Versie Datum Wijziging Persoon 1.0 30-03-2017 Introductie WL 2.0 10-05-2017 Wijziging van ‘Leveranciersvoorwaarden VDL VDS’ naar ‘Algemene logistieke overeenkomst’ WL 3.0 31-10-2018 Compleet herzien WL 3.1 21-11-2019 Taal toegevoegd SB 4.0 08-06-2023...
Algemene logistieke voorwaarden
VDL VDS Technische Industrie B.V.
Xxxxxxxxxxxx 00x 0000 XX | P.O. Box 62 | 5527 ZH | Hapert | The Netherlands
Versie beheer
Versie | Datum | Wijziging | Persoon |
1.0 | 30-03-2017 | Introductie | WL |
2.0 | 10-05-2017 | Wijziging van ‘Leveranciersvoorwaarden VDL VDS’ naar ‘Algemene logistieke overeenkomst’ | WL |
3.0 | 31-10-2018 | Compleet herzien | WL |
3.1 | 21-11-2019 | Taal toegevoegd | SB |
4.0 | 08-06-2023 | Compleet herzien | WL |
Introductie
Dit document is bestemd voor iedereen die invloed heeft op, of verantwoordelijk is voor de leveringen aan VDL VDS Technische Industrie bv.
Deze Logistieke overeenkomst is een document wat behoort bij de inkooporders. In dit document worden de eisen en verantwoordelijkheden bekend gemaakt voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot leveringen aan VDL VDS Technische Industrie bv.
Xxxxxx Xxxxxxx
Inkoop / Logistiek manager
VDL VDS Technische Industrie bv
4.2 Verpakken van (band)staal 9
4.6 Samengestelde verpakking 10
5.2 Vermelding op Vrachtbrief/CMR 12
5.3 Bestellen van verpakking en andere benodigdheden 12
Bijlage A: Verpakkingseisen en label positie 13
1. Inkoop order
Iedere bestelling die door VDL VDS wordt verstuurd gebeurt via een Inkoop order. Deze inkooporder bevat één of meerdere bestellingen en geeft informatie over deze bestellingen.
Iedere bestelling heeft een uniek Inkoopordernummer dat begint met 45000xxx en staat rechts boven op de Inkoop order vermeld. Een inkoop order kan bestaan uit meerdere bestelregels die ieder hun eigen Ordernummer hebben. Dat ordernummer begint met het jaartal en een vijfcijferig nummer (in bovenstaand voorbeeld: 2023-15298).
Voor ieder Ordernummer dient de leverancier een orderbevestiging te sturen met minimaal de prijs, hoeveelheid en leverdatum erop. Daarnaast dient hier ook het Inkoop ordernummer op de orderbevestiging te staan.
1.1 Taal
Orders worden verzonden in de taal Engels of Nederlands. Daarnaast moet de leverancier over de mogelijkheid beschikken om altijd te communiceren in het Engels of Nederlands.
Alle producten dienen FIFO en op de juiste order uitgeleverd te worden. Omdat de meeste producten voor de automotive industrie zijn moet de tracability bewaard blijven. Als er niet FIFO gewerkt wordt is de tracability van producten niet meer te garanderen.
Om ervoor te zorgen dat de orders tussen VDL VDS en leveranciers gelijk lopen dienen orderaantallen niet (tot maximaal 5%) overschreden te worden.
Mocht er door omstandigheden een order met meer dan 5% overschreden worden dient de leverancier VDL VDS hierover te informeren. Indien er minder geleverd wordt, door bijvoorbeeld uitval, dient VDL VDS altijd geïnformeerd te worden.
2.1 Afhaling / aanlevering
Wanneer VDL VDS producten komt afhalen dient de leverancier ervoor te zorgen dat deze, samen met de papieren, tijdig gereed staan. Indien er geen vast transport is dient VDL VDS op de werkdag voor afhaling vóór 11:00 uur geïnformeerd te worden over wat er gereed staat. Hierbij is het van belang dat het volume, het gewicht, aantal pallets en de materialen/producten doorgegeven worden van de zending. Deze gegevens dienen gemeld te worden bij: xxxxxxxxx@xxxxxx.xx en xxxxxxxx@xxxxxx.xx.
Aanlevering dient binnen onderstaande tijden te gebeuren tenzij met VDL VDS anders is overeengekomen:
Openingstijden expeditie:
ma - do 7:30 uur – 16:00 uur
vrijdag 7:30 uur – 14:30 uur
pauze 12:30 uur – 13:00 uur
Adres Expeditie:
Xxxxxxxxxx 0 0000 XX xx Xxxxxx
Voor het lossen van (band)staal kan de chauffeur zich direct melden bij Deur 12.
2.2 Levertijd
De leverancier dient voor het uitleveren van de bestelling de datum op de inkooporder aan te houden, tenzij de Forecast en/of Chasseerlijsten anders bepalen, dan zijn deze leidend. Indien ‘aflevering op verzoek van xxxxx’ op de inkoop order vermeld staat mag het materiaal enkel na afroep van VDL VDS geleverd worden.
LET OP!
Het is uw verantwoordelijkheid om VDL VDS tijdig in te lichten, zodat direct stappen ondernomen kunnen worden in de volgende gevallen:
- Indien geen forecast ontvangen is;
- Als niet voldaan kan worden aan de gevraagde aantallen en/of levertijd;
- Indien (mogelijk) incorrecte delen zijn verstuurd of onjuist verpakt.
Als de leverancier in gebreke blijft om tijdig te leveren zullen de extra kosten die hierdoor ontstaan worden doorbelast aan de leverancier. Hierbij kan gedacht worden aan extra omstel/setup kosten, transportkosten, stilstanden etc.
2.3 Rest verpakking
Indien een order niet toereikend is voor een volle pallet moet de pallet als een restant uitgeleverd worden, tenzij anders aangegeven. Wanneer een pallet wordt samengevoegd dient dit wel duidelijk op de pakbon en op het label als “samengevoegde lading” vermeld te worden. Een pallet (of andere verpakkingseenheid) mag maximaal 600 kg wegen, tenzij anders overeengekomen.
Wanneer een bak of doos niet vol zit dient op deze verpakking met een sticker aangegeven te worden dat het een “restant” is en moet het aantal stuks in de bak duidelijk vermeld te zijn.
Alle leveringen moeten worden voorzien van een pakbon welke de volgende gegevens moet bevatten. Vereist:
• Productnummer
• VDL VDS Inkoopordernummer en ordernummer
• Totaal aantal stuks (per product)
Uitdrukkelijk gewenst:
• Verpakkingcode/omschrijving (bijlage A)
• Aantal producten per verpakking
• Aantal verpakkingen
• Deellevering/eindlevering
3.1 Originele pakbon
De originele pakbon moet met de chauffeur meegegeven worden en de pakbon moet bij voorkeur tegelijk met het vertrek van de vrachtwagen digitaal worden doorgestuurd xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
Indien transporteurs ‘paperless’ werken waarbij de pakbonnen niet (altijd) aankomen bij VDL VDS dienen deze op de zending bevestigd te worden.
In overleg kan er besloten worden om anders met de pakbonnen om te gaan.
3.2 Facturatie
De factuur dient in PDF gestuurd te worden naar Xxxxxxx@xxxxxx.xx.
Iedere factuur dient apart gestuurd te worden met een verwijzing naar het Inkoop ordernnummer wat begint met 45000xxxx en op een vaste plaats op de factuur dient te staan. Bij voorkeur zo weinig mogelijk verzamelfacturen.
Het is van belang dat de informatie op de factuur geheel overeenkomt met de aantallen op de pakbon. Hier dient dan ook een duidelijke link aanwezig te zijn tussen de pakbon en de factuur en het pakbonnummer moet een uniek nummer zijn voor iedere levering.
Voor meer informatie betreffende facturering en betaling verwijzen we naar de algemene inkoopvoorwaarden.
3.3 EDI berichten
Als leverancier van VDL VDS zal op termijn verwacht worden dat pakbonnen digitaal per EDI (Electronic Data Interchange) doorgestuurd gaan worden, alsook de facturen.
Xxxxxxx contact op de nemen met afdeling inkoop voor meer details, aangezien dit nog in ontwikkeling is en VDL VDS zelf de mogelijkheden met leveranciers nog niet heeft.
Om de goederen zo efficiënt mogelijk te kunnen verwerken bij binnenkomst dienen de verpakkingen en producten aan strikte normen te voldoen. Hieronder worden eerst de verpakkingsinstructie behandeld en vervolgens de labels.
4.1 Verpakkingsinstructie
De producten moeten in de juiste verpakking en de juiste aantallen aangeleverd worden. De verpakkingsinstructies zijn opvraagbaar bij de afdeling Inkoop. Indien geen aanvullende verpakkingsinstructies beschikbaar zijn kan de verpakking zoals omschreven op de inkooporder gehanteerd worden.
Wanneer producten niet in de juiste verpakking worden aangeleverd door VDL VDS zal er extra emballage mee gegeven worden. De producten kunnen dan na behandeling in de juiste verpakking worden verpakt.
Wanneer er geen juiste verpakking meer voorradig is bij de leverancier moet dit worden tijdig besteld worden via daarvoor bestemde formulieren. In overleg kan een alternatieve verpakking worden gebruikt.
4.2 Verpakken van (band)staal
Doorgaans worden 3 mogelijke verpakkingswijzen aangegeven bij het bestellen van (band)staal, te weten:
- On pallet: platen op een pallet verpakken, vastgezet met staalband.
- Eye to the sky: rollen op een pallet (bestaande uit minimaal 4 balken) verpakken met houten latjes tussen de rollen van minimaal 7 cm zodat iedere rol apart van de pallet gepakt kan worden met een ketting. Het geheel met staalband vastzetten.
- Eye to the wall: staande rollen, strak opgerold en met voldoende staalband vastgezet.
4.3 Kwaliteit en veiligheid
De leverancier moet er zeker van zijn dat de verpakking (voor verzending) niet beschadigd is. De verpakking moet ervoor zorgen dat de delen in juiste kwaliteit aangeleverd worden, daarom mag de leverancier nooit in beschadigde verpakking aanleveren.
Indien de verpakkingsinstructie (potentieel) gevaar veroorzaakt voor de kwaliteit en/of veiligheid dient hiervoor direct contact opgenomen te worden met de afdeling inkoop bij VDL VDS.
Daarnaast dienen de pallets tijdens transport goed gestapeld te worden in de vrachtwagen en (afhankelijk van het soort goederen) zal de lading vastgezet moeten worden zodat pallets tijdens transport niet kunnen beschadigen en/of vallen.
4.4 Afvalstoffen van derden
Er mag geen overtollig verpakkingsmateriaal gebruikt worden om het milieu te ontzien. Hierbij kan gedacht worden aan plastic folie om een pallet met een rand. In Bijlage A staan de eisen waar de verpakkingen aan moeten voldoen.
Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van meer-weg verpakking in een verpakkingspool waarbij saldo's bijgehouden en afgestemd worden.
4.5 Labels
Elke pallet of coil dient gelabeld te zijn met één label van A5 formaat welke aan de voorkant van de pallet bevestigd is. Het label moet duidelijk geprint zijn en dient de volgende informatie te bevatten:
Vereist:
• Productnummer
• Aantal / gewicht
• Tracebility code (indien van toepassing)
Uitdrukkelijk gewenst:
• Gewicht
• Productiedatum
• Restpallet
• Correcte kleuridentificatie (indien van toepassing)
Alle overige labels moeten van de pallet afgehaald worden. De enige uitzondering hierbij zijn extra labels in opdracht van de kwaliteitscontrole van VDL VDS. Labels mogen niet onder een bindband zitten.
4.6 Samengestelde verpakking
Indien minimaal 1 volle laag aan verpakkingsmateriaal geleverd moet worden mag deze geen andere delen bevatten.
Voor alle deelnummers waar het aantal verpakkingsmaterialen minder is dan een volle laag mogen samengevoegd worden op een pallet, zijnde een ‘Mixed load’.
Alle pallets met bakken waarvan de bovenste laag niet vol staat dient aangevuld te worden met lege bakken, zodat de pallet weer stapelbaar is. Op de lege bakken dient een “Empty box” sticker geplakt te zijn zoals te zien is in de afbeelding hieronder.
4.7 Binden van pallets
Alle pallets (m.u.v. bandstaal) moeten met 2 bandjes vastgezet worden voor transport met polyester bindband en het gebruik van gespen is niet toegestaan. Uit veiligheidsoverweging is staalband niet toegestaan vanwege potentieel gevaar bij het losknippen/verwijderen van de band.
De bindband mag niet zo hard aangetrokken worden dat deze de verpakking of producten beschadigen en de barcodes moeten goed leesbaar zijn.
Pallets met dozen moeten zijn voorzien van hoekstukken onder de bindband om de dozen te beschermen. Verpakkingen zoals de gitterbox moet goed gesloten kunnen worden.
🡪 Checklist:
- Zijn alle labels goed leesbaar?
- Zitten er geen nietjes in de barcode?
- Zit er geen bindband over de barcodes?
- Is er slechts één label aanwezig op de verpakking?
4.8 ODETTE standaard
Op termijn zullen de eisen met betrekking tot de labels aangescherpt worden.
Iedere verpakkingseenheid zal voorzien moeten worden van een individueel label en de verpakking als totaal zal voorzien moeten worden van een Masterlabel waarbij duidelijk te zien is hoeveel verpakkingsmaterialen aanwezig zijn op de betreffende pallet.
De labels zullen moeten voldoen aan ODETTE en GALIA standaarden:
- OTL.3 (evt. ETI.9 Label) enkel voor verpakking waarbij de ruimte minder dan 150 mm is;
- OTL.1 (evt. ETI.1) voor alle andere verpakkingen. (Specificaties zijn bepaald door XXXXXX (xxx.xxxxxx.xxx).
Bij een tekort of overschot aan emballage dient contact opgenomen te worden met de expeditie van VDL VDS. Deze tekorten en overschotten kunnen ontstaan doordat producten in andere verpakkingen of aantallen uitgeleverd moeten worden dan waarin de leverancier deze ontvangt.
In geval van klachten (bijv. telverschillen, beschadigingen) zal de leverancier foto’s opsturen met een korte omschrijving en verwijzing naar de order.
5.1 Afstemmen van saldo's
De leverancier houdt het saldo bij van de verpakking die tussen en leverancier en VDL VDS gebruikt wordt. De Verpakking verantwoordelijke van VDL VDS dient maandelijks een balans van het saldo te ontvangen en controleert deze op afwijkingen.
Indien akkoord zal het saldo afgestemd worden.
5.2 Vermelding op Vrachtbrief/CMR
Het is van belang dat de Vrachtbrief/CMR voorzien wordt van juiste informatie betreffende emballage om bewegingen te kunnen registreren. Bij onduidelijke vermeldingen zoals ‘volle vracht’ zal er geen ontvangst geboekt worden bij VDL VDS voor deze levering. De saldo's zullen hierdoor niet muteren voor de leverancier.
5.3 Bestellen van verpakking en andere benodigdheden
Wekelijks kan verpakking besteld worden bij VDL VDS middels een standaard formulier zodat dit klaargezet kan worden.
Gevraagde en benodigde verpakking/materiaal zal binnen een week door VDL VDS zonder extra kosten voor de leverancier toegezonden worden indien deze tijdig besteld wordt. Indien onvoldoende verpakking beschikbaar is bij VDL VDS zal in overleg met de productieplanning een alternatieve verpakking afgestemd worden. Indien te laat besteld wordt zullen eventuele extra kosten (bijv. extra transporten, ompakken) berekend worden aan de leverancier.
VDL VDS Technische Industrie
Bijlage A: Verpakkingseisen en label positie
Alle verpakkingsmaterialen moeten in goede kwaliteit verkeren en er mogen geen producten buiten de verpakking uitsteken. Voor de plaats van het label zijn de volgende voorschriften:
Omschrijving | Voorbeeld Euro formaat | Omschrijving | Voorbeeld Half formaat | |
Pallets met opzetranden Label: In een plakzak op de bovenste rand in het midden van de korte zijde van de pallet. Binden: 2 bandjes dwars over de pallet. Bij pallets van 1200*800 mm en groter. | Pallets (klein) met opzetranden: Label: In een plakzak op de bovenste rand in het midden van de lange zijde van de pallet. Binden: 2 bandjes in rijrichting om de pallet. Bij ‘kleine’ pallets van 800*600 mm. | |||
Pallets met bakken/dozen: Label: In een plakzak op de onderste bak/doos in het midden van de korte zijde van de pallet. Binden: 2 bandjes dwars over de pallet, tenzij de pallet dan niet meer stapelbaar is vanwege de deksel. In dat geval mogen 2 bandjes in de lengte van de pallet. Bij pallets van 1200*800 mm en groter | Pallets (klein) met bakken/dozen: Label: In een plakzak op de onderste bak/doos in het midden van de lange zijde van de pallet. Binden: 2 bandjes in rijrichting om de pallet. Bij ‘kleine’ pallets van 800*600 mm. |