Samenwerkingsovereenkomst Ondernemingsdossier

Ondergetekenden:

a. De branchevereniging Koninklijke Horeca Nederland, afdeling Haarlem, verder te noemen “Branchevereniging”, vertegenwoordiger van ondernemingen uit de sector Horeca, verder te noemen “Onderneming”;

b. Gemeente Haarlem, verder te noemen “Gemeente”;

c. Branchevereniging en Gemeente tezamen aangeduid als “Partijen”.

Overwegende dat:

• het verhogen van de efficiëntie en effectiviteit, met als doel het verminderen van administratieve lasten, tot de beleidsdoelen van de Partijen behoren;

• het Ondernemingsdossier breed wordt ondersteund door het bedrijfsleven en de

betrokken overheden en zij samen werken aan de implementatie hiervan;

• de brancheverenigingen, VNO-NCW en MKB Nederland en landelijke en lokale

overheden in dit kader de “Implementatiestrategie Ondernemingsdossier 2012 - 2016”

hebben vastgesteld om de invoering van het Ondernemingsdossier tot een succes te maken;

• het Kabinet Xxxxx XX in het regeerakkoord heeft opgenomen dat er een eenmalige gegevens-uitvraag voor ondernemers komt die gebruik maken van het Ondernemingsdossier om bedrijfsgegevens uit te wisselen met de overheid;

• de brancheverenigingen zorgdragen voor de realisatie en het beheer van de applicatie die invulling geeft aan het Ondernemingsdossier;

• het gebruik van het Ondernemingsdossier zonder wederzijdse toestemming geen wijziging teweeg zal brengen in bestaande afspraken tussen Gemeente en Onderneming binnen de branche en het vastgestelde beleid;

• elke Onderneming op een gelijkwaardige manier wordt beoordeeld door Gemeente, ongeacht het gebruik van het Ondernemingsdossier.

Komen gezamenlijk het volgende overeen:

Algemeen

1. Partijen zeggen toe het Ondernemingsdossier te gaan gebruiken voor het uitwisselen van relevante informatie, documenten en onderzoeken ten behoeve van aanvragen, vergunningen, meldingen, toezicht en handhaving.

2. Voor het werken met het Ondernemingsdossier is het noodzakelijk dat Partijen werkafspraken maken. Voor de start van de invoering zijn de eerste werkafspraken in

onderling overleg opgesteld en als bijlagen bij deze samenwerkingsovereenkomst opgenomen.

3. De bijlage A betreft de werkafspraken tussen de Partijen over het proces van Aanvragen, vergunningen en meldingen.

4. De bijlage B betreft de werkafspraken tussen de Partijen over het proces toezicht en handhaving.

5. Gedurende de invoering van het Ondernemingsdossier kunnen deze werkafspraken door Partijen verder vorm gegeven worden om zodoende richting te geven aan de verdere ontwikkeling en ingebruikname van het Ondernemingsdossier.

6. Partijen zeggen toe naar vermogen ondersteuning te bieden aan de invoering van het Ondernemingsdossier en uitvoering te geven aan de werkafspraken;

7. Onderneming geeft bij Branchevereniging aan deel te willen nemen aan het Ondernemingsdossier conform deze samenwerkingsovereenkomst.

8. Partijen streven in hun werkwijze naar het minimaliseren van regeldruk voor zowel Onderneming als Gemeente. Aanhoudend, correct gebruik van een Ondernemingsdossier kan leiden tot kortere en/of minder frequente inspectiebezoeken;

9. Bij eventuele onduidelijkheden over de inhoud van het Ondernemingsdossier treden Partijen met elkaar in overleg;

10.Partijen beheren documenten conform de huidige, wettelijke standaarden en richtlijnen met betrekking tot archivering, privacy en verspreiding van gegevens;

11.Partijen zeggen toe deze samenwerkingsafspraken kenbaar te maken aan personen binnen en buiten de eigen organisatie die conform deze overeenkomst met het Ondernemingsdossier zullen werken of die anderszins van deze samenwerkingsafspraken op de hoogte moeten zijn.

Toegang

• Partijen zorgen dat uitsluitend daartoe bevoegde medewerkers van hun organisatie zich toegang verschaffen tot het Ondernemingsdossier en daarin opgenomen informatie;

• Partijen zijn verantwoordelijk voor een deugdelijke instructie van bevoegde gebruikers van het Ondernemingsdossier binnen hun eigen organisatie. Tot de instructie behoort het gebruiken van het Ondernemingsdossier en de inhoud van deze samenwerkingsovereenkomst, inclusief de werkafspraken;

• Inloggen vindt plaats op basis van een door Partijen overeengekomen authenticatie- middel;

Inhoud

• De documenten die door Onderneming in het Ondernemingsdossier geplaatst zijn, worden in principe niet meer opgevraagd door Gemeente.

• Onderneming is verantwoordelijk voor de informatie die zij in het Ondernemingsdossier beschikbaar stelt aan de gebruikers;

• Bij het vermoeden van het abusievelijk ter inzage geven van documenten of het constateren van onduidelijkheden betreffende de inhoud en het aanbod van gegevens in het Ondernemingsdossier, zegt Gemeente toe eerst in contact te zullen treden met Onderneming, alvorens hieraan consequenties te verbinden;

• Onderneming geeft per document duidelijk aan of het vertrouwelijk is voordat het aan gebruikers buiten de Onderneming ter inzage is via het Ondernemingsdossier.

Regelhulp

• Partijen leven de genoemde eisen na en volgen de aanwijzingen op uit de regelhulpen die in bijlage A en B zijn overeengekomen;

Aanvragen, vergunningen en meldingen

• Partijen houden zich aan de invulling van het onderdeel aanvragen, vergunningen en meldingen zoals beschreven in de werkafspraken in bijlage A;

• Voor de invulling van het onderdeel aanvraag is het uitgangspunt gebruik te maken van (bestaande) standaarden;

• De Gemeente zal het proces inrichten om voor het ontvangen van de betreffende aanvragen, vergunningen en meldingen de Berichtenbox van het Dienstenloket te gebruiken.

Toezicht en handhaving

• Partijen houden zich aan de invulling van het onderdeel Toezicht en handhaving zoals beschreven in de werkafspraken in de bijlage B.

Looptijd

• Deze samenwerkingsovereenkomst is gesloten voor bepaalde duur. Hij treedt in werking vanaf de datum van ondertekening tot en met 1 juli 2016.

• Partijen hebben de ambitie om de invoering van het Ondernemingsdossier na afloop van deze overeenkomst voort te zetten. Hierbij wordt in acht genomen het voorbehoud dat tussentijdse evaluaties over de voortgang positief zijn. De tussentijdse evaluatiemomenten zijn beschreven in de werkafspraken.

• Na afloop van de hierboven genoemde duur, wordt deze samenwerkingsovereenkomst telkens voor één (1) kalenderjaar voortgezet, tenzij een partij deze met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) maanden schriftelijk heeft opgezegd.

Toetreding

• Voor andere brancheverenigingen bestaat de mogelijkheid om gedurende de looptijd van deze samenwerkingsovereenkomst als partij toe te treden. Een toetredende partij dient de verplichtingen die voor haar uit deze samenwerkingsovereenkomst voortvloeien, (zonder voorbehoud) te aanvaarden.

• Een branchevereniging die wil toetreden maakt haar verzoek schriftelijk bekend aan de Gemeente. Zodra deze schriftelijk heeft ingestemd met het verzoek tot toetreding, ontvangt de toetredende partij de status van partij van deze samenwerkingsovereenkomst en gelden voor die partij de voor haar de hieruit voortvloeiende rechten en verplichtingen.

• Het verzoek tot toetreding en de verklaring tot instemming worden door Gemeente in afschrift als bijlage aan deze samenwerkingsovereenkomst gehecht.

Aldus ondertekend op 9 september 0000

X.X. Schneiders	V. Kroon
Burgemeester	Voorzitter
Gemeente Haarlem	Koninklijke Horeca Nederland Afdeling Haarlem

Bijlage A

Werkafspraken vergunningen, aanvragen en meldingen

Startdatum

Partijen gaan vanaf 15 september 2014 werken met het Ondernemingsdossier voor vergunningen, aanvragen en meldingen conform de afspraken overeengekomen in deze bijlage.

Toegang

Partijen krijgen toegang tot het Ondernemingsdossier via het webadres xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx met behulp van e-herkenning met minimaal betrouwbaarheidsniveau 1 als autorisatie middel.

Partijen zorgen voor het tijdig aanvragen van het benodigde autorisatiemiddel bij één van de aanbieders die hiervoor door de overheid zijn gecertificeerd, zie hiervoor xxx.xxxxxxxxxxx.xx.

Inhoud

De Onderneming start vanaf de genoemde startdatum met het vullen van het Ondernemingsdossier. Documenten die in het Ondernemingsdossier geplaatst kunnen worden zijn:

• Contracten (bijvoorbeeld huurcontract)‌

• Diploma’s

• Bestaande vergunningen en meldingen‌

• Draaiboeken

• Plattegronden en tekeningen

• Foto’s

In het Ondernemingsdossier worden in principe alleen de nog geldende, relevante documenten geplaatst. Het staat de Onderneming vrij om het Ondernemingsdossier te vullen met documenten die verder in het verleden teruggaan.

De Onderneming beslist welke documenten zij toegankelijk maakt voor de relevante overheden. Wanneer een maatregel op een bepaalde datum genomen moet zijn, worden de documenten die dit aantonen binnen 1 maand na dato, voor Gemeente zichtbaar in het Ondernemingsdossier geplaatst.‌

Regelhulp

Partijen spreken af de navolgende regelhulpen als basis voor het gebruik van het Ondernemingsdossier te gebruiken:

• Regelhulp Hygiëne code bedrijfschap Horeca en Catering.

• Regelhulp Arbo voor branche eigen regelhulp.‌

• Het Activiteitenbesluit Internet Module (AIM) van het ministerie I&M (zie xxx.xxxx.xx). (Bovenstaande regelhulpen maken standaard deel uit van het Ondernemingsdossier).

• Regelhulp APV voor horeca en recreatie

Aanvragen en meldingen

De Partijen spreken af dat eventuele meldingen of aanvragen onder de Wet milieubeheer via het Omgevingsloket Online plaatsvinden. Zie xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.

De Partijen spreken af om de in het Ondernemingsdossier beschikbare aanvragen en meldingen via het Ondernemingsdossier bij Gemeente in te dienen en te accepteren conform de overeengekomen formulieren:

• wijziging leidinggevende‌

• tapontheffing

• ontheffing sluitingstijden

• aanwezigheidsvergunning kansspelautomaten

De Partijen spreken de ambitie uit dat er gedurende de looptijd meerdere meldingen en aanvragen via het Ondernemingsdossier mogelijk gemaakt worden.

Evaluatie

Partijen spreken af de samenwerkingsovereenkomst regelmatig te evalueren. Partijen behouden het recht om tussentijdse evaluatie van zowel de samenwerkingsovereenkomst als de werkafspraken te verzoeken.‌

Aldus ondertekend op 9 september 0000

X.X. Schneiders	V. Kroon
Burgemeester	Voorzitter
Gemeente Haarlem	Koninklijke Horeca Nederland Afdeling Haarlem

Bijlage B

Werkafspraken toezicht en handhaving

Startdatum

Partijen gaan vanaf een nog nader te bepalen datum en na wederzijdse instemming werken met het Ondernemingsdossier voor toezicht en handhaving conform de nog vast te stellen werkafspraken. Vooruitlopend hierop zal de onderneming alvast beginnen met het plaatsen van

de onder “Inhoud” genoemde documenten in het Ondernemingsdossier.

Toegang

Partijen krijgen toegang tot het Ondernemingsdossier via het webadres xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx met behulp van e-Herkenning met minimaal betrouwbaarheidsniveau 1 als autorisatiemiddel.

Partijen zorgen voor het tijdig aanvragen van het benodigde autorisatiemiddel bij één van de aanbieders die hiervoor door de overheid zijn gecertificeerd, zie hiervoor xxx.xxxxxxxxxxx.xx.

Inhoud

De Onderneming zal vanaf de startdatum beginnen met het vullen van het Ondernemingsdossier voor de thema's Milieu en Brandveiligheid. Mits relevant voor Onderneming zullen in ieder geval de volgende documenten worden toegevoegd:

• Het resultaat van AIM (zie regelhulp)‌

• De vigerende milieuvergunning met een analyse van hoe de huidige situatie zich tot die vergunning verhoudt

• Keuringscertificaten van installaties‌

• Keuringscertificaten van bodembeschermende voorzieningen

• Keuringscertificaten van opslagtanks

• Bewijs van tijdige reiniging vetput c.q. olieafscheider

• Jaarverbruik van gas, water en elektra.

In het Ondernemingsdossier zullen in principe alleen de nog geldende, relevante documenten geplaatst worden. Het is Onderneming vrij om het Ondernemingsdossier te vullen met documenten die verder in het verleden teruggaan.

Wanneer een maatregel op een bepaalde datum genomen moet zijn, zullen de documenten die dit aantonen binnen 1 maand na dato, toegankelijk voor de Gemeente in het Ondernemingsdossier geplaatst worden.