OVEREENKOMST TUSSEN DE STAD BRUSSEL
OVEREENKOMST TUSSEN DE STAD BRUSSEL
EN DE VZW GRAND SERMENT ROYAL DES ARCHERS DE SAINT-SEBASTIEN
Tussen:
de Stad Brussel, gelegen Stadhuis, Grote Markt te 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door haar college van burgemeester en schepenen, in naam waarvan de xxxx Xxxxxx XXXXXXXX, schepen van Sport, en de xxxx Xxx XXXXXXX, stadssecretaris, optreden,
ter uitvoering van een besluit van de gemeenteraad van , voorgelegd aan de voogdij,
hierna "de Stad" genoemd, en
de vzw Grand Serment Royal des Archers de Saint-Sébastien (ondernemingsnummer 408.154.026), Xxxxxxxxxxxx 0 xx 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxx XXXXX, voorzitter, en xxxxxxx Xxxxxx XXXXXXXX, secretaris,
hierna "Grand Serment" genoemd,
Voorwoord:
De Stad Brussel is eigenaar van het Sportcomplex van het Koning Boudewijnstadion, gelegen aan de Marathonlaan 135/2 te 0000 Xxxxxxx.
Deze overeenkomst heeft tot doel de rechten en plichten van de partijen vast te stellen in het kader van de terbeschikkingstelling aan Grand Serment van de lokalen gelegen op de benedenverdieping van bijgebouw 5 van het Koning Boudewijnstadion, gelegen aan de Marathonlaan 1/1 te 0000 Xxxxxxx.
Artikel 1: voorwerp
De Stad stelt de lokalen op de benedenverdieping van bijgebouw 5 van het Koning Xxxxxxxxxxxxxxxx ter beschikking aan Grand Serment overeenkomstig de bepalingen van deze overeenkomst.
Deze ruimte met een oppervlakte van ongeveer 450 m2 bestaat uit een ruimte voor de indoorboogschietbaan en een schutterszaal (met verschillende uitrustingen, als vermeld in de plaatsbeschrijving bij aankomst alsook verschillende opslagruimten), een lokaal waar het algemeen secretariaat van Grand Serment gedurende de hele duur van deze overeenkomst gevestigd is, twee lokalen met toiletten (voor mannen en vrouwen) en een cafetaria met een bar, een keukenlokaal en een vergaderzaal.
Grand Serment verklaart volledig en voldoende bekend te zijn met de gehuurde goederen, deze in al hun details te hebben onderzocht en geen nadere omschrijving ervan te verlangen.
Grand Serment krijgt toegang tot de lokalen die het voorwerp van deze overeenkomst uitmaken overeenkomstig de terbeschikkingstelling ervan door de Stad, onder toepassing van de in artikel 4.4 bedoelde procedure.
Artikel 2: duur
De overeenkomst gaat met terugwerkende kracht in op 30 juni 2021 en loopt af op 30 juni 2024.
Bij het verstrijken ervan kan deze stilzwijgend worden verlengd, telkens voor een periode van drie (3) jaar.
Artikel 3: verplichtingen van de Stad
De Stad stelt lokalen en sportvoorzieningen ter beschikking aan de vereniging, zoals beschreven in artikel 1, tegen de betaling van een jaarlijkse bijdrage van 3.000,00 EUR.
Grand Serment dient de ter beschikking gestelde lokalen en materialen als een goede huisvader te gebruiken en deze aan het einde van de terbeschikkingstelling in perfecte staat van onderhoud, met uitzondering van normale slijtage, terug te bezorgen.
De Stad betaalt voor grote herstellingen, tenzij de beschadigingen door Grand Serment veroorzaakt werden. In het kader hiervan verbindt Grand Serment zich ertoe de nodige herstellingen onverwijld aan de Stad te melden.
In voorkomend geval moet Grand Serment de werkzaamheden dulden, ongeacht de duur ervan en de gevolgen die zij kunnen hebben voor het gebruik door Grand Serment. Grand Serment kan geen aanspraak maken op betaling van enigerlei schadevergoeding.
Grand Serment zorgt voor de kleine herstellingen.
Bij de inwerkingtreding alsook bij het natuurlijke of het verwachte verstrijken van deze overeenkomst wordt een plaatsbeschrijving op tegenspraak opgemaakt.
Artikel 4: verplichtingen van de vereniging
4.1 Bijdrage
De jaarlijkse bijdrage van 3.000,00 EUR voor de huur van de in artikel 1 omschreven lokalen, installaties en uitrusting moet in vier schijven van 750,00 EUR op 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober op rekening nr. XX00 0000 0000 0000 van de Stad Brussel ten bate van het departement Cultuur met de mededeling "Sportdienst" en onder vermelding van de reden van betaling.
Een jaarlijks forfaitair bedrag van 744 EUR ter dekking van de kosten van water, gas, verwarming en elektriciteit dient jaarlijks op dezelfde rekening te worden gestort met de mededeling "Sportdienst" en onder vermelding van de reden van betaling. Dit forfaitaire bedrag zal worden herzien bij een prijsstijging van voornoemde leveringen met meer dan 10 % en zal naar evenredigheid worden aangepast.
In geval van betalingsachterstand wordt een interest toegepast volgens een tarief dat gelijk is aan het wettelijke tarief dat in burgerlijke zaken wordt gehanteerd. De Stad Brussel behoudt zich het recht voor om de overeenkomst ten nadele van de vereniging op te zeggen in het geval van een betalingsachterstand van drie (3) maanden bij de betaling van de genoemde bijdrage. In dat geval wordt door de vereniging een schadeloosstelling verschuldigd.
4.2 Indexering van de bijdrage
Het bedrag van de in artikel 4.1 bedoelde bijdrage is door de partijen vastgesteld met inachtneming van het percentage van de Belgische gezondheidsindex van de maand die voorafgaat aan de inwerkingtreding van de overeenkomst.
Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat elke wijziging van dit percentage, zowel naar boven als naar beneden, automatisch zal leiden tot een aanpassing van de basisbijdrage. Dit geschiedt eenmaal per jaar op de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst volgens de volgende formule:
Basisbijdrage * nieuwe index
= nieuwe bijdrage Basisindex
Het nieuwe indexcijfer is dat van de maand die voorafgaat aan de verjaardag van de inwerkingtreding van deze overeenkomst.
Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat elke verhoging of verlaging die voortvloeit uit de toepassing van deze clausule van rechtswege wordt verkregen door de partij die daarvan profiteert, zonder dat deze partij de wederpartij daarvan in kennis hoeft te stellen.
Indien de grondslag voor de berekening van de gezondheidsindex na de inwerkingtreding van deze overeenkomst wordt gewijzigd, komen de partijen voor de toepassing van deze clausule uitdrukkelijk overeen uit te gaan van de door de bevoegde ministeriële departementen vastgestelde omrekeningskoers.
4.3 Waarborg
Een op 6.198 EUR vastgestelde waarborgsom dient door Grand Serment te worden gestort als waarborg voor de tenuitvoerlegging van alle clausules en voorwaarden van deze overeenkomst. Deze waarborg dient te worden betaald aan de Deposito- en Consignatiekas. Het bedrag wordt aan het einde van de overeenkomst terugbetaald nadat aan alle verplichtingen is voldaan.
4.4 Activiteiten ter plaatse
Grand Serment mag de in artikel 1 genoemde lokalen permanent in gebruik nemen voor de organisatie van zijn sportactiviteiten, te weten voor onderwijsdoeleinden, sportbeoefening en de promotie van het boogschieten op doel in een overdekte locatie en in de openlucht, alsmede voor de organisatie van activiteiten die verband houden met de beoefening van het boogschieten (cursussen, wedstrijden en opleidingen). Voor het organiseren van elk ander type activiteit is een voorafgaande schriftelijke toestemming van de Stad vereist.
Het gebruik van de lokalen is niet toegestaan buiten de openingsuren van het Sportcomplex, zoals aangegeven in het huishoudelijke reglement dat bij de receptie van het Sportcomplex is opgehangen, te weten van maandag tot en met zondag van 8 tot 23 uur.
De uren van gebruik van de gemeenschappelijke ruimten van bijgebouw 5 van het Sportcomplex van het Koning Xxxxxxxxxxxxxxxx en het voetbalveld daarvan zullen worden vastgesteld naar aanleiding van een door Grand Serment verstuurde aanvraag ter attentie van de Sportdienst op het adres "xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx". Deze aanvraag dient te worden verstuurd in de maand april voorafgaand aan het betreffende seizoen, zodat de dienst de jaarplanning van de gemeenschappelijke ruimten kan opstellen, waarbij tevens rekening wordt gehouden met andere seizoensgebonden aanvragen.
Het terrein van bijgebouw 5 zal vanaf 1 mei tot en met 30 september toegankelijk zijn voor Grand Serment. De Stad verbindt er zich evenwel toe de jaarlijkse wedstrijd "1440 Round" van Grand Serment toe te staan in de maand april.
De lokalen dienen voor uitzonderlijke evenementen zonder tegenprestatie ter beschikking aan de Stad te worden gesteld wanneer deze daar ten minste vijftien dagen van tevoren om heeft verzocht.
De toegang voor het personeel van de Stad, de bewakingsfirma van het Sportcomplex en de technische diensten van de Stad moet steeds in alle lokalen gewaarborgd zijn.
4.5 Gebruik van de lokalen
Grand Serment kan in geen geval de ter beschikking gestelde installaties volledig of gedeeltelijk afstaan aan een andere groep.
Grand Serment zal zonder voorafgaande toestemming van de Stad geen verbouwings- of inrichtingswerkzaamheden uitvoeren of het gebruik van de lokalen wijzigen. Bij het einde van de overeenkomst kan de Stad evenwel eisen dat de lokalen in hun oorspronkelijke staat worden hersteld of dat constructies of verbeteringen zonder vergoeding in stand worden gehouden.
De Stad kan niet aansprakelijk worden gesteld in het geval van voorvallen die verband houden met het gebruik van de lokalen en het materiaal door de vereniging.
Grand Serment dient de regels van het huishoudelijke reglement, gepubliceerd op de website van de Stad Brussel en opgehangen in de inkomhal van het Sportcomplex, in acht te nemen, met name het rookverbod in de lokalen, dat nauwgezet moet worden nageleefd.
Grand Serment ziet er tevens op toe dat zijn leden en bezoekers de voorschriften van het huishoudelijke reglement strikt naleven.
Religieuze, politieke, illegale en/of vervuilende activiteiten zijn verboden. Activiteiten die onverenigbaar zijn met de aard van het goed zijn verboden. Als de gebruiker andere activiteiten in het goed wil uitoefenen, moet de Sportdienst deze eerst goedkeuren.
4.6 Onderhoud van de lokalen
Grand Serment staat zelf in voor de schoonmaak van zijn eigen uitrusting, kantoor en opslagruimte als omschreven in artikel 1.
4.7 Communicatie en publiciteit
In elk geval dient de vereniging steeds aan het publiek mee te delen dat de ter beschikking gestelde lokalen eigendom zijn van de Stad (met andere woorden: de lokalen zijn niet van Grand Serment) en het logo van de Stad met de vermelding “Met de steun van de Stad Brussel” dient op alle communicatiedragers steeds zichtbaar te zijn. De vereniging verbindt zich ertoe om:
- de Stad uiterlijk op 30 juni drie (3) exemplaren te bezorgen van elk van de promotiematerialen voor de aankondiging van activiteiten (diverse publicaties, uitnodigingen, affiches, flyers, folders, websites enz.);
- tijdens regionale, nationale en internationale bijeenkomsten waaraan haar leden deelnemen, in alle omstandigheden te verwijzen naar de steun van de Stad en de schepen van Sport (met name door de steun van de Stad te vermelden tijdens ontmoetingen met de pers en door het logo van de Stad te vermelden op alle gegevensdragers, reclamemiddelen, affiches enz.).
Het aanbrengen van elke vorm van reclame- en/of promotiemateriaal in de ter beschikking gestelde lokalen (uithangborden, spandoeken, harde en/of zelfklevende panelen, affiches, roll-ups, stickers enz. - niet-exhaustieve lijst) is onderhevig aan de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Stad.
Elk verzoek hiertoe moet ten minste één maand van tevoren aan de Sportdienst worden gericht.
1. Grand Serment verbindt zich ertoe in te staan voor de bewaking van het reclame- en promotiemateriaal dat op de door de Sportdienst van de Stad aangeduide plaatsen wordt aangebracht, alsmede om dit materiaal regelmatig te onderhouden en om delen ervan die zich in slechte staat bevinden tijdig te vervangen. Eén keer per jaar wordt in het bijzijn van een afgevaardigde van de Stad een controle ter plaatse uitgevoerd. De vereniging is verantwoordelijk voor eventuele ongevallen door de slechte staat of het neervallen van hele of gedeeltelijke reclameborden. Zij staat als enige in voor de bewaking hiervan.
2. Grand Serment dient zich te schikken naar de huidige of toekomstige wetgeving met betrekking tot publiciteit (onder meer in verband met sigaretten en alcoholische dranken). De publiciteit dient de regels en aanbevelingen van de Jury voor Ethische Praktijken inzake reclame (JEP) na te leven en mag de belangen van de Stad rechtstreeks noch onrechtstreeks schade berokkenen, noch afbreuk doen aan haar imago als openbare dienstverlener.
3. Reclame met een politiek, syndicaal, confessioneel karakter of die in strijd is met de goede zeden of de openbare orde, en die de sereniteit en de hoffelijkheid die in Brussel moet bestaan tussen de verschillende cultuur- en taalgemeenschappen in het gedrang kan brengen, is verboden.
4. Grand Serment is aansprakelijk voor alle schade die wordt veroorzaakt door de aanwezigheid van voornoemde reclamedragers. De Stad wijst elke aansprakelijkheid in dat verband af.
5. Elke bestaande of toekomstige belasting op publiciteit is ten laste van de vereniging, die op dat vlak al het nodige moet doen.
6. Krachtens deze overeenkomst dient Grand Serment de reclamedragers op eigen kosten te verwijderen en de lokalen eventueel in hun oorspronkelijke staat te herstellen. Bij niet-naleving van deze bepaling behoudt de Stad zich het recht voor om deze werkzaamheden op kosten van Grand Serment te laten uitvoeren.
7. Het voordeel van onderhavig artikel 4 wordt van rechtswege en zonder ingebrekestelling opgeschort wanneer Grand Serment de hierin vermelde bepalingen niet nakomt. In voorkomend geval behoudt de Stad zich het recht voor om een schadevergoeding te vorderen.
4.8 Respect voor het milieu en andere regelgeving
Grand Serment dient zich te houden aan het algemene politiereglement en aan de evacuatie-instructies in het geval van brand of brandoefeningen.
Grand Serment dient de van kracht zijnde reglementen betreffende de uitzending van muziek (xxx.xxxxx.xx, xxx.xxxxxxxx.xx) na te leven, evenals de voorschriften ter bestrijding van lawaai, met name met betrekking tot de productie of verspreiding van versterkte muziek: de vereniging dient de verplichtingen op het vlak van geluidsniveaus en de regelgeving die van kracht is in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest sinds 21 februari 2018 na te leven.
Grand Serment sensibiliseert zijn gebruikers om minder afval te produceren, met name door het gebruik van herbruikbare drinkbekers te stimuleren, en zorgt ervoor dat afval wordt gesorteerd, met name als het gaat om de verspreiding van promotiemateriaal en leeggoed van etenswaren en drank.
Grand Serment is gehouden voor de schoonmaak van het terrein te zorgen. Dit houdt in dat afval dat door deelnemers of toeschouwers van de activiteiten van de vereniging wordt achtergelaten, moet worden gedeponeerd in de daarvoor bestemde vuilnisbakken. De vereniging is verplicht om het terrein na afloop van elke activiteit die zij organiseert in zijn oorspronkelijke staat te herstellen.
Grand Serment zorgt er tevens voor dat maatregelen worden genomen op het vlak van de mobiliteit van zijn gebruikers met het oog op een actieve bevordering van de zachte mobiliteit.
Artikel 5: verzekeringsverplichtingen van de vereniging
Het gebouw en het meubilair dat aan de Stad toebehoort, is tegen brand en aanverwante gevaren gedekt door de polis die de gebouwen van het openbaar domein van de Stad dekt. Deze verzekeringspolis bevat een verhaalafstandsclausule ten voordele van iedere gebruiker, zelfs indien dit gebruik gratis wordt toegestaan.
Grand Serment is bekend met de voorwaarden en de dekking van deze polis en verbindt zich ertoe om in het geval van schade het in de polis vastgestelde eigen risico te betalen.
De vereniging verbindt zich ertoe om verzekeringspolissen ter dekking van de hiernavolgende aansprakelijkheden af te sluiten:
1. haar aansprakelijkheid voor glasbreuk en vandalisme door het betalen van het betreffende eigen risico;
2. haar burgerrechtelijke aansprakelijkheid uitbating en in het bijzonder haar burgerrechtelijke aansprakelijkheid als organisator van sportactiviteiten, waaronder elke manifestatie waarbij tegen betaling publiek is toegestaan. Ze is aansprakelijk voor het toegelaten publiek tijdens trainingen. De onderschreven verzekering dekt alle lichamelijke en materiële schade veroorzaakt aan derden.
Op basis van wederkerigheid dienen deze polissen ook een verhaalafstandsclausule ten voordele van de Stad te bevatten.
Grand Serment verbindt zich ertoe om aan het begin van elk seizoen, ofwel voor 1 september, een kopie van deze polissen over te leggen, vergezeld van een bewijs van betaling van de betreffende premies.
Artikel 6: beëindiging
Elke partij kan de overeenkomst beëindigen door middel van een kennisgeving, via aangetekend schrijven, ten aanzien van de andere partij, met een opzegtermijn van drie (3) maanden die begint te lopen op de eerste dag van de maand na de kennisgeving, waarbij de datum van de post als bewijs geldt, zonder dat een of andere partij een of andere schadevergoeding kan eisen hiervoor.
Indien Grand Serment zich niet schikt naar een bepaling van deze overeenkomst, heeft de Stad het recht om het gebruik te herroepen zonder opzegtermijn en zonder dat de vereniging aanspraak kan maken op enige schadevergoeding.
Behalve in het geval van beëindiging in onderling overleg en in andere hierin omschreven beëindigingsscenario's behoudt de Stad zich het recht voor om deze overeenkomst (zie hierboven en artikel 5.1 Bijdrage) te beëindigen, in het bijzonder in de hiernavolgende gevallen: ontbinding van de vereniging, ernstige inbreuken door de tegenpartij op haar verplichtingen, gerechtelijke vereffening van de vereniging, beëindiging door de vereniging om welke reden dan ook van de uitoefening van de activiteit die in de ter beschikking gestelde lokalen gepland is, strafrechtelijke veroordeling van de vereniging die de voortzetting van haar activiteit uitsluit, schending van uit welken hoofde ook van toepassing zijnde regelgeving inzake de activiteit die in de ter beschikking gestelde lokalen wordt uitgeoefend, na ingebrekestelling die zonder gevolg is gebleven of in geval van een herstructurering die tot gevolg heeft dat het gebouw of de gebouwen die het voorwerp van deze overeenkomst uitmaken, worden verkocht of volledig dan wel gedeeltelijk worden afgebroken.
Deze opzegging kan plaatsvinden zonder andere formaliteiten dan de verzending van een aangetekende brief met ontvangstbewijs, met een opzegtermijn van één (1) maand, die ingaat op de eerste dag van de maand volgend op de datum van verzending van de genoemde brief.
De opzegging van deze overeenkomst beëindigt automatisch het gebruik van de lokalen die door de Stad aan de vereniging ter beschikking zijn gesteld.
Artikel 7: ontbindende voorwaarde
Deze overeenkomst is gesloten onder de ontbindende voorwaarde van opschorting en/of annulering door de toezichthoudende autoriteit die belast is met het toezicht op de Stad, van het besluit van de gemeenteraad waarin deze overeenkomst wordt goedgekeurd.
Artikel 8: Geschillen
Indien een of meer bepalingen van deze overeenkomst in strijd zijn met een dwingende bepaling, wordt de geldigheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst niet aangetast. De partijen vervangen de tegenstrijdige bepaling(en) door geldige bepalingen, die zoveel mogelijk de reikwijdte en inhoud van de als tegenstrijdig beschouwde bepaling hebben.
Deze overeenkomst omvat alles wat tussen de partijen is overeengekomen. Alle eerdere overeenkomsten, hetzij mondeling hetzij schriftelijk, vervallen bij de ondertekening van deze overeenkomst.
Aanpassingen en/of toevoegingen aan of in deze overeenkomst zijn alleen geldig en bindend als ze schriftelijk worden gedaan en door beide partijen worden ondertekend.
Het Belgisch recht is op deze overeenkomst van toepassing.
In geval van geschil zijn de rechtbanken van Brussel exclusief bevoegd.
Gedaan te Brussel op ,
in twee originele exemplaren, waarvan elke partij het hare ontvangt.
Voor Grand Serment, | Voor de Stad Brussel, | ||
Xxxxxx XXXXX Xxxxxxxxxx | Xxxxxx XXXXXXXX Secretaris | Xxx XXXXXXX Stadssecretaris | Xxxxxx Xxxxxxxx Schepen van Sport |