Controleprotocol Onderzoeksprojecten KWF Kankerbestrijding
Controleprotocol Onderzoeksprojecten KWF Kankerbestrijding
Versie d.d. 18 december 2014
1 UITGANGSPUNTEN 3
2 ONDERZOEKSAANPAK 4
3 ACCOUNTANTSPRODUCT 6
1 UITGANGSPUNTEN
Achtergrond
KWF Kankerbestrijding geeft in specifieke project subsidievoorwaarden voorschriften aan de instellingen over de besteding van de subsidiegelden en de verantwoording daarover.
Dit controleprotocol is opgesteld om de verwachte werkzaamheden van de accountant, als bedoeld in de subsidievoorwaarden, in het kader van de controle op de subsidieverantwoordingen nader toe te lichten.
Doelstelling
De accountant verricht zijn onderzoek conform de controlestandaarden, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de verantwoording van de subsidiabele kosten geen onjuistheden van materieel belang bevat en voldoet aan de gestelde eisen. Deze eisen zijn ontleend aan de project subsidievoorwaarden en worden in dit controleprotocol nader toegelicht. Dit controleprotocol beoogt richting te geven aan de onderzoeksaanpak en is niet een (uitputtend) werkprogramma.
Voor de indeling van het controleprotocol is aangesloten bij de Handreiking Controleprotocollen van het NBA.
Definities
In dit controleprotocol wordt verstaan onder:
Aanvrager De instelling die de KWF-subsidie aanvraagt.
Accountant De deskundige met certificerende bevoegdheid, bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Controleverklaring De rapportagevorm van de accountant, waarin de accountant zijn conclusie formuleert naar aanleiding van de door hem uitgevoerde werkzaamheden en die verder voldoet aan het gestelde in COS 800.
2 ONDERZOEKSAANPAK
Onderzoeksaanpak
De onderzoeksaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de accountant. Dit controleprotocol beoogt dan ook niet een aanpak van de controle voor te schrijven. Veelal baseert de accountant zich bij zijn onderzoek op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en de interne controle rondom de financiële en projectadministratie van de aanvrager en komt op basis daarvan tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen. Aangezien deze aanpak leidt tot maatwerk per aanvrager is het voorschrijven van een aanpak ook niet mogelijk.
De accountant voert zijn onderzoek uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder dit controleprotocol, en maakt in zijn verklaring een duidelijke verwijzing naar dit protocol
Dit controleprotocol geeft nadere aanwijzingen, die de accountant bij zijn onderzoeksaanpak moet betrekken. De accountant belast met het onderzoek van de verantwoording dient zorg te dragen voor een adequate onderzoeksaanpak en een op de cliëntsituatie toegesneden werkprogramma, waarbij aan de interne beheersing rondom de projectadministratie aandacht wordt geschonken en de controletolerantie zoals hierna vermeld in acht wordt genomen.
Reikwijdte
In de financiële verantwoording zijn per project de werkelijke subsidiabele kosten in één bedrag weergegeven in het betreffende jaar. Het onderzoek van de accountant richt zich op de werkelijke subsidiabele kosten per project per jaar. Het controleobject van de accountant betreft de jaarlijkse financiële verantwoording van de subsidieontvanger.
Materialiteit
De controle is gericht op het afgeven van een controleverklaring bij de verantwoording. Bij zijn oordeelsvorming streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip ten behoeve van het gebruik van statistische technieken moet worden gekwantificeerd, moet worden uitgegaan van een betrouwbaarheid van 95%.
De controle dient dusdanig te worden gepland en uitgevoerd, dat fouten van materieel belang worden geconstateerd. Teneinde een goedkeurende controleverklaring af te mogen geven is het noodzakelijk dat alle geconstateerde fouten die individueel of gezamenlijk van materieel belang zijn worden gecorrigeerd.
Indien een correctie niet of niet afdoende wordt aangebracht dient dit tot uitdrukking te worden gebracht door het verstrekken van een verklaring anders dan een goedkeurende controleverklaring. Het verstrekken van een controleverklaring anders dan goedkeurend heeft invloed op het definitieve toekenningsbesluit.
Controletolerantie
Voor de strekking van de controleverklaring zijn de volgende toleranties bepalend:
Tolerantie/strekkking | Goedkeurend | Beperking | Oordeelonthouding | Afkeurend |
Fouten in de verantwoording | ≤ 1% | > 1% < 3% | - | ≥ 3% |
Onzekerheden in de controle | ≤ 3% | % > 3% < 10% | ≥ 10% | - |
Als omvangsbasis geldt: de totale toegekende subsidie.
Fouten
Tijdens de controle geconstateerde fouten dienen indien mogelijk door de instelling in de verantwoording te worden aangepast.
Voor een adequate onderbouwing van het accountantsoordeel is het noodzakelijk dat de accountant niet- gecorrigeerde fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert en in een foutentabel bij de financiële verantwoording voegt.
Aandachtspunten voor de controle
Rechtmatigheid
De controle van de rechtmatigheid door de accountant houdt een drietal concrete toetsingsvragen in:
1. Zijn de uitgaven tot stand gekomen binnen de grens van de goedgekeurde projectbegroting? Dit betekent dat de kosten tot maximaal de begroting per kostensoort (zijnde de toekenning/ toekenningen) in de verantwoording kunnen worden opgenomen.
2. Zijn de kosten tot stand gekomen in overeenstemming met de project subsidievoorwaarden en de subsidietoekenning?
3. Als er sprake is van matchingvereiste conform de toekenning dient gecontroleerd te worden dat ook aan dit aspect is voldaan.
Personele lasten
Voor de controle van de personele lasten dient de accountant kennis te nemen van de specifieke project subsidievoorwaarden. Deze verschillen namelijk per project. Hieronder wordt weergegeven welke werkzaamheden de accountant moet verrichten in de verschillende situaties.
Als de personele lasten in de toekenningsbrief en subsidievoorwaarden zijn gebaseerd op tarieven per fte, dan stelt de accountant ten minste vast dat:
• De verantwoorde werkelijke personeelslasten van projectmedewerkers (onderzoekers en/of ondersteunend personeel) passen binnen de maximale subsidietoekenning. De accountant verkrijgt hiertoe voldoende en geschikte controle informatie, bijvoorbeeld een contract met de projectmedewerker en aansluiting met een sluitende urenregistratie.
• De projectmedewerkers werkzaam zijn geweest voor het project door middel van aansluiting met een gedegen en sluitende urenregistratie. Onder gedegen wordt verstaan dat de urenstaten tijdig (binnen een maand na afloop van de periode) zijn ingevuld en ondertekend door de medewerker en de leidinggevende.
Als de personele lasten in de toekenningsbrief zijn gebaseerd op uurtarieven, dan stelt de accountant ten minste vast dat:
• Er een gedegen en sluitende urenregistratie ten grondslag ligt aan de verantwoorde uren. Onder gedegen wordt verstaan dat de urenstaten tijdig (binnen een maand na afloop van de periode) zijn ingevuld en ondertekend door de medewerker en de leidinggevende.
• De verantwoorde uurtarieven zijn gebaseerd op werkelijke personeelslasten van projectmedewerkers (onderzoekers en/of ondersteunend personeel).
• de verantwoorde uurtarieven de in de toekenning genoemde maxima niet overschrijden.
Materiële kosten
De accountant stelt ten minste vast dat de kosten besteed zijn in het kader van het project en de verantwoorde kosten zijn gebaseerd op onderliggende brondocumentatie. Onder brondocumentatie kunnen betaalde facturen worden verstaan. Daarnaast stelt de accountant vast dat de kosten aansluiten op de projectadministratie.
Apparatuurskosten
De accountant stelt ten minste vast dat maximaal de afschrijvingen, zoals genoemd in de project subsidievoorwaarden, ten laste zijn gebracht van het project.
3 ACCOUNTANTSPRODUCT
Controleverklaring
Het onderzoek van de accountant mondt uit in een controleverklaring. De accountant hanteert hiervoor het van toepassing zijnde model dat in bijlage A bij dit controleprotocol is opgenomen.
In de controleverklaring wordt vermeld dat het onderzoek is uitgevoerd in overeenstemming met de nadere aanwijzingen van dit controleprotocol.
De accountant waarmerkt de verantwoording.
De strekking van de controleverklaring anders dan goedkeurend kan zoals eerder in dit protocol en in de project subsidievoorwaarden opgenomen van invloed zijn op de definitieve subsidievaststelling.
Indien de accountant een controleverklaring met een andere strekking dan een goedkeurende moet afgeven, laat hij deze verklaring zo goed mogelijk aansluiten op de indeling van het model zoals opgenomen in bijlage A.
Bijlage A: Model controleverklaring
Controleverklaring ingevolge de financiële verantwoording van de financiering van onderzoeksprojecten door Stichting Koningin Xxxxxxxxxx Fonds voor de Nederlandse Kankerbestrijding
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
Afgegeven ten behoeve van Stichting Koningin Xxxxxxxxxx Fonds voor de Nederlandse Kankerbestrijding
Aan: (Opdrachtgever)
Wij hebben de door ons gewaarmerkte financiële verantwoording ingevolge de onderzoeksprojecten van (naam entiteit) te (statutaire vestigingsplaats) over (periode/jaar) gecontroleerd. De financiële verantwoording met bijlagen is opgesteld door het bestuur van (naam entiteit)1 op basis van het controleprotocol Onderzoeksprojecten KWF Kankerbestrijding d.d. 18 december 2014 en de overige aanwijzingen en aanvullende adviezen van de Wetenschappelijke Raad van KWF Kankerbestrijding zoals opgenomen in de toekennings- en eventuele latere brieven.
Verantwoordelijkheid van het bestuur
Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording in overeenstemming met het controleprotocol Onderzoeksprojecten KWF Kankerbestrijding d.d. 18 december 2014 en de overige aanwijzingen en aanvullende adviezen van de Wetenschappelijke Raad van KWF Kankerbestrijding. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanig interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de financiële verantwoording met bijlagen mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.
Verantwoordelijkheid van de accountant
Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële verantwoording op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder de Nederlandse controlestandaarden, en het controleprotocol Onderzoeksprojecten KWF Kankerbestrijding d.d. 18 december 2014 en de overige aanwijzingen en aanvullende adviezen van de Wetenschappelijke Raad van KWF Kankerbestrijding. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording met bijlagen geen afwijking van materieel belang bevat.
Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële verantwoording. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de 1.
1 Afhankelijk van de aard van de entiteit te vervangen door een meer passende aanduiding zoals “het
bestuur van de “vereniging”, “stichting” enz.
door de accountant toegepaste professionele oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de financiële verantwoording met bijlagen geen afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.
Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het voor het opstellen van de financiële verantwoording door de entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de toepassing van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en referentiekader voor de rechtmatige totstandkoming van verantwoorde transacties.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
Oordeel betreffende de financiële verantwoording
Naar ons oordeel is de financiële verantwoording van (naam entiteit) over (periode/jaar) in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met het controleprotocol en de overige aanwijzingen en aanvullende adviezen van de Wetenschappelijke Raad van KWF Kankerbestrijding. Dit impliceert dat:
• ten behoeve van de voor vergoeding in aanmerking komende kosten een afzonderlijke (project)administratie
is gevoerd terzake waarvan alle gemaakte kosten aan de hand van administratieve bescheiden controleerbaar zijn;
• de in de financiële verantwoording opgenomen kosten juist zijn en de besteding heeft plaatsgevonden overeenkomstig het doel van de financiële steun zoals aangegeven in de toekenningsbrieven.
Beperking in verspreidingskring en gebruik
De financiële verantwoording met bijlagen is opgesteld om (naam entiteit) in staat te stellen te voldoen aan het controleprotocol Onderzoeksprojecten KWF Kankerbestrijding d.d. 18 december 2014 en de overige aanwijzingen en aanvullende adviezen van de Wetenschappelijke Raad van KWF Kankerbestrijding. De financiële verantwoording met bijlagen hoeft derhalve niet geschikt te zijn voor andere doeleinden. Onze rapportage is louter bestemd voor (naam entiteit) ter verantwoording aan Stichting Koningin Xxxxxxxxxx Fonds voor de Nederlandse Kankerbestrijding en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen dan Stichting Koningin Xxxxxxxxxx Fonds voor de Nederlandse Kankerbestrijding.
Plaats, datum
Ondertekening (Handtekening, naam)