Samenwerkingsafspraken
Getekend d.d. 17 januari 2024
Samenwerkingsafspraken De Bewonersraad en Accolade, Elkien, Thús Wonen, Wonen Noordwest Friesland en Woningstichting Weststellingwerf
Inleiding
Bij veel van de huidige samenwerkingsovereenkomsten tussen de Bewonersraad en de woningcorporaties is de looptijd inmiddels verstreken of loopt deze binnenkort af. Het is dan ook tijd voor een nieuwe samenwerkingsovereenkomst. Gezamenlijk is de wens uitgesproken een uniforme en minder formele overeenkomst te sluiten en meer een overeenkomst aan te gaan waarin de nadruk ligt op samenwerken. en de intenties die we daarmee beogen.
De afgelopen jaren is steeds meer de wederzijdse behoefte ontstaan aan samenwerking: open en transparant communiceren, vroege betrokkenheid, meedenken en meedoen en niet verrast willen worden met adviesaanvragen zonder vooraankondiging of betrokkenheid.
Dat vroeg en vraagt een verandering: van houding en handelen van de corporaties en De Bewonersraad. En daarmee ook een ander soort overeenkomst. Met dit document leggen we vast waarom en hoe we willen samenwerken.
Met de ondertekening van dit document komen alle eerdere samenwerkingsovereenkomsten te vervallen.
Onze visie op samenwerken
Wij zijn ervan overtuigd dat samenwerking leidt tot groter wederzijds draagvlak en vereenvoudigen van adviestrajecten door in co-creatie beleid vorm te geven. Hiermee ontstaat een breder draagvlak onder de huurders, laten we – daar waar we het eens zijn - meer een gezamenlijk geluid naar buiten horen en zijn we een voorbeeld voor anderen op gebied van samenwerken.
De basis voor onze samenwerking
De Overlegwet, de Woningwet en de BTIV vormen het formele kader voor de samenwerking. Deze wetten beschrijven rechten en plichten van huurders, bewonerscommissie, huurdersorganisatie en verhuurder. Het beschrijft welke onderwerpen in ieder geval tot het overleg behoren.
Wij willen op gebied van samenwerking verder gaan dan het wettelijk kader. Dat doen we door afspraken te maken over hoe we samenwerken. De kern van onze samenwerking is waardering van en respect voor elkaars rol, en elkaar de ruimte geven om die rol op professionele wijze uit te voeren en dat we continu evalueren en leren.
Afspraken:
1. We respecteren elkaars rol en waarderen elkaars inbreng
Huurdersorganisaties en corporaties hebben verscheidene rollen en rechten, omschreven in de overlegwet. Huurdersorganisaties vertegenwoordigen de huurders op het gebied van beleid en beheer van alle huurders.
En daarnaast heeft de huurdersorganisatie ook de rol van ondersteuner van een bewonerscommissie of een individuele huurder/lid. Corporaties zorgen voor voldoende, goede en betaalbare woningen in leefbare wijken met een gezonde bedrijfsvoering.
We waarderen elkaars inbreng.
We nemen elkaar serieus. We voeren het constructieve gesprek met oog voor elkaars belangen. Hiervoor nemen we voldoende tijd, niet alleen op inhoud maar ook op proces. We waarderen afwijkende standpunten. We zijn transparant in zowel het besluit van de corporatie als het advies van de huurdersorganisatie. Dit houdt in dat mochten standpunten afwijken, we elkaars beweegreden kennen en waarderen.
Concreet betekent dit dat De Bewonersraad als professionele huurdersorganisatie in ieder geval deze taken/rollen vervult:
- Het uitvoeren van de taken die voortvloeien uit de Woningwet en de Overlegwet;
- Onafhankelijke en gelijkwaardige samenwerkingspartner;
- Adviseur en sparring-partner voor het in co-creatie ontwikkelen en uitvoeren van voor huurders relevant beleid van de corporatie;
- Gekwalificeerde belangenbehartiger van (groepen) huurders;
- Bijstaan van huurders met vragen, xxxxxx en problemen gericht op de verhuurder;
- Kritische vertolker van de stem van de huurder, vasthoudend.
2. We informeren elkaar actief en betrekken aan de voorkant
Waar mogelijk betrekken we elkaar aan de voorkant van nieuwe ontwikkelingen en beleidsvoornemens. We wachten niet tot een voldragen voorstel waar partijen al een besluit over hebben genomen. We willen dat, overeenkomstig de geest van de wet, het advies en de betrokkenheid van partijen daadwerkelijk invloed hebben op het voorstel. Door vooraf beleidsvoornemens aan te kondigen en met elkaar af te spreken hoe de partijen worden betrokken wordt De Bewonersraad en de corporatie niet verrast door activiteiten en besluiten.
Zeker bij een keuze of beslissing die aanzienlijke gevolgen heeft, wordt De Bewonersraad al in een vroeg stadium betrokken. Er wordt aan het begin van het proces afgesproken hoe De Bewonersraad invloed kan en wil uitoefenen en welke positie zij binnen een proces of project krijgt.
3. We zijn professionele organisaties
De Bewonersraad is professioneel georganiseerd. Er is voldoende kennis en kunde in huis om zowel de wettelijke taken uit te voeren als om pro-actief aan de slag te gaan met de thema’s waar zij bij worden betrokken. De achterban wordt hierbij betrokken. Zij vertolken in hun activiteiten de stem van de huurder: de huurder van vandaag, de woningzoekende en de huurder van de toekomst.
Adviezen zijn toekomstgericht, consistent en integraal. Er zijn echter ontwikkelingen denkbaar waarbij in het advies van De Bewonersraad gekozen wordt voor het positieve effect van de huurder op korte termijn. Dit op basis van goede argumenten
De Bewonersraad is zichtbaar voor de huurders, laat zien wat ze doet, is benaderbaar, legt verantwoording af aan de achterban en heeft voldoende legitimatie van die achterban.
Corporaties zijn eveneens professioneel. Het belang van de huurder, van nu en in de toekomst, staat voorop. Dit alles tegen een gezonde en toekomstbestendige bedrijfsvoering.
Professioneel houdt ook in dat we evalueren en leren van de wijze waarop we samenwerken.
We evalueren jaarlijks de wijze waarop we samenwerken. We evalueren op wat goed gaat en wat beter kan. We kijken daarbij naar inhoud (wat bespreken we, doen we wat in deze overeenkomst staat) de procedure (hoe overleggen we, hoe werken we samen) en de relatie (gevoelens, meningen, wat speelt er onder water). Als het nodig is passen we de werkwijze aan.
Hoe ziet dat er in de praktijk uit?
Vroegtijdig betrekken
We maken een jaaragenda voor de jaarlijks terugkerende wijzigingen en voornemens, hierin maken we procesafspraken over de betrokkenheid. Voor actuele zaken stemmen we in het bestuurlijk overleg af hoe we de betrokkenheid organiseren. In de jaaragenda zijn in ieder geval ter bespreking/advisering opgenomen de volgende (beleids)documenten van de corporatie (mits aan de orde):
- Strategisch beleidsplan/Ondernemingsplan;
- Jaarplan (meerjaren)begroting;
- SVB/portefeuilleplan;
- Projectplanning m.b.t. (meerjaren)onderhoud, renovaties, sloop/nieuwbouw, uitbreidingsnieuwbouw;
- Huurbeleid;
- Klanttevredenheid en kwaliteitsbeleid;
- Biedingen en inzet prestatieafspraken.
We verstrekken plannen en rapportages
Plannen, rapportages, verantwoordingen en evaluaties zijn een bron van informatie voor De Bewonersraad. Bespreking hiervan wordt opgenomen in de jaarplanning.
We gaan efficiënt om met onze tijd
Bij issues wachten we niet tot formele momenten maar zoeken elkaar informeel op. Wat mondeling kan doen we mondeling en wat vastgelegd moet worden leggen we vast.
Welke zaken leggen we nog meer vast?
Representativiteit
We spreken af dat de representativiteit geborgd is indien minimaal 25% van de huurders van de sociale verhuurder uit het werkgebied betalend participant/lid is van De Bewonersraad.
Ieder jaar rapporteert De Bewonersraad over de wijze waarop ze haar standpunten heeft afgestemd met de achterban. Zowel naar de leden als naar de corporaties.
Vergoeding activiteiten De Bewonersraad
1. We omarmen het voorstel van De Bewonersraad Friesland om het verenigingsvermogen in 10 jaar tijd af te bouwen van € 5,4 miljoen naar maximaal € 2,5 miljoen, uitgaande van het prijsniveau per 1 januari 2024. Dit maximum wordt aansluitend jaarlijks aangepast op basis van de consumentprijsindex (CPI alle bestedingen /2015 =100), voor het eerst per 1 januari 2025. Het streven is om ultimo jaar drie (2026) en jaar vijf (2028) van deze overeenkomst de afbouw naar rato gerealiseerd te hebben. De mate waarin dat daadwerkelijk is gerealiseerd, is onderwerp van het evaluatiegesprek in derde jaar (2026) en de bespreking over de verlenging van de overeenkomst in 2028. Partijen zijn het erover eens dat er na het bereiken van het geïndexeerde maximum weer sprake dient te zijn van een positief exploitatiesaldo op basis van toereikende directe en indirecte ledenbijdragen, teneinde het verenigingsvermogen welvaartsvast te houden.
2. De bijdragen van leden-huurders blijven gedurende de vijf contractjaren maximaal € 24,00 per
jaar per huishouden.
3. De bijdragen van de corporaties bedraagt bij aanvang van de overeenkomt € 16,50 per jaar per betalend lid van De Bewonersraad en wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst niet geïndexeerd.
4. Corporaties krijgen een kostendekkende vergoeding voor werkzaamheden die zij voor De Bewonersraad doen. Die vergoeding is als volgt opgebouwd:
a) Een vaste vergoeding/bijdrage voor de ledenwerving 🡪 bedrag 2023 + CPI (voor 2024 dus 265,18 + CPI)
b) Een vergoeding /bijdrage voor het innen van de ledenbijdrage 🡪 aantal leden
Bewonersraad corporatie op 1 januari 2024 maal het bedrag 2023 + CPI (voor 2024 dus €
0,738 + CPI).
5. De wijze waarop de corporatie nieuwe leden aanbrengt is als volgt:
a) Bij de intake (zie voorbeeldformulier Accolade in de bijlage) vraagt de corporatie de huurders voor toestemming om lid te worden van De Bewonersraad. Hierbij is het eerste halfjaar gratis. De corporatie promoot om dit wel te doen. De huurder tekent hier voor akkoord.
b) De huurders die lid worden stuurt/mailt de corporatie 1x per maand in een bestand naar de Bewonersraad (rond de 10e van de maand). In het bestand staan NAW-gegevens, inclusief e- mailadres (de huurders geven immers toestemming).
c) Ook 1x per maand stort de corporatie de geïnde bedragen van de leden door aan De Bewonersraad.
Looptijd
We komen met elkaar overeen dat deze overeenkomst een looptijd heeft van vijf jaar (1 januari 2024 tot en met 31 december 2028), uitgaande van tussentijdse evaluatie in het derde jaar, waarbij zowel inhoudelijk als financieel de balans wordt opgemaakt. In het 5e jaar wordt formeel geëvalueerd of en onder welke voorwaarden de overeenkomst wordt verlengd.
Geschillen
Uit deze overeenkomst kan een geschil tussen partijen ontstaan. Dit geschil kan eenzijdig gevoelt worden. Wanneer sprake is van een geschil zal de partij die het geschil ervaart de andere partij daarvan schriftelijk op de hoogte stellen. Binnen drie weken na de schriftelijke mededeling zullen partijen een mediator aanstellen. Deze mediator zal proberen het geschil te verhelpen. In het geval dat mediator hierin niet slaagt, kan de partij die het geschil als grootste ervaart, het geschil aan de bevoegde rechter in Leeuwarden voorleggen. Wanneer partijen van mening zijn dat er tijdens de mediation een kort geding noodzakelijk is, kan de mediation tot het einde van het kort geding stopgezet worden.
Getekend op 17 januari 2024
de xxxx X. Xxxxxxx, directeur:
xxxxxxx X. Xxxxxxxxxxx, directeur-bestuurder:
Xxxxxxx X. Xxxxxx, directeur-bestuurder:
De xxxx X. xxx xxx Xxxxxx, directeur-bestuurder:
Xxxxxxx X. Xxxxxxxx, directeur-bestuurder:
De xxxx X. Xxxxxxxx, directeur-bestuurder: