Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20182019-0014
Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20182019-0014
30-11-2018
BIJLAGE
Bijlage nr. 2
Overeenkomst tussen de COCOF, de VGC en Perspective.brussel over de opdracht om een masterplan op te stellen voor de openbare ruimte op de campus Ceria-Coovi in Anderlecht.
Overeenkomst tussen de COCOF, de VGC en Perspective.brussel over de opdracht om een masterplan op te stellen voor de openbare ruimte op de campus Ceria-Coovi in Anderlecht.
Tussen de volgende partijen:
De Franse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxx, Minister-Voorzitter van het College van de Franse Gemeenschapscommissie;
Hierna 'de COCOF' genoemd;
De Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door Xxx Xxxxxxxxx, Collegevoorzitter van de Vlaamse Gemeenschapscommissie;
Hierna 'de VGC' genoemd; en
het Brussels Planbureau te Brussel, vertegenwoordigd door Xxxxxxxxxx Xxxx, Directeur-Generaal; Hierna 'Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx' genoemd;
Wordt vooraf het volgende toegelicht:
Aangezien de COCOF en de VGC de eigendom van de campus Ceria-Coovi delen, waarbij bepaalde percelen aan de COCOF toebehoren, andere aan de VGC, en bepaalde ruimten aan beide gemeenschappen;
Aangezien de COCOF voor september 2021 een middelbaar scholencomplex met sporthal voor 1200 leerlingen wil bouwen;
Aangezien de VGC een nieuwe sporthal met ondergrondse parkeergarage wil bouwen op de campus;
Aangezien Perspective.brussel ervaring heeft in het sturen en opvolgen van stedenbouwkundige en landschappelijke opdrachten, en de schooldienst instaat voor hulp bij de creatie van plaatsen op scholen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
Aangezien Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx de opstelling van een Beeldkwaliteitsplan voor de openbare ruimte van het kanaalgebied heeft gelanceerd en in dit kader een opdrachtencentrale implementeert, waarop andere aanbestedende diensten een beroep kunnen doen;
Gelet op het voornoemde wordt als volgt overeengekomen:
A - VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
Artikel 1 - De onderhavige overeenkomst heeft tot doel de modaliteiten te bepalen van de samenwerking tussen de drie ondertekenende partijen van deze overeenkomst met betrekking tot de ontwikkeling van een masterplan van de openbare ruimten van de campus Ceria-Coovi;
B – ALGEMENE BEGINSELEN
Artikel 2 - Om de coherentie en de kwaliteit van het stedenbouwkundige project op het terrein van Ceria-Coovi te waarborgen, beslissen de drie partijen de bovenvermelde opdracht toe te vertrouwen aan het team dat belast is met de ontwikkeling van het Beeldkwaliteitsplan voor de openbare ruimte van het kanaalgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, door zich aan te sluiten bij de opdrachtencentrale die met dit doel is opgericht.
De COCOF en de VGC verbinden zich ertoe het in dit kader opgestelde Protocolakkoord te ondertekenen bij de ondertekening van deze overeenkomst.
Artikel 3 - Voor de opdracht wordt een operationele cel opgericht, waarvan de rol, samenstelling en werking door de onderhavige overeenkomst worden bepaald in de artikelen 9 tot 13. De cel omvat vertegenwoordigers van beide partijen, die de sturing van de opdracht verzekeren.
Artikel 4 - De partijen beslissen, in het algemeen belang, Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx te belasten met de coördinatie van de opdracht voor de ontwikkeling van een masterplan van de openbare ruimten van de campus Ceria-Coovi, zowel binnen de operationele cel als ten overstaan van derden.
Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx aanvaardt deze opdracht, waarvan het doel, het bereik en de grenzen worden bepaald in artikel 8 van de onderhavige overeenkomst.
De aldus opgerichte operationele cel heeft geen rechtspersoonlijkheid. Ze heeft alleen de taak de procedures te organiseren die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht, die de drie partijen, onder hun exclusieve verantwoordelijkheid, vooraf hebben vastgesteld.
Artikel 5 - In dit kader en onverminderd de aansprakelijkheid van elk van de partijen treedt Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx op namens de partijen voor alle handelingen die betrekking hebben op de hierboven vermelde opdracht.
C – RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE PARTIJEN
C1 - Rechten en verplichtingen van de partijen
Artikel 6 - In het kader van de opdracht, beschreven in artikel 1 van de onderhavige overeenkomst, verbinden de COCOF, de VGC en Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx zich ertoe:
• de referentiepersoon aan te wijzen die hen in de operationele cel vertegenwoordigt;
• deel te nemen aan de vergaderingen van de operationele cel en alle nodige werkvergaderingen;
• de documenten met betrekking tot de uitvoering van de opdracht in het kader van de operationele cel goed te keuren;
• deel te nemen aan de uitvoering en het goede verloop van de opdracht;
• aan de andere partijen alle inlichtingen te verstrekken over de opdrachten waarvan zij kennis hebben.
C2 - Doel, grenzen en inhoud van het aan Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx verleende mandaat
Artikel 7 - De partijen duiden Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx aan als interveniënt, namens partijen, in de hoedanigheid van aanbestedende overheid.
Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx is verantwoordelijk voor de opvolging van de opdrachten, toevertrouwd door deze overeenkomst.
Artikel 8 - In deze hoedanigheid en binnen deze grenzen is Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx in het bijzonder verantwoordelijk voor:
• de organisatie van de operationele cel;
• de organisatie van de tussentijdse werkvergaderingen met de dienstverlener, waaraan de COCOF en het VGC deelnemen;
• de organisatie van de contacten die nodig zijn voor het goede verloop van de opdracht;
• het afronden van de gezamenlijke adviezen van de drie partijen over de door de dienstverlener toegezonden documenten;
• de centralisatie en verspreiding van de informatie;
• het opstellen van de notulen van de vergaderingen.
Er wordt gepreciseerd dat elke beslissing met betrekking tot de uitvoering van de opdracht onderworpen is aan de voorafgaande uitdrukkelijke goedkeuring door de operationele cel, die systematisch schriftelijk wordt bevestigd (type notulen van vergaderingen of correspondentie, e-mails, enz. die tussen de leden van de operationele cel worden uitgewisseld).
D - SAMENSTELLING, WERKING, ROL EN COMMUNICATIE VAN DE OPERATIONELE CEL
D.1 – Samenstelling
Artikel 9 - Elk van de drie partijen heeft een permanente vertegenwoordiger in de operationele cel. 3. De permanente vertegenwoordigers kunnen zich naargelang de te behandelen punten laten bijstaan door personen van hun keuze.
Alleen de permanente vertegenwoordigers hebben beslissingsbevoegdheid. Elke partij heeft één stem en de beslissingen worden met eenparigheid van stemmen genomen.
In geval van afwezigheid moeten de permanente vertegenwoordigers worden vervangen door een persoon uit hun organisatie die geldig gemachtigd is hen te vertegenwoordigen.
D.2 – Werking
Artikel 10 - De operationele cel komt bijeen telkens wanneer nodig, op verzoek van een van de drie partijen. De leden worden langs elektronische weg opgeroepen.
Indien nodig of afhankelijk van de dringendheid kan de operationele cel beslissingen nemen volgens een schriftelijke procedure via e-mail. De e-mail van de permanente vertegenwoordiger van een partij geldt als onherroepelijke beslissing van die partij.
D.3 – Rollen
Artikel 11 - In het algemeen is de operationele cel verantwoordelijk voor het instrueren, leiden en controleren van alle operaties, nodig voor de uitvoering van de opdracht.
In die hoedanigheid is ze verantwoordelijk voor de goedkeuring van de documenten die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.
Niettemin moet elke beslissing betreffende de uitvoering van de opdracht die rechtsgevolgen of financiële gevolgen jegens derden heeft, worden voorafgegaan door een beslissing van de wettelijke vertegenwoordigers van de betrokken instellingen.
D.4 - Communicatie
Artikel 12 – Alle interne communicatie binnen de operationele cel mag in een van beide officiële talen plaatsvinden.
De taal die wordt gebruikt in de communicatie tussen de operationele cel en de dienstverlener zal afhangen van de keuze van de dienstverlener. Alleen het eindverslag van de opdracht wordt naar de andere officiële taal vertaald.
De werkdocumenten (notulen van vergaderingen, e-mails, nota's enz.) worden opgesteld in een van beide officiële talen.
Artikel 13 - Elke officiële mededeling aan derden met betrekking tot de onderhavige opdracht zal gebeuren in naam van de drie partijen en in de twee officiële talen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Er mogen geen mededelingen gebeuren zonder de uitdrukkelijke toestemming van de drie partijen, die systematisch schriftelijk zal worden bevestigd (met name de notulen van vergaderingen of correspondentie, e-mails enz. die tussen de leden van de operationele cel worden uitgewisseld).
De partijen zorgen ervoor dat vooraf overeenstemming wordt bereikt over de overwogen uitvoeringsmodaliteiten en communicatievormen.
E - MODALITEITEN VAN DE OPDRACHT
Gevolgen van betwisting of verhaal in verband met de opdracht
Artikel 15 - Onder betwisting of verhaal wordt verstaan elk geschil dat zou ontstaan tussen Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx en elke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken is bij de uitvoering van de voormelde opdracht.
Artikel 16 - In alle gevallen verbinden de VGC en de COCOF zich er onherroepelijk toe om alle kosten (advocaat, expertise, schadevergoedingen) die zouden voortvloeien uit een geschil te delen volgens de verdeelsleutel, beschreven in artikel 18, behalve in het geval van een kennelijke fout van een van de partijen.
Artikel 17 - Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx heeft de bevoegdheid om in rechte op te treden in naam van de partijen van de onderhavige overeenkomst, als eisende of als verdedigende partij. Voor alle acties is de voorafgaande toestemming van de operationele cel vereist.
F - UITSPLITSING VAN DE KOSTEN EN AFLOSSINGSVOORWAARDEN
Artikel 18 - De kosten van de opdracht zijn ten laste van de COCOF en de VGC volgens een verdeelsleutel van 75,56% voor de COCOF en 24,44% voor de VGC.
De vaste prijs van de opdracht is vastgesteld op € 110.000 (excl. btw).
De COCOF staat in voor de betalingen voor de opdracht aan de dienstverlener. Aan de hand van een schuldvordering factureert ze aan de VGC het aandeel van deze laatste volgens de hierboven beschreven verdeelsleutel.
De vertaling van het eindverslag van de opdracht is niet inbegrepen in de kosten van de opdracht. De COCOF staat in voor de vertaling en factureert aan de VGC het aandeel van deze laatste volgens de hierboven beschreven verdeelsleutel.
G – SLOTBEPALINGEN
G2 – Inwerkingtreding
Artikel 20 - De onderhavige overeenkomst treedt in werking op de datum waarop zij door de partijen wordt ondertekend.
G3 - Wijzigingen en interpretaties
Artikel 21 - Deze overeenkomst kan, met de uitdrukkelijke instemming van de partijen, worden gewijzigd, gespecificeerd of aangevuld door middel van een wijziging.
G4 – Geschillen
Artikel 22 - Indien een geschil met betrekking tot de uitvoering van de onderhavige overeenkomst niet in der minne kan worden geregeld, zal de meest gerede partij het voorleggen aan de Rechtbanken van Brussel, die het geschil zullen beslechten naar Belgisch recht.
* * *
Opgemaakt te Brussel op in drie (3) originele exemplaren, waarvan elke partij erkent een
(1) exemplaar te hebben ontvangen.
Voor de COCOF Xxxxxx Xxxxxx Minister-Voorzitter
van het College van de Franse Gemeenschapscommissie
Voor de VGC Xxx Xxxxxxxxx
Collegevoorzitter Vlaamse Gemeenschapscommissie
Voor Xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxx
Directeur-generaal