Contract
Coolworld Nederland BV is een 100% dochteronderneming van Crystallum BV; hierna verder te noemen “Coolworld Rentals”. Coolworld Rentals heeft zich in de afgelopen jaren ontwikkeld tot een toonaangevende speler in de markt van verhuur van koeltechnische- en verwarmingsoplossingen. Bij haar eigen vestigingen in Nederland, Duitsland, België, Frankrijk, Oostenrijk en Zwitserland staat klantgerichtheid, innovatie, flexibiliteit en kwaliteit voorop. Met een breed scala aan slimme producten, een grote, goed onderhouden verhuurvloot en een 24/7/365 serviceorganisatie is Coolworld Rentals een betrouwbare partner gebleken voor vele klanten in vele sectoren.
Coolworld Rentals zet zich oprecht in voor de bescherming van Persoonsgegevens die van Betrokkenen (hierna verder te noemen “Gebruiker”, “u”, “uw”) werden verkregen, zowel offline (bijvoorbeeld via formulieren in papiervorm, visitekaartjes, aanvragen, contracten, verklaringen (hierna verder “Formulieren” genoemd)) als online via de
website xxx.xxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx (hierna verder ”Website” genoemd) of via onder meer (zonder limitatief) te zijn, (web)applicaties, software en digitale tools van Coolworld Rentals (hierna verder “Applicaties” genoemd).
Overeenkomstig de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 679/2016 (AVG), en om:
• transparantie te garanderen met betrekking tot de aard van de Persoonsgegevens die we verzamelen, zowel offline via Formulieren of online via de Website en/of Applicaties;
• transparantie te garanderen met betrekking tot de verzamelde Persoonsgegevens;
• Betrokkenen te steunen bij de uitoefening van hun rechten; hebben we dit Privacybeleid inzake Gegevensbescherming opgesteld.
De bescherming van uw Persoonsgegevens is belangrijk voor ons. Het is onze bedoeling uw Persoonsgegevens op een wettige, gepaste en transparante manier te verwerken.
1. Verwerkingsverantwoordelijken en gezamenlijke Verwerkings- verantwoordelijken en verwerkers
1.1 Verwerkingsverantwoordelijken
We willen u ervan op de hoogte brengen dat alle Persoonsgegevens die u offline via Formulieren of online via de Website en/of de Applicaties verstrekt aan Coolworld Nederland BV, gevestigd te 0000 XX Xxxxxxxx Duikerweg 34, (inschrijvingsnummer KVK 16072250), in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke voor de hieronder beschreven doelstellingen worden gebruikt.
Coolworld Rentals handelt in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens die offline via Formulieren of online via de Website en/of de Applicaties worden verzameld.
1.2 Gegevensverwerkers
Coolworld Rentals kan ook als Gegevensverwerker optreden ten behoeve van haar zustermaatschappijen die eveneens deel uit maken van de Coolworld groep.
2. Persoonsgevens die we verzamelen en doelstellingen
Persoonsgegevens die wij verwerken
Voor zover nodig verzamelt, verwerkt, registreert, bewaart en overhandigt Coolworld Persoonsgegevens van Betrokkenen die offline werden verstrekt via Formulieren of online via de Website en/of de Applicaties, bijvoorbeeld bij het bezoeken van de Website; het gebruiken van Applicaties; het invullen van aanmeldingsformulieren offline of online; het melden van overtredingen; het contacteren van Coolworld; het versturen van sollicitaties; het klikken op social media toetsen; het geven van feedback (bv. over Formulieren, producten en diensten, Applicaties, de Website, de klantendienst); het beantwoorden van (telefonische) enquêtes en andere handelingen.
Persoonsgegevens worden op facultatieve of op verplichte basis verzameld. Als het verstrekken van de Persoonsgegevens verplicht is, wordt dat aangegeven. Indien een Betrokkene de Persoonsgegevens die door Coolworld als verplicht werden aangeduid niet verstrekt of weigert te verstrekken, zal Coolworld het proces of de activiteit gevraagd door die Betrokkene niet kunnen uitvoeren.
Een voorbeeld van Persoonsgegevens die als verplicht worden aangeduid is de situatie waarbij een Betrokkene een contactformulier wil indienen. In dat geval heeft Coolworld bepaalde persoonlijke gegevens nodig om het contactverzoek te kunnen verwerken. Als de Betrokkene contact wil leggen maar de persoonlijke gegevens die als verplicht worden aangeduid niet verstrekt, kan Coolworld het contactverzoek niet accepteren en verwerken.
Coolworld kan Persoonsgegevens met of zonder de toestemming van de Betrokkene verzamelen indien: 1) een wettelijke verplichting moet worden vervuld; 2) een contract waarin de Betrokkene een partij is, moet of zal worden uitgevoerd; 3) gerechtvaardigde belangen, algemene belangen of vitale belangen beschermd moeten worden die voorrang hebben op de Betrokkene; 4) Coolworld van overheidswege verzocht wordt Persoonsgegevens te verwerken.
Coolworld kan uw Persoonsgegevens enkel verder verwerken:
• als het doel van de verdere Verwerking verenigbaar is met de doeleinden waarvoor uw Persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld;
• als u toestemt met de verdere Verwerking voor een nieuwe doelstelling die niet verenigbaar is met de doeleinden waarvoor uw Persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld.
In paragrafen 2.1 en 2.2 hierna vindt u een overzicht van de Persoonsgegevens die we verzamelen en de doelstellingen waarvoor we deze gegevens verzamelen.
2.1. Persoonsgegevens die wij verzamelen van u of van derden
Afhankelijk van het doel van elke Verwerking en voor zover nodig kan u gevraagd worden verschillende Persoonsgegevens te verstrekken, waaronder uw naam, voornaam, datum en plaats van geboorte, geslacht, functie, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres, IP-adres, taal, land, nationaliteit, identiteitskaartnummer, rijbewijsnummer, BSN-nummer, paspoortnummer, loopbaan, werkgever, beroep, klantnummer, locatiegegevens, persoonlijke social media URL, kredietkaartnummer, voorkeuren, interesses, feedback, gegevens over uw activiteiten op onze website, gegevens over uw surfgedrag over verschillende websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk), lijst met uw contactgegevens van de klant via een app, Internetbrowser en apparaat type.
We maken ook gebruik van Persoonsgegevens die u aan derden, bijvoorbeeld dienstverleners, hebt verstrekt, of van Persoonsgegevens die binnen het openbare domein vallen, zoals bijvoorbeeld algemeen erkende Persoonsgegevens, Persoonsgegevens die zichtbaar zijn op uw eigen website of blog of die op uw publiek toegankelijke profielpagina op sociale media voorkomen.
Coolworld kan ook via derden Persoonsgegevens ontvangen na een fusie, overname of andere belangrijke verrichtingen.
2.1.1 Doelstellingen van de verzameling van Persoonsgegevens.
Nadat we de Persoonsgegevens hebben verzameld, gebruiken we ze voor een aantal verschillende doeleinden. Hierna volgt een overzicht:
Bedrijfsadministratie en klantenbeheer.
Coolworld Rentals moet overeenkomsten naar behoren ten uitvoer kunnen brengen en alle noodzakelijke wettelijk voorgeschreven en boekhoudkundige processen kunnen uitvoeren. Daarom heeft Coolworld Rentals bepaalde Persoonsgegevens van Betrokkenen nodig, die offline via Formulieren of online via de Website en Applicaties worden verstrekt.
Overeenkomstig Verordening (EU) 679/2016 is voor het uitvoeren van overeenkomsten de toestemming van de Betrokkene die een partij bij een overeenkomst is of zal zijn, niet vereist. Met betrekking tot het beheer van de klantenrelaties en het verlenen van klantendiensten maakt Coolworld Rentals gebruik van Persoonsgegevens (onder meer naam, land, taal, e-mailadres, klantnummer) om:
• te beoordelen of het haalbaar zou zijn producten te verhuren of diensten te verlenen aan een klant vooraleer een overeenkomst af te sluiten;
• schriftelijke aanvragen van klanten, bestellingen van verhuurproducten en diensten door klanten en te verwerken;
• klanten te identificeren en te contacteren voor een korting;
• klanten te controleren op kredietwaardigheid;
• klanten in te lichten over de promotiecampagnes en –evenementen van Coolworld Rentals en uitnodigingen te versturen;
• de toegang tot de locaties van Coolworld Rentals, de Website en de Applicaties te beheren;
• onderhoudsbeurten voor klanten en installateurs te organiseren en uit te voeren;
• klanten te informeren over naderend onderhoud /reparatie/ inspectie.
Productdistributie
Coolworld Rentals maakt gebruik van Persoonsgegevens voor de distributie van haar verhuurproducten, en in het bijzonder om:
• Coolworld Rentals en haar zustermaatschappijen bij te staan voor de distributie van verhuurproducten en het verlenen van diensten via erkende agentschappen, Zakenpartners, de Website en/of via Applicaties;
• Dienstverleners (waaronder transporteurs, servicepartners, etc) bij te staan bij de levering van de verhuurproducten, onderdelen en diensten (Persoonsgegevens komen bijvoorbeeld voor in leveringsbonnen bij het transport van een ingehuurd product of dienst);
• de verkoop en de dienstverlening te optimaliseren door het uitwerken van aanbiedingen voor klanten;
• de distributie van onze verhuurproducten en diensten te verbeteren;
• de technische gegevens van installaties en de status van overeenkomsten en projecten op te volgen;
• opleidingen voor klanten, installateurs, medewerkers en onderaannemers te organiseren en te geven.
Leveranciersadministratie.
Coolworld Rentals maakt gebruik van Persoonsgegevens om registers van leveranciers en dienstverleners bij te houden en om inkooporders, bedrijfskosten en facturen van leveranciers of dienstverleners te registreren en te beheren.
Direct marketing.
Als specialist in de full service verhuur van koeltechniek, klimaatbeheersing, verwarmings-, verluchtings- en airconditioningapparatuur en – oplossingen kan Coolworld Rentals u informatie verstrekken die aan uw behoeften is aangepast (door gebruik te maken van de gegevens van uw transactie kan Coolworld Rentals u bijvoorbeeld op de hoogte houden van diensten, aanbiedingen en suggesties die met uw aankoop/inhuuropdracht verband houden. Dat is de zogenaamde “direct marketing”).
Coolworld Rentals gebruikt verzamelde Persoonsgegevens, Persoonsgegevens die publiek toegankelijk zijn (bv. informatie die beschikbaar is op Internet, via de resultaten van zoekopdrachten of via sociale media) of Persoonsgegevens die van derden werden ontvangen (bv. Internetaanbieders) met oog op direct marketing en om nieuwe klanten aan te trekken.
Coolworld Rentals doet ook aan direct marketing voor het organiseren van interne evenementen, zakelijke reizen, presentaties, bijeenkomsten van medewerkers, klanten en Zakenpartners.
Coolworld Rentals doet aan direct marketing via een aantal media, zoals bijvoorbeeld sms, after sales (telefonische) rondvragen, e-mail, de Website, online advertenties, databasemarketing, Applicaties en evenementen.
Coolworld Rentals doet aan direct marketing op basis van haar gerechtvaardigd belang dat erin bestaat zakelijke belangen na te streven.
Als u geen gepersonaliseerd aanbod wenst te ontvangen, kunt u uw toestemming weigeren wanneer u gevraagd wordt of u direct marketing wenst te ontvangen.
Verbetering van de kwaliteit van producten en diensten.
Coolworld Rentals gebruikt Persoonsgegevens die werden verzameld via Formulieren, sollicitaties, bevragingen, (telefonische) enquêtes, commentaren, feedback verstrekt aan Coolworld Rentals of andere ondernemingen van de Coolworld groep om haar producten en diensten te verbeteren, verdere bevragingen uit te voeren, analytische, risico-, marketing- en andere modellen te ontwikkelen en statistieken op te stellen. Coolworld Rentals kan de gegevens van uw transacties gebruiken om globale modellen te ontwikkelen en analyses uit te voeren.
Voorbeeld: Het kan nodig zijn dat Coolworld Rentals het aantal personen die een specifiek Coolworld Rentals-product hebben ingehuurd of een specifieke dienst hebben aangevraagd moet verwerken.
In dit kader verbindt Coolworld Rentals zich ertoe de Persoonsgegevens zoveel mogelijk in anonieme of gepseudonimiseerde vorm te verzamelen om te verzekeren dat deze Persoonsgegevens niet gemakkelijk of niet langer kunnen worden geïdentificeerd als uw gegevens.
De praktijk van het Verwerken van Persoonsgegevens voor statistische doeleinden is in het bijzonder gerechtvaardigd door de wens van Coolworld Rentals om strategische keuzes te maken om beter te presteren op de markt en u betere producten en diensten te kunnen leveren.
Persoonsgegevens kunnen ook gebruikt worden om de processen van Coolworld Rentals te beoordelen, te vereenvoudigen en te verbeteren, bijvoorbeeld om campagnes, procedures en de verkoop, zoals offline als online, via de Website en/of Applicaties, te optimaliseren.
Voorbeeld: als u een procedure of het huurproces niet helemaal hebt doorlopen, kunnen we contact met u opnemen om te achterhalen wat er verkeerd ging en of we u kunnen helpen. In dat geval beperken we onze contacten tot technische en administratieve ondersteuning voor de specifieke procedure van het specifieke proces.
Aanwerving en Selectie
Met het oog op de aanwerving van nieuwe medewerkers verzamelt Coolworld Rentals Persoonsgegevens zoals onder meer de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, informatie over de loopbaan, de URL naar sociale media in het kader van zowel spontane als gerichte sollicitaties van personen die solliciteren voor een betrekking, een internationale stage of een studentenstage.
De Persoonsgegevens die door sollicitanten worden verstrekt (door het invullen van Formulieren of het aanmelden en creëren van een persoonlijke account op de Website of bij het gebruik van Applicaties) zullen worden gebruikt voor de Verwerking van sollicitaties, het contacteren van sollicitanten met het oog op het personeelsbeheer, het beheer van recruteringsprocedures (bv. het uitnodigen van sollicitanten voor interviews en voor het afleggen van schriftelijke tests) en het opstellen van arbeidscontracten.
Coolworld Rentals kan vragen de Persoonsgegevens van sollicitanten die niet werden aangeworven aan het einde van de selectieprocedure te bewaren voor later contact.
Personeelsadministratie en Loonvoordelen
Coolworld Rentals maakt gebruik van Persoonsgegevens voor het beheer van het personeel en in het bijzonder voor:
• het beheer en het bijhouden van arbeidscontracten en de loon- en salarisadministratie;
• de uitbetaling van de lonen en salarissen;
• het bijhouden van de aanwezigheid van de medewerkers, hun verplaatsingen en opleidingen;
• de communicatie met de relevante instanties zoals belastingdienst, (sociale) verzekeringsinstanties, Arbo-dienst, uitkeringsinstanties;
• het voorzien van verzekeringen, bedrijfsmiddelen en loonvoordelen verbonden aan prestaties voor medewerkers.
Boekhouding
Coolworld Rentals maakt gebruik van Persoonsgegevens in het kader van de boekhouding en met het oog op:
• het bijhouden van gegevens over transacties
• het opstellen van facturen met betrekking tot geleverde goederen en diensten;
• het invullen van belastingaangiftes en aanverwante formulieren om belastingverplichtingen te vervullen;
• het opstellen van statistieken op basis van de gegevens met betrekking tot de transacties (bijvoorbeeld het aantal transacties en het gebied waarin ze werden verricht);
• de naleving van de toepasselijke wetgeving en de wettelijke vereisten, op nationaal Europees en internationaal niveau.
Rechtsvorderingen en Geschillen.
We kunnen gebruik maken van Persoonsgegevens als bewijsmateriaal en voor het vaststellen, uitoefenen en vrijwaren van de rechten van Coolworld Rentals en van de entiteiten die door Coolworld Rentals vertegenwoordigd worden (bv. in geschillen) voor elke rechtbank van elk land (bijvoorbeeld het recht van Coolworld Rentals om zichzelf tegen oneerlijke concurrentie te beschermen of het recht van Coolworld Rentals om betaling van een openstaande factuur te vorderen).
Preventie van fraude of misdrijven
We kunnen ook van Persoonsgegevens gebruik maken om misdrijven en cyberrisico’s te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken voor een gerechtvaardigd belang of wanneer dat door een overheidsinstantie wordt gevraagd.
Corporate Business & Housekeeping.
Coolworld Rentals verstrekt de verzamelde Persoonsgegevens aan en/of gebruikt ze gezamenlijk met andere bedrijven van de Coolword groep” en/of haar Zakenpartners, maar enkel wanneer dat nodig is en met het oog op het opstellen van periodieke verslagen over resultaten en bedrijfsgerelateerde aspecten, bedrijfsplannen en bedrijfsstrategieën.
Coolworld Rentals verwerkt Persoonsgegevens van EU-burgers die op een wettige manier door een ander bedrijf van de Coolword groep werden verzameld, tenzij er een juridische belemmering bestaat (bv. een vertrouwelijkheidsverplichting of een bepaling in de wetgeving inzake gegevensbescherming).
Coolworld Rentals verplicht zich ertoe alle gepaste maatregelen te nemen voor de bescherming van Persoonsgegevens met betrekking tot communicaties binnen de groep, overeenkomstig Verordening (EU) 679/2016.
2.2. Persoonsgegevens die we verzamelen op basis van uw gebruik van de website en/of de applicaties
2.2.1 Doelstellingen van de verzameling van Persoonsgegevens.
Als u de Website bezoekt en/of Applicaties gebruikt, verzamelt Coolworld bepaalde Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Vergemakkelijken van het gebruik van de Website en/of de Applicaties.
Door bepaalde Persoonsgegevens (bv. IP-adres, log-in gegevens) te verzamelen, kan Coolworld de Website en/of de Applicaties aan uw behoeften aanpassen.
Via het gebruik van Cookies zal Coolworld automatisch bepaalde gegevens verzamelen, zoals apparaatspecifieke gegevens (bv. IP-adres, type browser), log-in informatie (bv. zoekopdrachten), informatie in verband met geo-lokalisatie (bv. via het Wi-Fi toegangspunt), om het gebruik van de Website en/of de Applicaties te vergemakkelijken en het gebruiksgemak te verhogen.
Bijvoorbeeld: ter ondersteuning en vereenvoudiging van uw identificatieproces slaan we uw gebruikersnaam en paswoord op via een Cookie, waardoor u niet langer uw identificatiegegevens of persoonlijke gegevens dient in te voeren bij elk bezoek.
Coolworld maakt gebruik van verschillende types Cookies: noodzakelijke, functionele, Social Plug-in, tracking, indirecte reclame- en directe analytische cookies.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Coolworld Rentals gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Coolworld Rentals gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.
Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale media-bedrijven. Hieronder een overzicht:
Cookie: Google Analytics
Naam: utma, utmb, utmc, utmv en utmz
Functie: Analytische cookie die websitebezoek meet Delen: Google deelt geen anonieme data met derden.
xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxx?xxxxx Bewaartermijn: 2 jaar
Cookie: Coolworld CMS Naam: token
Functie: het ‘token’ cookie is vanuit CMS geplaatst, en is een HTTPonly cookie; dit kan niet in de browser via javascript worden uitgelezen. Met dit cookie wordt bijgehouden bij welke sessie een request hoort. Er zit geen persoonlijke data in.
Aan de kant van de webserver wordt geen data vastgelegd van ingestuurde formulieren. Het enige dat wordt vastgelegd zijn zoekcriteria, echter hierbij worden géén persoonlijke gegevens vastgelegd.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Zie voor een toelichting:
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxx-xxx-xxxx-xxx-xx-xxx-xxx-xx-xxxxx/
Opvolging van de interesses en voorkeuren van de Betrokkene.
Coolworld kan via haar Website en/of Applicaties, op basis van toestemming of een gerechtvaardigd belang, op een systematische en regelmatige manier Persoonsgegevens opvolgen via technologieën voor geautomatiseerde besluitvorming en Cookies. Dat gebeurt om bepaalde persoonlijke aspecten met betrekking tot een natuurlijk persoon te beoordelen, met name om kenmerken betreffende beroepsprestaties, economische situatie, persoonlijke voorkeuren of interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen (geo-lokalisatie) van die natuurlijke persoon te analyseren of te voorspellen.
3. Zullen verzamelde persoongegevens aan derden worden bekendgemaakt?
Voor de voornoemde doelstellingen dient Coolworld mogelijk een beroep te doen op de diensten, het advies en/of de bijstand van derden, bijvoorbeeld voor het onderhoud van Applicaties en het verhelpen van bugs, de aankoop van Applicaties, de hosting van gegevens, advies met betrekking tot de naleving van wetten en reglementeringen, de ontwikkeling van Applicaties, dienstverlening op het vlak van human resources, bevoorradingsdiensten, diensten van internet providers, het opmaken van statistieken, enz.
Indien nodig kunnen we de verzamelde Persoonsgegevens doorsturen naar of bekendmaken aan natuurlijke personen of rechtspersonen, aan onderaannemers en Zakenpartners die niet tot de Coolworld groep behoren.
Coolworld verkoopt uw Persoonsgegevens niet aan derden voor hun eigen gebruik.
Telkens indien we verzamelde Persoonsgegevens doorsturen of bekendmaken aan derden - behalve in het geval van een gerechtvaardigd belang van de derde - zal Coolworld met deze derde een verwerkingsovereenkomst afsluiten in overeenstemming met de bepalingen van de Verordening (EU) 679/2016, waarin de derde wordt verzocht de principes en de bepalingen van deze Verordening na te leven en aan de toepasselijke normen inzake beveiliging te voldoen.
4. Doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen (niet-EU)
In het kader van de hierboven beschreven doelstellingen deelt Coolworld de verzamelde Persoonsgegevens van Betrokkenen in de Europese Unie met andere bedrijven van de Coolworld groep en/of Zakenpartners gevestigd eventueel in landen buiten de EU.
We wijzen u erop dat Coolworld gepaste standaardcontractbepalingen en passende waarborgen heeft voorzien voor de doorgifte van Persoonsgegevens binnen de Coolworld groep. In geval van doorgifte van Persoonsgegevens naar een niet EU-land verbindt Coolworld zich ertoe:
• een passend beschermingsniveau te bieden door het voorzien van passende waarborgen en het naleven van de bepalingen van de Verordening (EU) 679/2016;
• de doorgifte van Persoonsgegevens te beheren op basis van;
a. de adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie; bij gebreke daarvan
b. standaardcontractbepalingen/bindende bedrijfsvoorschriften; bij gebreke daarvan
c. een gedragscode goedgekeurd door de bevoegde toezichthoudende autoriteit/officiële veiligheidscertificeringen.
• de doorgifte van Persoonsgegevens te beheren op basis van de toestemming van de Betrokkene van wie de Persoonsgegevens doorgegeven moeten worden of op basis van de afwijkingen voorzien in artikel 49 van de Verordening (EU) 679/2016 als de doorgifte niet kan gebeuren op basis van wat hierboven is gesteld onder a), b) en c).
5. Bewaring en criteria
We maken gebruik van uw Persoonsgegevens voor zover nodig en enkel met het oog op de hierboven beschreven doeleinden.
Het uitgangspunt voor het bewaren van uw Persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn. Deze termijn kan langer zijn indien dat nodig is voor de uitoefening van onze rechten.
Indien door de wet geen bewaartermijn is bepaald, kan deze termijn korter zijn, afhankelijk van een of meerdere van de volgende criteria: duur van het contract en wettelijke verplichtingen; bedrijfs- en organisatorische behoeften; langdurige zakelijke relatie; direct marketing; statistieken.
Bepaalde informatie wordt pas duidelijk als ze over een langere periode wordt beschouwd. Daarom kan voor sommige soorten Persoonsgegevens een langere bewaartermijn noodzakelijk zijn (bv. de informatie die nodig is om marketing- en risicomodellen op te maken).
Zoals reeds vermeld, verplicht Coolworld zich ertoe zoveel mogelijk te werken met in anonieme of gepseudonimiseerde vorm verzamelde Persoonsgegevens en zal in elk geval het verband met individuele personen zo snel mogelijk stopzetten.
6. Uw rechten als betrokkene en hoe ze uit te oefenen
Als u vragen hebt over de bescherming van uw Persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kunt u Coolworld of één van haar zustermaatschappijen altijd benaderen, hetzij per telefoon x00(0)000-000000, hetzij door het versturen van een e-mail naar xxxxxxx@xxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx.
Zodra uw Persoonsgegevens verwerkt worden, hebt u als Betrokkene meerdere rechten. Deze worden hieronder opgesomd.
Als u uw rechten wenst uit te oefenen, dient u zo specifiek mogelijk te zijn. Coolworld kan enkel een gepast antwoord geven op vragen die op voldoende gedetailleerde wijze werden verwoord. Coolworld zal uw identiteit zo precies mogelijk moeten nagaan om te vermijden dat iemand anders probeert uw rechten uit te oefenen. Daarom zal u bij het voorleggen van uw vraag worden verzocht een geldig identiteitsbewijs voor te leggen.
U kan toegang krijgen tot uw Persoonsgegevens.
Als u toegang wil krijgen tot uw Persoonsgegevens die door Coolworld worden verwerkt, of als u meer wil weten over:
• de doeleinden van onze Verwerking;
• de betrokken categorieën Persoonsgegevens;
• de categorieën ontvangers aan wie de Persoonsgegevens werden of zullen worden bekendgemaakt;
• de voorziene bewaartermijn of de criteria die worden gebruikt om die termijn te bepalen;
• de rechten van de Betrokkene;
• de rechten die u kunt uitoefenen met betrekking tot de Verwerking;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en de verwachte gevolgen;
en andere beschikbare informatie over de Verwerking van uw Persoonsgegevens, vul dan het formulier in dat u hier vindt.
We zullen de Persoonsgegevens die u ons via het formulier verstrekt enkel gebruiken om uw vraag te onderzoeken en te Verwerken.
Als u uw recht tot toegang uitoefent, zal Coolworld u een zo volledige mogelijke lijst of een kopie van uw Persoonsgegevens bezorgen.
U kan de verwerking van uw Persoonsgegevens aanvullen/verbeteren/wissen/beperken.
Het is mogelijk dat bepaalde Persoonsgegevens die in het bezit zijn van Coolworld niet (of niet meer) correct zijn. Het is ook mogelijk dat u iets wilt toevoegen aan de Persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt. U kan altijd vragen dat uw Persoonsgegevens worden verbeterd of aangevuld.
Indien u wilt dat Coolworld uw Persoonsgegevens wist, zal uw verzoek worden verwerkt, tenzij er voor het wissen van de gegevens een beletsel of onverenigbaarheid bestaat overeenkomstig de wettelijke bepalingen of gerechtvaardigde belangen.
U kan de overdraagbaarheid van uw Persoonsgegevens aan uzelf of aan derden vragen.
Als uw Persoonsgegevens langs elektronische weg werden verzameld, kunt u de overdraagbaarheid van de Persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt aan uzelf of aan derden vragen.
U kan uw toestemming voor de Verwerking van uw Persoonsgegevens intrekken. Denk eraan dat u, telkens wanneer u Coolworld de toestemming geeft om uw Persoonsgegevens te verwerken, deze toestemming op elk ogenblik gemakkelijk kunt intrekken door de daarvoor voorziene procedure te volgen.
U kan bezwaar maken tegen de Verwerking of tegen de Verwerking door geautomatiseerde besluitvormingssystemen.
Als u het niet eens zou zijn met de manier waarop Coolworld haar gerechtvaardigd belang om bepaalde Persoonsgegevens te verwerken inroept, kunt u daar bezwaar tegen maken. We zullen bezwaren verwerken, tenzij er geldige of wettige redenen zijn om dat niet te doen (een bezwaar zal bijvoorbeeld worden afgewezen indien de Verwerking van Persoons- gegevens heeft plaatsgevonden met het oog op fraudebestrijding). Als u het niet eens bent met de Verwerking via geautomatiseerde individuele besluitvorming met het oog op direct marketing door Coolworld, kunt u altijd bezwaar maken.
Als u het niet eens bent met de manier waarop Coolworld uw Persoonsgegevens verwerkt of als u andere vragen hierover hebt, kunt u altijd contact opnemen met de Gegevens- beschermingsautoriteit van het land waarin u verblijft (als u bijvoorbeeld in Nederlands verblijft, kunt u de betrokken Gegevensbeschermingsautoriteit benaderen: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx; Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Xxxxxxxxxxxxxx, 00, 0000 Xxxxxxxxx).
7. Functionaris voor gegevensbescherming
Hierna volgen de contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming van Coolworld: E-mailadres: xxxxxxx@xxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx per adres: (ter attentie van) Functionaris voor Gegevensbescherming van Coolworld, Xxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxx
8. Minderjarigen
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op xxxxxxx@xxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx, dan verwijderen wij deze informatie.
9. Veiligheidsmaatregelen voor de bescherming van persoonsgegevens Coolworld heeft passende veiligheidsmaatregelen genomen om de integriteit en veiligheid te waarborgen en de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot de doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig, te voorkomen, overeenkomstig Verordening (EU) 679/2016.
10. Verdere wijzigingen aan dit beleid inzake gegevensbescherming Coolworld streeft voortdurend naar een verbetering van de door haar geboden bescherming van Persoonsgegevens. Dit Beleid inzake Gegevensbescherming kan worden gewijzigd of bijgewerkt door toekomstige wetgeving, op internationaal, Europees en nationaal niveau.
Coolworld zal u op de hoogte houden van alle wezenlijke wijzigingen in dit Beleid inzake Gegevensbescherming, en dat zowel offline als online (bijvoorbeeld via de Website, bij uw eerste bezoek of bij elke update van dit Beleid inzake Gegevensbescherming).
De meest recente versie van ons Beleid inzake Gegevensbescherming is altijd beschikbaar via xxx.xxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxx
Tot slot: Onze visie en toelichting op privacy en gegevensverwerking.
Coolworld Rentals Rentals verwerkt en bewaart uw gegevens voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk daarbij aan de ‘zakelijke’ NAW gegevens van tekenbevoegde personen. Als dienstverlenende en servicegerichte organisatie staat Coolworld Rentals graag dicht bij u als klant, dit om zo snel mogelijk een passende oplossing te bieden en direct met de juiste persoon in contact te treden. Denkt u daar bijvoorbeeld aan calamiteiten, het opnemen van mobiele nummers in noodplannen of bereikbaarheid van personen binnen uw organisatie voor onze 24/7 service dienst waar u zelf toestemming geeft deze te verwerken in overeenkomsten of van toepassing zijnde documenten.
Het bieden van maatwerk en zakelijke klantspecifieke oplossingen vraagt er in de praktijk soms om dat kennis over uw organisatie in ons ERP systeem worden geborgd. Zoals u in bovenstaande privacy statement kunt lezen wordt slechts in zeer beperkte mate op ‘personen te herleiden data’ voor langere termijn opgeslagen. Gebruik van contactdata is enkel en alleen bedoeld voor functionele communicatie tijdens maar ook tussen huurtermijnen. Huurtermijnen variëren van enkele weken tot soms langere perioden van meerdere jaren (die tussentijds verlengd kunnen worden). Coolworld Rentals is in de basis een verhuurorganisatie die ‘tijdelijke’ oplossingen biedt. Dat houdt in de praktijk dan ook in dat er van een stabiel periodiek klantcontact niet altijd sprake is: Sommige klanten ontzorgen wij ieder jaar op een vast moment, een andere klant helpen wij eens in de 5 jaar of soms pas na 10 jaar wordt er een beroep op ons gedaan (denk aan calamiteiten, capaciteitstekort bij verbouwing of (zomer) piekperioden). Om in contact te blijven met u als klant (met name de laatst genoemde groep) is het ons streven om minimaal 1x per jaar contact te hebben en uw gegevens te controleren.
Andere middelen, waar u zich op elk moment voor kan in- dan wel uitschrijven zijn:
De Coolworld Rentals E-newsletter
Frequentie: maximaal 4x per jaar op door u aangegeven e-mailadres
Inhoud: Reminders en alerts bij komende seizoenspieken, nieuwe producten of branchespecifieke praktijk cases alsook testopstellingen en praktische hulpdocumenten. Afmelden: In elke e-mailing vindt u in de voetnoot een afmeld link. Gelieve deze link aan te klikken en instructies te volgen. Voor correcte geautomatiseerde verwerking verzoeken wij u vriendelijk genoemde afmeldlink te gebruiken. Mocht u desondanks de e-mailings niet meer wensen te ontvangen, stuur uw verzoek per e-mail naar xxxxxxxxx@xxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx. Wij zullen dan zsm uw afmelding handmatig verwerken in ons systeem.
Aanmelden: stuur een e-mail naar xxxxxxxxx@xxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx en vermeldt in de e-mail uw postgegevens waarop de aanmeldingen van toepassing is.
Het Coolworld Rentals magazine
Frequentie: 2x per jaar op door u aangegeven postadres.
Inhoud: Coolworld Rentals is constant in beweging. In een voorjaars- en najaarseditie van ons huisblad laten wij u graag en met trots zien wat wij voor klanten in binnen en buitenland hebben betekend. Een kijkje in de keuken met mooie projectreportages tot nieuwe huuroplossingen en ontwikkelingen leest u in het Coolworld Rentals magazine.
Afmelden: stuur een e-mail naar xxxxxxxxx@xxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx en vermeldt in de e-mail uw postgegevens en contactpersoon waarop de afmelding van toepassing is.
Aanmelden: Vice versa stuur een e-mail naar xxxxxxxxx@xxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx en vermeldt in de e-mail uw postgegevens waarop de aanmeldingen van toepassing is.
Coolworld Rentals Rental beoogt als elke gezonde onderneming een lange termijn relatie met alle klanten, vanuit dit perspectief blijven wij dan ook op een door u gewenste, laagdrempelige, niet storende wijze met u in contact. Heeft u op welk vlak dan ook bezwaar, wenst u zich af te melden voor een van de uitingen, wijzigt uw situatie of wenst u inzage in de persoonsgegevens die wij van u hebben geborgd? Stuur een e-mail met uw verzoek aan privacy@coolworld- xxxxxxx.xxx of neem contact op met uw lokale Coolworld Rentals contactpersoon.
Wij zijn u graag van dienst nu en in de toekomst.