Vlieland Ameland Schiermonnikoog Terschelling Vast op koers !
QuickTime™ en een
TIFF (ongecomprimeerd)-decompressor zijn vereist om deze afbeelding weer te geven.
QuickTime™ en een
TIFF (ongecomprimeerd)-decompressor zijn vereist om deze afbeelding weer te geven.
QuickTime™ en een
TIFF (ongecomprimeerd)-decompressor zijn vereist om deze afbeelding weer te geven.
QuickTime™ en een
TIFF (ongecomprimeerd)-decompressor zijn vereist om deze afbeelding weer te geven.
Vlieland Ameland Schiermonnikoog Terschelling Vast op koers !
BMC
5 november 2008 Xxx Xxxxxxxx Xxxxx xx Xxxxx Projectnummer:
INHOUD | |||
HOOFDSTUK 1 | INLEIDING | 3 | |
HOOFDSTUK 2 | VASTE KADERS VOOR SAMENWERKING | 5 | |
HOOFDSTUK 3 | VERDER ZONDER TEXEL? | 7 | |
HOOFDSTUK 4 | TAKEN EN BEVOEGDHEDEN | 8 | |
HOOFDSTUK 5 | ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN | 13 | |
5.1 Gemeenteraden | 13 | ||
5.2 Colleges van B&W | 14 | ||
5.3 Eilander Raad | 14 | ||
5.4 Eilander College | 15 | ||
5.5 Het portefeuillehoudersoverleg | 15 | ||
HOOFDSTUK 6 | HET SECRETARIAAT OP DE WAL | 16 | |
HOOFDSTUK 7 | PROCESMANAGER SAMENWERKING | 19 | |
7.1 Taak | 19 | ||
7.2 Competentieprofiel | 19 | ||
7.3 Werk- en verantwoordelijkheidstructuur | 20 | ||
HOOFDSTUK 8 | CONVENANT | 21 | |
HOOFDSTUK 9 | GESCHILLENREGELING | 22 | |
HOOFDSTUK 10 | BEGROTING 2010 | 24 | |
HOOFDSTUK 11 | TIJDSPLANNING | 27 | |
HOOFDSTUK 12 | BESLUITEN | 29 | |
Bijlage 1 Terugblik 30 Bijlage 2 Huisvestingsmogelijkheden in Harlingen | 34 | ||
Xxxxxxx | 0 | Xxxx onderzoek ICT-functies | 36 |
Bijlage | 4 | Bevoegdheden en coördinatie | 37 |
Hoofdstuk 1 Inleiding
Op 17 januari 2008 stemde het Eilander College (EC) van de Waddeneilanden in met de offerte d.d. 2 januari 2008 waarin BMC (Bestuur & Management Consultants) opdracht ontving het zogenaamde kwartiermakerschap vorm te geven door het ontwerpen van een Plan van Aanpak (verder: PvA1) dat de basis moet vormen voor verdere samenwerking tussen de vijf Waddeneilanden.
Dit PvA1 (titel: ‘…Samenwerken is een werkwoord: dat DOE je…’) is in maart aan het EC aangeboden. Dit college heeft vervolgens de ER (ER) en de afzonderlijke gemeenteraden voorgesteld dit PvA1 te accepteren als basis voor de uitbouw van de samenwerking.
In april besloot de gemeenteraad van Texel niet met dit voorstel akkoord te gaan. De overige gemeenteraden waren wel akkoord met het PvA1, maar door het ‘nee’ van Texel ontstond een nieuwe situatie.
Het EC beraadde zich op deze nieuwe situatie in Harlingen (11 augustus 2008). Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog en Terschelling (verder: VAST) kozen er voor om de samenwerking voort te zetten met de gemeenschappelijke regeling (GR) als basis voor intensieve en niet-vrijblijvende samenwerking.
Om deze keuze verder te onderbouwen werd daarbij het volgende afgesproken.
BMC is verzocht om op het in maart gepresenteerde PvA1 te herschrijven in het licht van de nieuwe situatie en met in acht neming van bovenstaande punten.
In de opdracht aan BMC is dat als volgt samengevat:
• Wat is de betekenis van het wegvallen van Texel voor het PvA1?
• Uitgangspunt bij het herschrijven is dat de vier eilanden nadrukkelijk voor elkaar kiezen en voor een gezamenlijke aanbieder in geval van uitbesteding met
mogelijk een gefaseerde afname van producten en diensten.
• De drietrapsraket zoals beschreven in het PvA1 blijft eveneens een belangrijk uitgangspunt.
• De invulling van een secretariaat aan wal vanuit de voorkeur voor een (tijdelijke) huursituatie.
• Een beschrijving van de werkwijze bij verschil van inzicht op momenten van besluitvorming. Grofweg zijn hiervoor twee lijnen te schetsen, namelijk het consensusmodel en het geschillenmodel.
• Een beschrijving van de bevoegdheden die kunnen worden overgedragen aan de ER.
Op 22 augustus heeft het EC op Terschelling met BMC nader overlegd over de herziening van het PvA1.
Daarbij is nog het volgende extra benadrukt.
• Samenwerking op de klassieke taken, grote nieuwe taken en bedrijfsvoering
• ICT-samenwerking heeft prioriteit: daar komen de vier ook uit, wat een goede basis biedt voor verdere samenwerking.
• Het herschreven PvA (verder: PvA2) moet concreter worden: een beslisdocument op grond waarvan raadsleden het vertrouwen hebben dan samenwerking lonend is.
• Meer aandacht voor de posities van de verschillende organen in het besluitvormingsproces.
• De bestaande inventarisatie van taken die gezamenlijk opgepakt kunnen worden, moet doorspit worden, een prioriteitsvolgorde krijgen, een
tijdsplanning en een inzicht waar welke bevoegdheid komt te liggen. Als voorbeelden die hoge prioriteit kunnen krijgen worden genoemd: zaken waar al convenanten over zijn gesloten (zoals vaarrecreatie, duurzame energie), water, crisisbeheersing en openbare orde, secundaire taken.
• Er komt een convenant waarin de afspraken worden vastgelegd. De
procedure voor dit convenant komt in het PvA2. Te overwegen valt de provincie –en wellicht ook BZK- als partner in dit convenant mee te nemen.
Op basis van deze afspraken is BMC – in de personen van Xxx Xxxxxxxx en Xxxxx xx Xxxxx - aan de slag gegaan om het Plan van Xxxxxx te herschrijven. Zij werden daarbij ondersteund door een klankbordgroep, die als volgt was samengesteld.
Xxxx Xxxxx (burgemeester Schiermonnikoog), Xxxxxx Xxxxxx (burgemeester Terschelling), Xxxxx xxx xxx Xxxxx (gemeentesecretaris Ameland), Xxxxx Xxxxx (gemeentesecretaris Vlieland) en Xxxx Xxxxxx (Provincie Fryslân).
Hoofdstuk 2 Vaste kaders voor samenwerking
VAST hebben na het ‘nee’ van Texel opnieuw bevestigd dat wat hen betreft het oorspronkelijke kader waarbinnen naar een intensivering van de samenwerking wordt gestreefd nog steeds vast ligt.
1. De vier gemeenten kiezen voor elkaar als duurzame manier om, met behoud van hun bestuurlijke zelfstandigheid, hun bestuurskracht te versterken. De richting en bestuurlijke wil ligt daarbij vast: ‘de samenwerking is onomkeerbaar en toekomstgericht’.
2. De eilander identiteit is leidraad voor het handelen, ook al wordt hiermee niet de meest efficiënte oplossing bereikt.
3. Intensivering van de samenwerking zal t.o.v. de huidige situatie echter zeker doelmatiger zijn. Voor de bevoegdheden en coördinerende taken die worden overgedragen van de gemeenten naar de GR geldt dat voorbereiding en uitvoering gebundeld plaats kan vinden. En er hoeft maar één vertegenwoordiger namens de vier eilanden naar allerlei overlegstructuren te gaan. Deze voordelen gelden ook voor intensivering van de samenwerking die buiten het GR-verband plaatsvindt.1 VAST zal slagvaardiger kunnen opereren als er nieuwe, complexe taken van de rijksoverheid op gemeenten afkomen. Voor de ambtelijke organisatie heeft de samenwerking grote voordelen. Er kan gebruik gemaakt worden van de deskundigheid van een partnergemeente en bij uitval en ziekte kan er op elkaar een beroep worden gedaan, waarbij de samenwerking op ICT-gebied van groot belang is. Het is ook een uitdaging voor de medewerkers. Ze kunnen hun expertise in een breder verband inzetten én verder ontwikkelen. Dat is, naast een persoonlijk belang, ook in het belang van de gemeente(n).
4. Versterking van bestuurskracht wordt bereikt door versterking van de lokale dienstverlening, een grotere slagkracht van de bedrijfsvoering en een adequate aanpak van nieuwe beleidsopgaven.
5. Er wordt krachtig samengewerkt op de volgende terreinen:
• Het eenduidig vormgeven en automatiseren gericht op het gemeenschappelijk organiseren van de grote administratieve, transactieverwerkende werkprocessen binnen het primaire proces.
• Bundeling van krachten op het terrein van een beperkt aantal secundaire processen (financiën, personeelszaken en vooral ICT).
• Vormgeving en operationalisatie van complexe - ook nieuwe - beleidsvraagstukken.
6. De gemeenten kiezen daarbij voor één gemeenschappelijke aanpak van secundaire taken (financiën, personeelszaken, ICT), waarbij het mogelijk is dat – op grond van het eigen ontwikkelingsproces binnen de gemeente – de ene gemeente intensiever en vérgaander diensten afneemt dan de ander van de gezamenlijk gekozen partner.
1 Zie voor de overdracht van taken en bevoegdheden, en overige vormen van samenwerking, paragraaf 4.
7. Voor primaire taken kijken de gemeenten ook of het zinvol is om samen te werken en gezamenlijke beleidsvoorbereiding te doen of taken uit te voeren.
8. Voor de nader te omschrijven taken zal de samenwerking worden aangegaan, waar nodig met een gezamenlijke, externe partner om voldoende massa te verkrijgen.
9. Daarbij wordt de volgende beslisboom gehanteerd:
• Daar waar deskundigheid nodig is wordt beoordeeld of deze op één van de eilanden aanwezig is.
• Indien dit niet het geval is wordt beoordeeld of de deskundigheid op het centrale secretariaat aanwezig is of daar kan/moet worden opgebouwd.
• Indien dit ook niet het geval is (of niet effectief/efficiënt is om dat te doen) wordt besloten deze deskundigheid collectief in te kopen.
10. De huidige GR is daarbij het aangewezen voertuig. De Friese Waddeneilanden streven ernaar Texel hierbij te betrekken voor in ieder geval de uitvoering van de klassieke OOW-taken.
11. Het secretariaat van de GR gaat daarin een centrale en bindende rol spelen.
12. Er komt een krachtige secretaris zoals in dat Plan voorzien en daarnaast kunnen er andere taken bij het secretariaat worden ondergebracht, hetzij door detachering van de eilanden, hetzij door aanstelling bij dat secretariaat.
13. Dit secretariaat wordt op de wal in Harlingen gehuisvest, bij voorkeur in een huurpand.
14. De ER zal eigen bevoegdheden verkrijgen, deze moeten concreet benoemd worden, zodat de raadsleden weten wat van hen verwacht wordt.
Hoofdstuk 3 Verder zonder Texel?
De besluitvorming in de gemeenteraad van Texel (zie bijlage 1) stelt de Friese Waddeneilanden voor de vraag hoe gezamenlijk verder vorm te geven aan hun intentie om op een duurzame manier hun bestuurskracht te versterken.
Op dit moment is de positie van Xxxxx niet helder, althans er is geen definitief besluit genomen. Wel duidelijk is dat Xxxxx een intensivering van de samenwerking niet ziet zitten.
Dit heeft gevolgen voor de samenwerking, zoals die tot nu toe op de rails werd gezet in het PvA1:
• De ‘massa’ van de samenwerking is minder. Niet alleen in financieel opzicht; ook waar het gaat om de beantwoording van de vraag welke gemeenschappelijke taken in eerste instantie op welk eiland terecht kunnen,
is het mogelijke afhaken van Texel een verschraling van de keuze. De keuze voor andere, robuuste partner op een aantal terreinen wordt daarmee urgenter.
• Het secretariaat op de wal zal bescheidener zijn dan voorzien.
• Bij de taken die het Waddengebied als geheel betreffen en bij het contact met hogere overheden en instanties als het Regionaal College
Waddengebied (de klassieke OOW-taken) is het een handicap dat Texel dreigt af te haken. Toch blijft een goed overleg met Texel noodzakelijk. Daarvoor liggen twee opties in de rede:
1. VAST formuleren eerst gezamenlijk een standpunt op GR-niveau en vervolgens vindt er op basis van de standpunt overleg plaats met Texel;
2. Er vindt een vijf-eilanden overleg plaats in een apart kader binnen de bestaande GR.
De voorkeur gaat uit naar de tweede optie: binnen het kader van de GR tussen de vier Friese eilanden wordt vorm gegeven aan een arrangement met Texel voor de klassieke OOW-taken. Op de precieze juridische basis voor deze optie moet nog nader wordt gestudeerd.
Hoofdstuk 4 Taken en bevoegdheden
Onderzocht is welke taken en bevoegdheden gemeenschappelijk kunnen worden opgepakt. Aan de hand van de door de klankbordgroep verstrekte lijst zijn de gemeentesecretarissen eerst afzonderlijk ondervraagd.
De volgende vragen zijn voorgelegd:
• Hoeveel formatie is er voor de taak beschikbaar ?
• In welke functie(s) is de taak ondergebracht ?
• Is de eventuele overdracht van de taak complex ? (bv. moeten functies ontvlecht worden ? wanneer komt formatieplaats vrij door vertrek,
pensionering medewerker, etc.)
• Wat is de meerwaarde van de overdracht van de taak ? (vermindering kwetsbaarheid, vergroten doelmatigheid, doeltreffendheid, etc.)
• Is de overdracht urgent ?
• Wordt er bestuurlijk grote waarde gehecht aan de taakoverdracht ?
De rapportage uit de interviews is in een bijeenkomst met alle gemeentesecretarissen besproken en heeft geleid tot het onderstaande voorstel. In het PvA1 is voor eilandoverstijgende projecten en beleidsopgaven de volgende beslisboom beschreven:
• Daar waar deskundigheid nodig is wordt beoordeeld of deze op één van de
eilanden aanwezig is.
• Indien dit niet het geval is wordt beoordeeld of de deskundigheid op het centrale secretariaat aanwezig is of daar kan/moet worden opgebouwd.
• Indien dit ook niet het geval is (of niet effectief/efficiënt is om dat te doen) wordt besloten deze deskundigheid collectief in te kopen.
Deze beslisboom is ook gehanteerd om tot de onderstaande voorstellen te komen. De voorstellen zijn niet voorzien van prioriteitsstelling. Onder leiding van de procesmanager kunnen de voorstellen onmiddellijk worden uitgevoerd, met uitzondering van de voorstellen die een geleidelijke invoering veronderstellen. (bijv. bij vrijkomen van formatie)
Bij voorstellen van taakoverdracht naar één van de eilanden wordt door de desbetreffende gemeente een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met de gemeenten die diensten afnemen.
Taak | Voorstel | Overdracht bevoegdheid |
Crisisbeheersing en Openbare Orde | ||
Overall advies over | Taak overdragen naar | Benoem coördinerend |
voorstellen | Terschelling | portefeuillehouder in EC |
Hulpverleningsdienst, | (lokaal integraal | t.b.v. de inbreng van de |
Regionaal College | veiligheidsbeleid blijft bij | Waddeneilanden in de |
gemeenten) | Hulpverleningsdienst en | |
Centrale kennis/coördinatie | regionaal College | |
rampenbestrijding, | ||
rampenplannen Noordzee, | ||
Waddenzee, veerdiensten* | ||
Gezondheidszorg | ||
Contacten | Taak overdragen naar | Vaststellen beleidsplan / |
GGD, GHOR, UMCG, RAV | Ameland | begroting |
Gemeentelijke | (adviescommissie) OGZ | |
basisgezondheidsplannen | van de | |
Contacten Rijk | Hulpverleningsdienst | |
Relatie zorgverzekeraar | Fryslân naar ER | |
Jeugdzorg | Benoem coördinerend | |
portefeuillehouder | ||
Natuur en RO ∗ | ||
Overall coördinatie/kennis | Taak overdragen naar (nieuw) Waddensecretariaat Formatie: 2 fte (= huidig secretariaat) | Vaststellen Bestemmingsplan Waddenzee en Kader voor beheer- en ontwikkelplannen van gemeenten door ER |
Beleidsmatig Natura 2000 en KRW | ||
Coördinatie lokale beheersplannen N-2000 en KRW op gemeenschappelijke leest | ||
Contacten Rijk en provincie | ||
B&O plan | ||
Inbreng RCW | ||
Bestemmingsplan Waddenzee | ||
PKB | ||
Eilander ruimtelijk beleid in relatie tot provinciaal (structuurvisie)beleid | ||
SBB | ||
Convenant vaarrecreatie | ||
Bereikbaarheid/RWS* | ||
Kustverdediging ( POK) | Geen taken overdragen | Benoem portefeuillehouder |
Wel goed coördineren (via secretariaat)
∗ Taken die bij voorkeur in arrangement met Xxxxx ondergebracht
lobby bereikbaarheid in EC
Veerdiensten | ||
Bagageafhandeling vanaf de wal | ||
Dijkring | ||
Baggeren (vaargeulen) | ||
OV ( P.v.E) | ||
Vuurtorens (toezichtsysteem) | ||
Ambitiemanifest 2020∗ | ||
Regie en coördinatie overdragen aan (nieuw) waddensecretariaat (projectleider [1 fte] is aangevraagd bij Waddenfonds) | Benoem portefeuillehouder in EC | |
Onderwijs | ||
Lokaal bevoegd gezag | Taak overdragen naar Ameland • Schiermonnikoog koopt al in bij Ameland • Vlieland beëindigt contract Harlingen • Terschelling groeit in via natuurlijk verloop | |
Bestuur openbaar onderwijs | Besluit bevoegdheden aan de hand van besluitvorming rapport openbaar onderwijs | |
Volkshuisvesting | ||
Permanente bewoning / recreatieve bewoning | Bundelen van handhavingstaken bij Ameland en Terschelling Schiermonnikoog en Vlieland kopen bij hen in | Bevoegdheid blijft bij gemeenten |
Beleidsvoorbereiding Rijksregelgeving | ||
Milieu | ||
Beleidsadvisering | Xxxxxx Advies Dienst is preferente partner | Bevoegdheden blijven bij gemeenten |
(gezamenlijke) handhaving | ||
Recreatie/toerisme | ||
Waddenfonds | Op basis van doelen beleidsprogramma Waddengemeenten ondersteuning subsidieverwerving inhuren (bij één van de eilanden of extern) | Verantwoordelijkheid en bevoegdheid beleidsprogramma + subsidieverwerving beleggen bij EC |
Subsidiestromen | ||
Blauwe vlag / strandovergangen | ||
Federatie VVV’s / bezoekerscentra (bestuurlijk overleg) | ||
(Nieuw beleidsprogramma
moet door procesmanager in samenwerking worden opgesteld)
Acquisitie | |||
Plattelandsprojecten (beleidsadvisering platform) | |||
Subsidiestromen | |||
Subsidiestromen | Op basis van doelen beleidsprogramma Waddengemeenten ondersteuning subsidieverwerving inhuren (bij één van de eilanden of extern) | Benoem coördinerend portefeuillehouder | |
(Nieuw beleidsprogramma moet door procesmanager in samenwerking worden opgesteld) | |||
Secundaire taken | |||
Egem1 | Zie Samenwerkings- | Formatie: 1 informatiemanager bij secretariaat | |
propositie Egem | |||
Geïntegreerde | |||
elektronische | |||
dienstverlening moet | |||
ook kunnen leiden tot | |||
één | |||
klantcontactcentrum, | |||
telefooncentrale enz. | |||
Synchroniseren | |||
software en hardware | |||
ICT1 | Eén ICT partner | ||
kiezen | |||
Voorwaarde voor | |||
virtuele integratie | |||
administratieve | |||
systemen | |||
Financiën | Secundaire taken overdragen aan een partnergemeente (strategisch partnerschap) In raamcontract partnergemeente opnemen dat eilanden beslissen of, wanneer en in welke mate ze diensten afnemen. Procesmanager initieert. iddels al voor de Friese waddenei ienstverlening als voor het initiatie | ||
Juridische ondersteuning | |||
P&O | |||
1 De Egem plannen worden inm | landen ontwikkeld. Dat | ||
geldt zowel voor elektronische d | f om te komen tot | ||
gemeenschappelijke ICT uitbesteding. (zie bijlage 3)
Inkoop/aanbesteding | ||
Rekenkamercommissie | Benoem één Rekenkamercommissie | |
Bezwarencommissie AWB | Benoem één Bezwarencommissie ABW | |
NB | Coördinatie vertegenwoordiging Waddeneilanden in (andere) GRen cq. Verbonden partijen | |
Samenvatting
Samenvattend gaat het om de volgende taken en bevoegdheden die van de gemeenten naar de GR worden overgeheveld:
Overdracht bevoegdheden van de gemeenteraden naar ER:
• Begroting en beleidsplan OGZ van de Hulpverleningsdienst Fryslân;
• Kader voor beheer- en ontwikkelingsplannen van gemeenten Natuur en RO;
• Bestemmingsplan Waddenzee;
• Ambitiemanifest;
• Beleidsprogramma en subsidieverwerving recreatie/toerisme;
• Rekenkamercommissie;
• Bezwarencommissie Algemene Wet Bestuursrecht.
Het spreekt voor zich dat op de beleidsterreinen waar een overdracht van bevoegdheden plaatsvindt er een coördinerend portefeuillehouder daarvoor verantwoordelijk is in het EC.
Daarnaast zijn er nog coördinerende taken voor een portefeuillehouder in het EC op de volgende beleidsonderdelen:
• Inbreng in de Hulpverleningsdienst en Regionaal College;
• Subsidiestromen;
• Bereikbaarheid;
• Andere Gemeenschappelijke Regelingen cq Verbonden partijen.
Hoofdstuk 5 Rollen en verantwoordelijkheden
In het PvA1 staat uitgebreid beschreven aan welke voorwaarden moet worden voldaan om dat opdrachtgeverschap te kunnen invullen en op welke wijze dat opdrachtgeverschap vervolgens dan ingevuld moet worden.
Kernachtig samengevat betreft het de volgende voorwaarden:
• Een goede verdeling van beleidsbepaling, bevoegdheden en de daarbij behorende taken tussen de GR en de gemeentebesturen.
• De ER stelt vooraf de beleidskaders vast t.a.v. de overgedragen bevoegdheden en controleert achteraf.
• Het EC van de GR bereidt besluiten van het ER voor en voert ze uit, bewaakt beleidsprocessen, beheert de financiën en stuurt het secretariaat aan.
• Een intensieve communicatie tussen de GR en VAST op en tussen de verschillende niveaus is absoluut noodzakelijk.
• Afstemming tussen de P&C-cyclus van de afzonderlijke gemeenten en de P&C- cyclus van de GR.
• Voor een vruchtbare relatie tussen de afzonderlijke gemeenteraden en de GR is het van belang dat het opdrachtgeverschap goed wordt ingevuld : de
gemeenteraad moet weten wat ze wilt en dat moet helder en afrekenbaar –in geld en resultaat- voor de GR worden geformuleerd.
• De GR functioneert op basis van het monistische model. Dit impliceert dat de
bevoegdheden die overgedragen worden bij de ER komen te liggen.
Gemeenteraden ervaren gemeenschappelijke regelingen doorgaans als een structuur waar zijn te weinig greep op hebben. Voor een duurzame samenwerking is het derhalve noodzakelijk dat de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende spelers (gemeenteraden, colleges van B&W, ER, EC en het portefeuillehoudersoverleg) goed verankerd is.
Het is daarbij van belang in aanmerking te nemen dat er geen sprake is van een nieuwe, blanco situatie. De Waddeneilanden hebben, waar het om samenwerking gaat, een rijke geschiedenis met plus- en minpunten. Veel minpunten hebben te maken met onduidelijkheden in rol- en taakverdeling en een gebrekkige communicatie. Daar moet van worden geleerd!
5.1 Gemeenteraden
Voor een duurzame GR is het van groot belang dat de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten greep houden op het beleid van de GR.
Daarvoor is het allereerst van belang dat de gemeenteraden nauw betrokken zijn bij de totstandkoming van de GR en een duidelijk beeld hebben van de taken en bevoegdheden die aan de GR worden toebedeeld. Dit PvA2 (paragraaf ‘Taken en bevoegdheden’) biedt daarvoor een goed aanknopingspunt.
Vervolgens is het van belang dat de gemeenteraden van tevoren (meerjarige) kaders stellen voor het te voeren beleid van de GR in de taken en bevoegdheden van de GR. Het stellen van kaders kan voorts nog worden geconcretiseerd in het opdrachtgeverschap van de gemeenteraad aan de GR: en dat betekent: duidelijk
aangeven wat er moet gebeuren, wat het mag kosten en wat de resultaten moeten zijn. Dit maakt de controlefunctie concreet.
Aangenomen mag worden dat de betrokkenheid van de gemeenteraden toeneemt als de GR bevoegdheden van de gemeenteraden krijgt toebedeeld. Maar dit is geen automatisme. Naast de hierboven genoemde middelen is een goede communicatie, zeker in het geval van de Waddeneilanden, een eerste vereiste tussen de gemeenteraden en de GR. Dat vereist een goede afstemming van procedures en agenda’s, zodat gemeenteraden niet voor (half) voldongen feiten worden gesteld.
Een tweede vereiste is een efficiënte informatievoorziening, waarbij het internet een centrale rol speelt. Een derde vereiste is dat portefeuillehouders en vertegenwoordigers in de ER er van doordrongen zijn dat zij alleen optimaal kunnen functioneren als zij de GR nemen voor wat het is: verlengd lokaal bestuur, waarvoor dezelfde regel geldt als in het lokale bestuur: het hoofdschap van de gemeenteraad. Een vierde vereiste, tenslotte, is een professioneel secretariaat.
Al deze afspraken en maatregelen functioneren alleen naar tevredenheid als er vertrouwen is, tussen de eilanden onderling, tussen de collegeleden en de raadsleden, tussen de ambtelijke organisaties op de eilanden en het secretariaat op de wal, én vertrouwen in deze vorm van samenwerking (de GR) als middel om met behoud van gemeentelijke zelfstandigheid de bestuurskracht duurzaam te versterken. Een vertrouwen dat al werkend verkregen moet worden.
5.2 Colleges van B&W
Een scheiding van rollen betekent dat - waar de gemeenteraad die van opdrachtgever en kadersteller heeft - de colleges van B&W verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsvoering.2 Omdat de intensivering van de samenwerking juist - maar niet alleen - op het terrein van bedrijfsvoering plaats vindt, is het van belang dat de informatieplicht van het college aan de gemeenteraden goed plaatsvindt. De colleges zijn direct vertegenwoordigd in het EC van de GR. Juist in die dubbelrol is het van cruciaal belang dat de collegeleden met één pet op functioneren: het lokale belang dient het gemeenschappelijke Waddeneiland-belang – en andersom.
Uiteraard zullen er soms compromissen gesloten moeten worden; dán juist is het van belang om met een tijdige informatievoorziening en terugkoppeling de gemeenteraad hierbij te betrekken.
5.3 Eilander Raad
De formele positie van de ER is duidelijk. Zij staat wettelijk aan ‘het hoofd van het openbaar lichaam’ en heeft dus zeggenschap over alle taken en bevoegdheden die door de gemeenteraden aan het openbaar lichaam zijn overgedragen cq. toebedeeld. Maar de leden van de ER zijn ook gemeenteraadslid. En hebben een verantwoordingsplicht aan hun gemeenteraad.
De positie van de ER wordt versterkt door het overdragen van bevoegdheden van gemeenteraden naar de GR. Om juist in die situatie de aansluiting tussen gemeenteraden en de ER goed te laten verlopen –en dus verwijdering te voorkomen- is het van belang dat de gemeenteraden hun opdrachtgeverschap goed
2 Naast uiteraard de invulling van de wettelijke bevoegdheden die aan het college zijn toebedeeld.
inhoud geven. Daarnaast zal de ER op basis van een concreet jaarprogramma moeten besturen; een jaarprogramma dat voor vaststelling in de ER in de gemeenteraden (bij voorkeur gezamenlijk bijeen) wordt besproken. Op die manier kan er jaarlijks een vruchtbare terugkoppeling-vooraf plaatsvinden.
5.4 Eilander College
Ook de formele positie van het EC is duidelijk: het bereidt besluiten van de ER voor en voert ze uit, bewaakt beleidsprocessen, beheert de financiën en stuurt het secretariaat aan.
Maar daarnaast heeft het EC als belangrijke taak het vitaal houden van het samenwerkingsproject. Het kan dat natuurlijk niet alleen – een goed samenspel van de ER met de gemeenteraden is noodzakelijk – maar de leden van het EC zitten aan veel verschillende vergadertafels en zijn aanspreekbaar voor de lokale bevolking. Zij zijn een belangrijke schakel tussen de verschillende deelbelangen, met de taak die te overstijgen. Maar zij niet alleen:
5.5 Het portefeuillehoudersoverleg
Een belangrijk onderdeel van de GR-structuur is het regelmatig te houden portefeuillehoudersoverleg. Dit is het overleg van een lid van het EC met de portefeuillehouders van de vier eilanden op een aantal samenhangende beleidsterreinen.
Zeker in het geval van de Waddeneilanden, waar collegeleden stevig ingebed zijn in de lokale samenleving, is een goed functionerend overleg tussen portefeuillehouders/collegeleden van groot belang. Immers, bij een intensievere samenwerking, met meer (coördinerende) taken en bevoegdheden voor de GR, neemt de rol en betrokkenheid van de lokale portefeuillehouder navenant toe. In het overzicht van taken en bevoegdheden (par. 4) worden met name een aantal taken genoemd waarop een coördinerend portefeuillehouder actief is. Het meest praktische is dat deze afkomstig is van het eiland dat op het betreffende deelterrein de meeste expertise heeft. Deze coördinerende portefeuillehouder maakt uiteraard deel uit van het portefeuillehoudersoverleg. In het portefeuillehoudersoverleg moet daarover en werkbare afstemming plaatsvinden. Een goede ondersteuning vanuit het secretariaat is cruciaal om die stevigere positie ook inhoud te geven. O.a. door een goede verslaglegging en ondersteuning van de voorzitter van het portefeuillehoudersoverleg, wat van groot belang is om de ER en de afzonderlijke gemeenteraden goed te informeren over relevante zaken die in het portefeuillehouderoverleg aan de orde zijn geweest en waar nodig een tijdige terugkoppeling te organiseren.
Hoofdstuk 6 Het secretariaat op de wal
Bij een geïntensiveerde samenwerking hoort een sterk secretariaat. Het spreekt voor zich dat dit secretariaat alle ambtelijke taken vervult die voor de uitvoering van de overeengekomen, gezamenlijk taken van belang zijn. Dat zijn over te dragen bevoegdheden en de daarbij behorende taken, alsmede ‘oude taken’.
De vestigingsplaats van het secretariaat wordt Harlingen.
Het betreft de volgende taken van de GR:
Bestaande taken De Waddeneilanden:3
• Deelname Coördinatie College Wadden
• Deelname Regionaal College Waddenzee (Natura 2000, Habitat en
Vogelrichtlijn, Beheer en Ontwikkelingsplan, planologische kernbeslissing (PKB) Waddenzee, Waddenfonds, Waddenacademie, Kader Richtlijn Water)
• Contacten Duitse en Deense Waddeneilanden in Euregio-kader en het
trilaterale Waddenoverleg
• Convenant veerdiensten
• Wadden werelderfgoed
Nieuwe beleidstaken en overgedragen bevoegdheden:
• Coördinatie inbreng in de Hulpverleningsdienst en regionaal College
• Begroting en beleidsplan GGD (bevoegdheid)
• Coördinatie ruimtelijk beleid in relatie tot provinciaal (structuurvisie)beleid
• Bestemmingsplan Waddenzee (bevoegdheid)
• Coördinatie overleg Staatsbosbeheer
• Coördinatie Bereikbaarheid
• Ambitiemanifest 2020 (bevoegdheid)
• Beleidsprogramma en subsidieverwerving recreatie/toerisme (bevoegdheid)
• PM: stroomlijnen Verbonden partijen
Nieuwe secundaire taken:
• Rekenkamercommissie (bevoegdheid)
• Bezwarencommissie Algemene Wet Bestuursrecht (bevoegdheid)
Secretariaatstaken:
• Normale secretariaatstaken (begroting,rekening, mjb, bestuursopdrachten, ondersteuning ER en EC e.d.)
• Communicatie / coördinatie tussen de eilanden
• Afstemming beleidsonderdelen van gemeenschappelijk belang
• Ondersteuning portefeuillehoudersoverleg
P.M.
• Coördinatie VAST in andere gemeenschappelijke regelingen
3 Bron: Programmabegroting 0000 Xx Xxxxxxxxxxxxxx
• Nieuwe opgaven die op de gemeenten afkomen (WABO, nieuwe Wro)
Formatie secretariaat
In dit PvA2 wordt uitgegaan van de volgende formatie voor het secretariaat:
• Secretaris (1 fte; schaal 13/14);
• Secretariële- en administratieve ondersteuning (1fte; schaal 8/9);
• Projectmatige en beleidsmatige ondersteuning (2 fte; schaal 10/11)
Hierbij het volgende als toelichting:
• In de paragraaf ‘Taken en bevoegdheden’ wordt 2 fte overgedragen naar de GR.
• Voor de financiering van projectleider Ambitiemanifest is er een aanvraag bij het Waddenfonds ingediend voor de financiering gedurende een periode van vier jaar.
• Bij deze invulling van het secretariaat wordt er van uitgegaan dat de klassieke OOW-taken in een arrangement samen met Texel worden vervuld.
Op tijdelijke basis voorts nog:4
• procesmanager Samenwerking (zie paragraaf 7);
• informatiemanager ICT5 ;
• Projectleider Ambitiemanifest 2020. 6
Het werkatelier
Een onderdeel van het secretariaat is het werkatelier.
Intensivering van de samenwerking tussen de Friese Waddeneilanden vereist het openstaan voor nieuwe inzichten en het willen werken met nieuwe methoden. De wereld verandert voortdurend. Dat vraagt training, cursussen, workshops en hedendaagse communicatiemethoden. Daarom is het van belang om een werkatelier in te richten: de kraamkamer van nieuwe ideeën en kwaliteitsverbetering en de werkplaats voor een organische doorgroei van de samenwerking. Het is niet zozeer een fysieke ruimte, een saai kantoor, maar een virtueel innovatiecentrum. In het werkatelier wordt gedacht en bedacht, geëvalueerd en bijgesteld.
Activiteiten om de samenwerking vitaal te houden ontstaan in het werkatelier. Bij dat vitaal houden van de samenwerking hoort ook de in- en externe communicatie rond de samenwerking. Het werkatelier is daarnaast de aangewezen plaats voor kennisontwikkeling en kennis delen op het terrein van de brede Wadden- samenwerking. De betrokkenheid van de ambtenaren bij de verdere ontwikkeling van de samenwerking, en ook hun persoonlijke ontwikkeling, staat steeds op de agenda. Het werkatelier genereert succesfactoren voor de samenwerking en nivelleert faalfactoren. Tot slot kunnen binnen het werkatelier ideeën worden
4 Deze functies drukken niet op de begroting van de GR.
5 Dit betreft voorbereidende activiteiten die thans –tijdelijk- door EGEM worden gefinancierd.
6 Deze projectleider wordt betaald vanuit het Waddenfonds.
ontwikkeld om het algemeen en EC te ondersteunen in hun rollen en relaties. Het werkatelier wordt in zijn definitieve vorm ingericht zodra de nieuwe secretaris van het Openbaar Lichaam in dienst is. Deze secretaris is (de eerste jaren in nauw samenspel met de Procesmanager Samenwerking) ook de initiator en beheerder van het werkatelier. Het werkatelier beschikt over een budget om te innoveren en te experimenteren.
Hoofdstuk 7 Procesmanager Samenwerking
De provincie Fryslân is bereid om ook in de nieuwe VAST-constellatie de financiering van een Procesmanager Samenwerking (PS) voor haar rekening te nemen.
7.1 Taak
De PS is gedurende deze periode een ‘krachtige buitenboordmotor’ die dit PvA2 gaat uitvoeren. De PS richt zich daarbij niet alleen op de binnen de kaders van de GR te formaliseren samenwerking, maar stimuleert en faciliteert ook niet-GR- gebonden vormen van samenwerking.
7.2 Competentieprofiel
Het competentieprofiel van deze procesmanager ziet er als volgt uit:
Algemeen
• Engagement en betrokkenheid (ziet de opdracht als een uitdaging en gelooft dat het slagen daarvan betekenisvol is voor inwoners, bestuur en organisatie van/op de Friese Waddeneilanden).
• Heeft affiniteit met de Waddeneilanden en de cultuur van
eilandgemeenschappen en eilandorganisaties maar is onafhankelijk in denken en handelen.
• Kent het reilen en zeilen van gemeentelijke organisaties (zowel politiek-
bestuurlijk als ambtelijk).
• Is op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen op het terrein van (inter)nationale wet- en regelgeving en de impact daarvan voor lokale overheden. Dit geldt in
mindere mate (omdat hiervoor specialistische expertise kan worden ingekocht) voor ontwikkelingen op het terrein van de elektronische dienstverlening, digitalisering en ICT.
Specifiek
• Plannen en organiseren.
• Omgevingsbewust.
• Communicatief.
• Onderhandelingsvaardig (een goede balans tussen overtuigingskracht en flexibiliteit).
• Resultaatgericht.
• Kan samenwerken (heeft verbindend vermogen).
• Beschikt over probleemoplossend vermogen (benut de kansen!).
• Gezag.
• Creativiteit.
• Observatievermogen.
7.3 Werk- en verantwoordelijkheidstructuur
De werk- en verantwoordelijkheidstructuur voor de PS ziet er als volgt uit:
• De PS beschikt over een projectteam, bestaande uit de vier gemeentesecretarissen en de secretaris van het versterkt secretariaat.
• Het projectteam maakt competentiekaarten van onomstreden kwaliteiten, die op de Waddeneilanden zelf beschikbaar (en indien gewenst ook inzetbaar) is.
• De PS is opdrachtnemer van de stuurgroep cq het EC van de GR.
• De PS verantwoord zich rechtstreeks bij de stuurgroep cq het EC.
• Bij stagnatie en knelpunten lost het projectteam primair zelf de knelpunten op;
• Komen de realisatie van het PvA2 of de samenwerkingsdoelen in gevaar dan grijpt de stuurgroep cq het EC in (op voorspraak van de PS). Daarover wordt
verantwoording afgelegd aan de gemeenteraden van de Friese Waddeneilanden.
Na twee jaar is het samenwerkingsfundament zo stevig dat de nog resterende taken van de PS kunnen worden overgedragen aan de secretaris van het Openbaar Lichaam .
Hoofdstuk 8 Convenant
Het zal enige tijd in beslag nemen voor dat de GR is aangepast aan de gewenste situatie van een intensieve samenwerking. Als grondslag voor de formalisering van de samenwerking en als middel om tussentijds verder te bouwen aan de samenwerking, sluiten VAST op korte termijn een convenant. Ook de provincie Fryslân en het ministerie van BZK worden uitgenodigd mee te denken en dit convenant te onderschrijven.
In dat convenant zou het volgende kunnen worden uitgesproken:
1. de wil en het belang van duurzame en niet-vrijblijvende bestuurlijke samenwerking;
2. dat een substantiële verbetering van de bestuurskracht leidt tot een verhoogde kwaliteit en toekomstbestendigheid van de dienstverlening
3. dat verdergaande samenwerking een solide basis is voor een gezamenlijk, strategisch optreden;
4. dat met deze samenwerking de bestuurlijke zelfstandigheid is gewaarborgd;
5. dat de provincie bereid is een substantiële financiële bijdrage te leveren en waar nodig daadwerkelijke steun aan de samenwerking toezegt;
6. dat het Rijk binnen de wettelijke mogelijkheden bereid is daadwerkelijke steun aan de samenwerking te verlenen;
dat provincie en Rijk bereid zijn samen met de Friese Waddengemeenten te zoeken naar oplossingen voor de problemen die samenhangen met de specifieke situatie waar de waddeneilanden in verkeren.
Uiteraard is nader overleg nodig met de provincie Fryslân en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties over de precieze tekst.
Het streven is erop gericht z.s.m. na vaststelling van dit PvA door de gemeenteraden een convenant met deze strekking ondertekend te krijgen.
Hoofdstuk 9 Geschillenregeling
Bij VAST is de behoefte aanwezig om een geschillenregeling aan te gaan. Daarbij moeten twee fasen worden onderscheiden:
a) geschillen die kunnen voorkomen in de fase die aanbreekt na vaststelling van dit PvA2 tot aan het moment dat de samenwerking ene juridische basis heeft;
b) geschillen die kunnen voorkomen na formalisering van de samenwerking.
Ad a: geschillen in de aanloopfase
Het moge duidelijk zijn dat in de aanloopfase alles op alles moet worden gezet om met unanimiteit te besluiten. Compromissen sluiten en het zuur en zoet gelijkelijk verdelen zijn daarbij van belang. Iedere gemeenteraad zal zich immers moeten kunnen vinden in de afspraken die uiteindelijk de grondslag vormen voor de juridische basis van de samenwerking.
Toch kan niet worden uitgesloten dat er tijdens de aanloopfase verschillen van mening ontstaan die kunnen uitgroeien tot een geschil.
Een gangbare manier om dit te voorkomen, cq. op te lossen is hantering van het zogenaamde consentmodel, een model dat bij samenwerkingsprocessen zijn waarde heeft bewezen.
Dit model berust op de volgende principes.
• Iedereen erkent dat er sprake is van een gedeelde verantwoordelijkheid voor een goed besluitvormingsproces.
• Er is een duidelijke scheiding in de behandeling van het conflictpunt, ingedeeld in beeldvorming, meningsvorming en besluitvorming.
• Alle betrokkenen beschikken over dezelfde informatie.
• Besluiten worden op basis van consent (= geen overwegend bezwaar) genomen.
• Daarbij overwegen partijen of het belang van de samenwerking geschaad wordt door het besluit.
• Als desalniettemin een partij een overwegend bezwaar, d.w.z. dat naar haar mening het samenwerkingsbelang wordt geschaad, is het besluit niet genomen.
Een geschillenregeling past niet in het consent-model. Dat zou er immers toe kunnen leiden dat een partij volhardt in het nee-zeggen om er zo nog een compromis uit te krijgen.
Ad b: geschillen na invoering van de op versterkte samenwerking gebaseerde GR Over de geschillen inzake de toepassing (‘in de ruimste zin’) van een GR kan geen misverstand bestaan. Artikel 28 van de WGR regelt dat in gedeputeerde staten over deze geschillen beslist. In artikel 59 van de Gemeenschappelijke Regeling van de Waddeneilanden wordt ook aan dit wetsartikel gememoreerd, zij het dat in dit artikel is geregeld dat, alvorens een beroep op gedeputeerde staten wordt gedaan, de ER het geschil voorlegt aan een door partijen in te stellen geschillencommissie.
Onduidelijk is of dit een permanent geschillencommissie is, dan wel dat een geschillencommissie per geschil wordt ingesteld. In de bijlage 1 van de Programmabegroting 2007 van De Waddeneilanden zijn alle bestuurlijke
overleggroepen, ambtelijke werkgroepen en overige groepen opgenomen. Een geschillencommissie wordt niet genoemd. Het ligt in de rede dat in de nieuwe situatie een permanente geschillencommissie, met een zittingsduur van vier jaar analoog aan de ER, wordt gevormd die in een geschil adviseert, alvorens een beroep op gedeputeerde staten wordt gedaan.
Hoofdstuk 10 Begroting 2010
Een aanname
Bij de aanname voor een begroting voor 2010 zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:
• Uitgegaan is van de begroting uit het PvA1, waarbij op een aantal posten (werkatelier, huur- en exploitatiekosten) 20% is gekort. Het budget voor inhuur externen is verlaagd van € 60.000 naar € 50.000.
• Bij de personeelskosten is uitgegaan van het maximum van de in het rapport
genoemde schaalnummers + werkgeverslasten + 3% verhoging (= peil 2009). Overigens de personeelskosten van de GR in de begroting 2007 bedroegen 291.861.
• Buiten beschouwing zijn de personeelskosten die extern worden
gefinancierd: de projectmanager samenwerking en de fte voor het ambitiemanifest.
• In deze begroting is er vanuit gegaan dat Texel in een speciaal arrangement
participeert, en dienovereenkomstig ook bijdraagt.
• Een informatiemanager rust niet op de begroting van de GR. De gezamenlijke uitbesteding van ICT-activiteiten zal naar verwachting niet leiden tot verhoging van het huidige totale ICT-budget van VAST.
Lasten | Structureel |
Personeelskosten Secretaris (1 fte) | € 93.417 |
Secretariële ondersteuning (1 fte) | € 53.755 |
Projecten (2 fte) | € 126.612 |
Inhuur externen € 50.000
Huisvestingskosten
Huur pand
Exploitatiekosten (energielasten, schoonmaak, verzekering en dergelijke) Kantoorinrichting7
Vergoeding bijeenkomsten ER8 aan gemeente Harlingen
€ 40.000
€ 8.000
p.m.
€ 4.000
Vergader- en verblijfkosten
ER EC
€ 5.000
€ 3.000
7 Eerst beoordelen of er (mede door verschuivingen) kantoorinrichting mee kan naar het ‘kantoor van de Wadden’. Verder voor dit punt (inclusief de aankleding van het gebouw) een beroep doen op sponsors, de twee provincies en eventuele fondsen (kosten zijn geraamd als eenmalig kosten, maar kunnen ook worden afgeschreven).
8 Huurkosten, inschakeling bodes, koffie thee en dergelijke.
Werkgroepen | € 7.500 |
Bestuursondersteuning | € 3.000 |
Accountantskosten | € 12.000 |
Videoconferenties | € 35.000 |
Reis- en verblijfkosten secretariaat | € 4.000 |
Raadsymposia, workshops | € 15.000 |
‘Oude taken’9 Internationale contacten (Euregio) | € 15.500 |
RCW nieuwe stijl | € 30.000 |
Vastgestelde en doorlopende projecten: Rampenplan | € 6.000 |
Strandbroeders | € 6.150 |
Innovatie Werkatelier | € 10.000 |
Onvoorzien10 | € 5.279 |
TOTAAL: | € 533.213 |
Inkomsten
XXXX droegen in 2008 samen € 266.030 bij aan het Openbaar Lichaam de Waddeneilanden.
Met Texel zal gesproken moeten worden over een substantiële bijdrage i.v.m. de gezamenlijke uitvoering van de OOW-taken. Als aanname kan deze bijdrage gesteld worden op de het niveau van de bijdrage in 2007; een stelpost derhalve van 150.000 euro.
Het overdragen van een aantal taken en bevoegdheden leidt tot een efficiëntere inzet van middelen, die versleuteld kunnen worden in een hogere bijdrage aan de GR. Op dit moment is het niet reëel daarvoor bedragen te noemen.
De aanvraag voor een projectmanager van het Ambitiemanifest omvat meer dan de personeelskosten. Als de subsidie wordt toegekend, betekent dit een extra- inkomstenpost.
Verdeelsleutel
In de nieuwe situatie is er sprake van een intensievere samenwerking tussen de vier Friese Waddeneilanden. Enerzijds in het kader van de GR, anderzijds in het kader van arrangementen tussen eilanden onderling, dan wel met een partnergemeente op de wal. Dit leidt tot andere onderlinge financiële verhoudingen, dan nu het geval is. Op zich is dit reden genoeg om de huidige verdeelsleutel niet automatisch om te rekenen naar de nieuwe situatie, maar deze opnieuw te beschouwen.
9 Dit zijn contributies en bijdragen.
10 Dit is 1%, analoog aan de begroting 2007.
Aanloopkosten 2009
In 2009 zullen kosten gemaakt moeten worden voor het verder vorm geven van de intensivering van de samenwerking tussen VAST. Daarbij moet worden gedacht aan uitgaven voor extern juridisch en organisatorisch advies, werving en selectie, een raadsledenconferentie e.d. Er wordt in principe van uitgegaan dat deze aanloopkosten kunnen wordt gedekt uit de begroting 2009 van De Waddeneilanden. Mocht dit niet helemaal lukken dan zullen VAST uit hun incidentele middelen het resterende bedrag moeten aanvullen.
Hoofdstuk 11 Tijdsplanning
Deze tijdsplanning gaat uit van een autonoom proces dat de Friese eilanden doormaken op weg naar een intensievere samenwerking. De vraag welke juridische vorm de samenwerking precies krijgt –in relatie met de verhouding tot Texel m.b.t. de klassieke OOW-taken- is nog niet beantwoord.
Nr | Wat te doen | Wie | Wanneer | Resultaat |
1 | Informatieronde colleges van B&W | Klankbordgroep | 15-10-08 | steun |
2 | Voortgangsmelding PvA2 ER | EC | 16-10-08 | steun |
3 | Informatieronde PvA2 in VAST gemeenteraden | klankbordgroep | Eind okt. | steun |
4 | Advies OR | Collegelid | 15-11-08 | advies |
5 | Vaststelling raadsvoorstel | EC | 20-11-08 | besluit |
6 | Besluitvorming gemeenteraden | Colleges | dec 08 | besluit |
7 | Besluit ER raadsvoorstel PvA2 | ER | 18-12-08 | besluit |
8 | Overleg provincie | Stuurgroep (SG) | Snel na 18-12-08 | financiering PS (ook a.i.) |
9 | Werving PS | SG | Snel na 18-12-08 | per 1 april 2009 |
10 | Indien nodig: overbrugging inhuur PS a.i. | SG | 1-1-09 | |
11 | Communicatieplan | PS (a.i.) en SG | Per 1-3-09 | Plan |
12 | Opstellen convenant | PS (a.i.) en SG | jan-febr 09 | Besluit gemeenteraden |
13 | Huisvesting secretariaat Programma van eisen Xxxxxxxxxxxxx maken Onderhandelingen met eigenaar/verhuurder + meerjarig huisvestingscontract Gesprekken met Harlingen over vergaderingen ER | PS (a.i.) en SG | jan- september 09 | R: Een adequaat Waddenkantoor in Harlingen R: Huisvestings- contract R: Vergaderruimte voor ER |
14 | Werkorganisatie opzetten Vacaturevervulling nieuwe secretaris (profiel, werving, selectie, salariëring) Idem secretariële ondersteuning Opstellen competentiekaarten onomstreden kwaliteit personeel dat binnen GR projectmatig kan worden ingezet | PS (a.i.) en SG | jan- september 09 | Personele invulling van de vaste formatie competentie- kaarten + shortlist eilandpersoneel dat projectmatig kan worden ingezet is |
Nr | Wat te doen | Wie | Wanneer | Resultaat |
gereed. | ||||
15 | Op basis van convenant juridische basis VAST- samenwerking uitwerken | PS en SG | Mei-dec 09 | Besluit gemeenteraden dec 2009 |
16 | Beschrijving takenpakket secretariaat Beschrijving werkprocessen secretariaat – lokale ambtelijke organisaties | PS en SG | Mei-dec 09 | |
17 | Uitwerking opdrachtgeverschap lokale raden – ER | PS en lokale xxxxx | Xxxxxx 09 | |
18 | Uitwerking relatie colleges – EC, portefeuillehoudersoverleg | PS en SG | Najaar 09 | |
19 | Begroting 2010 | PS en SG | Najaar 09 | Vaststelling 1ste vergadering ER |
Hoofdstuk 12 Besluiten
1. Het Plan van Aanpak 2 is de basis voor verdere intensivering samenwerking tussen de Friese Waddeneilanden. Het Eilander College draagt zorg voor de uitvoering van dit Plan van Aanpak en informeert de Eilander Raad en de gemeenteraden regelmatig over de voortgang.
2. Deze intensivering krijgt juridische basis in een aanpassing van de huidige gemeenschappelijke regeling, die op 1 januari 2010 van kracht wordt.
3. De intensivering bestaat uit een toename van taken en bevoegdheden naast de taken en bevoegdheden, zoals die in de huidige GR staan genoemd: Het betreft overdracht van de volgende bevoegdheden van de gemeenteraden naar ER:
• Begroting en beleidsplan OGZ van de Hulpverleningsdienst Fryslân;
• Kader voor beheer- en ontwikkelingsplannen van gemeenten Natuur en RO;
• Bestemmingsplan Waddenzee;
• Ambitiemanifest;
• Beleidsprogramma en subsidieverwerving recreatie/toerisme;
• Rekenkamercommissie;
• Bezwarencommissie Algemene Wet Bestuursrecht.
Daarnaast zijn er nog coördinerende taken voor een portefeuillehouder in het EC op de volgende beleidsonderdelen:
• Inbreng in de Hulpverleningsdienst en Regionaal College;
• Bereikbaarheid;
• Subsidiestromen;
• Andere Gemeenschappelijke Regelingen cq Verbonden partijen.
4. Voor de ambtelijke ondersteuning van de samenwerking komt er een secretariaat in Harlingen met een structurele bezetting van 4 fte, die ten laste komt van de begroting van de gemeenschappelijke regeling.
5. Het secretariaat wordt gevestigd in een huurpand.
6. De in dit PvA2 vermelde begroting is een aanname voor een begroting die voor 2010 zal gelden. De aanloopkosten in 2009 worden in beginsel bekostigd uit de begroting 2009 van De Waddeneilanden.
7. In de aanloopfase wordt er naar gestreefd geschillen op te lossen volgens het zogenaamde consentmodel.
8. Om de samenwerking in de aanloopperiode (2009) richting te geven komt er een convenant tussen VAST waarin de wil en het belang van niet- vrijblijvende bestuurlijke samenwerking wordt uitgesproken. De provincie Fryslân en het ministerie van BZK worden gevraagd het convenant mede te ondertekenen.
Bijlage 1 Terugblik
De samenwerking van de Waddeneilanden heeft een lange geschiedenis. Een goot aantal onderzoeken, rapporten en politieke uitspraken hebben deze geschiedenis ingekleurd.
1986
Het Overlegorgaan Waddeneilanden (OOW) wordt opgericht, een lichte gemeenschappelijk regeling met als doel overleg tussen de Waddeneilanden om gemeenschappelijk hun belangen te behartigen in de richting van andere overheden.
1999
Juni: notitie van de gemeentesecretarissen ‘ Waddeneilanden, verbonden door water, wad en samenleving’ . Hierin worden elf ‘oplossingsalternatieven’ geschetst voor dertien geconstateerde en zeven te verwachten knelpunten. De alternatieven variëren van niets doen tot verschillende variaties van gemeentelijke herindelingen.11
November: colleges van B&W buigen zich over de toekomst van de Waddeneilanden. Conclusie intensivering van de reeds bestaande samenwerking
2000
Januari: rapport van gemeentesecretarissen: ‘ De Waddeneilanden, Samen Sterk’ met oplossingsrichtingen.
Voorjaar: gemeenteraden verzoeken het bestuur van het OOW te onderzoeken hoe de basiskwaliteit van de gemeenten versterkt kan worden door opwaardering eigen organisatie en intensivering samenwerking
December: het gevraagde onderzoek, verricht door de Rijksuniversiteit Groningen verschijnt: ‘ Wad Sterk’. Dit rapport concludeert dat intensievere samenwerking noodzakelijk is, met name om te voldoen aan een van de vier basiskwaliteiten die de toenmalige minister van BZK aan gemeenten toedicht: een volwaardige speler in het publieke domein. Het rapport beveelt aan om met kansrijke projecten te starten, niet één juridische blauwdruk te kiezen, het secretariaat van het OOW te versterken en in Leeuwarden te huisvesten en nadrukkelijk aansluiting te zoeken bij ICT- ontwikkelingen.
2002-2004
Op advies van het RUG-rapport komt er een proef met een kantoor in Leeuwarden. De proef is geen succes: veel vrijblijvendheid en weinig bestuurlijke belangstelling.
11 Deze notitie wordt geschreven omdat de toenmalige minister van BZK sterk inzette op ‘ robuuste’ gemeenten, die aan vier basiskwaliteiten moeten voldoen: a) instandhouden veilige, leefbare woonomgeving, b) bieden van basisvoorzieningen als sociale zorg, onderwijs, jeugdbeleid, sociaal-economisch beleid, c) goede dienstverlening en d) volwaardige speler in het publieke domein. Voldoen gemeenten hier niet aan, dan dreigde herindeling.
Bij de evaluatie wordt geconcludeerd dat de samenwerking een stevigere juridisch- bestuurlijke basis verdient: een Gemeenschappelijk Regeling.
2005
Maart: de GR ‘De Waddeneilanden’ treedt in werking. Dit Openbare Lichaam wordt bestuurd door een ER, gekozen uit en door de vijf deelnemende gemeenteraden. He EC, het EC, bestaat uit vertegenwoordigers van de colleges van B&W van de eilandgemeenten. De GR heeft als doel om de belangen van de eilanden te behartigen door overleg, coördinatie en afstemming. Bevoegdheden zijn er niet door de gemeenteraden aan de GR overgedragen.
2006
Februari: rapport van de gemeentesecretarissen: ‘ Wadden Vooruit, samenwerken is een werkwoord’. Het rapport beoogt verdere invulling te geven aan de GR. Er wordt vooral ingegaan op bedrijfsvoeringsaspecten vanuit de opvatting dat samenwerking als doel heeft om de eigen identiteit van de gezamenlijke Waddeneilanden te versterken. Een aanbeveling is om nieuwe beleidsinitiatieven in beginsel samen op te pakken. Verder is het noodzakelijk om bedrijfsorganisatorische processen verder op elkaar af te stemmen, waarbij als actiepunten worden genoemd: ICT infrastructuur, organisatieontwikkeling, publieke dienstverlening/overheidsloket en juridische controle. In een bijlage staat nog een lijst met onderwerpen waarop in de periode 2006-2010 kan worden samengewerkt, ook op beleidsinhoudelijk terrein, zoals integrale toekomstvisie, ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, milieu, toerisme, economie en onderwijs.
Juni: de ER besluit n.a.v. het rapport dat er globaal vier scenario’s denkbaar zijn:
1) geen samenwerking; terug naar de situatie van het WOO
a) samenwerking ad hoc, zoals geregeld in de GR
b) samenwerking op thema’s, verdeling van taken, specialisme per eiland
c) centrale, geïntegreerde samenwerking d.m.v. een centrale back-office. De ER vraagt aan het EC de mogelijkheden c) en d) verder uit te werken.
December: de ER stemt in met het voorstel van het EC om te kiezen voor een mengvorm van de scenario’s 3 en 4. Het college benoemt de uitgangspunten van de samenwerking:
• behoud bestuurlijke zelfstandigheid;
• eilander identiteit is leidraad voor handelen, ook al wordt hiermee niet de meest efficiënte oplossing bereikt;
• versterking lokale dienstverlening;
• versterking slagkracht bedrijfsvoering.
Het college geeft ook welke taken bij verdere samenwerking altijd op de eilanden zullen blijven:
• taken die met het functioneren van het bestuur samenhangen (secretaris, griffier, bestuursondersteuning, regie-xxxxxxxxxx);
• uitvoerende taken dienstverlening aan burgers;
• uitvoerende taken die eiland-gebonden zijn.
2007
September: Xxxxxxxxxx adviseert met het rapport ‘ Met behoud van identiteit samen sterk’ over de nadere vormgeving van de beoogde samenwerking. Het rapport onderscheidt zeven relevante vormen van intergemeentelijke samenwerking, van licht (gezamenlijk inkopen) tot zwaar (gezamenlijk organiserend van primaire processen).
Rapport constateert dat er wel een intentie is, maar de wil om die intentie om te zetten naar daden is een probleem. Impuls nodig: mengvorm lichte en zware samenwerking:
a) start met krachtig projectmatig samen te werken
b) start met standaardisatie van infrastructuur en uniformering van werkprocessen en
c) bereid samenwerking op beperkt aantal secundaire processen voor.
Een integrale organisatie en bundeling van alle PIOFACH-functies raadt het rapport voorlopig af.
Kijkend naar de bestuurlijk-juridische vormgeving van de samenwerking constateert het rapport dat de tekst van de GR voldoende aanknopingspunten biedt om een prominente rol in de samenwerking te spelen. Zo kan de GR een zelfstandige contractpartij zijn in de samenwerking, moet de rol van de GR ambtelijk en bestuurlijk steviger ingevuld worden, via een portefeuillehoudersoverleg, een college van gemeentesecretarissen en een sterkere coördinatiefunctie van het secretariaat van de GR. Het rapport adviseert een convenant op te stellen tussen de Waddeneilanden en de GR om zo een krachtig signaal af te geven en de wil en commitment tot samenwerking te onderbouwen met een beschrijving van de hierboven genoemde drie onderwerpen van samenwerking. Om het convenant goed uit te voeren zouden voorts negen waarborgen beschreven moeten worden voor een succesvolle realisatie van de beoogde samenwerking:
a) portefeuilleverdeling van de projecten uit het convenant onder wethouders en
regelen ambtelijke ondersteuning;
b) aanstellen van programmamanagers voor de uitvoering van de projecten;
c) betrekken van de provincies bij het samenwerkingsproces;
d) inschakelen ICT-expert ter ondersteuning procesmanagers;
e) een coach voor procesmatige en interrationele begeleiding;
f) een auditprogramma;
g) een boegbeeld;
h) intensivering rol gemeentesecretarissen;
i) inbedding in structuur van de GR. Het rapport sluit af met een stappenplan.
November: Het Eilander Rollege stelt de ER, alsmede de afzonderlijke gemeenteraden voor in te stemmen met de aanbevelingen van het Berenschot- rapport en geeft daar op onderdelen een nadere invulling aan.
Het EC stelt voor ‘blijvend (te willen) streven naar bestuurlijke autonomie met een op het eiland toegespitst beleid, een goede dienstverlening voor en relatie met de eilandbewoners, de bedrijven en instellingen en behoud van de lokale eilander identiteit.’ Maar daarvoor is ‘krachtige samenwerking’ nodig bij complexe beleidsvraagstukken, op het gebied van automatisering en een bundeling van de krachten bij financiën, personeelszaken en vooral ICT. Het benoemt 8 ‘kritische succesfactoren’ die grotendeels overeenkomen met de hierboven genoemde
‘waarborgen’ uit het Berenschot-rapport (zij het dat nu ook een verhoging van de financiële bijdrage aan de GR wordt genoemd). Verder vraagt zij toestemming aan de gemeenteraden om de vervolgstappen te mogen zetten voor de beoogde samenwerking.
2008
Januari. BMC krijgt de opdracht van het EC om het zogenaamde kwartiermakerschap vorm te geven door het ontwerpen van een Plan van Xxxxxx dat de basis moet vormen voor verdere samenwerking tussen de vijf Waddeneilanden. In maart wordt het Plan van Xxxxxx gepresenteerd.
Maart. Het BMC-rapport ‘…Samenwerken is een werkwoord: dat DOE je…’ wordt gepresenteerd en aan de ER en de afzonderlijke gemeenteraden aangeboden met het voorstel om dit Plan van Xxxxxx te accepteren als basis voor de uitbouw van de samenwerking en hiervoor een bedrag van € 783.000 ter beschikking te stellen.
April. Op 15 april besluit de gemeenteraad van Texel niet akkoord te gaan met het Plan van Aanpak, de GR te willen aanpassen naar het model klassiek OOW uit 1984 en over te gaan tot een verkenning van de meerwaarde van samenwerking met gemeenten uit de kop van Noord-Holland te verkenen ‘alvorens een definitief besluit te nemen over het Plan van Aanpak samenwerking Waddeneilanden dat de raad nu niet acceptabel vindt’.
In de ER van 17 april wordt de beslissing over het PvA uitgesteld tot juni. De Texelse delegatie wordt in de gelegenheid gesteld om met formuleringen te komen die hun kritiek op het PvA t.a.v. beleidsterreinen en bestuurskracht wegnemen.
De gemeenteraad van Texel besluit op 22 april opnieuw niet met het PvA akkoord te gaan. Zij herbevestigt het besluit dat de GR aangepast moet worden aan het model van het ‘klassieke OWW’ uit 1984 evenals de verkenning van de meerwaarde van samenwerking met gemeenten uit de kop van Noord-Holland, zij het dat de toevoeging ‘alvorens een definitief besluit te nemen over het Plan van Aanpak samenwerking Waddeneilanden dat de raad nu niet acceptabel vindt’ nu is weggelaten. Voorts spreekt de gemeenteraad van Texel uit niet akkoord te gaan met de conclusie van de voorzitter van de ER van 17 april waarin zij stelde dat Xxxxx het uitstel van definitieve besluitvorming tot 25 juni accepteert en dat Texel zal aangeven wat de lacunes in het Plan van Aanpak zijn.
Juni. De ER gaat akkoord met het voorstel van het EC om, kennis genomen van het besluit van Texel, de Friese eilanden in de gelegenheid te stellen zich op de ontstane situatie te beraden. Betreurd wordt dat Xxxxx niet de in april geboden mogelijkheid heeft benut om verbeteringen aan te dragen voor het PvA.
Xxxxxxxx. De Friese Waddengemeenten kiezen voor elkaar als duurzame manier om hun bestuurskracht te versterken.
September. Het college van BenW van Texel richt zich tot de overige colleges met een brief, waarin de besluitvorming van de gemeenteraad van Texel wordt vertaald in een oplossingsrichting, waarbij de huidige GR in tact blijft voor de klassieke OOW- taken en bepalingen in de GR worden benut voor samenwerkingsovereenkomsten tussen twee of meer Waddengemeenten.
Bijlage 2 Huisvestingsmogelijkheden in Harlingen12
De vertaling van de ruimtebehoefte in m2 kent een bandbreedte van 300 - 400 m2, afhankelijk van de vraag of binnen de minimumvariant ook nog projecten kunnen worden aangehaakt. In het kader van deze opdracht heeft een korte verkenning plaatsgevonden van de huisvestingsmogelijkheden in Harlingen. Dit om de vraag te voorkomen: ‘kan het daar überhaupt wel’. De gemeente heeft op dit moment geen overcapaciteit. Wel is aangegeven dat ze de komende periode mee willen kijken en mee willen denken. Over commerciële mogelijkheden heeft overleg plaatsgevonden met Makelaardij Stegenga in Harlingen. Er zijn twee opties bekeken:
Xxxxxxxxxx 0x + 10 (voormalig chinees restaurant):
• Bruto vloeroppervlakte (Bvv): circa 260 m2.
• Staat leeg, moet nog verbouwd worden.
• Koopprijs € 600.000.
• Huurprijs op jaarbasis € 35.000.
• Boven het pand is nog een appartement met een Bvv van 135 m2 (dat nog niet verkocht is) en er eventueel bij gehuurd kan worden.
• Het gaat om een monument, hetgeen consequenties kan hebben voor het programma van eisen.
• Het pand zelf (de hele benedenetage) kan geschikt worden gemaakt voor de minimale variant (zes werkplekken en overige ruimten).
• Circa twee minuten lopen vanaf de aankomst van de veerdienst op de Waddenpromenade.
• Parkeermogelijkheid (betaald) beschikbaar.
Xxxxxxxxxxx 00 (voormalig douanekantoor met uitzicht op Zuiderhaven):
• Bvv circa 400 m2.
• Wordt door een projectontwikkelaar ontwikkeld tot een hoogwaardige kantoorlocatie (waarbij omdat het pand nu leegstaat en nog niet met de
verbouwing is begonnen inspraak in mogelijk is).
• Indicatie kale huurprijs tussen € 100,— - € 125,— per m2. Dit zou dus neerkomen op maximaal € 50.000,— per jaar, maar dan is er sprake van een
adequaat ingericht kantoor en wordt de maximumvariant aan ruimtebehoefte afgedekt.
• Circa zes minuten lopen vanaf aankomst van de veerdienst op de Wadden-
promenade.
• Parkeermogelijkheid (betaald) beschikbaar.
De gemeente Harlingen heeft toegezegd mee te werken aan het mogelijk maken van raadsvergaderingen van de ER in het gemeentekantoor van Harlingen.
12 Deze –iets aangepaste- tekst stond ook in PvA2; het zou natuurlijk kunnen dat zich inmiddels andere –goedkopere- opties hebben aangediend.
Gedeputeerde Galema van de provincie Fryslân heeft toegezegd eventueel makelaarskosten voor een zoekopdracht voor rekening van de Provincie Fryslân te willen nemen.
Xxxxxxx 0 Xxxx onderzoek ICT-functies
Na de koerswijziging in de samenwerking van de Waddeneilanden hebben de gemeentesecretarissen van Vlieland, Terschelling en Schiermonnikoog
aan EGEM i-teams het verzoek voorgelegd hun gemeenten te ondersteunen bij het maken van keuzes ten aanzien van de in hun ogen op korte termijn benodig- de versterking van hun respectievelijke ICT-functies.
Drie gemeenten hebben zonder omhaal aangegeven zich als ge-
meente niet (meer) in staat te achten tot het zelfstandig operationeel houden en het verder doorontwikkelen van een moderne, bedrijfszekere, adequate eigen ICT oplossing en/of organisatie die in lijn is en blijft met de ambities en doelen van gemeentelijke organisaties.
De gemeenten Terschelling, Vlieland en Schiermonnikoog willen in de toekomst gezamenlijk optrekken bij het verder ontwikkelen van hun respectievelijke ICT- functies.
Xxxxxxx heeft aanvankelijk aangegeven de ontwikkelingen met interesse te volgen, maar bij de start van het traject geen aanleiding te zien voor een onderzoek naar uitbesteding van (grote delen van) de ICT-functie. In een reactie op de eerste volledige conceptversie van de Egem notitie heeft Xxxxxxx, mede in het licht van afspraken tussen de burgemeesters van de vier Friese Waddeneilanden aangegeven te willen aanhaken bij het onderzoek.
Op 8 augustus 2008 zijn op het niveau van de gemeentesecretarissen de klokken van de vier gemeenten gelijk gezet, waarbij is afgesproken dat de keus voor de aanbieder een gemeenschappelijke wordt. De mate waarin vervolgens van de diensten van die aanbieder gebruik wordt gemaakt kan per gemeente verschillen. Onverlet een eventuele nadere kaderstelling door de respectievelijke Colleges van burgemeester en wethouders.
Vraagstelling onderzoek Egem
De drie initiërende gemeentesecretarissen hebben de opdracht aan Egem als volgt geformuleerd:
Onderzoek de mogelijkheden die er zijn voor de gemeenten Vlieland, Terschelling en Schiermonnikoog om de ICT voorzieningen op een dusdanig wijze te organise- ren dat deze toekomstbestendig is en een solide dienstverlening gegarandeerd is. De vraagstelling is als volgt aangevuld:
a. Inventariseer de mogelijkheden voor uitbesteding die voldoen aan onze uit- gangspunten en wensen; welke kansen doen zich voor?
b. Geef per reële optie de financiële consequenties van de overgang (incidentele kosten) en van de gebruiksfase na de overgang (structurele kosten).
Voor de incidentele kosten kan gedacht worden aan het in kaart brengen van verschillende scenario's:
• De kosten om in één keer om te gaan;
• De kosten bij het in een bepaald tijdpad omgaan (i.o.m. de aanbieder, rekening houdend met de ontwikkelingen daar);
• De kosten en het tijdpad om steeds verder aan te sluiten als de afschrijvings- termijnen van de huidige contracten aflopen.
CONCEPT
VAST OP KOERS
Bijlage 4 Bevoegdheden en coördinatie
Wat | Omschrijving | Specificatie | Voorbeeld | Bestuurlijke bevoegdheid | Uitvoerende bevoegdheid | Achterliggende coördinatie |
Primaire beleidsterreinen | Natuur en Ruimtelijke ordening Milieu Welzijn Openbare orde Openbare werken Economische zaken Recreatie en toerisme | Eilandoverstijgend Contacten Rijksoverheid en Provincie | Zie tabel hfdst 4 | EC/ER Coördinerend pfh | Secretariaat samenwerking | |
Eilandspecifiek (uitvoeringsplannen) | Lokaal college Lokale raad | Afhankelijk 3 trapsraket: Secretaris 1 eiland partnergemeente | Sluiten van een dienstverleningsovereenkomst met alle partners SLA afgesloten door college secretarissen olv secretaris waddensamenwerking; rapportage naar college van secretarissen via waddensecretariaat | |||
Secretarissen eilanden | ||||||
Secundaire beleidsterreinen | Personeelzaken Financiën Juridische zaken ICT | Relatief weinig eilandspecifiek beleid | Lokaal college Lokale raad | Afhankelijk 3 trapsraket: Secretaris 1 eiland partnergemeente | Sluiten van een dienstverleningovereenkomst met alle partners SLA afgesloten door college secretarissen olv secretaris waddensamenwerking; rapportage naar college van secretarissen via waddensecretariaat | |
Secretarissen eilanden |
37/37