Samenwerkingsconvenant
Datum: 11 september 2018
Versie: 3.1
Opdrachtgever: Provincie Drenthe
Opstellers: X.X.X.X. Xxxxxxx, N.M. Kadhim,
X. Xxxxxx & X. Xxxxxxxxxxxx
Bestandsnaam: provinciaal samenwerkingsconvenant versie 3.1
De colleges van B&W van de gemeenten:
▪ Aa en Hunze;
▪ Assen;
▪ Borger-Odoorn
▪ Coevorden;
▪ Emmen;
▪ Hoogeveen;
▪ Meppel;
▪ Midden-Drenthe;
▪ Noordenveld;
▪ Tynaarlo;
▪ Westerveld;
▪ De Wolden;
en de organisaties zoals genoemd op de lokale pagina’s
Overwegende
▪ dat alle convenantpartijen werkzaam zijn in de domeinen: jeugdzorg, (geestelijke) gezondheidszorg, jeugdgezondheidszorg, welzijn, onderwijs, werk en inkomen, politie en justitie, mede tot taak hebben om het welzijn van jeugdigen te bevorderen;
▪ dat het in het kader van deze taak voor tijdige en effectieve interventies noodzakelijk is dat signalen van verschillende beroepskrachten/professionals en instellingen over jeugdigen die het risico lopen in hun fysieke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd, bij elkaar worden gebracht om zo tot afstemming en tot een gezamenlijke aanpak te komen gericht op het wegnemen of terugbrengen van de risico’s en belemmeringen.
In aanmerking nemende
⮚ De Algemene Verordening Gegevensbescherming;
⮚ De Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst;
⮚ De Jeugdwet 2015;
⮚ De Wet Publieke Gezondheid;
⮚ De Wet en het Besluit politiegegevens;
⮚ De Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, alsmede de Aanwijzing Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens;
⮚ De Wet Maatschappelijke Ondersteuning;
⮚ De Leerplichtwet;
⮚ De Beroepscode van de maatschappelijk werkende van de Nederlandse Vereniging van Maatschappelijk Werkers;
⮚ De Beroepscode van het Nederlands Instituut van Psychologen;
⮚ De Beroepscode van de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen;
⮚ Informatieverstrekking na de match van KNMG.
Besluiten een verwijsindex voor jeugdigen te bestendigen en maken daartoe de volgende samenwerkingsafspraken.
Artikel 1. Begripsbepalingen
actief signaal signaal in de DVi waarvan de afloopdatum nog niet is bereikt en die niet is afgemeld/beëindigd;
afloopdatum datum waarop een actief signaal automatisch wordt afgemeld dan wel door de signaleerder wordt beëindigd;
betrokkene de jeugdige op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s);
bewaartermijn de termijn van bewaring van een signaal in de DVi. Deze termijn kan per signaleerder en is maximaal twee jaar;
bijzondere persoonsgegevens persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst,
politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
BSN burgerservicenummer;
college van B&W het college van Burgemeester & Wethouders van de
gemeente van de woon – of verblijfplaats van de jeugdige;
communicatieplan plan waarin beschreven staat op welke manieren (bijv.
folders, website) de gezamenlijke informatie en communicatie over de DVi gestalte krijgt, gericht op alle
betrokkenen bij de DVi. Dit betreft jeugdigen, ouder/opvoeders, professionals, convenantpartijen en gemeenten;
convenantpartij de organisatie, instelling of praktijk die dit convenant
heeft ondertekend en daardoor bevoegd is om een signaal af te geven in de DVi en informatie over signalen van anderen uit de DVi te ontvangen;
convenantbeheerder de functionaris die in opdracht en onder
verantwoordelijkheid van het college van B&W toeziet op de processen binnen de DVi, zo nodig voorstellen doet voor aanpassingen van het systeem, contacten onderhoudt met de convenantpartners, nieuwe convenantpartners werft.
De convenantbeheerder heeft mede als taak het functioneel beheer van de persoonsgegevens die ten behoeve van de DVi worden verwerkt, verschaft (nieuwe) gebruikers toegang tot de DVi en wijst de daarvoor benodigde autorisaties toe. Hij ziet toe dat convenantpartijen profielen opstellen en bewaakt deze met het oog op mutaties. Hij is ontvanger van inverhuisberichten en verantwoordelijk voor het opnemen van de verhuisgegevens van de jeugdige in de DVi. Het college van B&W kan de uitvoering van (een deel van) deze taken neerleggen bij de functioneel beheerder.
functioneel beheer technische beheer van het systeem, signalen en matches
xxx xx XXx;
functioneel beheerder de functionaris die in opdracht en onder
verantwoordelijkheid van het college van B&W toeziet op de processen binnen de DVi, zo nodig voorstellen doet voor aanpassingen van het systeem, contacten onderhoudt met de convenantpartners, nieuwe convenantpartners werft.
De functioneel beheerder heeft mede als taak het functioneel beheer van de persoonsgegevens die ten behoeve van de DVi worden verwerkt, verschaft (nieuwe) gebruikers toegang tot de DVi en wijst de daarvoor benodigde autorisaties toe. Hij ziet toe dat convenantpartijen profielen opstellen en bewaakt deze met het oog op mutaties. Hij is ontvanger van inverhuisberichten en verantwoordelijk voor het opnemen van de verhuisgegevens van de jeugdige in de DVi.
De functioneel beheerder heeft het hoogste autorisatierecht in de DVi, draagt zorg voor een goede
werking van het systeem en de verwerking van gegevens binnen het systeem. De functioneel beheerder voert tevens de helpdeskfunctie van de DVi uit, die signaleringsbevoegden bijstaat in het afgeven van signalen en het reageren op matches;
gezamenlijke aanpak samenhangend geheel van interventies in reactie op een
match ontworpen en uitgevoerd door de bij het signaal betrokken signaleringsbevoegden;
helpdesk functie die convenantpartijen bijstaat in het gebruik van de DVi;
historisch signalenarchief opslag van signalen die niet langer worden geactiveerd
en niet meer leiden tot een signaal dat een match is ontvangen, indien een nieuw signaal over dezelfde jeugdige wordt gedaan;
instantiebeheerder de door het bevoegd gezag van een instelling die
convenantpartij is aangewezen functionaris die binnen de instelling werkzaam is, met als taak de contactgegevens van de signaleringsbevoegden te beheren en zo nodig, aan te passen en de signalen uit de DVi te beheren;
interventie iedere professionele actie van een signaleringsbevoegde die er op is gericht de jeugdige te helpen, steun te bieden, of anderszins de belemmeringen in zijn groei naar volwassenheid weg te nemen of terug te brengen;
inverhuisbericht bericht van de DVi aan de door het college van B&W
aangewezen ontvanger van verhuisberichten dat een jeugdige is verhuisd naar de gemeente;
isverhuisdsignaal bericht van de DVi aan de signaleerders en aan de
regievoerder dat een jeugdige van wie een nog actieve signaal is opgenomen in de DVi is verhuisd;
jeugdige een persoon tot 23 jaar;
landelijke verwijsindex het landelijk risicosignaleringssysteem onder waarop de
DVi is aangesloten;
match of matchsignaal twee of meer signalen in de DVi over een zelfde
jeugdige;
matchcoördinator functionaris aangewezen door de gezamenlijke colleges
van B&W, met als taak om in een bepaalde gemeente de processen rond de signalen te bewaken: dat de signaleringsbevoegden overleg voeren, een gezamenlijke aanpak vaststellen en deze uitvoeren en indien hem blijkt dat dit niet het geval is, zonder uitoefening van bevoegdheden, tracht te bevorderen dat dit alsnog gebeurt zodat de jeugdige de zorg krijgt die hij nodig heeft. In een gemeente kunnen meerdere matchcoördinatoren benoemd zijn;
meldcode Meldcode huiselijk geweld en/of kindermishandeling;
niet – actief signaal signaal die is opgeslagen in het historisch
signalenarchief.
overleg overleg, na een match, tussen signaleerders die een signaal hebben afgegeven over een of meer jeugdigen, over de benodigde interventies, de wenselijkheid van gezamenlijk optreden en het benoemen van een matchcoördinator;
ontvanger inverhuisberichten de door het college van B&W aangewezen functionaris,
zijnde de convenantbeheerder, belast met het in ontvangst nemen en in de DVi verwerken van inverhuisberichten;
persoonsgegeven alle informatie over een geïdentificeerde of
identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
professional Medewerker van een convenantpartij die een beroepsmatige relatie heeft met jeugdigen en of diens ouder(s)/verzorger(s);
profiel Per organisatie of organisatieonderdeel wordt een profiel opgemaakt met daarin een uitwerking van de bepalingen van het convenant op de onderdelen doelgroep, wetgeving die op de organisatie, instelling of praktijk van toepassing is, signaleringscriteria, interne procedure en borging. Daarnaast wordt in het profiel opgenomen hoe en wanneer ouders / jeugdige geïnformeerd worden over het signaleren, gegevensuitwisseling na een match, en de werkwijze rond matchcoördinatie. De laatste onderdelen zijn een uniforme uitwerking van de procesmanager gebaseerd op het convenant (artikel 9 tot en met 13);
regionale verwijsindex De Drentse Verwijsindex (DVi)
risico het redelijk vermoeden van een risico dat een jeugdige wordt belemmerd in zijn lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid;
signaal Bericht van een signaleringsbevoegde aan de DVi over een jeugdige om zijn betrokkenheid kenbaar te maken. Dit kan inhouden dat deze signaleerder bij betrokken jeugdige een risico voor de lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling heeft vastgesteld,
waardoor de jeugdige het risico loopt in zijn ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd. In de landelijke wetgeving wordt dit een melder genoemd;
signaleren medewerker van een convenantpartij die bevoegd is over een jeugdige een signaal af te geven in de regionale DVi;
signaleringsbevoegde de beroepskracht die zelf convenantpartij is, of die
werkzaam is voor een organisatie, instelling of praktijk die convenantpartij is, en die hem bevoegd heeft verklaard tot het afgeven van een signaal in de DVi;
toestemming iedere vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat op hem betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt of dat er gegevens over de jeugdige die is gesignaleerd na een match worden uitgewisseld. De signaleerder die toestemming wenst te verkrijgen voor het afgeven van een signaal dient toestemming uit te leggen als instemming;
verwerkingsverantwoordelijke Verwerkingsverantwoordelijke zoals genoemd in artikel 4
lid 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het college van B&W van de woon- of verblijfplaats van de jeugdige. Deze stelt het doel van en de middelen voor de verwerking van de gegevens van de DVi vast;
verstrekken van persoonsgegevens Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
verwerking van persoonsgegevens Verwerking in de zin van artikel 4 lid 2 van de
Algemene Verordening Gegevensbescherming. Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
wettelijk vertegenwoordiger de ouder of de voogd die het gezag over een
minderjarige uitoefent.
Artikel 2. Doel van de samenwerking en van de verwerking van persoonsgegevens
1. De convenantpartijen beogen door hun samenwerking gezamenlijk gebruik te maken van de DVi, om zo tijdig, effectief en gezamenlijk te kunnen interveniëren indien bij meer instellingen of beroepskrachten het redelijk vermoeden ontstaat dat een jeugdige het risico loopt in zijn fysieke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd.
2. Verwerking van persoonsgegevens daarvoor is noodzakelijk in relatie tot de volgende doelen:
• het vroegtijdig signaleren van xxxxxx’x die de ontwikkeling van de jeugdige naar volwassenheid belemmeren en het mede daardoor adequaat bieden van hulp;
• bevorderen van de lichamelijke, psychische, sociale en cognitieve ontwikkeling van de jeugdige;
• maatschappelijke uitval voorkomen en beperken;
• afstemming en samenwerking bevorderen tussen bij de jeugdige betrokken convenantpartijen;
• Instroom in het criminele circuit voorkomen en beperken
3. De DVi sluit aan op de landelijke verwijsindex risicojongeren.
I. Taken, functies en verantwoordelijkheden
Artikel 3. Functioneel beheerder, medewerker(s)helpdesk, matchcoördinator, instellingsbeheerder
1. De colleges van B&W bevorderen ieder in de eigen gemeente, vanuit de wettelijke regietaken in het jeugdbeleid, het gebruik van de DVi door de convenantpartijen en houden vanuit deze zelfde rol toezicht op de naleving van het convenant.
2. De colleges van B&W zijn verantwoordelijk voor de wettelijk regelingen, het gebruik van de DVi en het toezicht op naleving van het convenant in een concrete casus, is het college van B&W van de feitelijke woon- of verblijfsplaats van de jeugdige.
3. Het college van B&W van de feitelijke woon – of verblijfplaats van de jeugdige treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de betreffende jeugdige in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens, en draagt in deze hoedanigheid zorg voor een veilige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens, conform de wet en dit convenant. Betrokkenen kunnen zich voor het uitoefenen van hun wettelijke rechten, zoals omschreven in de artikelen 17, 18 en 19 van dit convenant, wenden tot dit college.
4. De gezamenlijke colleges van B&W wijzen in bijlage 3 van dit convenant een convenantbeheerder aan die de taken voortvloeiend uit lid 1 uitvoert. De convenantbeheerder is primair aanspreekpunt voor partijen inzake het convenant, regelt de toetreding van nieuwe convenantpartijen, doet gevraagd en ongevraagd verslag aan het college van B&W over het gebruik van de DVi en van de resultaten die met de DVi worden behaald. De convenantbeheerder heeft als taak het functioneel beheer van de persoonsgegevens die ten behoeve van de DVi worden
verwerkt, verschaft (nieuwe) gebruikers toegang tot de DVi en wijst de daarvoor benodigde autorisaties toe. Hij ziet toe dat convenantpartijen profielen opstellen en bewaakt deze met het oog op mutaties. Hij is ontvanger van inverhuisberichten en verantwoordelijk voor het opnemen van de verhuisgegevens van de jeugdige in de DVi. De convenantbeheerder ziet tevens toe dat de DVi een website heeft en onderhoudt waar bezoekers algemene informatie over de DVi kunnen vinden. De website en het gebruik van xxx.xxxxxxxxxxxx.xx maken deel uit van het communicatieplan dat de convenantpartijen zullen bevorderen. De convenantbeheerder kan de uitvoering van (een deel van) deze taken neerleggen bij de functioneel beheerder.
5. De gezamenlijke colleges van B&W wijzen gezamenlijk een functioneel beheerder aan. De functioneel beheerder draagt zorg voor een goede werking van het systeem en de verwerking van gegevens binnen het systeem. De functioneel beheerder voert tevens de helpdeskfunctie van de DVi uit, die signaleringsbevoegden bijstaat in het afgeven van signalen en het reageren op matches.
6. De gezamenlijke colleges van B&W wijzen per gemeente een matchcoördinator aan die, in het geval dat de signaleringsbevoegden na een match geen overleg met elkaar plegen, of er niet in voldoende mate in slagen om tot een gezamenlijk aanpak te komen, de maatregelen neemt die noodzakelijk zijn om de hulp aan de jeugdige op gang te brengen en de convenantpartijen daartoe zo nodig aanwijzingen geeft.
7. De gezamenlijke colleges van B&W wijzen per gemeente matchcoördinatoren aan met als taak de processen rond de signalen te bewaken: dat de signaleringsbevoegden overleg voeren, een gezamenlijke aanpak vaststellen en deze uitvoeren en indien hem blijkt dat dit niet het geval is, zonder uitoefening van bevoegdheden, tracht te bevorderen dat dit alsnog gebeurt zodat de jeugdige de zorg krijgt die hij nodig heeft.
8. De gezamenlijke colleges van B&W wijzen de matchcoördinator aan die verantwoordelijk is bij bovenlokale matches. Indien een match bovenlokaal is, bepaalt de woonplaats van de jeugdige wie de matchcoördinator is.
9. De gezamenlijke colleges van B&W wijzen de matchcoördinator aan middels een regiemodel, met als taak om er, op casusniveau, na een match, op toe te zien dat de signaleringsbevoegden overleg voeren, afspraken maken over een samenhangend geheel van interventies en deze ook daadwerkelijk uitvoeren.
10. Indien een match meerdere jeugdigen betreft, beoordelen de signaleerders of het noodzakelijk is om een matchcoördinator op gezinsniveau te benoemen. Indien de signaleerders besluiten geen matchcoördinator op gezinsniveau te benoemen informeren de signaleerders hun matchcoördinator hierover onder vermelding van de redenen daarvoor.
Artikel 4. Verantwoordelijkheden van het college van B&W als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens
1. De colleges van B&W zijn verantwoordelijk voor de naleving van de verwerking van persoonsgegevens en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van jeugdigen van wie persoonsgegevens worden opgenomen in de DVi.
2. De colleges van B&W treffen voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens. Elke deelnemende gemeente aan dit convenant zorgt ervoor dat aansluiting op de Beheersvoorziening BSN wordt verkregen.
3. De colleges van B&W zien er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens afdoende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen staan beschreven in het beveiligingsplan van de Service Level Agreement Technisch Beheer van de leverancier van de applicatie van de DVi.
4. De colleges van B&W zien er tevens op toe dat uitsluitend de voor het doel noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is.
5. De colleges van B&W dragen er ieder voor zich zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement wordt aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens conform de Wet bescherming persoonsgegevens en overige van toepassing zijnde wetgeving, indien de instanties worden aangesloten die niet onder categorieën vallen zoals gespecificeerd in de Jeugdwet.
Artikel 5. Verantwoordelijkheden convenantpartijen
1. Convenantpartijen zorgen dat een profiel van de eigen organisatie wordt gemaakt met daarin een uitwerking van de bepalingen van het convenant op de onderdelen van de doelgroep, wetgeving die op de convenantpartij van toepassing is, signaleringscriteria, interne procedure en borging. Daarnaast wordt in het profiel opgenomen hoe en wanneer ouders / jeugdige geïnformeerd worden over het signaleren, toestemming en informatieplicht, gegevensuitwisseling na een match, en de werkwijze rond matchcoördinatie. De laatste onderdelen zijn een uniforme uitwerking van de convenantbeheerder gebaseerd op het convenant (art 6 tot en met 13). Het ingevulde profiel maakt integraal onderdeel uit van het convenant en kan worden ingezien op de website van de DVi (zie bijlage 8: voorbeeld profiel).
2. De signaleringscriteria van de convenantpartijen zijn gebaseerd op de omschrijving van de in de wet opgenomen risico’s zoals omschreven in artikel 7 van dit convenant.
3. De convenantpartijen bevorderen binnen de eigen instelling of praktijk het doelmatig gebruik van de DVi en een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van jeugdigen en leven daartoe de bepalingen van de wet en van dit convenant na.
4. De convenantpartijen rusten zichzelf of hun medewerkers zodanig toe dat zij:
• op de hoogte zijn van het doel en de werkwijze van de DVi;
• in staat zijn tot een zodanige risicotaxatie dat zij een verantwoord besluit kunnen nemen over het afgeven van signalen;
• in geval van een match met andere signaleerders tot een gezamenlijke aanpak kunnen komen en de eigen acties binnen deze aanpak in goed overleg kunnen uitvoeren.
5. De convenantpartijen, niet zijnde zelfstandige beroepsbeoefenaren, wijzen in verband met een ordentelijk gebruik van de DVi binnen de eigen organisatie, instelling of praktijk een instellingscoördinator aan. Deze instellingscoördinator heeft, naast de taken genoemd in het vorige lid, in ieder geval tot taak het beheer van de
contactgegevens van de signalen die vanuit de eigen organisatie, instelling of praktijk zijn afgegeven en het zo nodig aanpassen daarvan. De aanwijzing van een instellingsbeheerder wordt gemeld aan de functioneel beheerder.
6. De convenantpartijen beschikken over een Meldcode huiselijk geweld en/of kindermishandeling. De meldcode huiselijk geweld en/of kindermishandeling heeft als doel het signaleren en melden van huiselijk geweld en/of kindermishandeling te bevorderen. De DVi heeft als doel bedreigingen van de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling van jeugdigen naar volwassenheid te voorkomen, te beperken of weg te nemen. Als er gezien de meldcode geen noodzaak is om (een vermoeden van) huiselijk geweld of kindermishandeling te melden, kan er wel noodzaak zijn de jeugdige te signaleren in de DVi. Jeugdigen waarbij sprake is van (een vermoeden van) huiselijk geweld en/of kindermishandeling dienen per definitie te worden gesignaleerd in de DVi. Convenantpartijen nemen het werken met de DVi op in hun meldcode huiselijk geweld en/of kindermishandeling.
7. Als er bij ouders en jeugdigen sprake is van meervoudige problemen op diverse leefgebieden zoals opgroei- en opvoedproblematiek, financiële problemen, problemen met huisvesting, gezondheidsproblemen, dienen de jeugdhulp, de uitvoering van de kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering zoveel mogelijk in samenhang met andere hulp te worden verleend vanuit het principe één gezin, één plan, één regisseur. Het signaleren in de DVi kan indien wordt voldaan aan de voorwaarden daarvoor leiden tot het werken vanuit het principe één gezin, één plan, één regisseur. Andersom dienen jeugdigen die hulp ontvangen conform het principe één gezin, één plan, één regisseur (of wiens ouders hulp ontvangen conform dit principe) te worden gesignaleerd in de DVi.
I. Het gebruik van de DVi en de daarmee verband houdende verwerking van persoonsgegevens
Artikel 6. Signaleringsbevoegd
1. De convenantpartijen zijn, met uitsluiting van anderen, bevoegd om te signaleren in de DVi.
2. Convenantpartijen wijzen binnen hun organisatie, instelling of praktijk de medewerkers aan die signaleringsbevoegd zijn. Aan –en afmeldingen van deze signaleringsbevoegden worden door de instellingscoördinator aan de functioneel beheerder doorgegeven.
3. De signaleringsbevoegden werkzaam bij een convenantpartij zijn zowel bevoegd om een signaal af te geven aan de DVi als om op de hoogte te worden gesteld van signalen van andere signaleerders. Deze signalen kunnen dezelfde jeugdige betreffen, twee jeugdigen met hetzelfde woonadres conform artikel 7.1.2.3. sub d Jeugdwet of jeugdigen met eenzelfde ouder conform artikel 7.1.2.3 sub e Jeugdwet.
4. Een signaleerder is alleen bevoegd tot signaleren wanneer hij zelf, of een medewerker van zijn organisatie, instelling of praktijk, rechtstreekse contacten onderhoudt met de jeugdige en/of met de ouders/verzorgers van de jeugdige en hij
op basis van deze contacten meent dat er een risico bestaat op een bedreiging in een gezonde en veilige ontwikkeling van de jeugdige.
Artikel 7. Het afgeven van een signaal
1. De signaleringsbevoegde geeft over een jeugdige een signaal af in de DVi indien hij, alle belangen afwegend, het redelijke vermoeden heeft dat de jeugdige (in de toekomst) door een of meer van de hierna genoemde risico’s in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt belemmerd of beschadigd kan raken:
• De jeugdige staat bloot aan geestelijk, lichamelijk of seksueel geweld, enige andere vernederende behandeling, of verwaarlozing;
• De jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende psychische problemen waaronder verslaving aan alcohol, drugs of kansspelen;
• De jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende ernstige opgroei – of opvoedingsproblemen;
• De jeugdige is minderjarig en moeder of zwanger;
• De jeugdige verzuimt veelvuldig van school of van een andere onderwijsinstelling, dan wel verlaat die voortijdig of dreigt die voortijdig te verlaten;
• De jeugdige is niet gemotiveerd om door legale arbeid in zijn levensonderhoud te voorzien;
• De jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende financiële problemen;
• De jeugdige heeft geen vaste woon – of verblijfplaats;
• De jeugdige is een gevaar voor anderen door lichamelijk of geestelijk geweld of ander intimiderend gedrag;
• De jeugdige laat zich in met activiteiten die strafbaar zijn gesteld;
• De ouders of andere verzorgers van de jeugdige schieten ernstig tekort in de verzorging of opvoeding van de jeugdige, of;
• De jeugdige staat bloot aan risico’s die in bepaalde etnische groepen onevenredig vaak voorkomen.
2. Bij het interpreteren van de in het vorige lid genoemde wettelijke risico’s maakt de signaleringsbevoegde zo nodig gebruik van de nadere uitwerking van deze risico’s zoals te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Deze website is op initiatief van het programmaministerie voor Jeugd en Gezien tot stand gekomen.
3. De signaleringsbevoegde maakt een aantekening in het dossier van de jeugdige van een signaal zoals bedoeld in lid 1, met daarbij een beschrijving van de feiten en omstandigheden waardoor het redelijk vermoeden van het risico ontstond.
Artikel 8. Inhoud van het signaal
1. Een signaal in de DVi wordt gedaan met behulp van het burgerservicenummer of met een combinatie van enkele persoonsgegevens van de jeugdige.
2. Indien de signaleringsbevoegde het burgerservicenummer invoert, vult het systeem daarna (via de Beheersvoorziening BSN) naam, geslacht, geboortedatum, postcode en huisnummer van de jeugdige in.
3. Indien de signaleringsbevoegde het burgerservicenummer niet mag of kan gebruiken, kan de signaleringsbevoegde ook een combinatie van bekende gegevens invoeren, waarna het systeem (via de Beheersvoorziening BSN) naam, geslacht, geboortedatum, postcode en huisnummer van de jeugdige invult.
4. Het signaal bevat geen gegevens over de aard van de contacten tussen de jeugdige en de signaleringsbevoegde , of over de aard van de risico’s die worden vermoed.
5. Aan het signaal voegt de signaleringsbevoegde toe zijn identificatie – en contactgegevens de datum en het tijdstip van het signaal.
Artikel 9. Mededeling over het signaal aan de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s)
1. De signaleringsbevoegde informeert de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op het moment dat een ‘match’ ontstaat, over de signalering. Hij licht de omstandigheden die aanleiding vormen tot het afgeven van een signaal mondeling of schriftelijk toe en geeft informatie over het doel en de werkwijze van de DVi, de rechtsgrond voor de
verwerking en de betreffende categorieën van persoonsgegevens, de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke, de rechten die de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) uit kunnen oefenen, en vraagt naar de zienswijze van de jeugdige en/of diens ouder(s)/verzorger(s), op grond van en overeenkomstig artikel 14 Algemene Verordening Gegevensbescherming1.
2. De informatie zoals bedoeld in lid 1 wordt in ieder geval verstrekt aan:
• de wettelijk vertegenwoordiger indien de jeugdige nog geen 12 jaar oud is;
• de wettelijk vertegenwoordiger en de jeugdige indien de jeugdige tussen 12 en 16 jaar oud is;
• de jeugdige indien hij 16 jaar of ouder is.
3. Het verstrekken van informatie, zoals bedoeld in lid 1 tot en met 2, kan worden uitgesteld indien:
• de bescherming van de belangen van de jeugdige dit uitstel noodzakelijk maakt;
• de mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning vraagt2.
1 De Signaleringsbevoegde heeft een wettelijk meldrecht voor het afgeven van een signaal in de verwijsindex. Toestemming van de jeugdige en/of wettelijk vertegenwoordigers is ingevolge de wet niet vereist. Beroepskrachten met een beroepsgeheim dienen zich er echter bewust van te zijn, dat de tuchtrechter het meldrecht dusdanig interpreteert, dat de beroepskracht met een beroepsgeheim getracht moet hebben toestemming te verkrijgen alvorens zijn meldrecht uit te oefenen. Indien toestemming niet wordt verleend of het niet mogelijk is toestemming te verkrijgen in verband met de veiligheid van de jeugdige of anderen, is de beroepskracht met een beroepsgeheim bevoegd om de jeugdige zonder toestemming te signaleren in de Drentse Verwijsindex. De argumenten daartoe dienen te worden vastgelegd in het dossier van de jeugdige dan wel de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s).
2 Dit zal zich bijvoorbeeld voordoen in de situatie dat de signaleringsbevoegde alleen contact heeft met ouders/verzorgers van de jeugdige en de signalering is gebaseerd op informatie verkregen uit die contacten.
4. In geval van uitstel op grond van lid 3, draagt de signaleringsbevoegde er zorg voor dat de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger zo spoedig als de situatie toelaat alsnog over het signaal wordt of worden geïnformeerd.
5. Over het informeren van de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger maakt de signaleringsbevoegde een aantekening in het dossier van de jeugdige. Indien hij heeft besloten om het informeren uit te stellen, bevat deze aantekening ook de redenen die tot dit besluit hebben geleid alsmede de datum waarop de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger alsnog zijn geïnformeerd.
Artikel 10. Overleg nadat een match is ontstaan
1. Een signaleringsbevoegde die vanuit de DVi een bericht ontvangt dat een match is ontstaan, voert zo spoedig mogelijk, maar ten hoogste binnen vijf werkdagen overleg met de andere signaleringsbevoegde(n) over de jeugdige die zij hebben gesignaleerd, nadat hiervoor toestemming van betrokkene(n) is verkregen overeenkomstig artikel 6 lid 1 sub a Algemene Verordening Gegevensbescherming. Verwerkingsverantwoordelijke draagt de verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van deze toestemming, en het informeren van betrokkene dat deze toestemming te allen tijde kan worden ingetrokken.
2. Het bedoelde overleg heeft tot doel het terug brengen en zo mogelijk wegnemen van de risico’s op een bedreiging in de ontwikkeling van de jeugdige. Dit doel wordt bereikt door:
• de risico’s gezamenlijk te taxeren;
• op basis van de risicotaxatie te bezien welk geheel van interventies, in een gezamenlijke aanpak, nodig zijn om de mogelijke risico’s en de daarmee verbonden belemmeringen in de ontwikkeling van de jeugdige naar volwassenheid weg te nemen of zoveel mogelijk terug te brengen;
• het maken van afspraken over de gezamenlijke aanpak en over de wijze waarop de signaleringsbevoegden elkaar zullen informeren over de voortgang van hun interventies;
• het maken van afspraken over de gezamenlijke aanpak en over de wijze waarop de betrokken signaleringsbevoegden elkaar zullen informeren over de voortgang van hun interventies;
• het aanwijzen van een matchcoördinator die de uitvoering van het plan bewaakt. Dit aanwijzen wordt doorgegeven aan de matchcoördinator van de gemeente waar de jeugdige zijn woon- of verblijfplaats heeft;
• de matchcoördinator zorgt voor hulp indien de signaleerders niet kunnen voorzien in matchcoördinatie en de situatie van de jeugdige hiervoor wel aanleiding geeft;
• indien een gezamenlijke aanpak niet nodig is, wordt de matchcoördinator daarvan op de hoogte gesteld onder vermelding van de redenen daarvoor.
Artikel 11. Verantwoordelijkheid na het overleg
1. Iedere signaleringsbevoegde blijft, onverminderd de afspraken die tijdens het overleg worden gemaakt over een gezamenlijke aanpak, zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige uitvoering van zijn eigen interventies ten opzichte van de jeugdige, voor het volgen van de resultaten daarvan en voor het tijdig initiatief nemen voor nieuw overleg indien blijkt dat zijn acties, of het geheel van acties, de jeugdige niet
voldoende blijken te beschermen tegen de gesignaleerde xxxxxx’x.
2. De matchcoördinator bewaakt de uitvoering van het plan van aanpak en neemt contact op met de matchcoördinator indien de uitvoering van het plan van aanpak stagneert.
Artikel 12. Uitwisselen of anderszins verwerken van persoonsgegevens nadat een match is ontstaan
1. Een signaleringsbevoegde verstrekt, in het overleg na een match de ter zake relevante informatie over de jeugdige, voor zover noodzakelijk voor de doelen van het overleg, en voor zover verstrekking van deze gegevens mogelijk is op grond van de wettelijke bepalingen en overige regelingen die op het handelen van de beroepskracht of zijn organisatie, instelling of praktijk van toepassing zijn.
2. Indien de signaleringsbevoegde ten opzicht ten opzichte van de jeugdige of diens ouder(s)/verzorger(s)een geheimhoudingsplicht in acht heeft te nemen, vraagt de signaleringsbevoegde toestemming voor het verstrekken van informatie over de jeugdige en/of ouders(s)/verzorger(s) aan de andere signaleerder(s).
3. Toestemming wordt gevraagd:
• indien de jeugdige nog geen 12 jaar oud is, aan zijn wettelijk vertegenwoordiger;
• indien de jeugdige tussen 12 en 16 jaar oud is, aan hem zelf en aan zijn wettelijk vertegenwoordiger;
• aan de jeugdige indien hij 16 jaar of ouder is;
• aan ouder(s)/verzorger(s), indien de signaleerder alleen contact heeft met xxxxx(s)/verzorger(s).
4. Voordat de signaleringsbevoegde toestemming vraagt, wijst hij de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger, of ouder(s)/verzorger(s) op het doel van de gegevensverstrekking en op het belang dat de jeugdige heeft bij het uitwisselen van informatie tussen de betrokken signaleerders.
5. Weigert de jeugdige of de wettelijk vertegenwoordiger toestemming te geven voor de verstrekking van informatie ten behoeve van het overleg, of kan deze toestemming, in verband met de bescherming van de belangen van de jeugdige, niet worden gevraagd, dan kan de signaleringsbevoegde toch ter zake relevante informatie aan andere signaleerders in het overleg verstrekken indien er sprake is van een conflict van plichten. De beroepskracht met een beroepsgeheim dient dan de volgende afweging te maken:
• a. Welk doel wil ik bereiken met het verstrekken van de informatie?
• b. Kan dit doel ook bereikt worden zonder dat ik informatie aan een ander verstrek?
• c. Heb ik alles gedaan om toestemming van de jeugdige te krijgen? Zo niet, waarom niet?
• d. Weegt de schade die ik voor de jeugdige wil voorkomen op tegen het belang dat hij heeft bij geheimhouding?3
• e. Wordt de geheimhoudingsplicht zo min mogelijk geschonden?4
6. Besluit de signaleringbevoegde om op grond van lid 5 persoonsgegevens over de jeugdige te verstrekken zonder toestemming, dan draagt de signaleringsbevoegde er zorg voor dat de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger hierover zo spoedig als de situatie toelaat, wordt geïnformeerd. De signaleringsbevoegde tekent in zijn dossier aan op welke datum hij toestemming heeft gevraagd en van wie hij deze al dan niet heeft verkregen.
7. De signaleringsbevoegde tekent in zijn dossier aan op welke datum hij toestemming heeft gevraagd en van wie hij deze al dan niet heeft verkregen. Besluit hij om zonder toestemming gegevens te verstrekken, dan tekent hij aan welke feiten en omstandigheden tot zijn besluit hebben geleid en welke functionaris hij hierover heeft geraadpleegd.
8. Voor signaleringsbevoegden zonder beroepsgeheim geldt dat voor zover de bepalingen en regelingen zoals bedoeld in lid 1 dit toestaan, de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) over de verstrekking van informatie worden geïnformeerd, zo mogelijk voordat het overleg plaatsvindt.
Artikel 13 . Match coördinatie en escalatiemodel nadat een match is ontstaan
1. De matchcoördinator bewaakt of het overleg zoals bedoeld in artikel 10 lid 1 daadwerkelijk en tijdig tot stand komt, of er duidelijke afspraken worden gemaakt over een gezamenlijke aanpak, of de verschillende interventies die deel uit maken van de gezamenlijke aanpak voldoende samenhang vertonen en of alle acties die deel uit maken van deze aanpak daadwerkelijk worden uitgevoerd.
2. Indien de matchcoördinator vaststelt dat er geen tijdig overleg tot stand komt, dat er geen afspraken worden gemaakt of dat interventies die deel uitmaken van de gezamenlijke aanpak niet worden uitgevoerd, overlegt hij met de betrokken signaleringsbevoegde met het doel alsnog op korte termijn te komen tot afspraken, of tot uitvoering van de gezamenlijke aanpak.
3. Stelt de matchcoördinator vast dat ook na het overleg zoals bedoeld in lid 2 de gezamenlijke aanpak niet, of in onvoldoende mate tot stand komt, of wordt uitgevoerd, dan meldt hij zijn bevindingen aan de matchcoördinator die de oorzaken van de stagnatie onderzoekt en bevordert dat de jeugdige alsnog de interventies worden geboden die hij nodig heeft.
3 Het Internationaal Verdrag van de Rechten van het Kind verplicht een ieder om de belangen van jeugdigen zeer zwaar te laten wegen.
4 Het is belangrijk alleen de informatie uit te wisselen die de ander nodig heeft om het belang van de jeugdige te dienen en het gevaar af te wenden. Informatie die niet ter zake doet, mag niet worden verstrekt.
4. Stelt de matchcoördinator vast dat zijn bemoeienis onvoldoende resultaat heeft, dan treft de matchcoördinator maatregelen die noodzakelijk zijn om de jeugdige alsnog de zorg te bieden die hij nodig heeft en de convenantpartijen zonodig aanwijzingen daartoe geeft. Convenantpartijen binden zich aan de aanwijzingen van de matchcoördinator.
5. Betreft de match twee verschillende jeugdigen waarbij een matchcoördinator is benoemd en doet de situatie in lid 2 zich voor, dan zijn de leden 3 t/m 4 van overeenkomstige toepassing.
6. Indien matches tot stand komen via de landelijke verwijsindex en er sprake is van een interregionale match, voert de matchcoördinator van de gemeente waar de jeugdige zijn vaste woon- of verblijfplaats heeft de regie van het overleg na de match. Betreft de match twee jeugdigen dan stemmen de verantwoordelijke matchcoördinator en regelmatig inhoudelijk af en leggen zij vast wie van hen primair de functie van matchcoördinator vervult. Deze kan een deel van zijn taken in de praktijk over laten aan de andere matchcoördinator. Doet zich de situatie van lid 4 voor, dan is de matchcoördinator bevoegd van de feitelijke woon – of verblijfplaats van jeugdige.
Artikel 14. Verhuizing van een jeugdige
1. De functioneel beheerder verwerkt het inverhuisbericht van de landelijke verwijsindex met betrekking tot een jeugdige waarover één of meerdere signalen zijn afgegeven.
2. In geval er met betrekking tot een jeugdige een isverhuisdsignaal wordt ontvangen, dragen de signaleringsbevoegden die betrokken zijn bij het overleg nadat een match is ontstaan, en bij het maken van afspraken over een gezamenlijke aanpak, er zorg voor dat de voor de aanpak van de risico’s en belemmeringen noodzakelijke informatie hierover wordt overgedragen aan de signaleringsbevoegde collega beroepskrachten in de nieuwe woonplaats van de jeugdige.
3. De signaleringsbevoegde informeert de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger over de overdracht zoals bedoeld in lid 2. Artikel 9 lid 2 tot en met 7 zijn daarbij van toepassing.
Artikel 15. Geheimhouding
1. Ieder die op grond van dit convenant kennis neemt van persoonsgegevens van een jeugdige is verplicht tot geheimhouding hiervan, tenzij de wet of dit convenant hem noodzaakt tot verstrekking van deze gegevens.
Artikel 16. Verwijderen van gegevens uit de DVi
1. Het signaal wordt niet langer bewaard als actief signaal dan noodzakelijk is voor het doel van de DVi zoals omschreven in artikel 2, maar nooit langer dan twee jaar na de datum van signalering. Een signaal kan vernieuwd worden in het geval dat zorgen blijven bestaan, of dit noodzakelijk is voor het bieden van passende hulp. In dit geval begint de verjaringstermijn van twee jaar opnieuw te lopen op het moment van hernieuwing van het signaal.
2. Een signaal dat wordt verwijderd uit de DVi wordt vervolgens tevens verwijderd uit de landelijke verwijsindex. Verwijderen betekent vernietigen of inactiveren. Indien een signaal wordt vernietigd worden alle digitale gegevens van het signaal gewist. Indien een signaal wordt geïnactiveerd wordt het signaal geplaatst in het historisch signalenarchief. Een niet-actief signaal wordt maximaal vijf jaar bewaard in het historisch signalenarchief.
3. Een verzoek tot vernietiging van een signaal wordt door de signaleerder ingediend bij de convenantbeheerder. De convenantbeheerder besluit binnen redelijke termijn over het verzoek tot vernietiging en geeft zo nodig opdracht tot vernietiging van een signaal.
4. Iedere signaleerder heeft het recht een verzoek tot vernietiging in te dienen conform lid 2 van dit artikel, inzake een signaal dat hij over een jeugdige heeft afgegeven, omdat naar zijn oordeel het signaal niet terecht is afgegeven ;
5. Het signaal wordt in ieder geval vernietigd, indien:
• de jeugdige de leeftijd van 23 jaar bereikt;
• de jeugdige overlijdt.
6. Bezwaar zoals bedoeld in artikel 21 AVG en artikel 18 van dit convenant kan leiden tot het besluit van de verwerkingsverantwoordelijke om het signaal te vernietigen;
7. Iedere signaleerder heeft het recht om een signaal dat hij over een jeugdige heeft afgegeven te inactiveren, indien naar zijn oordeel het eerder gesignaleerde risico niet meer aanwezig is .
8. Een signaleringsbevoegde is bevoegd na het afgeven van een signaal een overzicht van inactieve signaleringen, gerelateerd aan het signaal over de jeugdige, te raadplegen. Deze bevoegdheid wordt toegekend voor de duur dat het betreffende signaal van de signaleringsbevoegde actief is.
III. Rechten van betrokkenen
Artikel 17 . Recht op informatie, inzage en afschrift
1. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk te wenden tot het College van B&W van de woon- of verblijfplaats van de jeugdige met het verzoek:
• hem informatie te verschaffen over de verwerking van zijn persoonsgegevens in het kader van de DVi;
• hem inzage in, en afschrift te geven van, zijn persoonsgegevens die in het kader van de DVi door of vanwege de verantwoordelijke zijn verwerkt.
2. Het College van B&W reageert binnen vier weken op dit verzoek, door de gevraagde informatie te verschaffen dan wel inzage te verlenen. De reactie omvat in ieder geval:
• het doel van de DVi;
• de gegevens die m.b.t. de jeugdige zijn verwerkt;
• de namen van de convenantpartijen of van anderen aan wie deze gegevens zijn verstrekt;
• de herkomst van de gegevens;
• indien de verzoeker dit wenst, informatie over het elektronische systeem van de geautomatiseerde gegevensverwerking.
3. Informatie, inzage en afschrift kunnen alleen worden geweigerd, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:
• de bescherming van de belangen van de jeugdige of van de rechten en vrijheden van anderen;
• de veiligheid van de staat;
• de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
• gewichtige economische en financiële belangen van de staat en van andere openbare lichamen;
• het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften.
Artikel 18. Bezwaar
1. De betrokkene kan bij de verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in de DVi in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden op grond van artikel 17, lid 1, sub d, en artikel 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit bezwaar zal worden begrepen als een verzoek tot vernietiging in de zin van artikel 17, lid 1, sub c van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
2. 2. Als bezwaar wordt ingediend, wordt de verwerking terstond gestaakt, tenzij verwerkingsverantwoordelijke kan aantonen dat er gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan die zwaarder wegen dan de gronden voor het bezwaar zoals aangevoerd door betrokkene.
3. 3. De verantwoordelijke geeft binnen vier weken een gemotiveerd oordeel of het bezwaar gerechtvaardigd is. In het geval het bezwaar gerechtvaardigd is worden de gegevens van de betrokkene uit de DVi verwijderd. Indien betrokkene het niet eens is met het besluit op bezwaar, kan beroep worden ingesteld overeenkomstig Hoofdstuk 6 van de Algemene Wet Bestuursrecht.
Artikel 19. Uitoefening van de rechten door de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger
1. De rechten zoals beschreven in artikel 18, 19 en 20 worden uitgeoefend:
• indien de jeugdige nog geen 12 jaar oud is, door zijn wettelijk vertegenwoordiger;
• indien de jeugdige al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud is, door de jeugdige en de wettelijk vertegenwoordiger gezamenlijk;
• door de jeugdige zelf indien hij 16 jaar of ouder is.
2. Indien een jeugdige naar het oordeel van de signaleringsbevoegde, niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, worden de rechten die hem op grond van dit convenant toekomen, uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s).
Artikel 20. Kennisgevingsplicht van verwerkingsverantwoordelijke Op grond van artikel 19 Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft de verwerkingsverantwoordelijke de verplichting om de signaleringsbevoegden waarmee
een match is ontstaan, op de hoogte te stellen van de rectificatie of verwijdering van een signaal.
III. Overige bepalingen
Artikel 21. Toetreding en opzegging
1. De bevoegdheid te beslissen over de toetreding van een nieuwe convenantpartij hebben de Colleges van B&W gedelegeerd aan de convenantbeheerder. Over de toetreding van een nieuwe convenantpartij beslist de convenantbeheerder, nadat hij in overleg is getreden met de betreffende gemeente(n).
2. Toetreding is slechts mogelijk indien de nieuwe convenantpartij werkzaam is in de domeinen jeugdzorg, (geestelijke) gezondheidszorg, jeugdgezondheidszorg, onderwijs, maatschappelijk werk, schuldhulpverlening, politie en justitie.
3. De convenantpartij wordt pas geacht te zijn toegetreden na ondertekening van dit convenant en het opstellen van een profiel.
4. Opzegging van het convenant door een convenantpartij of door een college van B&W geschiedt schriftelijk en met vermelding van de reden daarvan bij de gezamenlijke colleges van B&W dan wel bij de overige colleges van B&W. Hierbij geldt een opzegtermijn van een half jaar
Artikel 22. Niet naleven verplichtingen van het convenant
1. Indien een convenantpartij onvoldoende diens verplichtingen nakomt, voortvloeiend uit de geldende wet- en regelgeving en dit convenant, ten aanzien van het gebruik van de DVi, ontvangt deze convenantpartij een schriftelijke waarschuwing. Een dergelijke waarschuwing wordt enkel verzonden na instemming van het college van B&W van de gemeente waar de desbetreffende convenantpartij zijn hoofdvestiging heeft. In de waarschuwing wordt in ieder geval gemotiveerd vermeld het punt waarin de convenantpartij nalatig is. De convenantpartij krijgt in de waarschuwing minimaal 3 maanden de tijd te werken aan verbetering.
2. Indien de waarschuwing leidt tot onvoldoende verbetering kunnen de gezamenlijke colleges van B&W besluiten dit te melden bij de bevoegde toezichthouder. De betreffende convenantpartij wordt over deze melding schriftelijk geïnformeerd.
Artikel 23. Inwerkingtreding en duur van het convenant
1. Dit convenant wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
2. Wijziging en aanvulling van dit convenant vindt schriftelijk plaats en is slechts mogelijk met instemming van alle colleges van B&W.
3. Periodiek vindt een evaluatie plaats om te bezien of bijstellingen van het convenant nodig zijn.
4. Bij wetswijzigingen beoordeelt de convenantbeheerder of het noodzakelijk is de tekst van het convenant aan te passen. Indien dit het geval is doet de convenantbeheerder de colleges en de convenantpartijen een voorstel tot aanpassing. Op deze aanpassing is lid 1 van toepassing.
Artikel 24. Wijziging, aanvulling en intrekking van het convenant
1. Wijziging, aanvulling en intrekking van dit convenant vindt schriftelijk plaats en is slechts mogelijk met instemming van alle colleges van B&W.
2. Na inwerkingtreding van de wetgeving met betrekking tot de DVi, beoordelen de convenantbeheerders gezamenlijk of het noodzakelijk is de tekst van het convenant aan te passen. Indien dit het geval is, doen zij de colleges en de convenantpartijen een voorstel tot aanpassing. Op deze aanpassing is lid 1 van toepassing.
Artikel 25. Gegevensverwerking ten behoeve van beleidsinformatie
1. De functioneel beheerder verwerkt gegevens over het aantal signalen en matches ten behoeve van inzicht over het gebruik van de DVi en publiceert deze op de website van de DVi.
2. De functioneel beheerder verwerkt gegevens ten behoeve van een doelmatig, doeltreffend en samenhangen beleid ten aanzien van jeugdhulp.
3. De gegevens zoals bedoeld in het eerste lid en tweede lid, worden niet verwerkt voor andere doeleinden dan bedoel in dat lid of daarmee verenigbare doeleinden en worden daar waar mogelijk verwerkt op een wijze die waarborgt dat zij niet tot een persoon herleidbaar zijn.
Artikel 26. Slotbepalingen
1. Dit convenant kan worden aangehaald als Provinciaal Samenwerkingsconvenant DVi
Toetreding tot dit convenant
Dit convenant treedt in werking op 12 september 2018.
Tot slot
Voor de Drentse gemeenten zal Xxxxx xx Xxxxx (voorzitter Algemeen Bestuurlijk Overleg jeugdhulpregio Drenthe) het samenwerkingsconvenant ondertekenen.
Xxxxx xx Xxxxx
Bijlage 1: besluit matchcoördinator
De gezamenlijke colleges van B&W van de gemeenten Aa en Hunze, Assen, Borger- Odoorn, Coevorden, Emmen, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo, Westerveld en de Wolden;
Wijzen per gemeente een procesmanager of procesmanagers aan, die in een aantal gemeenten ook de rol van matchcoördinator heeft.
Bijlage 2: beschrijving/besluit van de regie
Om kinderen en jongeren (0 – 23) die extra risico’s lopen goed en tijdig te kunnen helpen, werken de gemeenten in de provincie Drenthe samen met welzijnsinstellingen, de jeugdhulpverlening, het onderwijs, de jeugdgezondheidszorg, leerplichtambtenaren en de politie in de Drentse Verwijsindex (DVi). In deze provinciale versie van de landelijke Verwijsindex Risico's Jeugdigen kunnen de deelnemende organisaties een jongere signaleren als zij hun betrokkenheid kenbaar willen maken of menen dat hij meer dan gemiddelde risico’s loopt in zijn ontwikkeling naar volwassenheid. Wordt dezelfde jongere ook door een andere professional in de DVi gesignaleerd, dan ontstaat er een zg. ‘match’. Beide signaleerders krijgen daarvan bericht zodat ze contact met elkaar kunnen zoeken en een gezamenlijk plan kunnen maken om de problemen effectief aan te pakken.
De DVi moet leiden tot snelle en goede hulp voor kinderen en jongeren in de problemen en moet voorkomen dat hulpverleners en anderen langs elkaar heen werken.
Een professional die besluit om een kind of een jongere in de DVi te signaleren, zoekt als regel eerst contact met de ouders en de jongere om de problemen te bespreken en om uit te leggen waarom er een signaal wordt afgegeven.
Een signaal, en dan?
Bij één signaal gebeurt er niets anders dan voorheen. De professional blijft gewoon doen wat hij altijd al deed: de passende aandacht en zorg besteden aan deze jongere. De Drenverwijsindex is overigens nooit een reden om anders te handelen dan anders; het ondersteunt de professional slechts bij vroegtijdige signalering van risico’s en
samenwerking met collega’s uit het veld opdat de zorg wordt afgestemd!
Match
Wanneer een match ontstaat, zijn er altijd tenminste twee professionals betrokken. Beiden ontvangen op het moment van de match een e-mail waarin staat wie er betrokken zijn bij de match; zowel informatie over de collega die het signaal heeft afgeven als zg. ‘dat-gegevens’ over de betreffende jongere. Dit is het moment waarop de professionals elkaar opzoeken en met elkaar gaan bespreken hoe deze casus verder uit te voeren. Mocht er nog een derde of vierde signaal worden afgegeven m.b.t. deze jongere, dan informeert de DVi steeds alle betrokken professionals opdat zij elkaar snel kunnen vinden en passend kunnen handelen.
Regie
Bij een match wijst het systeem automatisch een regievoerder aan (de DVi spreekt over “hoofdregisseur”). De regievoerder heeft de verantwoordelijkheid de regie te nemen over het opvolgen van de match, bijvoorbeeld door het maken van een plan van aanpak en het bijhouden van de afhandeling daarvan. Onderstaand model geeft aan op welke manier de regierol wordt toegekend voor de DVi.
Xxx werkt dit model?
De Verwijsindex heeft een match opgeleverd: twee professionals hebben signaal afgegeven over dezelfde jongere. Het systeem doorloopt nu het stroomdiagram op de volgende manier:
Is Maatschappelijk Werk dan één van de signaleerder? | > | Xxx heeft Maatschappelijk Werk de regie |
Als Maatschappelijk Werk niet betrokken is bij de match, | ||
Is de JGZ dan één van de melders? | > | Xxx heeft JGZ de regie |
Is geen van deze drie partners betrokken bij de match? | > | Xxx bepalen de signalerende partijen in onderling overleg wie de regievoerder wordt |
Voorbeeld
De intern begeleider van een school voor primair onderwijs maakt zich zorgen over de ontwikkeling van een kind, daarop gewezen door de docenten van dit kind. Deze IB-er besluit een signaal af te geven in de DVi omdat de zorgen boven de door de scholen beschreven risicodrempel uitstijgen. Enige tijd later doet een jeugdarts van de GGD om voor haar moverende redenen, afgezet tegen de signaleringscriteria van de JGZ, ook een signaal over dit kind. Er ontstaat een match.
De DVi stuurt nu beide melders een e-mail met gegevens over de jongere en contactinformatie van de melders. In het bericht staat ook dat de GGD arts de regie over deze casus heeft Maatschappelijk Werk is namelijk niet betrokken.
Bindend bij de start
De keuze voor de regievoerder is bindend bij de start. Als beide betrokken partners, na contact met elkaar, vinden dat de regie beter bij een ander kan liggen dan het model voorstelt, kunnen zij daar toe besluiten. Het gaat immers niet om de regie, maar om het geven van de best passende zorg aan de jongere. De ‘nieuwe’ regievoerder verandert dat voor deze specifieke match zelf in de verwijsindex en gaat aan de slag met het plan van aanpak. Samen met zijn collega of collega’s die dezelfde jongere hebben gesignaleerd.
Bijlage 3: besluit convenantbeheerder
De gezamenlijke colleges van B&W van de gemeenten Aa en Hunze, Assen, Borger- Odoorn, Coevorden, Emmen, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo, Westerveld en de Wolden;
wijst als convenantbeheerder, tevens ontvanger inverhuisberichten aan: CMO STAMM.
Bijlage 4: beveiligingsplan
Het datacenter waar MULTIsignaal haar apparatuur ten behoeve van MULTIsignaal Services plaatst is een dedicated hostingcenter dat een beveiligde omgeving en verbinding naar de Service omgeving garandeert. Er is een 7x24 uur bemande strenge toegangsbeveiliging. Toegang tot de apparatuur is alléén mogelijk via een toegangslijst en toereikende identificatie. Bezoek dient geregistreerd te worden in een logboek.
Beveiliging servers
De apparatuur van de Managed Server Hosting staat samen in een afgesloten serverrack dat alléén te openen is met een unieke sleutel die in het bezit is van de beheerders van MULTIsignaal. In het geval van calamiteiten, bijvoorbeeld bij brand, geldt een uitzonderingssituatie en kan personeel van het datacenter een moedersleutel gebruiken. Dit wordt onverwijld aan beheerders van MULTIsignaal gemeld.
Het OS van de apparatuur zal te allen tijde vergrendeld zijn. Passwords om te ontgrendelen zijn alléén bekend bij de beheerders van MULTIsignaal.
Beheer firewall en switches
De netwerkapparatuur vanaf en inclusief de firewall(s) waarop de internetconnectie binnenkomt, is in eigendom bij MULTIsignaal en wordt exclusief via een VPN of ter plaatse door MULTIsignaal beheerd en gemonitord (vanaf Basic Hosting). De VPN- toegang en firewall zijn redundant uitgevoerd (vanaf Basic Hosting + Redundante Firewall).
MULTIsignaal implementeert en onderhoudt een sluitende set regels (statefull inspection) binnen de configuratie van de firewall ter bescherming van de achterliggende servers voor bedreigingen vanuit het Internet.
De firewall onderschept de datastroom richting servers en controleert deze op aanvallen en virussen (deep packet inspection) (vanaf Basic Hosting). In geval van een aanval wordt de communicatie met de aanvaller automatisch afgebroken. De controle vindt
plaats aan de hand van een “attack signatures” database.
PKI-overheid certificaat
De verbinding tussen de gebruikers en de fysieke techniek van MULTIsignaal wordt tot stand gebracht middels een beveiligde verbinding (een PKI overheid certificaat). De verbinding met de Landelijke Verwijsindex gebeurt middels een PKI server certificaat, een op webservice gebaseerde verbinding die wordt opgestart na notificatie van de Landelijke Verwijsindex.
Software updates en beveiliging
MULTIsignaal zorgt voor het binnen 2 dagen na verschijnen aanbrengen van aan het OS gerelateerde beveiligingsupdates.
Voorzieningen mbt koeling / UPS / brandbestrijding Voorzieningen die binnen het datacenter aanwezig zijn, met betrekking tot het voorkomen van wateroverlast, oververhitting en brand, voldoen aan de geldende normen.
Bijlage 5: gegevens over de jeugdige die bij een signaal, zoals bedoeld in artikel 8 lid 1, ingevoerd worden in de DVi
De signaleringsbevoegde voert het burgerservicenummer van de jeugdige in, waarna de DVi (via de beheersvoorziening BSN) naam, geslacht, geboortedatum, postcode en huisnummer van de jeugdige invult.
De signaleringsboevoegde kan, indien het burgerservicenummer niet mag- of kan worden gebruikt, ook een combinatie van bekende gegevens invoeren, waarna het systeem (via de beheersvoorziening BSN) naam, geslacht, geboortedatum, postcode en huisnummer van de jeugdige invult.
Bijlage 6. Tekst van de informatiebrieven aan wettelijk vertegenwoordiger en jeugdige zoals bedoeld in artikel 9 lid 1
Aan ,
Vandaag heb ik je laten weten dat ik een signaal afgeef in de Drentse Verwijsindex (DVi) omdat ik mijn betrokkenheid met jou kenbaar wil maken.
De DVi is een systeem waarin mensen die met jeugdigen werken, een signaal af kunnen geven om de betrokkenheid met jou kenbaar te maken. Als er nog iemand anders een signaal afgeeft, dan brengt het systeem die personen bij elkaar. Zij zoeken dan contact met elkaar om af te spreken hoe ze jou samen zo goed mogelijk kunnen helpen. Vanzelfsprekend komen we in dat geval zo snel mogelijk bij je terug.
In de DVi staan alleen je naam, je adres en je geboortedatum. Er staan verder géén gegevens in. Het signaal verdwijnt na maximaal twee jaar automatisch weer uit het systeem.
Graag vertellen we je nog op dat je recht hebt op inzage in het systeem zodat je zelf kunt vaststellen welke gegevens er in staan. Ook kun je om een afschrift (kopie) van deze gegevens vragen. Staan er fouten in de gegevens, dan kun je een verzoek indienen om de gegevens te corrigeren. Vind je dat, vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden, je gegevens uit het systeem gehaald moeten worden, dan kun je verzet aantekenen tegen de opname van je gegevens in de verwijsindex. Als je nog geen 16 jaar bent, doe je dat samen met je ouder(s). Hoe je dat moet doen, lees je op de achterkant van deze brief.
Ik hoop dat ik je met deze brief voldoende heb verteld. Mocht je nog vragen hebben, dan kun je gerust contact met me opnemen.
Met vriendelijke groet,
Naam……………………………………………………… Organisatie………………………………………………….
Uitoefenen van je rechten
Aan de voorkant van deze brief heb je gelezen dat je verschillende rechten hebt. Om die rechten uit te oefenen ga je als volgt te werk:
Stuur een e-mail bericht naar [email adres] en geef aan of het gaat om:
1. Inzage van je gegevens
2. Kopie van je gegevens
3. Correctie van je gegevens
4. Verzet tegen opname van je gegevens
Xxxxxxx in het bericht tevens op welke manier de beheerder van de verwijsindex naar je kan reageren en op welk telefoonnummer je te bereiken bent. Je ontvangt dan spoedig een bericht van de beheerder.
Aan de ouders/verzorgers van ,
Vandaag heb ik u laten weten dat ik een signaal zal afgeven van uw kind in de Drentse Verwijsindex (DVi) omdat mijn betrokkenheid met uw kind kenbaar te maken.
De DVi is een systeem waarin beroepskrachten die met jeugdigen werken, kinderen en jongeren melden als zij kenbaar willen maken dat zij betrokken zijn bij een kind. Als er een tweede beroepskracht is die een signaal over uw kind in het systeem afgeeft, dan brengt het systeem die signalen bij elkaar. Beide melders zoeken dan contact met elkaar om af te spreken hoe ze gezamenlijk de best passende zorg kunnen verlenen. Vanzelfsprekend hoort u daarvan en komen wij bij u terug om u te laten weten hoe wij, samen met u en uw kind, tot een plan van aanpak te komen.
In de DVi staan alleen de naam, het adres en de geboortedatum van uw kind vermeld. Het bevat géén inhoudelijke gegevens. Na twee jaar is het signaal niet meer actief, dit wil zeggen het signaal niet meer aan andere signalen wordt toegevoegd. Na maximaal zeven jaar verdwijnt het signaal automatisch weer uit het systeem.
Graag wijs ik u er nog op dat u het recht hebt op inzage in het systeem zodat u zelf kunt vaststellen welke gegevens er over uw kind staan gemeld. Ook kunt u om een afschrift (kopie) van deze gegevens vragen. Staan er fouten in de gegevens, dan kunt u een verzoek indienen om de gegevens te corrigeren. Vindt u dat er vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden (zoals bijvoorbeeld ernstige ziekte), aanleiding is om de gegevens van uw kind uit het systeem te verwijderen, dan kunt u verzet aantekenen tegen de opname van de gegevens van uw kind in de verwijsindex. Hoe u dat moet doen, leest u op de achterkant van deze brief.
Ik hoop dat ik u met deze brief voldoende heb geïnformeerd. Mocht u vragen hebben, dan kunt u daarvoor altijd contact met me opnemen.
Met vriendelijke groet,
Naam…………………………………………………… Organisatie……………………………………………………….
Uitoefenen van uw rechten
Aan de voorkant van deze brief hebt u gelezen dat u verschillende rechten hebt. Om die rechten uit te oefenen gaat u als volgt te werk:
Stuur een e-mail bericht naar [emailadres] en geef aan of het gaat om:
5. Inzage van de gegevens van uw kind
6. Kopie van de gegevens van uw kind
7. Correctie van de gegevens van uw kind
8. Verzet tegen opname van de gegevens van uw kind
Xxxxxxx in het bericht tevens op welke manier de beheerder van de verwijsindex naar u kan reageren en op welk telefoonnummer u te bereiken bent. U ontvangt dan spoedig een bericht van de beheerder.
Bijlage 7: toetredingsovereenkomst Samenwerkings- convenant DVi
De colleges van B&W van de gemeenten Aa en Hunze, Assen, Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo, Westerveld en de Wolden voor deze overeenkomstig vertegenwoordigd door de provinciale werkgroep Jeugd en Zorg
en
het bevoegd gezag van
[naam, adres en vestigingsplaats van de convenantpartij(en)] voor deze overeenkomst vertegenwoordigd door [functie en naam]
overwegende dat:
[naam convenantpartij] als convenantpartij wenst toe te treden tot het Samenwerkingsconvenant DVi, met het doel om met andere convenantpartijen te komen tot een effectieve gezamenlijke aanpak van de problemen van jeugdigen;
[naam convenantpartij] heeft kennis genomen van genoemd convenant en instemt met alle bepalingen;
De provinciale werkgroep Jeugd en Zorg, bevoegd is om namens het college van B&W nieuwe convenantpartijen die werkzaam zijn binnen de provincie tot het convenant toe te laten;
komen hierbij overeen dat
[naam convenantpartij] met ingang van [datum] als convenantpartij zal toetreden tot het Samenwerkingsconvenant DVi en na toetreding alle bepalingen van het convenant zal naleven.
[plaats en datum van ondertekening)
…………………………………………….
Bijlage 8: voorbeeld profiel
ORGANISATIEPROFIEL NAAM INSTANTIE | |
Contactinformatie | Contactpersoon: [naam Instellingscoördinator] E: [e-mailadres] T: [telefoonnummer] A: [adres] |
Algemeen [Algemene beschrijving van de organisatie, taken en verantwoordelijkheden | |
Doelgroep [Met welke doelgroep werkt uw organisatie?] | |
Meldcriteria [De landelijke meldcriteria is leidend, maar zeer algemeen - zie: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx - Bedenk situaties waarin uw instantie standaard signalen gaat afgeven. Zoals, in ieder geval de cliënten die we bij het ZAT aanmelden, alle jeugdigen zonder startkwalificatie, etc.] | De Meldcriteria zijn als volgt vastgesteld: Indien wij betrokken zijn bij een jeugdige, dan geven we een signaal af in de verwijsindex. |
Toestemming en informatieplicht [Hoe, wanneer informeert u als organisatie de jeugdigen en/of ouders over de Verwijsindex? Waar kunnen de signaleringsbevoegden terecht indien er twijfel is hoe om te gaan met de toestemmings- en informatieplicht?] | |
Interne werkwijze en borging [Waar in het werkproces vindt standaard de afweging signaleren plaats? Welke functies zijn binnen uw instantie signaleringsbevoegd? Op | |
welke wijze wordt gesignaleerd; handmatig of SOAP koppeling?] | |
Zorgcoördinatie – Matchregisseur [Welke rol heeft uw organisatie binnen de zorgcoördinatie. Het wijkteam zal bijvoorbeeld standaard de matchregie opnemen. Daarnaast zijn er ook organisaties die nooit de matchregie op zich zullen of kunnen nemen, bijv. de RvdK of een kinderarts.] | Binnen 10 werkdagen dienen de signaleringsbevoegden contact met elkaar hebben opgenomen met als doel: - Gezamenlijke taxatie van de geconstateerde problematiek en risico’s - Vervolgens, daar waar mogelijk altijd sámen met het gezin/ de jeugdige, opstellen plan van aanpak waarbij het geheel van interventies noodzakelijk zijn om de belemmeringen voor de jeugdige weg te nemen of zoveel mogelijk terug te brengen. - Bepaal onderling wie de matchcoördinator wordt. Deze heeft minimaal als taak; o Voortgang controleren, mede aandacht voor de behaalde successen en op eenduidigheid van handelen, en contacten onderhouden met alle betrokkenen o Tijdig bijsturen waar nodig o Indien noodzakelijk opschalen naar gemeentelijke procesmanager/ procescoördinator |
VIR-taken instellingscoördinator [Welke functie is aangewezen als instellingscoördinator? Welke specifieke Verwijsindex taken horen daarbij? Hoe gaat u om met verloop van personeel, langdurige absentie/ vakantie?] | De Instellingscoördinator Verwijsindex heeft in de Verwijsindex verruimde rechten en kan daarmee de voortgang van het gebruik van de Verwijsindex monitoren daar waar de eigen signaleringsbevoegden signalen hebben afgegeven en betrokken zijn bij matches. Taken instellingscoördinator/ ambassadeur Verwijsindex; • Voortgang/ gebruik monitoren en bevorderen • Medewerkers op de hoogte houden van het doel en werkwijze van de regionale Verwijsindex en evt. obstakels bij signaleringsbevoegden wegnemen • Monitoren verloop van personeel. Contact onderhouden met de Helpdesk Verwijsindex voor het doorgeven van wijzigingen, verwijderen of aanvragen nieuwe accounts • Algemeen stukje tekst over de Verwijsindex op eigen website/ folder • Zorgdragen voor een veilig en zorgvuldig gebruik van de regionale Verwijsindex • De Verwijsindex is een vast onderdeel van de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling • Link het inlog scherm van de Verwijsindex in eigen applicatie opnemen of op bureaublad plaatsen (tip) |