Contract

FUNCTIEBESCHRIJVING
ALGEMENE INFORMATIE
Functietitel:	Hort Project and subsidies supervisor
Afdeling:	Operations
Soort contract:	Onbepaalde duur
Doel van de functie:	De Hort Project and subsidies supervisor staat in voor de uitwerking, planning en uitvoering van projecten in het kader van natuurbehoud, biodiversiteit en/of onderhoud. U bent de directe verantwoordelijke voor de voorbereiding (verklaringen inzake natuurbehoud en plannen voor landschapsbeheer) en de uitvoering van projecten in WEA C. U gaat ook actief op zoek naar financiële middelen en bent verantwoordelijk voor alle aanvragen voor tuinbouwtoelagen/- subsidies. U ziet erop toe dat de tuinbouwnormen van de Commissie op de begraafplaatsen en gedenktekens binnen uw regio/sector worden gevolgd en dat ze daarbij zo efficiënt en economisch mogelijk worden nageleefd. U bouwt relaties op waar dit nuttig kan zijn om het werk van de Commissie te vergemakkelijken.
Functieniveau:	D1
Rapporteert aan:	Horticulture Manager
Medewerkers die rapporteren aan de functie:	Direct lijnmanagement voor Senior Hoofdhoveniers, bomen- en ondersteuningsteam
Andere belangrijke contacten:	• Team Area Management (directeur, adjunct-directeur, HR-manager, financieel directeur, tuinbouwmanager, bouwmanager, operationele supervisors en nationale supervisors) • Directeur van de tuinbouw en het Estates-team • Gezondheids- en veiligheidsadviseur • Collega’s binnen het gebied en van andere gebieden en het hoofdkantoor. • Ambtenaren van het hoofdkantoor en hoogwaardigheidsbekleders, oorlogsveteranen en familieleden die langskomen. • Lokale overheden, erfgoed- en landschapsorganisaties, aannemers en consultants.

Financiële verantwoordelijkheden:	Zoals gedelegeerd
Locatie:	Kantoor in Ieper, België
Werktijden:	37 uur per week. Af en toe moet u buiten de werkuren werken om voornamelijk 's avonds en/of in het weekend opdrachten uit te voeren.
Reizen:	Regelmatige reizen binnen het gebied en het Verenigd Koninkrijk. Rijbewijs is vereist.
Recht op werk:	U moet het recht hebben om in de EU te werken

OVER DE COMMISSIE

Wij herdenken en dragen zorg voor de mannen en vrouwen van de strijdkrachten van het

Gemenebest die in de Eerste en Tweede Wereldoorlog zijn gesneuveld, opdat ze nooit zouden worden vergeten. Ons werk, gefinancierd door zes lidstaten, begon meer dan een eeuw geleden met de aanleg en het onderhoud van begraafplaatsen en monumenten op meer dan 23 000 plaatsen over de hele wereld.

Vandaag wordt ons werk voortgezet door onze medewerkers, supporters en vrijwilligers die ons uniek cultureel, tuinbouwkundig en architecturaal erfgoed in stand houden. Zo zorgen we ervoor dat de verhalen van de gesneuvelden verteld blijven.

BELANGRIJKSTE TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE FUNCTIE

Algemeen

• Historische landschapsprojecten (natuurbehoud/biodiversiteit) voorbereiden (enquêtes/prijsberekening/…) en uitvoeren in nauwe samenwerking met de tuinbouwmanager en externe organisaties zoals Vlaams erfgoed en Regionale Landschappen.

• Verantwoordelijkheid dragen voor het opzetten en voltooien van het project ‘erfgoed en biodiversiteit’

• Uitwerken van plannen voor natuurbehoud/landschapsbeheer in nauwe samenwerking met andere teamleden

• Actief op zoek gaan naar subsidies voor tuinbouwprojecten (Interreg, Leader, natuur en bos enz.)

• Milieuvergunningen en subsidies/toelagen aanvragen

• Subsidiedossiers nauwgezet opvolgen

• Een project opzetten voor de biodiversiteitsbewaking en advies verstrekken aan uw collega’s

over hoe ze de biodiversiteit op onze sites kunnen verbeteren.

• De tuinbouwnormen van de Commissie in de regio handhaven.

• Regelmatig inspectiebezoeken aan de begraafplaatsen en gedenktekens van de Commissie vastleggen en uitvoeren opdat de passende beheers- en tuinbouwnormen worden gehandhaafd; beoordelen van en verslag uitbrengen over de belangrijkste prestatie-

indicatoren (KPI’s) voor tuinbouwnormen; en erop toezien dat de operationele structuren, procedures en praktijken de moeite lonen.

• Technische expertise en informatie delen met het hele gebied en de afdeling Estates

• Tuinbouwprojecten uitvoeren in overeenstemming met het Area Management Plan.

• Onderhoudsovereenkomsten met aannemers opstellen, onderhandelen, sluiten en beheren om het onderhoud van de begraafplaatsen en gedenktekens van de Commissie te waarborgen.

• Beheren van het tuinbouwonderhoudsprogramma en de contractuele onderhoudsovereenkomsten in overeenstemming met de operationele controle.

• Verzamelen en verstrekken van informatie zoals vereist in het actieplan voor gezondheid en veiligheid van het gebied.

• Coördineren van en verslag uitbrengen over renovatiewerken binnen de sector en bepalen van de behoefte aan renovatie- en bomenteams

• Samenwerken met collega’s om toe te zien op de renovatie- en boomwerken binnen de sector

• Technisch advies verstrekken aan het personeel binnen de sector

• De activiteiten van het agentschap, indien nodig, ramen en jaarlijks verslag uitbrengen over de activiteiten

• Erop toezien dat de groepen beschikken over winkels, machines en plantmateriaal en dat de behoeften van de sector worden opgenomen in de jaarlijkse ramingen om nieuwe producten en procedures te evalueren

• Samenwerken met de bouwafdeling en sector HG om structurele en

tuinbouwonderhoudsprogramma’s te coördineren

Projectverantwoordelijkheden

• Erop toezien dat de Commissie wordt erkend en vertegenwoordigd bij de voorbereiding van plechtige evenementen in het gebied (bijvoorbeeld herdenking 1939-1945).

• Een duurzaam partnerschap tussen Vlaams Erfgoed, provincies, gemeenten en andere relevante regionale actoren uitbouwen en onderhouden voor overleg en samenwerking, zodat de doelstellingen optimaal kunnen worden behaald.

Financieel & risicobeheer

• Xxxxxxx en opvolgen van het gedelegeerde budget, opstellen van ramingen, indienen van maandelijkse/driemaandelijkse uitgavenverslagen in overeenstemming met de zakelijke doelstellingen om tuinbouwprogramma’s te verzekeren.

• Subsidiedossiers beheren en opvolgen

• Het gezondheids- en veiligheidsbeleid uitvoeren, het veilige gebruik van tuinbouwmachines en

-voertuigen aanmoedigen en veilige werkpraktijken garanderen; ongevallen en bijna- ongevallen registreren en passende maatregelen nemen om risico’s doeltreffend te beheersen.

Functiegerichte kennis

• Diploma in de landschaps- of tuinarchitectuur of gelijkwaardige technische kennis verworven door een professionele kwalificatie of een specifiek universitair diploma in één of meer relevante disciplines en aantoonbare werkervaring

• Ontwerpen en visualiseren van een lay-outplan en vertrouwd zijn met de gebruikelijke

• tekenprogramma’s (bv. SketchUp, GIS en AutoCAD).

- Sociale en communicatieve vaardigheden U legt gemakkelijk contact met eigenaars en kunt

• hen informatie verstrekken en enthousiast maken

• U hebt sterke organisatorische vaardigheden en kunt ontwerpprojecten overzien.

Bedrijfsexpertise

• U begrijpt hoe de afdeling werkt en hoe die in wisselwerking staat met andere afdelingen in het gebied.

Leiderschap

• Beheer van de prestaties, ontwikkeling en gedragsnormen voor de medewerkers die rapporteren aan de functie en toezicht op het prestatiebeheer van het ruimere regionale team aan de hand van delegatie. De opleidingsbehoeften voor het volledige personeelsbestand vastleggen en eventuele lacunes in vaardigheden zichtbaar maken.

• De opleidingsvereisten voor de regio opstellen en beheren met de hulp van de Works Manager (voor personeelsleden van de bouwafdeling) en door samen te werken met de adjunct- directeur en de HR-manager.

• Opleidingen geven om de vaardigheden van het personeel op peil te houden en te verbeteren. Regelmatig teamvergaderingen organiseren om het personeel op de hoogte te houden van alle aspecten van de activiteiten.

• Uitdragen van de waarden en cultuur van de Commonwealth War Graves Commission en richting en ondersteuning geven aan de werknemers op de frontlinie om de doelen en doelstellingen voor de regio te bereiken als rolmodel voor het bereiken van hoge normen en activiteiten die waarde creëren.

Problemen oplossen

• U kunt uiterst zelfstandig werken en uw taken organiseren

Aard van de impact

• De functiebeoefenaar heeft een impact door beslissingen te beïnvloeden aan de hand van advies, raad of het aanbieden van diensten aan anderen in het specialisatiegebied.

Impactgebied

• De functie heeft een impact op een werkgebied zodat het werk en de prestaties van alle teams binnen het gebied rechtstreeks worden beïnvloed door de prestaties van de functie, wat uiteindelijk een impact zal hebben op de algemene prestaties en doeltreffendheid van de subfunctie van de organisatie.

Interpersoonlijke vaardigheden

• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om informatie te verstrekken en invloed uit te oefenen op alle niveaus.

• Communicatie - Productieve relaties met personeel, lokale functionarissen, externe agentschappen en hoogwaardigheidsbekleders op alle niveaus bevorderen en uitbouwen om de goede werking van de regio te garanderen. U hebt goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.

• Plannings- en organisatorische vaardigheden - U kunt prioriteiten stellen bij de toewijzing van middelen om afgesproken werkprogramma's met succes te verwezenlijken. U hebt er geen probleem mee om flexibel te zijn en soms buiten de normale werkuren in het gebied te werken. U gebruikt de middelen verstandig en zuinig.

FUNCTIEPROFIEL

Opleiding en kennis

Essentieel

• Een bachelor- of masterdiploma of gelijkwaardig diploma (Master in de Tuin en Landschapsarchitectuur, Master of Science in de Biowetenschappen: tuinbouwkunde, Bachelor in het Groenmanagement) of relevante ervaring in een leidinggevende functie in de recreatieve tuinbouw.

• Bewijs van postuniversitaire opleiding voor voortgezette professionele ontwikkeling en lidmaatschap van relevante beroepsinstanties

• Specialisatie in biodiversiteit

• Ervaring met subsidieaanvragen voor tuinbouwprojecten

• Ervaring met plannen voor natuurbehoud/landschapsbeheer

Wenselijk

• Kwalificatie op het vlak van pesticiden.

• Kwalificatie in gezondheid en veiligheid

Ervaring Essentieel

• Praktische ervaring met project-, veranderings- en prestatiebeheer op operationeel niveau.

• Aanzienlijke praktische ervaring met het beheer van multisite kwaliteitstuinbouw, met inbegrip van het beheer van medewerkers die rapporteren aan de functie en contractanten.

• Samenwerking met de belangrijkste belanghebbenden op een aantrekkelijke en betrokken manier.

Wenselijk

• Operationele ervaring op projectmanagementniveau.

• Ervaring met het werken in verschillende culturen, met begrip voor culturele en politieke gevoeligheden.

• Ervaring met de implementatie van IPM & IWM (Geïntegreerde onkruid- en ongediertebestrijding) en in het duurzaam gebruik van pesticiden

Vaardigheden

• Managementvaardigheden - Bewaken van de normen en het gedrag, aanbieden van coaching en hulp wanneer dat nodig is om het personeel te motiveren om het beste van zichzelf te geven. Bevorderen van de ontwikkeling van talenten en personeel en tegelijkertijd effectief omgaan met slechte prestaties. Een goede teamworker die de bijdragen van anderen erkent.

• Goede beheersing van het geschreven en gesproken Nederlands en Engels. Ook Duits en Frans zijn wenselijk of een verbintenis om een goede praktijkkennis te bereiken.

• Dienstverlening - U hebt goede administratieve en numerieke kennis en kondigt goede gezondheids- en veiligheidspraktijken af, u verstrekt de dienst die nodig is voor het grote publiek en de afdeling van de hoofdzetel.

• Sterke IT-vaardigheden - Gemiddelde kennis van, in het bijzonder, de producten van de Microsoft-suite.

• Engagement voor voortdurende professionele ontwikkeling

• U stemt zich af op de waarden van de Commissie en leeft deze na: RESPECT, UITMUNTENDHEID, TEAMWERK, COMMUNICATIE, PROFESSIONALITEIT en TOEWIJDING

• Verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van uzelf en anderen

In deze functiebeschrijving worden uw belangrijkste taken uiteengezet. Af en toe kan van u worden gevraagd dat u andere gepaste taken uitvoert die niet onder uw functietitel of belangrijkste taken vallen, als dat nodig is om aan de behoeften van de Commissie te voldoen.