als onderdeel van dit onderzoek voltooide onderzoeken te analyseren en de mogelijkheid om opnieuw contact op te nemen met de persoon die het antwoord heeft gegeven).
4. Nova Post verwerkt als geregistreerd postbedrijf ook persoonsgegevens om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen [Conform Artikel 6 lid 1c AVG], die met name voortvloeien uit de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek, in het bijzonder Boek 2, waarin bepalingen zijn opgenomen over het ondernemingsrecht en verplichtingen inzake boekhouding en financiële verslaggeving.’ (bijvoorbeeld: correcte afwikkeling van de dienstverlening, klachtenbehandeling).
5. Het gebruik van de website kan de verwerking van persoonsgegevens met zich meebrengen voor de volgende
doeleinden:
A. Het plaatsen van een bestelling en de activiteiten gericht op de uitvoering daarvan.
B. Het traceren van verzendingen [Overeenkomstig art. 6 p. 1b) AVG] – het Pakketnummer is vereist om informatie te verstrekken over de status van het pakket.
C. Contact via het contactformulier [Conform art. 6 p. 1f) AVG] – gegevens verzonden via het contactformulier, zoals: naam en voornaam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres zijn vereist om de aanvraag te verwerken en te beantwoorden; [Overeenkomstig art. 6 p. 1a) AVG] toestemming voor de verwerking van gegevens zoals: e-mailadres, telefoonnummer is vereist voor contactopname om een commercieel aanbod te kunnen verstrekken.
D. Contact met een adviseur via chat [Overeenkomstig art. 6 p. 1f) AVG] – gegevens die tijdens het gesprek met de adviseur worden verzonden, zoals e-mailadres, voor- en achternaam, adres, postcode, woonplaats, worden verwerkt om de gestelde vraag te verifiëren en de vraag te beantwoorden.
E. Pakketomleiding [Overeenkomstig art. 6 p. 1b) AVG] – via de website xxx.xxxxxxxx.xxx heeft de Geadresseerde de mogelijkheid om het afleveradres te wijzigen indien hij of zij het pakket niet persoonlijk kan afhalen. Voor dit doel verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:
1.a. naam en achternaam van de Xxxxxxxxx of bedrijfsnaam;
1.b. straat / huisnummer;
1.c. postcode / woonplaats;
1.d. e-mailadres en beschrijving van de gewenste locatie.
7. Directe marketing en verkoopbevordering. Om u te informeren over promoties en nieuwe aanbiedingen van goederen en diensten, verwerkt de Beheerder uw gegevens zoals verstrekt tijdens de registratie op de Website/applicatie. De wettelijke basis voor de gegevensverwerking is het gerechtvaardigd belang van de Beheerder, dat bestaat uit de directe marketing van de producten en diensten van de Beheerder (Artikel 6, lid 1, letter f) AVG).
A. Het verzenden van commerciële en marketinginformatie via elektronische communicatiemiddelen en pushmeldingen. Om u via elektronische communicatiemiddelen (sms, e-mail, pushberichten) te informeren over promoties en nieuwe producten uit het gezamenlijke aanbod van goederen en diensten van de Beheerder en Partners, verwerkt de Beheerder uw gegevens, waarvoor u vrijwillig toestemming hebt gegeven voor het gebruik ervan, zoals hierboven vermeld. De wettelijke basis voor de gegevensverwerking is de toestemming van de beheerder (Artikel 6, lid 1, onder a AVG). U hebt het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die op basis van uw toestemming is uitgevoerd vóór de intrekking daarvan.
6. Selectie van kandidaten. Tijdens het sollicitatieproces worden de volgende categorieën van uw gegevens verwerkt voor de doeleinden en op basis van de wettelijke grondslag.
- Basisgegevens (naam, geboortedatum), indien mogelijk;
- Contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres, enz.), indien beschikbaar;
- Sollicitatiegegevens (CV, motivatiebrief, certificaten, referenties, interviewnotities en alle gegevens die u ons verstrekt of wilt verstrekken tijdens het interview);
- Foto, video, indien mogelijk;
- Nationaliteit en werkvergunning, indien van toepassing;
- Gezondheidsinformatie voor het werk, indien beschikbaar;
Gegevens die u via openbare platformen hebt verstrekt en die voor professionele doeleinden worden gebruikt, in overeenstemming met de toepasselijke voorwaarden van het bedrijf dat verantwoordelijk is voor het beheer van het platform;
Communicatie en communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een bevestiging van uw sollicitatie of informatie over een telefonisch/video-interview, indien mogelijk).
Naast deze gegevenscategorieën hebben wij, om elke sollicitatie te kunnen beoordelen, gegevens nodig die ons vertellen in hoeverre u geschikt bent voor de betreffende functie.
Om onze relatie met u te beheren, inclusief
- om uw geschiktheid voor werk(doeleinden) te beoordelen, de wettelijke basis voor de verwerking is de uitvoering van het contract;
- voor het organiseren en uitvoeren van (video)interviews (doel), de wettelijke grondslag voor de verwerking is de uitvoering van de overeenkomst;
- om te controleren of uw gegevens voldoen aan de geldende sanctielijsten en wetten (doel), de wettelijke basis voor de verwerking is a.) wettelijke verplichting en b.) gerechtvaardigd belang.
Wij verzamelen gegevens rechtstreeks van u wanneer u uw gegevens op onze vacaturewebsite of via andere communicatiekanalen verstrekt. Wanneer u gebruikmaakt van een ander kanaal, bijvoorbeeld via openbare platformen die voor professionele doeleinden worden gebruikt, zoals LinkedIn, verwerken wij uw gegevens in overeenstemming met de toepasselijke voorwaarden van dat platform. Wanneer wij samenwerken met wervingsbureaus, ontvangen wij uw gegevens indirect. In dat geval zijn deze instellingen verantwoordelijk voor het waarborgen van de juistheid van de gegevens en voor de overdracht ervan aan ons overeenkomstig de toegepaste wetgeving.
7. Videocamera's en videobewaking. Wanneer u onze vestigingen bezoekt, controleren en verwerken wij uw
persoonsgegevens, zowel voor uw persoonlijke veiligheid als voor de veiligheid van onze medewerkers, klanten en eigendommen. Videobewaking vindt plaats zonder identificatie, met inachtneming van strenge veiligheids- en vertrouwelijkheidsregels en met behulp van moderne technologieën en apparatuur. Videobewakingsgegevens worden maximaal 30 kalenderdagen in onze systemen bewaard.
8. Registratie en opname van telefoongesprekken. Persoonsgegevens en categorieën van betrokkenen in het register.
• De volgende telefoongespreksidentificatiegegevens worden geregistreerd:
• Begin- en eindtijd van de oproep
• Abonneenummer
• Belde het servicenummer
• Naam en telefoonnummer van de functionaris.
Alle oproepen naar servicenummers worden geregistreerd. Inschrijvingen vinden plaats op een vooraf bepaalde wijze. De opname start wanneer de oproep wordt beantwoord en eindigt met het eindsignaal.
De volgende chat- en chatbotsessiegegevens worden vastgelegd:
• Sessietijd
• De naam van de consultant en de klant in de chat
Chatsessies slaan de inhoud van de sessie tussen de klant en de adviseur op, terwijl chatbotsessies de inhoud van de sessie tussen de geautomatiseerde chatbot en de klant opslaan.
De inhoud van de chatbotreacties wordt voornamelijk verzameld via de website en andere openbare bronnen die voor iedereen toegankelijk zijn. Aan het begin van de sessie krijgen klanten aanwijzingen voor het gebruik.
Er worden geen persoonlijke vragen aan de klant gesteld en de klant kan persoonlijke vragen niet via de chatbotservice oplossen. Als een klant digitale identificatiegegevens, zoals een telefoonnummer, aan de chatbotservice verstrekt, worden deze gegevens na een uur automatisch verwijderd.
Als wij een sms-verzoek sturen naar een klant die telefonisch contact heeft opgenomen met ons servicenummer, worden de volgende gegevens vastgelegd:
• Aangevraagde tijd
• Telefoonnummer van de klant
• Schriftelijke reacties van de klant op het verzoek
Ter identificatie van klanten die informatie ontvangen over de daadwerkelijke uiteindelijke begunstigden worden de volgende gegevens geregistreerd:
• Naam en identificatiecode van de persoon
VIII. DELEN VAN GEGEVENS
1. Nova Post kan persoonsgegevens delen met:
A. alle bedrijven die direct en/of indirect eigendom zijn van of gecontroleerd worden door dezelfde uiteindelijke begunstigden als Nova Post en/of onderaannemers (bijv. transportpartners, exploitanten van pakketverzamelpunten of pakketopslagfaciliteiten) binnen of buiten de Europese Unie met het doel pakketten van de verzender naar de ontvanger te bezorgen Overeenkomstig Art. 49 lid 1b) onder c) AVG];
B. entiteiten die partij zijn bij een contract voor de levering van diensten voor of namens Nova Post (verwerkers), met name IT-dienstverleners;
C. andere personen of organisaties in overeenstemming met de toegepaste wetgeving;
D. banken en betalingsverwerkers ten behoeve van de uitvoering van de transactie (inclusief betalingen die worden gedaan door middel van codes);
E. wetshandhavingsfunctionarissen en autoriteiten om te voldoen aan de eisen van de nationale veiligheid of als onderdeel van gerechtelijke procedures ter bescherming van eigendommen, of ter bevordering van een onderzoek naar een schending van de principes en het beleid van Nova Post, ongeoorloofde toegang tot of gebruik van Nova Post- apparatuur of enige andere illegale activiteit.
2. Alleen de Verzender en de Ontvanger hebben recht op informatie over de verzending. Nova Post mag dergelijke gegevens uitsluitend aan andere personen verstrekken in de gevallen die zijn vastgelegd in de relevante wettelijke bepalingen, met name de bepalingen van de Postwet 2009, aangenomen op 23 april 2009, en de bepalingen van de Telecommunicatiewet 2004, die op 1 januari 2005 in werking is getreden, zoals gewijzigd.
IX. BEWAARTERMIJN EN VERWIJDERING VAN GEGEVENS
1. Nova Post verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de duur die nodig is om het doel te realiseren waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijn van de gegevens wordt bepaald op basis van de volgende vereisten:
A. operationele vereisten: de periode waarin de informatie noodzakelijk is om de geleverde Diensten uit te voeren.
B. wettelijke vereisten: de periode waarin Nova Post gegevens gedurende een bepaalde periode moet bewaren om te voldoen aan de wet.
C. gerechtvaardigde belangen van Nova Post: de periode waarin gegevens worden verwerkt ten behoeve van de uitvoering daarvan, met name om eventuele vorderingen in verband met de geleverde Diensten vast te stellen en na te streven.
2. Welke informatie verzamelen wij over u en hoe gebruiken wij deze?
Doel | Welke gegevens verzamelen/verwerken wij? | Wettelijke basis | Bewaartermijn |
Ophalen en bezorgen van pakketten | Naam en voornaam van de verzender en de ontvanger van het pakket, adres van de plaats van levering, telefoonnummer, e- mailadres en andere door de | In het geval van de verzender: (1) uitvoering en sluiting van het contract (artikel 6(1)(b) AVG); en | Gedurende 3 (drie) maanden en na afloop van deze periode worden ze geanonimiseerd en gedurende 3 (drie) jaar in het archief bewaard |
verzender aan ons verstrekte gegevens, evenals de handtekening van de ontvanger van het pakket (verstrekt bij ontvangst). Door ons aangemaakte gegevens: pakketnummer, afleverbevestiging, GPS- gegevens van de plaats van ontvangst en levering van het pakket | (2) de nakoming van een wettelijke verplichting op grond van Artikel 6(1)(c) AVG In het geval van de geadresseerde van het pakket (1) de nakoming van een wettelijke verplichting op grond van artikel 6(1)(c) AVG; en (2) ons legitieme belang om het pakket aan de juiste ontvanger te bezorgen (identificatie overeenkomstig Artikel 6(1)(f) AVG) | ||
Uitvoering van contracten (aanbod) | Voor natuurlijke personen die het contract aanvaarden: naam, voornaam, patroniem, adres, telefoonnummer, e- mailadres. Voor vertegenwoordigers van rechtspersonen namens wie het contract wordt gesloten (bijvoorbeeld werknemers van een bedrijf): naam, voornaam, patroniem, functie, telefoonnummer, e- mailadres, handtekening en het contract dat wordt gesloten. | Uitvoering van het contract en het sluiten ervan (Artikel 6(1)(b) AVG) Ons legitieme belang bij het aangaan en uitvoeren van een contract met de andere partij bij het contract via diens vertegenwoordiger (met het oog op het sluiten, uitvoeren, communiceren, identificeren, ondertekenen van documenten, enz.) (Artikel 6(1)(f) AVG) | Gedurende 3 (drie) maanden en na afloop van deze periode worden ze geanonimiseerd en gedurende 3 (drie) jaar in het archief bewaard |
Douane administratie | Naam, voornaam, telefoonnummer, e- mailadres, pakketnummer, verzonden berichten, inhoud en prijs van het product. | Naleving van een wettelijke verplichting op grond van Artikel 6(1)(c) AVG | Zes maanden in de actieve database, en na afloop van deze periode worden ze geanonimiseerd en gedurende 3 (drie) jaar in het archief bewaard |
Betalingen doen en boekhoudkundige gegevens bijhouden | Gegevens in boekhoudkundige documenten: achternaam, voornaam, patroniem, burgerservicenummer, contactgegevens, bankrekeningnummer, betalingsgegevens, geleverde diensten en andere informatie in overeenstemming met de boekhoudvoorschriften. | Het voldoen aan de wettelijke verplichting tot het voeren van een deugdelijke boekhouding overeenkomstig Artikel 6 lid 1 sub c AVG, de bepalingen van de Wet op de omzetbelasting 1968, vastgesteld op 23 december 1968, en de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek, in het bijzonder Boek 2, dat bepalingen bevat over het ondernemingsrecht en verplichtingen inzake de boekhouding en financiële verslaggeving. | Tien (10) jaar, behalve wanneer er behoefte is om gegevens voor een langere periode te bewaren, bijvoorbeeld om juridische claims te verdedigen |
Directe marketing (informeren over onze diensten en het uitvoeren van enquêtes om de kwaliteit van onze diensten te evalueren) | Naam, achternaam, e- mailadres, telefoonnummer | Wij informeren u over onze diensten: (1) Indien u gebruik heeft gemaakt van onze diensten, verwerken wij uw gegevens op basis van de bepalingen van de Telecommunicatiewet 2004, die op 1 januari 2005 in werking is getreden, zoals gewijzigd, (2) Indien u geen gebruik heeft gemaakt van onze diensten (u was geen klant), verwerken wij uw gegevens op basis van uw toestemming (bepalingen van de Telecommunicatiewet 2004, die op 1 januari 2005 in werking is getreden, zoals gewijzigd, en Artikel 6(1)(a) AVG). Wij voeren enquêtes uit op basis van onze legitieme belangen om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren, overeenkomstig Artikel 6(1)(f) AVG. | Gegevens worden verwerkt zolang het contract geldig is. Indien wij uw toestemming hebben voor direct marketing, verwerken wij uw gegevens gedurende vijf jaar vanaf de datum waarop wij uw toestemming hebben ontvangen. De gegevens die worden gebruikt voor het uitvoeren van enquêtes worden binnen drie maanden na de datum van dienstverlening verwerkt. |
Het beheren van onze social media- accounts | Voornaam, achternaam, accountnaam, geslacht, contactgegevens (indien u deze aan ons verstrekt), land, foto, opmerkingen bij onze berichten, verspreiding van onze berichten, reacties op onze berichten, achtergelaten recensies en beoordelingen, informatie over, wanneer u ons sociale netwerkaccount bent gaan volgen of leuk vindt, berichten die met bijlagen naar ons zijn verzonden, geschiedenis van uw berichten bij ons (inhoud van berichten en wanneer deze zijn ontvangen/verzonden) | Uw toestemming (Artikel 6(1)(a) AVG.) | Drie jaar |
Verwerken van vragen, klachten en verzoeken (interne administratie) | Naam, achternaam, contactgegevens en alle andere informatie of documenten die u ons verstrekt | Ons gerechtvaardigd belang bij de correcte en snelle afhandeling van klachten, vragen en verzoeken die wij ontvangen op grond van Artikel 6(1)(f) AVG | De gegevens worden drie jaar bewaard nadat het probleem is opgelost. Persoonsgegevens kunnen voor een langere periode worden bewaard indien dit noodzakelijk is voor het Bedrijf om zichzelf te verdedigen tegen claims, eisen of rechtszaken die tegen |
het Bedrijf worden aangespannen. | |||
Opnemen van gesprekken met als doel de kwaliteit van de telefonische dienstverlening en informatie te waarborgen, de rechten en legitieme belangen van werknemers en belanghebbenden te beschermen, hun rechten en legitieme belangen te beschermen, bewijsmateriaal te verzamelen, klachten in behandeling te nemen | Er worden audiogegevens (opname van telefoongesprekken), naam van de klantenservicemedewerker, telefoonnummer van de abonnee, datum van het gesprek, begin- en eindtijd verzameld | Uw daadwerkelijke toestemming (wanneer u besluit het gesprek voort te zetten) (Artikel 6(1)(a) AVG). | Niet langer dan zes maanden, behalve wanneer er behoefte is om gegevens voor een langere periode te bewaren, bijvoorbeeld ter verdediging van juridische claims |
Zorgen voor de veiligheid van pakketten die opgeslagen liggen in postkantoren en bedrijfsactiva (videobewaking) | Videogegevens (video- opname), datum en de ophaaltijd | Ons legitieme belang bij het waarborgen van de veiligheid van pakketten die in postkantoren worden opgeslagen en de veiligheid van de activa van het bedrijf (Artikel 6(1)(f) AVG) | Niet langer dan 30 kalenderdagen, behalve wanneer er reden is om aan te nemen dat: (1) de video-opname een registratie is van een administratieve overtreding, een strafbaar feit of een andere overtreding van de wetgeving of een schending van de arbeidsdiscipline en/of de beroepsethiek; (2) videogegevens noodzakelijk zijn voor voorlopige of gerechtelijke procedures; of (3) het verzoek om toegang tot de videogegevens wordt ontvangen vóór het einde van de bewaartermijn van de gegevens. In dergelijke gevallen moeten de beeldgegevens zo lang worden bewaard als nodig is voor deze doeleinden en worden vernietigd zodra deze niet meer nodig zijn. |
Analyseren van gebruikerservaring en kwaliteit om onze diensten te verbeteren | Van bezoekers van onze website worden de volgende gegevens verzameld en verwerkt: IP- adres, besturingssysteem, gebruikers-ID en andere informatie over de activiteit van de bezoeker op onze | De gegevens die via cookies worden verkregen, worden verzameld op basis van uw toestemming (Artikel 6(1)(a) AVG). De ontvangen gegevens worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd |
website en andere websites. Deze informatie wordt verzameld en opgeslagen als onderdeel van logbestanden of via cookies. | belang om de werking van onze website te verbeteren (Artikel 6(1)(f) AVG). |
3. Gearchiveerde gegevens zijn alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers. Na het verstrijken van de periode waarin de gegevens mogen worden opgeslagen, worden ze definitief verwijderd.
X. DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS AAN LANDEN DIE GEEN LID ZIJN VAN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE
1. Alle bedrijven die direct en/of indirect eigendom zijn van of gecontroleerd worden door dezelfde uiteindelijke begunstigden als Nova Post, evenals onderaannemers (bijvoorbeeld transportpartners, exploitanten van pakketafhaalpunten of pakketopslagfaciliteiten) binnen of buiten Oekraïne en de Europese Unie met het doel pakketten van de afzender naar de geadresseerde te bezorgen [Overeenkomstig Artikel 49(1)(b)(c) AVG];
2. Nova Post geeft geen persoonsgegevens door aan internationale organisaties.
3. Nova Post geeft geen persoonsgegevens door aan overige landen indien dit onmogelijk is of in strijd is met de geldende wetgeving.
4. Het beschermingsniveau van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’) komt niet overeen met het niveau dat het Europees recht biedt. Nova Post draagt daarom alleen persoonsgegevens over buiten de EER indien noodzakelijk, waarbij een passend niveau van gegevensbescherming wordt gewaarborgd, voornamelijk door:
A. samenwerking met gegevensverwerkers in landen waarvoor een relevant besluit van de Europese Commissie is uitgevaardigd om een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens te waarborgen;
B. gebruik van standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn uitgegeven, op voorwaarde dat een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens wordt gewaarborgd;
5. Indien er sprake is van een redelijk voornemen om persoonsgegevens buiten de EER over te dragen, anders dan hierboven uiteengezet, zal Nova Post dit feit melden in de passende fase van de gegevensverwerking, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
XI. INFORMATIE OVER GEGEVENS VERZAMELD VIA DE WEBSITE
1. Gebeurtenislogboek en cookies. Elke keer dat een gebruiker een website bezoekt, worden de gegevens in een logbestand opgeslagen. De reikwijdte van tijdelijk opgeslagen gegevens omvat:
A. het IP-nummer van de computer waarvan de query is ontvangen;
B. domeinnaam;
C. datum en tijd van toegang;
D. http-responscode;
E. bezochte pagina's;
F. naam en versie van het besturingssysteem;
G. browsernaam en versie;
H. schermresolutie.
2. Het gebruik van websites kan gepaard gaan met het gebruik van cookies door de servers van Nova Post. Deze bestanden worden gebruikt door sitebeheerders. Elke gebruiker kan zijn browserinstellingen zo configureren dat cookies niet worden geaccepteerd, maar dat de verplichte cookies worden uitgesloten. In dit geval worden er geen gegevens op de computer van de bezoeker opgeslagen. De in cookies opgeslagen informatie wordt niet naar Nova Post verzonden.
XII. COOKIES
1. Cookies zijn internetgegevens, met name tekstbestanden, die op het eindapparaat (computer, mobiele telefoon, tablet) van de Gebruiker worden opgeslagen. Allereerst bevatten ze de naam van de website van herkomst, hun unieke nummer en de opslagtijd op het eindapparaat. Cookies worden gebruikt om de Beheerder statistische informatie te verstrekken over de bezoeken van Gebruikers, de activiteiten van Gebruikers en de manier waarop de Dienst wordt gebruikt. Hiermee kunt u de inhoud en diensten aanpassen aan de voorkeuren van de Gebruiker.
2. In verband met ons gebruik van cookies verstrekken wij de belangrijkste informatie over het gebruik hiervan:
A. Het cookiemechanisme wordt niet gebruikt om informatie over Gebruikers te verkrijgen, met uitzondering van informatie over hun gedrag op de pagina's van de Service.
B. De beheerder slaat cookies op de computers van gebruikers op voor:
1.a. het correct aanpassen van de Dienst aan de behoeften van de Gebruikers en het optimaliseren van het gebruik van websites;
1.b. het onthouden van de voorkeuren en individuele instellingen van de Gebruiker, het herkennen van het apparaat van de Gebruiker en het op de juiste manier weergeven van de website volgens zijn behoeften (volledige versie, mobiele versie van de website);
1. c. het maken van statistieken over websitebezoeken, die inzicht verschaffen in de manier waarop gebruikers websites gebruiken, waardoor de structuur en inhoud ervan verbeterd kunnen worden;
1.d. ondersteuning van de sessie van de Gebruiker (na het inloggen), zodat de Gebruiker niet op elke subpagina van de Website opnieuw zijn login en wachtwoord hoeft in te voeren;
1.e. het opslaan van de gegevens van het winkelwagentje in de online winkel, zodat deze niet verloren gaan bij een volgend bezoek aan de desbetreffende Dienst.
3. De website maakt gebruik van twee hoofdtypen cookies: sessiecookies en permanente cookies. Sessiecookies zijn tijdelijke bestanden die op het eindapparaat van de websitegebruiker worden opgeslagen totdat de gebruiker uitlogt, de website verlaat of de software (webbrowser) sluit. Permanente cookies worden op het eindapparaat van de Websitegebruiker opgeslagen gedurende de in de cookie-instellingen aangegeven tijd of totdat ze door de Websitegebruiker worden verwijderd.
4. De dienst maakt gebruik van twee hoofdtypen cookies:
"Noodzakelijke" cookies om het gebruik van de diensten die beschikbaar zijn op de Website mogelijk te maken, zoals authenticatiecookies die worden gebruikt voor diensten waarvoor authenticatie op de Website vereist is, cookies die worden gebruikt om de veiligheid te waarborgen, zoals die welke worden gebruikt om authenticatiefraude op de Website te detecteren;
"Functionele en analytische" cookies die het mogelijk maken de door de Gebruiker geselecteerde instellingen te "onthouden" en de Gebruikersinterface te personaliseren, bijvoorbeeld met betrekking tot de door de Gebruiker geselecteerde taal of regio, lettergrootte, uiterlijk van de website en het verzamelen van informatie over hoe de pagina's van de Website te gebruiken, enz.;
'Advertentiecookies' waarmee Websitegebruikers reclame-inhoud kunnen aanbieden die beter aansluit bij hun interesses.
5. Bij uw eerste bezoek aan de website wordt u geïnformeerd over het gebruik van cookies. Voor het gebruik van de website zijn de verwerking van ‘noodzakelijke’ cookies vereist. De verwerking van andere cookies is mogelijk nadat u toestemming hebt gegeven voor het gebruik van cookies in overeenstemming met de bepalingen van dit Beleid. U kunt uw toestemming altijd intrekken door de cookie-instellingen in uw browser te wijzigen. Deze instellingen kunnen met name zodanig worden gewijzigd dat de automatische verwerking van cookies in de instellingen van de webbrowser wordt geblokkeerd of dat de Gebruiker van de Website telkens wordt geïnformeerd wanneer cookies op het eindapparaat van de Gebruiker van de Website worden geplaatst. Gedetailleerde informatie over de mogelijkheden en methoden voor het verwerken van cookies vindt u in de instellingen van de software (webbrowser).
"Advertentie"- en "analytische" cookies die op het eindapparaat van de Websitegebruiker worden geplaatst, kunnen ook afkomstig zijn van partners van de Beheerder en worden gebruikt voor analytische en marketingdoeleinden. Gedetailleerde informatie hierover vindt u in het privacybeleid van deze partner. De Beheerder maakt gebruik van de volgende analyse- en marketingtools die door partners worden aangeboden:
a. Google Ads - bestanden die door Google worden gebruikt om advertenties in zijn diensten te configureren, bijvoorbeeld in de zoekmachine of om advertenties op internet weer te geven, meer informatie: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxx
c. Google Analytics – bestanden die worden gebruikt om te analyseren hoe gebruikers de website gebruiken, statistieken en rapporten te maken, meer informatie: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxx
XIII. HET BLOKKEREN VAN DE WERKING VAN COOKIES
1. In veel gevallen staan webbrowsers standaard toe dat cookies op het eindapparaat van de Gebruiker worden opgeslagen. Websitegebruikers kunnen op elk gewenst moment hun cookie-instellingen wijzigen, bijvoorbeeld om de automatische verwerking van cookies te blokkeren of om hen te informeren over elk bericht dat op hun apparaat wordt geplaatst. Gedetailleerde informatie over de mogelijkheden en methoden voor het omgaan met cookies is beschikbaar in de browserinstellingen of op de volgende websites:
A. in de Internet Explorer-browser;
B. in de Mozilla Firefox-browser;
C. in de Chrome-browser;
D. in de Safari-browser;
E. in de Opera-browser;
2. De beheerder informeert u er echter over dat het beperken van het gebruik van cookies gevolgen kan hebben voor een aantal functionaliteiten die beschikbaar zijn op de pagina's van de Website.
XIV. KLACHTEN
1. Als u een klacht heeft over de manier waarop Nova Post uw gegevens verwerkt, kunt u deze schriftelijk indienen en daarbij zoveel mogelijk details verstrekken. U kunt hiervoor gebruikmaken van de contactgegevens in sectie I van dit beleid hierboven. Nova Post werkt met u samen om eventuele problemen zo snel mogelijk op te lossen.
2. Indien u van mening bent dat uw rechten onder de AVG zijn geschonden, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit in Nederland. In Nederland is de bevoegde autoriteit de Autoriteit Persoonsgegevens. Informatie en contactgegevens vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/).
XV. WIJZIGINGEN IN DIT BELEID
1. Eventuele wijzigingen die Nova Post in de toekomst in dit privacybeleid aanbrengt, worden op de website xxx.xxxxxxxx.xxx geplaatst. De nieuwe voorwaarden worden mogelijk op het scherm weergegeven en u wordt mogelijk gevraagd deze te lezen en te accepteren om gebruik te kunnen blijven maken van de Nova Post-Diensten.