Verwerkersovereenkomst 3.0
Verwerkersovereenkomst 3.0
Deze Verwerkersovereenkomst is een bijlage bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy (hierna: het Convenant).
De nieuwe Verwerkersovereenkomst 3.0 komt in de plaats van eerdere verwerkersovereenkomsten uit 2015 en 2016. De uitgangspunten van deze Verwerkersovereenkomst 3.0 sluiten aan bij de bepalingen in het Convenant, geven invulling aan verplichtingen op grond van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG), en de uitgangspunten zoals onder andere in (inter)nationale beveiligingsnormen, jurisprudentie en richtsnoeren van de toezichthouder zijn aangegeven.
Deze Verwerkersovereenkomst 3.0 bevat 4 bijlagen:
1. In de Privacybijsluiter (Bijlage 1) wordt met name een beschrijving gegeven van de dienstverlening, producteigenschappen en welke categorieën Persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden.
2. In de Beveiligingsbijlage (Bijlage 2) wordt omschreven welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen er worden getroffen.
3. Bijlage 3 - classificatie binnen het Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA”
4. Bijlage 4 - toelichting op maatregelen “toetsingskader Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA”
Informatie over het Convenant en de model Verwerkersovereenkomst waarop deze Verwerkersovereenkomst is gebaseerd is te vinden op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Meer informatie en antwoorden op vragen over privacy en de wettelijke rechten en verplichtingen voor Onderwijsinstellingen zijn te vinden op de websites van de sectorraden PO-Raad, VO-raad, MBO Raad (saMBO-ICT) en bij Kennisnet.
April 2018
Partijen:
1. Het bevoegd gezag van <naam + rechtsvorm onderwijsinstelling>, geregistreerd onder BRIN-nummer
<brin> bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het Ministerie van Onderwijs, gevestigd en kantoorhoudende aan <adres>, te (<postcode>) <plaats>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door
<functie + naam>, hierna te noemen: “Onderwijsinstelling”.
en
2. De besloten vennootschap Social Schools B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan Xxxxxxxxx 000, 0000 XX xx Xxxxxxxxx te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxxxxx, hierna te noemen: “Verwerker”
3. De besloten vennootschap digiDoo B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan De Trompet 1924, 1967 DB te Heemskerk te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxx, hierna te noemen: “Verwerker”
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”
Overwegen het volgende:
a. Onderwijsinstelling en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan voor een onderwijscommunicatie platform, (‘de Product- en Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens verwerkt.
b. Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1: Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
a. Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
b. Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;
c. Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0;
d. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Leverancier;
e. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
f. Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en School- en Leerlinginformatiemiddelen;
g. Initiatiefnemers: partijen die de initiatiefnemers zijn van het Convenant als opgenomen in de aanhef van het Convenant;
h. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Product- en Dienstenovereenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);
i. KetenID: een pseudoniem van een persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer dat de Onderwijsdeelnemer niet langer direct identificeerbaar maakt. Hierna wordt dat pseudoniem opnieuw versleuteld tot het KetenID, dat voor identificatiedoeleinden gebruikt wordt voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen. Het KetenID wordt ook ECK iD genoemd;
j. Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op onderwijsleersituaties, ten behoeve van het geven van onderwijs door of namens Onderwijsinstellingen;
k. Leverancier: leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, zoals een distributeur, uitgever of leverancier van een administratiesysteem;
l. Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;
m. Onderwijsdeelnemer: onderwijsdeelnemer in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs;
n. Platform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, thans bekend als Edu-K;
o. Product- en Dienstenovereenkomst: de overeenkomst tussen Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in overweging a met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en Leverancier voor het betreffende product of dienst;
p. Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;
q. Reglement: het reglement als bedoeld in artikel 8 lid 4 van het Convenant;
r. School- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling-administratiesysteem, kernregistratiesysteem, studentinformatiesysteem, deelnemersadministratie, roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, dashboards en kwaliteitsmanagementsystemen voor zover zij Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers bevatten, een elektronische leeromgeving en een leerling volgsysteem;
s. Standaardattributenset: de door het Platform vastgestelde aanvullende gestandaardiseerde Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die naast het KetenID gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (zoals gepubliceerd op de website van het Platform);
t. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst;
u. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG).
v. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.
2. De Onderwijsinstelling geeft Verwerker conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de Onderwijsinstelling kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst.
3. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
Artikel 3: Rolverdeling
1. Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
3. Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
4. De Onderwijsinstelling neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens
1
op in een register van de verwerkingsactiviteiten die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.
5. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
6. Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4: Privacy convenant
1. Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant.
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens
1. Verwerker verplicht zich om de van Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Onderwijsinstelling (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een rechterlijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat. op grond waarvan Verwerker tot Verwerking, waaronder begrepen mogelijk verstrekking, verplicht is. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.
2. Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze Verwerkersovereenkomst.
3. De Verwerker dient in de Privacybijsluiter aan te geven of de Privacybijsluiter ziet op een Leermiddel en Toets en/of een School- en Leerlinginformatiemiddel. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt
1 Zie voor een voorbeeld de Aanpak IBP bij xxxxx://xx.xx/XXXxxxxxxxxx
4. Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
5. SPECIFIEKE BEPALING IN GEVAL VAN UITWISSELING VAN HET ONDERWIJSKUNDIG RAPPORT: In aanvulling op het bepaalde in lid 4, is het Verwerker uitsluitend toegestaan om Persoonsgegevens te verstrekken aan een door Onderwijsinstelling aangewezen en geselecteerde andere onderwijsinstelling, na een concreet verzoek tot verstrekking van die onderwijsinstelling en op voorwaarde dat deze andere onderwijsinstelling haar administratieve onderwijsidentiteit (bijv. BRIN of OiN) aan Verwerker kenbaar heeft gemaakt. Indien de andere onderwijsinstelling niet beschikt over een administratieve onderwijsidentiteit zal Verwerker Persoonsgegevens alleen aan die andere onderwijsinstelling verstrekken op uitdrukkelijke instructie van Onderwijsinstelling..
6. SPECIFIEKE BEPALING VOOR VERWERKERSOVEREENKOMSTEN TUSSEN ONDERWIJSINSTELLINGEN EN DISTRIBUTEURS: Convenantspartijen die Leermiddelen en Toetsen ontwikkelen en aanbieden (hierna te noemen: Leermiddelenleverancier), zullen jaarlijks ten behoeve van het opstellen van de leermiddelenlijsten voor het eerstvolgende schooljaar, (welke leermiddelenlijsten ten behoeve van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst worden opgesteld) de Privacy Bijsluiter voor die Leermiddelen en Toetsen aanvullen en/of wijzigen door het opnemen van de categorieën Persoonsgegevens en het gebruik dat van deze Persoonsgegevens wordt gemaakt (met betrekking tot de Leermiddelen en Toetsen die op de desbetreffende leermiddelenlijsten worden opgenomen). Verwerker (de distributeur) wisselt in opdracht van de Onderwijsinstelling gegevens uit met deze Leermiddelenleveranciers. De Onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het maken en vastleggen van afspraken met iedere Leermiddelenleverancier in een Verwerkersovereenkomst. Onderwijsinstelling vrijwaart Verwerker (distributeur) voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met Leermiddelenleverancier, en de Onderwijsinstelling vrijwaart de Leermiddelenleverancier voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met Verwerker (distributeur). De verantwoordelijkheid van Verwerker (distributeur) voor het beheer van de Persoonsgegevens houdt op, op het moment dat de Leermiddelenleverancier die gegevens heeft ontvangen van Xxxxxxxxx (distributeur).
Artikel 6: Vertrouwelijkheid
1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of
–beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.
2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
a. voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
b. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten; of
c. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, tot verstrekking verplicht is.
3. Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van Onderwijsinstelling respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx– tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt - Onderwijsinstelling onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.
4. Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 7: Beveiliging en controle
1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Onderwijsinstelling, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen
– waar passend - genomen:
a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;
b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;
c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
3. Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
4. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.
5. De Verwerker stelt in goed overleg de Onderwijsinstelling in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
6. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Product- en Dienstenovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:
a. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Verwerker, in overleg met Onderwijsinstelling in te schakelen externe deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft.
b. De auditor verstrekt het audit rapport alleen aan Partijen.
c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan worden.
Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
e. Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Artikel 8: Datalekken
1. Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
2. Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
3. Verwerker informeert Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.
4. Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
5. In geval van een Datalek, voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval een Datalek bij Verwerker meerdere Onderwijsinstellingen in gelijke mate treft, kan Verwerker, na overleg met een of meerdere Verwerkingsverantwoordelijken, namens de Onderwijsinstellingen een melding doen van het Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Onderwijsinstelling onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis stellen.
6. In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Onderwijsinstelling de Betrokkenen informeren over het Datalek.
7. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
8. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
9. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.
Artikel 9 Bijstand
1. Verwerker verleent Onderwijsinstelling bijstand bij het doen nakomen van de op Onderwijsinstelling rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking – maar niet beperkt – tot:
a. het – voor zover redelijkerwijs mogelijk - vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;
b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
d. Het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;
e. Het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de
Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
3. Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkersovereenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
Artikel 11: Inschakeling Subverwerker
1. Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.
2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Verwerkersovereenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
1. Onderwijsinstelling zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
2. Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
3. Verwerker zal Onderwijsinstelling (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
4. Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Verwerkersovereenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.
Artikel 13: Aansprakelijkheid
1. Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Product- of Dienstenovereenkomst of andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.
2. Het bepaalde in lid 1 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
3. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.
Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.
2. Indien Partijen van de artikelen in de (Verwerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
3. Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Onderwijsinstelling de keuze hiertoe aanvaardt, de Onderwijsinstelling in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.
4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.
5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 15: Duur en beëindiging
1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 5, lid 1, 6, 9 en 12.
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,
Onderwijsinstelling, Verwerker,
Naam: Naam: Xxxxx Xxxxxxx / Xxxxxx Xxxxxxxxx
Functie: Functie: Directeur
Datum: Datum:
Bijlage 1: Privacybijsluiter
Bijlage 2: Beveiligingsbijlage
Bijlage 3 - classificatie binnen het Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA”
BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER GEBRUIK ONDERWIJSCOMMUNICATIEPLATFORM
Onderwijsinstellingen maken in toenemende mate gebruik van digitale toepassingen binnen het onderwijs. Bij het gebruik en levering van deze producten en diensten zijn gegevens nodig die te herleiden zijn tot personen (zoals onderwijsdeelnemers). Onderwijsinstellingen moeten met Verwerkers afspraken maken over het gebruik van die Persoonsgegevens. Deze bijsluiter geeft onderwijsinstellingen informatie over de dienstverlening die Verwerker verleent en welke persoonsgegevens de Verwerker daarbij verwerkt. Alles bij elkaar eigenlijk over de vraag “wie, wat, waar, waarom en hoe” wordt omgegaan met de privacy van de betrokken personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
A. Algemene informatie
Naam product en/of dienst : Social Schools
Naam Verwerker en vestigingsgegevens : Social Schools BV,
Xxxxxxxxx 000 0000XX Xxxxxxxxx /
digiDoo B.V., Xx Xxxxxxx 0000 0000XX Xxxxxxxxx
Link naar leverancier en/of productpagina : xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx
Beknopte uitleg en werking product en dienst :
Social Schools is een afgeschermd en beveiligd digitaal communicatieplatform via een (web)app voor scholen en (potentiele) ouders, die zowel interne (gesloten) als externe (open) communicatie faciliteert.
De scholen kunnen interne informatie met ouders delen, waarbij deze naar keuze kunnen reageren. De interne informatie die gedeeld wordt is alleen toegankelijk door in te loggen op het platform maar kan door onderwijsinstelling publiek gemaakt worden naar externe kanalen. Gebruikers kunnen meldingen over informatie ontvangen via zelf gekozen kanalen: e-mail, sms of pushmeldingen.
Hiernaast worden een aantal functies geboden om de processen tussen scholen en ouders te ondersteunen, zoals het inplannen voor een ouderavond, het intekenen voor activiteiten, het doen
van absentiemeldingen, het direct contact leggen met leerkrachten, het inzien van de leerontwikkeling van kinderen, het delen van documenten zoals digitaal rapporten, kindportfolio, gespreksverslagen, etc.
Om een eenduidige basis van gegevens voor scholen te creëren wordt eenzijdig gekoppeld met de gebruikte leerlingadministraties (LAS)- en leerlingvolgsystemen (LVS). Uit het LAS worden de namen van de leerlingen, geboortedatum, geslacht, leerjaar en groepsindeling overgenomen. Dit gebeurt op basis van de EDEX-standaard, of via het koppelvlak van de LAS-leverancier.
Uit het LVS worden de behaalde vaardigheidsscores, DL en DLE overgehaald om de benodigde leerontwikkeling grafieken te maken.
De applicatie is op een wijze ingericht dat, zonder tussenkomst van derden, scholen zelf (lokaal) de gegevens kunnen inlezen vanuit hun LAS en LVS.
Gebruikers creëren en beheren zelf een persoonlijk account, waar zij tenminste de volgende gegevens invoeren: naam, e-mail adres. Verder kunnen gebruikers hun gegevens aanvullen met adres, telefoonnummer etc. om de school aanvullende communicatiemogelijkheden te bieden.
Doelgroep : PO/VO
Gebruikers : onderwijsdeelnemer/ouders/verzorgers/docenten
B. Omschrijving specifieke diensten
Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen van Persoonsgegevens:
Social Community / Portfolio gedeelde gegevens Bij afname van Social Community en/of Social Portfolio, maak je gebruik van deze onderliggende verwerkingen: | |||
Onlosmakelijke verwerkingen | |||
Gegevens (* is verplicht) | Doel | Categorie | Bewaartermijn |
Account Voornaam* achternaam* E-mail adres(sen)* Telefoonnummer(s) huisadres(sen) | A5,B,C,D, E, | 1,4,11 | Accounts worden bewaard tot 2 jaar nadat gebruiker een profiel heeft gehad op een school; of wanneer gebruiker zelf zijn/haar account verwijdert. |
Xxxxx / verzorger profiel Profielfoto Profieltekst Beroep | A5 | 4 | Profielgegevens worden automatisch verwijderd wanneer de laatste leerling van xxxxx/verzorger de school verlaat; of wanneer de school het profiel van de ouder handmatig verwijdert. |
Medewerker profiel Voornaam* (administratie) Achternaam* (administratie) Profielfoto Profieltekst Alias | A5,B,C,D, E, | 11 | Profielgegevens worden verwijderd wanneer de school het profiel van de medewerker verwijdert. |
Leerling profiel Voornaam* (administratie) Achternaam* (administratie) EDEX-nummer* (administratie) Geboortedatum* Klas* Leerjaar* Profielfoto | A5,B,C,D, E | 1,2,7 | Profielgegevens worden automatisch verwijderd wanneer leerling niet meer in een administratieve import of koppeling voorkomt; of wanneer de school het profiel van de leerling handmatig verwijdert. |
Optionele verwerkingen (vink verwerkingen die van toepassing zijn aan) | |||
▢ Absentiemeldingen Meldingen die aangeven dat een leerling absent is vanwege een door school vooringestelde reden, medische achtergrond wordt niet gevraagd. | A5 | 7 | Absentiemeldingen worden tot 5 jaar nadat de leerling de school heeft verlaten bewaard2 |
2 xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx
▢ Social Community | |||
Onlosmakelijke verwerkingen | |||
Gegevens (* = verplicht) | Doel | Categorie | Bewaartermijn |
Groepsberichten / evenementen Groepsberichten en -evenementen die tekst, bijlagen, beeldmateriaal en/of reacties van persoonlijke aard kunnen bevatten. | A.5 | 10 | Na het schooljaar worden groepsberichten/evenementen nog 1 jaar bewaard, daarna worden ze verwijderd inclusief de reacties en bijlagen. Groepsberichten en evenementen worden uiterlijk 2 jaar na plaatsing automatisch verwijderd. |
Optionele verwerkingen (vink verwerkingen die van toepassing zijn aan) | |||
▢ Social Portfolio | |||
Onlosmakelijke verwerkingen | |||
Optionele verwerkingen (vink verwerkingen die van toepassing zijn aan) | |||
Gegevens (* = verplicht) | Doel | Categorie | Bewaartermijn |
▢ Xxxxxxxxxxx Berichten over individuele leerlingen die tekst, beeldmateriaal, bijlagen en reacties van persoonlijke aard kunnen bevatten. | A.5 | 7, 10 | tot 5 jaar nadat leerling school verlaten heeft3 |
▢ Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx van individuele leerlingen of groepen leerlingen die beschrijving en evaluatievragen bevatten | A.5 | 7 | tot 5 jaar nadat leerling school verlaten heeft |
▢ Leervoortgang Tonen van (niet-methode) Toetsoverzichten, gespreksverslagen en schoolrapporten van individuele leerlingen. | A.5 | 7 | tot 5 jaar nadat leerling school verlaten heeft |
3 Social Portfolio zien we als leerlingdossier, waarbij we voor alle gegevens in dit dossier de bewaartermijn van 5 jaar na het verlaten van de school hanteren, die ook geldt voor absentieregistratie.
▢ Social Website | |||
Onlosmakelijke verwerkingen | |||
Gegevens (* = verplicht) | Doel | Categorie | Bewaartermijn |
Account van beheerder Voornaam* achternaam* E-mail adres(sen)* | B,C,D,E, | 11 | Accounts worden verwijderd wanneer het contract met Onderwijsinstelling voor de website afloopt. |
Optionele verwerkingen (vink verwerkingen die van toepassing zijn aan) | |||
Gegevens (* = verplicht) | Doel | Categorie | Bewaartermijn |
De Onderwijsinstelling dient een keuze te maken en daarbij opdracht te geven om persoonsgegevens te verwerken, voor het afnemen van deze diensten. Dat kan door de keuze schriftelijk aan te geven in deze bijlage (bijvoorbeeld door het aanvinken van een tick-box☑).
De opdracht kan ook worden verleend doordat de Onderwijsinstelling in de praktijk de dienst activeert, bijvoorbeeld door een product of dienst aan of uit zetten. De Onderwijsinstelling die op deze wijze de keuze maakt, dient dit op basis van eerder verstrekte informatie (zoals bijvoorbeeld opgenomen in deze bijsluiter) te doen.
C. Xxxxxxxxxx voor het verwerken van gegevens
De Verwerker dient in deze Bijsluiter expliciet aan te geven of deze:
I. leverancier is van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen, of
II. (tevens) leverancier is van een School- en leerling-informatiemiddel.
Ad II. (Alleen) indien de Verwerker (tevens) leverancier is van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit een School- en Leerlinginformatiemiddel dan zijn de volgende mogelijke doelstellingen van gegevensverwerking in het kader van deze producten en diensten van toepassing:
A De organisatie, het geven en volgen van onderwijs, het begeleiden en volgen
van Onderwijsdeelnemers of het geven van school- en studieadviezen, waaronder:
1) de indeling en aanpassing van roosters;
2) de analyse en interpretatie van leerresultaten;
3) het bijhouden van persoonlijke (waaronder medische) omstandigheden van een Onderwijsdeelnemer en de gevolgen daarvan voor het volgen van onderwijs;
4) het begeleiden en ondersteunen van leerkrachten en andere medewerkers binnen de Onderwijsinstelling;
5) de communicatie met Onderwijsdeelnemers en ouders en medewerkers van de onderwijsinstelling;
6) financieel beheer;
7) monitoring en verantwoording, ten behoeve van met name: (prestatie)metingen van de Onderwijsinstelling, kwaliteitszorg, tevredenheidsonderzoek, effectiviteitsonderzoek van onderwijs(vorm) of de geboden ondersteuning van Onderwijsdeelnemers bij passend onderwijs;
8) het behandelen van geschillen.
9) het uitwisselen van Persoonsgegevens met Derden, waaronder:
a) toezichthoudende instanties en zorginstellingen in het kader van de uitvoering van hun (wettelijke) taak;
b) samenwerkingsverbanden in het kader van passend onderwijs, regionale overstappen;
c) partijen betrokken bij de invulling van stage of leer-/ werkplekken voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan;
d) Onderwijsinstellingen ingeval van overstappen tussen onderwijsinstellingen en bij vervolgonderwijs.
B Het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;
C het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;
D de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel, Verwerkte
Persoonsgegevens;
E de continuïteit en goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van
onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;
F onderzoek en analyse op basis van strikte voorwaarden, vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek, ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het
beleid van de Onderwijsinstelling;
G het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analyse doeleinden beschikbaar kunnen stellen van volledig geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren;
H het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen;
I de uitvoering of toepassing van een andere wet.
D. Categorieën en soorten persoonsgegevens
1. Omschrijving van de categorieën Betrokkenen over wie Persoonsgegevens worden verwerkt, en de categorieën persoonsgegevens van de Betrokkenen:
1 Contactgegevens
naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats,
telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;
2 Onderwijsdeelnemernummer
een administratienummer dat onderwijsdeelnemers identificeert
3 nationaliteit en geboorteplaats;
4 Ouders, voogd
gegevens als bedoeld onder 1, van de ouders/verzorgers van onderwijsdeelnemers
5 Medische gegevens
gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene of op
eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs;
6 Godsdienst
gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die
noodzakelijk zijn voor het onderwijs, of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs;
7 Studievoortgang
gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde
studieresultaten; te weten:
● klas / leerjaar / ILT code
● Examinering
● Studievoortgang en/of Studietraject
● Begeleiding onderwijsdeelnemers, inclusief handelingplan
● Aanwezigheidsregistratie
8 onderwijsorganisatie
gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking
stellen van leermiddelen;
9 Financiën
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en
lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
10 Beeldmateriaal
foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) met of zonder geluid van activiteiten van de instelling of het
instituut;
11 Docent, zorg-coördinator, intern begeleider, decaan, mentor
gegevens van docenten en begeleiders, voor z
over deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het instituut of de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen;
12 Overige gegevens, te weten ….
andere dan de onder 1 tot en met 11 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist
ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. Wel moet worden vermeld om welke gegevens het gaat.
13 BSN/PGN
14 Keten-ID (ECK-ID)
unieke iD voor de 'educatieve contentketen'. hiermee kunnen onderwijsinstellingen gegevens delen,
zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar onderwijsdeelnemers of docenten.
3. Door de Verwerker te hanteren specifieke bewaartermijnen van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen):
Voor de bewaartermijnen van Persoonsgegevens, zie “B. omschrijving van de specifieke diensten”
E. Opslag Verwerking Persoonsgegevens:
Alle persoonsgegevens binnen Social Schools worden verwerkt door onze subverwerkers, zie “F. Subverwerkers”
F. Subverwerkers
Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode.
Verwerker neemt voor de diensten een Software As A Service (SAAS) licentie af bij Social Schools International. Daarmee is Social Schools International feitelijk de enige subverwerker. Social Schools International maakt op haar beurt gebruik van de volgende subverwerkers:
Social Community & Social Portfolio | ||
Subverwerker & Plaats | Functionaliteit | Verwerkte gegevens |
Microsoft Azure Amsterdam | Opslaan en authenticeren van gebruikers. Opslaan van absentiemeldingen Opslaan van leerdoelen Opslaan van leervoortgang | Accountgegevens, profielgegevens, absentiemelding, leerdoel gespreksverslagen, toetsresultaten, schoolrapporten |
Amazon Ierland | Verwerking en opslag van: foto’s, video’s en bestanden. | Beeldmateriaal / bijlagen bij groepsberichten, gesprekken, evenementen, leerupdates. |
Verwerking en opslag van 1-1 gesprekken | Voornaam, Achternaam | |
CU4IT Alkmaar | Versturen van E-mail meldingen. | E-mail adres |
Social Website | ||
Subverwerker & Plaats | Doel van verwerking | Verwerkte gegevens |
Divio Zwitserland | Opslaan en authenticeren van website-beheerders | NAW van website-beheerder(s) ● Voornaam ● Achternaam ● E-mail adres |
Sendgrid Amerika | Versturen van E-mail meldingen naar website-beheerders | E-mail adres |
G. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij:
Social Schools B.V.
Xxxxxx Xxxxxxxxx xxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx 0854015796
digiDoo B.V.
Xxxxx Xxxxxxx xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xx 0725349523
G. Versie
Versie 3.0 - laatste aanpassing 28 maart 2018
BIJLAGE 2: Beveiligingsbijlage
De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
Minimale beveiligingsmaatregelen en aantoonbaarheid
Op deze plek leggen we uit welke passende technische maatregelen zijn genomen voor de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens. Deze verklaring bevat:
a. Een classificatie van het product of de dienst op het gebied van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid;
a. Voor de classificatie van onze dienst hebben we gebruik gemaakt van de classificatie binnen het
Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA, zie bijlage 3
b. Een beschrijving in welke mate aan de minimale beveiligingsmaatregelen in het kader van artikel 32 AVG wordt voldaan;
a. Voor de beschrijving van de vereiste beveiligingsmaatregelen op basis van de classificatie in bijlage 3, zie het toetsingskader binnen het Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxx/0000/00/0.-Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxx.xx sx
b. De genomen beveiligingsmaatregelen zijn beschreven aan de hand van de maatregelen in het toetsingskader binnen het Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA, zie bijlage 4
c. Een toetsing van getroffen maatregelen aan (inter)nationaal erkende normen en standaarden voor informatiebeveiliging.
a. De genomen beveiligingsmaatregelen zijn getoetst aan de hand van het toetsingskader binnen het Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA, zie bijlage 4
Beveiligingsincidenten en/of datalekken:
In geval van een (vermoeden van) beveiligingsincident en/of datalek, kan Onderwijsinstelling contact opnemen met: xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx, 0854015796
De contactpersoon voor Verwerker is: [contactgegevens Onderwijsinstelling voor beveiligingsincidenten]
Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging
Er is een procedure over het informeren in geval van datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging, en bevat ten minste de volgende punten:
● De wijze waarop monitoring en identificatie van incidenten plaatsvindt,
o Incidenten gemeld door derden of door xxxxxxx constatering worden geregistreerd en geanalyseerd. In beide gevallen kan analyse leiden tot de constatering dat een Datalek of beveiligingsincident heeft plaatsgevonden.
o In het geval van een beveiligingsincident wordt de impact beoordeeld en een maatregel uitgewerkt om dit te voorkomen in de toekomst. De maatregel wordt na 3 maanden geëvalueerd. In het geval van een Datalek wordt het afgehandeld als beveiligingsincident maar wordt tevens een impactanalyse gemaakt welke data en welke personen getroffen zijn. Hiermee wordt het informatie deeltraject gestart.
● De wijze waarop informatie wordt gedeeld:
o Via e-mail, telefoon;
o Gericht aan de gebruikers en scholen die het betreft;
o Met Verwerker kan (bij vervolgacties) contact worden opgenomen.
● Informatie die in ieder geval over een incident gedeeld moet worden
o De kenmerken van het incident, zoals: datum en tijdstip constatering, samenvatting incident, kenmerk en aard incident (op wat voor onderdeel van de beveiliging ziet het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van persoonsgegevens);
o De oorzaak van het beveiligingsincident;
o De maatregelen die getroffen zijn om eventuele/verdere schade te voorkomen;
o Benoemen van betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de mate waarin;
o De omvang van de groep betrokkenen;
o Het soort gegevens dat door het incident wordt getroffen (met name bijzondere gegevens, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
● Eventuele afspraken of, en zo ja hoe, Verwerker een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens kan verrichten.
o Verwerker zal de meldingen naar getroffen personen registreren en dit samen met incident en procesgegevens melden bij Autoriteit Persoonsgegevens.
Versie 3.0 - laatste aanpassing 28 maart 2018
Bijlage 3 - classificatie binnen het Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA”
Deze bijlage is gebaseerd op de classificatie 1.8 binnen het certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxx/0000/00/0.-Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxx.xxxx
Classificatie beschikbaarheid = hoog (3) | ||||
Vragen | Motivatie | Laag | Midd en | Hoog |
Wat is de verwachte belasting van de ict-toepassing? ● Laag = weinig gelijktijdige gebruikers, weinig transacties (±1 per uur) ● Midden = veel gelijktijdige gebruikers, normale hoeveelheid transacties (±10 per uur) ● Hoog = veel gelijktijdige gebruikers, veel transacties (>100 per uur) | Door het grote gebruiksvolume is de belasting van Social Schools vrijwel altijd hoog | x | ||
Wanneer moet de dienst beschikbaar zijn? ● Laag = regulier (kantooruren) ● Midden = ruim (bijvoorbeeld 07:00 - 23:00) ● Hoog = altijd (24x7x365) | Doorgaans vindt de communicatie plaats in kantoortijden. Volgens onze analyses zijn er echter ook 's avonds veel gebruikers actief. Met name ouders/verzorgers vinden het prettig om na kantoortijden het nieuws in Social Schools te lezen | x | ||
Zijn er contractuele of wettelijke verplichtingen voor de beschikbaarheid? ● Laag = nee, of deze zijn regulier ● Midden = er zijn contractuele verplichtingen en deze zijn ruim of hoog ● Hoog = er zijn wettelijke verplichtingen | x | |||
Wat is de langste periode dat de ict-toepassing niet beschikbaar mag zijn? ● Laag = maximaal enkele dagen ● Midden = maximaal een werkdag ● Hoog = maximaal een aantal uur | Omdat Social Schools in veel gevallen als enig communicatiekanaal aanwezig is en ouders soms met enige spoed bereikt moeten worden moet de beschikbaarheid hier hoog zijn | x | ||
Hoe erg is het als de data, informatie of de ict-toepassing niet beschikbaar zijn? ● Laag = niet ● Midden = het proces wordt belemmerd maar kan wel doorgaan ● Hoog = het proces kan in zijn geheel niet doorgaan | Omdat Social Schools als communicatieplatform niet onderdeel uitmaakt van het primaire onderwijsproces is het niet heel erg als de data niet beschikbaar is. Het kan wel belemmeringen veroorzaken omdat ouders niet tijdig geïnformeerd zijn of informatie niet terug kunnen vinden. | x | ||
Leidt het niet beschikbaar zijn van de toepassing tot imagoverlies? ● Laag = nee ● Midden = kortstondig imagoverlies wat opgevangen kan worden door tijdige communicatie ● Hoog = langdurig imagoverlies | Het niet beschikbaar zijn van de toepassing leidt tot enig imagoverlies omdat ouders/verzorgers als "klanten" gezien kunnen worden waardoor sneller imagoschade opgelopen kan worden dan bij het niet beschikbaar zijn van een toepassing die geheel intern wordt gebruikt. | x | ||
Classificatie integriteit = midden (2) | ||||
Vragen | Motivatie | Laag | Midd en | Hoog |
Kan er fraude met leerresultaten of financiële fraude plaatsvinden door fouten in de gegevens of ongeautoriseerde wijzigingen? ● Laag = nee, de gegevens lenen zich niet voor fraude ● Midden = beperkt, gegevens worden ook elders gecontroleerd ● Hoog = ja, de ict-toepassing is de enige toepassing met deze gegevens | De verwerkte persoonsgegevens zijn niet voldoende voor financiële fraude. Er vind in Social Schools geen invoer van leerresultaten of financiële gegevens plaats, zodoende kan er niet mee gefraudeerd worden | x | ||
Hoe erg is het als er fouten of ongeautoriseerde veranderingen in de gegevens zitten? ● Laag = niet ● Midden = het proces wordt belemmerd maar kan wel doorgaan ● Hoog = het proces kan in zijn geheel niet doorgaan | Bij fouten in gegevens kunnen belemmeringen van het proces optreden, bijvoorbeeld bij onjuiste tijden van evenementen, of bij onjuiste leerdoelen | x | ||
Hoeveel effect hebben fouten of ongeautoriseerde veranderingen in gegevens? ● Laag = alleen intern ● Midden = intern en bij een enkele ketenpartij ● Hoog = in de hele keten | Social Schools opereert aan het einde van de keten, daarmee hebben fouten of ongeautoriseerde veranderingen in de gegevens alleen intern effect | x | ||
Leiden fouten of ongeautoriseerde veranderingen tot imagoverlies? ● Laag = nee ● Midden = kortstondig imagoverlies ● Hoog = langdurig imagoverlies | Het niet beschikbaar zijn van de toepassing leidt tot enig imagoverlies omdat ouders/verzorgers als "klanten" gezien kunnen worden waardoor sneller imagoschade opgelopen kan worden dan bij het niet beschikbaar zijn van een toepassing die geheel intern wordt gebruikt. | x | ||
Zijn er contractuele of wettelijke verplichtingen voor de integriteit van gegevens? ● Laag = nee ● Midden = ja, deze eisen stelselmatige controle ● Hoog = ja, deze eisen stelselmatige controle en bewijs van werking | x | |||
Kunnen er personen negatieve gevolgen ondervinden als gevolg van het niet correct zijn van gegevens? ● Laag = niet ● Midden = eventuele fouten zijn nog te corrigeren ● Hoog = fouten veroorzaken ernstige of langdurige negatieve gevolgen | In Social Schools worden geen gegevens ingevoerd die door andere instanties gebruikt worden. Alle gegevens zijn kwalitatief van aard en eventuele fouten daarin zorgen daarmee voor weinig negatieve gevolgen voor de betrokkenen | x | ||
Vertrouwelijkheid = Midden (2) | ||||
Vragen | Motivatie | Laag | Midd en | Hoog |
Wat is de classificatie van de gegevens? ● Laag = publiek of intern gebruik ● Midden = vertrouwelijk ● Hoog = geheim | De NAW gegevens van klanten en gebruikers schatten wij in als vertrouwelijke gegevens. | x | ||
Worden personen waarvan gegevens lekken benadeeld door het lekken van gegevens? ● Laag = nee ● Midden = personen worden kortstondig benadeeld ● Hoog = personen worden langdurig benadeeld | Van personen kunnen alleen NAW gegevens en profielfoto's lekken. Verder kunnen contextuele gegevens van personen lekken, zoals berichten met daarbij foto's of video's of andere persoonlijk bijlagen. Wij schatten in dat deze gegevens geen langdurige schade kunnen veroorzaken omdat deze kwalitatieve gegevens gemodereerd worden door school en dus geen schadelijke gegevens bevatten. | x | ||
Leiden datalekken tot imagoverlies? ● Laag = nee ● Midden = kortstondig imagoverlies wat opgevangen kan worden door tijdige communicatie ● Hoog = langdurig imagoverlies | Een datalek kan tot enig imagoverlies omdat ouders/verzorgers als "klanten" gezien kunnen worden waardoor sneller imagoschade opgelopen kan worden dan bij een applicatie die alleen intern gebruikt wordt | x | ||
Zijn er contractuele of wettelijke verplichtingen voor de vertrouwelijkheid? ● Laag = nee ● Midden = ja, deze eisen bescherming ● Hoog = ja, deze eisen bescherming, bewijs van werking en melding van inbreuk | Er zijn wettelijke eisen rondom de vertrouwelijkheid van leerlinggegevens. | x | ||
Welke type persoonsgegevens bevat de ict-toepassing? ● Laag = geen ● Midden = 'gewone' persoonsgegevens zoals NAW ● Hoog = bijzondere persoonsgegevens (geloof, medisch, et cetera) | x | |||
Kunnen er personen in gevaar worden gebracht als gevolg van het uitlekken van gegevens? ● Laag = niet ● Midden = eventuele fouten zijn nog te corrigeren ● Hoog = personen kunnen het slachtoffer worden van identiteitsfraude | De gegevens gebruikt in Social Schools zijn alleen NAW-gegevens, daarmee is het risico op bijvoorbeeld identiteitsfraude laag | x |
Bijlage 4 - toelichting op maatregelen “toetsingskader Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA”
Deze bijlage is gebaseerd op het toetsingskader 1.0 binnen het certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxx/0000/00/0.-Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxx.xxxx
Maatregelen | Toelichting | Voldaan/ niet voldaan | Verbeterpunten | Datum |
Beschikbaarheid | ||||
Overbelasting | ● Hoofdcomponenten (Database en API) zijn managed services van Azure, waarmee eenvoudig (handmatig) geschaald kan worden wanneer dit nodig is. ● Redundantie doordat API op meerdere kleine servers draait ● Zware taken (zoals foto- en videoverwerking) vinden plaats in (serverless) asynchrone achtergrondprocessen. Hiermee zijn ze ook volledig autoscaling. ● Iedere schoolwebsite heeft zijn eigen server | Voldaan | ● Autoscaling op database/API | n.t.b. |
Business continuity | Alle business continuity is voorzien doordat we managed services gebruiken: ● Azure App Service (API) ● Azure SQL server (Database) ● AWS Lambda (foto- & videoverwerking) ● AWS S3 (opslag van foto, video etc.) ● AWS EC2 (1-1 gesprekken) ● Divio Cloud (schoolwebsites) | Voldaan | ||
Backup/restor e/recovery | ● 1x per dag wordt een backup gemaakt van de Database. ● Infrastructure as code: AWS Componenten zijn via cloudformation ingericht; daarmee kunnen ze snel opnieuw worden ingericht in een ander datacenter. | Voldaan | ● Zodra de Recovery Time boven de 8 uur komt (te verifiëren tijdens recoverytest), wordt een geo-redundante hot spare toegevoegd. ● Toepassen van infrastructure as code op Azure App Service. | n.t.b. |
Single points of failure | Decoupled architecture: Subcomponenten (verwerking van bijlagen, versturen van meldingen, etc.) zijn verbonden met de hoofdcomponenten via queues. Als een subcomponent uitvalt heeft dit geen invloed op de hoofdcomponenten, de queue blijft bewaard tot het subcomponent weer online is. | Voldaan | ||
Software | Patches en updates van firmware en | Voldaan | ||
software worden voorzien doordat we managed services gebruiken: ● Azure App Service (API) ● Azure SQL server (Database) ● AWS Lambda (foto, ● AWS S3 (opslag van foto, video etc.) ● AWS EC2 (1-1 gesprekken) ● Divio Cloud (schoolwebsites) | ||||
Logging/monit oring/testen | Niet voldaan | ● Response time alerts: Bij afwijkingen in response time van API ontvangt het ontwikkelteam een melding ● Queue alerts: Bij overschrijdingen van het aantal messages in een queue ontvangt het ontwikkelteam een melding | april 2018 | |
Actuele bedreigingen | Hardening van servers is voorzien doordat we gebruik maken van managed services: ● Azure App Service (API) ● Azure SQL server (Database) ● AWS Lambda (foto, ● AWS S3 (opslag van foto, video etc.) ● AWS EC2 (1-1 gesprekken) ● Divio Cloud (schoolwebsites) | Voldaan | ||
Integriteit | ||||
Herleidbaarhe id | Niet voldaan | ● Audit logging toevoegen | april 2018 | |
Functie- scheidingen | ● Functiescheiding achten wij niet van toepassing voor onze applicatie | N.V.T. | ||
Application controls | ● Alle verkeer is versleuteld via SSL ● Bestandsupload naar Amazon S3 is gehasht. ● We achten het hashen van alle transacties een te zware maatregel voor onze applicatie | Voldaan | ||
Manual controls | ● Registreren van gebruikers kan alleen middels door school uitgedeelde code ● Gebruiker moet zijn/haar email-adres verifiëren voordat het account gebruikt kan worden. ● Wachtwoorden moeten ten minste 8 karakters lang zijn, bij het invullen van het wachtwoord krijgen gebruikers een sterkte-indicatie. ● Na 5 mislukte inlogpogingen wordt account tijdelijk geblokkeerd | Voldaan | ||
Onweerlegbaa rheid | Niet voldaan | ● Admin logging toevoegen | april 2018 | |
Actuele dreigingen | ● Dagelijkse backup van de database waarmee een rollback gedaan kan worden naar een situatie binnen de afgelopen 24 uur. | Voldaan | ||
Vertrouwelijkheid | ||||
Levenscyclus gegevens | De fysieke levenscyclus van gegevens wordt verzorgd door onze subverwerkers: ● Azure (Amsterdam)4 ● Amazon Web Services (Ierland)5 ● Divio Cloud (maakt gebruik van Amazon Web services infrastructuur) | Voldaan | ||
Fysieke toegang | Fysieke toegang tot onze servers is afgedekt door onze subverwerkers: ● Azure (Amsterdam) ● Amazon Web Services (Ierland) ● Divio Cloud (maakt gebruik van Amazon Web services infrastructuur) | Voldaan | ||
Logische toegang | ● Nieuwe medewerkers van Verwerker die toegang tot persoonsgegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie tekenen voor aanvang van hun dienstverband een geheimhoudingsverklaring. ● Medewerkers van Verwerker gebruiken een door Verwerker ter beschikking gestelde password-manager voor het opslaan van hun wachtwoorden. Hiermee heeft Verwerker inzicht in de sterkte en ongewenst hergebruik van de wachtwoorden gebruikt door medewerkers. ● Medewerkers van Verwerker krijgen met een persoonlijk account toegang tot de diensten waarin persoonsgegevens verwerkt worden. Dit persoonlijk account wordt beheerd door Verwerker. Wachtwoorden voor de diensten worden door medewerker opgeslagen in de password-manager. ● Bij uitdiensttreding wordt het persoonlijke account verwijderd uit de diensten overeenkomstig de opgeslagen diensten in de password-manager. ● Toegang van Medewerkers tot diensten waarin persoonsgegevens verwerkt worden zijn beveiligd met Multi-Factor-Authenticatie. | Voldaan | ● Directe toegang tot de productie-database is alleen mogelijk vanaf door Verwerker ingestelde IP-adressen. | april 2018 |
Opslag en transport | ● Transport van gegevens gaat altijd via SSL, TLS 1.2 of hoger (tenzij de cliënt dit niet ondersteunt). ● Opslag van persoonsgegevens in | Voldaan | ||
4 xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxx-xxxxxxxxxx#Xxxxx-xxxxxxx
5 (xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx/xxxx-xxxxxxx-xxx/)
Azure SQL Server is encrypted ● Medewerkers van verwerker die toegang hebben tot persoonsgegevens gebruiken een laptop met een encrypted harde schijf | ||||
Logging/auditi ng | ● Beheerders (medewerkers van Xxxxxxxxx) loggen altijd in met een persoonlijk account waardoor wijzigingen altijd herleidbaar zijn tot een specifiek persoon. | Niet voldaan | ● Admin logging toevoegen | april 2018 |
Actuele dreigingen | Niet voldaan | ● Vulnerability scanning met Guardian 360 / Threadstone om actuele risico’s te identificeren ● Automatische security tests bij iedere release op de testomgeving | april 2018 |