HOOFDSTUK I
Artikel 1.
Wedstrijden: NSRF Slotwedstrijden;
Bestuur: bestuur van de NSRF;
Leden: ledenverenigingen van de NSRF; Wedstrijdcommissie: Commissie Slotwedstrijden van de NSRF;
Algemene vergadering: de algemene ledenvergadering van de NSRF te houden
binnen drie maanden na afloop van het NSRF boekjaar.
Artikel 2.
De NSRF Slotwedstrijden worden jaarlijks georganiseerd in een weekeinde vast te stellen in overleg met de commissie Wedstrijden van de KNRB.
Artikel 3.
De organisatie van de NSRF Slotwedstrijden valt onder verantwoordelijkheid van de NSRF.
HOOFDSTUK II
Artikel 4.
Het bestuur van de NSRF zal trachten jaarlijks één of meer van haar leden te vinden die bereid is de wedstrijd mede te organiseren, zulks onder de hieronder genoemde voorwaarden.
Artikel 5.
Een lid dat in aanmerking wenst te komen voor het mede organiseren van de wedstrijd dient dit voor 1 april van het jaar voorafgaande aan het jaar waarin de wedstrijden worden georganiseerd, schriftelijk aan het bestuur te melden.
Artikel 6.
Uiterlijk 1 mei van het jaar voorafgaande aan het jaar waarin de wedstrijden worden georganiseerd neemt het bestuur het besluit welke van haar leden als medeorganiserende vereniging(en) zal (zullen) optreden.
Artikel 7.
Indien meerdere leden in aanmerking wensen te komen voor medeorganisatie, en ze hebben voldaan het in artikel 5 genoemde, dan hebben bijzonder-lustrerende verenigingen voorrang boven lustrerende verenigingen, welke weer voorrang hebben op niet-lustrerende verenigingen. Een bijzonder lustrum is gedefinieerd als elk veelvoud van een 25-jarig lustrum.
Artikel 8.
Indien geen van de leden zich beschikbaar stelt als omschreven in artikel 5 zal het bestuur hiervan voor 1 mei van het jaar voorafgaande aan het jaar waarin de wedstrijden georganiseerd worden mededeling doen aan de leden en nieuwe termijnen stellen.
Artikel 9.
Het bestuur stelt van een besluit als omschreven in artikel 6 schriftelijk alle leden binnen één maand op de hoogte.
Artikel 10.
Indien een lid de medeorganisatie toegewezen krijgt dient dit lid de op zich genomen verantwoordingen te bevestigen middels een schriftelijke verklaring. Deze bevestiging moet uiterlijk 1 juni van het jaar voorafgaande aan het jaar van organisatie van de wedstrijden ontvangen zijn door het bestuur van de NSRF.
HOOFDSTUK III
Artikel 11.
De wedstrijdcommissie is een commissie van de NSRF en als zodanig verantwoording schuldig aan de NSRF.
Artikel 12.
Een bestuurslid van de NSRF heeft zitting in de commissie, en is voorzitter van de commissievergaderingen.
Artikel 13.
Verder bestaat de wedstrijdcommissie uit een zogenaamd vast deel en een wisselend deel.
Artikel 14.
Het vaste deel van de wedstrijdcommissie zal tenminste bestaan uit:
a. twee wedstrijdleiders;
b. een penningmeester; en
c. een baancommissaris.
Artikel 15.
Bij aanstelling van kandidaten dient het bestuur en de kandidaat het volgende in acht te nemen:
15.1 de leden van het vaste deel van de wedstrijdcommissie dienen afkomstig te zijn van de
verschillende ledenverenigingen. Hierbij dient het vaste deel van de wedstrijdcommissie een goede vertegenwoordiging te vormen van de ledenvergadering van de NSRF;
15.2 de leden van het vaste deel van de wedstrijdcommissie dienen in principe minimaal 3 jaar en maximaal 5 jaar in de commissie zitting te hebben;
15.3 kandidaten voor de functie van wedstrijdleider dienen een goede kennis te hebben van de van belang zijnde reglementen om een wedstrijd goed te organiseren. Kamprechters of plaatsvervangend kamprechters hebben de voorkeur.
Artikel 16.
Het wisselend deel van de wedstrijdcommissie zal in principe bestaan uit:
a. een commissaris algemeen (coördinator wisselend deel);
b. een secretaris;
c. een penningmeester;
d. een commissaris xxxx;
e. een commissaris pers, publiciteit, enz.
Artikel 17.
De taak van de wedstrijdcommissie is het organiseren van de NSRF Slotwedstrijden in een weekeinde vast te stellen in overleg met de commissie Wedstrijden van de KNRB.
Artikel 18.
De medeorganiserende vereniging(en) heeft (hebben) de volgende taken en verantwoordelijkheden:
18.1 het leveren van kandidaten die de in artikel 16 genoemde functies in de wedstrijdcommissie vervullen;
18.2 zorgdragen voor de noodzakelijke werkzaamheden, zonder welke de organisatie van de wedstrijden niet mogelijk is; voor tijdens en na de wedstrijden;
18.3 moet mede haar naam aan de wedstrijden geven;
18.4 ontwerpt blikken en legt het ontwerp ter goedkeuring voor aan de wedstrijdcommissie. Eén zijde van het blik is gereserveerd voor het vignet van de NSRF.
Artikel 19.
De medeorganiserende vereniging(en) zet(ten) zich in om de wedstrijden door middel van nevenactiviteiten meer luister bij te zetten.
Artikel 20.
Nevenactiviteiten zijn activiteiten die niet noodzakelijk zijn voor de goede voorbereiding en het goede verloop van de wedstrijden.
Artikel 21.
Alle nevenactiviteiten behoeven goedkeuring door de wedstrijdcommissie.
Artikel 22.
Om de onder artikel 18 en 19 genoemde activiteiten uit te voeren dient(en) de medeorganiserende vereniging(en) een commissie te installeren die deze activiteiten organiseert c.q. uitvoert. Deze commissie dient direct vertegenwoordigd te zijn in het
wisselend deel van de wedstrijdcommissie en dit bij voorkeur door de commissaris algemeen. Een grotere vertegenwoordiging is mogelijk.
HOOFDSTUK IV
Artikel 23.
De financiële verplichtingen betreffende:
a. Promotie en promotiematerialen; en
b. nevenactiviteiten als omschreven in artikel 20;
zijn geheel voor rekening van de medeorganiserende vereniging.
Artikel 24.
De financiële verantwoording dient te geschieden aan de ledenvergadering van de NSRF. Hiervan is uitgezonderd de financiële verantwoording betreffende:
a. Promotie en promotiematerialen; en
b. nevenactiviteiten als omschreven in artikel 20.
Artikel 25.
De penningmeester van de NSRF heeft een controlerende taak. Hij wordt hierin bijgestaan door de kascommissie van de NSRF. Zij brengen verslag uit op de algemene vergadering van de NSRF.
Artikel 26.
Jaarlijks worden tussen de penningmeester van de NSRF en de wedstrijdcommissie afspraken gemaakt over het verloop en de controle van de financiële verslaggeving. Deze afspraken omvatten in ieder geval:
a. de goedkeuring van de begroting;
b. de goedkeuring van de wijzigingen op de begroting;
c. een voorlopig exploitatie overzicht binnen een maand na de wedstrijden;
d. een afrekening drie maanden na de wedstrijden en overdracht van de debiteuren en crediteuren.
Artikel 27.
Declaraties betrekking hebbend op de Slotwedstrijden dienen voor 1 oktober van datzelfde jaar ingediend te zijn bij de penningmeester (het vaste deel van) van de wedstrijdcommissie. Indiening na deze datum is alleen mogelijk in bijzondere gevallen zulks ter beoordeling van het bestuur van de NSRF. Melding van het in gebreke blijven dient, met redenen omkleed, schriftelijk te geschieden aan het bestuur van de NSRF.
Artikel 28.
De NSRF draagt zorg voor een rekeningnummer ten behoeve van de voor de wedstrijdorganisatie noodzakelijke handelingen. Voor deze rekening zijn gemachtigd:
a. de penningmeester van de NSRF;
b. de penningmeester van (het vaste deel van) de wedstrijdcommissie.
Artikel 29.
De NSRF draagt zorg voor een positief aanvangssaldo (als voorschot) ter dekking van de eerste
onkosten.
Artikel 30.
De NSRF stelt een bedrag van € 3000,00 beschikbaar ten behoeve van de aankleding van de wedstrijd en de wedstrijdlocatie. Dit bedrag wordt alleen vrijgegeven nadat een offerte ondertekend is door de voorzitter van de wedstrijdcommissie.
HOOFDSTUK V
Artikel 31.
Baten van sponsoring van het promotie en promotiematerialen en de nevenactiviteiten, geworven door de medeorganiserende vereniging, zijn volledig voor de medeorganiserende vereniging.
Artikel 32.
De medeorganiserende vereniging kan met haar eigen sponsoren pas afspraken maken ten aanzien van naamsverbintenis en/of branche-exclusiviteit nadat zij deze voornemens ter goedkeuring heeft voorgelegd aan de wedstrijdcommissie. De wedstrijdcommissie kan wanneer zij daar reden toe ziet haar goedkeuring afhankelijk maken van het ontvangen van een percentage van de baten uit de sponsorovereenkomst waar deze goedkeuring betrekking op heeft. Wanneer de mede-organiserende vereniging een of meer overeenkomsten sluit met sponsoren ten aanzien van naamsverbintenis en/of branche-exclusiviteit zonder de wedstrijd- commissie daar vooraf in te kennen, is alle aansprakelijkheid voortvloeiend uit de naamsverbintenis en/of het niet nakomen van de door haar gemaakte afspraken voor rekening van de medeorganiserende vereniging.
Artikel 33.
Baten uit sponsorovereenkomsten gesloten door de NSRF worden als volgt verdeeld;
a. Kosten verbonden aan het door de medeorganiserende vereniging(en) –namens de NSRF– realiseren van in een dergelijke overeenkomst vastgelegde tegenprestaties worden, op basis van een vooraf gezamenlijk opgestelde begroting, door de medeorganiserende vereniging(en) in rekening gebracht bij de NSRF.
b. Het door de sponsor beschikbaar gestelde bedrag verminderd met deze kosten wordt vervolgens verdeeld tussen de medeorganiserende vereniging(en) en de NSRF. Hierbij heeft (hebben) de medeorganiserende vereniging(en) recht op 50% van het resterende bedrag. Dit bedrag is algemeen besteedbaar, maar wordt slechts vrijgegeven nadat een offerte is ondertekend door de voorzitter van de wedstrijdcommissie.
Artikel 34.
Indien de overige exploitatie van de wedstrijden met een batig saldo worden afgesloten zal dit batige saldo in zijn geheel vloeien naar de NSRF.
Artikel 35.
Indien de wedstrijden met een negatief saldo worden afgesloten, zal dit geheel ten laste komen van de NSRF, tenzij artikel 37 van toepassing is.
HOOFDSTUK VI
Artikel 36.
Er zijn per jaar niet meer dan twee medeorganiserende verenigingen.
Artikel 37.
Wanneer twee verenigingen de Slotwedstrijden mede organiseren is tussen deze twee medeorganisatoren een gelijke verdeling ten aanzien van arbeid, inzet van vrijwilligers en financiën geldig. Afwijkende afspraken dienen schriftelijk te worden vastgelegd en tijdig te worden gedeponeerd bij het bestuur van de NSRF.
Artikel 38.
Wanneer een vereniging een klein wedstrijdonderdeel wil organiseren en dit is in te passen in de totale organisatie, is dit in principe mogelijk. Afspraken hieromtrent worden – na overleg met de wedstrijdcommissie – voor 1 februari van het jaar waarin de wedstrijden worden georganiseerd gemaakt. Tevens dienen dan de financiële consequenties te worden vastgelegd.
HOOFDSTUK VII
Artikel 39.
Indien een medeorganiserende vereniging niet, niet tijdig of niet behoorlijk voldoet aan enigerlei verplichting voortvloeiend uit deze regeling kan zij verantwoordelijk gesteld worden voor de financiële gevolgen van deze nalatigheid.
Artikel 40.
Indien de wedstrijdcommissie niet tot een eensluidend besluit kan komen en over alle zaken waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bestuur van de NSRF, na zowel het vaste als het wisselende deel van de wedstrijdcommissie te hebben gehoord.
Artikel 41.
Tegen een beslissing van de wedstrijdcommissie of het bestuur van de NSRF is beroep mogelijk bij de Algemene Vergadering.
Artikel 42.
De wedstrijdcommissie zal bij de organisatie van de wedstrijden voldoende aandacht besteden aan het bevorderen van het studentenwedstrijdroeien op alle niveaus.
Reglement van de Nederlandse Studenten Roei Federatie ingesteld op de Algemene Ledenvergadering van 11 december 1992.
Door de Algemene Ledenvergadering van de Nederlandse Studenten Roei Federatie op 13 oktober 2006 te Utrecht in gewijzigde vorm opnieuw vastgesteld.
Op 4 oktober 2009 door de Algemene Ledenvergadering van de Nederlandse Studenten Roei
Federatie te Amstelveen aangevuld.
Op 26 februari 2011 door de Algemene Ledenvergadering van de Nederlandse Studenten Roei Federatie te Delft aangevuld.
Op 23 oktober 2021 door de Algemene Ledenvergadering van de Nederlandse Studenten Roei Federatie te Amstelveen aangevuld.