Algemeen
Functionele beschrijving:
“scannen naar UNIT4 DocumentManager”
Met de KYOCERA “Scannen naar UNIT4 DocumentManager” beschikt u over een efficiënte oplossing om uw documenten te scannen naar UNIT4 DocumentManager en de van DocumentManager gebruikmakende Businesss Suite en Financial Suite. Met deze oplossing kunnen gebruikers documenten van elektronische of papieren oorsprong in hun UNIT4-systeem toevoegen en zijn deze direct beschikbaar voor de gehele organisatie.
Het versnelt bedrijfsprocessen, verlaagt operationele kosten en het risico op verloren of zoekgeraakte documenten.
In dit document vindt u de specificaties van onze standaard “scannen naar UNIT4 DocumentManager” oplossing. Aanpassingen, extra functies of processen, of verfijningen kunnen met onze consultant worden besproken zodat een aangepast voorstel kan worden gedaan voor een Scannen naar UNIT4 DocumentManager oplossing die precies aansluit op de wensen van uw onderneming
Schematisch overzicht “scannen naar UNIT4 DocumentManager”
Scannen naar UNIT4 DocumentManager componenten
Onze scannen naar UNIT4 DocumentManager oplossing bestaat uit onderstaande componenten.
• 1 Processing engine
• 1 Embedded KYOCERA MFP Client (HyPAS)
• 1 Desktop client
• 1 UNIT4 DocumentManager connector
• Process template
• Consultancy
• Installatie
• Implementatie van beschreven proces
• Instructie/training
• Maintenance
Processing Engine
In de processing engine worden de document workflow templates gemaakt, waarvan uit ze automatisch kunnen worden gebruikt vanuit alle aangesloten clients. Templates leggen het documentproces vast van scannen tot opslag en alle verwerkingen er tussen in.
Eens gemaakt,kan de beheerder bepalen bij welke apparaten en voor welke gebruikers het proces beschikbaar is: dit zorgt ervoor dat de gebruiker alleen die processen ziet die betrekking hebben op hun werk en verantwoordelijkheden of dat processen worden toegewezen aan de afdeling waar de MFP zich bevindt (bijvoorbeeld administratie
of finance).
Het primaire doel van de scanoplossing is het automatiseren van zoveel mogelijk document taken, het verminderen van menselijke fouten en het verbeteren van efficiency.
Embedded KYOCERA MFP Client (HyPAS)
Scannen naar UNIT4 DocumentManager biedt een embedded client voor een breed scala van KYOCERA HyPAS MFP's. Deze embedded client biedt de gebruiker een eenvoudige toegang tot de kracht van scannen naar UNIT4 DocumentManager door op de display van de MFP een scan template te tonen. Gebruikers zijn in staat om documenten te scannen in complexe workflows, simpelweg door het selecteren van een vooraf gemaakte template en het beantwoorden van een paar eenvoudige vragen. Neem contact op met KYOCERA om te zien of uw MFP wordt ondersteund.
Desktop Client
De Desktop client is een Windows-applicatie die verbinding maakt met de processing engine en begeleidt de gebruiker door het document capture proces. Bestaande elektronische documenten of documenten die zijn gescand vanaf een MFP of TWAIN- scanner kunnen allemaal worden verwerkt door de desktop client.
Gebruikers kunnen de documenten openen en indien nodig aanvullen met metadata. Dit gebeurt op dezelfde wijze als bij de MFP-client.
Metadata vragen kunnen worden gemarkeerd met “antwoord vereist” voordat het proces verder kan gaan waardoor bestanden met ontbrekende informatie tot het verleden behoren.
UNIT4 DocumentManager connector
Na het scannen en verwerken van het document wordt de UNIT4
DocumentManager connector aangeroepen. Deze maakt de verbinding met de UNIT4- server. De meegestuurde metadata zal worden toegewezen aan de parameters van de UNIT4 DocumentManager Web services. Vanaf dat moment zal UNIT4 de verdere afhandeling overnemen en het document op de juiste bestemming opslaan.
Proces
In de “scannen naar UNIT4 DocumentManager” oplossing zal één proces worden gedefinieerd welke zal worden afgestemd op uw document proces. Maximaal
5 metadatavragen zullen worden toegevoegd op de KYOCERA MFP client of de desktop client. Documenten kunnen worden gespitst op aanwezige barcodes en de waarde van de barcode kan aan de metadata worden toegevoegd. Documenten worden door OCR
doorzoekbaar gemaakt en vervolgens door gegeven aan de UNIT4 DocumentManager- connector voor verdere verwerking en opslag.
Extra processen en of functionaliteiten kunnen worden toegevoegd op basis van het aantal aanvullende uren die nodig zijn om deze te creëren.
Scripting van specifieke functies is niet opgenomen in de standaard “scannen naar UNIT4 DocumentManager” oplossingen maar kan worden gerealiseerd op basis van het aantal benodigde uren om het script te produceren.
Installatie
Tijdens installatie zullen onderstaande componenten worden geïnstalleerd.
• Processing engine
• Desktop client of KYOCERA embedded MFP-Client
• UNIT4 DocumentManager connector
Voordat de installatie zal worden uitgevoerd dient de benodigde hardware (server, pc, MFP) volgens specificatie te zijn uitgevoerd en in het netwerk opgenomen te zijn.
Ten tijde van installatie dient een systeembeheerder met Administrator rechten aanwezig te zijn.
Implementatie van beschreven proces
Nadat de installatie is voltooid, wordt er een workflow template gemaakt. Hierin worden onder andere de volgende belangrijke punten ingesteld;
• Algemene template-instellingen
o Template naam, proces tijdstip en interval, verworpen documenten verplaatsing en template knop.
• Client Capture-instellingen
o Configureren van scan- en pagina-eigenschappen. Metadata vragen en keuzelijsten die beschikbaar moeten komen op de client worden ook hier geconfigureerd.
• Output Formatinstellingen
o Selecteer het gewenste opslag bestandsformaat en aanvullende eigenschappen zoals bits per pixel, kleurenprofiel en compressie.
Note: afhankelijk van het geselecteerde bestandsformaat moet ook de OCR module (standaard) worden geactiveerd.
• Document opslag instellingen
o Maak de connectie met UNIT4 DocumentManager server via gebruikersnaam en wachtwoord
o Definieer de captured documents library en library type inclusief file(document) naam en acties. Metadata kan gebruikt worden om deze velden te vullen.
Clients
Als de workflow template is voltooid, kan de client worden geconfigureerd in de processing engine, zodat “scannen naar UNIT4 DocumentManager” in staat is om te bepalen
welke clients moeten worden gebruikt met welk workflowsjabloon. De beheerder
kan selecteren of authenticatie van de gebruiker (afzonderlijk te configureren) nodig is en selecteert het benodigde sjabloon dat gebruikt gaat worden voor de verwerking van het gescande document van de specifieke MFP.
Instructie
Er zal aan de (systeem)beheerder instructie worden gegeven over de geïnstalleerde componenten en processen en over het gebruik van de geïnstalleerde clients.
Onderhoud
De duur van onderhoudscontracten variërt van 1 tot 5 jaar. Met dit contract komt u in aanmerking voor gratis “scannen naar UNIT4 DocumentManager”
upgrades en ondersteuning op de correcte werking van de geïnstalleerde oplossing.
Systeem vereisten
Ondersteunde Operating Systems
De processing engine applicatie kan worden geïnstalleerd op een van onderstaande Windows platforms:
• Windows 2000/Professional/Server Service Pack 4 Windows XP Service Pack 3 32- bit
• Windows Vista Service Pack 2 32-bit
• Windows 7 Professional 32-bit
• Windows Server 2003 Service Pack 1 32-bit Windows Server 2008 Service Pack 2 32-bit
De Server dient te zijn voorzien van:
• .NET 3.5 or higher
• Internet Information Services (IIS)
De 32-bit versie is compatibel met 64-bit omgevingen.
Virtualisatie
De processing engine wordt ondersteund in virtuele hardware-omgevingen zoals Microsoft Virtual Server en VMWare.
UNIT4 DocumentManager Specifieke vereisten
De volgende componenten dienen aanwezig te zijn:
• UNIT4 Document Manager versie 2.2.5 of hoger
• UNIT4 Auto indexing service
• UNIT4 Generic import service
• UNIT4 MFP connector
Hardware aanbeveling
De hardware eisen voor de processing engine zijn sterk afhankelijk van het gekozen operating system de gewenste prestaties en de geïnstalleerde processen
Geadviseerde configuratie voor de standaard “scannen naar UNIT4 DocumentManager” is als volgt:
Minimum | Recommended | |
CPU | Dual Core 2GHz | Quad Core 2.66GHz |
Memory | 2GB RAM | 4GB RAM |
Disk space | 40GB | 160GB |
Network | 100MB | 1GB |
Veel componenten in de processing engine zijn multithreaded, of ontworpen om als een separaat proces te functioneren. Hierdoor zullen deze componenten voordeel halen uit multicore-enabled operating systems en hardware.