Procuratieregeling Stichting Autoriteit Financiële Markten
Procuratieregeling Stichting Autoriteit Financiële Markten
1 augustus 2021
Op grond van deze procuratieregeling wordt aan bestuurders en medewerkers van de AFM volmacht verleend om individueel dan wel gezamenlijk namens de AFM met derden rechtshandelingen aan te gaan, (hierna: procuratiebevoegdheid). Hieronder wordt ook begrepen het voldoen aan een (financiële) verplichting, het verlengen van een (financiële) verplichting en het opzeggen en ontbinden van (raam)overeenkomsten. Bij het gebruik maken van de procuratiebevoegdheid dienen de in deze regeling genoemde voorwaarden in acht te worden genomen.
De procuratieregeling staat op xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx. De genoemde bedragen zijn inclusief btw.
De procuratiebevoegdheid is onderverdeeld in twee categorieën:
• Categorie 1 betreft uitgaven die zien op de inkoop van diensten, leveringen en werken, overheidsopdrachten, waarop de Aanbestedingswet van toepassing is.
• Categorie 2 betreft overige uitgaven, waarop de Aanbestedingswet niet van toepassing is. Hieronder vallen uitgaven die niet kwalificeren als overheidsopdracht en overheidsopdrachten die zijn uitgezonderd van de werking van de Aanbestedingswet (bijvoorbeeld advocaatdiensten).
De procuratiehouders van de AFM voor categorie 1 zijn:
a. de leden van het bestuur en het bestuurslid Intern bedrijf (procuratiehouder A);
b. de inkoopcoördinator van het centrale inkoopteam en het hoofd Planning, Control & Finance (procuratiehouder B);
c. inkopers van het centrale inkoopteam (procuratiehouder C).
De procuratiehouders van de AFM voor categorie 2 zijn:
a. de leden van het bestuur en het bestuurslid Intern bedrijf (procuratiehouder A);
b. hoofden van afdelingen (procuratiehouder B);
c. managers (procuratiehouder C).
1 Procuratiebevoegdheid
Voor categorie 1:
Omvang | Wie is bevoegd? |
< € 5.000 | Inkoper individueel |
< € 50.000 | Twee inkopers gezamenlijk, of inkoopcoördinator of hoofd PC&F of een bestuurder/bestuurslid Intern bedrijf individueel |
< € 300.000 | Inkoper en inkoopcoördinator of hoofd PC&F gezamenlijk, of inkoper en bestuurder/bestuurslid Intern bedrijf gezamenlijk bevoegd |
< € 500.000 | Inkoopcoördinator en hoofd PC&F gezamenlijk inkoopcoördinator of hoofd PC&F en een bestuurder/bestuurslid Intern bedrijf gezamenlijk |
≥ € 500.000 | Twee statutair bestuurders of een statutair bestuurder en het bestuurslid Intern bedrijf |
Voor categorie 2:
Omvang | Wie is bevoegd? |
< € 5.000 | Manager individueel |
< € 50.000 | Twee managers gezamenlijk, of een hoofd of een bestuurder/bestuurslid Intern bedrijf individueel |
< € 300.000 | Manager en hoofd gezamenlijk, of een manager en bestuurder/bestuurslid Intern bedrijf gezamenlijk bevoegd |
< € 500.000 | Twee hoofden gezamenlijk, of een hoofd en een bestuurder/bestuurslid Intern bedrijf gezamenlijk |
≥ € 500.000 | Twee statutair bestuurders of een statutair bestuurder en het bestuurslid Intern bedrijf |
De procuratiebevoegdheid van categorie 1 en 2 schematisch weergegeven:
Alleen | Samen met procuratiehouder | |||
A | B | C | ||
Procuratiehouder A | < € 50.000 | onbeperkt bevoegd | < € 500.000 | < € 300.000 |
Procuratiehouder B | < € 50.000 | < € 500.000 | < € 500.000 | < € 300.000 |
Procuratiehouder C | < € 5.000 | < € 300.000 | < € 300.000 | < € 50.000 |
2 Bijzondere bepalingen
• In afwijking van het bepaalde onder 1 geldt dat met betrekking tot het aangaan van een overeenkomst tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen alleen het bestuur is bevoegd conform de statuten van de AFM.
• In afwijking van het bepaalde onder 1 geldt met betrekking tot het aangaan van arbeidsovereenkomsten dat bevoegd zijn:
o Het hoofd Human Resources (HR) gezamenlijk handelend met een HR-adviseur of een (senior) recruiter.
o Een manager HR (waaronder begrepen een manager Xxxxxx & Organisatieontwikkeling) gezamenlijk handelend met een HR-adviseur of een (senior) recruiter.
• Met betrekking tot beide categorieën kan worden afgeweken van de procuratiebevoegdheid, ten behoeve van het plaatsen van overheidsopdrachten onder een raamovereenkomst, zogenaamde nadere overeenkomsten (voor categorie 2 betreft het dan overheidsopdrachten die zijn uitgezonderd van de werking van de Aanbestedingswet). Hiertoe kan door de betreffende, terzake bevoegde procuratiehouder(s), via een ondervolmacht procuratiebevoegdheid verleend worden aan (een) medewerker(s). Voorwaarden hiervoor zijn:
o Met de betreffende leverancier is een raamovereenkomst afgesloten en deze inkopen worden gedaan conform de contractuele afspraken van de raamovereenkomst.
o Per inkoopcategorie1 wordt bekeken aan wie, tot welk bedrag en voor welk type raamovereenkomsten procuratiebevoegdheid wordt verleend op grond van deze bijzondere bepaling. Dit bedrag bedraagt per nadere overeenkomst maximaal €
50.000. Boven dit bedrag geldt de procuratiebevoegdheid zoals die onder 1 is beschreven.
o Bij het plaatsen van bestellingen wordt de procuratiebevoegdheid van de betreffende medewerkers naar de leverancier kenbaar gemaakt door onder de naam van de medewerker toe te voegen ‘gevolmachtigd inkoper’, dan wel via een bepaling in de raamovereenkomst.
• Procuratiehouders zijn bevoegd de aan hen verleende procuratiebevoegdheid aan een ander te verlenen of een ander als procuratiehouder in hun plaats te stellen. Indien hiervan gebruik wordt gemaakt behoeft dit de instemming van Juridische Zaken.
• Met betrekking tot het inkopen van adviesdiensten ten behoeve van de raad van toezicht (hierna: rvt) zijn de voorzitter van rvt en een lid van de rvt gezamenlijk bevoegd namens de AFM een overeenkomst aan te gaan tot een bedrag van de drempelwaarde inzake een EU-aanbesteding.
• De inhoud van deze regeling laat onverlet de bevoegdheid van het bestuur c.q. de gezamenlijk handelende bestuurders van de AFM op grond van de wet en de statuten.
Amsterdam, 15 juni 2021
Stichting Autoriteit Financiële Markten
1 Dit zijn niet de in deze procuratieregeling genoemde categorieën 1 en 2, maar inkoopcategorieën waarvoor een inkoopstrategie wordt bepaald.
Drs. X.X.X. xxx xxx Xxxxx Drs. X.X. xxx Xxxxxxxx MBA voorzitter bestuurder