TreeTop Asset Management S.A. - Reglementaire
TreeTop Asset Management S.A. - Reglementaire
INFORMATIE
De Vennootschap TreeTop Asset Management S.A.
Rechtsvorm
TreeTop Asset Management S.A. is een naamloze Vennootschap naar Luxemburgs recht, met maatschappelijke zetel in X-0000 Xxxxxxxxxx, rue Xxxxxx Xxxxxxx 12 en ingeschreven bij het Handelsregister van Vennootschappen onder het nr. B 106890 (hierna "TREETOP" of de "Vennootschap" genoemd). De statuten van de Vennootschap werden bekendgemaakt in de Mémorial. De Mémorial C - RECUEIL DES SOCIETES ET ASSOCIATIONS is toegankelijk via de juridische portaalsite van de Regering van het Groothertogdom Luxemburg via xxx.xxxxxxx.xxxxxx.xx voor publicaties van voor 1 juni 2016 en op het adres xxx.xxxx.xx vanaf 1 juni 2016.
Erkenning van TreeTop Asset Management S.A.
TREETOP is onderworpen aan het prudentiële toezicht van de Commission de Surveillance du Secteur Financier (de "CSSF "), de autoriteit die in het Groothertogdom Luxemburg instaat voor de controle op de financiële markten. Dit zijn de gegevens van de CSSF: Commission de Surveillance du Secteur Financier, 000 xxxxx x’Xxxxx, X-0000 Xxxxxxxxxx, tel. x000 00 00 00, fax x000 00 00 000 00.
De Vennootschap staat op de officiële lijst van de beheersvennootschappen die erkend zijn volgens artikel 101 van hoofdstuk 15 van de Luxemburgse wet van 17 december 2010 betreffende de instellingen voor collectieve belegging. Deze lijst kan worden geraadpleegd op de website van de CSSF (xxx.xxxx.xx). De erkenning van TREETOP dekt uitsluitend de activiteit van collectief beheer (beheer van beleggingsfondsen) in de zin van artikel 101(2) van de Luxemburgse wet van 17 december 2010 betreffende de instellingen voor collectieve belegging (ICB).
De filialen van TreeTop Asset Management S.A.
TreeTop Asset Management S.A. heeft verscheidene filialen, waaronder TreeTop Asset Management LLP en TreeTop Asset Management Belgium. TreeTop Asset Management LLP is een in het Verenigd Koninkrijk gevestigde beleggingsonderneming die onder het toezicht staat van de Financial Conduct Authority ("FCA "); zij verleent diensten van portefeuillebeheer ten behoeve van de door TREETOP beheerde ICB. TreeTop Asset Management Belgium SA is een naamloze vennootschap naar Belgisch recht met vergunning voor beursvennootschap die onder toezicht staat van de Nationale Bank van België (de NBB), de Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, tel. x00(0)0 000 00 00, xxx.xxx.xx. De maatschappelijke zetel van TreeTop Asset Management Belgium SA is gevestigd in de Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx. De maatschappij staat ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0838.480.272. De "GROEP TREETOP " staat voor TreeTop Asset Management S.A. en haar filialen.
Relatie tussen TREETOP en potentiële cliënten en beleggers
Communicatie met TreeTop
Potentiële cliënten en beleggers kunnen met TREETOP schriftelijk communiceren in het Engels en het Frans door zich te richten tot de Commerciële Dienst op het volgende adres:
TreeTop Asset Management S.A. 00, xxx Xxxxxx Xxxxxxx
X-0000 Xxxxxxxxxx
Potentiële cliënten en beleggers kunnen hun verzoeken ook formuleren via e-mail op het volgende adres: xxxx@xxxxxxxxx.xxx. Geen enkele opdracht van intekening, omzetting en terugkoop wordt aanvaard per e- mail.
Op Luxemburgse werkdagen en tijdens de kantooruren is de Commerciële Dienst van TREETOP ook telefonisch bereikbaar op dit nummer: x000 00 00 00 00.
Voor potentiële cliënten of beleggers zijn de kantoren van TREETOP alleen op afspraak toegankelijk. Wie een afspraak wenst te maken kan bellen naar bovenstaand nummer.
De behandeling van klachten
Xxxxxxxxx die een klacht wensen in te dienen in verband met het beheer van de ICB worden verzocht zich schriftelijk te richten tot de "Compliance Officer " op het volgende adres:
TreeTop Asset Management S.A. 00, xxx Xxxxxx Xxxxxxx
X-0000 Xxxxxxxxxx
De Vennootschap zal binnen zeven werkdagen een ontvangstmelding sturen. TREETOP zal de klacht onderzoeken en alles in het werk stellen om gedetailleerd te reageren op de klacht binnen een maand na ontvangst ervan, op voorwaarde dat de klacht volledig en welomschreven is.
Indien geen bevredigend antwoord werd gegeven, kan de belegger een geschreven klacht op het zelfde adres richten aan de verantwoordelijke voor klachten bij het bestuur van het bedrijf, namelijk Xxx. Xxxxxxx xx Xxxxx, gedelegeerd bestuurder.
Indien de behandeling van de klacht op het niveau van de verantwoordelijke van klachten binnen het bestuur van het bedrijf geen bevredigend antwoord heeft gegeven aan de reclamant, kan deze laatste zich richten tot de procedure voor alternatieve geschillenbeslechting, conform de bepalingen van het reglement CSSF 16-071.
Commission de Surveillance du Secteur Financier
Service Juridique « Protection des consommateurs/Criminalité Xxxxxxxxxx » X-0000 Xxxxxxxxxx
Xxx/ : (+352) 26 25 1 – 2574 ou (+352) 26 25 1 -2904
Fax : (+352) 26 25 1 – 2601
De klachten kunnen door de belegger worden ingediend in het Frans, Engels en Nederlands.
De klacht moet bij CSSF binnen de periode van 1 jaar te beginnen van de datum dat de cliënt zijn eerste klacht heeft ingesteld worden ingediend.
Nadere informatie over de procedure van klachtenverwerking kan op eenvoudig verzoek bij TREETOP worden bekomen.
1 xxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/
Informatie in verband met de door TREETOP beheerde fondsen
Het prospectus, de jongste gepubliceerde halfjaarlijkse en jaarverslagen en voor de ICB die een ICBE zijn de vereenvoudigde prospectussen van elke door TREETOP beheerde ICB, zijn beschikbaar op de website in het Frans, Engels en Nederlands. Een papieren exemplaar van die documenten is beschikbaar op eenvoudig verzoek.
De andere reglementaire documenten zijn ter beschikbaar op de maatschappelijke zetel van TREETOP.
Beleggen in financiële instrumenten houdt risico's in. De waarde van een aandeel van een ICB – die de waarde van de effecten en de activa van die ICB weerspiegelt – is onderhevig aan schommelingen van de
beursmarkten. Intekenen op een ICB kan pas na kennisname van de vigerende reglementaire documenten, die onder meer de verschillende risico's beschrijven waaraan de ICB zijn blootgesteld.
Op de website staan de historische prestaties voor elke ICB. Prestaties uit het verleden bieden echter geen enkele garantie voor prestaties in de toekomst en zijn niet constant in de tijd. De historische prestaties van de ICB worden desgevallend ook getoetst aan die van de beursindexen. Wij attenderen cliënten en beleggers er op dat deze vergelijking enkel een indicatieve waarde heeft: aangezien de ICB discretionair worden beheerd, dus zonder referentie aan een index, kunnen de prestaties van de ICB soms gevoelig afwijken van de gepubliceerde indexen, zowel naar boven als naar beneden.
Beleid betreffende het beheer van belangenconflicten
Diensten verleend door de entiteiten van de GROEP TREETOP
Via de verschillende entiteiten is de GROEP TREETOP vooral actief in het beheer van ICB, discretionair beheer en beleggingsadvies. Omdat de entiteiten van de GROEP TREETOP zich toeleggen op zeer gerichte beleggingsdiensten, blijven de bronnen van mogelijke belangenconflicten in grote mate beperkt. De GROEP TREETOP oefent immers geen activiteit uit van negotiëring voor eigen rekening, noch van investeringsbank en ook niet van broker of makelaar.
Bronnen van inkomsten voor de entiteiten van de GROEP TREETOP
De enige rechtstreekse en onrechtstreekse bronnen van inkomsten voor de GROEP TREETOP op het vlak van de diensten voor collectief beheer die worden verleend aan de beheerde ICB, zijn de beheerprovisies en eventueel de door hen betaalde prestatieprovisies. Die provisies worden omschreven in de prospectussen van de ICB (zie "Informatie over de TreeTop fondsen"). TREETOP ontvangt geen enkele retroprovisie op de kosten die derden innen in verband met de aan de ICB verleende diensten van collectief beheer. De GROEP TREETOP int dus geen enkele retrocessie op provisies en kosten die worden toegepast door de depotobanken, administratieve agenten, tussenpersonen en wederpartijen of alle andere derden die betrokken zijn bij de dienstverlening aan de beheerde ICB.
Beheer van het eigen vermogen van de GROEP TREETOP
Een aanzienlijk deel van het eigen vermogen van de GROEP TREETOP wordt belegd in ICB die door TREETOP worden beheerd. Die beleggingen gebeuren tegen dezelfde voorwaarden die als welke gelden voor elke belegger in die ICB. Volgens de aandeelhouders staat dit beleid van TREETOP er ten aanzien van de cliënten borg voor dat de belangen van TREETOP perfect aansluiten bij die van de cliënteel.
Beleid betreffende de preventie en het beheer van belangenconflicten
TREETOP heeft een beleid uitgewerkt voor het beheer van belangenconflicten en procedures in het leven geroepen om mogelijke belangenconflicten tijdens de dienstverlening in het beheer van ICB op te sporen en aan te pakken.
TREETOP heeft de situaties in kaart gebracht die aanleiding kunnen geven tot belangenconflicten tussen de Vennootschap en een ICB of tussen verschillende ICB. TREETOP heeft ook werk gemaakt van procedures en organisatorische maatregelen om die belangenconflicten op een billijke manier op te lossen. Enkele van die maatregelen zijn:
• de invoering van een deontologische functie;
• het toezicht op de maatschappelijke mandaten die medewerkers van de GROEP TREETOP eventueel privé of in het kader van hun professionele activiteiten uitoefenen,
• de invoering van een controleprocedure:
o voor persoonlijke transacties,
o op het circuleren van vertrouwelijke of bevoorrechte informatie binnen de beheersvennootschap,
o op de betaalde of ontvangen provisies voor diensten of activiteiten die werden uitgevoerd door of ten behoeve van de Vennootschap,
o op de manier waarop de medewerkers worden verloond in het kader van de distributie van financiële producten,
o op de voordelen of geschenken die de medewerkers van de Vennootschap eventueel ontvangen in het kader van hun professionele activiteit,
o op de risico's van toestanden van belangenconflicten in het kader van de procedure voor de selectie van tussenpersonen en dienstverleners,
• de invoering van een procedure voor het beheer van incidenten, waarbij het belang van de cliënt voorop blijft staan,
• de invoering van een procedure in verband met de geschonken en/of gekregen geschenken van cliënten en diensverleners.
Voordelen betaald of ontvangen door TreeTop
TREETOP heeft ICB-distributieovereenkomsten afgesloten met financiële tussenpersonen (hierna de "Distributeur(s)" genoemd) – waaronder eventueel haar filialen – om haar bij te staan in de distributie en de plaatsing van de deelbewijzen van de ICB waarvan zij het collectieve beheer behartigt (hierna de "ICB- deelbewijzen" genoemd). De aldus benoemde Distributeurs staan in voor de commercialisering, de plaatsing en de verkoop van de ICB- deelbewijzen; zij interveniëren in de relatie tussen de beleggers en TREETOP met het oog op de intekening op ICB- deelbewijzen. TREETOP kan ook betalingen verrichten aan die Distributeurs als vergoeding voor de verkoop of belegging van die ICB-deelbewijzen. Die betalingen kunnen verscheidene vormen aannemen, inclusief instapkosten die deze Distributeurs kunnen heffen, zoals aangegeven in de prospectussen van de ICB, alsook kortingen op een deel van de door die ICB aan TREETOP betaalde beheerprovisies. Deze kortingen op beheerprovisies betaalt TREETOP vanuit zijn eigen financiële middelen. Het is raadzaam voor de aandeelhouders en de potentiële beleggers om informatie te vragen aan elke tussenpersoon door wiens toedoen ze aandelen kopen over elke instapkost, of over elke korting die deze tussenpersonen kunnen krijgen voor de aankoop van ICB-deelbewijzen. Zo kunnen ze onder meer nagaan of een mogelijk conflict dat hieraan is verbonden op een redelijke manier wordt aangepakt en of de verplichting van die tussenpersonen om het belang van de cliënt zo goed mogelijk te dienen goed wordt nagekomen. In overeenstemming met het vigerende recht heeft TREETOP geen enkele bijkomende verplichting in verband hiermee.
TREETOP kan gebruik maken van diensten voor beleggingsonderzoek vanwege de financiële tussenpersonen aan wie zij de uitvoering toevertrouwt van orders voor rekening van de beheerde ICB of wederpartijen van die orders. Die diensten voor beleggingsonderzoek bezorgen aan de ICB-beheerders hoogwaardige informatie die moet bijdragen aan een beter beheer van de ICB. Deze diensten kunnen geen vorm aannemen van incentives voor reizen, geschenken, ontspanning of terugbetaling van operationele kosten. TREETOP waakt er trouwens over dat het gebruik van die tussenpersonen en wederpartijen kadert in haar beleid inzake beste uitvoering.
De details van de betaalde of ontvangen voordelen kunnen op vraag worden verkregen bij de maatschappelijke zetel van TREETOP.
"Het beleid in termen van beste uitvoering / beste selectie"
Wanneer zij beleggingsbeslissingen moet nemen in verband met de portefeuille van de ICB, heeft TREETOP de plicht om te handelen in beste belang van de ICB die de Vennootschap beheert.
Zowel algemeen als bij orders die betrekking hebben op financiële instrumenten die op de effectenbeurzen worden verhandeld (zoals beursgenoteerde aandelen, bepaalde warrants en financiële afgeleide instrumenten), geeft TREETOP deze orders voor uitvoering door aan gespecialiseerde tussenpersonen. Als beheerder van ICB heeft TREETOP meer bepaald de plicht om tussenpersonen te selecteren van wie het uitvoeringsbeleid zal leiden tot het best mogelijke resultaat bij de uitvoering van de orders die voor rekening van die ICB worden doorgegeven.
In andere gevallen, zoals bij orders in verband met converteerbare obligaties of deelbewijzen van instellingen voor collectieve beleggingen, voert TREETOP zelf deze orders uit en blijft zij tijdens de verwerking van die verrichtingen verantwoordelijk voor de beste uitvoering. TREETOP neemt dan alle redelijke maatregelen om met regelmaat het best mogelijke resultaat te realiseren voor de ICB, rekening houdend met een reeks factoren waaronder de aard van het verhandelde financiële instrument, de omvang en de aard van het order, de waarschijnlijkheid van uitvoering en van betaling, de prijs, de kostprijs, de snelheid en elke andere overweging die van toepassing is op de uitvoering van het order.
TREETOP heeft in verband hiermee een beleid uitgestippeld voor de uitvoering van de orders. Dat beleid moet ertoe bijdragen dat met regelmaat het best mogelijke resultaat voor de ICB wordt gerealiseerd. Het beleid betreffende orderuitvoering voorziet onder meer dat de orders snel en nauwgezet moeten worden geregistreerd en verwerkt, rekening houdend met de marktomstandigheden.
Dit zijn de krachtlijnen van het beleid betreffende orderuitvoering:
- een analyse van de manier van negotiëring van de verschillende verhandelde instrumenten (beursgenoteerde aandelen, bedrijfsobligaties, overheidsobligaties, afgeleide instrumenten, deelbewijzen van ICB enz.);
- een selectieprocedure van de uitvoeringsplaatsen;
- een selectieprocedure van de financiële tussenpersonen en wederpartijen;
- een procedure van analyse en opvolging van de uitvoeringskwaliteit.
TREETOP past een multicriteria-aanpak toe voor de selectie van de tussenpersonen die borg moeten staan voor de beste realisatie van de beursorders en van de wederpartijen met wie zij de orders uitvoert voor rekening van de ICB. Het gaat om zowel kwalitatieve als kwantitatieve criteria. De analysecriteria zijn onder meer toegespitst op de financiële soliditeit, de snelheid, de kwaliteit van de orderverwerking en -uitvoering, de intermediëringskosten en de beschikbaarheid en proactiviteit van de gesprekspartners.
Beleid betreffende stemrechten voor de aandelen in handen van de
ICB
Dit beleid zet de grote beginselen uit die doorgaans van toepassing zijn op het vlak van stemrechten verbonden aan de aandelen waarvan de beheerde ICB houder zijn.
Beginselen
TREETOP stelt als doelstelling voorop, in de mate dat de hierna opgesomde voorwaarden zijn vervuld, de stemrechten
uit te oefenen die verbonden aan de aandelen waarvan de beheerde ICB houder zijn wanneer het risico bestaat dat een beslissing die ter stemming aan de aandeelhouders wordt voorgelegd kan leiden tot een strategische verschuiving die, naar het oordeel van de beheerder, de belangen van de aandeelhouders kan schaden. Tot de tekenen voor mogelijke verschuivingen behoren onder meer beslissingen over kapitaalsverhogingen, overdracht/verkoop van vennootschappen of activiteitsonderdelen, herstructureringen, benoemingen tot directiefuncties enz.
Het beleid dat TREETOP nastreeft betreffende de rechten die verbonden zijn aan aandelen waarvan de beheerde ICB houder zijn, is erop gericht de belangen van de aandeelhouders van die ICB te beschermen. Wanneer TREETOP deze stemrechten uitoefent, zullen de uitgebrachte stemmen beslissingen ondersteunen die gericht zijn op:
- een verbetering van de pijlers voor een evenredige en werkzame corporate governance;
- de bescherming en een billijke bejegening van de aandeelhouders;
- een transparante en betrouwbare informatie;
- de responsabilisering van de beheers- en toezichtorganen;
- de naleving van de ethische normen en criteria.
Voorwaarden voor de uitoefening van de stemrechten
Vanuit een streven naar evenredigheid oefent TREETOP de stemrechten die verbonden zijn aan de aandelen waarvan de ICBE die zij beheert houder is pas uit wanneer die effecten een aanzienlijk deel van de portefeuille van de beheerde ICB vertegenwoordigen en wanneer de uitoefening van die rechten redelijkerwijze laat vermoeden dat zij een invloed zal hebben op het resultaat van de stemming. Daarom evalueert TREETOP de opportuniteit om deel te nemen aan de stemming van de aandeelhouders van een vennootschap aan de hand van de volgende criteria:
- de marktwaarde van de aandelen van de betrokken vennootschap vertegenwoordigt minstens 5% van de waarde van de nettoactiva van minstens een door TREETOP beheerde ICBE;
- de aandelen van de vennootschap in handen van alle door TREETOP beheerde ICBE vertegenwoordigen minstens 3% van de stemrechten.
Dat sluit niet uit dat TREETOP in bepaalde bijzondere gevallen stemrechten uitoefent die verbonden zijn aan aandelen waarvan de beheerde ICB houder zijn zonder dat deze drempels worden bereikt.
TREETOP zal overigens niet deelnemen aan stemmingen wanneer de uitoefening van het stemrecht op de algemene vergadering van aandeelhouders een aandelenblokkering zou vergen die, naar het oordeel van de beheerder, er zou kunnen toe leiden dat TREETOP niet binnen een redelijke termijn over de effecten van de ICB kan beschikken, rekening houdend met de marktvoorwaarden en de liquiditeitsbehoeften van de ICB.
TREETOP zal niet deelnemen aan stemmingen wanneer de officiële documenten in verband met de aan de aandeelhouders voorgestelde beslissingen niet in het Engels beschikbaar zijn.
Verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de stemrechten
De beslissingen in verband met de uitgebrachte stemmen vallen onder de verantwoordelijkheid van de beheerder(s) van de ICB, rekening houdend met voormelde beginselen.
Het departement Risk & Operations staat in voor de toetsing van de resoluties aan de kwantitatieve drempels, voor de opvolging van de voorgelegde beslissingen en desgevallend ook voor de verwerking van de stemmen van de beheerder(s).
De Compliance Officer staat in voor de review van de stemmingen. Hij ziet hierbij toe op de goede naleving van het beleid dat TREETOP vooropstelt in termen van de belangenconflicten en de beginselen die in dit beleid zijn ingebed.
Houders van aandelen van de ICB kunnen de details van de maatregelen die op basis van deze procedure worden genomen aanvragen bij TREETOP.
GEHEIMHOUDINGS-BELEID
Bij TreeTop Asset Management S.A. hechten wij groot belang aan de veiligheid van uw gegevens en de bescherming van uw privacy. Veiligheid en geheimhouding zijn kernwaarden van onze onderneming.
We beschermen en verwerken uw persoonsgegevens (hierna "persoonsgegevens") dan ook met de grootste zorg, in alle transparantie en volledig in overeenstemming met de privacywetgeving en in het bijzonder de Europese Verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 inzake gegevensbescherming (de zogeheten GDPR).
Dit geheimhoudingsbeleid (hierna het "Beleid") heeft tot doel u uit te leggen hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en bewaren en u te informeren over uw rechten op uw persoonsgegevens en de mogelijkheden die u hebt om die rechten uit te oefenen.
Wat zijn persoonsgegevens, verwerking en de verwerkingsverantwoordelijke?
"Persoonsgegevens" zijn alle gegevens betreffende een natuurlijke persoon van wie de identiteit is vastgesteld of kan worden vastgesteld. Het kan gaan om een familienaam, voornaam, telefoonnummer of e-mailadres, maar ook om een rekeningnummer of beleggersprofiel, zolang de informatie maar betrekking heeft op een natuurlijke persoon.
"Verwerking" is elke handeling die gesteld wordt in verband met persoonsgegevens. De verwerking heeft betrekking op alle aspecten die verband houden met het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enige andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsook het afschermen, uitwissen of vernietigen van die gegevens.
De "verwerkingsverantwoordelijke" is de persoon of entiteit die de doeleinden en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt. Hij bepaalt met andere woorden waarom en hoe uw gegevens gebruikt worden.
Wie is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens?
TreeTop Asset Management Luxembourg S.A., een vennootschap met maatschappelijke zetel te 00 xxx Xxxxxx Xxxxxxx X-0000 Xxxxxxxxxx die is ingeschreven in het Luxemburgse handels- en vennootschapsregister onder het nummer B160890 (hierna "TreeTop" genoemd), is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij verzamelt. Dat betekent dat TreeTop de doeleinden en de middelen voor de verwerking van uw gegevens bepaalt en dat die maatschappij zowel voor u als voor de toezichthouder het aanspreekpunt is voor alle vragen in verband met het gebruik van de persoonsgegevens.
TreeTop Asset Management S.A. heeft mevrouw Xxxxxxxx Xxxxxxxx aangesteld als contactpersoon. Haar contactgegevens zijn de volgende: TreeTop Asset Management S.A. 00 Xxx Xxxxxx Xxxxxxx, X-0000 Xxxxxxxxxx – E-mail: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.
Op wie heeft dit Beleid betrekking en wanneer is het van toepassing?
Dit Beleid heeft betrekking op natuurlijke personen van wie TreeTop persoonsgegevens in zijn bezit krijgt. Het
kan in het bijzonder gaan om onze cliënten, potentiële cliënten, bezoekers van onze website, personen die deelnemen aan door TreeTop georganiseerde evenementen en personen van wie onze cliënten ons persoonsgegevens hebben verstrekt (bijvoorbeeld in hun hoedanigheid van vertegenwoordiger van een cliënt).
Rechtspersonen vallen niet onder dit Xxxxxx.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
De persoonsgegevens die TreeTop gewoonlijk verzamelt, zijn onder meer:
• identiteitsgegevens: familienamen, voornamen, adres, identiteitskaart- of rijksregisternummer, e- mailadres en telefoonnummer;
• persoonlijke informatie: leeftijd, geslacht, geboorteplaats en -datum, burgerlijke staat en nationaliteit;
• informatie over de gezinssamenstelling: uw gezinssituatie, details over de andere leden van uw gezin enz.;
• gegevens in verband met uw beleggersprofiel: uw financiële situatie, uw beleggingsdoelstellingen, uw beroep en uw financiële kennis en ervaring;
• bankgegevens: uw referentierekeningnummer;
• gegevens over uw fiscale status;
• gegevens over de transacties die u bij ons verricht;
• gegevens over de communicatie tussen ons, zoals ons e-mailverkeer;
• gegevens over uw gedrag en interesses wanneer u zich op onze website bevindt.
TreeTop verwerkt geen gegevens over uw gezondheid, uw biometrische of genetische gegevens, uw ras of etnische afkomst, uw politieke, godsdienstige en geloofsovertuigingen, uw lidmaatschap van een vakbond en uw seksueel gedrag.
Wanneer en hoe verzamelen wij uw gegevens?
In de meeste gevallen bekomen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks van u. U verstrekt ons namelijk persoonsgegevens in de volgende gevallen:
• wanneer u cliënt wordt;
• wanneer u formulieren invult of een contract afsluit met TreeTop;
• wanneer u onze producten en diensten gebruikt;
• wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrieven, antwoordt op onze uitnodigingen (lezingen enz.), deelneemt aan promoties enz.;
• wanneer u contact met ons opneemt via de beschikbare communicatiekanalen.
Het gebeurt dat uw persoonsgegevens door een derde aan ons worden verstrekt of dat wij ze uit externe bronnen ontvangen. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer een cliënt ons uw persoonsgegevens verstrekt als lid van zijn gezin of als uiteindelijke begunstigde van een rekening of verrichting.
In welke gevallen moet u ons uw gegevens verstrekken?
U kunt onze website bezoeken zonder ons te laten weten wie u bent. We gebruiken wel cookies, onder meer om uw bezoek aan onze website vlotter te laten verlopen. Daarom raden wij u aan het cookiebeleid te lezen dat u op onze website kunt terugvinden.
Indien u een beroep wilt doen op onze diensten, zult u ons een aantal van uw gegevens moeten verstrekken. De informatie waarom wij vragen of die wij wettelijk gezien moeten vragen om een relatie met u te kunnen aanknopen of voor uw rekening verrichtingen te kunnen uitvoeren, worden doorgaans met een asterisk aangemerkt in de documenten die u moet invullen. U hebt uiteraard het recht om te weigeren ons die informatie te verstrekken, maar in dat geval kunt u geen beroep doen op onze diensten.
Voor welke doeleinden en op welke basis verwerken wij uw gegevens?
TreeTop verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de hieronder beschreven doeleinden. Alleen TreeTop bepaalt die doeleinden, die kaderen in de uitvoering van de activiteiten van de maatschappij, en ziet erop toe dat enkel de gegevens verwerkt worden die noodzakelijk en relevant zijn voor een bepaald doeleinde.
TreeTop verwerkt uw persoonsgegevens om:
- zijn wettelijke en reglementaire verplichtingen na te komen.
TreeTop is namelijk verplicht om:
• te helpen in de strijd tegen en de preventie van het witwassen van kapitaal en de financiering van terrorisme door de identiteit van zijn cliënten, hun vertegenwoordigers en hun uiteindelijke begunstigden te bepalen, het profiel van verrichtingen en transacties vast te stellen en verrichtingen en transacties te controleren;
• te helpen in de strijd tegen marktmisbruik door bepaalde informatie op te sporen en door te geven aan de bevoegde autoriteiten;
• bepaalde gegevens te verzamelen en te verwerken over uw financiële kennis en ervaring, en in bepaalde gevallen ook over uw financiële situatie en uw beleggingsdoelstellingen, om na te gaan of de beleggingsdiensten en financiële instrumenten waarop u intekent geschikt zijn voor u of aangepast zijn aan uw situatie;
• gevolg te geven aan verzoeken van de Luxemburgse en buitenlandse toezichthouders, overheden en gerechtelijke instanties;
• onze wettelijke verplichting inzake archivering na te komen.
Deze lijst kan veranderen.
- Een met u afgesloten contract uit te voeren en op uw verzoek precontractuele maatregelen te treffen.
Wanneer u een relatie met ons wilt aangaan, moeten wij uw persoonsgegevens verwerken om u informatie te kunnen verstrekken over onze diensten en te kunnen nagaan of de dienst waarvan u gebruik wilt maken geschikt is voor u of aangepast is aan uw situatie.
Wanneer het contract is ondertekend, moeten wij uw persoonsgegevens verwerken om de verrichtingen uit te voeren die u ons opdraagt en de diensten aan u te verlenen waarop u hebt ingetekend, zoals beleggingsadvies of discretionair beheer.
- Onze rechtmatige belangen te vrijwaren.
TreeTop verwerkt uw gegevens ook met het oog op onze rechtmatige belangen. Daarbij ziet XxxxXxx toe op een gepast evenwicht tussen de noodzaak van de verwerking van uw gegevens en het respect voor uw rechten en vrijheden, in het bijzonder de bescherming van uw privacy.
Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt om TreeTop in staat te stellen:
• marktonderzoek en statistische analyses te verrichten;
• zijn rechten te verdedigen in geval van geschillen en door cliënten ingediende klachten te beheren;
• de kwaliteit van zijn diensten te verbeteren door middel van administratieve opvolging (interne rapportage);
• zijn producten en diensten te promoten bij zijn cliënten, met name door het versturen van algemene nieuwsbrieven en commerciële aanbiedingen, persoonlijke correspondentie (per e-mail of brief) en uitnodigingen voor evenementen, alsook de opvolging van de relatie met (potentiële) cliënten te verzekeren.
- Gegevensverwerking waarmee u uitdrukkelijk hebt ingestemd.
TreeTop kan uw elektronische contactgegevens gebruiken om u via elektronische weg reclame toe te sturen. Indien u nog geen cliënt bent, vraagt XxxxXxx u conform de geldende regelgeving vooraf uitdrukkelijk om toestemming. Indien u hebt ingestemd met de ontvangst van commerciële berichten via elektronische weg, kun u die toestemming op elk moment weer intrekken.
Indien u cliënt bent, hebben wij er een rechtmatig belang bij uw persoonsgegevens te verwerken (in het bijzonder de gegevens die wij rechtstreeks hebben verkregen in het kader van de ondertekening van een contract) om u commerciële berichten toe te sturen.
Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Binnen TreeTop is de toegang tot uw persoonsgegevens in principe beperkt tot de personen die er kennis van moeten hebben voor de uitvoering van hun taken. Die personen hebben een geheimhoudingsplicht en moeten alle technische voorschriften en alle regels van de organisatie naleven om de geheimhouding van uw persoonsgegevens te garanderen.
TreeTop kan uw gegevens ook doorgeven aan andere entiteiten van de groep waar TreeTop deel van uitmaakt met het oog op een gecentraliseerd cliëntenbeheer of voor controledoeleinden.
Voor bepaalde diensten doen we ook een beroep op onderaannemers. Die moeten ons Beleid naleven en hun wettelijke verplichtingen inzake privacy nakomen. Bovendien zien wij ook toe op de bescherming van uw persoonsgegevens met passende clausules in onze contracten met partijen die ons eventueel helpen met de verwerking van uw persoonsgegevens of aan wie wij uw gegevens verstrekken.
TreeTop kan uw gegevens voorts doorgeven aan overheidsinstanties in het kader van een wettig verzoek, met inbegrip van situaties waarin dat in het belang is van de nationale veiligheid of door de wet vereist is (bijvoorbeeld socialezekerheidsdienst, fiscus enz.).
Bovendien verkoopt TreeTop uw persoonsgegevens nooit aan derden.
Hoelang houden wij uw gegevens bij?
Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doeleinde waarvoor ze verzameld en verwerkt worden en niet langer dan de bewaringstermijn die ons door de wet wordt opgelegd.
Indien u cliënt bent van TreeTop, worden de gegevens die verzameld worden in het kader van onze contractuele relatie in principe bijgehouden zolang onze relatie loopt en gedurende vijf jaar na de beëindiging van die relatie. In sommige gevallen kan die termijn verlengd worden, bijvoorbeeld in geval van een geschil
(tot het geschil is beslecht).
Wat zijn uw rechten?
- Recht op inzage
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te kijken. U kunt ons informatie vragen over:
• de soorten persoonsgegevens die verwerkt worden;
• de doeleinden waarvoor wij uw gegevens verzamelen;
• de categorieën personen aan wie wij uw gegevens doorgeven;
• de bewaringstermijn van uw gegevens;
• de bron van de verwerkte persoonsgegevens indien de gegevens niet rechtstreeks van u werden bekomen;
• uw recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen of ons gebruik ervan te beperken, en uw recht om u tegen het gebruik ervan te verzetten;
• uw recht om een klacht in te dienen bij het Europees Comité voor gegevensbescherming.
- Recht op correctie
Indien u vaststelt dat uw gegevens onvolledig of onnauwkeurig zijn, kunt u verzoeken om ze te corrigeren.
- Recht op verwijdering (recht om vergeten te worden)
De wetgeving voorziet voor een aantal specifieke gevallen de mogelijkheid om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
Dat kan meer bepaald indien:
• uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld of op een andere manier verwerkt werden;
• u uw toestemming hebt ingetrokken op basis waarvan TreeTop uw persoonsgegevens verwerkt;
• u om een persoonlijke reden meent dat de verdere verwerking van uw gegevens uw privacy aantast en u buitensporige schade aanbrengt;
• u van ons geen reclameboodschappen meer wenst te ontvangen;
• uw persoonsgegevens niet conform de GDPR en de toepasselijke wetgeving verwerkt worden;
• uw persoonsgegevens verwijderd moeten worden uit hoofde van een wettelijke verplichting die voortvloeit uit het recht van de Europese Unie of het nationaal recht dat op TreeTop van toepassing is.
Het is echter mogelijk dat we geen gevolg kunnen geven aan uw verzoek om vergeten te worden. U moet namelijk weten dat dat geen absoluut recht is. Wij moeten een evenwicht zoeken met andere belangrijke rechten of waarden, zoals de vrije meningsuiting, het nakomen van onze wettelijke verplichtingen en gewichtige redenen in verband met het openbaar belang. TreeTop kan ook uw persoonsgegevens bijhouden wanneer die noodzakelijk zijn om onze rechten voor een rechter aan te tonen, uit te oefenen of te verdedigen.
- Recht om de verwerking te beperken
Dankzij uw verzetsrecht kunt u TreeTop in specifieke, in de regelgeving beschreven gevallen verzoeken om uw gegevens tijdelijk af te schermen: TreeTop mag uw persoonsgegevens dan gedurende een bepaalde tijd niet meer verwerken.
Die afscherming kan worden gevraagd:
• wanneer u ons hebt gemeld dat de betreffende gegevens onnauwkeurig of verouderd zijn, gedurende de tijd die wij nodig hebben om de nauwkeurigheid van uw gegevens te controleren;
• wanneer het verzamelen, gebruiken, verstrekken of bewaren ervan verboden is;
• wanneer de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking;
• gedurende de tijd die TreeTop nodig heeft om de gegrondheid van een verzet te onderzoeken.
Indien u van dit recht gebruikgemaakt hebt, kunnen wij uw gegevens bijhouden, maar mogen we ze niet meer verwerken, tenzij u daarmee instemt of wij dat doen om onze rechten (of die van een andere persoon) voor een rechter aan te tonen, uit te oefenen of te verdedigen, alsook om gewichtige redenen in verband met het openbaar belang in de Europese Unie of de lidstaat.
Indien de verwerking van bepaalde persoonsgegevens beperkt wordt, zullen wij u laten weten wanneer de beperking wordt opgeheven.
- Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens
Dankzij dit recht kunt u TreeTop vragen uw persoonsgegevens aan u te overhandigen of deze rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke indien dat technisch mogelijk blijkt. Dat recht heeft enkel betrekking op de gegevens die u zelf aan TreeTop hebt verstrekt en die automatisch worden verwerkt. Het geldt voorts enkel wanneer de gegevens verwerkt worden op basis van het contract of uw toestemming.
- Recht om uw toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking van uw gegevens enkel gebaseerd is op uw toestemming, kunt u die toestemming op elk moment weer intrekken. Dat u uw toestemming intrekt, doet echter geen afbreuk aan de wettigheid van de verwerking van de gegevens tijdens de periode die voorafging aan de intrekking van uw toestemming.
- Verzetsrecht
U hebt op elk moment het recht om u zonder opgave van redenen en kosteloos te verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor commerciële prospectiedoeleinden. In dat geval zullen uw gegevens niet meer voor dat doel gebruikt worden.
Voorts hebt u ook het recht om zich, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, te verzetten tegen elke verwerking van uw persoonsgegevens indien dat in uw rechtmatige belang is. Er zal echter geen gevolg gegeven worden aan uw verzoek indien ons rechtmatige belang voorrang heeft op dat van u of indien de verwerking van uw gegevens noodzakelijk is om onze rechten voor een rechter aan te tonen, uit te oefenen of te verdedigen, of indien de verwerking noodzakelijk is voor het afsluiten of uitvoeren van uw contract.
Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Om uw rechten uit te oefenen, volstaat het uw verzoek ondertekend, met vermelding van de datum en vergezeld van een kopie van de voor- en achterkant van uw identiteitskaart per brief of e-mail op te sturen naar onze contactpersoon voor gegevensbescherming.
Vergeet niet om duidelijk te vermelden waarop uw aanvraag betrekking heeft en, indien u per brief contact hebt opgenomen, naar welk adres wij ons antwoord moeten sturen.
U krijgt binnen de maand na ontvangst van uw verzoek een antwoord. Die termijn kan oplopen tot twee maanden indien uw verzoek een grondig onderzoek vereist of indien TreeTop een te groot aantal verzoeken heeft ontvangen.
Bij wie kunt u terecht in geval van een conflict?
In geval van een conflict in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u bij de Luxemburgse gegevensbeschermingsautoriteit een bemiddelingsaanvraag indienen op het volgende adres:
Commission Nationale pour la Protection des Données Service réclamation
0 Xxxxxx xx Xxxx'x Xxxx X-0000 Xxxx-Xxx-Xxxxxxx Tel.: x000 00 00 00-0
Wijziging van het Beleid
Dit Beleid wordt regelmatig bijgewerkt. Wij brengen u op de hoogte van elke belangrijke wijziging via de gebruikelijke communicatiekanalen.