Programma van Eisen

Programma van Xxxxx

Aanbesteding Vergunningen en Handhaving applicatie Gemeente Etten-Leur

Kenmerk : SIW/EL/VA/VH/2008/01 Datum : 29 januari 0000

Xxxxxxxx Xxxxx-Xxxx Inkoopbureau West-Brabant

Inhoud:

1 Inleiding

1.1 Doel van de aanbesteding

1.2 Gemeente Etten-Leur

1.3 Omvang van de opdracht

2 Beschrijving van de dienstverlening

2.1 Huidige situatie

2.2 Gewenste situatie

2.3 Programma van Eisen en Wensen

2.4 Continuïteit dienstverlening en Escrow overeenkomst

2.5 Opleidingen

2.6 Plan van aanpak

2.7 Support/Onderhoud/storingen

2.8 Evaluatie

2.9 Prijsaanbieding

3 Contractuele voorwaarde voor de opdracht

3.1 Leveringstermijn

3.2 Prestatieregeling

3.3 Garantie

3.4 Service

3.5 Contractvorm en prijswijzigingen

3.6 Inkoopvoorwaarden

3.7 Overeenstemmend

3.8 Onvolkomenheden

3.9 Instemming

3.10 Vormbeantwoording

4 Aanbestedingsprocedure

4.1. Aanbestedingsprocedure

4.2. Aanbieding van de inschrijving

4.3. Nota van inlichtingen

4.4. Beoordelingsprocedure inschrijvingen

4.5. Overige aspecten en aanzien van de gunningsprocedure

Bijlagen:

1 Verklaring inschrijvingsvereisten

2 Verklaring referenties

3 Lijst van Xxxxx / wensen / Toelichting

4 ICT Infrastructuur

5 Algemene Voorwaarde Inkoop gemeente Etten-Leur, versie 27 november 2007

1 Inleiding

1.1 Doel van de aanbesteding:

Door middel van dit bestek vraagt de gemeente Etten-Leur aanbieders om een

aanbieding uit te brengen voor het leveren en implementeren van een integraal informatiesys- teem voor vergunningen en handhaving, met als uiteindelijk doel de dienstverlening naar inwo- ners en bedrijven op een efficiënte manier uit te voeren.

Dit systeem zal in hoofdzaak worden gebruikt door medewerkers van de afdeling Vergunning en Handhaving, maar ook worden geraadpleegd door Publiek- en Wijkszaken en Financiën.

Indien gewenst kunnen wij de bijlagen van het bestek digitaal aanleveren.

Hiervoor kan de aanbieder een verzoek indienen per e-mail bij de heer P.F.C. Koster van het Inkoopbureau Xxxx-Xxxxxxx, x-mail: xxxxxxx@xxxxx-Xxxx.xx.

1.2 Gemeente Etten-Leur

Etten-Leur is een groeiende gemeente midden in het West-Brabantse land met meer dan

40.000 inwoners die letterlijk en figuurlijk aan de weg timmert. Na de realisatie van ons nieuwe stadshart met woon-, winkel- en horecacentrum en ondergrondse parkeergarage, werken we elke dag aan de toekomstontwikkeling van onze gemeente.

Onze organisatie is ook sterk in ontwikkeling. We werken aan een bedrijfscultuur waarbij de klant centraal staat en waar efficiënt, bedrijfs- en projectmatig wordt gewerkt.

Voor nadere informatie over de gemeente Etten-Leur verwijzen wij de aanbieder naar de inter- netsite: xxx.xxxxx-xxxx.xx

1.3 Omvang van de opdracht

De volgende onderdelen maken deel uit van de opdracht:

- Licenties voor het gebruik van de applicatie en de ondersteunende programmatuur Een contract voor helpdeskondersteuning en onderhoud van de applicatie

- Implementatiediensten bestaande uit installatie- en inrichtingswerkzaamheden, projectmanagement en werkplekondersteuning

- Een voorstel voor opleidingen voor applicatiebeheer ( 1 persoon ) en gebruik ( 35 personen )

- Een concept plan van aanpak met daarin een planningsvoorstel voor de implementatie van de applicatie ( gerekend vanaf opdrachtdatum 15 maart 2008 ) dient in de offerte te worden opgenomen

Optioneel:

De gemeente Etten-Leur wil de implementatie van een nieuw vergunningen en handhaving ap- plicatie aangrijpen om de bestaande werkprocessen te herijken. Hiervoor is extra kennis en capaciteit nodig. De aanbieder wordt verzocht een bijdrage te leveren in de persoon van een consultant ( en eventueel administratieve ondersteuning voor het beschrijven van de nieuwe processen ) die samen met de interne projectgroep de huidige werkprocessen analyseert en voorstellen doet voor aanpassing.

2 Beschrijving van de dienstverlening

2.1 Huidige situatie

Vergunningen

Met uitzondering van de bouwvergunningen (Centric Gisvg-AVR) is er voor de andere vergun- ningen op de afdeling geen applicatie in gebruik die het proces van vergunningverlening vanaf de ontvangst van een aanvraag tot en met het verzenden van de vergunningen ondersteund. Andere vergunningen op de afdeling zoals milieuvergunningen, evenementenvergunningen, gebruiksvergunningen, vrijstellingen, (parkeer)ontheffingen etc. worden op verschillende manie- ren – veelal in Word of Excel – geregistreerd. Termijnbewaking vindt voor die onderdelen handmatig plaats. Ook ontbreekt er een brievenmodule. Alle correspondentie en leges worden per aanvraag afzonderlijk in Word geredigeerd. De dagpostlijsten uit het DIS-systeem ( Docman van Circle ) wordt gehanteerd om de werkvoorraad in beeld te krijgen. Hoewel deze verschil- lende lijsten in meer of mindere mate inzicht verschaffen in de bedrijfsvoering is het adequaat beheersen van de werkvoorraad en het sturen daarop zeer omslachtig dan wel onmogelijk. Dit geldt voor zowel de medewerkers zelf als voor de leidinggevende. Bovendien zijn de procedu- res die zich na vergunningverlening voordoen (bezwaar en beroep) niet of nauwelijks in beeld.

Toezicht en handhaving

Ook voor het onderdeel handhaving geldt dat er geen sprake is van één integraal pakket. Toe- zichthouders ontlenen hun informatie uit verschillende applicaties (Gisvg-AVR en MPM, beide van Centric). Die informatie wordt vervolgens in Excel en Word bijgehouden. Ten aanzien van het onderdeel handhaving is er geen applicatie die het gehele proces omvat. Ook hiervoor geldt bijvoorbeeld dat een brievenmodule ontbreekt. De monitoring, verslaglegging en aansturing vinden plaats aan de hand van een verzameling van de verschillende (deel)bestanden. Klach- ten en meldingen worden geregistreerd en administratief afgehandeld het KSM-systeem van Real Software.

Samenhang vergunning en handhaving

Het vergunning- en handhavingproces is - hoewel in persoon grotendeels gescheiden - in feite één proces dat vloeiend moet worden doorlopen. Op dit moment wordt er veelal via overleggen of overzichten gestreefd naar de nodige afstemming. Een nieuw aan te schaffen applicatie moet de medewerkers direct over en weer informatie verschaffen voor zowel de vergunning- als de handhavingsituatie van alle beleidsterreinen.

2.2 Gewenste situatie

Op het gebied van vergunningverlening en handhaving moet de implementatie van de Xxxxxx- circel ( Plan-Do-Check-Act ) volledig zijn beslag krijgen. De vergunningverlening- en handha- vingsprocessen lenen zich daar bij uitstek voor. Om dat goed te kunnen realiseren is het nodig om te beschikken over een goede informatievoorziening. Uiteraard rekening houdend met ont- wikkelingen van de omgevingsvergunning en digitale dienstverlening.

Een nieuwe applicatie moet het gehele proces (vergunningverlening en handhaving van alle beleidsterreinen, milieu, bouwregelgeving, apv etc.) kunnen ondersteunen, inclusief procesbe- waking. Het proces van een aanvraag om een vergunning moet, vergelijkbaar met het via het internet boeken van een reis, vrijwel volledig digitaal kunnen verlopen. Dit betekent ook dat de documenten in een digitaal archief moeten worden opgeslagen.

In het bijgaand programma van eisen en wensen zal expliciet aandacht gegeven worden aan de afstemming met processen van andere afdelingen, zoals Publiek- en Wijkzaken, Financiën. De applicatie zal bovendien aan moeten sluiten op de Basisregistratie Adressen en Gebouwen.

De applicatie moet gebruik kunnen maken van de gegevens die in andere informatiesystemen zijn opgeslagen (overige basisregistraties, KSM, gemeenteviewer, Decade etc.) en aansluiten op de kantoorautomatisering.

De gemeente Etten-Leur heeft voor uitbreiding van het huidige digitaal loket het voornemen uitgesproken midoffice en klantcontactcenter functionaliteit af te nemen via GovUnited.

Uitgangspunt voor de architectuur is het referentiemodel Egem

Vanuit het perspectief van dit model wordt de nieuwe applicatie vergunningen en handhaving gezien als een backoffice applicatie die de expertafdeling Vergunning en Handhaving onder- steund in haar dagelijkse bedrijfsvoering. Een digitale aanvraag zal na registratie in het zaken- magazijn dmv webservices worden “ingeschoten” in de nieuwe applicatie. Statusinformatie over de aanvraag zal worden uitgewisseld met het zakenmagazijn.

De eenvoudige en eenduidige vergunningaanvragen ( bv kapvergunning, parkeervergunning ) zullen op termijn volledig digitaal in de midoffice worden afgehandeld.

Uiteraard is de ontwikkeling van de omgevingsvergunning van invloed op de functionele eisen aan de applicatie. Van de aanbieder wordt verwacht aan te geven in hoeverre de applicatie al aan de nu bekende eisen van omgevingsvergunning voldoet, dan wel op welke wijze dit gerea- liseerd gaat worden.

2.3 Programma van Eisen en Wensen

Ten behoeve van de beoordeling van de verschillende aanbiedingen worden ten aanzien

van de gunningscriteria eisen en wensen weergegeven in bijlage 3. Ook is er door opdrachtge- ver aangegeven of er een toelichting is vereist. De aanbieder wordt gevraagd deze bijlage te voorzien van antwoorden.

Eisen en wensen worden als volgt onderscheiden;

- Eis : aan een eis moet worden voldaan. Het niet voldoen aan een Eis kan betekenen uitsluiting van verdere deelname. De dienstverlener wordt dan ook gevraagd zorgvuldig na te gaan of zijn/haar aanbieding aan de minimum eisen voldoet door dit aan te geven met ja of nee.

- Wens: met een wens wordt beoogd de aanbieding af te kunnen zetten tegen concurrerende aanbiedingen. Hiervoor worden vragen gesteld die beantwoord kunnen worden met ja of nee.

- Toelichting: Dit zijn de onderdelen waar opdrachtgever een uitgebreide toelichting vraagt. De antwoorden hierop worden door een beoordelingscommissie beoordeeld. Indien de aanbieder de vraag niet of met nee beantwoordt, wordt in de beoordeling la- ger gescoord. Ook indien u een vraag met ja beantwoordt zal het antwoord en uw eventuele toelichting worden afgezet tegen concurrerende aanbiedingen.

2.4 Continuïteit dienstverlening en Escrow overeenkomst

De gemeente Etten-Leur dient aanspraak te kunnen maken op de leverancier van de applicatie voor vergunningen en handhaving waar het gaat om updates en onderhoud en voor de be- trouwbaarheid en continuïteit van de applicatie i.v.m. de totale directe dienstverlening. Dit wordt opgenomen in het onderhoudscontract.

Het onderhoudscontract dient uitgebreid te kunnen worden met deelname in een Escrow over- eenkomst waarbij verplicht wordt alle broncode, technische documentatie, etc. bij Escrow Euro-

pe te deponeren zodat te allen tijde bij onvoorziene omstandigheden met het gedeponeerde materiaal onderhoud op de installatie van de applicatie kan worden uitgevoerd.

2.5 Opleidingen

De opdrachtnemer dient in de aanbieding te beschrijven welke opleidingen er nodig zijn om tot een optimaal gebruik van het systeem te komen. Hierbij dient duidelijk te worden aangegeven welke instructies op welk werkniveau noodzakelijk zijn zoals:

- operationeel gebruik ten behoeve van eindgebruikers

- inrichten en beheer van de applicatie

- genereren van managementinformatie door gegevensbeheerders.

Ook wordt er per niveau gevraagd hoeveel tijd dit kost per gebruiker en dienen de mogelijkhe- den inzichtelijk te worden gemaakt v.w.b. de opleidingsmogelijkheden van toekomstige gebrui- kers c.q. terugkomdagen om kennis wanneer nodig op te kunnen frissen.

De mogelijke kosten voor opleidingen dienen in uw aanbieding volledig gespecificeerd te wor- den uitgewerkt. Deze worden meegenomen in het gunningscriterium “prijs”. De planning van opleidingen en instructies wordt volledig afgestemd op de planning van diverse andere activitei- ten bij de opdrachtgever, specifiek wat betreft die van de medewerkers van de afdeling Vergun- ning en Handhaving.

2.6 Plan van aanpak

Alle benodigde werkzaamheden om te komen tot een volledig gebruiksklare totaaloplossing, berusten volledig bij de opdrachtnemer. (Zie ook Hfdst 1.3, “omvang van de opdracht”) Dit bete- kent dat alle mogelijke onderdelen, waaronder o.a. levering, installatie, inrichting van de appli- catie volledig door de opdrachtnemer worden verzorgd.

U dient in de aanbieding in een plan van aanpak te omschrijven hoe bovenstaande werkzaam- heden tot uiting komen. Verder dient er in een omschrijving van onderstaande onderdelen te worden weergegeven:

- een gedetailleerde beschrijving wat de benodigde activiteiten zijn;

- inzicht te geven hoe de tijdsbesteding per activiteit voor zowel opdrachtnemer als op- drachtgever er uit ziet. Hierin dient de aanbieder een acceptatietest op te nemen, wel- ke beoordeeld zal worden aan de hand van de Eisen, Wensen en Toelichtingen lijst, bijlage 3;

- een omschrijving van de planning en doorlooptijd, met als uitgangspunt een gehele goedgekeurde werkbare oplevering van de dienst op 1 december 2008.

2.7 Support/Onderhoud/storingen

Voor de support van het gebruik van de beschreven dienstverlening dient u te voorzien in een telefonische helpdesk waar de opdrachtgever tegen het normale tarief voor het telefoonverkeer support kan vragen, zonder extra aanvullende kosten voor de verleende support.

U dient een voorstel te doen voor het onderhoud van de aangeboden beschreven dienstverle- ning voor de periode van tenminste 5 jaren.

U dient inzichtelijk te maken welke onderdelen het onderhoud incl. de mogelijke storingen om- vatten, op een dusdanige wijze dat er achteraf geen discussie kan ontstaan over wie, waarvoor verantwoordelijk is.

Indien er langer dan 3 jaren onderhoud gegarandeerd wordt, dan dient dit expliciet aangegeven te worden met termijnstelling.

2.8 Evaluatie

Na een tussen opdrachtgever en -nemer overeen te komen periode (bijv. drie maanden) dient verplicht en op kosten van de opdrachtnemer, een evaluatie van installatie en gebruik van de applicatie voor vergunningen en handhaving te worden uitgevoerd. Tijdens deze evaluatie dient in ieder geval aan de orde te komen:

- de managementrapportage;

- de storingsrapportage;

- het serviceniveau;

- actiepunten;

- optimalisatie systeem en eventuele aanpassing aan actuele behoefte.

- afspraken maken over hoe en wanneer de bevindingen uit de evaluatie een vervolg zullen krijgen.

2.9 Prijsaanbieding

De prijsaanbieding dient volledig modulair per individuele module opgebouwd te worden.

Om een objectief en eerlijk vergelijk van de ontvangen aanbiedingen te kunnen maken, dient u in uw aanbieding de totale kosten per ieder verschillend onderdeel te specificeren in de volgen- de 3 groepen, te weten: levering, installatie en mogelijke onderhoudskosten voor 5 jaar.

Hierin zijn alle mogelijke kosten verwerkt, die voortkomen uit het gevraagde, zoals omschreven in het Programma van eisen en wensen. Hierin dient een optioneel uurtarief opgenomen te worden van een consultant (zie Hfdst. 1.3 “omvang van de opdracht”)

Over het geheel van de aanbieding dient door de inschrijver bij inschrijving een projectkorting te worden vastgelegd. Deze kortingen dienen te worden verrekend op iedere factuur aangaande de uitvoering en levering van deze opdracht.

De door de inschrijver aangeboden oplossing dient in de offerte volledig te worden gedocumen- teerd op zowel technische, operationele als commerciële aspecten.

3 Contractuele voorwaarde voor de opdracht

3.1 Leveringstermijn

Gezien de geplande en voorziene datum van het praktijkgebruik, benodigde inricht- en testperi- ode dient de gehele levering van het systeem uiterlijk 1 december 2008 geheel werkend en goedgekeurd door opdrachtgever, te worden opgeleverd.

3.2 Prestatieregeling Levering

Indien de afgesproken leverdatum en -tijd niet nagekomen wordt dan is de opdrachtnemer in

xxxxxxx, in welk geval hij aan de opdrachtgever een direct opeisbare boete van 0,1% van de prijs van de desbetreffende zaken verbeurd, met een minimum van 100 euro per geval, ver- meerderd met de omzetbelasting.

Voor elke dag dat het verzuim voortduurt tot een maximum van 10 % onverminderd het recht van de opdrachtgever nakoming te eisen respectievelijk de overeenkomst door de burgerlijke rechter c.q. door een schriftelijke verklaring te ontbinden en de verplichtingen van de leveran- cier om te zetten in een vervangende schadevergoeding ingeval de tekortkoming van de leve- rancier dat rechtvaardigt.

Garantie

Indien de afgesproken responstijden niet nagekomen worden dan is de opdrachtgever in ver- zuim, in welk geval hij aan de opdrachtnemer een direct opeisbare boete van 0,1% van de prijs van de desbetreffende zaken verbeurt, vermeerderd met de omzetbelasting, voor elke dag dat het verzuim voortduurt tot een maximum van 10 % onverminderd het recht van de opdrachtge- ver nakoming te eisen respectievelijk de overeenkomst door de burgerlijke rechter c.q. door een schriftelijke verklaring te ontbinden en de verplichtingen van de leverancier om te zetten in een vervangende schadevergoeding ingeval de tekortkoming van de leverancier dat rechtvaardigt.

3.3 Garantie

Op de levering is een periode van 36 maanden volledige garantie van toepassing. Mogelijke updates die nodig zijn voor het volledig uitvoeren van de dienstverlening, dienen voor deze pe- riode te worden gegarandeerd.

De garantie dient naast de geleverde producten ook de installatiewerkzaamheden te omvatten. In de aanbieding dient een beschrijving van de garantie te zijn opgenomen inclusief de respons- tijden bij gebleken storingen en/of mankementen. Indien de garantieperiode kan worden ver- lengd dient hiervan de periode(n) en bijkomende kosten in de aanbieding te worden opgeno- men.

3.4 Service

Service op verzoek van de opdrachtgever dient uitgevoerd te worden binnen 8 uur na service- aanvraag.

Indien de inschrijver aanvullende alternatieve servicenormen kan aanbieden, kunnen deze in de aanbieding worden opgenomen inclusief de mogelijk bijbehorende kostenopgaaf.

3.5 Contractvorm en prijswijzigingen

Eventuele naleveringen worden door de gemeente gekocht onder dezelfde condities van dit Programma van Eisen.

De prijzen zijn vast gedurende 3 jaar. Na deze periode kunnen de prijzen van de nog mogelijke leveringen en diensten geïndexeerd worden met het CBS-indexcijfer alle huishoudens, te star- ten op 1 januari 2011.

Inhaalslagen voor niet toegepaste prijsaanpassingen/aanvullingen zijn niet mogelijk.

De opdrachtgever behoudt het recht de overeenkomst gedurende de looptijd te ontbinden, wanneer de inschrijver wordt overgenomen door een andere marktpartij.

3.6 Inkoopvoorwaarden

Op de aanbesteding en opdracht zijn de bijgevoegde Algemene Voorwaarde Inkoop gemeente Etten-Leur, versie 27-11-2007 van toepassing. Deze zijn te vinden in bijlage 5 bij dit PVE. Eventuele verkoop- en/of leveringsvoorwaarden van de aanbieder worden nadrukkelijk buiten toepassing verklaard.

3.7 Overeenstemmend

Indien onverhoopt merken, normeringen, programma’s, octrooien of typen, of een bepaalde oorsprong of productie zijn aangeduid in dit bestek, dient de aanbieder deze te lezen met de toevoeging “of daarmee overeenstemmend”.

3.8 Onvolkomenheden

Indien de aanbieder onvolkomenheden of tegenstrijdigheden ontdekt in dit bestek dan dient de gemeente Etten-Leur hiervan schriftelijk op de hoogte te worden gesteld. Als blijkt dat naderhand dit document onvolkomenheden bevat en deze niet door de aanbieder

zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de aanbieder.

3.9 Instemming

Het indienen van een aanbieding houdt in dat met de bepalingen van deze aanbestedingspro- cedure wordt ingestemd. Het in behandeling nemen van het bestek door de gemeente Etten- Leur houdt in dat de aanbieder instemt met alle bovenstaande voorwaarden voor deze aanbe- stedingsprocedure. Door het accepteren van een eventuele opdracht verplicht de aanbieder zich om aan de in dit bestek gevraagde functionaliteiten en daarbij minimaal aan de gestelde specificaties te voldoen. Er zal altijd sprake zijn van een resultaatsverplichting bij de aanbieder om de gevraagde functionaliteit te realiseren.

3.10 Vormbeantwoording

In de aanbieding dienen de in het bestek gestelde vragen duidelijk en ondubbelzinnig

te worden beantwoord. Daarbij dient in de aanbieding de volgorde en nummering van dit bestek te worden aangehouden.

4.1 Aanbestedingsprocedure

Keuze aanbestedingsprocedure

Op grond van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gekozen voor een meervoudige onder- handse aanbesteding.

Varianten en alternatieven

Het in dit programma van eisen beschreven systeem bevat de minimale eisen die de opdracht- gever aan het systeem stelt.

Indien u naast de beschreven minimale eisen alternatieven, welke concreet tot verdere optima- lisering van de beschreven oplossing leiden, kunt aanbieden dienen deze op ieder afwijkend punt te worden beschreven met bijbehorende voordelen en financiële gevolgen.

Communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure

De opdrachtgever laat de contacten met de inschrijvers verlopen via een vaste contactpersoon van de inschrijver en een vervanger daarvan. Beiden dienen volledig beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn namens inschrijver op te kunnen optreden. De namen, adressen en telefoonnummers van deze personen dienen in de inschrijving vermeld te worden.

Overige voorwaarden aanbestedingsprocedure

De aanbesteding vindt plaats onder de volgende condities:

1. Aan de inschrijving en de eventuele onderhandelingen zijn voor de opdrachtgever geen kosten verbonden.

2. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend.

3. Deze inschrijving is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig wor- den uitgelegd.

4. Alle informatie moet vertrouwelijk worden behandeld.

De gemeente Etten-Leur houdt zich het recht voor om de gehele aanbestedingsprocedure tijde- lijk of definitief te stoppen. In zo’n geval is de gemeente derhalve niet gebonden tot het aangaan van een contract of tot het vergoeden van kosten van inschrijvers van enigerlei aard.

Onderaanneming

Inschrijvers kunnen geen gebruik maken van onderaannemers.

4.2. Aanbieding van de inschrijving

Sluiting Indiening inschrijvingen

De inschrijvingen dienen uiterlijk op 20 februari2008 om 10.00 uur op het stadskantoor van de gemeente Etten-Leur aanwezig te zijn. Alle inschrijvers krijgen een schriftelijke ontvangstbeves- tiging met vermelding van datum en tijdstip van ontvangst plus een specificatie van hetgeen is ontvangen. De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanwezig zijn van de inschrij- ving.

Tevens dient de inschrijving digitaal te worden ingediend op; xxxxxxx@xxxxx-xxxx.xx De papieren versie is voor de beoordeling leidend.

De inschrijving dient als volgt geadresseerd te zijn:

Gemeente Etten-Leur VERTROUWELIJK

Aanbesteding Vergunningenapplicatie. T.a.v.: de heer P. F. C. Koster Postbus 10.100

4870 GA Etten-Leur

Opening van de aanbiedingen

De opening en beoordeling van de inschrijvingen vindt in beslotenheid plaats.

4.3. Nota van inlichtingen

Indiening vragen

De opdrachtgever biedt de inschrijvers de mogelijkheid vragen te stellen. Vragen kunnen, uit- sluitend schriftelijk ingediend worden tot uiterlijk 11 februari 2008, tot 10.00 uur via het faxnum- mer 000-000 00 00 of via emailadres: xxxxxxx@Xxxxx-Xxxx.xx, onder vermelding van “Vergun- ningenapplicaties Gemeente Etten-Leur”.

Nota van inlichtingen

De antwoorden op alle gestelde vragen worden op schrift gesteld in een nota van inlichtingen. De nota van inlichtingen wordt op uiterlijk 14 februari 2008 aan alle bestekhouders per post en per e-mail verstuurd, op een zodanige wijze dat iedere inschrijver over dezelfde informatie kan beschikken.

4.4. Beoordelingsprocedure inschrijvingen

Stap 1: Beoordeling voorwaarden inschrijvingsprocedure en compleetheid inschrijving

De eerste stap in de beoordelingsprocedure is de toetsing of de inschrijvingen voldoen aan de voorwaarden met betrekking tot de inschrijvingsprocedure en de compleetheid van de inschrij- ving.

De inschrijving dient aan alle onderstaande voorwaarden te voldoen:

1 De inschrijving moet tijdig, in drievoud (1 origineel en 2 kopieën) in één of meer- dere gesloten enveloppen worden ingediend.

2 De inschrijving moet rechtsgeldig ondertekend zijn.

3 De inschrijving moet uitsluitend schriftelijk en per post of persoonlijk ingediend worden. Uitgesloten worden inschrijvingen per telex, telefax of e-mail, alsmede met strafport bezwaarde inzendingen.

4 De inschrijving heeft betrekking op de gehele dienstverlening.

5 De inschrijvingen dienen in de Nederlandse taal te zijn geschreven.

6 De inschrijving moet een gestanddoeningstermijn hebben van tenminste 4 maanden.

7 Alle pagina’s van de inschrijving en de bijlagen dienen te zijn voorzien van de naam en/of logo en/of ander onderscheidend kenmerk van de inschrijver.

De ingediende aanbieding wordt eigendom van de gemeente Etten-Leur.

De inschrijving moet alle onderstaande onderdelen bevatten:

1 Alle gevraagde bewijsstukken inzake de in paragraaf 4.4 stap 2 gevraagde se- lectiecriteria.

2 Een volledig ingevuld programma van eisen en wensen zoals aangegeven in bij- lage 3

3 Prijsopgave (zie 2.9)

4 Een voorstel voor opleidingen (zie 1.3 en 2.5)

5 Een plan van aanpak (zie 1.3 en 2.6)

6 Een omschrijving hoe en op welke wijze de applicatie succesvol geimplemen- teerd gaat worden met inachtname van Xxxxx. 2.2

Het niet of niet volledig voldoen aan één van de bovenstaande voorwaarden met betrekking tot de inschrijvingsprocedure en de compleetheid van de inschrijving kan leiden tot directe uitslui- ting in de verdere beoordelingsprocedure.

Stap 2: Beoordeling selectiecriteria inschrijvers

De tweede stap in de beoordelingsprocedure is de beoordeling van de inschrijver aan de hand van de gestelde selectiecriteria. De inschrijver dient op het moment van inschrijving aan de on- derstaande selectiecriteria te voldoen. Het niet of niet volledig voldoen aan één van de vermel- de selectiecriteria kan leiden tot directe uitsluiting in de verdere beoordelingsprocedure.

1 De inschrijver bevindt zich vanaf het moment van inschrijving en op het moment van het aangaan van de raamovereenkomst, niet in één van de onderstaande si- tuaties, zodanig dat:

- hij in staat van faillissement vereffening, akkoord of surséance van beta- ling verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een ande- re soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkaardige nationaal- rechtelijke procedure;

- zijn faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffe- ning of akkoord of surséance van betaling dan wel een andere soortgelij- ke nationaalrechtelijke procedure aanhangig is gemaakt;

- hij bij een rechtelijke beslissing die kracht van gewijsde heeft veroordeeld is geweest voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt;

- hij in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan;

- hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdrage raamovereenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;

- hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen raamovereenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd.

De inschrijver dient aan te tonen dat hij zich in geen van de bovenstaande situa- ties bevindt door de in bijlage1 bijgevoegde verklaring inschrijvingsvereisten rechtsgeldig en naar waarheid te ondertekenen en bij de inschrijving bij te voe- gen.

2 De inschrijver moet volgens de eisen die gelden in het land waar hij is gevestigd ingeschreven zijn in het beroepenregister of handelsregister en dient dit aan te tonen door een recent uittreksel uit het handelsregister bij de Kamer van Koop- handel of gelijkwaardig bij de inschrijving te voegen. Het uittreksel mag niet eer- der gedateerd zijn dan 6 maanden voor de aanbestedingsdatum.

3 De inschrijvers dienen hun technische vakbekwaamheid t.a.v. overheidsadvise- ring aan te tonen door minimaal drie referenties te overleggen, die naar aard en

omvang gelijk zijn aan de uit te voeren dienstverlening, dan wel het gedeelte daarvan. Voor het opgeven van referenties dient gebruik gemaakt te worden van de verklaring referenties in bijlage 2. Deze dient rechtsgeldig ondertekend en naar waarheid ingevuld bij de inschrijving bijgevoegd te worden. De opdrachtge- ver behoudt zich het recht voor informatie in te winnen bij de opgegeven referen- ties.

Op aanvraag van de opdrachtgever dient de opdrachtnemer onverwijld nadere bewijsstukken te kunnen overleggen, welke niet eerder gedateerd zijn dan 6 maanden voor de aanbestedingsda- tum.

Stap 3: Beoordeling gunningscriteria inschrijvingen

De derde stap in de beoordelingsprocedure is de inhoudelijke beoordeling van de inschrijvin- gen. Een inschrijving moet minimaal voldoen aan alle in dit bestek gestelde inhoudelijke (mini- mum) eisen ten aanzien van de dienstverlening. De inschrijvingen worden beoordeeld op basis van het gunningscriterium “economisch meest voordelige aanbieding” Hierbij worden, in volgor- de van belangrijkheid, de volgende beoordelingscriteria gehanteerd:

Nr.	Gunningscriterium	Weegfactor (in percentages)
1	Prijsstelling, op basis van TCO voor 5 jaar	50
2	De mate waarin de aanbieder zich conformeert aan de eisen en beantwoording van de wensen in bijlage 3	30
3	Een omschrijving hoe en op welke wijze de applicatie succesvol geimplementeerd gaat worden met inacht- name van Xxxxx. 2.2	10
4	Plan van aanpak (zie werkzaamheden Hfdst. 2.6)	10
	Totaal	100

Stap 4: Demonstratie van de oplossing

Met de uitslag van de scores uit stap 3 zullen de twee aanbieders met de hoogste score ge- vraagd worden een demonstratie te verzorgen van de aangeboden oplossing.

De opdrachtgever zal middels deze demonstratie beoordelen of de aanbieder zich geheel con- formeert aan de eisen en beantwoording van de wensen in bijlage 3

Na het beoordelen van de demonstratie, zal opdrachtgever de definitieve keuze maken zoals verwoord in stap 3.

4.5. Overige aspecten en aanzien van de gunningsprocedure

Voorbehoud gunning

De gemeente Etten-Leur behoudt zich het recht voor om het aanbestedingstraject geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. In een dergelijke situatie heeft de aanbieder

geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Aanbesteding vindt nadrukkelijk plaats onder het voorbehoud van positieve besluitvorming door het bevoegde bestuursorgaan. Door het indienen van een aanbieding verklaart de aanbieder zich akkoord met deze voorwaarde.

Xxxxxxxxxxxxxxxx onder opschortende voorwaarde

Nadat de formele beslissing is genomen aan welke aanbieder de opdracht wordt gegund, wordt daarmee een raamovereenkomst gesloten onder de opschortende voorwaarde dat er binnen een periode van 15 dagen na mededeling van de voorgenomen gunning geen civiel of arbitraal kort geding is aangespannen tegen de gunningsbeslissing. Voor het geval binnen voornoemde termijn van 15 dagen een civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen wordt de raam- overeenkomst tevens aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat de uitspraak in (civiel of arbitraal) kort geding inhoudt dat de gunning niet onrechtmatig is.

Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan degene met wie de raamover- eenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen aanbieders van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een brief met een korte motivering voor de reden van de afwij- zing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen offerte en de naam van de begunstigde.

Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de op- drachtgever.

Iedere belanghebbende die het niet met de gunningsbeslissing eens is, kan binnen bovenge- noemde termijn van 15 dagen een civiel of arbitraal kort geding aanspannen. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende dringend verzocht om de op- drachtgever tijdig op te hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding.

Gestanddoeningstermijn

In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen, dient de aanbieder de offerte in ieder geval gestand te doen tot na afloop van de hiervoor genoemde termijn van 4 maanden. Voorts dient hij voor het geval er civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen de offerte in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de uitspraak in kort geding.

Uitvoering van de raamovereenkomst gedurende de voornoemde termijn van 15 dagen zijn vol- ledig voor rekening en risico van de opdrachtnemer.

Bijlage 1 Verklaring inschrijvingsvereisten

Naam inschrijver:………………………………………………………………………

Adres: ……………………………………………………………………………………………

Postcode - woonplaats:…………………………………………………………………………

Inschrijver verklaart met de ondertekening van deze verklaring dat hij deze verklaring naar waar- heid heeft ingevuld en dat geen der onderstaande omstandigheden van toepassing zijn, zijnde dat:

1. hij in staat van faillissement vereffening, akkoord of surséance van betaling verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert in- gevolge een gelijkaardige nationaalrechtelijke procedure;

2. zijn faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening of akkoord of surséance van betaling dan wel een andere soortgelijke nationaal-rechtelijke procedure aanhangig is gemaakt;

3. hij bij een rechtelijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt;

4. hij in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan;

5. hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdrage overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij geves- tigd is;

6. hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastin- gen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd.

7. hij zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtin- gen over de inschrijver die bij selectiecriteria kunnen worden verlangd of deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

Plaats: ……………………………………………………………………………………………

Datum: ……………………………………………………………………………………………

Naam: ……………………………………………………………………………………………

Functie:……………………………………………………………………………………………

Ondertekening:……………………………………………………………………………………

Bijlage 2 Verklaring referenties

Naam inschrijver : ……………………………………………………………………………………………

Adres: ……………………………………………………………………………………………

Postcode - woonplaats: ……………………………………………………………………………………………

Inschrijver verklaart met de ondertekening van deze verklaring dat onderstaande referenties betrekking hebben op het bedrijf(-sonderdeel) dat de opdracht uitvoert en dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld.

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor de referenties na te trekken.

Verklaring referenties

Naam referentieorganisatie 1 :

Naam contactpersoon :

Titel opdracht :

Jaar van uitvoer :

Naam referentieorganisatie 2 :

Naam contactpersoon:

Titel opdracht:

Jaar van uitvoer :

Naam referentieorganisatie 3 :

Naam contactpersoon:

Titel opdracht:

Jaar van uitvoer :

Per referentie dient op een bijlage kort omschreven te worden wat de opdracht inhoudt en hoe deze in verhouding staat tot de gevraagde dienstverlening bij deze offerte aanvraag.

De omschrijving dient minimaal te omvatten:

- opdrachtformulering

- wijze van aanpak

- inzet individuele personen van de organisatie, met vermelding van niveau/kennis/vaardigheden (CV)

- wijze van ondersteuning door/toegevoegde waarde van opdrachtnemende organisatie

Plaats: ……………………………………………………………………………………………

Datum: ……………………………………………………………………………………………

Naam: ……………………………………………………………………………………………

Functie: ……………………………………………………………………………………………

Ondertekening: ……………………………………………………………………………………………

Bijlage 3 Lijst van Eisen / Wensen / Toelichting

(Deze is separaat toegevoegd)

Bijlage 4 Technische informatie ICT infrastructuur

De hoofdkenmerken van de ICT-infrastructuur van de gemeente Etten-Leur zijn:

Infrastructuur: 100 Mb Switched UTP Cat6 netwerk, glasvezelring voor connectie naar andere lokaties

Serveromgeving: Netware 6 file- en printservices ( NDPS/I-print), Zenworks for Desktops 4 Microsoft Exchange 2003 e-mail en fax services

Trend Micro enterprise virusbeveiliging, Xxxxx-Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx XX0000 Xxxx database- en applicatieservers ( RP4440 < HP-UX 11 >, RP2470 <HP-UX 11> )

Citrix presentationserver 4 tbv thuiswerken

PC werkplek: Aantal: 350,

Operating system: Windows XP , SP2

Hardware: minimaal: Pentium 4 1,4 Ghz, 512MB intern, 40 GB harddisk, 17” LCD monitor, 10/100MB ethernetadapter

Kantoorautomatisering:Microsoft officeXP, koppeling met de centrale huisstijlsjablonen vereist Databases: Oracle 9.2.6 en hoger

Query tool tbv

managementrapportage:Cognos Impromptu en Cognos Powerplay, vanaf versie 6

Applicatie architectuur:Bij voorkeur Webbases of client-server (client programmatuur ook on- dersteund op Citrix)

Printomgeving: Decentraal: multifunctionals OCE2045

Centraal: Oce3165, Oce750

Aansturing: bij voorkeur vanuit Windows printerdriver, geschikt voor NDPS printing, netware 6 I-print

Netwerkprotocol: TCP/IP

Gebruikers Authenticaties/Directory Services: Novell NDS 8, LDAP

Aangegeven moet worden of het aangeboden systeem operationeel is binnen bovenstaande specificaties.

Bijlage 5 Algemene Voorwaarde Inkoop gemeente Etten-Leur, versie 27 november 2007

(Deze is separaat toegevoegd)