INTERLOKALE VERENIGING BibArt
INTERLOKALE VERENIGING
BibArt
Denderleeuw, Erpe-Mere, Haaltert, Lede en Ninove
Tussen de ondergetekenden:
de gemeente Denderleeuw vertegenwoordigd door:
xxx. Xx Xxxxx, burgemeester en xxx. Xxxxx Xxxxxxxxx, gemeentesecretaris
de gemeente Erpe-Mere vertegenwoordigd door:
dhr. Xxxx Xx Xxxxx, burgemeester en xxx. Xxxxx Xxx Xxxxxxxx, gemeentesecretaris
de gemeente Haaltert vertegenwoordigd door:
mevr. Xxxxxx Xxxxxxx, burgemeester en dhr. Xxx Xxx Xxx Xxxxxx, gemeentesecretaris
de gemeente Lede vertegenwoordigd door:
xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, burgemeester en xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx, gemeentesecretaris
de stad Ninove vertegenwoordigd door:
mevr. Xxxxx Xx Xxxxx, burgemeester en mevr. Xxxxxx Xxxxxxx, stadssecretaris
handelend in uitvoering van de beslissingen van de respectievelijke gemeenteraden
d.d. 7 september 2004; 28 september 2004; 28 september 2004; 20 september 2004; 16 september 2004 en 23 september 2004, 26 juni 2007, 5 juli 2007, 26 juni 2007, 27 juni 2007, 21 juni 2007 en 20 december 2007.
hierna genoemd: de leden;
wordt overeengekomen hetgeen volgt:
Hoofdstuk I. Benaming, zetel, doel, duur
Artikel 1: Naam van de interlokale vereniging
§1. De voornoemde gemeentebesturen sluiten een intergemeentelijke samenwerkingsovereenkomst zonder rechtspersoonlijkheid af, onder de vorm van een interlokale vereniging met beherende gemeente, voor de vorming van een regionaal samenwerkingsverband voor hun openbare bibliotheekwerking.
De interlokale vereniging draagt de naam “BibArt”.
Zij wordt beheerst door de bepalingen van het decreet van 6 juli 2001, houdende de intergemeentelijke samenwerking, en door deze statuten.
§2. De gemeente Lede treedt op als beherende gemeente voor de interlokale vereniging “BibArt”.
Artikel 2: De beheersvormen
Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt verstaan onder:
1. Beherende gemeente: Gemeente Lede, Xxxxx 0, 0000 Xxxx
2. Interlokale vereniging: een samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid tussen verschillende gemeenten om een project van gemeentelijk belang te verwezenlijken.
3. Beheerscomité: vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten belast met het beheer van de interlokale vereniging.
4. Stuurgroep: de bibliothecarissen van de deelnemende gemeenten belast met het dagelijks bestuur van de interlokale vereniging.
Artikel 3: De zetel
De zetel van de interlokale vereniging is gevestigd in de openbare bibliotheek van de beherende gemeente, te 0000 Xxxx, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00 x.
Artikel 4: Doel van de interlokale vereniging
De interlokale vereniging heeft tot doel de regionale samenwerking tussen de openbare bibliotheken van de deelnemende gemeenten te organiseren, om door middel van schaalvergroting de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de bibliotheekvoorzieningen in het werkgebied sterk te vergroten en zo te streven naar een kwaliteitsverhoging van de geboden dienstverlening.
Deze regionale samenwerking kadert in het decreet lokaal cultuurbeleid en streeft naar een maximale afstemming op het bibliotheekbeleid van de Vlaamse Overheid.
De werking van de interlokale vereniging omvat onder meer volgende domeinen:
1. collectieafspraken
2. gemeenschappelijke promotie
3. streven naar afspraken in verband met bibliotheekwerking
4. opleiding personeel
5. ervaringsuitwisseling
6. leesbevordering
7. initiatieven met andere culturele actoren in het werkgebied
8. participeren aan het bovenlokaal bibliotheekbeleid.
Deze opsomming is niet limitatief en kan door het beheerscomité worden uitgebreid.
Artikel 5: Duur
De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur.
Hoofdstuk II. Leden
Artikel 6: Nieuwe leden
Er kunnen nieuwe leden tot de interlokale vereniging toetreden. Kandidaat-leden dienen zich bij gewone brief te richten tot het beheerscomité. Een nieuw lid kan enkel definitief als lid van de vereniging aanvaard worden, als alle leden van de vereniging daarmee hebben ingestemd. De toetreding neemt een aanvang op de eerste dag van de maand volgend op het beheerscomité waarop tot aanvaarding werd beslist.
Artikel 7: Beëindiging van het lidmaatschap
De leden kunnen uittreden per 1 januari, het begin van een begrotingsjaar. De vooropzegging geschiedt ten laatste op 1 oktober van het lopende jaar. Deze vooropzegging wordt schriftelijk kenbaar gemaakt aan het beheerscomité.
Tijdens de eerste twee jaar van deelname is er geen uittreding mogelijk.
Hoofdstuk III. Beheerscomité
Artikel 8: Benoeming leden van het beheerscomité en beëindiging mandaat De leden worden in het beheerscomité uitsluitend vertegenwoordigd door gemeenteraadsleden, burgemeester of schepenen, daartoe aangeduid door de gemeenteraad. Door elke gemeenteraad wordt tevens een vervangend beheerder met hetzelfde mandaat afgevaardigd ingeval van afwezigheid van de effectieve beheerder.
Het mandaat van een beheerder wordt beëindigd indien de gemeenteraad die hij vertegenwoordigt zijn mandaat intrekt en in dezelfde raadsvergadering zijn vervanger aanduidt.
Alle beheerders zijn van rechtswege ontslagnemend bij verlies van hun openbaar mandaat, uitgezonderd ingeval van algehele vernieuwing van de gemeenteraden. Alle mandaten vallen samen met de duur van de gemeentelijke zittingsperiode (legislatuur). In elk geval worden de mandaten in het beheerscomité beëindigd op de eerste vergadering van de gemeenteraad die volgt na de installatie van de nieuwe gemeenteraad. De nieuwe beheerders treden aan vóór 1 april daaropvolgend.
Artikel 9: Stemrecht
Alle leden hebben recht op één mandaat. Elke beheerder beschikt over één stem.
Artikel 10: Functie van de stuurgroep in het beheerscomité
De leden van de stuurgroep wonen de vergaderingen van het beheerscomité bij, zonder er deel van uit te maken. Zij adviseren het beheerscomité en hebben geen stemrecht.
Artikel 11: Secretariaat beheerscomité
Een medewerker van één van de leden wordt toegevoegd aan het beheerscomité als secretaris. Hij maakt het verslag op en staat in voor de praktische organisatie van de vergaderingen.
Artikel 12: Aanwezigheid van experts tijdens vergaderingen
Het beheerscomité kan elke persoon wiens aanwezigheid hij nuttig oordeelt, uitnodigen tot het bijwonen van zijn vergaderingen. Hun aanwezigheid moet in de notulen worden vermeld. Deze personen hebben geen stemrecht.
Artikel 13: Aanwijzing voorzitter
Het beheerscomité duidt in zijn midden een voorzitter aan.
Artikel 14: Vergaderfrequentie, uitnodiging, agenda
Het beheerscomité vergadert, na oproeping door de voorzitter of op verzoek van twee beheerders, minstens twee keer per jaar. De oproepingen worden verzonden
zeven werkdagen voor de vergaderdatum. In spoedeisende gevallen kan de termijn vastgesteld voor de uitnodiging herleid worden tot twee werkdagen voor de vergaderdatum.
De uitnodiging vermeldt de datum, het uur en de plaats van de vergadering, en bevat de agenda. Het verslag van de vorige vergadering, eventueel de rekening en de begroting met toelichting, het jaarverslag en eventuele andere documenten voor de geplande vergadering worden voorafgaandelijk aan het beheerscomité en aan de stuurgroep bezorgd. De beheerders kunnen punten toevoegen aan de agenda.
Artikel 15: Openbaarheid, notulen
De vergaderingen van het beheerscomité zijn niet openbaar. De gedetailleerde notulen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Deze notulen en alle documenten waaraan de notulen refereren, liggen ter inzage voor de gemeenteraadsleden van de aangesloten gemeenten, onverminderd de decretale bepalingen inzake de openbaarheid van bestuur.
Artikel 16: Xxxxx xxx xxxxxxxxx
Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid. Bij staking van stemmen is een voorstel verworpen.
Artikel 17: Statutenwijziging
Over het wijzigen van de statuten kan slechts geldig beraadslaagd worden, wanneer twee derden van de leden van het beheerscomité aanwezig is. De wijziging van de statuten kan slechts geschieden met twee derden van de stemmen. De gewijzigde statuten worden ter bekrachtiging voorgelegd aan de respectievelijke gemeenteraden.
Artikel 18: Jaarrekening, jaarverslag, begroting
Elk jaar worden ten minste twee vergaderingen van het beheerscomité gehouden, waarvan een voor de goedkeuring van de uitgavenstaat van het afgelopen begrotingsjaar en een voor de vaststelling van de begroting van het volgend jaar.
Het beheerscomité stelt de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag vast. Het legt het jaarverslag en de jaarrekening uiterlijk binnen zes maanden na afsluiting van het voorgaande werkjaar ter goedkeuring voor aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. De bijbehorende verantwoordingsstukken liggen ter inzage op de zetel van de vereniging.
De jaarrekening is goedgekeurd indien ze in elke deelnemende gemeenteraad werd goedgekeurd bij gewone meerderheid van stemmen.
Het eventueel positief resultaat van de rekening blijft in de vereniging en wordt aangewend voor de realisatie van het doel van de vereniging.
Artikel 19: Huishoudelijk reglement
Het beheerscomité stelt een huishoudelijk reglement op.
Hoofdstuk IV Dagelijks Bestuur
Artikel 20: Stuurgroep
Er wordt een stuurgroep opgericht, bestaande uit de bibliothecarissen of hun vervangers van de deelnemende gemeenten. Deze stuurgroep wordt belast met het dagelijks bestuur.
Artikel 21: Taken stuurgroep
De stuurgroep bereidt de vergaderingen van het beheerscomité voor en adviseert het bij zijn beslissingen.
De stuurgroep voert de beleidsbeslissingen van het beheerscomité uit en brengt verslag uit.
De stuurgroep stelt elk jaar een begroting, de jaarrekening en het jaarverslag op, die voorgelegd worden aan het beheerscomité.
Artikel 22: Vergaderfrequentie, notulen, experts
De stuurgroep vergadert naargelang de noodwendigheid. Van de vergaderingen van de stuurgroep worden verslagen gemaakt, die bezorgd worden aan de leden van het beheerscomité.
De stuurgroep kan elke persoon wiens aanwezigheid hij nuttig oordeelt, uitnodigen tot het bijwonen van zijn vergaderingen. Hun aanwezigheid moet in de notulen worden gemeld. Deze personen hebben geen stemrecht.
Hoofdstuk V. Personeel
Artikel 23: Inzet van bibliotheekpersoneel
Personeelsleden van de openbare bibliotheken van de deelnemende gemeenten kunnen worden ingezet ten behoeve van de interlokale vereniging.
Artikel 24: Aanwerven personeel BibArt
In functie van het behalen van de doelstellingen van het samenwerkingsverband (artikel 4), kunnen er door de beherende gemeente een of meer medewerkers voor de interlokale vereniging worden aangeworven.
Hoofdstuk VI. Financiën
Artikel 25: Financieel beheer
De beherende gemeente beheert de rekening van de interlokale vereniging en belast haar financieel beheerder met alle financiële verrichtingen.
Alle documenten die aanleiding kunnen geven tot een betaling, waaronder facturen en schuldvorderingen, worden door een door het beheerscomité aangeduide persoon gecontroleerd op hun wettigheid en regelmatigheid vooraleer ze aan de financieel beheerder worden overgemaakt voor betaling.
Artikel 26: Controle van de boekhouding
Elk lid heeft het recht de boekhouding en de rekening van XxxXxx te controleren of hiertoe een persoon aan te duiden.
De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen is onverkort van toepassing. Indien een toelage niet werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend of het gebruik ervan niet gerechtvaardigd kan worden, moet deze geheel of gedeeltelijk worden terugbetaald. Elke toelagenverstrekker kan zich voor de terugvordering richten tot de beherende gemeente, indien de interlokale vereniging in gebreke blijft.
Artikel 27: Slotbepaling
Voor alles wat niet door deze statuten wordt geregeld, zal het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking van toepassing zijn.
Gemeente Denderleeuw, namens het college van burgemeester en schepenen, De gemeentesecretaris De burgemeester
Xxx. Xxxxx Xxxxxxxx Xxx. Xx Xxxxx
Gemeente Erpe-Mere, namens het college van burgemeester en schepen, De gemeentesecretaris De burgemeester
Xxx. Xxxxx Xxx Xxxxxxxx Dhr. Xxxx Xx Xxxxx
Gemeente Haaltert, namens het college van burgemeester en schepenen, De gemeentesecretaris De burgemeester
Dhr. Xxx Xxx Xxx Hoeven Mevr. Xxxxxx Xxxxxxx
Gemeente Lede, namens het college van burgemeester en schepenen, De gemeentesecretaris De burgemeester
Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxxxx
Stad Ninove, namens het college van burgemeester en schepenen,
De stadssecretaris De burgemeester
Mevr. Xxxxxx Xxxxxxx Mevr. Xxxxx Xx Xxxxx