Deelnameformulier Quick Scan Provinciale Democratie
Deelnameformulier
Quick
Scan Provinciale Democratie
De provincie [___],
hierna ook te noemen: “Deelnemer”,
doet mee aan de Quick Scan Provinciale Democratie (hierna “QSPD”)1 en bevestigt deelname door ondertekening van dit deelnameformulier.
Traject QSPD
ca. 3 weken
Na ondertekening van dit deelnameformulier wordt een startgesprek gepland en begint het traject. Vervolgens zet de trekker de online vragenlijst open. Aangeraden wordt de QSPD drie weken open te zetten, met na de tweede week een herinnering. Na het sluiten van de vragenlijst genereert de trekker het rapport. Dit rapport wordt besproken in een agenderingsgesprek. Op basis van de uitkomsten stelt de provincie een verbeteragenda op waarmee de provincie aan de slag gaat.
Deelname aan de QSPD start vanaf de datum van ondertekening van het deelnameformulier en bijbehorende bijlagen en eindigt automatisch 6 maanden nadat de verbeteragenda is vastgesteld, doch uiterlijk 31 december 2021.
Dienstverlening
Standaard wordt de volgende dienstverlening en ondersteuning geleverd:
Start- en agenderingsgesprek waarbij een procesbegeleider aanwezig is;
Een online platform met uitgebreide informatie en handvaten over het proces van de QSPD;
Een automatisch gegenereerd rapport;
(Technische) Ondersteuning via helpdesk bij vragen over gebruik van de vragenlijsten en website;
Het uitvoeren van een beoordeling op de kwaliteit en volledigheid van aangeleverde gegevens.
Kosten
Aan dit traject, inclusief begeleiding en ondersteuning tot en met het agenderingsgesprek, zijn geen kosten verbonden bij gebruik van de beschreven dienstverlening en ondersteuning. Van de provincie wordt tijd en inzet verwacht om het traject te doorlopen.
Voor specifieke extra ondersteuning op verzoek van de deelnemers buiten de bovengenoemde punten kunnen kosten in rekening worden gebracht. Hiervoor worden vooraf (prijs)afspraken gemaakt.
Privacy en verwerking gegevens
Omdat er bij het gebruik van de online applicatie persoonsgegevens verwerkt worden, dient Deelnemer als Verwerkingsverantwoordelijke met de VNG een Verwerkersovereenkomst te sluiten. Deze overeenkomst is bij dit deelnameformulier gevoegd.
Xxxxxxx krijgt op respondentniveau inzicht in de uitkomsten. BZK en VNG kunnen met uw toestemming de uitkomsten in uw provincie gebruiken om uw provincie verder te helpen.
BZK en VNG kunnen de uitkomsten op geaggregeerd niveau (niet uitgesplitst naar provincie) gebruiken om inzicht te verkrijgen in wat er speelt op het gebied van de provinciale democratie.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden binnen drie maanden na afloop van het traject vernietigd.
De uitkomsten van de Quick Scan worden gedurende de looptijd van het traject bewaard.
De uitkomsten van de Quick Scan blijven gedurende de periode dat het QSPD-project loopt beschikbaar voor de benchmark, als onderdeel van de QSPD.
Het rapport blijft gedurende de periode dat het QSPD project bij de VNG doorloopt voor Deelnemer beschikbaar om te downloaden.
Voorwaarden
Staten, college en organisatie staan achter deelname aan de QSPD.
Deelname vereist tijd, inzet en bereidheid van de provinciale begeleidingscommissie om na de QSPD daadwerkelijk met de resultaten aan de slag te gaan.
Elke provincie noteert de vervolgacties in de Verbeteragenda, die wordt gedeeld met Democratie in Actie.
Ondertekening
Door ondertekening van dit deelnameformulier gaat Xxxxxxxxx akkoord met de voorwaarden voor deelname aan de QSPD zoals beschreven in dit formulier en de daarbij behorende bijlagen en zorgt Deelnemer voor een getekende Verwerkersovereenkomst (zie bijlage). Deelnemer verklaart tevens bekend te zijn met de inhoud van het project QSPD en wat er van haar als deelnemer wordt verwacht.
Ook wordt verklaard dat de ondertekenaar gemachtigd is om namens Xxxxxxxxx het deelnameformulier en de verwerkersovereenkomst te ondertekenen.
Inzending
Gelieve de ondertekende en volledig ingevulde aanmelding per e-mail (ingescand met handtekening) te retourneren aan xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.
Ondertekening commissaris van de Koning
Naam:
Datum:
Handtekening:
Ondertekening griffier
Naam:
Datum:
Handtekening:
Bijlagen
Voorbereiding
Verwerkersovereenkomst
Voorbereiding
1. Wie is namens uw provincie de trekker voor organisatorische zaken rond de QSLD? |
||
Naam |
|
|
Functie |
|
|
E-mailadres |
|
|
Telefoonnummer |
|
|
Een begeleidingscommissie is nodig, zowel bij aanvang (startgesprek), bij bespreking van uitkomsten (agenderingsgesprek) als bij de vervolgacties (verbeteragenda). Het is cruciaal dat daar Statenleden, collegeleden, ambtenaren en bij voorkeur ook inwoners in zitten.
2. Wie zitten er in uw provinciale QSPD-begeleidingscommissie? |
||
Vanuit de Provinciale Staten |
|
|
Vanuit het college van Gedeputeerde Staten |
|
|
Vanuit de ambtelijke organisatie |
|
|
Vanuit de lokale gemeenschap |
|
|
3. Wat is de reden voor uw provincie om deel te nemen? |
|
4. Welke belemmeringen (voor)ziet u bij de uitvoering van de QSPD? |
|
5. Wilt u beschikken over een verbeteragenda? Zo ja, op welke termijn? |
|
Verwerkersovereenkomst uitvoering Quick Scan Provinciale Democratie
Het college van Gedeputeerde Staten van <naam provincie>, verder te noemen Verwerkingsverantwoordelijke, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de <heer of mevrouw> <persoonsnaam>, <functie>
en
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten verder te noemen Verwerker, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxxx, Plaatsvervangend algemeen directeur
hierna afzonderlijk te noemen “Partij”, of gezamenlijk “Partijen”
Overwegen het volgende:
Partijen hebben op <datum> Deelnameformulier Quick Scan Provinciale Democratie hierna Hoofdovereenkomst, afgesloten, op grond waarvan Verwerker de volgende dienst(en) levert aan de Verwerkingsverantwoordelijke: Uitvoering van de Quick Scan Provinciale Democratie2;
Verwerker verwerkt voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst Persoonsgegevens voor Verwerkingsverantwoordelijke;
Op de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) van toepassing;
Partijen willen in aanvulling op de AVG en de UAVG de volgende afspraken over de verwerking van Persoonsgegevens vastleggen in deze verwerkersovereenkomst (hierna: de Verwerkersovereenkomst);
En komen het volgende overeen:
Artikel 1 Definities
1.1 Begrippen uit de AVG en de UAVG die in deze Verwerkersovereenkomst worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis.
1.2 Bijlagen: aanhangsels bij deze Verwerkersovereenkomst, die deel uitmaken van deze Verwerkersovereenkomst.
Artikel 2 Ingangsdatum en duur
2.1 Deze Verwerkersovereenkomst gaat in op het moment dat de Hoofdovereenkomst tot stand is gekomen, tenzij Partijen anders overeenkomen.
2.2 Deze Verwerkersovereenkomst eindigt op het moment dat Verwerker de verwerking van Persoonsgegevens op grond van de Hoofdovereenkomst heeft beëindigd en de afspraken over het teruggeven en/of wissen van Persoonsgegevens zijn nagekomen.
Artikel 3 Onderwerp van deze Verwerkersovereenkomst
3.1 Verwerker verwerkt de door of via Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst en uitsluitend overeenkomstig schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, daarvan zonder onredelijke vertraging in kennis stellen, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
3.2 De door Xxxxxxxxx uit te voeren verwerkingen staan beschreven in tabel 1 van Bijlage 1 en/of de Hoofdovereenkomst.
Artikel 4 Inhoudelijke afspraken
4.1 Beveiligingsmaatregelen
Verwerker zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens goed te beveiligen, zoals bedoeld in artikel 32 AVG. De wijze waarop Verwerker de passende technische en organisatorische maatregelen aantoont, staat in Bijlage 2.
4.2 Audits
Verwerker
verleent alle benodigde medewerking aan audits uitgevoerd door een
gecertificeerde auditor over de nakoming van de afspraken binnen
deze Verwerkersovereenkomst en Bijlagen, tenzij Verwerker door
middel van een geldige certificering, die periodiek door een
geaccrediteerde instelling wordt getoetst, heeft aangetoond dat
Verwerker de gemaakte afspraken nakomt. De kosten van deze audit
worden gedragen door Verwerkingsverantwoordelijke (zowel eigen
kosten als kosten van Verwerker), tenzij de auditor één of meer
tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van Verwerker
constateert die ten nadele zijn van Verwerkingsverantwoordelijke.
4.3 Verwerking buiten de EER
Verwerker mag Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (laten) verwerken wanneer is voldaan aan de voorwaarden van artikel 45 en 46 AVG. Wanneer er sprake is van een verwerking buiten de EER, dan stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarvan vooraf op de hoogte.
4.4 Geheimhouding
Personen
die werken voor (sub)Verwerker, en (sub)Verwerker zelf, moeten
Persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die
werken voor Xxxxxxxxx en subverwerker hebben daarom een
geheimhoudingsverklaring getekend, of zich op een andere manier
schriftelijk gebonden aan de geheimhouding.
4.5 Subverwerkers
De ten tijde van het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst bekende subverwerkers vermeldt Verwerker in tabel 3 van Bijlage 1. Verwerkingsverantwoordelijke verleent hierbij algemene toestemming voor de inschakeling van subverwerkers. Verwerker houdt na de start van de werkzaamheden Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van de beoogde inschakeling van nieuwe subverwerkers. Bij de inschakeling van subverwerkers blijven artikel 28.2 en 28.4 AVG onverkort van kracht.
4.6 Rechten van betrokkenen
Als een betrokkene een beroep doet op zijn rechten, zoals genoemd in artikel 12 t/m 22 AVG, helpt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke om daarop binnen de wettelijke termijnen een beslissing te nemen.
4.7 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging
Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke werkt Verwerker altijd mee aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging als bedoeld in artikel 35 en 36 AVG.
Artikel 5 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens
5.1 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, maar uiterlijk binnen 24 uur, informeren na vaststelling van een (vermoedelijke) Inbreuk in verband met Persoonsgegevens. Verwerker vermeldt hierbij de vermeende oorzaak van de (vermoedelijke) Inbreuk, de categorie persoonsgegevens, de categorie betrokkenen en het aantal betrokkenen.
5.2 In geval van een Inbreuk neemt Verwerker zonder onredelijke vertraging alle maatregelen om de Inbreuk te herstellen, de gevolgen daarvan te beperken en verdere Inbreuken te voorkomen.
5.3 Verwerker heeft een gedetailleerd logboek van de Inbreuken en de maatregelen die op Inbreuken zijn genomen. Verwerkingsverantwoordelijke mag dat inzien, wanneer deze daarom vraagt.
5.4 Verwerkingsverantwoordelijke beslist of de Inbreuk moet worden gemeld bij de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene. Verwerker ondersteunt de Verwerkingsverantwoordelijke waar nodig bij de melding aan de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene.
Artikel 6
6.1 Aansprakelijkheid
Eventuele in de Hoofdovereenkomst overeengekomen beperkingen van aansprakelijkheid hebben ook betrekking op de Verwerkersovereenkomst.
Artikel 7 Beëindigen verwerkersovereenkomst
7.1 Partijen moeten in de Hoofdovereenkomst afspraken maken over de beëindiging van de Hoofdovereenkomst en de daaruit voortvloeiende teruggave en wissing van Persoonsgegevens.
7.2 De geheimhouding geldt ook nog na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst.
Artikel 8 Overige bepalingen
8.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen, ook als alleen één Partij vindt dat er een geschil is, zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan dezelfde bevoegde rechter als genoemd in de Hoofdovereenkomst.
Ondertekening
Aldus
overeengekomen en in tweevoud ondertekend,
Ingangsdatum: X
Vereniging van Nederlandse Gemeenten <Naam organisatie>
namens deze: De xxxx X. Xxxxxxxx namens deze: <naam, functie>
Plv. Algemeen Directeur
plaats: Den Haag plaats: X
datum: datum: X
Bijlage 1 Overzicht van te verwerken persoonsgegevens
Naam verwerking, doeleinden, categorieën van betrokkenen, (bijzondere) persoonsgegevens en eventuele doorgifte naar derde landen
Naam verwerking |
Verwerkings-doeleinden |
Categorieën van Betrokkenen |
(Bijzondere) Persoonsgegevens |
Doorgifte naar derde landen |
Uitnodigen respondent |
geautomatiseerd versturen van een uitnodiging per e-mail met een link naar een digitale vragenlijst aan respondenten van de QSPD alsmede een herinnering per e-mail. |
- Statenleden, - leden college GS, - selectie provincieambtenaren - inwoners - medewerker(s) VNG |
Naam en e-mailadres |
nee |
Toesturen resultaten |
Het kunnen toesturen (per e-mail) van de resultaten van de QSPD door de provincie. Hiervoor heeft de respondent in de vragenlijst expliciet toestemming gegeven en zijn/haar e-mailadres opgegeven. |
- Statenleden, - leden college GS, - selectie provincieambtenaren - inwoners - medewerker(s) VNG |
Naam en e-mailadres |
nee |
Contactgegevens
Contactpersoon
Verwerkingsverantwoordelijke |
Naam: X Contactgegevens: X |
Contactpersoon
Verwerker |
Naam: Xxxxx Xxxxxxxx (Privacy Officer) Contactgegevens: 06 40 74 56 49 |
Contactgegevens IBD |
Telefoonnummer 070-373 8011 |
NB: Eventuele wijzigingen in bovenstaande tabellen geven partijen op korte termijn aan elkaar door.
Ingeschakelde subverwerkers
Naam en contactgegevens subverwerker |
KvK-nummer |
Uitbestede verwerkingen |
Totta Research NV |
56673493 |
Inrichten QSPD applicatie, ondersteuning bij veldwerk. Toegang tot beheeromgeving QSPD applicatie. |
Outfox BV |
54729181 |
Ontwikkeling applicatie. Toegang tot beheeromgeving QSPD applicatie. |
Vereniging van Nederlandse Gemeenten |
40409418 |
Toegang tot beheeromgeving QSPD applicatie. |
Bijlage 2 Aantonen passend niveau van beveiliging
□ Normenstelsel
De informatiebeveiliging vindt plaats volgens algemeen erkende normen, namelijk: VALID/VNG ICT (Valid heeft ISO9001, ISO27001 en ISO14001 gecertificeerd, ISAE3402 type II verklaring)
De informatiebeveiliging vindt plaats volgens een algemeen erkende overheidsnorm de BIO.
NB: Uit de certificering/periodieke externe controles/audits of uit de eigen controles/beschrijvingen blijkt of kan afgeleid worden dat de beveiliging passend is bij de verwerking(en) genoemd in bijlage 1.
Bijlage 3 Uitgeschreven werkzaamheden
De namen en e-mailadressen van respondenten (inwoners) worden door de Verwerkingsverantwoordelijke verzameld en in de applicatie gezet.
De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk dat alleen e-mailadressen van personen worden gebruikt die daar toestemming toe hebben verleend, of anderszins wettelijk gebruikt mogen worden voor dit doeleinde.
VNG als verwerker en sub(sub)verwerkers zullen geen fysieke handelingen op de (persoons)data verrichten. Er is wel toegang tot de (persoons)gegevens middels de beheer omgeving van de applicatie.
Toegang tot de applicatie zal altijd voor beperkte tijd zijn en beveiligd worden met twee factor authenticatie.
De persoonsgegevens (naam en e-mailadres) van respondenten worden tijdelijk opgeslagen voor het versturen van de uitnodiging en eventuele herinneringsmail maar worden drie maanden na sluiting van de uitvraagperiode automatisch gewist. Ten behoeve van het detecteren van mogelijke ongewenste respons, worden daarnaast tijdelijk het IP-adres en tijdstip van voltooien van de vragenlijst vastgelegd. Ook deze gegevens worden drie maanden na sluiting van de uitvraagperiode automatisch gewist. Hierdoor is het dan niet meer mogelijk om de opgeslagen antwoorden op de vragenlijsten te herleiden naar individuele personen.
1 De QSPD is onderdeel van Democratie in Actie. Dit programma ondersteunt provincies bij verschillende democratische vragen en uitdagingen. Het samenwerkingsprogramma is een gezamenlijk initiatief van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de beroeps- en belangenverenigingen en een aantal partners.
2 Uitgeschreven werkzaamheden zijn opgenomen in bijlage 3
Versie 022021