Uitvoeringsovereenkomst bibliotheek Leiderdorp 2015
Uitvoeringsovereenkomst bibliotheek Leiderdorp 2015
Ondergetekenden:
De gemeente Leiderdorp, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door
de burgemeester, die te dezer zake wethouder X. Xxxxxxxxxx heeft gevolmachtigd om deze overeenkomst te ondertekenen, handelende ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d. 9 december 2014,
en
Stichting Bibliotheek plus Centrum voor Kunst & Cultuur, hierna te noemen, ‘BplusC’, vertegenwoordigd door de directeur bestuurder, de heer X.X.X. xxx Xxxxx.
I Overwegingen
Beleid
Cultuurnota Cultuur in Leiderdorp 2012-2015
Het gemeentelijk cultuurbeleid laat zich vormen vanuit de gedachte dat de gemeente zorg draagt voor de voorzieningen die zij voor de lokale culturele infrastructuur noodzakelijk acht en de verantwoordelijkheid die de gemeente heeft in het mogelijk maken van deelname aan cultuur voor Leiderdorpers. De gemeente heeft daarin een faciliterende rol. Hierbij is het van belang dat De Sterrentuin als cultureel centrum goed op de Leiderdorpse kaart komt te staan, waar jong en oud voor diverse culturele activiteiten als beoefenaar of bezoeker terecht kunnen. Het cultuurbeleid van Leiderdorp richt zich in de eerste plaats op het vergroten van de zichtbaarheid van cultuur en het verbeteren van de samenhang in het aanbod.
BplusC levert daarnaast als partner in de gemeente een bijdrage aan de welzijnsdoelstellingen en werkt samen met organisaties in de sectoren cultuur, welzijn en onderwijs. Hiermee draagt zij bij aan het versterken van de maatschappelijke participatie van de Leiderdorpse inwoners. Het gaat daarbij specifiek om de doelen:
1. Het vergroten van de zichtbaarheid van cultuur
2. Het bevorderen van (deelname aan) culturele activiteiten
3. Het bevorderen van sociale cohesie
4. Het bevorderen van participatie
5. Informatie en advies geven: Het bevorderen van deelname aan het vrije verkeer van informatie, door het realiseren van het gebruik van een gevarieerd aanbod van informatiedragers via uitlening en raadpleging.
BplusC draagt middels haar activiteiten als gecertificeerde basisbibliotheek bij aan de ambities van de gemeente;
Missie/Visie BplusC
De missie van BplusC luidt: het stimuleren van de individuele en collectieve mogelijkheden tot ontwikkelingen en ontplooiing op het gebied van maatschappelijke en culturele vorming, het
bevorderen van de actieve en passieve participatie in kunst, cultuur, informatie-uitwisseling en kennisvergaring en het versterken van de sociale samenhang.
De visie van BplusC luidt: BplusC hanteert een integrale benadering van de verschijningsvorm en inhoud van kunst, cultuur en informatie. Bij de uitvoering geldt: ontmoeten, deelnemen, ontdekken, leren. Belangrijke aspecten hierbij zijn: laagdrempelig, toegankelijk en dicht bij de burger in Leiderdorp en omgeving.
Klantgerichtheid/klanttevredenheid
In het kader van het verbeteren van de dienstverlening van BplusC en het continue aanpassen aan maatschappelijke veranderingen is het noodzakelijk inzicht te hebben in hetgeen de klant wenst, verbeterd wil zien en waar zij wel of niet tevreden over is. In de periode 2008-2012 zijn op bibliotheekgebied diverse onderzoeken geweest, uitgevoerd door ProBiblio waarvan veel aanbevelingen zijn overgenomen en opgepakt.
BplusC richt zich vanaf 2013 op het onderzoeken van de klanttevredenheid over alle dienstverlening. BplusC maakt een onderzoeksplan waaruit blijkt wat, door wie en wanneer wordt onderzocht, met als richting dat in principe jaarlijks alle dienstverlening op het gebied van klanttevredenheid wordt onderzocht en dat de onderzoeken voor de komende 3 jaren vergelijkbaar zijn. De klanttevredenheid over de Leiderdorpse vestiging is ook onderdeel van dit onderzoek. BplusC rapporteert de uitkomsten van dit onderzoek aan de gemeente Leiderdorp.
Basisbibliotheek
BplusC ontvangt subsidie om een basisbibliotheek in Leiderdorp in stand te houden, naast de hoofd- en nevenvestigingen in Leiden. Een ‘basisbibliotheek’ is een zelfstandige organisatie met één of meer vestigingen die in één of meer gemeenten een bibliotheekvoorziening aanbiedt. De basisbibliotheek is verantwoordelijk voor de uitvoering van de vijf, in de Richtlijn voor basisbibliotheken (december 2005, VOB) vastgelegde, kernfuncties (de informatieve, culturele, educatieve, maatschappelijk en de lees- en literaire functie). Lokaal zijn er verschillen in hoeverre de vijf kernfuncties zijn ontwikkeld.
Wat betreft de vijf kernfuncties en de verwachtingen daaromtrent in Leiderdorp geldt het volgende:
1 Kennis- en informatievoorziening: BplusC is een warenhuis van kennis en informatie. De bibliotheek biedt met de collectie als basis mogelijkheden tot uitlenen, raadplegen, vraagbemiddeling (persoonlijk en digitaal). Op het gebied van overheidsinformatie heeft BplusC de rol deze toegankelijk te maken voor het algemene publiek met bijzondere aandacht voor inburgeraars.
2 Ontwikkeling en Educatie: BplusC is een centrum voor ontwikkeling en educatie.
Zij stelt projectcollecties samen, biedt studiemogelijkheid voor scholieren, studenten en autodidacten met bijbehorende voorzieningen, ondersteunt het onderwijs met producten en programma’s voor leesbevordering en mediawijsheid. Informatievaardigheden worden ook overgebracht aan andere doelgroepen.
3 Cultuur: BplusC is een encyclopedie van kunst en cultuur.
Zij presenteert uitingen van en materialen over intellectuele en artistieke activiteiten. Historische of anderszins belangwekkende collecties worden bewaard en beschikbaar gesteld. De bibliotheek sluit aan op de lokale culturele tradities. Door samenwerking met andere culturele instellingen geeft de bibliotheek informatie over de achtergronden van museale presentaties en tentoonstellingen, over muziek- en toneeluitvoeringen. De
bibliotheek verbindt professionele en amateurkunst door lezingen en specifieke collecties bij kunstuitingen.
BplusC heeft geen rol in het bieden van gerichte dienstverlening, zoals programma-informatie en kaartverkoop. Aan de balie wordt wel informatie verstrekt aan het publiek over de cursussen en het inschrijven. De bibliotheek biedt een podium voor promotie van het cultuureducatief cursusaanbod.
4 Lezen en literatuur: BplusC is een inspiratiebron voor lezen en literatuur.
De bibliotheek biedt voor jeugd en jongeren van 0 tot 18 jaar een doorlopende leeslijn en een daarop aansluitende collectie. De collectie voor volwassenen sluit aan op het leesgedrag van de lokale bevolking (gedifferentieerd naar doelgroepen en behoeften), maar biedt ook een eenvoudige toegang tot de totale collectie van de Nederlandse openbare bibliotheken. Ook minder frequent gevraagde boeken die deel uitmaken van de literaire canon zijn in de collectie aanwezig.
BplusC verzorgt in het kader van leesbevordering literaire lezingen, leeskringen en voordrachten.
5 Ontmoeting en debat: BplusC is een ontmoetingsplek.
De maatschappelijke functie van een bibliotheek omvat alle activiteiten die zijn gericht op het leggen van contact tussen individuen en tussen groepen. Het simpele feit dat de bibliotheek een openbaar gebouw is, creëert legio mogelijkheden voor ontmoetingen. BplusC benut deze mogelijkheden door het inrichten van leestafels met kranten en tijdschriften, peuterhoeken, zit-studieplekken en tentoonstellingen en concerten. De kernfunctie debat heeft BplusC niet ontwikkeld.
De openbare bibliotheek in het digitale tijdperk
1. Visie
Door de digitale ontwikkeling treedt een verschuiving op in de invulling van de functies van de fysieke bibliotheek. De bibliotheek zal in de toekomst een organisatie zijn die sterker leunt op een advies- en gidstaak (‘verschaffen van context’) dan op de uitleentaak. De bibliotheek ondersteunt persoonlijke ontwikkeling en educatie door studiefaciliteiten te bieden. Ze fungeert als lokaal kenniscentrum voor leesbevordering, bestrijding van laaggeletterdheid en mediawijsheid. Hoewel de uitleen in toenemende mate digitaal zal plaatsvinden en de bibliotheek daarop ondersteuning biedt, blijft de uitlening en raadpleging van de fysieke collectie voorlopig nog van belang. De bibliotheek zal verder een op Xxxxxxxxxxx.xx aanvullende rol spelen in de digitale ontsluiting van lokaal erfgoed en cultuur. In de toekomst zal het bibliotheekwerk steeds vaker decentraal gestalte krijgen, dichtbij onderwijsinstellingen en andere partners, als onderdeel van de reguliere dienstverlening. Het gebouw wordt belangrijker als plek om te leren en studeren, te ontmoeten en (cultureel) geïnspireerd te worden. Om ontmoetingsplaats te blijven, is een actief beleid gericht op ondersteuning van toegang tot collectie bijvoorbeeld door wifi-voorzieningen en het verschaffen van studieplekken nodig, al dan niet in alliantie met andere instellingen.
2. Wetgeving
Op 18 november 2014 heeft de Eerste Kamer de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen aangenomen. Deze treedt per 1 januari 2015 in werking. De volgende bepalingen richten zich op de lokale openbare bibliotheekvoorziening en de relatie met het gemeentebestuur:
- Een openbare bibliotheekvoorziening omvat in ieder geval de volgende 5 functies:
a. ter beschikking stellen van kennis en informatie;
b. bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie;
c. bevorderen van lezen en het laten kennismaken met literatuur;
d. organiseren van ontmoeting en debat; en
e. laten kennis maken met kunst en cultuur.
- Het college bepaalt of een contributie voor jeugd tot 18 jaar wordt geheven. De contributie of andere geldelijke bijdrage bedraagt ten hoogste de helft van de contributie of andere geldelijke bijdrage die wordt geheven van personen die achttien jaren of ouder zijn.
- Het gemeentebestuur dient bij een voornemen tot sluiting van de lokale openbare bibliotheekvoorziening of redelijkerwijs niet meer kan voldoen aan de verplichtingen in deze wet, te overleggen met de andere partijen op wie dit besluit van invloed kan zijn waaronder de ingezetenen. Zo nodig moeten afspraken gemaakt worden over de toegankelijkheid van een openbare bibliotheekvoorziening voor het betrokken algemene publiek.
- Er is geen afspraak gemaakt over de subsidiering volgens de zogenoemde instapniveaus (minimumniveaus naar aantal inwoners). De subsidiering moet in relatie staan tot het vermogen om de opgedragen taken uit te voeren.
- De lokale bibliotheken vormen samen met de provinciale ondersteuningsinstellingen en de Koninklijke Bibliotheek, voor wat betreft de taak tot het in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek, één netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen.
- Uit efficiencyoverwegingen wordt de inkoop van digitale content voor de openbare bibliotheken via deze wetgeving gepositioneerd als een activiteit die centraal en niet lokaal wordt uitgevoerd. Deze taak behoort niet langer tot de verantwoordelijkheid van de individuele bibliotheken en de gemeentebesturen. Via een groeipad wordt een hiermee samenhangend bedrag uit het gemeentefonds genomen en op centraal niveau aan de bibliotheekbranche ter beschikking gesteld.
Uit de wetgeving volgt dat bij de subsidieverlening een aantal voorwaarden worden gesteld:
− BplusC/bibliotheek neemt deel aan provinciale en landelijke netwerken;
− BplusC/bibliotheek werkt mee aan de implementatie van door partijen overeengekomen innovaties;
− BplusC/bibliotheek is gecertificeerd;
− BplusC verstrekt de gemeente Leiderdorp benchmarkgegevens vanuit het branche- informatiesysteem (rapportage xxxxxxxxxxx.xx).
3. Afspraken
BplusC heeft de digitalisering voortvarend opgepakt en werkt aan de doorontwikkeling daarvan. Voorlopig zal de bibliotheek een ‘hybride’ organisatie zijn; een organisatie die fysieke en digitale uitlening combineert. Er is en wordt door BplusC ruimte gecreëerd (financieel en fysiek) voor de verdere ontwikkelingen en optimalisering van de digitalisering. Aan de ontwikkelingen op landelijk niveau wordt voortvarend meegewerkt.
De komende periode zal BplusC in het kader van de digitalisering werken aan:
− de afspraken voortvloeiende uit de Wsob;
− de ondersteuning van gebruikers om met digitale boeken en informatie te leren omgaan;
− het verder ontwikkelen van de advies- en gidstaak met name onder de doelgroep jongeren 4-18 jaar;
− het verhogen van de mediawijsheid met name onder de doelgroep jongeren 4-18 jaar;
− de optimalisering van de digitalisering door o.a. klantonderzoek en decentralisatie van de dienstverlening aan scholen en andere maatschappelijke organisaties (embedding);
Tarieven
BplusC stelt zelfstandig de tarieven voor de diverse activiteiten en producten vast.
Gezien de missie en visie van BplusC rekent de gemeente erop dat zij daarbij rekening houdt met de wens om geen onnodige (financiële) drempels op te werpen en dat zij diensten aanbiedt tegen zo laag mogelijke kosten. Participatie en ontwikkeling dient in principe voor alle inwoners toegankelijk te zijn. Jaarlijks wenst de gemeente in de subsidieaanvraag een opgaaf van de eventuele verhogingen van de tarieven (procentueel) en een toelichting bij de mogelijke wijzigingen (oorzaak).
Ten aanzien van de contributieheffing voor de jeugd tot 18 jaar kan BplusC eveneens een contributieheffing vragen. Deze bedraagt echter ten hoogste 50% van de contributie aan volwassen leden. Voor een geldelijke bijdrage voor overige, niet-gedrukte werken geldt dat aan jeugdleden ten hoogste 50% van de bijdrage aan volwassen leden wordt gevraagd.
Huisvesting
De bibliotheek in Leiderdorp is gevestigd in Sociaal Cultureel Centrum De Sterrentuin. In het kader van de digitalisering en exploitatie zal de invulling van de ruimte de komende jaren onderwerp van gesprek worden. Doordat in de toekomst minder ruimte nodig is voor fysieke collectie en de kernfuncties van de bibliotheek is het de verwachting dat de activiteiten kunnen worden georganiseerd in anders vormgegeven/ingerichte ruimte. Het gebouw (de Bibliotheek) wordt belangrijker als plek om te leren, te studeren, te ontmoeten en (cultureel) geïnspireerd te worden. Met BplusC wordt in de reguliere overleggen de invulling van de ruimte op de korte en lange termijn besproken. Het gebruik van de ruimte wordt ook onderwerp van gesprek in relatie tot de uitgangspunten van het accommodatiebeleid en (de optimalisatie van) de exploitatie van De Sterrentuin. Per 2015 wordt een verandering van het ruimtegebruik van de kantoorruimtes ten opzichte van de voorgaande jaren doorgevoerd, conform de in 2014 gemaakte afspraken
Hoogte Subsidie
1. De Wsob treedt per 1 januari 2015 in werking. Met deze wetgeving wordt de inkoop van digitale content gecentraliseerd, op voordracht van de bibliotheken. Hiertoe vindt een uitname uit het Gemeentefonds plaats. Dit wordt in mindering gebracht op de subsidie.
2. De subsidie aan BplusC is tweeledig. BplusC ontvangt ten eerste een basissubsidie voor het bieden van de bibliotheekdienstverlening. Het tweede deel betreft huisvestingsubsidie, ter compensatie van de (meer)huur in SCC De Sterrentuin. De subsidie dient jaarlijks te worden aangevraagd.
3. De gemeente brengt BplusC tijdig op de hoogte van voorgenomen bezuinigingen op de subsidie. Daarbij zal op basis van een voorstel van BplusC bepaald worden welke aanpassingen ten aanzien van de tarifering en doelgroepen wenselijk zijn. Voor het jaar 2015 is uitgegaan van een bezuiniging van 5% ten opzichte van de subsidie 2013, zoals per 2014 ingevoerd. De huisvestingsubsidie voor 2015 is in mindering gebracht in verhouding tot de lagere huurlasten na wijziging van de door BplusC gebruikte ruimte.
Certificering
Een van de voordelen van het subsidiëren van BplusC is de verwachte gegarandeerde kwaliteit van producten en diensten voor cliënten (particulieren en scholen). Om zekerheid te hebben over de kwaliteit en constante aandacht voor kwaliteitsverbetering stelt de gemeente als voorwaarde dat BplusC een gecertificeerde aanbieder is van bibliotheekdiensten.
Stichting Certificering Openbare bibliotheken (SCOB) opgericht door de Vereniging Openbare Bibliotheken verzorgt de certificering van de bibliotheek. BplusC is sinds 2012 in bezit van het certificaat van de SCOB. Eens in de vier jaar vindt een certificering plaats met een 2-jaarlijkse tussentoets.
II Komen het volgende overeen:
Artikel 1 Duur van de uitvoeringsovereenkomst en evaluatie
Deze dienstverleningsovereenkomst treedt in werking op 1 januari 2015. De overeenkomst wordt aangegaan voor 1 jaar en eindt per 31 december 2015.
Artikel 2 Subsidiebedrag
De productsubsidie voor BplusC bedraagt voor 2015 totaal € 584.143,-. Dit kent de volgende verdeling:
Basissubsidie: € 311.470,-
Huisvestingsubsidie: € 272.673,-
Indien BplusC de prestaties heeft geleverd maar het toegekende bedrag niet geheel heeft besteed, kan het surplus aan de reserve worden toegevoegd. Eventuele tekorten zullen met de aanwezige reserve moeten worden verrekend. BplusC dient dan bij de eindrapportage een dekkingsplan te voegen.
Artikel 3 Prestaties
Uitgaande van bovenstaande overwegingen wordt het subsidiebedrag uit artikel 2 uitgekeerd als outputsubsidie voor de volgende overeengekomen prestaties en bijbehorende indicatoren:
1. Het behouden van de certificering basisbibliotheek
2. Het openen van de bibliotheekvestiging in Leiderdorp gedurende minimaal 22 uur per week.
3. Het streven naar het gelijk houden of verhogen van het aantal leden, bezoekers en uitleningen op het niveau van 2013. BplusC treedt vroegtijdig in overleg met de gemeente indien de aantallen teruglopen.
3.1 Aantal leden 6.000
3.1.1 Aantal leden 0-18 3.000
3.1.2 Aantal leden 18< 3.000
3.2 Aantal bezoekers 95.000
3.3 Aantal uitleningen 135.000
3.3.1 Aantal verlengingen 40.000
4. Het organiseren van diverse bijeenkomsten en/of activiteiten gekoppeld aan landelijke, regionale of lokale thema’s en/of programma’s binnen de vijf kernfuncties.
4.1 Aantal bijeenkomsten/activiteiten 10
5. Het bevorderen van de lokale cultuur en welzijn door samenwerking met (lokale) culturele- en welzijnsorganisaties. Bij eigen activiteiten zoekt BplusC verbinding met lokale of regionale partners. Daarnaast richt BplusC zich op het meedenken en meedoen aan activiteiten van genoemde partners.
5.1 Aantal samenwerkingspartners. Alle partners uit de Sterrentuin plus vijf van buiten het gebouw.
Artikel 4 Subsidieaanvraag, rapportage en overleg
1. Voor 1 juni van elk jaar dient BplusC bij het college van Leiderdorp een subsidieaanvraag in, conform de Algemene Subsidieverordening 2014. Hierin dient te worden aangegeven in hoeverre aan de prestaties in artikel 3 wordt voldaan. Voornemens tot wijzigingen van financiële of organisatorische aard dienen bij de aanvraag te worden benoemd en onderbouwd.
2. Voor 1 mei in het jaar na afloop van het kalenderjaar waarvoor de subsidie is verleend dient BplusC een aanvraag tot vaststelling in bij het college. De aanvraag tot vaststelling bevat:
− een inhoudelijk en financieel verslag;
− een rapportage over de in artikel 3 genoemde prestaties (inclusief activiteiten/producten en indicatoren);
− een goedkeurende controleverklaring van de accountant (op het geheel van de activiteiten van de stichting);
− de benchmarkgegevens bibliotheken, een rapportage die xxxxxxxxxxx.xx aan BplusC levert.
Op basis van bovenstaande stukken zal BplusC jaarlijks een beschikking tot subsidieverlening, respectievelijk een beschikking tot subsidievaststelling ontvangen.
3. Minstens 1 maal per jaar zal bestuurlijk overleg plaatsvinden tussen de wethouder cultuur en de directeur/bestuurder van BplusC. Voor 1 oktober van elk jaar zal de voortgang van de prestaties worden besproken in het kader van de subsidieaanvraag van het volgende jaar. Tussentijds is er regelmatig ambtelijke overleg met de directeur/bestuurder.
Artikel 5 Bevoorschotting subsidie
De gemeente zorgt voor bevoorschotting van de subsidie in 4 termijnen per jaar, telkens aan het begin van een kwartaal.
Artikel 6 Inbreekmogelijkheden
Tussentijdse eenzijdige wijzigingen van de afspraken in de overeenkomst zijn in principe niet toegestaan.
In bovengenoemde situaties en indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat één van de partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van de uitvoeringsovereenkomst niet mag verwachten, zullen partijen onderling overleg plegen teneinde te bezien of zij tot overeenstemming kunnen komen omtrent een wijziging van de prestatieafspraken met het oog op de omstandigheden.
Artikel 7
De gemeente stelt geen voorwaarden aan niet-gesubsidieerde activiteiten van de instelling, behalve dat niet door de gemeente Leiderdorp gesubsidieerde activiteiten moeten passen binnen de doelstelling van BplusC en de wel door de gemeente gesubsidieerde activiteiten niet op negatieve wijze beïnvloeden dan wel daarvoor een risico vormen.
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgesteld en ondertekend te Leiderdorp op ………2014 De gemeente Leiderdorp, Stichting Bibliotheek plus Centrum
voor Kunst en Cultuur,
X. Xxxxxxxxxx X.X.X. xxx Xxxxx
Wethouder Bestuurder