OVEREENKOMST
OVEREENKOMST
de Staat der Nederlanden, te dezen vertegenwoordigd door de Minister van Justitie en Veiligheid ('de Staat'), en
xx. xxx. Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, advocaat te 's-Gravenhage ('Veldhuis'), overwegende:
- dat aan Veldhuis bij Koninklijk Besluit van 27 juni 2018, op voet van het Koninklijk Besluit van 2 april 1965, Stb. nummer 131, de titel van landsadvocaat is verleend;
- dat de Staat en Veldhuis in dat verband op 29 augustus 2018 een overeenkomst hebben gesloten;
- dat de Staat en Veldhuis (hierna: 'partijen') de met die overeenkomst gemaakte afspraken wensen aan te vullen en daarom met ingang van 1 juni 2022 de navolgende overeenkomst wensen te sluiten,
verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst
1.1. Xxxxxxxx verklaart zich bereid om voor de Staat als advocaat op te treden, zowel in als buiten rechte, adviezen te geven en anderszins diensten te verrichten in alle zaken waarin de Staat hem daarom verzoekt, behoudens de verplichtingen die voor Veldhuis voortvloeien uit het bepaalde bij of krachtens de Advocatenwet.
1.2. Xxxxxxxx is op grond van artikel 11a van de Advocatenwet verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de zaken die hij voor de Staat behandelt.
1.3. Veldhuis verbindt zich in Den Haag kantoor te houden.
Artikel 2 Compliance, databeveiliging en werkomgeving
Veldhuis verbindt zich zijn kantoor zodanig in te richten dat de zaken van de Staat door hem of zijn kantoorgenoten naar behoren kunnen worden behandeld. Daartoe verbindt hij zich in ieder geval ertoe:
a. zijn kantoor zodanig in te richten dat het een governancestructuur hanteert waarin een continu proces van risicoanalyse, beheersing, evaluatie en verbetering van processen, procedures en maatregelen (zgn. PDCA-cyclus) is geborgd. Onderdeel van deze structuur vormen een voldoende onafhankelijk gepositioneerde ‘Risk & Compliance Officer’, ‘Security Officer’, ‘Financial Officer’ en Functionaris voor de Gegevensbescherming als bedoeld in artikel 37 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze functies mogen worden gecombineerd, voor zover er geen sprake is van een tegenstrijdig belang;
b. de vertrouwelijkheid van informatie en data die wordt verwerkt in het kader van de uitoefening van werkzaamheden als bedoeld in deze overeenkomst, te verzekeren in overeenstemming met geldende normen en standaarden voor informatiebeveiliging. Veldhuis draagt er in dat kader zorg voor dat zijn kantoor beschikt over een ISO 27001 en 27002-certificering of gelijkwaardig en dat de systemen periodiek worden onderzocht op kwetsbaarheden. Het is Xxxxxxxx niet toegestaan informatie verkregen of opgesteld in verband met werkzaamheden op grond van onderhavige overeenkomst fysiek op te slaan in een land buiten de Europees Economische Ruimte of op de cloud-oplossingen waarvan de servers in een land buiten de Europees Economische Ruimte staan; en
c. zijn kantoor zodanig in te richten dat het ter bevordering van een veilige werkomgeving beschikt over een functie vertrouwenspersoon, klokkenluidersregeling en klachtenregeling.
Artikel 3. Exclusieve beschikbaarheid voor de Staat
Xxxxxxxx zal geen zaken aannemen of behandelen van, adviezen geven aan of anderszins diensten verrichten voor derden waarbij:
a. een procedure tegen (organen van) de Staat moet worden voorbereid of gevoerd dan wel het voorbereiden of voeren van een dergelijke procedure tot de reële mogelijkheden behoort;
b. in het kader van de behartiging van de belangen van deze derden de belangen van de Staat, van welke aard dan ook, geschaad zouden kunnen worden;
c. het gevaar bestaat dat niet-openbare beleidsmatige of niet-openbare feitelijke informatie die bij de behartiging van zaken van de Staat is verkregen, zou kunnen worden aangewend ten behoeve van deze derden.
Artikel 4. Kennisdeling
4.1 Veldhuis zorgt voor:
a. een helpdeskfunctie waar eenvoudige vragen van de Staat van niet bewerkelijke aard beantwoord kunnen worden. Uitgangspunt is dat deze vragen mondeling worden beantwoord;
b. het regelmatig organiseren van 'Inzicht-bijeenkomsten' en/of andere voorlichtingsbijeenkomsten/workshops over actuele onderwerpen in de relevante praktijkgebieden. Deze bijeenkomsten zijn voor juristen in dienst van de ministeries vrij toegankelijk;
c. het openstellen van het interne opleidingsprogramma voor juristen in dienst van de ministeries. Dit programma is voor hen vrij toegankelijk.
4.2. Voor de werkzaamheden beschreven in artikel 4.1 wordt een vast bedrag per jaar vastgesteld. Voor het jaar 2022 is dat € 64.370,00. Per kwartaal zal een/vierde (1/4) van het op grond van dit artikel 4.2 verschuldigde bedrag in rekening worden gebracht bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Over dit bedrag zijn geen kantoorkosten verschuldigd. Het vaste bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig de wijze als beschreven in artikel 5.4.
Artikel 5. Tarieven en facturering
5.1. De door of namens Xxxxxxxx behandelde zaken, gegeven adviezen of verrichte diensten (niet zijnde werkzaamheden/diensten als bedoeld in artikel 4.1) worden gedeclareerd op grondslag van het aantal bestede uren vermenigvuldigd met de standaarduurtarieven als bedoeld in artikel 5.4, vermeerderd met de gebruikelijke verschotten en btw. Onder de gebruikelijke verschotten vallen eveneens de kantoorkosten ten bedrage van 4,9% van het in rekening gebrachte honorarium. Partijen kunnen voor een specifieke zaak schriftelijk afwijken van het bepaalde in de vorige volzinnen.
5.2. De declaraties als bedoeld in artikel 5.1 worden ingediend bij de minister door of namens wie de opdracht werd verstrekt. Bij elke declaratie wordt een specificatie gegeven met een overzicht van de bestede uren, de vermelding van de aard van de werkzaamheden en de personen die de werkzaamheden hebben verricht.
5.3. De accountant van het kantoor van Xxxxxxxx verklaart in het kader van de controle over een boekjaar dat over dat boekjaar:
a. de urenadministratie deugdelijk was ingericht;
b. het in artikel 5.1 genoemde uitgangspunt is aangehouden.
Aan de Staat wordt een afschrift van de accountantsverklaring verstrekt.
5.4. De voor de Staat gehanteerde tariefgroepen en standaarduurtarieven staan beschreven in een bij deze overeenkomst behorende bijlage genaamd 'Tarieven'.
De standaarduurtarieven worden telkens met ingang van 1 januari, voor het eerst op 1 januari 2023, aangepast overeenkomstig de consumentenprijsindex alle huishoudens over de daaraan voorafgaande periode september-september. Aanpassingen volgens de overeengekomen indexering worden rekenkundig afgerond op één euro. Een breuk uitkomend op € 0,50 of hoger wordt afgerond naar boven. Een breuk uitkomend beneden
€ 0,50 wordt afgerond naar beneden.
Voor het eind van een kalenderjaar wordt aan de Staat een overzicht verstrekt van de geldende standaarduurtarieven per 1 januari daaropvolgend.
5.5. Wijziging van de standaarduurtarieven anders dan door indexering als bedoeld in artikel
5.4 vereist de instemming van partijen.
Artikel 6. Inzet kantoorgenoten
De krachtens artikelen 1, 3 en 5 van deze overeenkomst op Veldhuis rustende verplichtingen gelden onverkort ook voor zijn kantoorgenoten. Veldhuis staat in voor nakoming door hen van deze verplichtingen.
Artikel 7. Aansprakelijkheid
7.1. Xxxxxxxx en zijn kantoorgenoten zijn ter zake van het risico van beroepsaansprakelijkheid adequaat verzekerd.
7.2. Veldhuis zal in het laatste kwartaal van ieder jaar een beknopt dekkingsoverzicht beroepsaansprakelijkheid verstrekken aan de Staat, en zal indien zich in de tussentijd een wijziging voordoet die de dekking betreft, daarvan terstond schriftelijk mededeling doen aan de Staat.
7.3. Iedere aansprakelijkheid voor beroepsfouten van Veldhuis en zijn kantoorgenoten is beperkt tot het bedrag waarop in het desbetreffende geval de gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) aanspraak geeft (geven), te vermeerderen met het bedrag van het eigen risico dat in het desbetreffende geval uit de geldende polisvoorwaarden voortvloeit.
7.4. Indien en voor zover geen uitkering krachtens de in artikel 7.3 genoemde verzekeringen(en) plaatsvindt wegens een aan Veldhuis of zijn kantoorgenoten toe te rekenen uit de wettelijke bepalingen omtrent de verzekeringsovereenkomst of uit deze overeenkomst zelf voortvloeiende nietigheid, verweer of verval, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag waarop in het kader van de verzekering anders aanspraak zou bestaan, te vermeerderen met het bedrag van het eigen risico dat in het desbetreffende geval uit de geldende polisvoorwaarden zou voortvloeien.
7.5 Artikel 7.3 en 7.4 zijn van toepassing voor zover tussen partijen niet anders schriftelijk is overeengekomen.
Artikel 8. Rapportage kosten
Veldhuis levert jaarlijks een overzicht aan van het totaalbedrag dat de Staat in verband met de advocatuurlijke dienstverlening aan zijn kantoor heeft voldaan aan de directeur Wetgeving en Juridische Zaken van het ministerie van Justitie en Veiligheid (hierna te noemen: zijn contactpersoon bij de Staat). Het overzicht zal een uitsplitsing bevatten van de kosten per ministerie. De Staat spant zich ervoor in Veldhuis binnen drie weken te laten weten of hij zich met het verstrekte overzicht kan verenigen. Partijen streven ernaar jaarlijks het overzicht te publiceren op Xxxxxxxxxxxxx.xx en op de website van het kantoor van Veldhuis.
Artikel 9. Veiligheidsonderzoek
9.1. Veldhuis zal er alle medewerking aan verlenen om in het bezit te zijn van een verklaring van geen bezwaar in de zin van de Wet veiligheidsonderzoeken en zal zich ervoor inspannen dat zijn plaatsvervanger(s) hieraan meewerken. Daartoe worden deze functies aangewezen als vertrouwensfuncties op grond van artikel 3 van de Wet veiligheidsonderzoeken.
9.2. De Staat kan met het oog op een specifieke zaak of categorie zaken verlangen dat ten aanzien van een of meer andere advocaten een veiligheidsonderzoek plaatsvindt. Veldhuis spant zich ervoor in dat een dergelijk onderzoek kan plaatsvinden.
Artikel 10. Melding bijzondere omstandigheden
Xxxxxxxx zorgt ervoor dat zijn contactpersoon bij de Staat onverwijld melding ontvangt van omstandigheden die uitvoering van deze overeenkomst of de continuïteit van de bedrijfsvoering van het kantoor van Veldhuis in gevaar zouden kunnen brengen of die de Staat zouden kunnen raken.
Artikel 11. Overleg
11.1. Partijen voeren ieder half jaar bestuurlijk overleg, waarbij van de zijde van het kantoor van Xxxxxxxx in ieder geval aanwezig zijn de Landsadvocaat en/of de plaatsvervangend Landsadvocaat, de voorzitter van het Bestuur en, voor zover van toepassing, de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
11.2. Partijen bepalen gezamenlijk de agenda voor het overleg als bedoeld in lid 1, waarbij in ieder geval wordt geagendeerd:
a. de uitkomsten van eventuele audits en onderzoeken in verband met deze overeenkomst (het bepaalde in artikel 2);
b. eventuele dilemma’s die zich hebben voorgedaan in de uitvoering van opdrachten of bij cliënt- en zaakacceptatie;
x. xxxxxx ten aanzien van uit te voeren (externe) audits.
Artikel 12. Rapportage en audits
12.1 Veldhuis rapporteert op verzoek van de Staat over de nakoming van de op grond van onderhavige overeenkomst op hem rustende verplichtingen, tenzij en voor zover dit redelijkerwijs niet van hem kan worden verlangd.
12.2 In aanvulling op audits die periodiek in opdracht van het kantoor van Veldhuis worden uitgevoerd, kan de Staat Veldhuis met het oog op de naleving van de op grond van onderhavige overeenkomst op hem rustende verplichtingen verzoeken een audit uit te (laten) voeren op (onderdelen van) de bedrijfsvoering van het kantoor van Veldhuis als concrete omstandigheden daartoe aanleiding geven. Veldhuis verleent alle medewerking aan bedoelde audit, tenzij en voor zover dit redelijkerwijs niet van hem kan worden verlangd, bijvoorbeeld vanwege op hem of zijn kantoorgenoten rustende geheimhoudingsplicht.
12.3 Veldhuis of zijn kantoor draagt de kosten van uitgevoerde audits en verstrekte rapportages. De Staat zal evenwel de kosten van door Veldhuis ingeschakelde derden gemoeid met de audits als bedoeld in artikel 12.2 aan Veldhuis of zijn kantoor vergoeden.
12.4 De Staat is steeds bevoegd om naar aanleiding van op grond van dit artikel verkregen informatie maatregelen voor te stellen. Partijen treden daarover vervolgens in overleg.
12.5 De Staat zal vertrouwelijk met de op grond van artikel 11 en 12 verkregen informatie omgaan. Hij zal deze informatie niet met derden delen of openbaar maken, tenzij na overleg en indien met de openbaarmaking de belangen van het kantoor van Veldhuis niet onevenredig worden geschaad.
Artikel 13. Duur en wijziging van de overeenkomst
13.1. Deze overeenkomst treedt met ingang van 1 juni 2022 in werking en kan door ieder van partijen met inachtneming van een opzegtermijn van twaalf maanden worden beëindigd.
13.2. Deze overeenkomst eindigt van rechtswege xxxxx Xxxxxxxx niet meer de advocatuur in Den Haag uitoefent.
13.3. De Staat is voorts bevoegd de overeenkomst met inachtneming van een termijn van één maand op te zeggen, nadat Xxxxxxxx de wettelijke pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt, of door ziekte of anderszins niet meer in staat is de verplichtingen die voor hem uit deze overeenkomst voortvloeien, naar behoren te vervullen.
13.4. In geval van beëindiging van de overeenkomst voor 31 december van een lopend kalenderjaar, zal van het in artikel 4.2 bedoelde bedrag dat deel verschuldigd zijn dat evenredig is met het deel van het kalenderjaar dat bij het einde van deze overeenkomst is verstreken.
13.5. Wijzigingen en aanvullingen van deze overeenkomst dienen schriftelijk te worden vastgelegd tussen partijen.
13.6. Deze overeenkomst vervangt de overeenkomst tussen de Staat en Veldhuis van 29 augustus 2018.
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend in Den Haag:
Op 2022: Op 2022:
de Staat der Nederlanden R.W. Veldhuis
Voor deze: Minister van Justitie en Veiligheid
Bijlage bij deze overeenkomst: standaarduurtarieven voor 2022